Форма оп-18. акт о передаче товаров и тары при смене материально ответственного лица

Акт приема-передачи ТМЦ — что это

Акт приема-передачи материальных ценностей это подтверждение передачи товаров, документов на хранение или на бесплатное пользование. В это понятие может входить оформление и приём ТМЦ на склад за определенную оплату либо бесплатно. На сохранение могут передаваться не только товары, но и документальные дела от одного материально ответственного лица к другому. К примеру, от уволившегося к приступающему к обязанностям.

В зависимости от того, что является предметом передачи документ имеет разное наименование:

• акты приема-передачи ценностей для их сохранения за определенную плату;
• акты приема-передачи ценностей на бесплатное сохранение;
• акты приема-передачи продукции т.д.

Когда нужно документально оформлять ТМЦ

Оформление перемещения ТМЦ проводят при определенных моментах:

1. . ТМЦ передаются на временное хранение за определенную плату либо бесплатно. В качестве объекта передачи может выступать как товар, так и документация.
2. Передача ценностей для продажи либо переработки. Сторона, которая принимает материальные ценности от другой в виде товара либо продукции, выполняет определенные действия по заказу другой стороны. К примеру, продажа товара либо переработка сырья. В этом случае право собственности на переданные ТМЦ остаются за собственником. При этом в основном договоре необходимо прописать размер комиссии за продажу товара либо переработку сырья.
3. Переход права собственности при продаже. Этот вариант предполагает два исхода:а)Подписывается расходная накладная. В основном договоре необходимо указать что обязательства, положенные на поставщика указаны в расходной накладной.б) Акт приема-передачи является дополнительным к расходной накладной. Такая ситуация происходит, если поставщику необходимо указать две даты — дату вывоза товара со склада (используется расходная накладная) и дату передачи покупателю (акт приема-передачи).  Это скорее необходимость для плательщиков НДС.
4. Подтверждение перехода права собственности на основании заключения договора дарения. Акт приема-передачи используется согласно договору дарения.

Акт закрепляет все предварительные договоренности, своего рода он подтверждает условия, которые были оговорены во время заключения основного договора. После его составления за имущество, которое перечислено в нем отвечает принявшая его сторона.

В случае нанесения ущерба имуществу, которое после использования полностью или отчасти испортилось, данный документ будет служить основой для подачи искового заявления в судебную инстанцию, чтобы компенсировать убытки.

Если после окончания срока договоренностей всё имущество возвращается в том же состоянии, в котором было передано, стороны заключают новый документ, свидетельствующий о передаче имущества в руки его законного собственника.

Документ всегда заключается в момент, когда происходит передача имущества, о чем свидетельствует дата его заключения.

Документ наделен законной юридической силой и является дополнением к основному договору. В результате нарушения договоренностей и порчи имущества его собственник имеет право на законных основаниях подать иск в суд для возмещения ущерба.

Составляют акт материально ответственные физические и юридические лица. Если одной из сторон выступает юрлицо либо частный предприниматель, кроме подписи, документ должен будет заверен печаткой либо штампом.

Срок хранения документа зависит от длительности основного договора либо соответствует срокам хранения документов согласно внутренней политики организации, которая заключает акт.

Чем отличается документальное оформление ТМЦ для юридических и физических лиц

Документ составляется в двух экземплярах. Если акт заключается между физическими лицами, достаточно подписей с обеих сторон.

Бесплатная консультация Юриста
+7 800 350-51-81

При заключении документа с юридическими лицами право подписи имеет либо руководитель организации, либо его уполномоченное лицо. Если акт подписывает уполномоченное лицо, при подписи у уполномоченного должна быть нотариально заверенная доверенность, копия которого прилагается к акту.

Документ заверяется не только подписями, но и печатями организации. При формировании акта между юридическими лицами делается соответствующая запись в журнале учета документации.

Правила составления акта

Организации могут оформлять акт приёма-передачи оборудования в свободной форме или же по специально созданному внутри предприятия шаблону, главное, чтобы он содержал в себе подробные данные о каждой из сторон, которые должны в точности совпадать с теми, что указаны в договоре или контракте. Это необходимо, чтобы не случилось распространенной ситуации, когда из-за одной неправильной буквы (е вместо ё) или ошибки может получиться так, что «заключили договор на передачу с одной фирмой, а приняли у другой».

Данный акт должен включать список оборудования с указанием производителей, марок, серийных номеров, количества и стоимости. Также в нем следует прописать внешний вид, физическое состояние, комплектацию, неисправности (при наличии) и пр., то есть все те параметры, которые были зафиксированы при предварительном осмотре оборудования.

Если уровень оборудования требует присутствия при приеме-передаче узкопрофильного специалиста, то его подпись также должна содержаться в документе и подтверждать качество передаваемой техники.

Перечень оборудования может быть включен в основной документ или же оформлен отдельным приложением к акту. Акт обязательно должен быть заверен руководством предприятий, между которыми состоялся факт передачи.

Оформлять документ можно как на фирменном бланке предприятия, так и на обычном листе А4 формата.

Акт должен быть обязательно составлен в двух экземплярах, а при участии в процедуре передачи третьих лиц количество копий должно быть равнозначным количеству участников процедуры передачи.

Каждый экземпляр нужно заверить оригинальными подписями. К документу при необходимости может быть приложена специальная техническая документация (сведения о ней нужно указать в акте).

Как составить акт приема передачи авто

При составлении следует помнить о таких моментах:

Унифицированной формы этого акта не существует, но если сторонами выступают юридические лица, то они используют бланк, закрепленный в учетной политике организации специальным приказом. Бланк разрабатывают самостоятельно, внося в него необходимые реквизиты.
Для физлиц нет таких строгих правил

Можно использовать рукописный вариант, но в том случае важно все верно заполнить. Как правило, сам документ составляют на компьютере, распечатывают и ставят подписи.
Следует избегать ошибок, опечаток, неточностей, небрежного написания

Если они были допущены, лучше составить новый акт.
Документ нужно формировать в двух экземплярах — для обеих сторон сделки.

Текст бумаги условно делится на три части: вводную, основную, заключительную.

Вводная часть

Здесь указывают следующие сведения:

• что документ является приложением к договору, номер договора, дату;
• название акта;
• место (город или иной населенный пункт) и дату подписания.

Основная часть

Основной текст должен начинаться с указания информации о продавце и покупателе (наименование компаний, должности и ФИО представляющих их лиц), далее идет номер договора купли-продажи автомобиля и дата его создания.

После этого указывают факт передачи объекта и информацию о самом автомобиле:

• марку;
• категорию;
• год выпуска;
• VIN;
• параметры двигателя;
• цвет;
• номер ПТС;
• есть ли дополнительное оборудование.

К сведению! Этот список можно дополнить и другой информацией об автомобиле, например: ценой, дополнительными документами и т.д.

Заключительная

Здесь указывают, что вся информация об автомобиле сверена, претензий к состоянию автомобиля не имеется, деньги переданы продавцу или уплачены в кассу организации. Продавец не имеет претензий к покупателю по расчетам за переданный автомобиль. Кроме того, можно указать, что настоящий акт составлен в двух экземплярах и оба они имеют равную юридическую силу.

Далее идут подписи продавца и покупателя с расшифровками.

К сведению! Процедура купли-продажи регламентируется Гражданским кодексом, а именно его 30 главой.

В случае если передача автомобиля происходит при процедуре его аренды, то акт составляется в соответствии с договором аренды транспортного средства. Сторонами будут в этой ситуации арендодатель и арендатор. В остальном никаких отличий нет.

Заполняем акт по форме СП-36

Условно документ можно разделить на три части. Первая — данные о документе, компании, получателе. Вторая содержит таблицу с информацией о передаваемой продукции. Третья часть — заключение — должности и подписи ответственных лиц.

В первой части указывают такие сведения:

• наименования компании, торговой точки, получателя;
• дата составления;
• код по ОКПО.

Табличная часть предназначена для внесения следующей информации:

1. Номер по порядку.
2. Наименование и вид передаваемой продукции.
3. Название единиц измерения.
4. Наименование компании-отправителя.
5. Количество товара.
6. Цена и общая сумма.
7. Итог: здесь пишут общее количество и сумму по всем отправителям.

Таблица располагается на лицевой и оборотной сторонах. На оборотной стороне подводят общий итог по таблице: по суммам по каждому отправителю и общей. Далее ставят свои подписи сотрудники, сдавший и принявший продукцию. Затем указывают данные о корреспонденции счетов — это делает бухгалтер организации.

В конце ставят свои подписи заведующий магазином и бухгалтер (ему передают документ после того как заполнят). Не забывают поставить дату заполнения и указать прилагающиеся документы (товарные, транспортные накладные).

Последним действием будет утверждение документа. На первом листе в правом верхнем углу руководитель компании ставит свою подпись и дату подписания акта.

С какой целью составляется акт приема-передачи товара

Акт приема-передачи – это документ, составляемый при получении приобретенной продукции покупателем. Он подтверждает факт того, что у заказчика отсутствуют какие-либо вопросы и претензии по состоянию товаров, их целостности, количеству и т.д.

На уровне законодательства нет ограничений касательно лиц, которые обладают правом составлять подобного рода документы. Как показывается практика, чаще всего акт используется при сделках, совершаемых юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями между собой или с покупателями в лице граждан. Законом не запрещается использовать документ физическими лицами при заключении сделок между собой, однако такое встречается редко.

Акт необходимо составлять непосредственно при передаче товара заказчику и при получении денежных средств (если оплата не была произведена ранее).

Заполнение бланка

Заполнять накладную разрешается как вручную, так и при помощи специальной техники. Главное, чтобы присутствовали все необходимые реквизиты.

В первую очередь заполняется шапка документа с прилежащей к ней таблицей:

1. Указывается номер накладной по порядку после предыдущей.
2. Полное название организации.
3. Код ОКПО.
4. Далее в таблицу вписывается дата оформления документа.
5. Код операции, если он необходим.
6. Информация об отправителе, структурное подразделение и вид его деятельности.
7. Информация о получателе, структурное подразделение и вид его деятельности.
8. Информация об ответственном за поставку лице, его структурное подразделение, вид деятельности и код исполнителя. Имени ответственного лица в данной таблице не указывается.
9. Обязательно заполняется строка Основание, в нее вносится название, номер и дата того документа, который служит разрешением на проведение этой операции.
10. Также заполняются строки «Кому» и «Через кого».

После оформления верхней части документа можно переходить к заполнению основной таблицы:

Номер столбца
1	Указывается номер корреспондирующего счета, его субсчет
2	Указывается код аналитического учета, если это необходимо
3	Полное наименование материальной ценности, марка, сорт, артикул, размер и другие имеющиеся уточняющие данные
4	Вписывается номенклатурный номер, у каждого материала он свой личный, за неимением такового, ячейка не заполняется
5	Код единицы измерения согласно Общероссийскому классификатору единиц измерения
6	Название единицы измерения, применяемой к данному материалу
7	Количество отпускаемых ТМЦ, которое запланировано по учету
8	Количество отпускаемых ТМЦ, которое произведено по факту
9	Вносится цена отпускаемых материалов за одну единицу, в рублях
10	Общая стоимость всех материалов, полученная путем умножения количества единиц на цену, в рублях
11	Сумма самого НДС, которым облагаются данные материалы, в рублях
12	Общая сумма, полученная путем сложения общей стоимости ТМЦ и суммы НДС
13	Указывается инвентарный номер материальной ценности
14	Указывается номер паспорта, если он имеется
15	Порядковый номер, соответствующий записям в карточке склада

Ниже располагаются места для подписей, с указанием должности, подписи и расшифровки:

1. Отпуск разрешил (как правило, руководитель).
2. Главный бухгалтер (или лицо его замещающее).
3. Отпустил (как правило, кладовщик или начальник цеха).
4. Получил (как правило, кладовщик или начальник цеха).

