Пояснительная записка

Какая информация должна быть в пояснительной записке

Законодательные требования к содержанию пояснительной записки к балансу отсутствуют. Каждый бухгалтер самостоятельно определяет не только состав и полноту данных в ней, но и то, в каком виде их удонее представить: простого текста, диаграмм, таблиц, схем или графиков. Существует общий план этого документа, на его основе можно получить представление о том, какую информацию целесообразно привести. Наиболее полная записка может содержать, в частности, такие разделы:

1. общие данные организации (адрес, среднегодовая численность работников, виды экономической деятельности, руководящий состав и т.д);
2. общие данные о применяемой учетной политике;
3. анализ текущих финансовых показателей деятельности организации;
4. текстовые и табличные пояснения к бухгалтерской отчетности.

Для того, чтобы у проверяющих возникало как можно меньше вопросов, в документе следует обязательно указать хотя бы краткую нформацию о методах учета. Особенно это касается таких сфер, как:

• оценка товаров, производственных запасов и готовой продукции;
• оценка незавершенного производства;
• амортизация основных средств;
• признание выручки от реализации.

Кроме того, если в учетную политику организации были внесены изменения, нужно не просто сообщить об этом в записке, но и обосновать их причины и необходимость. Обязательно должна присутствовать оценка результата изменений в денежном выражении, а именно, величина, на которую изменилась оценка статей финансовой отчетности в связи со сменой способа бухгалтерского учета. Если в планах на текущий год есть действия, влияющие на факты хозяйственной деятельности организации или ее непрерывность, например, предстоящая ликвидация организации, то об этом нужно обязательно написать в записке.

В виде таблиц желательно привести расшифровки строк баланса и формы 2, в частности:

• данные об изменениях в капитале организации (уставном, резервном, добавочном и пр.);
• о составе и движении резервов предстоящих расходов и платежей;
• оценочные резервы организации;
• изменения в структуре и объеме нематериальных активов и основных средств;
• данные об арендованном имуществе организации;
• сведения о финансовых вложениях, дебиторской и кредиторской задолженности;
• состав затрат на производство и прочих расходов;
• объемы реализации продукции, товаров, работ, услуг по видам деятельности организации и рынкам сбыта;
• данные об обеспечении обязательств организации;
• все чрезвычайные факты хозяйственной деятельности организации в отчетном периоде и их последствия.

Кроме сухих фактов и цифр, в пояснительной записке приветствуется анализ финансовых показателей организации. Такая информация, в первую очередь, интересует учредителей, акционеров и инвесторов, но и налоговым специалистам эти данные расскажут многом. В частности, информация о деловой активности организации и ее положении на рынке, послужит на пользу при обращении за вычетами по НДС или при открытии внешнеэкономической деятельности. Если работа идет не так спешно, как хотелось и результатами деятельности за год являются убытки, грамотно составленная пояснительная записка с подробным анализом всех факторов поможет избежать подозрений со стороны налоговых органов в применении незаконных методов снижения налогов. Если в документе можно будет найти ответы на все интересующие налоговиков вопросы, то и избежать дополнительных методов надзора окажется легче.

Отправка заявления о подтверждении основного вида деятельности в ФСС через портал «Госуслуги»

Отправить заявление о подтверждении основного вида экономической деятельности через сервис «Госуслуги» очень легко: нет необходимости стоять в очереди в ФСС или на почте, а Уведомление о размере страховых взносов будет доступно на портале.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по отправке подтверждения основной экономической деятельности в ФСС через портал «Госуслуги».

Шаг 1. Чтобы попасть на сайт, в поисковой строке браузера наберите gosuslugi.ru

Шаг 3. Нажмите на кнопку Готово.

Шаг 4. Кликните мышкой по полю с названием своей Организации.

Шаг 5. Выберите окошко с названием Организации.

Шаг 6. Наберите в строке поиска Подтверждение основного вида деятельности.

Или воспользуйтесь подсказкой на главной странице портала.

После выбора в поисковой строке «подтверждение основного вида экономической деятельности страхователя» экран имеет следующий вид:

Шаг 8. Экран поменяет вид. Далее нажмите на кнопку Получить услугу.

Если появилось сообщение о перенаправлении на старую версию сайта, нажмите «обновить данные» в поисковой строке.

Шаг 9. На вкладке Оформление услуги выберите нужную опцию — Создать новое заявление или Черновик заявления, если его создали ранее и не закончили оформление. Такая функция также доступна на портале «Госуслуги». Нажмите кнопку Продолжить.

