Как в 6-ндфл отразить отпускные

Начисление и заполнение

Как уже упоминалось ранее, датой непосредственного получения дохода является день его перечисления сотруднику. Не имеет значения каким образом средства были получены – на руки или на расчётный счёт. Выплаты по больничному листу получают все сотрудники, которые официально трудоустроены и стоят на учёте в органах социального страхования.

Больничный, как и другие виды дохода, облагается налогом. Расчёт суммы пошлины производится налоговым агентом в день получения служащим дохода. Они должны произвести удержания суммы налога в день получения работником заработанной суммы. Произвести удержание начисленной пошлины бухгалтер должен не позднее дня, следующего за днём выплаты основного дохода.

Но стоит учесть, что перечислять налоги с больничного пособия отчётные лица обязаны в том же месяце, в котором производилась данная выплата. Учитывая все перечисленные правила пример заполнения отчёта по рассматриваемой форме будет выглядеть так:

Пример 1

Сотрудник фирмы OOO «Гарант-про» Черенков С.С. находился на больничном с 10 по 18 апреля 2016 года. 19 числа он предоставил в администрацию предприятия лист временной нетрудоспособности. За 9 дней больничного бухгалтер насчитала пособие в размере 9600 рублей. Выплата средств была произведена 29 апреля 2016 года.

В расчётном документе по рассматриваемой форме за полгода будут указаны следующие значения (учитывая то, что с начала года никаких других перечислений у данного предприятия не было):

*Перечисления налога должны производиться до последнего дня текущего месяца, в котором налог был рассчитан и удержан. Последний день месяца, а именно 30 апреля, выпадает на выходной день. Соответственно, срок перечисления смещается на первый рабочий день, который следует за указанной датой. Таким днём является 2 мая.

**В рассматриваемом примере общая сумма перечислений составляет 9600 рублей, поскольку изначально оговаривалось, что других выплат за расчётный период не происходило. На практике эта сумма будет значительно выше. В этой графе указывается общий размер дохода по всем сотрудникам фирмы.

***Размер налога напрямую зависит от облагаемой суммы. В том случае, если в предыдущей графе будут указана общая сумма доходов всех служащих компании, то соответственно и размер налога будет выше, он также будет обобщён.

Пример 2

Служащий компании ООО «Цвет-торг» Трифонов Н.К. находился на больничном с 9 по 19 июля 2016 года. За 11 дней больничного ему было насчитано пособие по временной нетрудоспособности в размере 12 500 рублей. Работник сдал больничный лист 20 июля 2017 года. Выплата указанных средств произошла 3 августа 2016 года.

В расчётном документе по рассматриваемой форме за полгода будут указаны такие значения (учитывая то, что с начала года других выплат у организации не было):

*В данном примере общий размер перечислений составляет 12 500 рублей, поскольку в начале говорилось о том, что иных выплат за отчётный период не происходило. На практике размер перечислений будет в разы больше. В соответствующей графе записывается обобщённая сумма дохода по всем работникам компании.

**Сумма удерживаемой пошлины прямо пропорционально зависит от размера доходов каждого служащего. Если предшествующая графа будет заполнена суммой дохода, суммированной по всем работникам, соответственно размер удерживаемого налога будет больше и также обобщена.

Компания при увольнении выплатила выходное пособие

Сотрудник уволился по соглашению сторон. При увольнении компания выдала выходное пособие.

От НДФЛ освобождены три средних заработка при увольнении (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если компания выдала компенсацию в пределах этих сумм, она вправе не отражать их в 6-НДФЛ.

Если компания выдала больше, отражайте в расчёте только сумму, которая превышает три средних заработка. Запишите ее в строке 020 расчёта и строке 130. Дата получения дохода и удержания НДФЛ — день выплаты. Эту дату отразите в строках 100 и 110. А в строке 120 поставьте следующий день.

На примере

Компания уволила сотрудника по соглашению сторон. 20 мая выплатила ему выходное пособие — 90 000 руб. Это на 20 000 руб. выше, чем три средних заработка. Компания удержала НДФЛ с разницы — 2600 руб. (20 000 руб. × 13%). Дата получения дохода — 20.05.2016. Следующий день 21 мая попадает на выходной, поэтому компания отразила в строке 120 ближайший рабочий день — 23.05.2016. Раздел 2 она заполнила, как в образце 89.

