Положение об аттестации работников

Аттестация по требованию законодательства и независимая оценка квалификации

Есть виды деятельности, работа в которых обязывает к регулярному прохождению аттестаций. Это не пожелание работодателя, а требование закона. Без подтверждения определенных знаний и умений сотрудников могут отстранить от работы.

Например, подобный подход практикуется в сфере строительства. Правда, найти конкретный список всех попадающих по проверку профессий не получится, поскольку регулирование происходит на основе отраслевых стандартов, методик, отдельных приказов и т.д.

Затраты включаются в расходы по налогу на прибыль согласно пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ, это будут прочие расходы, связанные с реализацией. Необходимо выполнить только несколько условий для этого (п. 3 ст. 264):

• На аттестацию направляется работник, с которым заключен трудовой договор.
• Работодатель заключил договор с российской образовательной организацией, имеющей лицензию, или иностранной, имеющей соответствующий статус.

Как видите, я выделила отдельно независимую оценку квалификации (НОК). НОК проводится в соответствии с Федеральным законом № 283-ФЗ от 03.07.16. Она проводится с учетом специальных профессиональных стандартов и требований, предъявляемых теми или иными законодательными актами.

В качестве яркого образчика можно привести профстандарт «Бухгалтер», который начал действовать в апреле 2019 года (приказ Минтруда № 103н от 21.02.2019). Многие бухгалтеры тогда всполошились, поскольку содержание документа подразумевало особые требования, в том числе к образованию.

Однако применение этого документа только рекомендовано большинству работодателей. Обязательным он является для некоторых категорий организаций, в частности:

• ОАО.
• НПФ.
• Страховых компаний.

Это определено Законом о бухгалтерском учете. Есть и другие законодательные акты, предъявляющие особые требованию к главному бухгалтеру компании, например, ФЗ №395-1 «О банках и банковской деятельности» (ст. 14).

Остальные организации вправе на добровольных началах утвердить применения профстандарта и закрепить это во внутренних положениях. Тогда претендент на такую должность обязан соответствовать предъявляемым требованиям.

Кстати! Пройти оценку квалификации может также соискатель на должность. Он должен заключить соглашение, обязывающее в течение трех месяцев после прохождения независимой оценки подписать трудовой договор и отработать по нему не менее года. Иначе работодатель не включит расходы в базу по налогу на прибыль или единому налогу на УСН (п. 3 ст. 264 НК). Если включит, то придется затем восстановить сумму во внереализационных доходах.

Проведение аттестации или НОК по инициативе работодателя означает, что оплата его обучения, подтверждения квалификации не является для него доходом и не подлежит обложению НДФЛ (п. 21.1 ст. 217 НК) и взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК). При этом на период проведения оценки за работником сохраняются рабочее место и средняя заработная плата. Ему также оплачиваются расходы, связанные с поездкой в другую местность, если это необходимо.

Однако есть некоторые ограничения. Если договор между организацией-налогоплательщиком и сотрудником был расторгнут до того, как прошел год с даты начала его действия (кроме случаев, указанных в статье 83 ТК РФ), то организация обязана включить во внереализационные доходы отчетного (налогового) периода, в котором прекратил действие данный трудовой договор, сумму оплаты за обучение, учтенную ранее при расчете налоговой базы.

Если работник решил пройти НОК по собственному желанию, то расходы на оценку идут за его счет. Правда у него есть право на получения налогового вычета по НДФЛ в сумме не более 120000 (в совокупности с другими социальными вычетами), это определено статьей 219 п. 1 пп. 6.

Ошибки при организации проведения

Неверная постановка целей и задач — основная ошибка процедуры.