Шаг 10. Заполните информацию в соответствующих полях, отмеченных звездочкой. Наименование территориального органа ФСС РФ выберите из выпадающего списка. Остальные данные внесите в белые поля на основании заполненного Заявления.

Нажмите кнопку Далее.

Шаг 11. Предварительно выгрузите из 1С заполненный бланк Заявления о подтверждении основного вида экономической деятельности, .

Добавьте бланки по кнопке Загрузить. Если документ на нескольких листах, добавьте новый лист по кнопке Добавить.

Также поступите и с Пояснительной запиской.

Шаг 12. После загрузки файлов нажмите кнопку Подать заявление.

Заявка отправлена, и ей присвоен номер.

Шаг 13. Можно просмотреть статус Заявления в Личном кабинете на вкладке Уведомления — Заявление.

Шаг 14. Когда заявление обработают, статус изменится на Услуга оказана. Кликните мышкой по окошку со статусом и перейдите в свою заявку.

По кнопке Сохранить можно открыть файл с Уведомлением и сохранить его на своем компьютере в удобном месте. Если уведомление на двух листах, то сохранить каждый лист.

Лист 1.

Лист 2.

Уведомление о размере страховых взносов получено, мы успешно справились со сдачей Заявления в ФСС!

Здесь же можно просмотреть всю историю — от отправки заявления до оказания услуги. Для этого кликните мышкой по кнопке История рассмотрения. Опция полезна, если произошли какие-то технические накладки, и надо доказать, что документы Организация отправила вовремя, и все процедуры ею соблюдены.

Как правильно составить?

Пояснительная записка составляется не только студентами, но и экономистами, бухгалтерами, юристами и другими специалистами. Хотя содержание может значительно отличаться, но пользоваться можно единым алгоритмом. Поэтому учитываются следующие правила:

выбирается деловой стиль изложения информации;
целесообразно пользоваться профессиональными терминами и стандартными оборотами;
не допускается пользоваться стереотипными предложениями, поэтому важно излагать только значимую суть;
не разрешается включать в текст личное мнение;
содержание зависит от цели формирования записки;
если составляется документ на основании запроса из ФНС, то описывается деятельность предприятия, а также указываются данные о ее доходах и расходах;
при составлении пояснения к научной работе приводится информация о цели проекта, его значимости и особенностях;
во время составления документации к техническому проекту указываются технические параметры созданного предмета, область его использования и причины формирования;
если требуется записка к законопроекту, то приводятся его разделы, целесообразность введения и другие значимые моменты.

Общие требования

Чертежи к дипломному проекту

При составлении записки обязательно учитываются стандартные требования и условия. К ним относится:

• определяются особенности сферы деятельности, в которой работает составитель;
• в каждом образовательном учреждении имеется методичка, в которой предъявляются требования к форме и содержанию записок;
• составляется документ в печатном виде на листе бумаге стандартного формата;
• используется только книжная ориентация;
• выбирается полуторный интервал и шрифт 12 размера;
• допускается включать в текст списки, а также требуется нумерация страниц;
• после каждого раздела можно прикладывать дополнительный материал, а также пользоваться схемами и таблицами.

Отсутствия и опоздания

Несмотря на активно пропагандируемую идею о том, что работники, не скованные жестким графиком, трудятся лучше, на большинстве современных предприятий время прихода на работу и ее оставления строго регламентировано. Вот почему объяснительная записка по причине опоздания на работу – один из самых распространенных документов в личных делах кадрового состава.

Опоздание, в том числе из-за транспорта

Само по себе опоздание, если оно не носит систематического характера или не превысило 4 часов от начала рабочего дня, не может стать основанием для серьезного взыскания. Но в компании может действовать правило истребования объяснительной записки об опоздании на работу даже при однократной задержке по пути на рабочее место. Делать это могут, например, для профилактики или в воспитательных целях.

Не так редко можно услышать о применении штрафов за подобные проступки. Закон не устанавливает возможности такого воздействия на сотрудников, ст. 192 ТК. Скорее речь пойдет о лишении работника, подвергнутого дисциплинарному взысканию, всех видов поощрительных выплат или понижение их величины. Хотя это и покажется нарушением требований ст. 193 ТК (о возможности использования лишь одного вида наказания), многие суды не считают факт лишения премии дисциплинарным взысканием. Оспорить это можно только, если поощрительных выплат лишили вовсе за однократное нарушение, тогда наказание могут посчитать избыточным.

