Как заверять решения и протоколы ооо

Информация Федеральной нотариальной палаты от 10 августа 2020 г. «Новые полномочия нотариуса при выходе участника из ООО вступают в силу»

27 августа 2020

С 11 августа процедуры нотариального удостоверения для участников ООО станут еще более удобными: порядок выхода участника из ООО и правила определения момента перехода его доли к обществу будут осуществляться по-новому. Теперь вся процедура — от удостоверения решения участника о выходе из ООО до регистрации изменений в ЕГРЮЛ — будет находиться под контролем и ответственностью нотариуса. Федеральные законы N 251 и N 252-ФЗ, предусматривающие соответствующие поправки в Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» и статью 94 Гражданского кодекса Российской Федерации, были подписаны Президентом РФ в конце июля.

Теперь нотариус будет не только удостоверять заявление участника о выходе из ООО, но и сразу направлять все необходимые документы в Федеральную налоговую службу в электронном виде, законом отведено на это не более двух рабочих дней. Ранее извещать налоговую службу о выходе участника из ООО и направлять соответствующие документы в регистрирующий орган должно было само общество.

Новеллы также предусматривают, что нотариус сам передаст удостоверенное им заявление о выходе участника из ООО и копию направленного им ранее заявления в ФНС непосредственно обществу. Передать документы в компанию нотариус обязан не позднее одного рабочего дня с момента направления заявления в налоговую.

Новый порядок выхода из ООО фактически дает бывшим участникам общества дополнительную защиту от того, что причитающиеся им средства не выплатят или задержат. Ранее общества должны были сами направлять в ФНС сведения о выходе участника. Это позволяло им уклоняться от выплаты вышедшему участнику стоимости его доли в уставном капитале компании на неопределенный срок или вовсе уклоняться от выплаты.

При этом переход доли от вышедшего участника к компании будет происходить либо сразу после регистрации необходимых сведений в ЕГРЮЛ, либо в момент получения обществом документов от нотариуса — копии заявления, которое ранее было направлено им в ФНС. Официальная дата будет зависеть от того, какое из этих двух событий произошло первым. Благодаря такой норме усовершенствуется и порядок определения действительной стоимости доли участника, который покинул ООО. Теперь финальной датой отчетного периода, на основании которого будет производиться расчет, будет считаться день, предшествующий дню официального перехода доли вышедшего участника к ООО.

Кроме того, компании будут не вправе принимать решение о перераспределении доли вышедшего участника между другими участниками общества до внесения соответствующих сведений о выходе в ЕГРЮЛ. Теперь закон возлагает на общество обязанность выплатить участнику общества действительную стоимость его доли в уставном капитале, либо с его согласия выдать ему в натуре имущество такой же стоимости.

Следует отметить, что внесенные изменения распространяются на организации, не являющиеся кредитными. Если общество является кредитной организацией, то доля будет считаться перешедшей к обществу с даты получения обществом заявления о выходе участника из него.

«Новый порядок выхода участника из общества сделает корпоративные правоотношения в этой части безопаснее и прозрачнее. Предлагаемые меры позволят повысить как уровень защиты прав участников ООО, так и достоверность данных ЕГРЮЛ», — отметил президент Федеральной нотариальной палаты Константин Корсик.

Важно также подчеркнуть, что новые обязанности нотариуса по направлению документов на регистрацию выхода участника из общества и уведомлению об этом непосредственно самого ООО станут неотъемлемой частью одного нотариального действия — удостоверения заявления о выходе участника из ООО. Таким образом, все вопросы, связанные с правовым регулированием выхода участника из общества, будут решены за один визит к нотариусу и без дополнительных расходов со стороны заявителя

Что необходимо для заверения: документы

В нормативно-правовых актах не отображается порядок нотариального заверения документа, но разработаны рекомендации. С ними можно ознакомиться в Письме ФНП «О направлении …» от сентября 2014 года.

Согласно рекомендациям, при внеочередном или плановом собрании, обращаться в нотариальный орган должен представитель ООО из руководящего состава, к примеру, генеральный директор.

