Отчетные документы за проживание в квартире посуточно + образцы

Срок сдачи документов за проживание в бухгалтерию

Порядок сдачи отчетных документов по затратам на посуточное проживание в командировке должен быть прописан в положении, действующем на предприятии. Денежные средства на гостиницу или наем отдельного жилого помещения выдают работнику авансом перед отъездом.

Сдают отчетную документацию в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения из поездки. Сотрудник составляет авансовый отчет и прилагает к нему все отчетные формы.

Заключение

Многие люди сдают квартиры для посуточного проживания. Снять частное жилье на время командировки очень удобно.

Главное – не забыть взять у наймодателя нужные отчетные документы. Только так вы сможете беспрепятственно получить возмещение затрат за посуточное проживание в бухгалтерии вашей компании.

Надеюсь, информация будет действительно полезной для вас. Подписывайтесь на другие наши статьи, делитесь полезностями в соцсетях, возможно, наша статья сбережет кому-то много нервов.

Командировочные выплаты

Чтобы определить окончательную сумму командировочной выплаты, рассчитывается, сколько дней сотрудник пребывал в поездке. Учитывая это, идет расчет количества календарных дней, которые командируемый отработал бы на своей должности и получил среднюю заработную плату.

Средняя зарплата начисляется по предварительным подсчетам, берется ее размер за предыдущие 12 месяцев. Если заработок год назад был существенно меньше текущего, работодатель может в процессе выплаты командировочных компенсировать эту разницу. В этом случае он руководствуется коллективным соглашением, оформляются соответственные внутренние документы.

Частые командировки не должны повлиять на финансовый достаток сотрудника. Законодательством утверждены размеры суточных, на которые не распространяется НДФЛ. 700 рублей для поездок по территории РФ и 2500 рублей при выезде за границу.  Дополнительный налог удерживается, если сумма оплаты выше этих цифр.

Оформление в табеле

На основании приказа на командированного работника заполняется табель учета рабочего времени.

Дни командировки отмечаются буквенным (К) или цифровым (06) кодом, продолжительность отработанного времени не указывается.

После подписания руководителем и работником отдела кадров, табель передается в бухгалтерию для начисления заработка.

За период нахождения работника в командировке (включая дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути) ему сохраняется средний заработок за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (абз. 1 п. 9 Положения о командировках).

Как работать с документом

Заказ-счет нужен для того, чтобы фиксировать тот список блюд, которые были заказаны предприятию общепита, и их стоимость. Также в документе отражают факт получения заказа и передачи денег, отсутствия претензий у сторон. Заказ-счет схож с договором между организацией общепита и заказчиком (ЮЛ или ФЛ).

В документе обязательно отмечают наименования блюд, количество, стоимость, какой цех их должен приготовить и к какому времени. Холодный цех готовит закуски и салаты, горячий — горячие блюда, буфет — соки, напитки и т.д.

Никакие исправления в документе не допускаются. Если есть изменения в меню, то заказчик и организация должны их согласовать и заполнить таблицу с изменениями в заказе.

Внимание! В форме указано, что заказ-счет — это расчетный документ. Но он не может полностью заменить кассовые чеки или бланки строгой отчетности

Им дополняют данную документацию. При получении оплаты наличными средствами компания должна применять ККТ.

После того как мероприятие завершилось, ответственный за исполнение заказа работник расписывается об этом в бланке.

Хранить заказ-счет нужно в течение 5 лет.

Отчетные документы для командировочных и оплата проживания

Сотрудник, направленный в служебную поездку, по возвращению на рабочее место обязан отчитаться по результатам командировки и всех понесенных расходах. Для этого бухгалтерия потребует с него отчетные документы по командировке. Отсутствие документального подтверждения расходов может повлечь за собой отказ со стороны руководства в их возмещении.Трудовой кодекс РФ определяет, что работодатель обязан возмещать расходы, понесенные их сотрудниками в командировках. Возмещаются расходы на съем жилья, суточные, а также прочие дополнительные траты, которые работник совершил с разрешения руководства. Возмещения денежных средств возможно только, если будут документально подтверждены расходы на проживание в командировке.

