Пример сопроводительного письма к резюме

4. Структура и содержание каждого блока

В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма,  выделяется 4части:

• тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
• обращение к получателю;
• основная часть;
• перечень приложений;

4.1 Несколько слов о теме

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

1. Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
2. О подготовке годового отчета.
3. Предоставление статистических данных.
4. О разработке проекта строительства объекта «N»

4.2 Как обратиться к получателю

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»

4.3 Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Тип формулировки	Тип адресата
Предоставляем	Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя:  ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.
Направляем	Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения
Высылаем	Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

1. Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .. от…
2. Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
3. Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

• информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
• действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
• сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

• наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
• чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

4.4 Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые  получателю

Важно ничего не пропустить, и указать все документы

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений. Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

Приложения:

1. Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
2. Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

4.5 Кто может подписывать

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать  сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Образец сопроводительного письма к резюме юриста

Добрый день, Ирина! Я увидел вашу вакансию юриста на сайте lalala.wow и она меня очень заинтересовала. Я стал внимательно следить за вашей деятельностью, когда прочитал в СМИ о вашем иске о нарушении прав на товарный знак. Мне понравился ваш продукт и позиция на рынке. Очень рад, что вам удалось отстоять ваши права в суде!

Я представлял интересы корпоративных и индивидуальных клиентов по сложным вопросам, сделкам, соглашениям и судебным процессам. Последние 2 года моя юридическая практика больше фокусировалась на вопросах интеллектуальной собственности, что отзывается требованиям к вашей вакансии. Среди моих последних достижений:

• Выигрыш дела о нарушении патента с выплатой моему клиенту шестизначной суммы.
• Оспаривание судебного иска об ответственности за качество продукции, возбужденного против производителя игрушек с потенциалом банкротства компании.
• Содействие выигрышу дела о нарушении прав на товарный знак в Казахстане для российского производителя одежды.

Будучи членом вашей команды, я могу внести вклад в работу над делами о патентах, товарных знаках, авторских правах, коммерческой тайне и не только. Пожалуйста, позвоните мне по телефону (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ, чтобы договориться о собеседовании.

Почему это хорошее сопроводительное письмо

Ну вы, наверно, уже поняли, что заинтересованность в деятельности компании нужно обязательно показать в сопроводительном письме?:) Любому работодателю понравится, что соискатель подписан на соцсети компании и следит за новостями и событиями.

В сопроводительном письме можно выделить те достижения, которые отзываются требованиям в вакансии. Например, в вакансии указано, что большую часть рабочего времени сотрудник будет посвящать вопросам патентного права. Тогда сфокусироваться нужно именно на этом!

А как составить резюме юристу, мы писали в 
другой статье. Тут оставим только пример резюме в качестве шпаргалки.

Полезные советы

Для того, чтобы повысить эффективность вашего письма, воспользуйтесь перечисленными ниже советами по его написанию. Возможно, именно благодаря им вам удастся получить работу мечты!

Размер имеет значение. Письмо должно быть небольшим и читаться буквально за 10-15 секунд. Откажитесь от излюбленной российской традиции и воздержитесь от того, чтобы вписать в послание все проекты, над которыми когда-либо работали, даже если они не имеют ни малейшего отношения к интересующей вас вакансии. Информация должна быть тщательно отобрана, и тогда она сработает в вашу пользу!

Соблюдайте стиль. Сопроводительное письмо – это сугубо деловая документация, соответственно, она должна быть выдержана в официально-деловом стиле, без каких-либо вольностей. Исключением может стать тот случай, когда вы устраиваетесь в компанию, стиль которой предполагает более неформальное общение между сотрудниками – это организации из сектора IT, небольшие компании, специализирующиеся на нишевых продуктах, и так далее

Тогда вполне уместно будет написать интересное и оригинальное письмо, чтобы наверняка обратить на себя внимание.