Одновременно с этим Устав компании может наделять подобными полномочиями совет директоров. Помимо этого, допускается обращение к регистратору одного из членов сформированной ревизионной комиссии, при условии наличия у него правомочий.

Для регистрации формируется заявление в произвольном виде, в котором указывается:

• время и календарная дата
• точный адрес проведения мероприятия

К составленному надлежащим образом заявлению, необходимо приложить:

• Устав компании
• оформленную выписку из ЕГРЮЛ
• документальное подтверждение наличия полномочий по представлению интересов компании в нотариальном органе. К примеру, сформированный протокол о назначении единоличного исполнительного органа
• перечень участников Общества

Если в Уставе отсутствуют ограничения, то допускается возможность проведения собрания непосредственно в нотариальном органе. Во время мероприятия нотариус берет на себя обязанность по удостоверению личности каждого из участников, из-за чего паспорт нужно иметь при себе, в противном случае могут быть последствия.

По завершению собрания нотариус оформляет и выдает подлинное свидетельство относительно удостоверения своего юридически значимого действия.

Как направить протокол участникам собрания, и требуется ли это делать?

Согласно требованиям п. 6 ст. 37 ФЗ № 14 протокол должен быть направлен участникам организации. Направление осуществляет лицо, ведущее протокол собрания. Действие должно быть осуществлено в течение 10 дней после того, как собрание состоялось.

Необходимо отметить, что Устав организации может содержать дополнительные требования к порядку направления документа. Например, в нем может быть указано, что копии протокола должны быть получены нарочно, в адресе места нахождения организации, либо доставлены курьерской службой. В связи с возможностью указания порядка направления протокола в Уставе, рекомендуется ознакомиться с его положениями и понять, содержатся такие требования, либо нет.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что протокол собрания ООО – это обязательный для составления документ, который подтверждает проведение собрания, отражает результаты голосования по каждому поставленному на повестку дня вопросу. Он составляется в письменном виде, заверяется нотариально, либо иным способом, оговоренным в Уставе организации. Рекомендуется отразить в протоколе дату и номер документа. Он подлежит подписанию председателем и секретарем собрания и должен быть направлен участникам собрания в течение 10 дней с момента его составления.

Злоупотребление правами влечет исключение участника из общества.

Участник может быть исключен из общества:

1) даже при наличии у него доли более 50 %, если такой участник своими действиями (бездействием) причинил существенный вред товариществу или обществу либо иным образом существенно затрудняет его деятельность и достижение целей, ради которых оно создавалось, в том числе грубо нарушая свои обязанности, предусмотренные законом или учредительными документами товарищества или общества;

2) даже если у участников доли по 50 процентов и в обществе корпоративный конфликт, одного из участников могут исключить;

3) если участник причинил существенный ущерб обществу, этого достаточно, чтобы исключить его. Необязательно перед этим пытаться урегулировать конфликт другими способами. Не имеет значения, можно ли устранить негативные последствия, не исключая участника.

ВОПРОС ЮРИСТУ: За какие действия участника могут исключить из общества?

ОТВЕТ ЮРИСТА:

1) Участник причинил обществу значительный вред:

заключил от имени компании или одобрил сделки по продаже активов по заниженной цене (п. 8, 9 Обзора, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 18.10.2016 № Ф04-4108/2016);

2) голосует против выгодного решения (п. 5 информационного письма Президиума ВАС от 24.05.2012 № 151, далее – письмо ВАС);

3) ведет конкурентную деятельность (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 30.06.2017 № Ф06-21357/2017);

4) без оснований увольняет всех работников (п. 35 постановления Пленума Верховного суда от 23.06.2015 № 25).

5) Участник существенно затрудняет деятельность и достижение целей общества, грубо нарушает свои обязанности (абз.4 п. 1 ст. 67 ГК РФ):

• игнорирует собрания для назначения директора (п. 6 письма ВАС);

• разглашает конфиденциальную информацию;

• подает необоснованные жалобы на компанию (п. 9 письма ВАС);

• иные случаи.

