Правила хранения документов бухгалтерского учета

Хранение документов важно и в целях расчетов по НДС

Известно, что подтверждать соответствующими документами необходимо не только расходы и доходы, но и право на вычет НДС либо отсутствие обязанности по восстановлению ранее принятых к вычету сумм этого налога

Минфин также неоднократно обращал на это внимание. Например, в Письме от 19.07.2017 № 03-07-11/45829 указано: течение предусмотренного НК РФ четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности, налога на прибыль организаций и НДС, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов

О том, какими последствиями может обернуться преждевременное уничтожение документов в связи с неверным определением срока их хранения, можно узнать из судебной практики. Показательным является налоговый спор, который рассматривал АС УО в Постановлении от 20.06.2017 № Ф09-3060/17 по делу № А60-48011/2016. Инспекция провела выездную налоговую проверку ООО за период с 01.01.2013 по 29.02.2016. В ходе проверки было установлено, что при переходе с общего режима налогообложения на ­УСНО общество в IV квартале 2015 года в нарушение НК РФ не восстановило НДС, принятый к вычету по основным средствам в июле 2007 года.

Доначисление НДС налоговый орган обосновал следующим образом:

• в первом полугодии 2007 года общество приобрело строения и помещения, о чем свидетельствуют акт приема-передачи ОС, инвентарные карточки, свидетельства о регистрации права собственности на недвижимое имущество, декларация по налогу на имущество;

• этот факт нашел отражение в балансе организации за шесть месяцев 2007 года (стоимость ОС на начало отчетного периода составляла 1 736 тыс. руб., на конец – 17 995 тыс. руб.);

• в декларации по НДС за июль 2007 года налогоплательщик заявил вычет со стоимости приобретенных ОС.

Суды двух инстанций согласились с налоговым органом в том, что спорные объекты ООО приобрело именно в первом полугодии 2007 года, в связи с чем инспекция правильно определила сумму НДС, подлежащую восстановлению.

Считая позицию инспекции и судей необоснованной, ООО обратилось в АС УО. Оспаривая расчетный способ исчисления инспекцией сумм НДС, подлежащих восстановлению, общество указывало на ошибочность такого расчета исходя не из конкретного факта предъявления суммы НДС к вычету по основным средствам в 2007 году, а из бухгалтерской отчетности, что противоречит нормам НК РФ, разъяснениям ВАС, сложившейся судебной практике, оправдывает отсутствие у налогового органа документов, необходимых для предъявления требований о восстановлении сумм НДС.

Кроме того, налогоплательщик ссылался на следующее:

• он находится в стадии ликвидации и располагает только теми документами, которые были переданы ликвидатору прежним руководителем;

• у него отсутствуют сведения о предъявлении к вычету НДС в связи с приобретением объектов недвижимости в 2007 году, поскольку истек нормативный срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета за 2007 год, составляющий в соответствии с НК РФ четыре года.

Арбитры АС УО рассуждали так. На основании ст. 31 НК РФ налоговые органы вправе определять суммы налогов расчетным методом на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике.

Сам по себе расчетный метод исчисления налогов, при обоснованном его применении, не может рассматриваться как ущемление прав налогоплательщиков (постановления Президиума ВАС РФ от 22.06.2010 № 5/10,от 19.07.2011 № 1621/11).

В связи с непредставлением обществом документов, необходимых для расчета НДС, инспекция на основании имеющейся информации о налогоплательщике правильно рассчитала сумму налога, подлежащую восстановлению.

Сохранение документов за прошлые годы – это больная тема не только предпринимателей, но и многих организаций. Какие документы нужно сохранять? Как долго и где хранятся документы? Как оформить документы для хранения?

На эти и другие вопросы мы постараемся ответить в нескольких последующих статьях. А сегодня в форме вопросов-ответов я расскажу о самых главных моментах архивного хранения документов.

Какой документ регламентирует хранение документов ИП или коммерческой организации?

Обязанности физических лиц (ИП) и организаций по хранению документов, которые имеют значение для различных государственных и муниципальных нужд, прописаны в Законе №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004.

Как узнать, сколько нужно хранить тот или иной документ?