Разбавьте шаблоны. Выше уже упоминалось, что по сути, сопроводительное письмо само по себе является набором шаблонных фраз, однако, именно эти фразы зачастую убивают интерес работодателей на корню

Подумайте, как отойти от заезженных формулировок, не слишком нарушая общий стиль – это пойдет на пользу вашему письму.

Избегайте повторов. Не стоит расписывать в письме опыт своей работы – данная информация уже присутствует в вашем резюме, и вряд ли работодатель скажет вам спасибо за потерянное время. Для того, чтобы составить представление о вас, как о сотруднике, ему будет достаточно прочитать это один раз.

Пишите грамотно! Даже если ваше резюме красиво и качественно оформлено, а в его тексте выверена каждая буква, не забывайте о том, что ошибки и плохой язык сопроводительного письма могут уничтожить все бонусы, которое оно способно дать. Скорее всего, работодатель не захочет иметь дела с сотрудником, который не может справиться с таким, казалось бы, несложным делом, как написание письма, но при этом на нескольких листах убеждает в своей компетентности и способности решать множество задач. Так что перед отправкой уделите немного времени тщательной проверке орфографии и пунктуации – это точно не будет лишним!

Небольшие формальности. Если вы отправляете послание по электронной почте, не прикрепляйте его отдельным документом, а разместите в теле письма. Резюме, напротив, лучше прикрепите текстовым файлом. Если письмо отправляется по факсу, отошлите его на отдельной страничке перед резюме.

10 наиболее распространенных ошибок

Отправить резюме без сопроводительного письма
В самом деле, некоторые работодатели (их, вероятно, большинство), не читают сопроводительных писем. Однако это не значит, что стоит вовсе отказаться от сопроводительного письма, поскольку работодателю это может не понравиться.

Отправить письмо, не зная имени работодателя
Да, иногда просто лень выяснять имя/фамилию человека, которому вы отправляете письмо и резюме. Тогда это выглядит довольно странно «Уважаемый владелец компании» или «Уважаемый директор по персоналу». В общем-то, так тоже можно отправлять письма, но человеку приятно получить документ со своим именем, а не непонятно кому адресованное резюме. Даже такая мелочь может повлиять на решение того самого директора по персоналу.
Чрезмерное «Я»
Ваше сопроводительное письмо — не автобиография

Основное внимание уделяйте тому, насколько вы соответствуете потребностям работодателя, а не историю вашей жизни. Избегайте излишнего использования местоимения «я», тем более в самом начале ваших отношений.

Сразу просить что-то у компании
Большинство соискателей мучает мысль, с чего же начать сопроводительное письмо

Часто они не придумывают ничего лучше, чем составить что-то типа прошения или просьбы, мол, «челом бью…». Мало того, что это выглядит слабостью. Это еще и не выделяет вас и не вызывает у читателя интерес.
Например: Слабый вариант: Прошу рассмотреть мое резюме на вашу вакансию.
Лучше: Ваша потребность в самых эффективных торговых представителях — это прекрасная возможность для меня доказать свой трехлетний опыт и увеличить продажи вашей компании.

Не забудьте ваши ключевые конкурентные преимущества.
Эффективное письмо подчеркивает ваши самые главные достижения на прошлых работах и содержит краткие факты, подтверждающие соответствие требованиям вакансии. Например:Требование вакансии: коммуникационные навыки.Вы пишете: пять лет опыта публичных выступлений и обширный опыт проведения переговоров с ключевыми клиентами. Требование вакансии: продвинутый пользователь ПК.Вы пишете: знание всех приложений MS Office и участие в разработке Web-сайтов.
Шаблонные фразы о работоспособности, коммуникабельности и стрессо- и многочего- устойчивости писать не стоит — будьте индивидуальны.
Заканчивать письмо фразой «Заранее спасибо за ответ»
Писем, оканчивающихся такой фразой, работодатели получают едва ли не пачками. Стоит придумать что-то более оригинальное — ну, например «Я надеюсь на скорое собеседование, которое покажет, насколько я нужен вашей компании». В общем, нечто вроде такого.

