Пишем заявление на выдачу подотчетных сумм

Как отразить операции по приобретению полиса ОСАГО через подотчетное лицо?

Исходя из положений п. 84, 124 Инструкции № 162н и разъяснений Минфина, приведенных в Письме от 24.01.2020 № 02-07-05/4304, расходы на приобретение полиса ОСАГО через подотчетное лицо отразятся в бюджетном учете следующими проводками:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Приобретен полис ОСАГО через подотчетное лицо*	1 302 27 835	1 208 27 667
Отнесена на расходы будущих периодов сумма расчетов по приобретению полиса ОСАГО*	1 401 50 227	1 302 27 735
Отражено отнесение расходов будущих периодов:
– на себестоимость готовой продукции, выполнение работ, услуг	1 109 0х 227	1 401 50 227
– в состав расходов текущего финансового года	1 401 20 227	1 401 50 227

*
Согласно Письму Минфина РФ № 02-07-05/4304 операции по приобретению полиса ОСАГО через подотчетное лицо и отнесению данных расчетов на расходы будущих периодов отражаются одновременно.

* * *

В статье рассмотрены основные правила оформления взаимоотношений с подотчетными лицами и отражения расчетов с ними на счетах бюджетного учета

Выделим основные моменты, на которые следует обратить внимание

1. Подотчетные суммы могут выдаваться работникам учреждения, а также иным физическим лицам, привлекаемым к выполнению определенной работы, отдельных полномочий, участию в различных мероприятиях, в том числе по договорам гражданско-правового характера.

2. Выдача денежных средств под отчет осуществляется по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица.

3. Сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету (ф. 0504505) подотчетного лица и прилагаемым к нему подтверждающим документам. При организации в учреждении электронного документооборота применяется форма отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

4. Представить авансовый отчет (ф. 0504505) в бухгалтерию и произвести окончательный расчет с работником необходимо в срок, установленный руководителем. Если деньги выдавались на командировочные расходы, то отчитаться об израсходованных суммах следует в течение трех рабочих дней.

5. Учет расходов с подотчетными лицами необходимо вести на соответствующих аналитических счетах счета 0 208 00 000.

6. При выдаче аванса в иностранной валюте учет задолженности подотчетного лица должен одновременно вестись в этой валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денег под отчет.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Влияние изменений курсов иностранных валют», утв. Приказом Минфина РФ от 30.05.2018 № 122н.

Второе поколение

M200

В 2005 году на свет появился новый вариант Матиза (модификация M200). Он получил новые, более экологичные двигатели, экстерьер и интерьер. Пришедший на смену морально устаревающему Daewoo Matiz автомобиль получил название Chevrolet Spark.

M250

В 2011 году автомобиль подвергся небольшому рестайлингу (модификация M250). Изменениям подверглись лишь световые приборы — габариты в передних фарах были перенесены в отдельный отсек в верхней части фар, а задние фонари были полностью переделаны (производитель отошел от стиля Red Evil Eyes) — стали более строгими, чем-то напоминающие фары Hyundai Getz.

Инструкция (приказ) по порядку расчетов с подотчетными лицами – Правовой мир

Такая кассовая операция, как получение денежных средств подотчетным лицам, зачастую связана с нарушением финансовой дисциплины в компании. Чтобы не допустить такой ситуации, вам следует четко регламентировать порядок выдачи денег в подотчет. Мы расскажем, какие для этого нужны документы, и дадим образец приказа на выдачу подотчетных сумм (2017).

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Все организации, в соответствии с ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам.

В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники.

Наладить или укрепить финансовую дисциплину в работе с подотчетниками вам поможет предлагаемый в статье образец приказа на подотчетные суммы (будут даны 2 варианта документа).

Общий приказ о назначении подотчетных лиц

Отметим, что с 19 августа 2017 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе.

Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.

Образец приказа о подотчетных лицах, 2020

Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

• бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
• работники заранее планируют свои расходы;
• работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
• оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.

Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

Образец распоряжения о разовой выдаче денежных средств из кассы

Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2017 года.

Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам.

Да и сам факт издания распоряжения руководства и ознакомления с ним создаст у работника более значительное чувство ответственности, чем его заявление.

