Акт приема-передачи трудовых книжек: особенности документа и требования к его составлению и оформлению

Начинаем проверку документов

В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:

• полноту и состав кадровых дел;
• порядок регистрации документов (журналы регистрации);
• систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
• программное обеспечение.

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК. Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».

Обязательно нужно проверить кадровые документы организации, а именно наличие:

проверяем наличие документов

• копий учредительных документов и Устава фирмы;
• штатного расписания;
• ПВТР и колдоговора;
• графика отпусков;
• ЛНА (положения об ОК, об оплате труда, по дисциплине, о коммерческой тайне, о защите персональных данных);
• графиков сменности;
• должностных инструкций;
• трудовых договоров;
• договоров о материальной ответственности;
• приказов по основной деятельности;
• приказов по личному составу (о приёме, увольнении, переводах, дисциплине);
• личных карточек;
• личных дел;
• трудовых книжек.

Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни документы и присутствовать другие.

После проверки нужно все документы занести в акт.

Условия, в которых необходимо составлять акт приема-передачи трудовых книжек

Любое перемещение трудовых книжек в рамках одного предприятия должно фиксироваться документально. Это необходимо в целях реализации контрольной функции управленческого аппарата, а также для того, чтобы ответственное лицо могло в любой момент обеспечить нужную информацию о месте нахождения документов.

Акт должен формироваться, если перемещается любое количество единиц трудовых книжек. Подобное может происходить в следующих обстоятельствах:

• на предприятии сменяется ответственный субъект за сохранность трудовых книжек, а также за ведение учета рассматриваемых бумаг;
• компания подвергается реорганизации. Предполагается, что предприятие выделяет новую отдельную структуру, либо происходит процесс поглощения или слияния фирм;
• происходит процедура передачи части трудовых книжек в обособленное подразделение компании.

Предполагается, что любое перемещение книжек должно документально оформляться. Однако исключением из указанного положения является временная выдача документа на руки трудоустроенному владельцу.

Передача трудовых книжек

Составляется акт на основании приказа о смене (назначении) ответственного за их учет и хранение лица. Номер и дата приказа вписываются в акт в качестве основания для его составления.

Непосредственно в день приема-передачи книжек сотрудник, передающий книжки, и сотрудник, принимающий книжки, сверяют их фактическое наличие с количеством и поименным списком сотрудников, а также проверяют полноту внесенных в книжки данных. Если имеются какие-то особенности, например, книжка повреждена, отсутствуют листы, не внесены записи, отметка об этом также делается в акте.

После того, как акт составлен, принявший и передавший книжки сотрудники ставят свои подписи. С момента подписания акта ответственность за книжки несет принявший их сотрудник.

Сроки получения: в течение какого времени обязаны выдать?

Днем выдачи трудовой книжки считается день увольнения сотрудника. В свою очередь, такой датой признается последний рабочий день лица, уходящего со своей должности. Работодатель должен знать о том, что задержка данного документа может повлечь за собой неприятные последствия и дополнительные сложности, а именно:

• руководству придется выплатить компенсацию увольняющемуся сотруднику за период, когда он не мог получать доход из-за отсутствия трудовой книжки;
• придется изменить дату увольнения, а следовательно, и сам приказ, на основании которого расторгнут договор между работником и организацией;
• в трудовой книжке придется делать исправление путем признания предыдущей записи недействительной.

Исключением из приведённого выше правила может быть лишь та ситуация, когда бывший сотрудник не явился в день увольнения за своим документом или же отказался его забирать. В данном случае работодатель должен направить уволенному лицу соответствующее письменное уведомление.

В нем может быть отражена следующая информация:

1. просьба явиться и забрать документ;
2. предложение дать согласие на отправку книжки по почте.

Стоит иметь в виду, что без согласия уволенного работника отправить ему трудовую книжку по почте нельзя.

С момента направления уведомления о необходимости явиться и забрать трудовую книжку работодатель полностью освобождается от ответственности за ее несвоевременную выдачу. Об этом написано в ч. 2 п. 36 раздела IV постановления Правительства РФ № 225.

Когда должны отдать при расчете по собственному желанию?

Как известно, процедура увольнения кадра может быть инициирована по самым разным причинам, в том числе и по собственному желанию.

Однако независимо от основания расторжения трудового договора положенный по закону каждый документ выдается работнику тогда, когда наступает день его увольнения.