Составлять официальное, скучное письмо
Не тратьте силы на сочинение официального скучного параграфа, который является вступлением к теме. Лучше всего, привлеките внимание работодателя чем-то интересным, например, сразу перечислите, что вы умеете. Кстати говоря, не стоит также писать «Как видите, мое резюме в приложении». Человек, который получит ваше письмо, не слепой, он и так увидит это резюме.
Писать неграмотно
Если вы боитесь, что можете допустить ошибки в письме, лучше всего дайте его проверить грамотному другу/подруге, а еще лучше — проверьте при помощи Word-a. Поверьте, ничего так не отталкивает от человека, как неграмотность.
Не стоит повторять в сопроводительном письме ваше резюме
Ваше сопроводительное письмо не должно быть повтором фактов, какие можно найти в резюме. Говоря о своих ключевых достижениях и преимуществах, напишите об этом другими словами и более афористично, чем в резюме. Можно кратко рассказать некую историю, подтверждающую вашу квалификацию и что не может быть включено в резюме, например «моя самая успешная продажа» или «как я решил техническую проблему».
Не рассылайте одинаковые письма в разные компании.
Если вы претендуете на несколько разных позиций, не забудьте подготовить несколько версий сопроводительных писем. Разные вакансии, разные требования, разные примеры…Не забудьте изменять и уточнять название компании, должности и имя адресата. Если уважаемый г-н Иванов получит письмо, адресованное г-же Петровой, он не будет впечатлен вашей кандидатурой.

Что такое сопроводительное письмо

По старой традиции начнём с определения: сопроводительное письмо — это поясняющее, дополняющее, служебное письмо к прилагающимся документам при поступлении на работу или письмо, прилагающееся к пакету документов, направляемых кому-либо — так трактуется в Википедии.То есть простыми словами — это анонс вашего резюме. Но подробнее взглянем на определение

Из него мы понимаем, что сопроводительное письмо не очень-то и важно работодателям, оно лишь дополняет или поясняет основные документы. Это действительно так

По данным опроса сайта SuperJob большинство работодателей (91%) рассматривают все резюме, независимо от наличия сопроводительного письма, 8% смотрят хотя бы на формальное его наличие, а 1% вообще не рассматривает резюме без сопроводительных писем.

Здесь напрашивается очень хороший вопрос: а зачем тогда тратить время на написание ненужного текста? Ведь оно не так важно. Надо понимать, что его цель — заинтересовать работодателя прочитать ваше резюме, а 91% людей, которые набирают персонал, говорят, что не заинтересованы читать сопроводительное письмо, потому что люди неправильно понимают что это

Соискатели просто не умеют его писать!

Надо сказать, что опрос проводился среди российских работодателей. На западе дело обстоит по другому. Там ребята к делу подходят серьёзнее и зачастую сопроводительное письмо может сыграть решающую роль в выборе вашей кандидатуры. Если хотите попробовать найти работу за границей, то обязательно посмотрите нашу подборку школ для изучения английского языка.

Что же, давайте учиться писать сопроводительное письмо =)

Структура

Письмо, сопровождающее резюме, является официальным документом, который подчиняется требованиям к деловой переписке. Поэтому текст должен иметь логические разделения на следующие части:

1. Приветствие.

Эта строка открывает документ и содержит вежливое обращение к адресату. Как правило, в нем указывается имя и отчество руководителя организации. Примерами приветствия являются: «Уважаемый,…», «Здравствуйте, …», «Dier, …».

Можно ограничиться только фразой «Здравствуйте». Исключите неформальные обращения.

1. Основная часть.

