Кадровые документы, которые должны быть в организации

Основные ошибки в ведении кадрового учета

1. Ошибки при работе с личными делами сотрудников

• отсутствие обязательных документов в личном деле;
• нарушение порядка документации; 
• отсутствие сверки личных дел в установленные сроки; 
• включение в дело документов, которые не должны быть в нем; 
• передача личных дел сторонним организациям и лицам. 

2. Ошибки при заключении трудового договора

• заключение трудового договора в одном экземпляре;
• отсутствие факта и даты регистрации трудового договора; 
• отсутствие подписей в трудовом договоре; 
• отсутствие подписи работника о получении экземпляра трудового договора на экземпляре работодателя; 
• отсутствие прописанных обязательных условий или сведений; 
• отсутствие условий приема на работу с испытательным сроком, при его наличии;
• отсутствие конкретной величины заработной платы; 
• отсутствие установленных сроков и места выплаты заработной платы, если это отсутствует в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) (если сроки указаны в ПВТР, то в трудовом договоре их указывать не обязательно); 
• отсутствие установленного режима работы и отпуска, если режим работы отличается от установленного в ПВТР. 

3. Ошибки при ведении трудовых книжек сотрудников

• отсутствие пометки «дубликат» при выдаче дубликата трудовой книжки;
• отсутствие подписи при получении трудовой книжки при увольнении (при выдаче работнику трудовой книжки в связи с увольнением он должен проверить все записи, внесенные работодателем и расписаться в трудовой книжке после подписи работодателя); 
• не назначение лица, которое отвечает за ведение и оформление трудовых книжек сотрудников и ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• отсутствие дополнительных сведений о работнике (например, при получении им образования более высокого уровня); 
• неправильная нумерация; 
• отсутствие записи о переводе; 
• отказ в оформлении трудовых книжек студентам, которые учатся и работают;
• неверное или некорректное внесение сведений о работе; 
• ведение книги учета трудовых книжек ненадлежащим образом; 
• отсутствие книги учета движения трудовых книжек; 
• не заполнение раздела сведений о сотруднике; 
• отсутствие подписи работника; 
• неполное название нанимателя; 
• отправка уволенному работнику трудовой книжки по почте без письменного заявления сотрудника с такой просьбой. 

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Оказание услуг по кадровому делопроизводству – наш профиль.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2021

Все локальные акты, которые касаются трудовых отношений: коллективный договор, должностные инструкции, штатное расписание, различные положения (об оплате и охране труда, о защите персональных данных, о премировании и пр.)

1. Правила внутреннего трудового распорядка. Можете скачать готовый образец.
2. Положение об оплате труда. Как оформить, читайте тут.
3. Положение о порядке работы с персональными данными. Скачайте образец.
4. Штатное расписание. Получить образец и всю информацию.

Все эти документы нужно согласовать с руководителем, при необходимости внести корректировки. Если все хорошо, директор должен поставить на них свою резолюцию («Утверждаю»).

В трудовом распорядке нужно зафиксировать график работы компании. К примеру, это может быть посменная работа. Если требуется, в документ можно внести нюансы корпоративной этики, требования к внешнему виду сотрудников.

• Нормативные акты: трудовое право, кадровая документация. Все нормы должны быть в последней редакции. Нужны они для соблюдения законодательства в процессе создания кадрового делопроизводства.
• Методички, книги по делопроизводству.
• Программа для ведения кадрового учета. Самая распространенная – 1С. Однако, помимо нее, существует множество других программ, включая те, которые обгоняют 1С по функционалу. Преимущество 1С заключается в том, что в каждом городе есть специалисты по обслуживанию системы.