Отдельная история, опоздание на работу из-за транспорта. В этом случае объяснительная записка будет смотреться убедительнее, если приложить к ней подтверждающие документы. Их могут выдать:

• В службе ГИБДД, если человек попал в ДТП или стал его свидетелем;
• В больнице, если сам сотрудник получил повреждения в результате транспортного происшествия;
• В полиции, если человек остался на месте для дачи свидетельских показаний.

Но даже, если опоздание не имело столь драматичных последствий, а стало следствием обычной «пробки», в объяснительной записке на работу нужно упомянуть и об этом. Если такие ситуации не вошли в систему, то вероятность того, что работодатель войдет в положение, возрастает в разы. Пример бланка заявления можно у нас на сайте.

Объяснение отсутствия на рабочем месте

Отсутствие на рабочем месте более 4 часов в течение одного дня, могут расценить как прогул. Тем более, если сотрудник не сообразит сообщить начальнику о причинах заранее, или как только выяснится, что работу придется пропустить. В этом случае всю силу убеждения придется проявить при написании объяснительной записки на работу об отсутствии или явке с многочасовым опозданием.

Причины такого пропуска могут быть весьма разнообразными. Например, посещение врача, неотложная помощь больному родственнику, коммунальные проблемы (затопление, замыкание, заклинивание замков, отказ в работе лифта и т.п.). Что из этого вызовет наибольшее сочувствие у работодателя, виднее самому работнику. Вот почему, еще сидя в обесточенном лифте, нужно определиться с тем, как будет выглядеть объяснительная записка о невыходе на работу, и чем она будет подкреплена.

Крепко подумать об этом стоит еще и потому, что прогул считается грубым нарушением трудового распорядка, и уволить из-за него могут без предварительных внушений, ст. 81 ТК, подпункт 6 а). Образец объяснительной за прогул можно у нас на сайте.

По семейным обстоятельствам

Наиболее зыбкая стартовая позиция у тех, кто пропустил рабочее время по семейным обстоятельствам. Коль уж работника угораздило уйти без разрешения, то объяснительная записка на работу должна содержать максимально убедительные причины.

Необходимость уйти пораньше с работы чаще появляется у семейных сотрудников с детьми школьного или дошкольного возраста. Собрания, получение справок из поликлиники или прохождение обследований, неприятности по учебе – далеко не полный набор причин для того, чтобы отпроситься у работодателя.

Но что делать, если заранее договориться с начальством не удалось, а тайное бегство не осталось секретом? В этом варианте преимущество будет на стороне одиноких или многодетных родителей, беременных или мам, воспитывающих детей с ограниченными их здоровьем возможностями. Скорее всего, наказывать их не станут, конечно, если это не перешло в систему, а перед тем, как писать объяснительную записку, на работе проведут воспитательную беседу и дадут подписать стандартный образец предупреждения. Образец объяснительной — такой, как и в случае с любым прогулом. Придется указывать именно ваше семейное обстоятельство.

Порядок оформления пояснительных записок

Структурирование документа

Здесь указываются разделы, включённые в пояснительную записку. Они утверждаются руководителем организации, и могут располагаться в произвольном порядке. Например, так:

• Общие сведения;
• Учётная политика;
• Сравнительный анализ показателей;
• Оценка и анализ баланса;
• Пояснения по статьям отчёта;
• Сведения о совместной деятельности с другими предприятиями;
• Данные по отдельным сегментам бизнеса и региональным отделениям;
• Сведения по операциям с аффилированными лицами;
• Данные о незавершившихся судебных разбирательствах и спорах с ФНС;
• Данные о господдержке и спонсорской помощи.

Исходные данные

Сюда можно отнести:

1. Информацию о коммерческой деятельности субъекта;
2. Аналитические данные по статьям доходов и расходов;
3. Оценки текущей финансовой ситуации;
4. Важные замечания и расшифровки значимой информации.

Дополнительно можно отметить финансово-экономическую устойчивость, степень возможных рисков, финансовую самостоятельность.

Аналитика

Здесь даётся оценка объективности указанных сведений с пояснениями. Например:

• Насколько подробны указанные сведения;
• Все ли факторы, влияющие на финансовую отчётность, отмечены;
• Обозначены ли изменения материально-финансового положения;
• Насколько точна оценка деловой активности предприятия;
• Определены ли ключевые моменты коммерческой деятельности;
• Актуальность аналитики для финансового итога.

Особенности составления пояснения к дипломному проекту

Наиболее часто составляется пояснительная записка студентами, которые занимаются написанием диплома. Нередко члены аттестационной комиссии уделяют больше внимания этому документу, а не всему дипломному проекту. Записка содержит сжатые сведения о теме, сути и особенностях диплома. В ней приводятся изыскания выпускника. Поэтому при составлении этого документа учитываются правила:

• обязательно в текст включаются выводы и основные моменты проекта;
• сведения должны соответствовать проведенному исследованию;
• указывается на выполнение задания куратора;
• текст согласовывается с научным руководителем.