Основной текст письма не должен быть слишком большим, это не всегда положительно воспринимается рекрутером. Важным является кратко изложить следующие моменты:

источник информации о вакансии;
должность, на которую составлено резюме соискателя;
параметры привлекательности работы в этой должности для вас (новые задачи, реализация своих профессиональных возможностей и т.д.);
ваш опыт, который станет важным для получения этой вакансии;
дополнение к информации, отраженной в резюме;
в заключение укажите на готовность пройти собеседование, ответить на вопросы и поблагодарите за внимание.

1. Прощание.

Завершается документ прощанием в деловом стиле. Например, «С уважением». Дополните текст своими контактными данными, по которым с вами можно связаться. Только в этом пункте допустимо скопировать информацию о контактах из текста резюме.

Сопроводительное письмо отражает краткую характеристику претендента, поэтому на каждый пункт допустимо отвести 1-3 предложений. Все три части должны начинаться с нового абзаца.

Что должно включать в себя сопроводительное письмо

Создание сопроводительных писем — это не искусство. Это навык, который может освоить любой. Сопроводительное письмо обычно составляется по общепринятому лекалу (далее мы поговорим об этом) и традиционно включает в себя семь элементов.

Персональное приветствие

Выясните, кому именно вы пишете. Загляните на веб-сайт компании, чтобы узнать имя менеджера по найму. Или позвоните в компанию — человек на другом конце провода наверняка сообщит вам, кто занимается наймом персонала.

Персональное приветствие — более теплое обращение, чем безликое «Уважаемый работодатель». И пожалуйста, избегайте канцеляризма «К сведению заинтересованных лиц» или старомодного «Дамы и господа!». Никого это не впечатлит. В большинстве случаев, особенно в сопроводительном письме по электронной почте, используется выражение «Здравствуйте» или «Доброго времени суток».

Яркое вступление

Начинайте с цепляющей фразы

Она поможет с ходу завладеть вниманием рекрутера и пробудить в нем желание читать дальше

«Я пишу, чтобы подать заявку на должность в компании…» — согласитесь, такое начало ни к чему хорошему не приведет. Звучит банально и скучно.

Другое дело, если вы начнете как-нибудь так:

Я твердо верю, что ключ к успеху в карьере — это опыт, помноженный на энтузиазм. Вот почему я уверен, что отлично подхожу на должность инженера в компании «».
Я большой поклонник компании «», но заметил, что в настоящее время вам не хватает инженера.
Я недавно окончил Национальный исследовательский ядерный университет и ищу применения полученным знаниям.
Я всегда хотел работать в ракетостроении и вдохновлялся запусками ракет «», поэтому был очень взволнован, увидев открытую вакансию в Вашей компании.

Подобные вступления опускают общие места и сразу переходят к важным деталям, объясняющим, кто вы и почему заслуживаете внимания.

Готовность разрешить проблемы компании

Каждое объявление о вакансии — попытка компании решить какую-то задачу. Ваше сопроводительное письмо должно показать, что прием вас на работу — лучший способ избавиться от проблемы.

Например, если компания ищет специалиста по iail-рассылкам, наверняка ее текущие маркетинговые кампании не дают ожидаемого результата. Это проблема, и вы тот человек, который может ее решить. Покажите в самом начале вашего письма, почему вы, как никто другой, подходите для подобной работы.

Убедительно прозвучит следующая фраза:

Будучи менеджером по маркетингу в «», я ежемесячно проводил 15 кампаний по iail-рассылкам, увеличив число новых потенциальных клиентов на 75% за восемь месяцев.

Выбор верного тона

Соберите максимум сведений о компании как бренде и о ее сотрудниках как личностях, постарайтесь усвоить их манеру общения. Если им не чужд веселый, шутливый тон, то немного юмора в вашем сопроводительном письме может только пойти на пользу. Если они более сдержанны в общении, следуйте их примеру.

Работодатели ищут себе подобных, тех, кто легко впишется во внутрикорпоративную культуру и этику. Вы должны презентовать себя как такого человека, которого ищут.

