Как работодателю выдать архивную справку о стаже работы

Исполнение запросов социально-правового характера

Почти каждый человек за время своей трудовой деятельности хотя бы раз менял место работы. Когда наступает срок выхода на пенсию, нередко возникает необходимость получить какие-то сведения с прежнего места работы или даже из нескольких таких мест. Довольно часто у наших граждан возникает право на получение социальных льгот, оформление которых требует обращения к документам различных организаций. Во всех подобных случаях человек вынужден обращаться к документам тех организаций, где он работает и работал. Они, скорее всего, хранятся в архиве:

• соответствующего работодателя (если он «жив») либо его преемника (например, в акционерном обществе, образованном в результате приватизации госпредприятия, см. Пример 9), либо
• архивном учреждении (муниципальном, субъектов федерации, федеральном).

Чаще всего граждане ищут документы для реализации своих пенсионных прав.

В последние четверть века отечественной истории прекратили свое существование сотни тысяч промышленных и сельскохозяйственных предприятий, многообразных учреждений и иных организаций. Государство даже вынуждено было пойти на то, чтобы создать сеть специальных архивов хранения документов ликвидированных юридических лиц, необходимых для реализации социальных прав граждан. В эти архивы поступают в основном документы по личном составу, отражающие трудовые биографии (стаж, заработная плата, социальная активность) бывших работников ликвидированных организаций.

В соответствии с Федеральным законом РФ от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» в нашей стране введена система передачи работодателями всех данных, необходимых для назначения пенсий, в местные отделения Пенсионного фонда РФ. Однако эта система до сих пор работает недостаточно надежно. Об этом свидетельствуют запросы, часто направляемые отделениями Пенсионного фонда в архивы и хранилища документов по личному составу для получения сведений о трудовом стаже и заработной плате соискателей пенсий за период, значительно позже 2001 года, т.е. за то время, за которое все эти сведения должны храниться в базе данных Пенсионного фонда. Поэтому подлинные документы продолжают сохранять огромное значение.

Эти документы в функционирующих организациях хранятся в их архивах или в структурных подразделениях. На государственное хранение документы по личному составу передаются только в случае ликвидации юридического лица.

Соискателям пенсий, различных льгот федерального и регионального масштаба целесообразно, прежде всего, обратиться в местные отделения Пенсионного фонда РФ, Управления социальной защиты населения и т.п. Специалисты этих организаций подскажут, какие документы и в какой форме (копии, справки, выписки) необходимо собрать для реализации социальных прав.

Только вооружившись знанием того, какие документы и в какой форме необходимы для достижения цели, человек может обратиться с запросом (заявлением) по месту своей работы (настоящей или прежней) или в соответствующее архивное учреждение. В последние годы обращения граждан по поводу получения сведений из архивов все чаще осуществляются через систему МФЦ (это многофункциональные центры, через которые населению оказываются различные госуслуги).

В какой архив обращаться по поводу поиска сведений о своей трудовой биографии – разговор отдельный, но в первую очередь целесообразно обратиться в муниципальный или государственный архив (центр хранения документов по личному составу) по месту расположения некогда действовавшей организации. Если в этом архиве нет документов искомой организации, то его специалисты подскажут, куда следует обратиться для продолжения поиска.

В последние годы в Интернете все чаще публикуются справочники по составу фондов архивов разного уровня. Авторы настоящей статьи приложили руку к разработке одного из них.