Нужно заглянуть в документ, который называется

Этот Перечень (hranenie) был утвержден 25.08.2010, с тех пор изменения в него вносились дважды. Самыми важными для нас будут разделы, посвященные трудовым отношениям, кадровым документам и различной отчетности (разделы 7, 8 и 4 соответственно). Другие разделы Перечня также содержат указания на документы, которые есть в любой компании: документы о рекламе, о соблюдении правил внутреннего распорядка и пр.  Учтите, что в Перечне приведены обобщенные названия, поэтому не ищите в разделах точных названий документов. Ориентируйтесь по вопросам, которые регулируют те или иные пункты.

Какое наказание возможно, если не хранить документы?

Если не сохранять документы или неправильно их хранить, грозит административная ответственность в виде штрафа до 500 рублей (почти условное наказание), в соответствии со ст. 13.20. КоАП РФ. Учитывая такое мизерное наказание, архивы многих компаний представляют собой свалку бумаг в подсобке в лучшем случае. Но если у Вас нет документов, которые предусмотрены трудовым законодательством, то при проверках штрафы выписываются в соответствии с другой статьей — ст. 5.27. КоАП РФ. Для ИП штраф по этой статье уже 5 тыс. рублей.

Чем отличается порядок хранения документов с 5-летним и 75-летним сроками хранения?

Документы с коротким сроком хранения (до 10 лет) не нуждаются в специальной подготовке к архивному хранению. В остальном же (место, условия содержания архива) порядок хранения одинаковый.

Если документы утеряны или испорчены, что делать?

Нужно составить акт, фиксирующий факт утери или порчи документов. Если произошел пожар, затопление, кража, то акт составляется соответственно в присутствии представителей пожарной охраны, аварийной службы, полиции.

Если есть возможность, то информацию о стаже или заработной плате работников нужно восполнить другими документами, имеющими короткий срок хранения.   Например, если утрачены лицевые счета (75- летний срок хранения), то на длительный срок отбирают расчетно-платежные ведомости или другие первичные бухгалтерские документы по начислению зарплаты, изначально имеющие 5-летний срок хранения. Если утрачены приказы по личному составу, их можно заменить заверенными копиями.

Если невозможно восполнить утраченные сведения (все сгорело, например), то составляется справка, в которой указываются: виды документов, периоды их составления, причины утраты.

Ответы на распространенные вопросы

1.Вопрос №1:

Есть ли необходимость индивидуальному предпринимателю хранить документы?

Ответ:

Да, предприниматель должен наряду с юридическими лицами хранить свою документацию, поскольку в случае возникновения каких-либо судебных дел либо налоговой проверки потребуется предоставление тех или иных бумаг, если предприниматель на тот момент прекратил свою деятельность, нужно обращаться в архив.

2.Вопрос №2:

Какой срок давности по проверкам для закрытых предпринимателей?

Ответ:

Проверить индивидуального предпринимателя могут в течении четырех лет, однако если назначить после этого новое дело, то сроки могут сдвигаться и на более длинные промежутки времени.

Сроки хранения кадровых документов

В Федеральном законе №125 указано, что документы по личному составу, которые были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, подлежат хранению на срок 50 лет. Действие закона распространяется на трудовые договора, дополнительные соглашения, включая соглашения о расторжении, личные дела и карточки работников.

Аналогичные требования к хранению распространяются на следующие категории документов:

• приказы и распоряжения по личному составу – о приеме, перемещении, переводе, совместительстве, оплате труда, увольнении, повышении квалификации, награждении, изменении данных в анкете, об отпуске по уходу за ребенком, отпуске без сохранения заработной платы;
• докладные записки;
• справки;
• заявления;
• дипломы, трудовые книжки, аттестаты, свидетельства, удостоверения, не востребованные сотрудниками при увольнении.

Обратите внимание. В течение 50 лет также нужно хранить гражданско-правовые договора с физическими лицами и акты по ним.. Но и из этого правила есть исключения

Документы, связанные с дисциплинарными взысканиями, могут быть уничтожены через 3 года. Это правило указано в Перечне №236. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для графиков отпусков, а также согласия на обработку персональных данных. Но в последнем случае трехлетний период отсчитывается после истечения срока действия согласия или его отзыва. Это условие не распространяется на основные документы по обработке персональных данных, включая инструкции или положения. Они подлежат постоянному хранению.

Но и из этого правила есть исключения. Документы, связанные с дисциплинарными взысканиями, могут быть уничтожены через 3 года. Это правило указано в Перечне №236. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для графиков отпусков, а также согласия на обработку персональных данных. Но в последнем случае трехлетний период отсчитывается после истечения срока действия согласия или его отзыва. Это условие не распространяется на основные документы по обработке персональных данных, включая инструкции или положения. Они подлежат постоянному хранению.