Образец 89. Как отразить в расчёте выходное пособие при увольнении:

Наверх

Как отразить отпускные в 6-НДФЛ – пошаговая инструкция

Стоит рассмотреть, как происходит заполнение отпускных в отчете 6-НДФЛ в виде пошаговой инструкции, чтобы можно сделать все правильно с первого раза.

Шаг 1. Заполнение ИНН и КПП, а также указание налоговой ставки, которая установлена законом.

Заполнение ИНН и КПП

Шаг 2. Заполнение раздела 1 в соответствии с подстрочником. Тут необходимо указать общую сумму доходов и расписать данные за каждый месяц. Для расчета отпусков берут сведения за 12 месяцев.

Заполнение первого раздела

Шаг 3. Указание налога, который был удержан за фактически выданные ранее суммы. Указываются данные тоже за каждый месяц. Также нужно указать итоговый размер. На этом этапе происходит также расчет отпускных и вычет НДФЛ из них.

Заполнение второго раздела

Шаг 4. Заполнение титульного листа. На нем нужно указать ФИО сотрудника, ИНН и КПП.

Заполнение титульного листа

В принципе, само заполнение не представляет проблем. Необходимо только выполнять все предельно внимательно. Если отпускные переходящие, то нужно заполнять не все строчки в один месяц, поскольку они переходят в отчет следующего месяца.

Переходящие отпускные

Отдельно поговорим о том, как отображать отпускные января в данных за декабрь. Обычно это вызывает проблемы у бухгалтеров, так как периоды разные, при этом сведения уже отчасти пойдут в новый годовой отчет.

Начисление отпускных в 1с

Особых сложностей не возникает, если не считать длительные новогодние праздники. Все происходит также, как при переходящих отпускных между кварталами. Вот основные моменты, о которых нужно помнить:

• данные в строках 100 и 110 Раздела один отображаются по дате выплаты;
• срок перечисления НДФЛ может растянуться до последнего числа месяца;
• в 120 строке указывается, в отчет за какой период попадут отпускные.

Таблица 1. Заполнение отчета с привязкой к строкам формы отчета

Рассмотрим процесс занесения отпускных в 6-НДФЛ на примере.

Таблица 2. Пример занесения отпускных в отчет

Нормативные документы, предусматривающие различные виды отпусков, с расшифровкой

Стоит отметить, что переходящие отчеты, которые включают себя отпускные, будут оформлены в соответствии со статьей 6.1 НК РФ. Здесь указано, что отпускные могут быть начислены в один месяц, а перечислены в следующий, если сотрудник уходит в отпуск на границе отчетных периодов. Тогда начисление будет указано в одном отчете 6-НДФЛ, а дата фактической выплаты в другом.

Выплата отпускных вместе с зарплатой – как отобразить в 6-НДФЛ

Иногда отпускные перечисляются вместе с зарплатой. Учитывая то, что специалист пишет заявление на отпуск заранее, бухгалтер может предусмотреть это и оформить отчет заранее. Также выплата вместе с зарплатой происходит в том случае, если совпали сроки, однако это бывает значительно реже. Обычно сотрудник бухгалтерии самостоятельно облегчает себе жизнь и сразу заполняет единый отчет с учетом предоставления денег за отпуск.

Основное правило при выплате отпускных вместе с зарплатой – правильно, требующее все отобразить. Требуется, чтобы дата начисления отличалась от даты начисления заработной платы. Это связано с тем, что последняя выдается два раза в месяц. То есть, начисления происходят единовременно, но выплаты растянуты во времени.

Получение отпускных с зарплатой

Дата фактической выплаты должна совпадать с временем выдачи заработной платы. Это не является нарушением закона. Но в пояснениях к отчету стоит указать, что выплата производилась с основной частью денежных средств. В Разделе 2 зарплату и отпускные необходимо отобразить в разных разделах, так как:

• дата получения дохода может отличаться;
• существует разный порядок по начислению НДФЛ.

Отпуск с последующим увольнением

Заполнение 6-НДФЛ в части сумм отпускных

В общих случаях:

• дату фактического получения доходов в денежной форме определяют как день выплаты (перечисления на банковский счет) такого дохода ();
• удержать начисленную сумму налога налоговые агенты обязаны непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате ();
• перечислить суммы исчисленного и удержанного налога налоговый агент обязан не позднее дня, следующего за днем выплаты (за некоторым исключением) ().

При этом в отношении дохода в виде оплаты труда в целях исчисления НДФЛ предусмотрено специальное положение, согласно которому датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признают последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом) ().

Средний заработок, сохраняемый на период ежегодного отпуска, не является оплатой труда, поскольку период отпуска относится ко времени отдыха, то есть времени, в течение которого работник не выполняет никаких трудовых обязанностей (, , , ). Поэтому дату фактического получения дохода при выплате сотруднику отпускных определяют на день его выплаты (пост. Президиума ВАС РФ от 07.02.2012 № 11709/11; письма Минфина России от 26.01.2015 № 03-04-06/2187, от 06.06.2012 № 03-04-08/8-139, от 10.10.2007 № 03-04-06-01/349, ФНС России от 24.10.2013 № БС-4-11/190790).

Удержание НДФЛ с отпускных также производят на дату их выплаты (). Соответственно, даты, отражаемые по строке 100 и по строке 110 раздела 2 формы 6-НДФЛ в отношении таких выплат, будут совпадать.

ВАЖНО

Пункт 4.2 порядка заполнения формы 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@) предусматривает отдельное заполнение строк 100—140 в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, но различные сроки перечисления НДФЛ.

Вместе с тем порядок определения даты перечисления в бюджет НДФЛ, удержанного с отпускных, с 2016 года регулируется специальной нормой (абзац второй ): при выплате таких доходов налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Это означает, что срок перечисления НДФЛ с доходов в виде отпускных определяют как последнее число месяца, в котором фактически произведена выплата отпускных. Соответственно, именно эту дату нужно отразить по строке 120 раздела 2 формы 6-НДФЛ в отношении вида дохода «Суммы отпускных выплат».

ПРИМЕР

Операцию по выплате работнику 27.06.2016 отпускных нужно отразить в разделе 2 формы 6-НДФЛ за полугодие, составляемого на отчетную дату 30.06.2016, следующим образом: – по строке 100 указывают дату 27.06.2016; – по строке 110 – 27.06.2016; – по строке 120 – 30.06.2016; – по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели.

Что отличает отпускные и больничные по части НДФЛ?

В форму 6-НДФЛ наряду с обычными выплатами, облагаемыми налогом на доходы физлиц, попадают отпускные и больничные. В отличие от заработной платы, выплачиваемой через каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ), их начисляют:

отпускные — при оформлении отпуска с выплатой не позже 3 календарных дней до его начала (ст. 136 ТК РФ);

ВНИМАНИЕ! Чтобы не ошибиться с датой выплаты отпускных и не попасть на штраф от трудовой инспекции и на проценты за просрочку выплат работникам, прочтите нашу публикацию «Если отпуск с понедельника, выдать отпускные в пятницу нельзя». больничные — в течение 10 календарных дней после получения от работника соответствующего документа и выплачивают вместе с ближайшей зарплатой (п

1 ст. 15 закона РФ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ»)

больничные — в течение 10 календарных дней после получения от работника соответствующего документа и выплачивают вместе с ближайшей зарплатой (п. 1 ст. 15 закона РФ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ»).

ВАЖНО! Работодатель с 2021 года оплачивает только первые 3 дня больничных и некоторые пособия. Остальные выплаты осуществляет ФСС напрямую, т.к

с 2021 года по всей России действует пилотный проект.

При различиях в сроках начислений и выплат для отпускных и больничных существуют одинаковые правила для определения:

• даты признания дохода полученным для целей расчета НДФЛ — он соответствует дате выплаты дохода (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ);
• срока для уплаты НДФЛ — ей является последняя дата месяца, в котором сделаны выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

В части последнего срока отпускные и больничные отличаются от всех прочих доходов, НДФЛ с которых должен платиться не позже первого рабочего дня, наступающего за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Из-за этой особенности в 6-НДФЛ отпускные и больничные в большинстве случаев будут показываться обособленно от иных выплат.

Об особенностях учета в 6-НДФЛ авансов по зарплате читайте в статье «Как правильно отразить аванс в форме 6-НДФЛ (нюансы)?».

Что отличает отпускные выплаты по части НДФЛ

Право на ежегодное получение оплачиваемого отпуска имеет по закону каждый наёмный работник (ст.114 ТК РФ). Но до того как работник отправится отдыхать, работодатель обязан выплатить ему отпускные. На эту сумму сотрудник в любом случае может рассчитывать для оплаты своих расходов во время отдыха.

Сумму, которую получит работник перед отпуском, наниматель рассчитает исходя из ряда факторов: в первую очередь, это длительность отпуска (ст. 115 ТК РФ) и размер среднедневного дохода работника за 12 месяцев (Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

В расчёт принимаются не только основная зарплата, но и начисляемые надбавки, такие как доплата за квалификацию, сложность работы, а также регулярные премии, полученные работником.