Составление основной документации

Перечень необходимой документации нужно согласовывать с руководством. Именно с директором следует обговаривать желаемые условия в правилах внутреннего распорядка, во внутренних нормативных актах. Рассмотрим документы, которые нужно оформлять в обязательном порядке:

1. Деловые бумаги, которые закреплены с воплощением способов по управлению предприятием труда и персоналу (к примеру, пункты о структурных подразделениях и правила о трудовом распорядке в предприятии, а также другие).
2. Деловые бумаги, которые связаны с учётом личного количества рабочих (относятся к ним: приказы о приёме на должность или переводе на иную и другие).

Полный перечень кадровых документов для юрлиц в 2019 году

В этот перечень входят важные инструкции, графики, правила и приказы

Согласно актуальным требованиям ТК, в перечень кадровой документации, которую обязаны вести юридические лица, входят:

• правила трудового распорядка внутри компании;
• документы о защите персональных данных;
• штатное расписание компании;
• трудовые договоры с каждым штатным работником;
• должностные инструкции на каждую позицию;
• трудовые книжки и журнал учёта их перемещения;
• положение о зарплате, обучении и плановой аттестации специалистов;
• табель учёта рабочего времени и выходных дней;
• графики отпускных периодов каждого наёмного сотрудника;
• приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудника, предоставлении ему отпуска, а также книги учёта таких приказов;
• приказы по основной деятельности предприятия;
• личные карточки на каждого штатного сотрудника (форма Т-2);
• договоры о материальной ответственности штатного работника;
• книга учёта проверок контролирующих ведомство;
• протоколы заседаний;
• книги инструктажа техбезопасности;
• журнал прохождения обязательных медосмотров;
• книга актов о несчастных случаях.

Все приведённые выше распорядительные документы, сопутствующие реализации трудовой деятельности, входят в список обязательных кадровых бумаг, которые должны быть корректно оформлены в ООО.

Этап 2. Проверяем и восстанавливаем кадровые документы работников (личные дела)

Необходимо проверить наличие, соответствие законодательству и оформление следующих документов:

1. Трудовые договоры и наличие в них обязательной информации, предусмотренной статьей 57 ТК РФ. Они должны быть составлены в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя. Если договора нет, нужно отправить сотруднику уведомление о необходимости оформить трудовой договор, а затем составить договор и подписать сторонами. Если руководитель организации сменился, договор подписывают текущей датой, а уведомление сотрудника подшивают вместе с договором в качестве оправдательного документа.
2. Должностные инструкции. Часто их бездумно скачивают из интернета, и реальные функции сотрудников не отвечают прописанным в инструкции, что потом может привести к проблемам. Нужно привести инструкции в соответствии с реальным положением дел, и ознакомить с ними сотрудников.
3. Согласие работников на обработку персональных данных.
4. Приказы о приеме на работу: соответствует ли информация в них содержанию трудовых договоров.
5. Приказы на переводы и сопутствующих документов-оснований для перевода.
6. Приказы на изменение заработной платы.
7. Дополнительные соглашения к трудовым договорам: все ли изменения оформлены доп.соглашениями.
8. Личные карточки Т-2: есть в ли в них персональная информация о сотруднике, о приеме и перемещениях, об отпусках, аттестациях и об увольнении. В карточке должна стоять подпись работника об ознакомлении. Если карточки велись в электронном виде, нужно их распечатать и ознакомить сотрудников.
9. Трудовые книжки: есть ли в них записи о трудоустройстве, внутренних перемещениях и поощрениях. Если трудовая книжка хранится на руках у сотрудника – это нарушение.

Убедитесь, что все эти документы имеются в наличии, не противоречат друг другу, составлены правильно, на них имеются необходимые подписи и печати. Если какие-то документы отсутствуют – подготовьте новые. Если оформлены неправильно, не соответствуют трудовому законодательству или локальным нормативным документам – сделайте корректировки.

Любое несоответствие в этих документах может привести как к проигрышам в судебных спорах с работником, так и к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.