Приказ о выдаче подотчетных сумм, образец

Кроме того, по указанию № 3210-У с 19.08.2017 действует правило, что вновь под отчет могут быть выданы средства, даже если подотчетное лицо не отчиталось по предыдущей выданной авансом сумме. О других нововведениях 2017 года в расчетах с подотчетными лицами читайте здесь.

ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 рублей;
• на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Образец приказа о назначении подотчетных лиц 2018 Образец приказа на подотчетные суммы оформляется в произвольной форме. Чаще всего в единственном экземпляре. В нем нужно указать:

• регистрационный номер и дату составления;
• наименование компании;
• полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, Ф.И.О.;
• максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
• цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.

Распоряжение должен подписать директор компании. Без его подписи оно считается недействительным.

Приказ о подотчетных лицах

Как было сказано выше, распоряжение определяет перечень работников, которым будет предоставлено право получения из кассы организации денежных средств под отчет (на представительские и операционные расходы организации, для решения различных хозяйственных задач).

Также оно устанавливает:

• время, на которое выдаются финансовые средства;
• назначение денежных средств.

Кроме того, такое распоряжение используется для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности, его наличие и содержание проверяют при камеральных проверках.

Этот документ достаточно оформить один раз, если не происходит изменений в составе подотчетных лиц. В случае, если их список меняется, составляется образец нового приказа на подотчет.

Понятие подотчетных денег

Так принято называть денежные средства, авансом выдаваемые сотруднику из кассы организации для оплаты нужд предприятия.

Размер сумм, которые можно выдать под отчет, указывается в приказе. Лимит расчетов (не более 100 000 руб. по одному договору) нужно учитывать только при расчете между организациями.

При этом все расходы, производимые сотрудниками за счет выданных таким образом денег, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.

Порядок выдачи средств под отчет

1. Определяем список сотрудников, которые по служебной необходимости имеют право на получение денег из кассы предприятия или на банковскую карту.
2. Издаем распоряжение, в котором, помимо перечня работников, прописываются цели пользования деньгами, выданными под отчет.
3. Разовые выдачи под отчет могут оформляться отдельными распорядительными документами с указанием обязательных реквизитов (см. ниже).

Размер выдаваемых сумм не может быть выше лимита, указанного в приказе. Также сотрудник должен обязательно отчитаться о своих тратах.

Можно ли обойтись без приказа

Он необходим, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет.

Законодательно штрафы за неверное оформление выдачи денег под отчет не установлены. Но на практике в случае отсутствия распоряжения проверяющие органы (налоговая служба или трудовая инспекция) могут наложить штрафные санкции за нарушение кассовых правил (см. ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 рублей;
• на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Образец приказа о назначении подотчетных лиц 2021

Образец приказа на подотчетные суммы оформляется в произвольной форме. Чаще всего в единственном экземпляре. В нем нужно указать:

• регистрационный номер и дату составления;
• наименование компании;
• полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, Ф.И.О.;
• максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
• цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.

Распоряжение должен подписать директор компании. Без его подписи оно считается недействительным.

Свои подписи должны поставить:

• лица, указанные в документе и наделенные правом получать деньги под отчет;
• работники, ответственные за выполнение приказа.

Этим они свидетельствуют о том, что ознакомлены и согласны с документом.

Заверять его печатью необязательно.

Так как такое распоряжение относится к документам по основной деятельности, хранить его нужно постоянно.

Скачать

Образец приказа на выдачу подотчетных сумм 2021

В случае, если определенную денежную сумму необходимо выдать одному из сотрудников предприятия, составляется распоряжение о выдаче подотчетных сумм.

В приказ о сроках отчета по подотчетным суммам нужно вписать следующие данные:

• наименование организации;
• наименование приказа;
• его номер, дату, место составления;
• обоснование и основание для создания приказа;
• на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
• максимальный размер сумм;
• период, на который они могут выдаваться;
• работника, который имеет право получать в кассе необходимые денежные средства;
• ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.

Документ должен быть подписан главой предприятия, работником, обладающим правом на получение денег под отчет, и лицом, ответственным за исполнение распоряжения. Также реквизиты указа следует зафиксировать в специальном учетном журнале.

