Сколько хранить документы после ликвидации ооо?

Передача документов ликвидированного ООО на хранение: ответственность

В отношении руководства фирмы или ликвидационной комиссии, нарушившей предписания законодательства об организации хранения документов ликвидируемого ООО, могут быть применены санкции в виде:

1. Штрафа в 300-500 рублей, который выписывается на ответственное должностное лицо организации.

Основание: положения статьи 13.20 КоАП РФ.

Рассматриваемая санкция, как правило, применяется при не слишком серьезных нарушениях — таких как ошибки в комплектовании или в ведении учета архивных документов.

1.  Штрафа в размере:

• 2500 — 5000 рублей (накладывается на должностное лицо);
• 200 000 — 300 000 рублей (накладывается на юридическое лицо — в данном случае, ликвидируемую организацию).

Основание: статья 13.25 КоАП РФ.

Санкция, о которой идет речь, применяется в отношении:

• ООО в статусе участника рынка ценных бумаг при невыполнении обязанностей, связанных с обеспечением хранения ценных бумаг и иных документов, которые применяются в ходе различных финансовых правоотношений;
• любого ООО, нарушившего предписания статьи 50 Закона «Об ООО» № 14-ФЗ, в которой устанавливаются требования по обеспечению хранения определенных типов документов.

1. Санкций по ст. 325 УК РФ в виде:

• штрафа в величине до 200 000 рублей (либо в размере дохода виновного лица за 1,5 года);
• назначаемых исходя из серьезности правонарушения обязательных, исправительных, принудительных работ, ареста, лишения свободы (на сроки, определяемые в соответствии с УК РФ).

Указанные санкции применяются именно в тех случаях, когда обязанности по передаче документов в компетентные структуры выполняет ликвидационная комиссия — то есть, при банкротстве организации. Действия комиссии могут быть, таким образом, квалифицированы как намеренное сокрытие документов (или же их уничтожение — если оно имело место).

Сроки по ключевым документам ИП: текущие нормы

Документов, поименованных в Перечне приказа № 236 — огромное количество. Наиболее востребованными индивидуальным предпринимателем могут быть:

1. Налоговые декларации и расчеты.

Текущий срок их хранения в соответствии с новыми правилами Росархива — 5 лет. При этом декларации ИП до 2002 года включительно хранятся 75 лет (п. 310 Перечня).

Отдельный срок установлен для Расчетов по страховым взносам — 75 лет по отчетам до 2003 года, 50 лет – по Расчетам за периоды с 2003 г. и позднее (п. 308 Перечня). При этом карточки учета выплат и страхвзносов должны храниться 6 лет (при отсутствии лицевых счетов и ведомостей по зарплате – также 75/50 лет).

Пятилетний срок применяется для справок 2-НДФЛ, а при отсутствии лицевых счетов, зарплатных ведомостей их хранят 75/50 лет (п. 312 Перечня).

Документация по информационному обмену с ИФНС хранится 6 лет, если она касается реструктуризации долгов, и 5 лет – в остальных случаях.

1. Книга учета доходов и расходов на «упрощенке» (КУДиР).

Срок хранения документов ИП на УСН, а именно — КУДиР, по новым правилам составляет 5 лет (п. 318 Перечня).

1. Счета-фактуры (составляемые как плательщиками НДС, так и неплательщиками в предусмотренных законом случаях).

Срок их хранения— 5 лет (п. 317 Перечня).

1. Кадровые документы (если у ИП есть работники):

• трудовые договоры, должностные инструкции, личные дела – 75/50 лет;
• сведения о трудовой деятельности – 75/50 лет;
• приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года; об отпусках, командировках – 5 лет; о приеме, увольнении, переводе, совмещении – 75/50 лет;
• графики отпусков – 3 года;
• заявления о выдаче справок, документов о работе от работодателя — 1 год;
• журналы инструктажа по охране труда (ОТ) — 45 лет, по проверке знаний по ОТ – 5 лет;
• списки лиц, работающих на «вредном» производстве – 75/50 лет;
• согласия на обработку персональных данных – 3 года.