Что касается найма жилья, то сотрудник может выбирать условия проживания в командировке:

• забронировать номер в отеле;
• арендовать квартиру;
• служебное жилье для командировочных;
• поселиться у родственников.

Гостиничные документы для подтверждения расходов

Согласно правилам, утвержденным Постановлением Правительства № 1085от 09.10.2015, оплата проживания в гостинице в командировке подтверждается кассовым чеком, либо иным документом в форме БСО.Отчетной документацией, которая позволяет подтвердить расходы на проживание в гостинице, может быть и договор между командируемым сотрудником и организацией, что предоставляет гостиничные услуги. Документ должен содержать следующие сведения:

• полное название организации, регистрационные данные;
• личные данные командируемого сотрудника;
• информация о бронировании, его цена;
• точный период проживания;
• подпись, печать при наличии.

Для оплаты гостиницы в командировке сотрудник получает в кассе аванс непосредственно перед отъездом. Факт оплаты номера подтверждается кассовым чеком, приходным кассовым ордером, прочими БСО.

Согласно КОСГУ проживание в командировке в гостиничном номере и его оплата относится к категории 212 «Прочие выплаты».

Отчетные документы за проживание в квартире

По согласию работодателя командируемый сотрудник имеет право воспользоваться не гостиничными услугами, а снять квартиру или отдельную комнату. В таком случае командировочные документы о проживании также понадобится предъявить.Затраты на аренду можно подтвердить письменным договором между сторонами найма помещения. Документ обязательно должен содержать информацию о сроках аренды, ее стоимости. Если оплата жилья в командировке без документов, чеков, приходных кассовых ордеров, физическое лицо владелец квартиры подтверждает факт получения наличных личной распиской.Если сотрудник или организация для поиска жилья пользовались услугами риелтора, при составлении авансового отчета понадобится приложить договор с агентством недвижимости, а также квитанции об оплате его услуг.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

Если в служебных целях в другой регион направляется сотрудник государственной некоммерческой организации, которая финансируется из бюджета определенного уровня, то порядок подтверждение расходов будет аналогичен, как и в любой коммерческой организации. Отличие в процедуре – указание другого источника финансирования служебной поездки.

Плюс час-два в гостинице: правила оплаты

Бывают случаи, когда гостю необходимо пробыть в гостинице больше положенного времени. Может произойти подобное по разным причинам: опоздание рейса, неудобное время отправления транспорта, деловые переговоры. Позднее (с задержкой) выселение регламентируется внутренними гостиничными правилами. Обычно оплата производится следующим образом:

• за 1 ч. пребывания — 10% от суточной цены;
• расчетный час в выбранной посетителем гостинице в пределах, превышающих 2-12 ч. – оплачивается 50% от посуточной цены;
• задержка с выселением от 12-ти до 24-х часов требует оплаты полной стоимости проживания в отельном комплексе.

Вышеперечисленные нюансы необходимо учитывать перед заселением в гостиницу.

Скачать Счет при оформлении оплаты за бронь, проживание и дополнительные платные услуги при отсутствии специальных талонов. Форма № 3-г

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

                                                               Утверждена
                                           Приказом Министерства финансов
                                                     Российской Федерации
                                            от 13 декабря 1993 г. Nо. 121
   
                                                            ФОРМА Nо. 3-Г
   
   Гостиница ____________________________________________________________
   Город ________________________________________________________________
   
        СЧЕТ Nо. ___ 000000 _________ от "___"___________________ 20___ г.
   