Пример

Руководство хочет уволить сотрудника за систематические опоздания или невыполнение должностных обязанностей. Но в трудовом договоре с сотрудником не прописано время начала и окончания рабочего дня, а значит у компании нет оснований увольнять сотрудника за опоздания. Или в должностной инструкции не прописана та функция, которую требовали от работника. Или сотрудника не знакомили под роспись с должностной инструкцией и не выдали ему копию.

Все это станет причиной проигрыша в суде. Сотрудника восстановят в должности, а работодателя еще и обяжут выплатить ему заработок за время вынужденных прогулов.

В рамках этого этапа 1C-WiseAdvice восстанавливает документы только по неуволенным, то есть еще работающим в компании сотрудникам.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

• на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
• на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
• на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».

Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

Обязательные Документы В Кадровом Делопроизводстве 2021

P.S. (для справки) Тот факт, что Вы трудоустроены у другого работодателя, для ИП ни на что не влияет. Каких либо льгот и послаблений по налогам и взносам в данном случае нет. Обязательные кадровые документы в организации перечислены в ТК РФ. Также к ним относятся формы первичной документации по учету труда и его оплаты, разработанные Госкомстатом.

Об обновленном стандарте делопроизводства

В большинстве организаций работа сотрудника отдела кадров не ограничивается необходимостью вести кадровое делопроизводство (оформлять прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки и т. д.). Часто кадровикам приходится принимать непосредственное участие в разработке локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем.

Ввели отдельную ответственность на случай, если не сдать сведения персучета в ПФР. Так, если не предоставить сведения персонифицированного учета в срок или сдать не полностью, ответственных сотрудников оштрафуют на 300–500 руб.

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Перечень кадровых документов обязательных для организации 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Перечень обязательных кадровых документов в организации 2021

Сроки хранения кадровых документов в 2021 не отличаются от зафиксированных в ФЗ №125 от 22.10.2004 (в ред. от 28.12.2021) и являются актуальными как для крупных корпораций и градообразующих производств, так и для маленьких частных компаний с минимальным уставным фондом и с ограниченным документооборотом.

• Договоры, соглашения, контракты, счет-договоры;
• Протоколы разногласий по договорам;
• Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
• Паспорт сделки;
• Договоры о материальной ответственности;
• Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности;
• Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Бытует мнение, что представители малого бизнеса – индивидуальные предприниматели, могут не обращать особо пристального внимания на вопросы кадрового учета, так как он не является для них обязательным. Однако это далеко не так. Давайте рассмотрим вопрос кадрового учета работников ИП более подробно.

№ 69) Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника. 50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)

Сколько хранить

Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.

В соответствии со статьей 22.1 , документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).

Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства):

• на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
• каждый лист нумеруется;
• документы подшиваются в хронологическом порядке;
• сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
• максимальное количество листов в одном томе — 250;
• каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

• 2021-09-01 10:34:07
  а если сотрудник уволился и личное дело закрыли, а он вернулся через 2 месяца, можно личное дело продолжить?

• 2021-09-01 11:19:18

  ирина, смотрите что написано в ваших ЛНА по этому поводу, можно вернуть, можно заново начать

• 2021-09-08 07:42:43
  Имев опыт работы кадрах и с личными делами, могу однозначно сказать, что копии этих документов нужны постоянно, то головной организации, то подрядчикам, то на обучение людей отправить, и везде нужны сканы документов. Мы постоянно их использовали в работе. Как себе Роструд представляет не хранить эти документы. Или завести отдельный шкаф для них, чтобы хранить тайно??

• 2021-09-20 17:45:01
  Нельзя держать копия военного билета… а для воинского учета мы обязаны держать копию военного билета… И что делать?

• 2021-09-20 17:46:57

  Дурдом, инфу из военного билета переписать в Т-2

• 2021-09-20 17:49:03

  Стелла, роструд себе мало что представляет, да, это как вариант, сделать отдельное место, которое никому не показывать, выездные проверки выемку документов не делают, а когда делают, то вопрос персональных данных как правило не стоит

Кто осуществляет контроль кадрового делопроизводства?