Образцы документов

• Адресная справка в отношении запрашиваемых лиц на запрос полномочных органов. Форма N 9А
• Акт (справка) проверки страховой медицинской организации
• Аналитическая справка о работе с обращениями граждан
• Аналитическая справка эффективности действия налоговых льгот по налогам, сборам и иным платежам в части платежей, зачисляемых в местный бюджет г. Климовска Московской области
• Аналитическая справка об ожидаемом поступлении в федеральный бюджет доходов, администрируемых налоговыми органами. Форма N 1-ОНС
• Аналитическая справка об эффективности действия льгот по уплате местных налогов, сборов и иных платежей, поступающих в местный бюджет сельского поселения Радужное Коломенского муниципального района (в тыс. руб.)
• Аналитическая справка об эффективности действия льгот по уплате местных налогов, сборов и иных платежей, поступающих в местный бюджет городского поселения Мытищи Мытищинского района Московской области
• Аналитическая справка об эффективности действия льгот по уплате местных налогов, сборов и иных платежей, поступающих в местный бюджет Мытищинского муниципального района Московской области
• Аналитическая справка об эффективности действия льгот по уплате местных налогов, сборов и иных платежей, поступающих в местный бюджет Коломенского муниципального района
• Аналитическая справка (информационная карта) о результатах, достигнутых учителем Московской области
• Биографическая справка с краткой характеристикой деловых и личностных качеств кандидата в кадровый резерв (примерная форма)
• Выписка из реестра акционеров (справка об основных участниках)
• Заверенные подписью ответственного (уполномоченного) должностного лица префектуры архивные справки
• Заключение-справка по участию стажера-аудитора в аудиторской проверке соответствия объекта экоаудита действующим природоохранным нормам, правилам, требованиям (рекомендуемая форма)
• Заявка (сводная справка-расчет) на получение финансовой поддержки из средств федерального бюджета 2007 года на возмещение части затрат на уплату процентов по кредитам, полученным в целях реализации инвестиционных проектов по обеспечению земельных участков под жилищное строительство коммунальной инфраструктурой (приложение к типовому соглашению о предоставлении субсидий на возмещение части затрат на уплату процентов по кредитам)
• Информационная справка о результатах посещения организации специалистами Управлений труда и занятости административных округов, отделений (центров)
• Информационная справка о заявителе — участнике аккредитации при Департаменте науки и промышленной политики Правительства Москвы
• Информационная справка об участнике внешнеэкономической деятельности города Москвы
• Информационная справка о проведении инвентаризации заключенных договоров аренды недвижимого имущества федеральными государственными унитарными предприятиями, находящимися в ведении Роспрома
• Информационная справка о наличии в базе данных имеющихся материалов, в том числе и судебных дел, относящихся к поступившему документу в арбитражном суде Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях)
• Информационная справка о существующих пропускных возможностях экспортных направлений с учетом подводящих нефтепроводов в системе магистральных нефтепроводов ОАО «АК «Транснефть» на территории Российской Федерации (рекомендуемая форма)
• Историческая справка
• Карточка-справка учреждения бюджетного учета
• Корешок к медицинской справке (для выезда за границу). Форма N 082/у
• Медицинская справка на школьника, отъезжающего в пионерский лагерь. Форма N 079/у
• Медицинская справка (для представления в Госавтоинспекцию). Форма N 083/у
• Медицинская справка (врачебное профессионально-консультативное заключение) заполняется на абитуриентов, поступающих в высшие учебные заведения, техникумы, средние специальные учебные заведения, профессионально-технические, технические училища; на подростков, поступающих на работу. Форма N 086/у
• Образец (форма) академической справки
• Образец архивной справки, выдаваемой главным архивным управлением города Москвы о награждении заявителя медалью «В память 850-летия Москвы
• Образец справки о закупке комплектов мебели и оборудования на предприятии

Структура справки

Для начала стоит заметить, что данный документ выдается по официальному заявлению. Заявка может быть составлена в свободной форме. К ней обязательно должен быть прикреплен паспорт, иначе кадровики имеют полное право отказать Вам. Кстати, рекомендуем Вам зарегистрировать свою заявку. Это осуществляется следующим образом: Вы делаете копию своего письменного обращения, на котором секретарь должен поставить дату и подпись. Эту бумагу следует оставить у себя.

Будем считать, что вышеописанный этап Вы уже прошли. Теперь давайте внимательно рассмотрим содержание самого документа:

• справка составляется либо на фирменной бумаге учреждения, либо на обычном листе формата А4 (присутствие углового штампа является обязательным условием);
• номер справки, дата составления;
• полные реквизиты организации, которая предоставляет справку (название, телефоны, адреса и т. д.);
• данные бывшего сотрудника, который фигурирует получателем (ФИО, дата рождения, должность);
• информация о трудовом стаже (точная дата принятия и увольнения, реквизиты приказов, профессия, присвоение разрядов, переводы и т. д.);
• зачем и куда предоставляется выданная бумага (например, в ПФР для подтверждения стажа заявителя);
• подписи генерального директора, главбухгалтера, кадровика или секретаря, а также печать организации.

образец справки о стаже о работе в формате .docx (Word) Если гражданин выполнял работу, которая позволяет ему получить досрочный выход на пенсию, то эта информация также должна быть указана в справке. Дополнительно читайте о том, что такое льготный стаж и кому он предоставляется.