   Гр. __________________________ Индекс поселения ______________________
           (Ф.И.О., страна)
   
   Nо. комнаты _________________________     Заезд ______________________
                                                        (дата, часы)
   Nо. корпуса _________________________
   
   ----------------------------------------------------------------------
   Nо. ¦    Виды платежей        ¦Ед. ¦К-во¦       Цена     ¦    Сумма
   п/п ¦                         ¦изм.¦еди-+----------------+------------
       ¦                         ¦    ¦ниц ¦  руб. ¦  коп.  ¦ руб. ¦ коп.
   ----+-------------------------+---------------------------------------
   1.  ¦Бронь                    ¦ %
       ¦                         ¦
   2.  ¦Бронь                    ¦к/с
       ¦                         ¦
   3.  ¦Опоздание                ¦
       ¦                         ¦
       ¦с  _____________________ ¦
       ¦        (дата, часы)     ¦
       ¦по _____________________ ¦к/с
       ¦        (дата, часы)     ¦
       ¦                         ¦
   4.  ¦Проживание               ¦
       ¦                         ¦
       ¦с  _____________________ ¦
       ¦        (дата, часы)     ¦
       ¦                         ¦
       ¦по _____________________ ¦к/с
       ¦        (дата, часы)     ¦
       ¦                         ¦
   5.  ¦Дополнительное место     ¦к/с
       ¦                         ¦
   6.  ¦Телевизор                ¦сут.
       ¦                         ¦
   7.  ¦Холодильник              ¦сут.
       ¦                         ¦
   8.  ¦________________________ ¦
       ¦                         ¦
   9.  ¦________________________ ¦
       ¦                         ¦
   10. ¦________________________ ¦
       ¦                         ¦
   11. ¦________________________ ¦
       ¦                         ¦
   12. ¦________________________ ¦
       ¦                         ¦
   13. ¦________________________ ¦
   ----------------------------------------------------------------------
   
        Итого получено по счету: ________________________________________
   ______________________________________________________________________
                              (сумма прописью)
   
   Дежурный администратор _______________________________________________
   (оператор механизиро-                     (подпись)
    ванного расчета)
   
   
   
   
                                КОММЕНТАРИИ:
                               -------------
        Заполняется при оформлении оплаты за бронь,  проживание,  а также
   за дополнительные платные услуги, при отсутствии специальных талонов.
        Счет выписывается  в  трех   экземплярах:   первый   -   выдается
   проживающему,  второй  экземпляр счета вместе с "Кассовым отчетом" (ф.
   Nо.  5-Г) ежедневно сдается в бухгалтерию,  третий хранится до  выезда
   гостя   в   расчетной   части   гостиницы   в  специальных  кармашках,
   расставленных по числам оплаты, в контрольной картотеке.
        При механизированном  способе ведения расчетов счет заполняется в
   2-х экземплярах.  В нем фиксируется оплата за весь период  проживания.
   Оба экземпляра хранятся в контрольной картотеке до выезда гостя.
        Работник   бухгалтерии   сверяет  формы Nо.Nо. 3-Г, 3-Гм с формой
   Nо. 1-Г.
        Счет является бланками строгой отчетности.

  

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

• Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учет: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учет» по всему сайту

• «Счет при оформлении оплаты за бронь, проживание и дополнительные платные

  услуги при отсутствии специальных талонов. Форма № 3-г».pdf

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Схема проводок бухгалтерией банка лизинговых операций

• Срочный отчет о строительстве объектов производственного назначения. Форма 2-кс (стройка) (письмо Госкомстата РФ от 13.03.96 № 24-1-21-483)

• Справка о фактической

  задолженности по ссудам и остаткам средств на расчетных, депозитных и других счетах юридических и

  физических лиц

• Справка о кассовых операциях (приложение № 2 к письму ЦБ РФ от 3 сентября 1994 г. № 113)

• Сведения о численности, заработной плате и движении

  работников. Форма № 1-т (квартальная)

• Сведения о численности и заработной плате работников. Форма № 1-т (месячная)

• Сведения о

  просроченной задолженности по выдаче средств на заработную плату. Форма № 3-ф

  (месячная)

• Сведения о движении средств на счетах нерезидентов в валюте Российской Федерации

• Расшифровка к

  балансовому счету нр 079 (код обозначения 0792)

• Расчет

  чистых активов организации (в балансовой оценке)

Расчеты с сотрудником и их отражение в бухучете

До отправления в командировку сотрудник должен получить авансом сумму, приблизительно соответствующую его предполагаемым затратам по следующим статьям:

• проезд;
• проживание;
• суточные;
• прочие расходы.