Скачать

О чем бухгалтерам предупредить своих подотчетников с 1 июля

Первый день июля 2019 года — без преувеличения целая веха для бухгалтеров и компаний в целом. Повсеместный переход на онлайн-кассы — за отдельными льготными исключениями — влечет за собой необходимость перестройки и в других сферах.

Так, подотчетники напрямую должны учитывать июльские «кассовые» изменения. Нужно иметь в виду и другие поправлки, которые непосредственно отразились на оформлении авансотчета. Иначе есть риск, что компания не сможет учесть подотчетные траты. Обо всем — по порядку.

Проведите для сотрудников компании ликбез по следующим пунктам.

Пункт 1. Онлайн-чеки — общее правило после 1 июля 2019 года

С первого июльского дня большинство чеков должны быть электронными. И их реквизиты — меняются. Нужно помнить, что списать расходы компания сможет без проблем, только если в бумагах есть все нужные реквизиты.

В частности, после июня в поле «форма расчета» вместо «электронными» должно стоять «безналичными».

Ужесточаются требования к оформлению чека, если подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени фирмы или бизнесмена. То есть товар сотрудник покупает не как физлицо. Тогда продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя, страну происхождения товара, номер таможенной декларации и сумму акциза. Подробнее — смотрите статью 1 Закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ.

Пункт 2. БСО после июня печатаются на новых онлайн-ККТ

С 1-го же июля электронными по общему правилу должны быть бланки строгой отчетности. Типографские БСО запретили всем, кто не имеет каких-либо постоянных или временных льгот по новым онлайн-кассам. БСО нового поколения должны изготавливаться с помощью специальных онлайн касс, подобных тем, что печатают онлайн-чеки. То есть данные о продаже услуги будут также поступать оперативно в ФНС.

В частности, компании и ИП с работниками на ОСН, УСН, ЕНВД, оказывающие услуги населению, больше не вправе выписывать обычные БСО. Так что если подотчетник оплачивал мойку, ремонт и прочие такие услуги, он должен получить кассовый чек. Квитанции вместо чеков ККТ смогут выписывать только патентщики по некоторым услугам. А также — ИП без работников, попавшие под льготу до 1 июля 2021 года. Либо такие лица вообще могут ничего не выдавать, так как из закона не следует обязанность что-то выдать.

Если продавец все же дает древний «строгий» бланк, пусть подотчетник узнает, почему, на каком основании. Лучше всего — попросить у торговца письмо от его имени со ссылкой на соответствующую норму закона. Ту, согласно которой продавец имеет право не эксплуатировать онлайн-ККТ. Либо выдать копию документа — основания для невыдачи чека.

Пункт 3. Чеки можно получить из мобильных приложений и через коды для скачивания

Вместо бумажного чека после июня продавцы могут давать распечатки из мобильных приложений или даже коды для скачивания. Например, как в случае с новой категорией бизнесменов — самозанятыми.

Пункт 4. Электронный посадочный талон при авиапереездах не вариант для целей НУ

Льготный порядок прижился и продолжает действовать. Но пользоваться командировочным лицам данным послаблением пока опасно. Электронный проездной билет надо обязательно по старинке распечатывать и во время досмотра просить сотрудников аэропорта проставлять на нем соответствующий штамп. После — прикладывать к авансовому отчету. На этом настаивают специалисты из Минфина.

В аэропортах остается возможность самостоятельно распечатать талон, получить его на бумаге, в том числе как раз для отчета на работе о командировке.

Как вести учет расчетов с подотчетными лицами?

Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в наличном, так и в безналичном порядке (с применением зарплатной карты работника или карты учреждения, выданной ОФК).