ПРИМЕР ИЗ ОБЗОРА:

Участник общества заявил иск об исключении другого участника, одновременно являющегося директором этого общества. Свои требования истец обосновал тем, что ответчик продал здание компании по заниженной цене. Первая инстанция отказала истцу, ссылаясь на то, что исключение является крайней мерой, истец вправе взыскать с ответчика убытки. Апелляция отменила решение и исключила участника, указав, что сам по себе факт причинения существенного вреда обществу является достаточным основанием для исключения.

ВОПРОС ЮРИСТУ: Как защитить участника от исключения?

ОТВЕТ ЮРИСТА: Будьте готовы доказать разумность целей участника при осуществении им тех или иных действий.

Что это такое

Протокол оформляется в том случае, если в организации несколько учредителей и ими было принято решение о внесении изменений, связанных с учредительными документами (уставом) и (или) не связанных с ними. Если в ООО только один участник, вместо протокола необходимо составить решение единственного учредителя.

Общие требования

В протоколе должны быть указаны:

• дата, время и место проведения собрания;
• подробные сведения об участниках собрания;
• результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
• информация о лицах, проводивших подсчет голосов;
• информация о лицах, голосовавших против (если они попросили внести запись об этом в протокол).

Протокол собрания для внесения изменений, связанных с уставом

В протоколе для внесения изменений в устав должны быть приняты следующие решения:

1. Внести изменения в устав ООО (содержание изменений, их суть).
2. Утвердить устав в новой редакции (лист изменений к уставу).
3. Подготовить и направить в ИФНС документы для регистрации изменений в устав.

Протокол собрания для внесения изменений, не связанных с уставом

В протоколе для внесения изменений, не связанных с уставом, должны быть приняты следующие решения:

1. Внести изменения (содержание изменений, их суть).
2. Подготовить и направить в ИФНС документы для регистрации изменений.

Общие положения о собраниях участников ООО

Вопросы деятельности ООО урегулированы ФЗ «Об ООО» от 08.02.1998 № 14 и ГК РФ. В данных нормативных актах содержатся и требования к протоколам собраний, но обо всем по порядку.

Главным органом общества с ограниченной ответственностью, в котором состоят несколько участников, является общее собрание (ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14). В его юрисдикцию входит разрешение различных вопросов, которые можно условно разделить на две большие группы:

1. Вопросы, которые отнесены к компетенции собрания на основании требований закона, в частности ФЗ № 14 и ГК РФ.
2. Вопросы, которые общее собрание разрешает на основании Устава.

Для того, чтобы решать вопросы, в организациях проводятся собрания. Они, в силу требований ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14 могут проходить как в очередном порядке, так и во внеочередном. Все темы для повестки будущего собрания ставятся заранее, и лишь такие заранее поставленные темы обсуждаются и разрешаются.

Способы заверения без участия нотариуса

   ГК РФ предусматривает несколько вариантов подтверждения решения без подписи нотариуса.

1. Подписание протокола всеми членами ООО или их частью.

   Возможность применения такого способа должна отображаться в уставе или решении, единогласно принятом всеми членами общества. Причем принятие последнего может сопровождаться определенными трудностями: в случае неявки на собрание хотя бы одного участника ООО или его отказа поставить подпись, документ будет считаться нелегитимным.

   Предусмотрена возможность подписания протокола частью участников, а не полным составом. Но законодатель не уточняет по какому принципу должен определяться круг лиц, имеющих на это право. Юристы склоняются к мнению, что такими полномочиями может обладать председатель собрания, секретарь или же член общества, которому принадлежит наибольшая доля в УК.

2. Использование устройств, позволяющих зафиксировать состав присутствующих учредителей и факт принятия решения. Чаще всего для этих целей применяется видео- или аудиозапись. В этом случае в уставе целесообразно создать раздел, посвященный детальному описанию самого процесса: кто вправе осуществлять фиксацию, назначить лиц, ответственных за сохранность материалов, определить место хранения цифровых носителей и пр.