Затраты на проезд определяются, исходя из стоимости билетов. Иногда билеты в обе стороны приобретает сама организация и тогда эта сумма не входит в аванс.

Важно!

Обычно в организациях устанавливают лимиты затрат на аренду жилья и выплату суточных. Они утверждаются руководителем и могут изменяться в зависимости от региона поездки и должностей командируемых работников.

Прочие командировочные расходы зависят от особенностей конкретной поездки. Это могут быть, например, визовые сборы, тарифы за проезд по платным дорогам и т.п.

ДТ 71 — КТ 50 (51) — выдача аванса.
По возвращении сотрудник должен отчитаться в течение трех дней.
ДТ 20 (23, 26…) — КТ 71 — затраты без НДС.
ДТ 19 — КТ 71 — НДС (при наличии).
Если расходы сотрудника признаны обоснованными, то бухгалтерия должна произвести с ним окончательный расчет:
ДТ 71 — КТ 50 (51) — возмещение перерасхода
или
ДТ 50 (51) — КТ 71 — возврат неиспользованного аванса.

Бюджетным организациям следует иметь в виду, что с 01.01.2019 действуют новые коды КОСГУ по командировкам ( Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н). Следовательно, для бюджетников изменился и порядок отнесения этих затрат на аналитические счета.

Законодательное регулирование

В статье 168 Трудового кодекса РФ закреплено, что командированный работник имеет право на возмещение расходов по найму жилья. Порядок и размер возмещения устанавливаются коллективным договором на предприятии или иными локальными нормативными актами. В постановлении никаких разъяснений по этому поводу не дается.

Таким образом, законодатель дает возможность администрации организации самостоятельно урегулировать вопрос, какие документы должен работник предоставлять в подтверждение произведенных расходов. При этом стоит учитывать, что на основании данных документов предприятию придется отчитываться перед налоговой инспекцией по налогу на прибыль и подтверждать деловой характер расходов (расходы на командировку организация может учесть при расчете налога на прибыль).

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации производится в соответствии с нормативными актами правительства, так как в этом случае деятельность учреждения финансируется из федерального бюджета. Как правило, установлены определенные лимиты затрат на гостиницы (не более 2000-3500 рублей), так как бюджетные организации экономят средства и ведут строгий учет затрат.

Также в постановлении о командировках указано, что если работник имеет возможность возвращаться ежедневно с работы в другом населенном пункте к месту постоянного проживания, расходы на гостиницу, жилье не возмещаются. Этот вопрос решается в каждом случае заранее индивидуально по согласованию с руководителем. Оплата проживания в гостинице в командировке работником должна производиться очень внимательно, так как за эти траты придется отчитываться, это необходимо запомнить.

Аренда у частного лица

Если вы решили остановиться в частной квартире, обязательно заключите с собственником письменный договор.

Проверьте, чтобы в нем была указана следующая информация:

• период найма (даты);
• цена.

Когда необходимы какие-то дополнительные услуги, они тоже прописываются с указанием их стоимости.

Какой договор заключать

Заключают договор краткосрочной аренды или найма жилого помещения (образец договора краткосрочной аренды). Есть отдельный шаблон для найма помещения, владельцем которого является самозанятый. Образец можно посмотреть здесь.

В договоре краткосрочной аренды, кроме срока аренды и посуточной стоимости, указывают права и обязанности нанимателя и наймодателя. Также желательно оформить акт приема-передачи имущества, чтобы обезопасить себя. Форму акта приема-передачи можно скачать отсюда.