Порядок признания гражданина уклонистом

Для получения справки уклониста, гражданин должен быть признан им официально. Для этого происходят следующие мероприятия:

• при зачислении в запас граждан, не прошедших до достижения ими возраста 27 лет военную службу призывная комиссия изучает материалы личного дела призывника;
• при отсутствии законных оснований не прохождения призывником службы, члены комиссии дают соответствующее заключение.

Для справки! Заключение может быть вынесено, если гражданин не был, начиная с 1 января 2014 в армии, не имея на то законных оснований. Но при этом состоял на военучете и подлежал призыву на военную службу.

Заседание комиссии по рассмотрению вопроса незаконного избегания службы в армии проводится не менее раза в месяц. Согласно регламенту считается правомочным, если на нем присутствует 50% и более членов призывной комиссии.

Заключение принимается большинством голосов. В день заседания выполняется запись в протоколе комиссии и учетно-алфавитной книге призывников.

ФОРМЫ СПРАВОК, ВЫДАВАЕМЫХ РАБОТНИКУ

Справка с места работы

Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:

• место работы;

• должность или профессию (пример 1);

• стаж работы;

• размер заработной платы и т. д.

Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.

Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.

Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.

Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).

Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются. Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя. Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.

Справка для представления по месту требования

В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.

Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).

Исковое заявление о подтверждении стажа

Заявление об установлении факта работы подается в суд, если невозможно получить подтверждающие документы в самой организации и в муниципальном архиве. Отсутствие организации подтверждается выпиской из ЕРГЮЛ о ликвидации юридического лица.

Наличие спора о праве с работодателем, когда он возражает против оформления трудовых отношений, приведет к возвращению такого заявления. И именно в таких случаях в суд направляется исключительно исковое заявление об установлении факта трудовых отношений.

Ленина, д. 58., кв. 71, тел. Заявление Прошу выдать архивную справку о подтверждении трудового стажа работы в заготовительном цехе № 1 ОАО «Ремпромстрой» в должности токаря за 1992–1997 годы. Справка необходима для представления в Пенсионный фонд для назначения страховой пенсии по старости.

20.04.2017 *** Итак, любой образец запроса о подтверждении стажа работы может использоваться гражданином в качестве базы для составления собственного заявления на получение такой информации. При этом не стоит забывать об обязательных реквизитах документа, без которых запрос попросту не сможет быть удовлетворен.

К ним относятся: Ф. И. О.

Как подтвердить трудовой стаж, если предприятие ликвидировано? Еще один случай, с которым часто сталкиваются граждане при оформлении пенсии: предприятие, на котором когда-то работал гражданин, ликвидировано.

В такой ситуации необходимо навести справки о компании в налоговой инспекции, есть ли у нее правопреемник, или произошло слияние с другим предприятием.

Всю информацию об этом можно получить в налоговой инспекции.

Восстановление утерянного трудового стажа подсудно районным или городским судебным инстанциям — именно туда и следует подавать заявление. Заявление пишется либо от руки, либо составляется на компьютере и затем распечатывается на принтере. Структура заявления выглядит следующим образом:

1. В верхнем правом углу заполняется «шапка», где указывается наименование судебной инстанции, и паспортные данные истца.
2. Основной текст содержит сведения о предприятии, на котором трудился податель заявления. Время работы и должность, которую он занимал.
3. Требования к суду. В данном случае — просьба установить факт течения трудового стажа с даты принятия на работу по дату увольнения.
4. Далее указывается список прилагаемых к заявлению документов и справок.
5. Заявление заверяется личной подписью подателя, проставляется дата его составления.

Образец архивной справки о подтверждении трудового стажа

В архивах организаций-работодателей граждане чаще всего запрашивают образец архивной справки о стаже работы. Получить его можно совершенно бесплатно.

Бланк этого документа можно найти в «Основных Правилах работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Но нередко ее оформляют на фирменном бланке предприятия.

В документе указывают:

• дату составления и номер;
• Ф.И.О. лица, которому выданы сведения;
• в случае подтверждения стажа указывают период работы со ссылкой на приказы о трудоустройстве и увольнении с указанием их реквизитов;
• цель выдачи информации, согласно запросу.

Далее он заверяется подписью руководителя и печатью.

Относительно сроков можно сказать, что согласно ТК РФ, по письменному обращению работника (или бывшего сотрудника) документы, касающиеся его трудовой деятельности, должны предоставляться в трехдневный срок со дня обращения.