Также на постоянной основе нужно хранит такие кадровые документы по основной деятельности как распоряжения и приказы:

• об утверждении структуры организации;
• о создании подразделений;
• о вступлении в должность;
• о возложении обязанностей главного бухгалтера на руководителя;
• о досрочном сложении полномочий;
• об утверждении и введении в действие локально-нормативных актов;
• о назначении ответственных лиц.

Пятилетний срок хранения также распространяется и на документы по административно-хозяйственным вопросам (приказам, распоряжениям), табель учета рабочего времени. Срок может быть увеличен в 10 раз, если условия труда признаны опасными или вредными. Такой же срок отводится для хранения приказов о предоставлении отпусков – ежегодных и учебных, и приказов о направлении в командировку работников, деятельность которых не связана с вредными и опасными условиями труда. Приказы о командировке работников во «вредных» условиях должны храниться в течение 50 лет. 

На протяжении пяти лет подлежат хранению копии заявлений, отчетов, списки работников, выписки из протоколов, переписка, заключения и другие документы о выдаче материальной помощи, выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности. На год дольше (шесть лет) должны храниться:

• платежные ведомости и документы к ним;
• расчетные листы на выдачу заработной платы, гонораров, пособий и материальной помощи. 

Обратите внимание. Расчетные листы и платежные ведомости подлежат хранению в течение шести лет в том случае, если в организации ведут лицевые счета сотрудников

В противном случае, согласно статьи 295 Перечня №236, на эти документы распространяется право хранения на протяжении 50 лет.

РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Общие правила хранения бухгалтерских документов зафиксированы в Перечне 2019 и Инструкции по применению Перечня 2019. Именно эти нормативные акты регламентируют российское архивное право и являются актуальными.

Закрепленные в Перечне 2019 сроки обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За нарушение сроков хранения документов компании грозят серьезные штрафы и другие негативные последствия.

Следует отметить, что в регламентации процесса хранения бухгалтерских документов отметились и отраслевые ведомства. Нормы, касающиеся сроков хранения, есть в Налоговом кодексе Российской Федерации (далее – НК РФ) и Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон № 402-ФЗ). Практически в каждый отраслевой правовой акт внесены правила о хранении документов. И причем далеко не всегда в соответствии с уже работающими другими нормами.

К примеру, для индивидуального предпринимателя, который применяет упрощенную систему налогообложения, налоговый срок сохранности первичных документов, книги учета доходов и расходов (далее – КУДиР) составляет четыре года. Этот срок хранения установлен в п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей. Такой же срок хранения документов, которые содержат данные налогового учета, необходимые для исчисления и уплаты «упрощенного» налога, установлен в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Однако в ст. 318 Перечня 2019 установлено, что юридические лица, применяющие упрощенную систему налогообложения, должны хранить КУДиР пять лет. Странно, но так Росархив определяет срок хранения документа – сводного регистра, к которому по сути не имеет никакого отношения.

Нормы в сфере архивного дела подвижные: периодически вносятся поправки, которые тоже важно отслеживать. Но ни согласованности, ни единообразия между ними как не было, так и нет

Поэтому у экспертов есть вопросы и сомнения в понимании и применении таких норм.

Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (в ред. от 22.05.2020).

Здесь и далее – Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

В ред. от 26.07.2019.

Утв. Приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002.

Ответственность за непредставление документов из-за порчи

Если предприниматель не может предоставить затребованные налоговой инспекцией документы и это происходит более двух раз, к вам могут быть применены административные меры наказания. Минимальная сумма штрафа составляет не менее 10 000 рублей.

Важно! В случае утери документов, их необходимо восстановить. Если это можно запросить у контрагентов, то попросите повторно, объяснив причину и написав официальный запрос

По крайней мере будет подтверждение, что вы обращались с просьбой о предоставлении дубликатов.

А вот если учетные документы были утрачены в связи с кражей, или в следствии стихийных бедствий – пожар, наводнение, затопление помещения. то ситуация становится сложнее. Для этого понадобиться произвести расследование, подробно указав причины произошедшего. В зависимости от документа и назначается служба для ведения расследования. После чего составляется акт и передается в налоговую инспекцию как подтверждение.