Вспомните, как хороший продавец заключает сделки: он вовлекает потенциального клиента в процесс покупки, подражая его манере говорить и действовать. Вам нужно использовать ту же технику. Зеркальное отражение — лучший способ вписаться в новую команду.

Использование чисел

Сопроводительное письмо — это не место для расплывчатого описания ваших достижений. Если у вас были успехи, представьте их в цифрах.

Вместо: я завоевал признание как маркетолог социальных сетей.

Скажем: проведенные мною кампании в соц. сетях помогли увеличить количество подписчиков бренда на 500% и число лидов на 200%.

Цифры особенно выделяют кандидата из общей массы

Они привлекают внимание и создают интригу, занимая совсем немного места на странице. Используйте их, когда это возможно

Краткие примеры

Случаи из практики — это здорово, но их описание должно быть как можно короче. Никакой болтовни! Сведите примеры до трех предложений. Начните с вашей квалификации, потом изложите в двух словах ситуацию, а затем — результат.

Релевантность вакансии

Каждое предложение вашего письма должно иметь отношение к тому, как вы можете помочь компании. Упоминайте только значительные факты. Помните: сопроводительное письмо и резюме — это всего лишь ледоколы. У вас будет возможность расширить свой рассказ на собеседовании. Создавая актуальные и краткие сопроводительные письма, вы не дадите рекрутеру лишнего повода проигнорировать вас.

Как написать сопроводительное письмо к резюме

Конечно, сопровождающее письмо к резюме можно составить и с более развёрнутым содержанием, однако правила хорошего тона – это краткость и лаконичность. Объем такого сообщения не должен превышать одной трети листа А4.

(Видео: «Как написать сопроводительное письмо. How to write a Cover Letter.»)

В сообщении к резюме не требуется отображать свои трудовые достижения, детально расписывать опыт трудовой деятельности или приводить клятву с обещанием стать наиболее ценным работником. В послании не должно быть шаблонов, типа «готов к любому испытанию» или «всегда настроен на результат». Не желательно также демонстрировать чрезмерную оригинальность в выражениях, не рекомендуется в тексте сообщения использовать аббревиатуры. Каждая фраза сопровождающего сообщения к резюме должна обладать смыслом, формируя положительное мнение о кандидате на работу.

При этом, можно воспользоваться следующими возможностями:

1. Похвалить руководство фирмы за достигнутые успехи в бизнесе.
2. Отметить о своем интересе, именно, в выставленной вакансии.
3. Предупредить о том, что соискатель позвонит по телефону в отдел кадров, с указанием времени звонка.
4. Сообщить о готовности пройти собеседование в любое время.
5. Пожелать получателю сообщения хорошего дня.

Примечание. В сопровождающем послании не должны быть орфографические ошибки, в противном варианте, резюме будет просто проигнорировано.

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

• к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
• к декларациям в ФНС, ФСС;
• к договору на подпись контрагентам;
• к коммерческому предложению;
• к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

ОТСЛЕЖИВАЕМ МАРШРУТ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Сопроводительные письма перемещаются в организации точь-в-точь по тем же маршрутам, что и все остальные деловые письма самых разных видов.

1. Исполнитель (автор) после написания проекта сопроводительного письма при необходимости согласует его у компетентных должностных лиц.

2. Вместе с визами и пакетом приложений (это обязательно!) проект письма попадает на подпись к генеральному директору или другому уполномоченному должностному лицу.

3. Подписанный проект превращается в полноценный документ, обладающий юридической силой, и проходит процедуру регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя-подписанта.

4. Организуется доставка сопроводительного письма и всех прилагаемых к нему документов адресату.

5. В канцелярии организации-адресата поступившее сопроводительное письмо и приложения к нему проходят процедуру первичного рассмотрения. Цель этой процедуры – убедиться, что все доставленные приложения соответствуют перечисленным в реквизите «Отметка о наличии приложения».