3. Иные способы (при условии что они не противоречат нормам российского законодательства). Это может быть заочное голосование, разработка специального приложения для мобильных устройств, голосование с использованием цифровой печати и пр.

   Итак, существует 4 варианта подтверждения протокола (помимо нотариального):

• подписание всеми членами ООО;
• подписание частью участников, наделенных такими полномочия;
• видеозапись;
• аудиозапись.

   Выбранный способ может:

• прописываться в уставе организации;
• вноситься отдельным решением в протокол каждого собрания.

   Некоторые организации придерживаются такого порядка: принимают решение о способе заверения на одном из общих собраний, а потом во всех последующих протоколах указывают ссылку на него.

   Каждый из перечисленных выше способов обладает своими достоинствами и недостатками, поэтому подходить к выбору следует с учетом конкретных обстоятельств.

Комментарий к статье 67.1 ГК РФ

1. Нормы комментируемой статьи указывают на сочетание общего и специального порядка управления хозяйственным общество или товариществом. Особенности управления отдельными видами корпораций определяются нормами специальных законов. Вопросы, отнесенные к ведению того или иного органа управления, наряду со специальными предписаниями могут быть конкретизированы также учредительными документами. Положения п.2 настоящей статьи направлены на детализацию полномочий общего собрания участников хозяйственного общества. Они отражают общий перечень вопросов, решения по которым могут быть приняты данным органом.

2. Решения общего собрания участников оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем собрания. Специальным требованием к протоколу является необходимость подтверждения факта проведения общего собрания. В частности, путем подписания протокола всеми участниками общества. Данная форма подтверждения факта проведения собрания предусмотрена лишь для общества с ограниченной ответственностью, и только при наличии специального предписания на этот счет в учредительных документах организации. Во всех остальных случаях речь идет о двух основных формах:
— о нотариальном заверении — это наиболее распространенная форма. Нотариус удостоверяет не столько факт проведения собрания, сколько достоверность подписи под протоколом. Достоверность подписи косвенно подтверждает и факт проведения собрания. Однако наиболее эффективным в данном случае является нотариальное удостоверение подписи каждого из участников;
— о заверении реестродержателем. Данная форма применяется в отношении акционерного общества, которые перепоручило ведение реестра акционеров специализированной организации. Специализированная организация может быть привлечена лишь по договору на оказание услуг по подсчету голосов и заверению документов.

3. Одной из особенностей управления корпорацией выступает подтверждение достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности результатами независимой аудиторской проверки, причем для акционерного общества она является обязанностью, для общества с ограниченной ответственностью — и правом, и обязанностью. В частности, акционерное общество для проверки и подтверждения правильности годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности должно ежегодно привлекать аудитора, не связанного имущественными интересами с обществом или его участниками.

Общество с ограниченной ответственностью для проверки и подтверждения правильности годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности вправе, а в случаях, предусмотренных законом, обязано ежегодно привлекать аудитора, не связанного имущественными интересами с обществом или его участниками (внешний аудит). Такой аудит также может быть проведен по требованию любого из участников общества.

Определяющим критерием отбора аудитора (аудиторской организации) является его независимость — отсутствие:
— родственных связей,
— трудовых отношений;
— иных отношений аудитора с участниками и органами управления корпорацией.

Порядок выбора аудитора и необходимость проведения проверки определяется в соответствии с учредительными документами организации. Данное право предоставлено участнику общества, обладающему долей в уставном капитале не менее 2%, или любому участнику общества. Исключение из данного правила предусмотрено лишь для акционерного общества, в которых право инициирования аудиторской проверки и отбора аудитора возникает у акционера, обладающего 10% и более процентов акций. Установленный барьер может быть преодолен и посредством сложения долей нескольких акционеров, имеющих намерение проверить достоверность сведений, содержащихся в представленной на утверждение собранию отчетности.

4. Применимое законодательство:
— ФЗ от 26.12.95 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;
— ФЗ от 08.02.98 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».