Иной порядок предусмотрен для случаев, когда сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением. В этой ситуации в последний день перед началом отпуска должен быть произведен полный расчет и выдан упомянутый документ.

О том, куда обращаться, если не отдают трудовую книжку при увольнении, читайте здесь.

Особенности составления приказа

Унифицированного бланка такого документа не существует, поэтому его можно составить в свободной форме. Для приказа можно использовать обычную белую бумагу формата А4, а на ней разместить реквизиты организации, или фирменный бланк.

Что указать в приказе:

• Наименование компании.
• Название документа (приказ) и его номер.
• Место и дату издания приказа.
• Суть приказа. Можно сформулировать разными способами.
• Основание для написания приказа. Указывают реквизиты нормативного акта. Это ФЗ №436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и ФЗ №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». В тексте названия федеральных законов нужно написать полностью.
• Кто из работников будет назначен ответственным за формирование и передачу сведений в ПФ, а также уведомление персонала об изменениях и сбор заявлений.
• Кто контролирует исполнение приказа.

В конце документа должны расписаться руководитель компании, а также работники, упомянутые в приказе.

Образец приказа

Общество с ограниченной ответственностью «Сатурн»
г. Киров, 610005, ул. Ломоносова, д. 112, оф. 14, тел. 8 (8332) 44-44-44,
ИНН 1831231234, КПП 3453451232, ОКПО 22334455

Приказ №34-К

г. Киров

«9» января 2020 года

О переходе на электронные трудовые книжки

В связи с вступлением в силу Федерального закона от 16 декабря 2019 года №436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и Федерального закона от 16 декабря 2019 №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить с «10» января 2020 года начальника отдела кадров Менделееву Екатерину Анатольевну ответственной за:

• подготовку и отправку в ПФР в цифровом виде сведений о трудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД;
• формирование и выдачу сотрудникам сведений о трудовой деятельности по форме СЗИ-ТД по их запросу или при увольнении.

Назначить с «10» января 2020 года инспектора отдела кадров Николаеву Ирину Ивановну ответственной за:

• письменное ознакомление сотрудников компании с нововведениями, касающимися ЭТК, и необходимостью выбора варианта ведения записей о трудовой деятельности в срок до «30» июня 2020 года включительно;
• сбор заявлений от каждого сотрудника о его принятом решений в срок до «31» декабря 2020 года включительно.

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор: Соколов / П.Р. Соколов

С приказом ознакомлены:

Менделеева / Е.А. МенделееваНиколаева / И.И. Николаева

Текст документа:

Открытое акционерное общество
"ППП"
АКТ
29.08.2011 N 97
г. Минск
О приеме-передаче трудовых книжек
    Бухгалтером   Ивановой  И.И.   в   присутствии   главного   бухгалтера
Петровой П.П. передается, а секретарем Сидоровой С.С. принимается следующая
кадровая документация:
---------------------------------------------------------------------------
¦ N ¦ Наименование ¦    Период    ¦     Сведения об      ¦   Примечание   ¦
¦п/п¦  документов  ¦времени (годы)¦     отсутствии /     ¦                ¦
¦   ¦              ¦              ¦повреждении документов¦                ¦
+---+--------------+--------------+----------------------+----------------+
¦ 1 ¦       2      ¦       3      ¦           4          ¦        5       ¦
+---+--------------+--------------+----------------------+----------------+
¦ 1 ¦Трудовые      ¦C 01.01.2002  ¦Повреждена (надорвана)¦Имеется         ¦
¦   ¦книжки        ¦по 31.12.2008 ¦трудовая книжка       ¦невостребованная¦
¦   ¦              ¦              ¦N 0999999             ¦книжка N 0111111¦
----+--------------+--------------+----------------------+-----------------
Сдала                                                  Приняла
Бухгалтер                                              Секретарь
И.И.Иванова Подпись                                    С.С.Сидорова Подпись

Как выдать трудовую книжку в 2020 — 2021 годах

В связи с введением с 2021 года электронных трудовых книжек, бумажные форматы постепенно утрачивают актуальность. Теперь если работник напишет вам заявление о переходе на электронную трудовую книжку и выдаче бумажного документа на руки, вы не вправе ему отказать. Более того, вы больше не будете нести ответственность за ведение и хранение формуляра. Как же оформить выдачу бумажной трудовой книжки при переходе на электронный формат?

1. Получите у работника заявление о переходе на электронный вариант ведения трудовой книжки. Образец заявления см. здесь.
2. Внесите в бумажную трудовую запись о выдаче трудовой книжки. Образец такой записи см. в этом матертале.
3. Отдайте бумажный документ сотруднику.
4. По требованию работника или при его увольнении выдайте ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Рассмотрим порядок выдачи бумажной трудовой сотруднику в периоды до 2021 года или в случае, когда сотрудник просит продолжить ведение бумажной трудовой, но по какой-то причине хочет забрать документ на короткий промежуток времени.

Задержка выдачи

Как забрать документ при увольнении? Трудовая книжка может быть не выдана в положенный срок по следующим причинам:

1. Сотрудник отсутствует.
2. Сотрудник отказывается от возврата документа (например, из-за несогласия с указанной в документе причиной увольнения).
3. Работодатель намеренно не выдает документ (например, стремясь принудить его к выполнению оставшейся работы уже после оформления увольнения).

Если выдача документа затягивается из-за отсутствия сотрудника или его нежелания получать документ на руки, то работодателю необходимо отправить письменное уведомление. В данном письме следует изложить просьбу к сотруднику о явке в организацию для получения своей трудовой книжки, либо попросить его согласия на получение документа по почте.

Работник может обратиться с письменным запросом на получение трудовой.

По запросу документ должен быть выдан в течение трех рабочих дней.

Если трудовая не выдается вовремя по вине организации, работодатель может понести материальную ответственность.

При наличии доказательств того, что сотрудник из-за отсутствия документа не смог устроиться на другую работу или был уволен по ошибочной статье, работодатель по закону обязан возместить работнику потерянный заработок за прошедший после увольнения период.

Форма акта передачи трудовых книжек

Нет единой формы, которая является обязательной для составления данного документа. В связи с этим организации имеют право составлять его в свободном стиле. Однако каждый раз писать новый акт достаточно хлопотно. Многие компании разрабатывают для этих целей единый шаблон. Он утверждается руководством. Таким образом, если возникает необходимость оформить данный акт, достаточно просто внести необходимые сведения в уже имеющийся бланк. Не имеет значения, какой вариант был выбран, здесь должны присутствовать важные сведения. Понадобится указать полную информацию об организации. Перечисляются все сотрудники, имеющие какое-либо отношение к трудовым книжкам, члены комиссии. Именно они отвечают за передачу и оформление такой процедуры. Обязательными являются данные о книжке. В акте нужно упомянуть о дополнительных вкладышах, если они прилагаются к трудовой.

(Видео: «Как организовать хранение и учет трудовых книжек – Елена А. Пономарева»)

Особое внимание стоит уделять правильности заполнения. Опечатки здесь должны отсутствовать

При указании ошибочной или ложной информации ответственные сотрудники могут понести серьезное наказание. Конечно, по закону имеется возможность исправления ошибок. Например, если это элементарная опечатка, можно сделать аккуратную корректировку. Такое исправление должно быть завизировано подписью, с пометкой «исправленному верить». Но и в таком случае здесь могут возникнуть некоторые вопросы и подозрения. Нужно понимать, возникшие разногласия будут решаться в суде. И этот акт обязательно подлежит рассмотрению и проверке. Поэтому, если допустить ошибку, все-таки рекомендуется использовать новый бланк.

Когда составляется акт передачи трудовых книжек

Трудовая – это важный документ для каждого работника. На его основании насчитываются пенсии, льготы и другие выплаты. Действия, проводимые с таким документом, должны оформляться официально. По сути, это прямая обязанность работодателя. Если возникнет спорная ситуация, именно он будет отчитываться перед сотрудником, когда и куда был передан этот документ. Составляется акт в таких случаях:

1. На должность работника, который отвечал за книжки, назначается новый сотрудник.
2. Реорганизационные изменения компании. Сюда относятся и ситуации, при которых одна организация поглощает другую.
3. Трудовые передаются между разными подразделениями одной компании.

Можно сказать, практически любое движение этого документа должно отображаться в специальном акте. Исключением являются лишь те ситуации, когда книжки выдаются сотрудникам на какое-то определенное время.

Передача трудовых книжек

Составляется акт на основании приказа о смене (назначении) ответственного за их учет и хранение лица. Номер и дата приказа вписываются в акт в качестве основания для его составления.

Непосредственно в день приема-передачи книжек сотрудник, передающий книжки, и сотрудник, принимающий книжки, сверяют их фактическое наличие с количеством и поименным списком сотрудников, а также проверяют полноту внесенных в книжки данных. Если имеются какие-то особенности, например, книжка повреждена, отсутствуют листы, не внесены записи, отметка об этом также делается в акте.

После того, как акт составлен, принявший и передавший книжки сотрудники ставят свои подписи. С момента подписания акта ответственность за книжки несет принявший их сотрудник.

Трудовое законодательство и трудовая книжка

Трудовой кодекс оговаривает обязанность работодателя:

• оформить трудовую книжку на впервые трудоустраивающегося работника;
• вносить в трудовую книжку записи о трудовой деятельности работника, в том числе о работе по совместительству, если время работы у данного работодателя оказывается более пяти дней;
• заменить трудовую книжку в случае утраты или необратимого повреждения;
• выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения.

В настоящее время трудовые книжки ведутся только в бумажном виде, однако в 2020 году в обороте появятся и электронные трудовые книжки.

Форма трудовой книжки является унифицированной и утверждена Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. Этот же нормативный документ определяет порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек.

В соответствии с ним на предприятии или в организации распоряжением руководителя должно быть назначено ответственное за ведение трудовой книжки лицо (как правило, работник кадровой службы). Трудовые книжки подлежат строгому учету, поэтому при смене ответственного лица их передача должна быть зафиксирована документально.

Акт о предоставлении трудовой книжки в отдел кадров

Если трудовая от работника не получена – что делать? Итак, если работник не предоставил трудовую книжку, что следует делать работодателю? Ни один работодатель на территории России не имеет права брать сотрудника на работу без предоставления необходимых документов. Если сотрудник отказывается отдать свою трудовую в кадровую службу, вы не можете взять его на постоянную работу и тем более не положено заключать с ним трудовой договор. В Трудовом кодексе (ст. 22) предусмотрена административная ответственность и штраф за несоблюдение законов или других правовых актов.

Если обнаружится нарушение, то инспектор обяжет к выплате административного штрафа кадрового специалиста. При отсутствии таких сотрудников в организации наказание понесет руководитель, который должен будет найти виновного в создавшейся ситуации. Штраф варьируется в пределах 5-50 минимальных зарплат.

Пример»Мною, специалистом отдела кадров Васильевой С.Ю., в присутствии начальника отдела распространения Николаевой Е.П., старшего юрисконсульта Швецова О.И. составлен настоящий акт о нижеследующем».3. В присутствии кого составлен акт. Здесь указываются фамилии, инициалы и должности свидетелей (желательно пригласить не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель).4. Какое именно нарушение допустил работник. Пример»4 октября в 14 ч 00 мин.

кладовщик

Инфо Трушкин И.М. находился на работе в состоянии алкогольного опьянения». Пример»4 октября в 17 ч 00 мин. бухгалтер Леонова М.М. отсутствовала на работе в течение четырех часов (с 14.00 до 17.00) без уважительных причин».5. Предварительные объяснения нарушителя. Объяснения необходимо записать дословно, разумеется, исключая нецензурные выражения (если работник употреблял их в своих объяснениях, об этом делается отметка).6.

Кроме того, благодаря наличию данных специального реестра в трудовой книжке, сегодняшний работодатель сможет узнать, является ли работник дисквалифицированным или нет. Как известно, при приеме дисквалифицированного сотрудника, организация будет оштрафована на 1 000 минимальных окладов, при этом трудовой договор необходимо расторгнуть. Кадровый работник также понесет наказание. Можно ли оформиться без трудовой книжки? На сегодняшний день законодательство предоставляет возможность подработать в другой компании, не увольняясь с основной работы. В этом случае нет необходимости оформлять запись. Это можно рассмотреть на примере. Если женщина в декретном отпуске, то есть так называемый альтернативный вариант устройства на работу без книжки.

Акт приема-передачи трудовых книжек. Образец и бланк для скачивания 2020 года

Трудовая книжка — документ, содержащий в себе сведения о трудовой деятельности работника и его стаже.

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, таким образом, смена ответственного за их хранение лица должна фиксироваться посредством составления акта приема-передачи трудовых книжек.

Файлы в .DOC:Бланк акта приема-передачи трудовых книжекОбразец акта приема-передачи трудовых книжек

Трудовое законодательство и трудовая книжка

Трудовой кодекс оговаривает обязанность работодателя:

• оформить трудовую книжку на впервые трудоустраивающегося работника;
• вносить в трудовую книжку записи о трудовой деятельности работника, в том числе о работе по совместительству, если время работы у данного работодателя оказывается более пяти дней;
• заменить трудовую книжку в случае утраты или необратимого повреждения;
• выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения.

В настоящее время трудовые книжки ведутся только в бумажном виде, однако в 2020 году в обороте появятся и электронные трудовые книжки.

Форма трудовой книжки является унифицированной и утверждена Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. Этот же нормативный документ определяет порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек.

В соответствии с ним на предприятии или в организации распоряжением руководителя должно быть назначено ответственное за ведение трудовой книжки лицо (как правило, работник кадровой службы). Трудовые книжки подлежат строгому учету, поэтому при смене ответственного лица их передача должна быть зафиксирована документально.

В каких случаях составляется акт

Сразу отметим, что передача трудовой книжки работнику также должна фиксироваться документально, однако в этом случае составление акта не требуется. Законом определена обязанность работодателя выдавать работнику трудовую книжку в следующих случаях:

• оформление пенсионного страхования (ст. 62 ТК РФ);
• увольнение.

В остальных случаях работнику по его письменному заявлению выдается заверенная копия книжки.

Поскольку движение трудовых книжек фиксируется в установленном вышеупомянутыми правилами порядке в Журнале учета движения трудовых книжек, отметка о выдаче работнику книжки делается именно там.

В момент получения книжки работник проставляет в соответствующей графе дату и подпись, свидетельствующую о том, что книжка им получена.

До момента возврата книжки (если книжка взята для оформления пенсии) ответственность за ее хранение несет работник.

Оформляется актом прием-передача трудовых книжек, как правило, при смене сотрудника предприятия или организации, отвечающего за их хранение, например, при увольнении или уходе в отпуск работника отдела кадров.

Передача трудовых книжек

Составляется акт на основании приказа о смене (назначении) ответственного за их учет и хранение лица. Номер и дата приказа вписываются в акт в качестве основания для его составления.

Непосредственно в день приема-передачи книжек сотрудник, передающий книжки, и сотрудник, принимающий книжки, сверяют их фактическое наличие с количеством и поименным списком сотрудников, а также проверяют полноту внесенных в книжки данных. Если имеются какие-то особенности, например, книжка повреждена, отсутствуют листы, не внесены записи, отметка об этом также делается в акте.

После того, как акт составлен, принявший и передавший книжки сотрудники ставят свои подписи. С момента подписания акта ответственность за книжки несет принявший их сотрудник.

Составление акта

Форма акта приема-передачи законом не оговорена и оставлена на усмотрение работодателя. Как правило, в организации существует разработанная форма, которая и заполняется при передаче трудовых книжек и вкладышей к ним.

В общем виде акт приема-передачи книжек выглядит так:

1. наверху документа находится «шапка», в которой указывается наименование организации, ее юридический адрес, дата и место составления акта;
2. под «шапкой» по центру располагается название документа и его номер;
3. ниже начинается текст документа. Он может выглядеть следующим образом: «На основании приказа от 25 марта 2020 года № 456 «О назначении лица, ответственного за ведение, учет и хранение трудовых книжек ООО «Мамонт» начальник отела кадров Скромная А.Т. передает, а ведущий инженер отдела кадров Спесивцева Д.Л. принимает трудовые книжки и вкладыши к ним». Ниже под вводной частью располагается таблица с графами, в которые вносятся сведения о каждой книжке;
4. завершают акт подписи и расшифровки подписей составивших его лиц.

Акт хранится в отделе кадров 3 года, после чего уничтожается в установленном в организации порядке.

Как составлять акт приема-передачи трудовых книжек

Начинать заполнение документа необходимо с «шапки». Здесь указывается полное наименование предприятия, его правовая форма. Прописывается называние документа, которому присваивается номер. Отмечается дата подписания и город оформления акта. В правой или левой стороне документа нужно написать несколько строк о том, кто из руководителей утверждает данный акт. Прописывается ФИО и должность. Указывается дата подтверждения. Ниже вносится информация об ответственных лицах. Отмечается, кто именно передает трудовые книжки, а кто из сотрудников их получает, становясь новым ответственным лицом. Ниже идет основная часть документа. Конечно, каждый может оформлять ее в свободном стиле. Однако для большего удобства здесь рекомендуется использовать таблицу. Именно в нее и будут вноситься основные сведения. Так, здесь указываются ФИО владельцев книжек, их номера и серии, вкладыши. Если ответственные лица считают необходимым дополнительно указать какие-то сведения, для этого можно использовать графу «Примечания». Например, сюда можно вносить сведения о состоянии книжки. Если в ней отсутствуют какие-то записи, это также следует отметить. Под таблицей пишется общее число книжек, занесенных в документ. При наличии бланков, сведения о них вносятся в отдельную таблицу. Здесь указывается, какой именно это бланк, серия с номером.

Основные сведения

Любой оборот документации необходимо контролировать. С этой целью конкретный тип документа передается определенному сотруднику.

Установленной формы акта нет. К составлению документа имеются требования. В акте необходимо указать полное название организации, перечислить членов комиссии и внести дату и место его составления.

Для удобства используется табличный тип акта, который состоит из таких разделов:

• номер по порядку;
• перечень сотрудников и их личные данные;
• серия и номер трудовой книги;
• дата поступления книжки в организацию (или ее заведение);
• примечания.

После внесения всей информации акт подписывают члены комиссии, присутствующие во время проведения инвентаризации документов.

Также акт приема и передачи должны подписать 2 сотрудника кадровой службы – тот, который его передает и получает. Работник, чья трудовая книга передается внутри одного предприятия, акт не подписывает.

Схема действий при передаче трудовых книг по акту следующая:

1. Создание специальной комиссии, ответственной за осуществление процесса и передачу документов.
2. Проверка правильности заполнения документов комиссией.
3. Проверка комиссией отсутствующей документации.
4. Составление акта приема и передачи трудовых книг.

Выбираются председатель и секретарь, перечисляются обязанности каждого члена комиссии. 

Необходимость составления возникает в таких случаях:

Освобождение от должностных обязанностей сотрудника	Кадрового отдела или другого лица, который нес ответственность за документы – бухгалтера, секретаря
Передача функций по ведению кадровых дел	От работника кадровой службе
Передача полномочий	По исполнению делопроизводства посторонней организации

Чтобы оформить передаточный акт кадровой документации, необходимо выполнить ряд действий:

Подготовить трудовые книги к процедуре передачи	Посчитать их количество, составить опись
Создать комиссию	Которая проверит документы на правильность заполнения

В акте указываются следующие сведения:

• наименование учреждения;
• название документа (акта);
• дата;
• индекс;
• место составления документа;
• текст.

Акт разрешено составлять на разработанном бланке или чистом листе формата А4.

Что это такое

Прием-передача документации	Процесс, которым начинается и заканчивается работа сотрудника кадровой службы на предприятии
Акт приема-передачи документа	Официальный документ, составляемый с целью подтвердить факт передачи от одного лица другому. Составляется в 2 экземплярах – для каждой стороны. Это неотъемлемая часть любого соглашения. Составляется по просьбе предприятия, которое нуждается в этом документе
Акт обладает юридической силой	Если после подписания акта у сторон соглашения возникнут разногласия, документ будет официальным доказательством при разбирательстве в суде

С какой целью формируется документ

В организации часто меняется руководитель или главный бухгалтер. Смена сопровождается передачей документации.

Чтобы зафиксировать процесс передачи документов и проведение их инвентаризации, используется передаточный акт трудовых книжек.

Подписанный акт – подтверждение того, что одна сторона передала документацию, а вторая их получила.

Правовое регулирование

На законодательном уровне определен только порядок передачи книжек на хранение в архив. Остальные моменты предприятие определяет самостоятельно.

Согласно пункту 45 «Правил ведения и хранения трудовых книжек», ответственность за сохранность документов несет специально назначенное приказом лицо.

Как правильно составить приказ

Унифицированного бланка нет, документ составляется в произвольной форме.

Шаг 1. Оформите на бланке организации. При его отсутствии в верхней части укажите основные реквизиты: название, место расположения, регистрационные коды.

Шаг 2. Проставьте дату, порядковый номер и место оформления. Напишите название — «Приказ». На следующей строке — повод-содержание «О назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек».

Шаг 3. В вводной части сделайте ссылку на нормативно-правовой акт, регулирующий содержание, — п. 45 правил ведения ТК (постановление правительства РФ № 225 в ред. от 25.03.2013).

Шаг 4. После слова «Приказываю» перечислите распоряжения руководителя:

• назначение уполномоченного сотрудника — укажите должность, основание для введения полномочий (например, ссылку на пункт договора найма или должностной инструкции);
• назначение сотрудника на время отсутствия ответственного — укажите должность и условия исполнения (например, форму и размер денежной компенсации);
• напишите, кто осуществляет контроль за исполнением.

Шаг 5. Внесите место для подписи руководителя.

Шаг 6. Перечислите сотрудников, которые упомянуты в тексте, — они поставят подпись после ознакомления с содержанием.

На что следует обратить внимание:

• в содержании, при необходимости, предусмотрите ответственных по всей организации в целом и по отдельным структурным подразделениям;
• правила работы, детальный перечень обязанностей уполномоченного не прописывайте. Они есть в договоре найма, должностной инструкции или ином локальном нормативном акте (например, в положении о ведении и хранении ТК).

Вот так выглядит образец приказа о ведении трудовых книжек и назначении ответственного:

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» 123456, г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1, ИНН 123456789876, ОГРН 1234567898765 ПРИКАЗ № 45-ЛС г. Москва 30 мая 2020 г. О назначении лиц, ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу ТК Во исполнение пункта 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003, ПРИКАЗЫВАЮ: Назначить специалиста по кадровому делопроизводству В.В. Волошину, а в ее отсутствие менеджера по персоналу С.С. Смирнову ответственными за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров А.А. Александрову. 30.05.2020 Директор: Иванов И.И.С С приказом ознакомлены: Александрова А.А. Волошина В.В. Смирнова С.С.

А вот образец распоряжения о переходе на электронные книжки и подачу сведения о рабочей деятельности в электронном виде. Основное содержание — назначается ответственное лицо и определяются новые функции работника в связи с исполнением ФЗ-439 от 16.12.2019:

• уведомления и разъяснения персоналу о нововведениях в отношении трудовых книжек;
• сбор заявлений сотрудников организации о переходе на ЭТК;
• подготовка отчета СЗВ-ТД для ПФР и сведений по форме СЗИ-ТД.

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» 123456, г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1, ИНН 123456789876, ОГРН 1234567898765 ПРИКАЗ № 45-ЛС г. Москва 30 декабря 2019 г. О переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников и назначении ответственных на период до 31 декабря 2020 года ПРИКАЗЫВАЮ: 1 .Назначить начальника отдела кадров Александрову А.А. ответственной за: подготовку сведений о деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД и предоставление в ПФР; подготовку сведений о деятельности по форме СЗИ-ТД и выдачу их работникам. 2. Назначить специалиста по кадровому делопроизводству В.В. Волошину ответственной за: уведомление сотрудников организации о нововведениях в отношении электронных трудовых книжек и о возможности выбора варианта их ведения в срок до 30.06.2020 (включительно); сбор заявлений от работников об отказе или о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном бланке в срок до 31.12.2020 (включительно). 3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. 31.12.2019 Директор: Иванов И.И.С С приказом ознакомлены: Александрова А.А. Волошина В.В.

Какие документы есть еще:

• Все документы из раздела «Акт»
• Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов

Что еще скачать по теме «Акт»:

• Образцы и типовые формы документов, сформированные в результате исполнения государственной функции по осуществлению контроля и координации за деятельностью государственных бюджетных учреждений Московской области. Форма акта проверки
• Акт сверки расчетов между бюджетами бюджетной системы Российской Федерации по межбюджетным трансфертам, предоставленным в форме субсидий, субвенций и иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, из федерального бюджета по главе 092 «Министерство финансов Российской Федерации»
• Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
• Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в Федеральной службе по надзору в сфере природопользования
• Акт приема-передачи имущества (выставочного оборудования) (приложение к договору аренды выставочного оборудования)

• Важные нюансы при покупке фирмы
• Процесс переписки квартиры на другого человека
• Процесс получения визы в США
• Процесс продажи машины
• Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)
• Строительство частного дома в городской черте