6. Если все в порядке, письмо регистрируется (что делать, если не все в порядке, описано далее).

7. Зарегистрированное входящее письмо поступает на рассмотрение первому лицу организации или другому уполномоченному руководителю, по общему правилу – вместе с приложениями. Но в организации могут быть установлены свои правила на этот счет. Например, если письмо типовое и точно известно, кто из должностных лиц будет назначен исполнителем по нему, секретарь может договориться с директором и передавать приложения исполнителю сразу, не дожидаясь резолюции. В крайне редких случаях, если в типовом письме содержится «нештатная» информация, приложения оперативно доставляют руководителю на рассмотрение.

8. С приложениями или без сопроводительное письмо попадает на рассмотрение руководству организации-адресата.

9. Руководитель назначает исполнителя, вынося обычную резолюцию, и возвращает документ секретарю.

10. Секретарь передает задачу исполнителю по принятым в организации правилам. В этот момент чаще всего сопроводительное письмо и его приложения разделяются: исполнителя интересуют именно последние, а не письмо, и что делать с приложениями, он, скорее всего, знает. Если письмо содержит какие-то особенные инструкции по работе с приложенными документами, то исполнитель получает от секретаря копию, а не оригинал письма. Оригинал остается у секретаря (в канцелярии) и подшивается в дело.

11. Приложение между тем идет своим путем, который определяется видом документа и может быть сколь угодно долгим.

Если что-то пошло не так. Если при первичном рассмотрении в канцелярии, еще при доставке, выяснится, что в приложенном пакете не хватает одного или нескольких заявленных в сопроводительном письме документов, об этом составляется акт (см. Пример 4), а письмо возвращается отправителю.

Что писать в сопроводительном письме к распечатанному резюме

Вручая документы посреднику (например, секретарю) или отправляя в конверте по почте, нужно особое внимание уделить сопроводительному письму. Воспользуйтесь следующими рекомендациями:

Воспользуйтесь следующими рекомендациями:

1. Письмо следует предоставлять в напечатанном виде, почерк не всегда легко читается, и занятой руководитель, может сразу откинуть этот вариант.
2. Не поленитесь красиво оформить текст: 12 – 14 размер шрифта, легкого для чтения.
3. Пишите максимально лаконично.
4. Не используйте курсив и цветные шрифты. Психологами доказано, что они плохо воспринимается при чтении и затрудняет восприятие информации.
5. Текст не предоставляйте одним целым, разделите на пункты или абзацы, важные места выделите жирным шрифтом. Достаточно 3-5 раздела.
6. Обратитесь к получателю по имени и только на «Вы».
7. В тексте укажите желаемую должность, кратко сильные стороны своего резюме, которые интересны именно для этой вакансии, и выразите заинтересованность в личной встрече для прохождения собеседования.
8. В конце поблагодарите получателя, за прочтение письма. Это стимулирует его ознакомиться и с вашим резюме.

Чего следует избегать в сопроводительном письме

Иногда то, чего вы не делаете, не менее важно, чем то, что вы делаете. Ряд вещей нельзя допустить при составлении сопроводительного письма

Ошибки

Представьте себе, что ваша заявка — то, над чем вы работали часами, — была отклонена из-за нескольких негрубых орфографических или грамматических ошибок. Принять такое довольно трудно.

Но это случается. Часто.

Менеджеры по найму завалены сотнями резюме и сопроводительных писем по каждому объявлению о вакансии, и ошибки оказываются одним из самых простых способов сузить круг претендентов. Конечно, все зависит от того, заметит ли рекрутер ошибки и придаст ли им значение. Но в любом случае рисковать не стоит.

Усложненность стиля

Ваше сопроводительное письмо должно быть легко читаемым. Отправляете ли вы его по электронной почте или загружаете на портал по трудоустройству, скорее всего, оно будет прочитано онлайн, затем распечатано на бумаге и снова прочитано. Поэтому информация должна быть легко усваиваемой.