Как оплачивать

Оплачивают наличными. У владельца нужно взять расписку в получении денег. Такая расписка будет достаточным документом для отчетности за посуточное проживание в квартире. Расписка подойдет и для налоговой инспекции. НДФЛ не начисляется на сумму, полученную работником от работодателя в качестве возмещения командировочных расходов.

Также на эту сумму не проводят начисление страховых взносов. Оплату за посуточное проживание можно провести и безналичным расчетом – переводом средств со своей карты на карту получателя.

При таком способе чек о проведенной операции сохранится в мобильном приложении и в личном онлайн-кабинете оплатившего. Такой чек тоже будет достаточным для подтверждения расходов. При работе с агентством также возможен наличный и безналичный расчет.

Что нужно сдать в бухгалтерию

Бумаги об аренде жилого помещения подписывает на месте сам командировочный. Никакой доверенности от руководителя ему на подписание договора найма квартиры для посуточного проживания не требуется. Достаточно приказа о командировке.

Для отчета бухгалтеру сдают:

• приказ о направлении в командировку;
• договор найма жилья;
• бланк квитанции оплаты, или расписка владельца в получении наличных, или чек.

Когда владелец отказывается от оформления отчетных документов на посуточную аренду квартиры, не соглашайтесь на такое жилье. Вы просто не сможете подтвердить понесенные расходы в своей организации и, соответственно, не получите компенсацию за них.

Документы для отчета за гостиницу

Документы из гостиницы для авансового отчета

Каждый командированный сотрудник разнообразных организаций, который получает определенную сумму на расходы либо надеется получить компенсацию собственных затрат, по прибытию должен составить авансовый отчет. Это документ о командировке, содержащий перечень основных расходов в командировке и сопровождающийся соответствующими оправдательными финансовыми документами. В данный пакет документов включают:

• билеты, которыми подтверждается оплата всех типов транспорта, использованных командированным работником;
• товарные чеки;
• проездные документы;
• фискальные чеки от заправок, предприятий общепита.

Помимо того, могут включаться и иные категории счетов, актов, договоров и прочего по согласованию с организацией, отправившей собственного сотрудника в деловую поездку. Во всех них должны содержаться конкретные суммы, за которые отчитывается либо которые компенсируются сотруднику. Официальные документы о личном проживании в отеле/гостиницы являются обязательными для подачи авансового отчета, а содержание счета за гостиницустрого регламентировано.

При этом у сотрудника имеется возможность получить необходимую документацию без самого факта проживания в определенной гостинице. На данной статье расходов можно несколько сэкономить, если купить квитанцию о проживании в гостинице, а самому отправиться на ночевку в более дешевый хостел либо снять посуточно квартиру.

Документы подтверждающие проживание в гостинице в командировке 2018

Помимо того, возможна ситуация, когда работодатель готов оплачивать своим сотрудникам номера в комфортабельном отеле, а самого работника вполне устраивает гостиница эконом-класса. Гостиничный чек можно оформить на подобное дорогостоящее заведение, а разницу в тратах потратить на различные личные нужды.Услуги изготовления гостиничных чеков представляются специализированными компаниями, поэтому ответом на вопрос, где сделать чеки из гостиницы, зачастую становятся именно они. Помимо попытки экономии, подобные услуги могут быть весьма кстати при утере необходимых для отчета финансовых документов.

Дата: 2018-04-10

Отчетные документы за проживание в гостинице

Командировка – это поездка сотрудника по распоряжению его работодателя, связанная с решением каких-либо производственных вопросов в другой местности. В процессе командировки сотрудник несет определенные расходы, которые работодатель оплачивает при наличии необходимых подтверждающих документов. Наша статья расскажет, какие отчетные документы за проживание в командировке предоставляются работником для подтверждения и возмещения его расходов.