Однако не все доходы можно учитывать, начисляя сумму отпускных. Не будут включены выплаты по листам нетрудоспособности, материальная помощь и т. п.

Бывают случаи, когда сотрудник не полностью отработал какой-то месяц (например, он болел и получал оплату по листку нетрудоспособности). За такой месяц средний дневной заработок считают так: делят сумму зарплаты за этот месяц на установленное среднемесячное число календарных дней (29,3) и умножают на дни, отработанные сотрудником в этом месяце.

Зачастую не только работники, но и наниматели сомневаются: правильно ли платить НДФЛ с отпускных? Ведь это не оплата за работу, а что-то вроде пособия. На самом деле они ошибаются. Хотя отпускные не являются платой за выполненную работу, они считаются доходом сотрудника. Поэтому работодатель обязан начислять и уплачивать налог с отпускных (ст. 223 НК РФ).

Оплату за время отпуска выплачивают по крайней мере за 3 дня до ухода в отпуск (ст. 136 ТК РФ). И в тот же день должен быть удержан НДФЛ с суммы отпускных (ст. 226 НК РФ).

Способы выплаты отпускных:

• из кассы работодателя наличными деньгами из кассовой выручки;
• из кассы после получения наличных денег с расчётного счёта в банке;
• путём перечисления с расчётного счёта налогового агента на карточку сотрудника.

От выбранного способа выплаты зависит и последняя допустимая дата перечисления в бюджет суммы НДФЛ:

• если сотрудник получает средства наличными, то перечисление НДФЛ в казну осуществляется в день выдачи денег;
• если отпускные перечисляются на карту работника, то расчёт по НДФЛ работодатель осуществляет в день перечисления средств.

Иногда работнику, уходящему в отпуск, работодатель осуществляет и другие выплаты:

• если сотрудник не желает использовать положенные ему дополнительные дни отпуска (сверх 28 дней), ему начисляется сумма компенсации за эту часть отпуска;
• в фирме установлена дополнительная выплата при уходе в отпуск.

Какой же срок уплаты НДФЛ в казну установлен законодательством для этих дополнительных выплат? Следует помнить, что выплаты в целях НДФЛ не должны считаться отпускными. Поэтому НДФЛ с них нужно уплатить не позднее рабочего дня, следующего за днём выплаты. Причём не имеет значения: выплачивают ли эти дополнительные суммы вместе с основными либо в другое время.

Если работник использует очередной отпуск не в полном объёме, а частями, то НДФЛ каждый раз удерживают с суммы фактически начисленных отпускных

Порядок заполнения формы 6-НДФЛ

Порядок заполнения формы отражается в Приказе ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ без учета изменений, вступающих в силу с 26 марта 2018 года.

Заполнение формы начинается, как правило, со страницы 1, номер которой не пишется так как он уже там отмечен. На титульном листе формы (заполняемой полностью налоговым агентом, кроме раздела «Заполняется работником налогового органа») отражается информация, которая заполняется аналогично другим декларациям:

• ИНН и КПП налогового агента (для обособленного подразделения – КПП по месту его нахождения)
• Номер корректировки: при первичной сдаче ставится 000, каждое последующее уточнение нумеруется 001, 002…
• Код периода представления ставится в соответствии с Приложением 1 к Приказу ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@, например, за первый квартал ставится код 21
• В строке Налоговый период необходимо отметить год, за который предоставляется расчет, например, 2017
• Код налогового органа, куда представляется документ (02- код региона, 76- код налогового органа)
• Код местонахождения согласно приложению N 2 к Приказу ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@, например, по месту нахождения обособленного подразделения российской организации ставится код 220
• В строке налоговый агент указывается сокращенное наименование организации (по учредительным документам) с начала строки. Указывается информация по ОКТМО, о количестве страниц расчета и числа страниц приложений
• Также заполняется подтверждение о достоверности и полноте информации кем представлена, ставится подпись и дата. Если сдается представителем налогового агента, отражается документ, подтверждающий его полномочия
• Раздел Заполняется работником налогового органа отражает информацию о представлении Расчета

При заполнении Раздела 1 Обобщенные показатели отражаются обобщенные по всем физическим лицам суммарного начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом по определенной налоговой ставке и оформляется следующим образом:

• строка 010 — ставка налога, по которой исчислены суммы налога (например, 13 при начислении отплаты труда и отпускных сумм)
• строка 020 — сумма начисленного дохода за весь период (независимо от срока выплаты) с учетом НДФЛ нарастающим итогом с начала налогового периода, начисленная всем физическим лицам (налогооблагаемые выплаты, кроме доходов, перечисленных в статье 217 Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) НК РФ)
• строка 025 — отражает сумму начисленных дивидендов
• строка 030 — сумма налоговых вычетов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению, по всем физическим лицам
• строка 040 — сумма исчисленного налога исходя из начисленных сумм дохода за исключением налоговых вычетов
• строка 045 — сумма исчисленного налога на доходы, отраженные по строке 025
• строка 050 — сумма фиксированных авансовых платежей, уменьшающих суммы исчисленного налога с начала налогового периода (например, НДФЛ с доходов иностранных работников, организации могут уменьшить на сумму фиксированного авансового платежа, уплаченного за период действия патента в текущем налоговом периоде);
• строка 060 — количество работников, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход
• строка 070 — общая сумма начисленного и удержанного налога
• строка 080 — общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, например, если были произведены не денежные выплаты и при отсутствии или недостаточности денежных выплат в адрес работника, получившего вознаграждение в натуральной форме, если подобных выплат не производится, то ставится 0
• строка 090 — общая сумма налога, возвращенная налогоплательщикам в соответствии со статьей 231 НК РФ

При заполнении Раздела 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц» отражаются даты получения работниками дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщенные по всем сотрудникам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога следующим образом:

• строка 100 — дата фактического получения доходов, которые отражены в строке 130
• строка 110 — дата фактического удержания налога с суммы полученных доходов, которые отражены по строке 130
• строка 120 — дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога
• строка 130 — сумма фактического получения доходов (с учетом суммы удержанного налога) в указанную дату в строке 100
• строка 140 — сумма удержанного налога в указанную дату в строке 110

При доходах, имеющих одну дату их фактического получения, но различные сроки перечисления налога, то строки 100 — 140 заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Компенсация отпуска при увольнении в 6-НДФЛ

Особое внимание заслуживает процедура увольнения сотрудника. В этом случае заносится в 6-НДФЛ компенсация отпуска при увольнении

Это относится ко всем отпускам, которые не были использованы работником до момента его ухода. Стоит заметить, что в этой ситуации отпускные не считаются оплатой за труд и не относятся к отпускным выплатам. Для их занесения в документ используется немного другая информация.

О компенсации отпуска в 6-НДФЛ сказано в п. 1 ст. 223 НК. Также стоит напомнить, что отличительной чертой этого вида компенсации является тот факт, что он подвергается налогообложению. Обычно выплата отпускной компенсации проводится одновременно с выплатой расчетной суммы по зарплате. Поэтому вычет НДФЛ с компенсационной отпускной суммы обязан быть выполнен в тот же день, когда будет осуществляться передача налога с зарплаты. То есть налог с компенсации по закону уплачивается в бюджет на следующий день после выплаты суммы работнику.

Отражение компенсации отпуска происходит в двух разделах 6-НДФЛ. Выплаченная работнику сумма компенсации вносится в 020 строку. Вычтенная из нее сумма налога должна быть отражена в двух строках — 040 и . Стоит напомнить, что во втором разделе компенсационная отпускная сумма отражается вместе с зарплатой, переданной уволенному сотруднику в тот же день. Это означает, что компенсационная сумма не подвергается выделению в строках 100–140. Для ее отражения можно использовать только строку, предназначенную для отражения зарплаты.

Таким образом, можно сказать, что в форме 6-НДФЛ имеются особенности занесения выделенного времени на уплату налога по отпускным. Но в то же время используемый порядок заполнения не подвергается изменению.

Болезнь в отпуске

Больничный не повлияет на отражение отпускных в расчете, если все события произошли в одном месяце. Отпускные отразите на дату, когда их изначально выплатили. Если вы продлили сотруднику отпуск в этом же месяце, заново считать отпускные за дни болезни не нужно. Средний заработок для расчета отпускных не изменится, и сумма отпускных будет та же.

Если же часть отпуска сотрудник перенесет на другой месяц, отпускные придется пересчитать. В строках 020, 040 и 070 и разделе 2 укажите отпускные и налог с учетом пересчета.

Когда сотрудник заболевает во время отпуска, больничный оплачивают в общем порядке. Сам отпуск надо продлить или перенести неиспользованные дни. Смотрите перечень случаев, когда ежегодный отпуск надо перенести или продлить.