Большие блоки текста — это тяжелая работа для глаз, особенно на экране. Используйте короткие предложения и ограничьте абзацы тремя-четырьмя фразами. Учтите: информация, которая легко воспринимается на глаз, упрощает труд читателя.

Еще одна вещь, о которой следует помнить: ваше сопроводительное письмо и резюме будут прочитаны вместе, поэтому будьте последовательны при их написании. Сопоставьте стиль сопроводительного письма с подачей информации в резюме.

Копипаст

Приведенный выше пример «Я пишу, чтобы подать заявку на должность в компании» является образцом копипаста. Все неспецифическое или стереотипное сразу же заставит менеджера по найму задуматься над тем, скольких еще людей вы пытались впечатлить своим роботизированным письмом. Никто не говорит, что нельзя использовать шаблоны. Просто следует делать это не столь заметно.

Слишком много личного

Вы уверены, что менеджер по найму будет рад узнать о ваших трех кошках или коллекции покемонов? А то, что вы в детстве сломали ногу, катаясь на скейтборде, — тоже, по-вашему, интересная история? Приберегите все это до тех пор, пока не получите работу.

Менеджеры по найму не имеют права «забраковать» кандидата на основании его национальности или возраста. Эти данные можно и нужно оставить в вашем сопроводительном письме. О других подробностях личной жизни, включая семейное положение, стоит умолчать. Ими — при удобном моменте — можно возбудить интерес к себе во время собеседования. Но на данном этапе для рекрутера важнее информация о том, какую пользу вы как специалист принесете компании.

Яканье

«Я сделал это», «Я великолепен в этом» — все это хорошо, если речь идет о вашей способности помочь компании решить ее проблему. Сопроводительное письмо касается не столько того, что вы можете сделать, сколько того, что вы можете сделать для компании.

Ваше яканье может создать впечатление, что у вас раздутое эго и что с вами нелегко сотрудничать. Большинство должностей потребует от вас работы в составе команды или, по крайней мере, под наблюдением руководства. Слишком эгоцентричный подход будет восприниматься как серьезный минус.

Вы также рискуете показаться человеком, который преувеличивает свои достижения или, что еще хуже, лжет. Это может поставить крест на вашей карьере. Сконцентрируйтесь лучше на тех навыках, которые делают вас надежным партнером в командной работе.

Многословие

Согласно опросу Saddleback College, почти 70% работодателей хотят, чтобы сопроводительное письмо занимало меньше одной страницы. 24% заявили: чем короче, тем лучше.

Объем вашего сопроводительного письма должен состоять примерно из 300-350 слов, помещающихся в три-четыре коротких абзаца на одной странице. В электронном письме, позволяющим включать ссылки, можете обойтись еще меньшим количеством слов — 200-250.

Как писать сопроводительное письмо правильно

Перед тем, как начинать писать, обязательно прочитайте информацию о компании, в которой хотите работать. Сделать это можно прямо на их сайте, если он есть, или поискать информацию в интернете.

Не стоит рассказывать всю свою биографию в письме – где родился, когда женился, сколько детей. По большому счёту это абсолютно никого не интересует. Также некоторые специалисты не рекомендуют писать здесь о зарплате и графике работы, если это не оговорено специально. Лучше всего эти вещи обсудить на личном собеседовании.

Не стоит создавать имитацию сопроводительного письма. Некоторые соискатели на должность пишут просто «Добрый день», а дальше идут точки, тире и всевозможные знаки. Это несерьёзно и не по-взрослому.

Соблюдайте этикет. Не следует здесь фамильярничать и допускать панибратства. Только строгий официальный стиль, краткое изложение самого главного и контакты для связи. Давить на жалость тоже не следует – письмо должно быть позитивным и убедительным.