Перед командировкой сотрудник получает авансом в кассе предприятия необходимую для поездки сумму денежных средств — командировочные расходы. Они включают: оплату проезда к месту командировки и обратно, стоимость жилья для командированного сотрудника, суточные, а также это могут быть любые другие расходы, дополнительно согласованные с работодателем.Выполнив задание и вернувшись обратно, сотрудник в течение 3-х рабочих дней должен подготовить авансовый отчет и приложить к нему все необходимые отчетные документы для командировочных, подтверждающие проживание в месте командировки, проезд и прочие расходы, понесенные в связи с производственной поездкой (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В авансовом отчете, в том числе, указывается: Ф.И.О.

С 2015 года не требуется оформление командировочных удостоверений. Теперь срок фактического нахождения сотрудника в командировке, как правило, определяется на основе проездных документов (в том числе электронных) на поезд, самолет, автобус и прочие виды транспорта. Если билеты по какой-либо причине отсутствуют (например, утеряны), то период нахождения сотрудника в командировке рассчитывается на основе документов, подтверждающих наем жилья в месте ее проведения (п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).Когда командированный сотрудник снимает гостиничный номер, оплата гостиницы в командировке должна подтверждаться кассовым чеком или иным документом, оформленным на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил, утв.

В договоре обязательно должна присутствовать следующая информация:

• наименование организации (или ИП), оказывающей гостиничные услуги, сведения о госрегистрации,
• данные получателя услуг гостиницы – Ф.И.О. командированного сотрудника,
• сведения о гостиничном номере и его стоимость,
• период проживания сотрудника в гостинице,
• подписи сторон.

С согласия работодателя сотрудник, направленный в командировку, может снимать не номер в гостинице, а квартиру или комнату в обычной частной квартире. Каким образом он должен доказать свои расходы на проживание в данном случае?В любом случае затраты на аренду жилья должны подтверждаться письменным договором найма жилого помещения. Договор должен содержать срок аренды и ее стоимость, также необходимо приложить копию документа о праве собственности физлица на квартиру.

В случае, когда поиск подходящего варианта жилья производился при помощи посредников – риэлторов, то для возмещения стоимости их услуг потребуются: договор с агентством недвижимости, акты выполненных работ, чеки и квитанции, подтверждающие оплату.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

Что касается порядка подтверждения расходов на проживание в командировке «бюджетников», то в целом он аналогичен вышеуказанному. Такие организации ведут деятельность, как правило, некоммерческого характера, получая финансирование из бюджетов разных уровней, поэтому нюансом в данном случае будет лишь указание источника финансирования в приказе о направлении сотрудника в командировку.

Post Views: 160

Документы из гостиницы для авансового отчета

Каждый командированный сотрудник разнообразных организаций, который получает определенную сумму на расходы либо надеется получить компенсацию собственных затрат, по прибытию должен составить авансовый отчет. Это документ о командировке, содержащий перечень основных расходов в командировке и сопровождающийся соответствующими оправдательными финансовыми документами. В данный пакет документов включают:

• билеты, которыми подтверждается оплата всех типов транспорта, использованных командированным работником;
• товарные чеки;
• проездные документы;
• фискальные чеки от заправок, предприятий общепита.

Помимо того, могут включаться и иные категории счетов, актов, договоров и прочего по согласованию с организацией, отправившей собственного сотрудника в деловую поездку. Во всех них должны содержаться конкретные суммы, за которые отчитывается либо которые компенсируются сотруднику. Официальные документы о личном проживании в отеле/гостиницы являются обязательными для подачи авансового отчета, а содержание счета за гостиницустрого регламентировано.

На стоимость проживания в служебной командировке приходится большая часть финансовых затрат. При этом у сотрудника имеется возможность получить необходимую документацию без самого факта проживания в определенной гостинице. На данной статье расходов можно несколько сэкономить, если купить квитанцию о проживании в гостинице, а самому отправиться на ночевку в более дешевый хостел либо снять посуточно квартиру.