Регистрационные документы запрашиваются в ИФНС по заявлению на каждый документ, а также придется оплатить государственную пошлину в размере 300 рублей.

Важно! Хранить документы свыше установленного законодательством срока нет смысла, их лучше утилизировать с помощью специального оборудования или сжечь, однако заранее убедитесь, что именно эти документы уже подлежат уничтожению. Таким образом, можно сделать вывод, что документы необходимо хранить

И хранить лучше в специально отведенном для этого месте, например, в несгораемом шкафу для надежности. А также систематизировать их, чтобы проще было ориентироваться, собрать по папкам и каждую подписать. Ведь когда порядок в бумагах легче работать и предоставлять для проверок данные

Таким образом, можно сделать вывод, что документы необходимо хранить. И хранить лучше в специально отведенном для этого месте, например, в несгораемом шкафу для надежности. А также систематизировать их, чтобы проще было ориентироваться, собрать по папкам и каждую подписать. Ведь когда порядок в бумагах легче работать и предоставлять для проверок данные.

Некоторые ситуации проще понять на примерах

Чтобы понять принцип действия норм налогового и бухгалтерского законодательства, рассмотрим еще несколько ситуаций.

Пример 1.

В 2014 году организация в качестве генподрядчика заключила договор на выполнение работ. В этом же году были подписаны акты сдачи-приема с субподрядчиком и заказчиком. Расчеты с субподрядчиком произведены полностью, а заказчик не погасил часть задолженности.

В 2017 году бухгалтер списал долг заказчика как безнадежный в связи с истечением трехлетнего срока исковой давности.

Рассмотрим, в каком году истекает срок хранения документов, подтверждающих:

– затраты по оплате выполненных субподрядчиком работ;

– возникновение дебиторской задолженности заказчика.

Начнем с документов, подтверждающих затраты по оплате выполненных субподрядчиком работ.

Согласно ст. 29 Закона о бухгалтерском учете документы, касающиеся взаимоотношений с субподрядчиком, необходимо хранить в течение пяти лет после отчетного года. Документы можно уничтожить в году, следующем за тем, в котором истек установленный для них срок хранения (п. 4.11 Правил хранения документов). Следовательно, документы могут быть уничтожены организацией не ранее 2020 года.

В соответствии с НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов на протяжении четырех лет после года, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (Письмо Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

Поскольку «бухгалтерский» срок хранения больше, чем «налоговый», генподрядчик должен хранить документы на протяжении пятилетнего периода после завершения 2014 года, то есть в течение 2015 – 2019 годов.

Взаимоотношения с заказчиком начались в том же 2014 году. Однако расходы у организации возникли только в 2017 году в момент списания безнадежной дебиторской задолженности. Поэтому пятилетний срок хранения документов начинает течь в 2018 году и закончится лишь в 2022 году.

Пример 2.

В 2014 году организация заключила договор с субподрядчиком. В этом же году результат работ был принят на основании акта сдачи-приема. Выполненные субподрядчиком работы оплачены не полностью.

В 2017 году в связи с истечением трехлетнего срока исковой давности бухгалтер включил в доходы сумму кредиторской задолженности перед субподрядчиком.

Определим, в каком году истекает срок хранения документов, касающихся взаимоотношений с субподрядчиком.

Задолженность возникла в 2014 году, а доходы – в 2017 году. Пятилетний период хранения документов закончится в 2022 году. Соответственно, принять решение об уничтожении документов можно не ранее 2023 года.

Организация хранения документов на бумажном носителе

Учреждения здравоохранения, как правило, используют в своей работе первичные (сводные) учетные документы, выведенные на бумажный носитель. По мере совершения операций и принятия к бухгалтерскому учету первичного (сводного) учетного документа, но не позднее следующего дня после получения такого документа на основании как отдельных документов, так и группы однородных документов в регистры бухгалтерского учета вносятся соответствующие записи (п. 11 Инструкции № 157н). Поскольку учреждения ведут автоматизированный бухгалтерский учет, регистры бухгалтерского учета формируются в программе. По истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим журналам учета операций, иным регистрам бухгалтерского учета, хронологически подбираются и сброшюровываются. На обложке указываются:

• наименование субъекта учета;
• наименование главного распорядителя средств бюджета, полномочия которого исполняет субъект учета – организация, осуществляющая полномочия получателя бюджетных средств;
• название и порядковый номер папки (дела);
• период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (журнал учета операций), с указанием года и месяца (числа), наименование регистра бухгалтерского учета (журнала учета операций) с указанием при наличии его номера, количества листов в папке (деле).