В соответствии с положениями Инструкции № 162н для отражения в бюджетном учете таких расчетов применяются следующие корреспонденции счетов:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Выданы наличные денежные средства, денежные документы под отчет из кассы учреждения	1 208 хх 567	1 201 34 610* 1 201 35 610
Перечислены подотчетные суммы на зарплатную карту работника	1 208 хх 567	1 304 05 ххх 1 201 21 610*
Перечислены подотчетные суммы на карту учреждения и получены через банкомат подотчетным лицом	1 210 03 561** 1 208 хх 567	1 304 05 ххх 1 210 03 661*
Приняты к учету расходы согласно авансовому отчету	1 401 20 ххх 1 109 хх ххх 1 105 хх 3хх 1 106 хх 3хх 1 304 03 83х	1 208 хх 667
Внесены неиспользованные остатки подотчетных сумм:
– в кассу учреждения	1 201 34 510**	1 208 хх 667
– на лицевой счет с использованием карты учреждения	1 201 23 510** 1 304 05 ххх	1 208 хх 667 1 201 23 610*
Выдана (перечислена) сумма перерасхода по авансовому отчету:
– из кассы учреждения	1 208 хх 567	1 201 34 610*
– на зарплатную карту работника	1 208 хх 567	1 304 05 ххх 1 201 21 610*

* Одновременно делается запись по забалансовому счету 18.

** Одновременно делается запись по забалансовому счету 17.

Казенное учреждение направило в командировку на 5 дней 10 работников. Из кассы им были выданы суточные в размере 5 000 руб. и деньги на проживание в гостинице – 20 000 руб. Проезд оплачен учреждением в безналичном порядке по договору, заключенному с перевозчиком. Расходы на проезд составили 30 000 руб. Проездные билеты приняты к учету в качестве денежных документов и перед поездкой выданы работникам.

В бюджетном учете составлены следующие корреспонденции счетов:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выданы работникам под отчет из кассы учреждения:
– суточные	1 208 12 567	1 201 34 610*	5 000
– деньги на оплату гостиницы	1 208 26 567	1 201 34 610*	20 000
Перечислена перевозчику плата за проезд	1 302 22 834	1 304 05 222	30 000
Приняты к учету проездные билеты	1 201 35 510	1 302 22 734	30 000
Выданы под отчет проездные билеты работникам	1 208 22 567	1 201 35 610	30 000
Приняты к учету расходы:
– на выплату суточных	1 401 20 212	1 208 12 667	5 000
– на проживание в гостинице	1 401 20 226	1 208 26 667	20 000
– на проезд	1 401 20 222	1 208 22 667	30 000

* Одновременно делается запись по забалансовому счету 18.

Казенное учреждение перечислило на зарплатную карту работника денежные средства в сумме 20 000 руб. на покупку спортивного инвентаря. Средства были израсходованы полностью. Работник представил авансовый отчет с приложением первичных документов (товарного и кассового чеков). Спортивный инвентарь учтен в составе объектов основных средств.

В бюджетном учете указанные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислены подотчетные суммы на зарплатую карту работника	1 208 31 567	1 304 05 310	20 000
Отражены на основании авансового отчета вложения в приобретенный объект основных средств – спортивный инвентарь	1 106 31 310	1 208 31 667	20 000
Принят к учету спортивный инвентарь	1 101 36 310	1 106 31 310	20 000

На банковскую карту казенного учреждения, выданную работнику, перечислены подотчетные денежные средства в размере 5 000 руб. для оплаты канцелярских товаров. Работник снял с карты всю сумму через банкомат и приобрел канцтовары на сумму 4 950 руб. Неизрасходованный остаток в размере 50 руб. внесен на карту через банкомат и зачислен на лицевой счет учреждения.

При перечислении денежных средств на карту учреждения должны соблюдаться требования правил, утвержденных Приказом Федерального казначейства от 15.05.2020 № 22н.

Расчеты с подотчетным лицом по приобретению канцтоваров с применением этой карты отразятся в бюджетном учете следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислены на карту учреждения подотчетные суммы на оплату канцелярских товаров	1 210 03 561*	1 304 05 346	5 000
Сняты работником денежные средства с карты через банкомат	1 208 34 567	1 210 03 661**	5 000
Приняты к учету приобретенные канцтовары на основании авансового отчета	1 105 36 346	1 208 34 667	4 950
Внесен через банкомат на карту остаток неизрасходованной подотчетной суммы	1 201 23 510*	1 208 34 667	50
Зачислена на лицевой счет сумма, внесенная на карту	1 304 05 346	1 201 23 610**	50

* Одновременно делается запись по забалансовому счету 17.

* * Одновременно делается запись по забалансовому счету 18.

Распространенные ошибки, выявляемые в процессе аудита

Рассмотрим ошибки, которые часто обнаруживаются при аудите:

• Предоставление наличных лицам, которых нет в перечне подотчетных сотрудников.
• Выдача средств лицам, которые не являются работниками предприятия.
• Предоставление наличных сотрудникам, которые не отчитались по авансам, выданным ранее.
• Отсутствие подтверждающих документов: приказов, командировочных удостоверений, аналитического учета.

Также часто наблюдается неправильное налогообложение командировочных трат. Рассматриваемые ошибки могут привести к тому, что возникнет неразбериха касательно трат компании и учета средств, выделяемых на эти расходы. Сотрудники, наблюдая отсутствие системы отчетности, могут неправомерно пользоваться средствами компании.

Кого называют подотчётными лицами?

К категории подотчетных могут относиться любые работники предприятия:

• секретари, которые получают из кассы деньги на приобретение канцтоваров, материалов для оргтехники и прочего офисного оборудования,
• завхозы, которым деньги выдаются для покупки бытовых или хозяйственных принадлежностей. Также к подотчетным лицам относятся специалисты, часто бывающие в командировках, им авансом под отчет выдаются средства для оплаты билетов, гостиниц, представительских расходов и т.п.,
• водители, получающие «наличку» для оплаты бензина и прочих топливных жидкостей, запчастей тоже имеют статус подотчетных,
• бухгалтеры и кассиры предприятий.

Отдельно можно выделить сотрудников филиалов и структурных подразделений, не имеющих самостоятельного баланса и получающих деньги на осуществление хозяйственных и иных расходов из основной кассы предприятия.

Подробнее о том, кто такие подотчётные лица читайте в этом материале.

Назначение приказа

Приказом, которым назначаются подотчетные работники, является документальный акт, где определяется:

• лицо или несколько лиц имеющих право на получение авансовых денежных средств из бюджета компании;
• период времени, на который выделяется задаток;
• цель, для которой предоставляются деньги;
• лимит по объему выдаваемых финансов.

Грамотно составленное распоряжение является основным документом, согласно которому выдаются денежные средства сотруднику учреждения, не имеющего никакого отношения к финансам предприятия. Данные деньги могут выделяться подотчетному трудящемуся, если он осуществляет следующие действия в пользу компании:

• рабочая поездка (командировка). Заток производится для проживания и питания командированного лица;
• представительские затраты. Когда заключаются соглашения, или осуществляются различные презентации и рекламные акции;
• приобретение ГСМ (горюче смазочных материалов), а также других материалов или оборудования для предприятия;
• хозяйственные затраты. сюда включают приобретение канцелярии, защитные средства и прочие;
• научные экспедиции.

Поэтому для четкого учета финансовых средств организации, издается приказ о назначении ответственного лица, которое имеет право распоряжаться выделенными деньгами предприятия.

https://youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk

Какими проводками отразить выдача денег подотчет

Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.

Полученные авансы разрешается использовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая для этого сумма. Служебную записку должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.

Подотчетное лицо в установленный срок должно представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

Руководитель предприятия может отправить подотчетное лицо в служебную командировку (например, в поездку на определенный срок в другой регион или город для выполнения каких-либо поручений руководителя).

При направлении подотчетного лица в служебную командировку в пределах Российской Федерации в бухгалтерии предприятия оформляется командировочное удостоверение, которое должно содержать следующие необходимые реквизиты:

1) фамилия, имя, отчество подотчетного лица;

2) пункт назначения командировки;

3) наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо;

4) цель командировки;

5) срок командировки.

Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем предприятия. Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:

1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;

2) оплату суточных за время нахождения в командировке;

3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;

4) оплату расходов по найму жилого помещения. В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:

1) выдан аванс на командировочные расходы:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса»;

2) отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС):

Дебет счета 44 «Расходы на продажу», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

3) учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения:

Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

4) возврат неиспользованной суммы в кассу от подотчетного лица:

Дебет счета 50 «Касса»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

К авансовому отчету прилагаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение и т. д.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.

На суммы, выданные под отчет, делается запись:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».