Наунет СП

«Наунет СП» — один из крупнейших российских регистраторов доменных имен. Мы предлагаем самый широкий спектр услуг по регистрации и обслуживанию доменов, услуги хостинга сайтов, а так же различные дополнительные сервисы.

Работая с «Наунет СП» вы получаете:

• Обслуживание у старейшего регистратора в национальной зоне .RU
• Регистрация доменов во всех основных зонах
• Сервис подбора доменных имен по ключевым словам
• Простая регистрация домена в «три шага»
• Удобное управление услугами через web-интерфейс
• Управление услугами с мобильного устройства
• Круглосуточная техподдержка с системой отслеживания обращений
• Широкий выбор способов оплаты услуг
• Прямое зачисление средств непосредственно регистратору
• Современная защита Администратора от спама
• Защиту персональных данных Администратора
• Защиту от воровства доменных имен
• Страховку профессиональной деятельности регистратора
• Защищенную online-передачу доменных имен
• Магазин доменов
• Полную линейку услуг хостинга и дополнительные услуги
• Бумажный сертификат Администратора домена
• Бесплатный сервис «DNS — Базовый»
• Верификацию паспорта по запросу Администратора
• Бесплатное СМС уведомление о важных операциях с доменом
• Зачет стоимости доменов при заказе других услуг*
• Скидки и Акции
• Партнерские программы
• Профессиональный программный интерфейс (API) к управлению услугами

Какой архив нужен?

Определитесь в какой архив нужно отправить запрос. Это легко сделать, когда все первичные документы предков есть на руках, ведь там будет указано точное место интересующего события (например, рождения или брака) и временные рамки. Если непонятно, к какому району относится деревня или город, это легко ищется в поисковике.

Архивы бывают нескольких видов:

• Государственные: федеральные и субъектов федерации (муниципальные, районные, областные)
• Ведомственные: архивы структур и организаций, отраслевые архивы.

Поскольку я искала запись о рождении прабабушки, то мне нужно было сделать запрос в Государственный архив Кировской области (исходя из места ее рождения). Я зашла на сайт ГАКО в раздел контакты: почтовый адрес для писем (некоторые архивы до сих пор принимают только бумажные письма) и электронная почта (большинство архивов имеют электронные формы для обращения через сайт, что тоже очень удобно).

Какие сведения должна содержать архивная справка

Документ не имеет унифицированного образца, каждая организация самостоятельно разрабатывает бланк. В нем обязательно надо указать такие сведения:

• Данные об организации, выдавшей документ.
• Данные о лице, которому будет выдана справка.
• Наименование документа.
• Суть запроса. Например, если гражданину нужны сведения о трудовой деятельности – в справке указывают где и на какой должности он работал в течение определенного промежутка времени.
• Основание выдачи справки (например, приказ по кадрам), номера дел и их листов (например: д. 123, л. 96).
• Подпись и Ф.И.О. руководителя организации или ответственного должностного лица, печать при наличии. Если справка состоит из нескольких страниц – каждый лист также надо заверить подписью и печатью.

Какой архив нужен?

Определитесь в какой архив нужно отправить запрос. Это легко сделать, когда все первичные документы предков есть на руках, ведь там будет указано точное место интересующего события (например, рождения или брака) и временные рамки. Если непонятно, к какому району относится деревня или город, это легко ищется в поисковике.

Архивы бывают нескольких видов:

• Государственные: федеральные и субъектов федерации (муниципальные, районные, областные)
• Ведомственные: архивы структур и организаций, отраслевые архивы.

Поскольку я искала
запись о рождении прабабушки, то мне нужно было сделать запрос в Государственный
архив Кировской области (исходя из места ее рождения). Я зашла на сайт ГАКО в
раздел контакты: почтовый адрес для писем (некоторые архивы до сих пор
принимают только бумажные письма) и электронная почта (большинство архивов
имеют электронные формы для обращения через сайт, что тоже очень удобно).

Из контактов скопируйте
правильное название архива (аббревиатура тоже подойдет), контакты (адрес, телефон,
эл.почту), чтобы у вас всегда была под рукой эта информация и не пришлось
заново искать в интернете, чтобы связаться с архивом.

Если вы пытаетесь установить судьбу погибшего в Великую отечественную войну прадеда, то вам понадобится архив военкомата по месту призыва или Центральный архив Министерства обороны (ЦАМО). (У меня есть статья на эту тему)

Или если родственник был партийным, то его карточка о вступлении в партию должна храниться в РГАСПИ.