Периодичность выведения регистров бухгалтерского учета на бумажный носитель устанавливается в учетной политике учреждения. Для журналов учета операций такой период чаще всего составляет месяц, по итогам которого на бумажный носитель выводится регистр бухгалтерского учета с приложением в хронологическом порядке первичных учетных документов, к которым оформляется обложка, где отражается информация, приведенная выше.

Приказом руководителя учреждения назначается ответственное за ведение архива документов в учреждении лицо. Чтобы упорядочить последовательность сдачи документов и регистров бухгалтерского учета в архив, а также организовать их хранение, разрабатывается внутренний локальный акт, в котором прописываются:

• правила сдачи документов в архив;
• правила организации сохранности документов в архиве;
• правила ведения архива;
• правила выдачи документов из архива;
• порядок уничтожения документов, срок службы которых истек.

Для разработки такого документа можно воспользоваться:

• Положением о документах, которое устанавливает правила хранения первичных документов в государственных (муниципальных) учреждениях;
• Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее Федеральный закон № 125-ФЗ);
• Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
• Правилами организации хранения документов.

Ниже в качестве примера приведем текст положения об организации архива в учреждении.

Убыточная деятельность – повод хранить документы дольше

Минфин в Письме от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604 обратил внимание на то, что гл. 25 НК РФ предусмотрен специальный срок хранения документов, подтверждающих размер полученного убытка

Согласно НК РФ при переносе убытков на будущее налогоплательщик обязан хранить документы в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода. В совокупности с общим правилом о хранении документов ( НК РФ, Письмо Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829) организации необходимо обеспечить сохранность документов на протяжении тех лет, когда она учитывает ранее полученную сумму убытков (например, пять лет) плюс четыре года (то есть всего девять лет).

Отметим, что суды поддерживают мнение Минфина об обязанности хранения документов, подтверждающих факт и размер полученных убытков. Согласно правовой позиции, сформулированной в Постановлении Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12,для подтверждения размера понесенного убытка недостаточно представить налоговую декларацию за соответствующий год. Вывод об отсутствии у налогоплательщика обязанности хранить первичные учетные документы, подтверждающие размер сформированного им убытка, является ошибочным.

Данная позиция не утратила актуальности. Рассматривая налоговые споры, арбитры подчеркивают:

• организации обязаны хранить документы в течение всего срока списания убытков даже в том случае, если за периоды, в которых понесены убытки, уже проводились налоговые проверки;

• основанием для переноса убытков является наличие документов, подтверждающих их возникновение в тех налоговых периодах и в тех объемах, в которых они имели место;

• налогоплательщик должен подтвердить, что расходы, ставшие причиной возникновения убытков, являются обоснованными и связаны с деятельностью, направленной на получение доходов.

Таким образом, если для целей бухгалтерского учета предусмотрен пятилетний срок хранения документов, однако они подтверждают несение расходов, которые привели к возникновению налоговых убытков, хранить эти документы необходимо в течение тех лет, когда организация осуществляет перенос убытков плюс четыре следующих года.

Сроки хранения документов ИП после закрытия

Ниже представлены минимальные сроки для хранения отдельной документации ИП после окончания ликвидационной процедуры:

• первичные документы и бухгалтерские бумаги, требующиеся для определения и оплаты налогов, хранятся не менее 4 лет с момента потери физическим лицом статуса индивидуального предпринимателя или прекращения им коммерческой деятельности;
• книга учёта и бумаги, подтверждающие получение доходов и ведение расходов, не должны уничтожаться в течение 4 лет;
• прочая бухгалтерская (иначе финансовая) отчётность – не меньше 5 лет;
• отчётность по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет;
• документация, являющаяся доказательством исчисления и оплаты требующихся страховых взносов в ФСС, ФФОМС и ПФР, хранится не меньше 6 лет.

В процессе работы у предпринимателя накапливается много разных бумаг: свидетельства, справки, бланки. Хранение документов ИП – сложная задача, но необходимая. А как их хранить: может быть, в столе или нужно иметь сейф с технологией лазерной защиты? Оказывается, в законе предусмотрены различные варианты. Мы расскажем о сроках хранения важных документов ИП.