Безусловно, это не исчерпывающий перечень документации, которая может применяться в бизнесе: предпринимателю нужно внимательно изучить новый норматив от Росархива и определить, какие документы, поименованные там, он использует на практике.

В соответствии с приказом № 237, все сроки, отраженные в приказе № 236, исчисляются с 1 января года, что идет за тем, в котором они были закончены делопроизводством (осуществлено их подписание, завершено их ведение). Это значит, что, например, КУДиР при УСН за 2020 год должна храниться в течение 2021-2025 годов.

Что касается сроков, закрепленных в НК РФ, то основной из них приведен в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 4 года для любых документов, содержащих данные бухгалтерского или налогового учета. На них следует ориентироваться, определяя на любом налоговом режиме сроки хранения документов ИП — на ЕНВД, на «упрощенке», на ОСНО.

Вместе с тем, ИП необходимо хранить:

• не менее 6 лет — документы по страховым взносам (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);
• не менее 4 лет — документы по обучению и оценке квалификации работников (подп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ);
• документы по убыткам — в течение всего срока, когда ИП на ЕСХН или УСН 15% использовал право на уменьшение налоговой базы на сумму ранее полученного убытка (п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6 НК РФ).

Таким образом, можно говорить о том, что в одних случаях сроки «привязаны» к определенной системе налогообложения, в других — являются общими для всех налоговых режимов. Есть также те, которые определены только для ИП-работодателей.

Если по одним и тем же документам в НК РФ и других нормативах установлены разные сроки хранения, то применяется тот источник, где сроки хранения продолжительнее.

Отметим, что установленный законом срок хранения бухгалтерских документов ИП должен соблюдать, если ведет бухучет по Закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Предприниматели не обязаны вести бухучет, но могут это делать. По общему правилу первичка и другие документы, учитываемые в соответствии с указанным законом, хранятся не менее 5 лет после отчетного года, если иными документами не предусмотрены более длительные сроки (п. 1, 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Сроки хранения бухгалтерской документации

Сроки хранения финансовой отчетности, к которой относятся балансы, отчеты об убытках, целевом использовании денег, зависят от ее типа:

• Консолидированная и годовая – на протяжении всего срока деятельности предприятия.
• Квартальная – 5 лет.
• Месячная – год.

ВНИМАНИЕ! Если на предприятии вместо годовой ведется квартальная или месячная отчетность, то ее также нужно хранить на постоянной основе. Рассмотрим сроки хранения другой документации:

Рассмотрим сроки хранения другой документации:

• Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
• Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
• Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
• Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
• Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
• Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
• Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
• Акты о передаче прав на недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.

Минимальный срок хранения официальной документации составляет 5 лет.

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия

В соответствии с ч. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ передаче в государственный архив в обязательном порядке подлежат документы:

• относящиеся к Архивному фонду РФ;
• период хранения которых ещё не истёк;
• по личному составу.

Перед сдачей документов в архив их нужно подготовить. Все документы нужно разделить по срокам хранения и разложить по папкам. При формировании папок рекомендуется использовать номенклатуру дел предприятия. Каждое дело не должно составлять больше 250 листов.

Документы подшиваются в дело в единственном экземпляре. Бумаги подшиваются в хронологическом порядке.

Итак, для того, чтобы сдать документы, они должны быть:

• структурированы (по сроку хранения и хронологии);
• подшиты;
• пронумерованы;
• с внутренней описью;
• с обложкой по установленной форме.

Сдача документов в архив при ликвидации и порядок действий

Принятие на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных решений, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, Компанией не осуществляется.

• Предоставлять субъекту персональных данных по его запросу информацию, касающуюся обработки его персональных данных, либо на законных основаниях предоставить мотивированный отказ, содержащий ссылку на положения Федерального закона.
• По требованию субъекта персональных данных уточнять обрабатываемые персональные данные, блокировать или удалять, если персональных данных являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки.
• Вести Журнал учета обращений субъектов персональных данных, в котором должны фиксироваться запросы субъектов персональных данных на получение персональных данных, а также факты предоставления персональных данных по этим запросам.
• Уведомлять субъекта персональных данных об обработке персональных данных в том случае, если персональные данные были получены не от субъекта персональных данных.

Помимо Компании, доступ к своим персональным данным имеют сами Субъекты; сотрудники Компании; лица, осуществляющие поддержку служб и сервисов Компании, в необходимом для осуществления такой поддержки объеме; иные лица, права и обязанности которых по доступу к соответствующей информации установлены законодательством РФ. 5. 1. 5. Обжаловать действия или бездействие Компании в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций или в судебном порядке в случае, если гражданин считает, что ООО Юридическая компания «Старт осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных или иным образом нарушает его права и свободы.

• что делать с кадровыми документами при ликвидации ООО;
• цель работы с документами на этапе ликвидации ООО;
• для чего создается конкурсная комиссия либо конкурсный управляющий;
• сроки хранения документов после ликвидации ООО.

Итак, после того, как решение о ликвидации организации было принято в установленном законом порядке, создается конкурсная комиссия либо назначается конкурсный управляющий. Именно эти органы обеспечивают сохранность кадровой отчетности, отвечают за сроки хранения документов после ликвидации ООО, за организацию процесса их сбора и упорядочения, за передачу их на хранение или уничтожение, то есть за все действия, совершаемые с документами при ликвидации организации. В состав комиссии может входить сотрудник архива, который будет контролировать все процессы, связанные с подготовкой и передачей документов в свое управление.

Документы по личному составу ликвидируемой компании должны поступать в соответствующий архив на хранение. Это означает, что основная цель работы с ними на этапе ликвидации — обеспечение сохранности. При этом кадровая отчетность должна сдаваться в архив в упорядоченном виде. Ведь от того, насколько грамотно она будет подготовлена к сдаче в архив, нередко зависит будущая пенсия человека. В процессе такой подготовки могут быть выявлены документы, не подлежащие хранению.

Их нужно будет уничтожить. Сроки хранения документов после ликвидации ООО прописаны законодательно и рассмотрены в этой статье. Документы по сроку хранения после ликвидации ООО первой и второй группы, согласно закону, следует отдавать на хранение в государственные муниципальные архивные учреждения.

При этом негосударственные организации, в том числе ООО, должны передавать свою кадровую отчетность на архивное хранение по договору. Документы ООО временного хранения, срок которых еще не истек, принимаются сотрудниками архива только на платной основе и при наличии свободных площадей. Для них существуют профессиональные архивные компании. В этой статье рассмотрим срок хранения документов после ликвидации ООО.

А именно, что делать с кадровыми документами при ликвидации ООО; основная цель работы с документами на этапе ликвидации; для чего создается конкурсная комиссия либо конкурсный управляющий. Три вида кадровых документов в зависимости от сроков хранения после ликвидации ООО. Сроки хранения документов после ликвидации ООО определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25. 08. 2010 № 558.

Подготовка документов к архивации

Данная процедура является крайне трудоемкой, особенно, если документы содержались в период существования ООО не в надлежащем порядке. Когда организация вела свою деятельность в течение длительного срока, а структуризацией документации никто не занимался, имеет смысл воспользоваться услугами фирм-посредников.

Также можно заключить договор с центром архивации на проведение подготовки. Такой вариант является предпочтительным, если в последствие прием и хранение будет осуществляться этой же организацией.

В общем виде подготовка документов для хранения включает в себя следующие этапы:

1. Структуризация дел. Производится их оформление в группы, которые называются делами. Дела должны содержать документы с одинаковым сроком хранения, созданные в один календарный или в отдельных случаях учебный год. В одном деле может находиться не более 250 листов. Каждый документ представляется в единственном экземпляре. Документы нужно организовать внутри дела в определенном порядке: хронологическом, логическом (по подгруппам), алфавитном или ином.
2. Подшивка. Для оформления документов в дела используются папки с твердым переплетом. В начало и в конец вставляются чистые бланки для описи и заверения. Из бумажных документов удаляется все скобки, скрепки или иные предметы. Производится прокол в четырех местах. Документы переплетаются и помещаются в папку.
3. Нумерация. Каждый лист дела, кроме вышеуказанных чистых бланков, нумеруются арабскими цифрами, которые наносятся простым карандашом. Числа помещаются в верхнем правом углу или на обратной стороне в левом углу чертежей, схем, планов, рисунков.
4. Внутренняя опись. Она составляется для документов, срок хранения которых на момент ликвидации ООО превышает 10 лет. Для нее используется отдельный бланк. В нем указывается номер документа, его название, количество листов, на которых он расположен. В конце описи указывается общее число документов (прописью) и листов в деле.
5. Обложка дела. Содержит информацию о названии организации, дате создания дела и сроке его хранения. Также на обложке указывается название дела. Формат ее оформления имеет следующий вид.

Интересно, для чего необходима публикация сведений о ликвидации юридического лица, и что происходит при закрытии фирмы, вне зависимости от того, как она происходила добровольно или принудительно? Читайте по этому адресу.

Подготовительные мероприятия перед передачей документов на хранение в архив

Несмотря на то, что документы на хранение передаются в профессиональные органы, вся документация должна пройти предварительную подготовку перед передачей в архив. При этом выполняется следующее:

1. Сортировка документации, оставшейся после ликвидации ООО. Документы необходимо разложить по разделам, которым придается статус дела. Объем одного дела не должен превышать 250 страниц. Документы, имеющие разные сроки хранения, необходимо разложить в разные дела. Повтор документов не допускается. Все дела следует сортировать по годам.
2. Прошивка дел. Картонная папка с документы прошивается суровыми нитками через 4 отверстия. Документы в папке должны быть расположены в хронологическом порядке, После этого листы в папке нумеруют, за исключением первого и последнего листа. Первый лист остается без надписей, а последний – лист заверителя.
3. Нумерация папок дел.
4. Оформляются обложки для дел. На обложках указываются: наименование компании полностью и кратко, заглавие, период собрания и число страниц в деле.
5. Составляется полная опись дел. Опись составляют на специальном бланке, включенном в материале к передаче. Опись включает в себя историко-архивную справку, данные об учредителях, основной вид деятельности общества, смену участников, реорганизации общества, протокол о ликвидации ООО, а также данные о лицах, проводящих ликвидационные мероприятия.

После всех выполненных мероприятий дела складывают в коробку архивного хранения и после завершения ликвидации передаются в архив.

Если компания работала продолжительный период времени, то документов останется очень много. Поэтому процесс подготовительных мероприятий к хранению может быть очень трудоемким и длительным. В этом случае вся подготовительная работа может быть выполнена сотрудниками архива по заключенному с ликвидационной комиссией договору.

Сроки хранения налоговых документов

В течение пяти лет должны храниться сведения налогового и бухгалтерского учета, а также другие документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие:

• получение доходов;
• осуществление расходов;
• удержание налогов.

Эти нормы указаны в Налоговом кодексе РФ – в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 и подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Срок отсчитывается с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз в следующих целях:

• для составления отчетности;
• для исчисления и уплаты налогов;
• для подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Исключение распространяется на документы, подтверждающие понесенные убытки. Их необходимо хранить в течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего налогового периода на суммы полученных ранее убытков.

В течение четырех лет должны храниться книги покупок и продаж, включая дополнительные листы к ним. Отсчет в этом случае осуществляется с момента последней записи в книге. Счета-фактуры необходимо хранить пять лет.

Для налоговых деклараций и расчетов по налогам действует пятилетний срок сохранности. В этом правиле есть исключение – декларации индивидуальных предпринимателей за период по 2002 год, их необходимо хранить 75 лет. Расчет по страховым взносам запрещено уничтожать на протяжении 50 лет с момента составления.