Форма 9, для чего нужна и как её получить, кому выдается

Среди многочисленных справок, которые могут понадобиться гражданину РФ, есть справка о составе семьи, которая выдаётся по форме №9. Данные, которые содержатся в этом документе, являются личными и охраняются законом. О том, кто и где может получить данную справку, расскажем в этой статье.

Справка формы 9

Этот документ подтверждает проживание по адресу регистрации. Поэтому справку по форме 9 нередко называют справкой о регистрации, с места жительства или о составе семьи.

Предъявление данного документа необходимо при сделках купли-продажи жилья, получении ипотечного кредита и многих других юридических процедурах.

Для чего она нужна?

Справка по форме 9 может понадобиться:

• При сделках с недвижимостью.
• Для подтверждения регистрации.
• Для оформления наследства.
• При отсутствии домовой книги.
• Во время приватизации квартиры.

Этот документ могут потребовать в полиции, прокуратуре, суде, отделе соцзащиты, пенсионном фонде и других госучреждениях.

Где можно получить выписку?

Получить выписку по форме 9 можно в нескольких инстанциях:

• ЖЭК.
• Паспортный стол.
• МФЦ.
• На портале Госуслуги.

Все эти учреждения выдают одну и ту же справку, поэтому выбор их стоит делать, исходя из скорости обращения и удобства размещения их офисов.

Получение справки в МФЦ

Посетив офис МФЦ, и подав заявление на выдачу справки по форме 9, гражданин получает несколько преимуществ:

• Быстрота подачи заявления.
• Помощь сотрудников в его заполнении.
• Удобный график работы МФЦ, в том числе и в выходные дни.
• Предварительная запись по телефону и онлайн.
• Отсутствие очередей.

Предварительная запись делает получение справки о составе семьи быстрым и удобным. На всё уходит около 40 минут при условии подачи необходимых документов (паспорта, правоустанавливающего документа на квартиру и заявления).

Как получить справку по форме 9 через Госуслуги?

Для получения любых документов на этом портал нужно зарегистрироваться и пройти проверку введённых данных. Она длится 7-10 дней. Сам процесс получения справки по форме 9 потребует:

• Открыть в личном кабинете вкладу с информацией о месте регистрации.
• Заполнить заявление.

Заявление обработают в течение 10 дней, после чего заявитель получит приглашение посетить офис в назначенный день с оригиналами документов. Там ему выдадут запрошенную справку.

Необходимая документация

Для получения справки необходимо подтвердить личность заявителя и его право пользоваться жильём. Поэтому в список обязательных документов входит:

• Паспорт или иное удостоверение личности.
• Правоустанавливающий документ на квартиру: выписка из ЕГРН, договор аренды или социального найма.
• Домовая книга (при личном владении данным жильём).
• Заявление, заполненное на бланке, который выдадут в МФЦ или ином учреждении, в которое обратился гражданин за получением справки по форме 9.

Справка с места работы по месту требования

По закону, сотрудник, который уволился, также может требовать у бывшего работодателя необходимую ему справку. Правда, законодательно закреплен лишь один вид такого документа, в выдаче которого запрещено отказывать: это справка о заработной плате (например, для получения субсидий, пенсий, пособий и других социальных выплат). Информация для такого рода документов хранится в архиве предприятия.

На некоторых предприятиях для того, чтобы получить нужную справку от работника не требуется никаких документов – достаточно обратиться к непосредственному начальнику или к представителю иного структурного подразделения с устной просьбой. Но это не всегда так: в большинстве, особенно крупных компаний, сотрудник обязан предоставить письменный запрос или заявление на получение справки, в котором должен указать цель получения документа и также то, какая именно информация нуждается в подтверждении. Документ под названием «Справка с места работы может понадобиться в самых разных случаях.

Очень часто он нужен работнику для предъявления в государственные организации, органы социальной защиты, банковские и кредитные учреждения и т. д. Справка носит подтверждающий характер и может содержать в себя сведения о заработной плате сотрудника, его должности, стаже и опыте работы и т. п. Единого, унифицированного, обязательного к применению образца справки с места работы не существует. Предприятия и организации вправе писать ее в свободном виде или использовать шаблон, разработанный внутри компании (правда, такие шаблоны должны быть зарегистрированы в ее учетной политике). Независимо от того, какой вариант выберет фирма, справка должна содержать в себе ряд необходимых данных: