Порядок учета командировочных расходов в 2020 — 2021 годах

Налоги и взносы с суточных при однодневной командировке

Во избежание разногласий с налоговой инспекцией в вопросе, какие расходы следует или не следует считать суточными, важно правильно рассчитать налоги и правильно оформить существующие расходы, которые, как известно, уменьшают налогооблагаемую базу. 

Какими документами оформляются суточные командированных на 1 день сотрудников 

Что касается правильного документального оформления, то работодатель должен в локальном нормативном акте подробно описать все нюансы по расчету и оплате суточных и иных расходов сотрудников во время их пребывания в однодневных командировках. 

В ст. 168 ТК РФ имеется указание, что порядок и размер возмещаемых командированным работникам расходов должны быть прописаны в коллективном договоре или ином локальном документе. К последнему можно отнести принятие положения о командировках на предприятии. Указанное положение должно быть утверждено приказом руководителя.

Как составить положение о командировках, вы можете прочитать в нашей статье.

Обоснование сотрудником понесенных им трат, связанных с выполнением служебного задания в командировке, может содержаться в служебной записке, предоставляемой работодателю при возвращении из командировки с приложением всех подтверждающих документов. 

Правила удержания налогов и страховых взносов при учете расходов на выплату суточных 

• НДФЛ. Если командированный сотрудник предоставит по возвращении из однодневной командировки все подтверждающие документы по своим тратам в служебных целях, то удерживать НДФЛ с суточных не потребуется. Если же документы по какой-либо причине не могут быть предоставлены, то от удержания налога с доходов физлиц освобождается размер суточных (т. е. компенсационных расходов, связанных с командировкой), который не превышает 700 руб. для командировок внутри страны (письмо Министерства финансов от 01.03.2013 № 03-04-07/6189). Вместе с тем в письме от 17.05.2018 № 03-15-06/33309 Минфин указал, что выплаты при однодневных командировках нельзя квалифицировать как суточные, поэтому не облагать их НДФЛ можно только при наличии документального подтверждения. Таким образом, возможно, налогоплательщику придется отстаивать свою точку зрения в суде, апеллируя к постановлению Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12.
• Страховые взносы. Выплаты, произведенные командированному в виде сохраняемого за ним среднего заработка, облагаются страховыми взносами. Что касается компенсационных выплат командируемому на 1 день сотруднику, то и ФСС, и Минфин настаивают, что такие выплаты облагаются страховыми взносами (письма Фонда соцстраха от 02.07.2013 № 15-03-14/05-6357, Минфина от 17.05.2018 № 03-15-06/33309). 

В то же время если налогоплательщик решит оспорить решение контролирующих органов о доначислении страховых взносов с суточных при однодневной командировке в суде, то у него есть возможность полагаться на благоприятное для себя решение суда. В определении ВАС России от 14.06.2013 № ВАС-7017/13, а также в ряде решений арбитражных судов (например, постановлении АС Поволжского округа от 09.11.2018 № Ф06-38703/2018), содержится вывод, что выплаты, носящие компенсационный характер, не подлежат обложению страховыми взносами. Однако следует учитывать, что сложившаяся в настоящее время судебная практика относится к периоду действия закона «О страховых взносах»  от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

В абз. 4 п. 11 положения № 749 четко указывается, что если командированный на один день работник имеет возможность в тот же день вернуться домой (к своему основному месту жительства), то ему не положена выплата суточных. Но на основании ст. 168 Трудового кодекса работодатель вправе предусмотреть в коллективном договоре или ином локальном акте (к примеру, в положении о командировках) возможность компенсационных выплат взамен суточных даже за те командировки, из которых командированный может в тот же день вернуться домой. 

***

Размер суточных для сотрудников, направляемых в командировку на 1 день, устанавливается в каждой компании индивидуально. Он должен быть не меньше минимального: для госучреждений это 100 руб., а для других предприятий — любой.

***

Больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».

Что учесть и как оформить?

Поскольку командировка на один день отличается от многодневной лишь сроком пребывания работника в разъездах, оформляется она обычным порядком, узаконенным Положением о командировках (пост. Правительства №749 от 13/10/08).

По смыслу п. 11 этого документа понятно, что однодневной законодатель называет командировку, из которой сотрудник может возвращаться каждодневно к месту, где постоянно проживает.

Вопрос: Коллективным договором установлено, что при однодневных командировках работникам выплачиваются суточные в размере 700 руб. для возмещения расходов на питание. Работник подтвердил расходы на питание счетами и чеками кафе. Облагается ли НДФЛ сумма суточных?Посмотреть ответ

Работодатель должен самостоятельно определить, целесообразно ли такое возвращение для работника, с учетом:

• расстояния до места выполнения служебного поручения;
• реальной возможности воспользоваться транспортом, чтобы вернуться в тот же день;
• объема и сложности служебного поручения.

Необходимо учитывать и тот факт, что работник на следующий день должен явиться на службу отдохнувшим, значит, у него должно остаться время на полноценный сон.

Вопрос: Согласно локальному акту работник, направленный в однодневную командировку по территории РФ, получает дополнительную денежную сумму в размере 700 руб. Представление документов, подтверждающих расходование указанной суммы (чеков ККТ, квитанций, БСО), локальным актом не предусмотрено. Облагается ли данная выплата НДФЛ?Посмотреть ответ

Порядок оформления однодневной командировки стандартный:

1. Издание приказа о командировке. Здесь указываются срок, цели поездки, порядок оплаты, согласно ЛНА о командировках фирмы, и другие сведения, необходимые кадровой, бухгалтерской службе для оформления и расчета командировочных.
2. Выдача аванса командированному лицу – наличными или перечислением на карту, согласно ЛНА.

Хотя это не является обязательным, многие фирмы ведут журнал учета командированных, что особенно актуально, если организация крупная и часть работников постоянно находятся в служебных разъездах. Порядок, закрепленный в ЛНА, может предусматривать и выдачу служебного задания, даже на один командировочный день.

Полагаются ли суточные за однодневную командировку, если квитанция по услугам такси из аэропорта датирована следующим днем?

Если командируется внешний совместитель, такую ситуацию тоже лучше заранее предусмотреть в ЛНА. Как правило, требуется его письменное согласие на однодневную (как и на многодневную) командировку; от фирмы – справка о направлении в командировку. Командированному необходимо решить производственные вопросы по основному месту работы, к примеру, взять на это время отгул.

В табеле учета рабочего времени однодневная командировка обозначается «К» или «06».

Вопрос: Как рассчитать и отразить в учете средний заработок, сохраняемый за работником на время однодневной служебной командировки?
Работник направлен в однодневную служебную командировку в марте 2020 г. Должностной оклад работника составляет 60 000 руб. В организации установлена пятидневная рабочая неделя. В расчетном периоде работник находился в основном оплачиваемом отпуске продолжительностью 28 календарных дней (с 1 по 28 июля 2019 г.), в связи с чем сумма начисленной заработной платы за фактически отработанное в июле 2019 г. время составила 7 826,09 руб. Иные периоды, исключаемые из расчетного, а также начисленные за эти периоды выплаты в пользу работника отсутствуют. Сумма среднего заработка перечисляется на банковский счет работника. Командировка связана с производственной деятельностью организации и не направлена на приобретение активов.
Для целей налогообложения прибыли учет доходов и расходов ведется методом начисления.Посмотреть ответ

После возвращения работник на общих основаниях сдает авансовый отчет с приложением первичных оправдательных документов на понесенные расходы.

Важно! Нельзя отправлять даже в однодневные командировки беременных; имеющих детей до трех лет – только с их согласия; одного родителя (опекуна), воспитывающего малолетнего ребенка; сотрудников, ухаживающих за больными родственниками; заключивших ученический договор, кроме целей ученичества (ст. 259, 203, 268, 264 ТК РФ)

Примеры расчета суточных

По России

Менеджер Мартынова выехала в командировку 1 июля в 10 часов 00 минут и вернулась 15 июля в 19 часов 15 минут. Фирма, которую она представляет, установила размер суточных 1000 рублей в сутки.

Расчет:

1. Мартынова находилась в командировке 15 дней.
2. 15 * 1000 = 15000 руб. Начислено суточных.
3. 700 * 15 = 10500 руб. Не облагаемая НДФЛ сумма.
4. 15000 — 10500 = 4500 руб. Облагаемая НДФЛ сумма.
5. 4500 * 13% = 585 руб. Начисление НДФЛ.
6. 4500 — 585 = 3915 руб. Облагаемая сумма за вычетом налога.
7. 3915 + 10500 = 14415 руб. Суточные к выдаче Мартыновой перед поездкой.

За рубеж

Условия, как в предыдущем примере, но Мартынова командирована за границу. Суточные установлены для всех заграничных поездок фиксированные — 4000 рублей в сутки. Пусть Мартыновой уже был выдан аванс ранее, а теперь необходимо рассчитать фактическую сумму. Мартынова 2 июня пересекла границу, выполнила служебное поручение и вернулась в Россию 14 июля, судя по отметкам в документе при пересечении границы.

Расчет:

1. 1000 * 2 = 2000 руб. 700 * 2 = 1400 руб. 2000 — 1400 = 600 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы по России.
2. 4000 * ( 15 — 2) = 52000 руб. 2500 * 13 = 32500 руб. 52000 — 32500 = 19500 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы в зарубежной части командировки.
3. 600 + 19500 = 20100 руб. 20100 * 13%= 2613 руб. Расчет НДФЛ с облагаемых сумм.
4. ( 2000 + 52000 ) – 2613 = 51387 руб. Суточные к выдаче.

С облагаемых сумм необходимо рассчитать и перечислить так же взносы, кроме сумм «на травматизм».

Нужно ли работнику ежедневно возвращаться из командировки домой

Возвращаться или нет ежедневно из командировки домой, даже если есть такая возможность, решает руководитель. Каждый конкретный случай рассматривается отдельно, при этом учитываются:

• Дальность поездки;
• Каковы условия по транспортному сообщению;
• Характер служебного задания;
• Нужен ли работнику отдых.

В том случае, если работник после завершения трудового дня в поездке решит остаться в месте командировки, то ему это необходимо согласовать с работодателем. Если руководитель согласен, то работнику нужно будет возместить расходы по найму жилья в пределах сумм, определенных коллективным договором. Однако, такая командировка уже не будет считаться однодневной.

Другой комментарий к Ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации

1. В ст.

166 ТК РФ дается легальное определение служебной командировки. Ранее подобное определение содержалось в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г.

«О служебных командировках в пределах СССР» (Бюллетень Госкомтруда СССР. 1988.

N 8), которая действует в части, не противоречащей ТК РФ. Отличием определения, данного в ст.

166 ТК, является то, что под командировкой понимается не только поездка работника в другую местность, но любое выполнение служебного задания вне места постоянной работы. Местом постоянной работы следует считать место расположения структурного подразделения организации или рабочего места, на которые принят или переведен работник и которые указаны в трудовом договоре (см.

ст. 57 ТК РФ и комментарий к ней).

2. Направление работника в командировку осуществляется работодателем.

Распоряжение работодателя должно быть сделано в письменной форме, как правило, в приказе. Работнику, направляемому в командировку, выдается командировочное удостоверение.

Форма командировочного удостоверения (форма Т-10), а также приказа (распоряжения) о направлении в командировку (индивидуальную — форма Т-9 и коллективную — форма Т-9а) и служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении (форма Т-10а) утверждены Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. N 26 (в ред.

от 5 января 2004 г.) (Экономика и жизнь. 2001.

N 21; БМТ РФ. 2004.

N 5).

— лиц, с которыми заключен ученический договор, запрещено направлять в командировки, не связанные с ученичеством (см. ст. 203 ТК РФ и комментарий к ней);

— беременных женщин запрещено направлять в любые командировки (см. ст. 259 ТК РФ и комментарий к ней);

— женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, отцов, воспитывающих детей до трех лет без матери, а также опекунов детей указанного возраста, работников, имеющих детей-инвалидов, а также работников, осуществляющих уход за больным членом семьи, разрешено направлять в командировки только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями (см. ст.

ст. 259 и 264 ТК РФ и комментарий к ним);

— работников моложе 18 лет, за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов, запрещено направлять в любые командировки (см. ст.

268 ТК РФ и комментарий к ней);

Мнение эксперта
Гусев Павел Петрович
Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

— инвалидов запрещено направлять в командировки, если это противоречит индивидуальной программе реабилитации инвалида (см. ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. «О социальной защите инвалидов в РФ»);

— зарегистрированный кандидат не может быть без его согласия направлен в командировку во время проведения выборов (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12 июня 2002 г. «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме»).

— служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер;

— направление работников на повышение квалификации (см. ст. 187 ТК РФ и комментарий к ней);

— направление работника вне места постоянной работы не для выполнения служебного поручения (например, для выполнения государственных или общественных обязанностей, не связанных с работой, для участия в конкурсах и смотрах и т.п.);

— перемещение работника в другое структурное подразделение организации, если работа в определенном структурном подразделении не предусмотрена трудовым договором;

— постоянный перевод работника с его согласия на работу в другое структурное подразделение организации.

5. Поскольку направление работника в командировку осуществляется работодателем, он же определяет и срок командировки.

Трудовой кодекс, устанавливая гарантии работнику при командировках, не ограничивает срок командировки максимальным пределом, поэтому норму Инструкции «О служебных командировках в пределах СССР», в соответствии с которой максимальный срок командировки ограничивался 40 днями, применять не следует. В то же время при длительных командировках необходимо более внимательно подходить к вопросу о причинах, являющихся уважительными при отказе работника от такой командировки.

Статья 166 ТК РФ. Понятие служебной командировки

Полный текст ст. 166 ТК РФ с комментариями. Новая действующая редакция с дополнениями на 2021 год. Консультации юристов по статье 166 ТК РФ.

Следующая
СтатьиСт 147 ТК РФ вредные условия труда в редакции 2021 года

Как оформить командировку

Итак, отправляя сотрудника в командировку нужно сначала убедиться, что его можно туда отправить: проверяем наличие ограничений и запретов, если необходимо, получаем согласие на командировку. Далее рассчитываем срок командировки, тут чётких рекомендаций нет, зато есть здравый смысл у начальников, им и пользуемся.

Следующим этапом оформляется приказ о направлении в командировку, потом задание, которое предстоит выполнить командируемому, а также командировочное удостоверение. По окончании поездки работник должен представить отчёт.

Указание работодателя об отправке сотрудника в командировку

Нормативные документы не ограничивают работодателя в формулировках его письменного распоряжения, стало быть, приказ может писаться в свободной форме

Важно, чтобы в тексте приказа были явно записаны:

• наименование работодателя,
• фамилия имя и отчество командируемого,
• цель, место, сроки командировки.

Подписывает приказ руководитель организации или лицо, уполномоченное отправлять в командировки. Если отправляется работник на своём личном или другом определённом транспорте, это следует отразить в приказе. После подписания и издания приказа командируемого необходимо ознакомить с ним под расписку.

Приказ о направлении в командировку подписывается уполномоченным отправлять в командировки

Служебное задание оформляется, если это необходимо. В задании прописывается, что конкретно нужно сделать (изучить станок, обучить персонал) и содержание отчёта. С заданием сотрудник также знакомится под подпись.

В служебном задании прописывается, кто направляется, куда направляется, на какой срок и с какой целью

Выдача денежных средств

Отправляемому сотруднику компенсируется поездка в пункт назначения, наём жилья и проживание на весь срок.

Расходы на проживание во время командировки называются суточными. Их величина зависит от длительности поездки и фактических трат. НК РФ определяет предельный размер суточных для командировок по России в 700 рублей, за рубеж — 2500 рублей. Расчёт суточных может сделать бухгалтер или командируемый сотрудник. Смету подписывает главный бухгалтер и руководитель, после чего работнику выплачивается аванс.

Оплачиваются траты на поездку к месту командирования, на перемещение между населёнными пунктами, если это является целью поездки, на выписку проездных документов. И также оплачиваются траты на жильё, если бесплатно оно не предоставляется. Компенсируется оплата жилья и в случае вынужденной задержки в пути.

Если командировка однодневная, то жильё не требуется и деньги на это не выделяются, а вот если пришлось задержаться по уважительным причинам, тогда эти затраты компенсируются.

Возможны и другие траты, например, на услуги связи, получение заграничного паспорта и визы. Подтверждаются траты документально — билетами, квитанциями об оплате.

Учёт рабочего времени командируемого

Рабочее время сотрудника учитывается в табеле по форме Т-13: отработанные часы в дни командировки не проставляются, а отмечается код К. Заполняется форма на основании приказа о командировании работника.

Табель учёта рабочего времени отражает трудозатраты командируемых работников

Авансовый отчёт как окончание командировки

После возвращения (в ближайшие три дня) сотрудник сдаёт в бухгалтерию авансовый отчёт о расходах. Можно использовать форму АО-1, если только речь идёт не о государственном учреждении. К отчёту прикладываются:

• проездные билеты;
• квитанции об оплате услуг по найму жилья;
• кассовые чеки и прочее.

Если жильё принимающая сторона не предоставляла и работник сам решал этот вопрос, то в качестве подтверждения затрат может быть приложен также договор аренды жилья и расписки о получении платы за проживание.

Возврат неиспользованных средств в кассу или компенсация перерасхода

По авансовому отчёту станет ясно, требуется работнику доплатить невыплаченную в виде аванса и истраченную сумму или работник должен вернуть неизрасходованный аванс. Если выданная сумма не полностью потрачена, то в течение определённого времени работник возвращает деньги. Если через месяц после окончания этого срока сумма не будет возвращена, то руководитель имеет право высчитать её из зарплаты работника.

Командировка на 1 день: оформление

Служебная поездка сотрудника в другую местность по распоряжению руководителя, при которой даты его отъезда и возвращения совпадают, называется однодневной командировкой. Она оформляется аналогично обычной командировке, в порядке, установленном законодательством и локальным актом предприятия:

• издается приказ о командировке,
• работнику, направляемому в командировку, выдаются подотчетные средства наличными из кассы, либо перечислением денег на его банковскую карту,
• по возвращении сотрудник составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы, произведенные им в поездке.

Однодневную командировку не стоит путать с постоянной работой в пути, или носящей разъездной характер (например, проводники поездов, экспедиторы, водители и т.п.), для которой командировочные документы оформлять не требуется (ст. 166 ТК РФ).

Как оформить командировку на один день?

Независимо от продолжительности, оформление поездки происходит на основании специального приказа руководства. И оформление однодневной поездки происходит точно также. При этом она предполагает и выплату суточных.

Оформление данных выплат и их расход осуществляется на основании приказа. Именно данный документ является аргументом для перечисления работнику денег для дополнительных трат за каждый день.

Выплата среднего заработка за командировку на один день

С точки зрения закона и нормативных ведомственных актов, такая поездка совершенно не отличается от многомесячной. Соответственно, за указанный период работник должен получить свой среднедневной заработок. Выплата средств осуществляется по нескольким правилам:

• платится средний доход за сутки. По сути, поездка является обычным рабочим днем, поэтому она оплачивается также, как и любой другой период;
• указанное время относится к фактически отработанному. Следовательно, сотрудник получит и премию и прочие перечисления.

Таким образом, односуточная служебная поездка, оформленная по законным правилам, не уменьшит доход сотрудника. Он получит по окончанию месяца те же средства, как если бы он не ездил в командировку.

Командировка на один день – суточные положены или нет

Следует сказать, что приказ о командировании означает направление служащего в служебный отъезд. Соответственно, на него распространяются действия всех правил, регулирующих назначение на такое командирование.

Однако, суточные служащему не положены, если он за один день успевает отправиться в командировку и вернуться домой. Стоить отметить, что работодатель сам может изъявить желание возместить эту сумму. При поездке за границу на один день оплачивается половина суммы от положенных денег при загранпоездках.

Размер суточных при командировке на один день

Они предназначены для содержания сотрудника в период пребывания в деловой поездке. При однодневном командировании деньги на дополнительные траты не даются. Однако, может быть выплачена компенсация по желанию работодателя или при наличии подтверждающей документации о полученных убытках.

Закон не предусматривает минимальный размер суточных. Это относится к внутреннему регулированию. Поэтому, каждая организация и компания индивидуально устанавливает их размер.

При этом закон содержит ограничение максимального объема суточных выплат:

• при поездке по России, суточные не могут быть более 700 рублей в день;
• если командировка на сутки связана с выездом за зарубеж, объем содержания будет не более 2.500 руб.

При этом данное ограничение весьма условно. Руководство вправе установить и более высокие размеры сумм. Запретить это невозможно. Однако при превышении указанных значений, денежные перечисления будут облагаться налогом на доходы. А если объем выплачиваемых денег будет находиться в указанных пределах, то выплаты облагаться налогом не будут.

Какие документы нужны для оформления командировки на один день?

Оформление служебного отъезда работника происходит единственным документом, которым является приказ. На основании него сотруднику проставляются рабочие сутки в табеле учета, рассчитывается обычный заработок и зачисляются компенсации и суточные.

Для получения ежедневного содержания, оформлять дополнительные документы не нужно. Приказ поступает в бухгалтерию и суточное содержание оформляется и начисляется автоматически.

Приказ на командировку на один день – образец

Оформление приказа должно осуществляться по установленной законом форме Т-9. Он правильно оформлен. Более того, его оформление соответствует стандартным требованием закона и общим нормам по делопроизводству. Поэтому, использовать образец возможно в любой организации или компании.

Учет командировочных расходов.

Согласно Указаниям № 65н возмещение расходов, связанных со служебными командировками, следует производить в отношении:

• работников учреждений по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда»;

• персонала госорганов по КВР 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда».

В бухгалтерском (бюджетном) учете плата командировки на один день отражаются по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.

В случае если проездные билеты и наем жилых помещений (при надобности в однодневной командировке) оплачиваются по договорам (контрактам) самим учреждением, то применяется КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» в увязке с подстатьями 222 «Транспортные услуги» и 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ соответственно.

В зависимости от способа получения (возмещения) командировочных расходов в учете учреждений в соответствии с инструкциями № 162н, № 174н, № 183н отражаются следующие корреспонденции счетов:

Казенные учреждения	Бюджетные учреждения	Автономные учреждения
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Выданы (перечислены) денежные средства на оплату командировочных расходов…
…из кассы учреждения
1 208 12 560	1 201 34 610	0 208 12 560	0 201 34 610	0 208 12 000	0 201 34 000
…на зарплатную карту работника
1 208 12 560	1 304 05 212	0 208 12 560	0 201 11 610	0 208 12 000	0 201 11 000 0 201 21 000
…на расчетную (дебетовую) карту учреждения
1 210 03 560	1 304 05 212	0 210 03 560	0 201 11 610	0 210 03 000	0 201 11 000
1 208 12 560	1 210 03 660	0 208 12 560	0 210 03 660	0 208 12 000	0 210 03 000
Приняты к учету суммы произведенных командировочных расходов
1 109 xx 212 1 401 20 212	1 208 12 660	0 109 xx 212 0 401 20 212	0 208 12 660	0 109 xx 212 0 401 20 212	0 208 12 000
Возвращены неиспользованные остатки подотчетных сумм, выданных (перечисленных) для оплаты командировочных расходов…
…в кассу учреждения
1 201 34 510	1 208 12 660	0 201 34 510	0 208 12 660	0 201 34 000	0 208 12 000
…на расчетную (дебетовую) карту учреждения
1 201 23 510	1 208 12 660	0 201 23 510	0 208 12 660	0 201 23 000	0 208 12 000
1 304 05 212	1 201 23 610	0 201 11 510	0 201 23 610	0 201 11 000	0 201 23 000

При оплате командировочных расходов за один день в рамках заключенных учреждением контрактов (договоров) в учете отражаются следующие бухгалтерские записи:

Казенные учреждения	Бюджетные учреждения	Автономные учреждения
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Произведена в рамках заключенных договоров (контрактов) оплата…
…проездных билетов
1 302 22 830	1 304 05 222	0 302 22 830	0 201 11 610	0 302 22 000	0 201 11 000 0 201 21 000
…найма жилого помещения
1 302 26 226	1 304 05 226	0 302 26 830	0 201 11 610	0 302 26 000	0 201 11 000 0 201 21 000
Поступили оплаченные проездные билеты в кассу учреждения
1 201 35 510	1 302 22 730	0 201 35 510	0 302 22 730	0 201 35 000	0 302 22 000
Выданы оплаченные проездные билеты под отчет работнику из кассы учреждения
1 208 22 560	1 201 35 610	0 208 22 560	0 201 35 610	0 208 22 000	0 201 35 000
Приняты к учету расходы по оплате…
…проездных билетов
1 109 xx 222 1 401 20 222	1 208 22 660	0 109 xx 222 0 401 20 222	0 208 22 660	0 109 xx 222 0 401 20 222	0 208 22 000
…найма жилого помещения
1 109 xx 226 1 401 20 226	1 208 26 660	0 109 xx 226 0 401 20 226	0 208 26 660	0 109 xx 226 0 401 20 226	0 208 26 000

В бухгалтерском учете учреждения указанные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислен на зарплатную карту работника аванс на оплату проезда	4 208 12 560	4 201 11 610	6 000
Приняты к учету командировочные расходы	4 109 70 212	4 208 12 660	6 000

В этом случае в бухгалтерском учете учреждения отразятся следующие корреспонденции счетов:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Произведена оплата проездных билетов в командировку	4 302 22 830	4 201 11 610	6 000
Поступили оплаченные проездные билеты в кассу учреждения	4 201 35 510	4 302 22 730	6 000
Выданы из кассы учреждения железнодорожные билеты под отчет работнику	4 208 22 560	4 201 35 610	6 000
Приняты к учету командировочные расходы	4 109 70 222	4 208 22 660	6 000

Командировка на один день

Как устанавливает трудовое законодательство, командировкой является поездка в другой город или страну, предпринятая по указанию руководства, чтобы выполнить рабочее задание. Она должна быть оформлена, расходы зафиксированы и оплачены. Если же работник отправляется по собственной инициативе, то это не будет командировкой, соответственно, и его расходы не оплачиваются.

Помимо этого, есть профессии, подразумевающие работу в пути. К примеру, водители-дальнобойщики, экспедиторы, экипажи судов – морских, воздушных и так далее. Для всех них – то есть людей, чья деятельность подразумевает постоянные разъезды, и во многом состоит именно из них, командировка не оформляется.