Чтобы не допустить ошибок, рекомендуется сначала сделать план, который утверждается преподавателем. Только после этого составляется непосредственный текст, по которому в будущем формируется рецензия.

Когда и как необходимо предоставить записку

Список всех ситуаций, при которых организация обязана предоставить пояснительную записку по требованию местной налоговой инспекции, определен законодательно:

1. Если в отчетной декларации есть ошибки или определенные внутренние противоречия, несоответствия между разными данными. В этом случае нужно не только исправить эти некорректные сведения, но и также описать причину несоответствий – все это делается в пояснительной записке свободного образца.
2. Если в декларации сумма налога оказалась меньшей по сравнению с отчетной документацией, которая была предоставлена в налоговую изначально. Опять же налоговые инспекторы, скорее всего, потребуют не только привести сведения в полное соответствие, но и объяснений их происхождения.
3. Если в декларации представлен налог на прибыль с убытком – тогда нужно подробно описать, почему возник этот убыток.

Следует иметь в виду, что на исправление всех некорректных сведений главному бухгалтеру или другому уполномоченному лицу дается не более 5 рабочих дней. Течение этого срока начинается с рабочего дня, который следует за днем получения документа.

Также следует иметь в виду, что в некоторых случаях компания обязана отреагировать на получение этого письма с требованием предоставления пояснительной записки. Нужно просто подтвердить факт доставки документа, передав квитанцию о приеме тем же способом (по почте или через электронную систему). Нужно иметь в виду, что уведомление о получении следует выслать не позднее 6 рабочих дней. Течение этого срока начинается со дня отправки пояснительной записки по требованию налоговой.

Если же уведомления о получении не поступило, налоговая инспекция может заблокировать счет фирмы. Чтобы произвести разблокировку, необходимо передать инспекторам:

• квитанцию о приеме документа;
• пояснительную записку – по почте, через электронную систему или в ходе личной явки представителя компании.

Тогда блокировка счета снимается не позднее следующего рабочего дня (обычно в тот же день).

Способов отправки пояснительной записки вне зависимости от причин требований налоговой инспекции две:

1. Можно принести самостоятельно в канцелярию ведомства – представитель компании, уполномоченный на подобные действия, приходит лично.
2. Также можно отправить документ и по почте, при этом письмо следует сопроводить описью вложения всех документов с указанием их количества и вида (оригинал или копия). Отправлять нужно только заказным письмом.

Лучше всегда оставлять копию пояснительной записки при себе. Она может понадобиться, если по каким-либо причинам письмо не дойдет в налоговую или она затребует прислать его еще раз.

В общем виде этот документ предваряется словами:

и далее раскрывается содержание пояснений расхождения данных. Наиболее распространенные случаи и образцы заполнения записки рассматриваются ниже.

Анализ

При проведении анализа пояснительной записки специалисты должны получить ответы на следующие вопросы:

Насколько бухгалтером компании была проведена детализация показателей, включенных в баланс.
Было ли уделено достаточное внимание тем факторам, которые оказывали существенное влияние на финансовые итоги проведенной организацией деятельности.
Была ли включена бухгалтером в записку информация, которая касается произошедших финансовых и имущественных преобразований предприятия.
Насколько детально отражены данные аналитических исследований, которые позволят дать оценку предприятию на краткосрочную или долгосрочную перспективу.
Были ли определены тенденции (уже сформировавшиеся) по всем важным показателям коммерческой деятельности компании.

Составление пояснительной записки в 1С представлено в данном видео.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2020.07.08Иностранные организацииРезидент и нерезидент РФ: кто это и чем отличаются
• 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
• 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
• 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку

Порядок оформления пояснительных записок

Здесь нужно отметить, что унифицированного шаблона для оформления этого документа нет, поэтому каждая компания разрабатывает свой шаблон такой записки. Однако есть ряд моментов, которые обязательно отображаются при заполнении. Читать так же: Налог на прибыль организаций в 2021 году

Структурирование документа

Здесь указываются разделы, включённые в пояснительную записку. Они утверждаются руководителем организации, и могут располагаться в произвольном порядке. Например, так:

• Общие сведения;
• Учётная политика;
• Сравнительный анализ показателей;
• Оценка и анализ баланса;
• Пояснения по статьям отчёта;
• Сведения о совместной деятельности с другими предприятиями;
• Данные по отдельным сегментам бизнеса и региональным отделениям;
• Сведения по операциям с аффилированными лицами;
• Данные о незавершившихся судебных разбирательствах и спорах с ФНС;
• Данные о господдержке и спонсорской помощи.