Нюансы проживания

Затраты по найму жилья — одно из основных направлений расходов при командировке. После окончания рабочей поездки, сотрудник обязан предоставить отчетные бумаги за проживание. К ним стоит отнестись серьезно, бухгалтерия не может принять неправильно оформленные документы.

Подтверждающая документация для гостиницы

Наилучший и удобный вариант размещения в поездке — гостиница. Рекомендуется заранее подыскать варианты, забронировать номер.

Гостиница выдает отчетные документы для командировочных для подтверждения факта пребывания в отеле. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что в случае, когда в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, разработанный самостоятельно.

Данный бланк может носить любое название, например, счет или гостиничный чек. Вместе с ним многие гостиницы предоставляют кассовый чек, который выдается после произведения оплаты. Он служит подтверждением затрат, подлежащих возмещению.

С принятием таких документов к учету редко возникают проблемы.

Счет из гостиницы

Для оплаты проживания в отеле достаточно одного бланка строгой отчетности № 3-Г «,Счет»,, установленной для гостиниц.

В счете должна быть отражена следующая информация:

• реквизиты гостиницы,
• наименование документа,
• номер и дата его оформления,
• данные о посетителе (ФИО, паспортные данные, адрес прописки),
• дата заезда и выезда,
• расчет стоимости номера с выделенным НДС,
• печать предприятия и подпись администратора.

Если включен завтрак

Затраты на завтрак, указанные в счете отдельной строкой, не рекомендуется включать в проживание. В бюджетной организации такие расходы не оплатят.

Письмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 разъясняет, что в случае выделения стоимости питания отдельным пунктом у сотрудника возникает доход в натуральной форме. По мнению Минфина, компенсация питания не относится к возмещению затрат на проживание, и поэтому может облагаться НДФЛ и страховыми выплатами.

Другие гостиничные сервисы

Согласно п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, дополнительные гостиничные услуги подлежат оплате, за исключением питания в барах и ресторанах и использования рекреационно-оздоровительных объектов. Наиболее часто используемой дополнительной услугой является бронирование номеров для сотрудников. Эти затраты обязаны возместить.

Использование некоторых других сервисов может потребовать доказательства экономической целесообразности для возмещения расходов по ним.

Служебная квартира

Некоторые предприятия имеют служебные квартиры в других городах, либо снимают жилье для проживания командированных сотрудников. Расходы в этом случае несет напрямую организация и отчетные документы за проживание в квартире посуточно не предусмотрены.

Целесообразность служебной квартиры:

• обособленное подразделение в другом городе, постоянные поездки туда,
• частые командировки сотрудников в одно место назначения.

Аренда у собственника

Съем квартиры у частного лица — не лучший вариант. С документами часто возникают проблемы, особенно в бюджетных организациях. Для командированного работника этот вариант подходит только тогда, когда другое жилье найти невозможно. Нужно составить письменный договор с собственником, указав паспортные данные обеих сторон. Обязательно следует ознакомиться с документами на право собственности.

Параметры заключения договора:

• сроки,
• стоимость проживания,
• дополнительные услуги (при наличии).

Сейчас особой популярностью пользуются услуги «,гостиница в квартире «,. Их предоставляют многие агентства недвижимости. Такое жилье можно найти везде.

Основные плюсы такого вида найма:

• низкая стоимость (можно уложиться в бюджетную норму),
• большой выбор и территориальная доступность,
• можно экономить на питании, воспользовавшись кухней,
• предоставляют пакет документов.

Проблем с возмещением затрат в таких квартирах не возникает.

Список документов, подтверждающих расходы:

• договор найма,
• акт выполненных работ,
• кассовый чек или иные платежные документы.

Лимиты расходов

Организация вправе установить ограничения возмещения затрат для командированного работника. Возможность уложиться в указанную сумму бывает не всегда, может возникнуть ситуация, когда лимит выделенных средств превышается. В таком случае при предоставлении документов на полную стоимость расходов, НДФЛ с работника не удерживается (абзац 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).