Для всех остальных она должна оформляться, даже если является однодневной – а среди работодателей бытует заблуждение, что если поездка совершается в течение одного дня, то её можно не оформлять и не считать командировкой. Но, согласно законодательству, рабочая поездка не имеет минимального срока.

Кто может быть в неё отправлен

Есть определённые ограничения относительно лиц, отправляемых в однодневную командировку. Так, нельзя отправить человека, не имеющего трудового договора с компанией, значит не являющегося её сотрудником. Запрещено отправлять в командировки беременных.

Имеются также категории, которых можно посылать в рабочую поездку лишь в случае острой необходимости и невозможности заменить другими, при этом обязательно заранее получить их письменное согласие. Это:

• несовершеннолетние работники;
• трудящиеся по ученическому договору;
• женщины с детьми младше трёх лет;
• родители либо опекуны, осуществляющие воспитание ребёнка без супруга;
• работники, осуществляющие уход за недееспособными родственниками;
• инвалиды, для которых командировки нежелательны по состоянию здоровья.

Нарушение указанного является деянием, наказуемым в соответствии со статьёй 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

Однодневная командировка совместителя

Ещё один важный момент – оформление командировки для совместителя. В нём есть определённые нюансы, потому опишем сразу краткий алгоритм:

• получить его письменное согласие;
• выдать справку о направлении в командировку;
• он договаривается на другой работе об отсутствии – берёт отгулы либо отпуск за свой счёт;
• дальнейшее оформление проходит как обычно – а о том, как оно проходит обычно, ещё будет рассказано.

В связи с этим необходимо заранее договариваться с принимаемым по совместительству относительно командировок, если они предполагаются, и подписывать соответствующие документы.

Сроки

Трудовой кодекс не ограничивает служебную поездку по срокам, нет никаких особых рекомендаций по этому поводу со стороны юристов – то есть командировка вполне может быть однодневной и всё равно должна оформляться соответствующим образом.

Интересно, что в отличие от минимального, по максимальному сроку с недавних пор появилось чёткое ограничение: командировка не должна длиться более 40 дней, причём сюда входят и нерабочие дни, которые оплачиваются в двойном размере. Впрочем, если есть необходимость продержать работника в командировке дольше, проблема решается довольно просто: по истечении максимального времени рабочая поездка закрывается, после чего сразу же оформляется вторая. Но вернёмся к однодневным командировкам – как осуществляется их оформление?

Оплата командировок

Как оплачивается время командировки

На период командировки работнику гарантируется сохранение среднего заработка (ст. 168 ТК РФ)

Средний заработок сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749):

• за период нахождения работника в командировке;
• за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Как рассчитывается средний заработок для оплаты командировки

Средний заработок рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.

В общем случае для оплаты командировок определяеься среднедневной заработок за один рабочий день. Для этого заработок работника за расчетный период (12 месяцев, предшествующих месяцу начала командировки) делится на количество отработанных за этот период дней:

Для расчета суммы оплаты за командировку полученный среднедневной заработок умножается на количество рабочих дней по графику сотрудника за период командировки.

Для работников с суммированным учетом рабочего времени рассчитывается среднечасовой заработок. Для этого заработок за расчетный период делится на количество отработанных за расчетный период часов:

Сумма оплаты за командировку в этом случае определяется как среднечасовой заработок сотрудника, умноженный на количество рабочих часов, приходящихся на период командировки.

Похожие публикации

1. Даты билета и начала командировки отличаются: исчислять ли взносы со стоимости проезда сотрудника к месту командировки? На этот вопрос ответил Минфин в Письме от 23.09.2020 N…
2. Оплата командировки по пятидневке сотруднику с графиком с суммированным рабочем временем Добрый день. Сотрудник, который работает в графике с суммированным рабочем…
3. Во время командировки сотруднику изменен график Сотруднику оформлен кадровый перевод во время нахождения в командировке. Изменен…
4. Тест № 58. Расчет заработка за время командировки по среднедневному …