Исходные данные

Сюда можно отнести:

1. Информацию о коммерческой деятельности субъекта;
2. Аналитические данные по статьям доходов и расходов;
3. Оценки текущей финансовой ситуации;
4. Важные замечания и расшифровки значимой информации.

Дополнительно можно отметить финансово-экономическую устойчивость, степень возможных рисков, финансовую самостоятельность.

Аналитика

Здесь даётся оценка объективности указанных сведений с пояснениями. Например:

• Насколько подробны указанные сведения;
• Все ли факторы, влияющие на финансовую отчётность, отмечены;
• Обозначены ли изменения материально-финансового положения;
• Насколько точна оценка деловой активности предприятия;
• Определены ли ключевые моменты коммерческой деятельности;
• Актуальность аналитики для финансового итога.

Что отражается в пояснительной записке по пассивам?

Следующий крупный раздел баланса — пассивы. Для предприятия наиболее существенными показателями здесь могут быть:

1. Заемные средства (строки 1410, 1510).

Здесь можно детализировать:

• суммы долгосрочных и краткосрочных займов;
• сведения о кредиторах, целях кредитования;
• сведения о погашенных суммах в отчетном году;
• сроки погашения и процентные ставки.

1. Отложенные налоговые обязательства (строка 1420).

Можно указать за счет чего сформировались налогооблагаемые временные разницы, вызвавшие возникновение отложенных налоговых обязательств. Это может быть, например:

• различия в порядке начисления амортизации в налоговом и бухгалтерском учете;
• различия в учете процентов по кредитам и займам;
• различия в налоговом и бухгалтерском учете в связи с применением кассового метода и др.

1. Кредиторская задолженность (строка 1520).

Она, как правило, подразделяется на задолженность:

• перед поставщиками и подрядчиками;
• перед бюджетом и государственными фондами;
• представленную полученными авансами;
• перед работниками;
• прочую задолженность.

По каждой категории указывается сумма и наличие просроченной задолженности.

Поскольку каждая из указанных категорий кредиторской задолженности довольно емкая, то данные категории можно детализировать дополнительно.

Например, задолженность перед контрагентами может быть классифицирована на обязательства:

• перед продавцами сырья и материалов;
• поставщиками объектов ОС;
• исполнителями работ и услуг.

Задолженность по авансам — как обязательства:

• перед дочерними предприятиями или головной компанией;
• российскими контрагентами;
• контрагентами из ЕАЭС;
• зарубежными партнерами;
• в рублях и в валюте.

Уместно привести данные о фактах неисполнения обязательств перед кредиторами.

Раздел можно сопроводить данными о чистых активах, прибыли, возможной для распределения, о динамике представленных показателей, факторах, оказавших существенное влияние на изменения и способных оказать влияние в будущем и т.д. Информацию можно оформить в виде аналитических таблиц или схем.

Для чего нужна

Записка к проекту имеет значение как для автора работа, так и для проверяющей комиссии. Без составления записки студент не будет допущен к защите. При защите проекта учитывается не только наличие пояснительной записки, но и качество выполнения. Документ оформляется надлежащим образом в соответствии с методическими рекомендациями учебного заведения.

Значение пояснительной записки:

• студент приобретает полезные навыки при разработке и оформлении записки, учится структурировать текст, излагать его последовательно и логично;
• в пояснительной записке может содержаться не только текст, но и различные графические приложения в виде схем, чертежей, графиков;
• комиссия, осуществляющая проверку готового проекта, с помощью записки сможет быстро изучить документацию, оценить готовность научной работы и принять решение о допуске студента к защите.

Что такое пояснения к бухгалтерскому балансу

Это подробная информация о некоторых активах и обязательствах организации, отраженных в ее бухгалтерском балансе, а также доходах и расходах, отраженных в Отчете о финансовых результатах

Бухгалтер раскрывает в пояснениях ту информацию, которую считает важной для пользователей, которая, по его мнению, необходима пользователям для оценки финансового положения организации (п. 6 ПБУ 4/99 )

Например, можно описать в пояснениях к балансу основные средства, имеющиеся у организации:

• данные о первоначальной стоимости и начисленной амортизации на начало и конец периода;
• данные о стоимости поступивших и выбывших основных средствах;
• данные о методе начисления амортизации в бухучете.