Если накладная заполняется вручную, делать это нужно разборчивым, аккуратным почерком. При допущении ошибки, неверно написанную информацию нужно перечеркнуть одной линией, а в свободном месте написать правильные данные. Ниже, мелко нужно указать «Исправленному верить», подпись.

В случае, когда какая-либо информация отсутствует, и строки или ячейки должны оставаться незаполненными, в них нужно ставить прочерк. Это нужно для того, чтобы избежать вписывание в них ложной информации.

Нумерация всех накладных производится по порядку, учитывая номер предыдущей. В начале каждого года, нумерация обновляется и начинается с №1.

Основные правила оформления акта

• Акт не унифицирован. Можете проявлять фантазию при его составлении (в рамках разумного, разумеется).
• Формат стандартный — А4. Если у вас в компании разработан фирменный бланк, отличающийся от этого формата — ничего страшного, оформляйте акт на нём.
• Документ изготавливается в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

В документе в обязательном порядке должны быть указаны компании, между которыми составляется акт, данные об основном договоре, информация о выполненных работах, предоставленных услугах или изготовленной продукции. Здесь же необходимо зафиксировать наличие или отсутствие претензий со стороны заказчика к подрядчику. Если какие-либо замечания имеются, то их нужно обязательно вписать в приемо-сдаточный акт отдельными пунктами.

Следует иметь виду, что заказчик, выявивший какие-либо недостатки, имеет право требовать снижения стоимости произведенных работ, услуг или товаров, а также он может самостоятельно устранить найденные дефекты за счет подрядчика (но только если это предусмотрено в договоре).

После устранения найденных недочетов необходимо создать новый приемо-сдаточный акт, удостоверяющий отсутствие претензий и замечаний.

Если заказчик уклоняется от приемки, на его адрес следует направить односторонний акт (такая возможность в законе прописана).

Как правильно заполнить форму МХ-5

Журнал состоит из титульного листа и листов с продолжающейся таблицей. Рассмотрим особенности заполнения каждого.

Заполняем титульный лист

Здесь указывают такую информацию, как:

• наименование организации и ее структурного подразделения;
• код по ОКПО;
• вид деятельности по ОКДП;
• номер камеры и секции места хранения, если они имеют свой код;
• код вида операции, если в компании разработана и введена система их кодирования;
• период ведения журнала (в некоторых компаниях журнал используют, пока не кончатся пустые строки, поэтому в этом случае заполнять нужно только первую дату);
• должность и ФИО работника, ответственного за ведение документа.

Заполняем таблицу

Таблица содержит 10 столбцов, куда необходимо вносить такие сведения, как:

1. Номер по порядку. Каждая запись должна иметь свой номер, номера не рекомендуется пропускать.
2. Дата, когда ТМЦ или продукция поступили на склад или иное место хранения.
3. Наименование продукции или ТМЦ, поступивших на склад.
4. Единица измерения.
5. Наименование компании-поставщика (грузоотправителя) ТМЦ.
6. Номер товарного документа.
7. Дата создания товарного документа. В качестве сопроводительного документа может быть, например, товарная накладная.
8. Количество продукции или ТМЦ, поступивших на склад. Единицы измерения должны совпадать с теми, которые указаны в соответствующей графе.
9. Цена в рублях и копейках. Здесь указывают стоимость единицы продукции.
10. Сумма в рублях и копейках. Здесь указывают стоимость всего количества поступивших ТМЦ.

Графу «Итого» в конце таблицы заполняют лишь по строкам 8 и 10 — количество и сумма соответственно.

Внимание! Хранить журнал по форме МХ-5 на предприятии необходимо 5 лет, после чего его можно уничтожить

Как правильно составить акт для приема-передачи материальных ценностей

1. «Шапка» документа. Здесь указывается, когда и где он составлялся. Прописывается название документа, отображающее его суть. Также можно отметить, к какому договору этот акт станет приложением.
2. Сведения о сторонах. Здесь прописываются полные названия организаций, ФИО и должности сотрудников, подписывающих документ.
3. Подтверждение того, что поставщик передает, а получатель получает товар, выполняя условия ранее составленного договора. Прописываются условия оплаты и передачи.
4. Ниже можно отдельными пунктами перечислить все передаваемые товары. Однако удобнее делать это при помощи таблицы. В нее вносятся название, стоимость, количество. В нижней части таблицы указывается общая информация.
5. Под таблицей можно указать, что товар полностью отвечает требованиям, прописанным в договоре, поэтому у получателя нет никаких претензий.
6. Укажите, сколько экземпляров имеет данный документ. Как правило, делается две копии. Они обладают равнозначной силой.
7. Завершающим этапом является проставление подписей. Как правило, это делают руководители организаций. Но компания может выписать доверенность с соответствующими полномочиями на любого другого сотрудника.

Следует помнить, после того, как документ подписывается обеими сторонами, с поставщика снимается ответственность за сохранность товара. После этого данная обязанность возлагается на сторону-получателя. С этого момента сторона, получившая товар, никаких претензий поставщику не может выдвигать. Ведь она уже приняла товар, подписав акт.

Хотя нужно понимать, не исключены ситуации, при которых у получателя все-таки появятся претензии. В этом случае придется обращаться в суд. Например, если он докажет, что от него заведомо были скрыты недочеты товара, или он не имел возможности тщательно проверить состояние товара до совершения сделки. В таких ситуациях только суд сможет определить, достаточно ли оснований для признания данного акта недействительным.

Зачем нужен акт, его значение

Роль акта приема-передачи на ответственное хранение довольно проста – он удостоверяет факт того, что собственность компании перешла в другие руки на какой-то временной отрезок. Документ закрепляет действие ранее заключенного договора, иными словами, он служит подтверждением исполнения одного из основополагающих условий договорных отношений.

С момента подписания акта вся ответственность за сохранность имущества переходит к принявшей его стороне.

Если товару будет причинена какая-либо порча, он будет частично или полностью утрачен, на основе этого акта в дальнейшем можно будет подать иск в суд о взыскании нанесенного ущерба.

Если же товарно-материальные ценности будут возвращены в полном объеме и в установленный срок, то необходимо будет составить свидетельствующий об этом новый акт.

Как правильно составить акт для приема-передачи материальных ценностей

Пункты, которые должны присутствовать в акте:

• Сведенья про стороны, участвующие в процессе приема-передачи ТМЦ;
• Перечень ценностей, которые передаются, их количество, стоимость, наличие дефектов, претензии и другое.

Так же, по желанию и соглашению всех сторон (так как договор является двухсторонним), вносятся дополнительные данные (условия, срок оплаты). Так же каждая копия документа должна быть подписана двумя сторонами соглашения, либо доверенными ими лицами.

Документ можно писать как на листе А-4, так и на специальном бланке, загруженном из сети Интернет.

Так же, по желанию такой акт можно заверить печатью, но это не является обязательным фактором. Обычно печать нужна только для высоко-уполномоченных органов, такие как суд. Так в свою очередь, печать даёт лишь более официальный характер для документа.

Информация о сторонах

Начальная стадия оформления акта такого вида несёт в себе информацию про участников приема-передачи ТМЦ. Начинается всё с шапки, находящейся в правом верхнем углу, в которой написано, что это приложение, его номер, потом к какому договору и его номер, а так же дата написания.

Посередине записывается само название документа. Затем начинается изложение первой части, в которой пишется названия предприятия и ФИО, должность человека, передающего товар (то есть, эта особа является представителем компании, которая передает товар). Далее указывается на каком основании работает документ (устав, положение или доверенность). Следом за этой информацией, вписываются зеркальные данные про вторую сторону (что принимает товар).

Условия и список товара

Вторая часть, является главной, ведь в ней пишутся сведенья про то, что передают.

Этот раздел обхватывает такие пункты, как:

Фиксация факта передачи и документ, на основания которого эта передача совершилась;
Далее идёт таблица, несущая в себе информацию про товар, который будет передан от одной стороне к другой. В этой таблице вписывается наименования товара, его количество, цена и сумма, включающая в себя НДС, а также общая стоимость всех ценностей что передаются.
Ниже указывается стоимость товара, итоговая (она проставляется повторно, так как первоначально пишется в таблице). Итоговая стоимость заявленных ТМЦ указывается цифрой, а также прописью;
Дальше, находит своё место пункт, отвечающий за состояние товара. В каждом случае, нахождения товара в определённом статусе – нужно отмечать

Когда ТМЦ находится в идеальном, либо с дефектами состоянии, всё это указывается именно тут;
Важно удостовериться, в том, что сторона-получатель не имеет никаких претензий к товару, который был передан;
После, указывается количество экземпляров, и их равность перед законодательством РФ.

(Видео: “Акт приема-передачи как финальная точка сделки”)

В тех случаях, когда передача товара производится с участием иностранного контрагента, то в таблице можно указать измерение стоимость передаваемых активов в разных валютах, по курсу Банка Росси на определённую дату (дату оплаты аванса, то есть дату заключения накладной). Так же, вариантом будет оформление отдельного документа, излагающего информацию про стоимость товара в иностранной валюте.

Подписи сторон

Подписи являются самым главным подтверждениям ясности условий договора для сторон. Никакой договор, не может существовать без такого юридического подтверждения (согласия).

Подписи, традиционно, для всей документации ставятся в конце. Ставятся они директорами организаций, или уполномоченными для подписи лиц. В этом пункте указывается сторона, ФИО, должность и пишется сам автограф.

Поэтому перед подписью, нужно очень хорошо осмотреть передаваемы товар.

Документ такого рода может составляться для совершенно отдельного товара, так и для целой партии товаров.

Обязательно ли компания должна использовать форму МХ-5?

Унифицированные формы с начала 2013 года перестали быть обязательными. Руководство организации вправе самостоятельно решать, применять ли ей их или разрабатывать собственные

Важно лишь помнить, что созданные компанией формы должны иметь ряд характерных для таких документов реквизитов, а также эти бланки нужно будет зафиксировать в учетной политике организации посредством издания соответствующего приказа

Не все компании выбирают разработку собственных документов, поскольку унифицированные формы по-прежнему имеют все необходимые столбцы и строки для внесения сведений.

Заполнение

В верхней части бумаги располагается наименование компании, для которой был доставлен товар, а также город составления и дата. Здесь же ставит свою подпись директор в качестве утверждения документа.

Потом подробно прописываются:

• Адрес компании и фактического места приема товаров (вскрытия упаковочной тары и пр.).
• Время начала и время окончания приемки.
• Состав комиссии по приемке. Обязательно указывается ФИО каждого члена и председателя, их должности и место работы (в компании принимающей стороны).
• Данные представителя поставщика: полное ФИО, занимаемая должность, организация, которую представляет. Кроме того, нужно указать, на основании какого документа он действует (доверенность, удостоверение).

О чем важно помнить

1. Составлять документ нужно в 2 экземплярах. Один из них оставляют в торговой точке организации. Другой направляют в бухгалтерию. Там продукцию списывают с материально ответственных сотрудников и относят на подотчет руководителю магазина, торговой палатки или иной точки.
2. Хранить акт по форме СП-36 необходимо на протяжении 5 лет.
3. Нередко при заполнении бланка возникают фактические ошибки. Чтобы исправить их, нужно: зачеркнуть ошибочные сведения, написать рядом или сверху правильный вариант, сделать запись на полях «Исправленному верить» и поставить подпись. Об изменениях нужно уведомить остальных лиц, подписавших документ.