Документы для исчисления и уплаты страховых взносов должны храниться в течение 6 лет. К ним относятся карточки индивидуального учета сумм начисленных выплаты и прочих вознаграждений, а также сумм начисленных страховых взносов.

Обратите внимание. Карточки индивидуального учета должны храниться в течение 50 лет при отсутствии ведомостей начислений заработной платы или лицевых счетов

Прямого разъяснения относительно момента отсчета срока хранения документов, используемых для расчета страховых взносов, нет. В этом случае можно применить аналогию с налоговыми документами, другими словами, отсчет срока ведется после окончания расчетного периода, в котором в последний раз использовался документ с целью исчисления и уплаты взносов, а также составления отчетности.

Корреспонденцию с фискальными службами нужно хранить в течение пяти лет, включая акты, уведомления, требования, решения, возражения, постановления, заявления, жалобы. Срок может быть увеличен в два раза в случае, если жалобу подали по результатам проверки – камеральной или выездной. Все документы в электронной форме с электронной подписью, а также сертификаты ключей проверки УКЭП, которыми завизированы технологические документы и жалобы, необходимо хранить на протяжении пяти лет. Эти сроки рассчитываются с момента получения/отправки документа.

В качестве справки, контракты на закупку товаров, работ и услуг для обеспечения нужд – государственных и муниципальных, подлежат хранению в течение пяти лет после прекращения обязательств.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

После того, как ООО ликвидировано, его документы необходимо хранить определенный период времени, установленный Приказом Минкультуры №558, а также следующими нормативными актами:

1. Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
2. Постановление Правительства 1137 (устанавливает порядок использования документов плательщиками НДС).

Сроки хранения предусматриваются нормами действующего законодательства для определенных категорий документов, задействованных в хозяйственной деятельности общества. Рассмотрим основные категории документов и сроки их хранения:

Основные категории документов	Что в себя включают	Сроки хранения
Документы по личному составу	Личные дела работников и персональные карточки	75 лет
Аттестационные документы	45 лет
Документы кадровой отчетности	Табели учета рабочего времени Расчеты о премировании работников Документы, имеющие отношения к судебным спорам	5 лет
Первичная документация, бухгалтерская отчетность	Регистры бухучета Балансы Отчеты о прибылях и убытках Кассовая отчетность	5 лет
Документы налогового учета	Декларации расчеты	5 лет
	Книги учета продаж, покупок Счета-фактуры	4 года

Данный перечень документов не является исчерпывающим, мы рассмотрели только ключевые документы, применяемые в деятельности общества.

Таблица сроков с изменениями в 2021 году

Сроки хранения документов, составленных до 18 февраля 2020 года, определены Приказом Минкультуры №558 от 25 августа. На документы, составленные после этой даты, распространяются требования Перечня №236.

В таблице указаны самые важные для бухгалтеров документы с измененными сроками хранения.

Документ	Новый срок	Старый срок
Договор дарения (пожертвования) имущества	до ликвидации организации	постоянно
Договор лизинга	пят лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества	постоянно
Документы по залогу недвижимости	десять лет	постоянно
Договор мены недвижимости	до ликвидации организации	пять лет
Договор поручения	пятнадцать или десять лет в зависимости от вида имущества	пять лет
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества	десять лет	пять лет
Паспорта сделок	пятнадцать лет	постоянно
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности	пять лет при условии погашения долга	пять лет
Счета-фактуры	пять лет	четыре года
Документы о получении зарплаты (при наличии лицевых счетов)	шесть лет	пять лет
Реестр сведений о доходах физлиц	Пять лет	Семьдесят пять лет
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов	пять лет	срок не установлен
Справка о состоянии расчетов с бюджетом	пять лет	срок не установлен
Расчет по страховым взносам	пятьдесят лет	срок не установлен
Документы о переоценке основных фондов и амортизации	пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов	постоянно
Документы о списании основных средств и нематериальных активов	пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов	постоянно
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю	пять лет после выбытия имущества	постоянно
Книга учета доходов и расходов при упрощенной системе налогообложения	пять лет	постоянно

В завершении статьи хотелось бы еще раз отметить, что большая часть документов, составленных в процессе хозяйственной деятельности организации или индивидуального предпринимателя, должны храниться в течение нескольких лет.

Но важно учитывать, что должна обеспечиваться не только сохранность и неизменность документации, но и возможность ее быстрого поиска в архиве. Так как налоговая инспекция может сделать запрос документа в любой момента

А установленный действующим законодательством срок подготовки ответа составляет всего десять рабочих дней. И обеспечить своевременную подготовку данных невозможно без правильной организации номенклатуры дел – вся документация сразу распределяется по видам и срокам хранения. Такой подход позволит избежать не только начисления штрафных санкций, но и лишних трудовых затрат.

Документы при увольнении сотрудника в 2021 году
Что делать с книгой по учету трудовых книжек, заведенной до 1 сентября 2021 года?

Срок хранения документов после ликвидации ООО

После того, как ООО ликвидировано, его документы необходимо хранить определенный период времени, установленный Приказом Минкультуры №558, а также следующими нормативными актами:

1. Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
2. Постановление Правительства 1137 (устанавливает порядок использования документов плательщиками НДС).

Сроки хранения предусматриваются нормами действующего законодательства для определенных категорий документов, задействованных в хозяйственной деятельности общества. Рассмотрим основные категории документов и сроки их хранения:

Основные категории документов	Что в себя включают	Сроки хранения
Документы по личному составу	Личные дела работников и персональные карточки	75 лет
Аттестационные документы	45 лет
Документы кадровой отчетности	Табели учета рабочего времени Расчеты о премировании работников Документы, имеющие отношения к судебным спорам	5 лет
Первичная документация, бухгалтерская отчетность	Регистры бухучета Балансы Отчеты о прибылях и убытках Кассовая отчетность	5 лет
Документы налогового учета	Декларации расчеты	5 лет
	Книги учета продаж, покупок Счета-фактуры	4 года

Данный перечень документов не является исчерпывающим, мы рассмотрели только ключевые документы, применяемые в деятельности общества.

Уведомление налоговой службы и фондов о начале ликвидации ООО

В течение 3-х рабочих дней после принятия решения (протокола) о ликвидации в ИФНС по месту учета необходимо подать:

• уведомление по форме Р15001 (нотариально заверенное);
• протокол собрания участников или решение единственного учредителя.

Спустя 5 рабочих дней после подачи документов налоговая инспекция должна внести запись в ЕГРЮЛ о том, что ООО находится в процессе ликвидации и выдать вам на руки копию листа, подтверждающего внесение данных в государственный реестр.

Обратите внимание, фонды (ПФР и ФСС) уведомлять о факте закрытия ООО больше не нужно. Данную информацию им должна предоставлять налоговая инспекция

Правда, в нашей стране бывает всякое, поэтому данный момент лучше уточнить в ИФНС по месту учета.

Что делать с документами после ликвидации общества

Закон предписывает передавать документацию ликвидируемой организации в муниципальный или государственный архив (23-я статья закона об архивном деле № 125-ФЗ от 22.10.2004, п.). Это требование касается следующих документов:

• архивных:

  • с не истекшим сроком хранения;

• по личному составу компании.

Сдать в архив документы после ликвидации общества можно, когда между ним и ликвидатором (ликвидационной комиссией, конкурсным управляющим, самим ООО, если оно ликвидируется добровольно) заключен соответствующий договор. Также документы могут быть переданы правопреемнику почившего ООО, или вышестоящему подразделению – п. 9.7 и п. 9.7.1 Основных Правил работы архивов организаций. Например, если ликвидируется «дочка», ее документы передаются в головной офис.

Если ни правопреемника, ни вышестоящей организации нет, документы по личному составу, касающиеся бывших работников ООО, заберет специализированный или государственный архив (п. 9.7.2 Основных Правил). Где будут храниться учредительные документы после ликвидации общества и иные бумаги, связанные с его деятельностью, в этом случае будет решать конкурсный управляющий или ликвидационная комиссия, при добровольной ликвидации – кто-то из сотрудников или участников ООО. В частности, может быть составлен акт о передаче их на хранение бывшему участнику общества. Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению, что также фиксируется в соответствующем акте и решении.

Расходы по передаче документации в архив, ее подготовке и оформлению, несет ликвидируемое общество. Документы, хранящиеся меньше 10-ти лет, архив может не принять, поэтому альтернативным вариантом является их передача в специализированную частную компанию.

Виды документов

Некоторые предприниматели считают, что, так как они не являются юридическими лицами, и для них предусмотрены послабления и упрощения, такие как отсутствие обязательного бухучёта, то вести и содержать в порядке другие бумаги они не обязаны. На самом деле, это не так, потому что в ст. 17 закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» прописана обязанность организаций, в том числе ИП, организовать должное комплектование и хранения важных документов бизнесмена.

Разберёмся, какие документы, связанные с бизнес-деятельностью, относятся к важным бумагам, которые предприниматель должен хранить под рукой:

• регистрационные;
• учетные;
• разрешительная документация;
• отчётные (налоговая, бухгалтерская, статистическая отчётность, отчёты в фонды);
• кадровые;
• документы по хозяйственной деятельности (договоры, кассовые, первичные документы).

Работа ИП начинается с регистрации в налоговой. Поэтому статус хозяйствующего субъекта необходимо подкреплять такими бумагами, как:

• статистические коды;
• лист записи ЕГРИП.

Внимание! С начала 2017 года свидетельство ОГРН и ИНН при постановке на учёт ИП уже не выдают. Однако бизнесмены, которые регистрировались в более ранние периоды, должны бережно хранить оригиналы выданных налоговой бланков. После постановки на налоговый учёт бизнесмену следует позаботиться о лицензировании своей деятельности, если того требует вид планируемых работ или услуг

В отдельных делах нужно будет хранить оригиналы всех видов разрешительной документации:

После постановки на налоговый учёт бизнесмену следует позаботиться о лицензировании своей деятельности, если того требует вид планируемых работ или услуг. В отдельных делах нужно будет хранить оригиналы всех видов разрешительной документации:

• лицензий;
• допусков;
• разрешений;
• сертификатов соответствия и качества;
• уведомлений о начале деятельности.

В процессе деятельности коммерсанту на упрощенке придётся вести учёт поступивших и израсходованных средств. Ведением Книги учёта доходов и расходов (КУДиР) ограничивается для него весь обязательный бухучёт (на ЕНВД и этого можно не делать). Что касается собственной налоговой отчётности, то её придётся хранить большинству ИП, кроме приобретателей патента, так как они не предоставляют декларации.

Ещё одним важным видом документации для бизнесмена является первичка:

Поскольку первичный документ является первоисточником хозяйственной операции, фиксирует её совершение, комплектовать и хранить первичку в делах крайне важно. Формировать отдельно от первичных документов нужно также все хозяйственные договоры, соглашения, контракты, акты о приёмке выполненных работ. Они служат основанием для подтверждения связи контрагентов, подрядчиков, поставщиков и клиентов, покупателей и продавцов

Они служат основанием для подтверждения связи контрагентов, подрядчиков, поставщиков и клиентов, покупателей и продавцов.

Если коммерсант расширяет свой бизнес, он нанимает сотрудников в помощь, так как уже не справляется с работой в одиночку. Выступить в роли работодателя —для ИП это серьёзный шаг. Усложняется не только состав его отчётности, но и появляются кадровые документы:

• трудовые договоры;
• трудовые книжки;
• лицевые счета начисления заработной платы;
• штатные расписания;
• приказы по личному составу;
• графики отпусков;
• должностные регламенты и инструкции;
• личные карточки форты Т-2;
• табеля учёта рабочего времени;
• книги, журналы учёта (инструктажей, трудовых договоров, приказов, личных дел и т. д.).

В своей работе современные бухгалтеры и кадровики уже давно применяются специальные программы: 1С, ДКС, Контур. Поэтому часть документации формируется в электронном виде. Контролирующие органы, в частности, налоговые инспекции, стимулируют налогоплательщиков налаживать электронный документооборот, а значит, некоторые документы можно даже не печатать на бумаге. Из-за этого часто возникают вопросы, сколько нужно хранить документы в электронном виде, или их можно сразу удалять? Закон не разделяет бумажные и электронные типы документов, поэтому срок хранения у них одинаков.

Решение важных нюансов после закрытия

После ликвидации следует решить несколько нюансов, чтобы органы и госструктуры не задавали вам вопросы:

Закрытие расчетных счетов организации

В банковское отделение, где есть счет, следует подать заявление и документ о выходе фирмы из ЕГРЮЛ. Расторжение договора осуществляется в соответствии со статьей 859 ГК РФ, а остаток денежных средств (если имеется) возвращается, как и все имущество. Уже как около четырех лет о процессе ликвидации счетов государственные и иные службы можно не оповещать.

Передача документации в Архив

У некоторых документов, возможно, еще не закончился срок исковой давности, поэтому их следует передать в Архив. Потребуется также заключение договора с последним и возмещение расходов.

В статье 50 № 14-ФЗ содержится полный перечень бумаг, которые Общество обязано хранить. Причем каждая имеет собственный срок хранения.

Архивные бумаги после ликвидации ООО, следует структурировать надлежащим образом. В противном случае, будет наложен штраф, что указано в пункте 2 статьи 13.25 КоАП РФ, размером до 300 тыс.рублей.

Уничтожение печати и документов компании

Такая процедура требует составления акта, в котором прописывается:

• опись материалов для ликвидации;
• состав ликвидкомиссии;
• дата и время закрытия;
• аргументы;
• название имеющихся оттисков ликвидируемых печатей (они подтверждают, что сделка или договор действительны);
• способ ликвидации;
• официальный документ, подтверждающий, что ликвидированное использовать нельзя (составляется комиссией);
• подписи участников.

Акт позволяет вносить запись в учетный журнал с печатями и штампами. Помимо личного участия в ликвидации, можно обратиться в компетентную компанию.

Сдача налоговых деклараций

Согласно пункту 3 статьи 55 НК РФ, период их составления закончился в момент исключения Общества из ЕГРЮЛ. Вам следует их сдать даже если они нулевые. При окончании всех процедур, можно с уверенностью считать, что к вашей организации больше не возникнет лишних вопросов.

Мы рекомендуем относиться с особым вниманием к деталям, формирующим общую картину. Несущественные манипуляции могут стать преградой на пути к полноценной ликвидации ООО

Какие документы необходимо хранить

1. В случае, если предприниматель работает с НДС на общей системе, то хранение бухгалтерских документов, данные налогового учета, любая документация по полученным доходам и расходам, необходимым для исчисления налогов, а также документы, подтверждающие уже осуществленные налоговые выплаты, должны храниться не менее 4 лет.
2. Бухгалтерская отчетность, первичные бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет.
3. Все первичные документы учета и регистрации ИП, книгу учета доходов и расходов (КУДиР), индивидуальный предприниматель должен хранить не менее 4 лет.
4. Документы, подтверждающие выплаты страховых взносов в Пенсионный фонд (ПФР), Фонд социального страхования (ФСС) и Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС), должны храниться в течение 6 лет.
5. Личные дела и карточки работников, в том числе временно нанятых, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу должны храниться 75 лет.

1. Трудовая инспекция может потребовать любые документы, на основании которых вы платите зарплату, премии, отпускные, пособия, считаете стаж.