На израсходованные суммы, принятые и утвержденные по авансовым отчетам, делаются записи:

Дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу предприятия:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При заграничных командировках выдача аванса в валюте в учете отражается так:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если эти суммы могут быть удержаны из зарплаты, то делается запись:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если они не могут быть удержаны:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов может быть только при полном отчете по предыдущему авансу. Передача аванса другому лицу не допускается.

Как теперь оформлять подотчет: пошаговая инструкция для бухгалтера

Шаг 1. Готовим решение о подотчете документально

Работник составляет заявление на подотчет, а директор утверждает бумагу своей подписью. Альтернатива — приказ (распоряжение) директора на выдачу средств.

Шаг 2. Проводим аванс

Компания выдает подотчетнику аванс наличными, на корпоративную или зарплатную карточку.

Внимание: при выдаче денег под отчет, равно как и при возврате сотрудником неизрасходованных сумм или при компенсации ему затрат онлайн-кассу применять не требуется. Однако при любом безналичном расчете онлайн кассу применять надо с 1 июля 2019 года

Об этом читайте в статье журнала «Упрощенка» Как подготовиться к переходу на новый порядок работы с ККТ с 1 июля 2019 года

Однако при любом безналичном расчете онлайн кассу применять надо с 1 июля 2019 года. Об этом читайте в статье журнала «Упрощенка» Как подготовиться к переходу на новый порядок работы с ККТ с 1 июля 2019 года

Шаг 3. Даем время сотруднику потратить подотчетные и собрать подтверждающие документы

Во время выполнения подотчетного задания / служебной поездки на все траты сотрудник запрашивает подтверждающие бумаги. Не страшно, если они будут электронными. Как мы рассказали выше, сейчас почти весь «кассовый» документооборот идет онлайн.

1. Продавец должен пробивать наименование и ИНН покупателя, страну происхождения товара, номер таможенной декларации и сумму акциза. Эти реквизиты обязательны, если товары приобретает компания или ИП (ст. 1 Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Поправка коснется случаев, когда подотчетник покупает товар по доверенности от имени фирмы или бизнесмена (письмо Минфина от 19.10.2018 № 03-01-15/75371).

2. Организации и ИП на общей системе, УСН и ЕНВД, которые оказывают услуги населению, больше не вправе выписывать обычные БСО вместо чеков (п. 8 ст. 7 Закона № 290-ФЗ). Так что если подотчетник оплачивал мойку, ремонт и другие услуги, он должен получить кассовый чек. Квитанции вместо чеков смогут выписывать только ИП на патенте и лишь по некоторым услугам.

Шаг 4. Просим сотрудника распечатать для бухгалтерии все электронные документы

По окончании срока на подотчетные операции подотчетнику придется всю небумажную первичку распечатать для бухгалтерии.

Сюда относятся не только обычные онлайн-чеки (интернет)магазинов. Но и такая пока диковинка, как чек от самозанятого из мобильного приложения «Мой налог».

Этот чек должен быть с QR-кодом и указанием на спецрежим «Налог на профессиональный доход». Массово с самозанятыми могут столкнуться подотчетники, передвигаясь на такси. Например, по Москве. Электронный документ — справка с маршрутом также выводится на печать.

Шаг 5. Принимаем авансовый отчет работника

Сотрудник отчитывается по полученным и потраченным средствам. Пример заполнения авансового отчета по типовой форме на 2019 год мы привели.

Срок отчета — три рабочих дня с того момента, который обозначен в заявлении или приказе. Либо трехдневный период со дня возвращения из командировки.

Если подотчетник прикладывает к АО-1 чек без названий товаров, требуйте дополнительно товарный чек. Такое возможно в случае, если продавец — это ИП на УСН или патенте.

Дело в том, что данной категории лиц дали право до 1 февраля 2021 генерировать чеки с общим итогом. Без выделения конкретных товарных позиций (п. 17 ст. 7 Закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ). То есть без расшифровки. Но для целей налогового учета из документов должно ясно следовать, что именно приобрела и оплатила фирма.

В обычных онлайн-чеках название, цена, количество товаров (работ, услуг) — непременные реквизиты.

При доказанном перерасходе, наоборот, организация компенсирует работнику излишне потраченное. Если были несогласованные траты, работодатель их вправе не возмещать. Смотрите наш пример заявления на возмещение потраченных сумм.