Основным органом, отвечающим за контрольную деятельность по кадровому делопроизводству, признается Государственная инспекция труда.

Помимо контрольной деятельности, инспекция выполняет функции:

• защиты трудовых прав сотрудников;
• уведомления компаний и их сотрудников об оптимальных способах соблюдения ТК РФ;
• информирования компетентных органов о выявленных правонарушениях.

Начиная проверку, контролирующий орган запрашивает всю кадровую документацию, на основании которой он проводит оценку соответствия кадрового учета действующему трудовому законодательству. Обнаружив какие-либо отклонения от нормы, привлекает работодателя к ответственности.

ТК РФ предусматривает следующие виды ответственности за нарушение законодательства:

• дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ);
• административная (ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ);
• уголовная (ст. 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 УК РФ);
• гражданско-правовая (ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ).

Следует отметить, что, помимо трудовой инспекции, кадровую документацию вправе затребовать:

• налоговые органы при выездных проверках;
• военкомат в целях контроля ведения воинского учета.

На что обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред

от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Если спросить кадровиков про хранение копии паспорта в личном деле работника, то многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в персональном деле обязательно присутствует копия паспорта, или вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение признается законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек. Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред

от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах

Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах.

Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически есть возможность в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.

Действие 4. Составление плана обучения в 2021 году

Прежде всего вам надо проверить сроки удостоверений о прохождении обязательного обучения, повышения квалификации и аттестации ответственных лиц и руководителей в области охраны труда, пожарной безопасности, электробезопасности и др. Как и остальные работники, при необходимости эти лица могут быть направлены на курсы повышения квалификации, профессиональную переподготовку по результатам аттестации или в случаях, установленных законодательством.

Составьте план обучения работников на следующий год. В плане определите перечень работников, подлежащих обучению, стоимость и место его проведения. В большинстве случаев обучение сейчас проходит и в новом году будет проходить дистанционно, выбор программ довольно большой, придется затратить время и на поиски наиболее качественных курсов.

Книга «Кадровое делопроизводство с нуля»

Подготовлена и издана в 2008 году.

Авторы: Варламова Я.Е., Кошелева Е.А.
Под ред. Журавлевой И.В.

Справочник содержит рекомендации по созданию системы документов кадрового учета, а также примеры документов и образцы заполнения форм. Приводятся ссылки на нормативные акты и инструкции, которыми необходимо руководствоваться кадровому работнику в своей деятельности.

Формат 72Х10416, 224 страницы.

или

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ЛОКАЛЬНЫЕ АКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ:
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ И ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ 

1.1. Обязательные локальные нормативные акты и документы

1.1.1. Устав организации

1.1.2. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

1.1.3. Положение (Инструкция) о защите персональных данных работников

1.1.4. Положение (Инструкция) об охране труда

1.1.5. График сменности

1.1.6. Документы по нормированию труда

1.2. Факультативные локальные нормативные акты и документы

1.2.1. Коллективный договор

1.2.2. Положения о структурных подразделениях

1.2.3. Должностные инструкции для служащих и трудовые (рабочие) инструкции для рабочих

1.2.4. Положение о персонале

1.2.5. Положение об аттестации

1.2.6. Положение о премировании и материальном стимулировании

1.2.7. Альбом форм документов по учету кадров

1.2.8. Инструкции (правила, положения) по выполнению отдельных видов работ.  Инструкция по делопроизводству

1.3. Штатное расписание и график отпусков

1.3.1. Штатное расписание (унифицированная форма Т-3)

1.3.2. График отпусков (унифицированная форма Т-7)

Приложение 1.1. Правила внутреннего трудового распорядка

Приложение 1.2. Положение о защите персональных данных работников

Приложение 1.3. Положение об охране труда

Приложение 1.4. Коллективный договор

Приложение 1.5. Положение об аттестации работников

Приложение 1.6. Инструкция по делопроизводству

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ
С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ

2.1. Договоры: трудовой и гражданско-правовой

2.2. Личная карточка (форма Т-2)

2.3. Подсчет страхового стажа

2.4. Личное дело

2.5. Военно-учетный стол

2.6. Трудовая книжка

2.6.1. Общие положения по ведению трудовых книжек

2.6.2. Основные требования по ведению трудовых книжек

2.6.3. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые

2.6.4. Сведения о работе

2.6.5. Сведения об увольнении

2.6.6. Внесение в трудовую книжку новых сведений (изменение фамилии или получение второго образования)

2.6.7. Порядок исправления ошибок, допущенных при заполнении трудовых книжек

2.6.8. Запись о присвоении работнику нового разряда (класса, категории)

2.6.9. Запись о времени прохождения военной службы

2.6.10. Записи о времени обучения

2.6.11. Запись о награждении почетной грамотой организации

2.6.12. Ведение трудовых книжек индивидуальными предпринимателями

2.6.13. Хранение и учет трудовых книжек

2.7. Приказы и сопутствующие документы, которые готовит кадровая служба

2.7.1. Виды приказов, подготавливаемых кадровой службой

2.7.2. Приказы по личному составу

2.7.3. Документы, сопутствующие изданию приказов

2.8. Регистрация кадровых документов

2.8.1. Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации

2.8.2. Журналы учета на факультативной основе

2.8.3. Оформление регистрационного журнала

Приложениe 2.1. Личная карточка работника

ГЛАВА 3. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

3.1. Цель создания, задачи и организация деятельности архива

3.2. Составление номенклатуры дел

3.3. Формирование дел

3.4. Подготовка дел к архивному хранению

3.5. Проведение экспертизы ценности документов

3.6. Оформление дел

3.6.1. Перегруппировка документов в деле

3.6.2. Подшивка или переплет дела

3.6.3. Нумерация листов в деле

3.6.4. Составление заверительной надписи дела

3.6.5. Составление внутренней описи документов дела

3.6.6. Оформление обложки дела

3.7. Составление описей дел

3.7.1. Заполнение формы описи

3.7.2. Составление отдельной описи на невостребованные документы

3.7.3. Справочный аппарат описи

3.7.4. Указатели к описи

3.7.5. Научно-справочный аппарат

3.7.6. Историческая справка к описи

3.8. Порядок уничтожения дел

3.9. Передача документов по личному составу на хранение в государственные или муниципальные архивы

Заключение

или

Какие документы включаются в номенклатуру?

Содержание номенклатуры составляют документы, которые:

1. Формируются самими кадровыми сотрудниками.
2. Поступают от руководителей, сотрудников компании или из других отделов.
3. Являются учетными формами (например, картотеки, базы данных, журналы регистрации и тому подобное).

Далее расскажем о типовом списке документов, которые ведутся кадровиками. Что в него включается:

• нормативные акты, которые касаются персонала, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и системе премирования, должностные инструкции и так далее;
• распорядительные акты по личному составу;

• трудовые договоры (ТД) и допсоглашения – договорная документация;

• учетные формы: списки сотрудников с личными делами, личные карточки, журналы регистрации трудовых книжек, договоров, приказов, книги учета и прочее;
• личные документы сотрудников: дипломы, аттестаты, копии паспортов и другое;
• документы, которые носят информационно-справочный характер: объяснительные, служебные записки, заявления, докладные, те или иные справки и тому подобное;
• документы коллегиальных органов: например, протоколы аттестационной комиссии, акты о дисциплинарных проступках и так далее.

Приведенный перечень следует назвать приблизительным, поскольку он лишь дает ориентировку на то, какие комплексы в обязательном порядке имеют место в кадровом делопроизводстве. Данный список можно взять за образец, учитывая особенности вашей конкретной организации и адаптируя его под свои требования.