Дополнительными являются:

• недостаточная степень информированности работников;
• отсутствие сведений о причинах необходимости проведения;
• сравнение работников между собой (изучать нужно их индивидуальную трудовую деятельность в части исполнения стандартов компании);
• различный подход к сотрудникам, занятым исполнением одинаковых функций (разница в требованиях может объясняться субъективными предпочтениями руководителя, что недопустимо);
• применение ограниченного перечня оценок типа «хороший-плохой» (следует применить широкий список критериев с большим количеством баллов, что дает возможность вариативности и большей объективности);
• предвзятое отношение (нужно применять справедливый подход с учетом профессионального соответствия);
• изменение требований в процессе проведения (нужно устанавливать правила заранее).

Каковы критерии аттестации?

В ходе оценки труда необходимо выявить сотрудников, которые:

• не удовлетворяют требования стандартов труда;
• удовлетворяют требования стандартов труда;
• существенно превышают установленные стандарты.

Оценка деятельности персонала предусматривает изучение профессионально необходимых характеристик у сотрудников компании, помогает сопоставить индивидуальные результаты, полученные членами предприятия, с типовыми требованиями. В этом состоит практическая значимость: она выявляет контингент, профессиональные качества которого существенно отклоняются от необходимых для данной работы. Также оценка персонала помогает определить перспективы роста эффективной деятельности.

После этого происходит обработка результатов, полученных в ходе диагностической процедуры. Составляются таблицы продуктивности персонала, в которых выделяются группы неэффективных сотрудников. Далее полученная информация заносится в специальную базу данных предприятия.

Процедура аттестации персонала включает обратную связь с испытуемыми. Обратная связь является важным этапом процесса аттестации персонала. Обсуждение результатов проводится совместно с участниками, в общей или индивидуальной форме, в виде беседы. Беседа способна помочь учесть данные, которые могли быть упущены в ходе самого мониторинга.

Налаженная система аттестации персонала и правильное хранение полученной информации позволяет руководителям воспользоваться результатами аттестации при принятии важных кадровых решений.

https://youtube.com/watch?v=S4aq7WzL7Jo

Как оформить приказ

Приказ может быть написан от руки или напечатан на компьютере (второй вариант — более современный и распространенный), но в любом случае он должен иметь «живые» подписи руководителя фирмы и всех, кто в нем упомянут – автографы последних будут подтверждать то, что они ознакомлены с документом.

Приказ можно написать на обычном листе формата А4 или на фирменном бланке компании, заверять его печатью необязательно: во-первых приказ относится к внутренней документации фирмы, а во-вторых, с 2016 года юридические лица на законодательном уровне освобождены от обязанности использоваться в свой работе печати и штампы.

Раздел о проведении аттестации

Данный раздел является описанием пошаговой процедуры аттестации работников на предприятии.

Шаг 1. Определяем кворум

Для этого в положении должно быть написано, что при участии двух третей состава комиссии ее решения считаются правомочными. Если количество членов комиссии меньше, аттестация переносится на другой срок, определяемый работодателем с учетом требований описываемого положения.

Шаг 2. Описываем саму процедуру

Пишем, что проведение аттестации работников на соответствие занимаемой должности должно проводиться в присутствии самого работника и его непосредственного руководителя в доброжелательной атмосфере (работник и так в стрессе).

Указываем, что начальник представляет работника, а затем члены комиссии задают интересующие их вопросы.

После того как вопросы будут заданы, а работник на них ответит, аттестуемый сотрудник удаляется, а его руководитель и члены комиссии остаются для обсуждения и принятия соответствующего решения.

После принятия решения работник приглашается, и председатель объявляет ему решение комиссии.

Шаг 3. Закрепляем механизм принятия решений

Решения принимаются большинством голосов на основании документов, которые поступили в комиссию, и на основании сведений, которые сообщил начальник и сам аттестуемый работник.

ВАЖНО!

Любое решение должно быть обосновано и подкреплено соответствующим документом. Если работник подлец — это не основание признать его не соответствующим занимаемой должности.

Профессиональная деятельность работника должна оцениваться во взаимосвязи с квалификационными требованиями к его должности. Необходимо учитывать личный вклад работника в достижение целей, стоящих перед организацией, а также сложность и напряженность работы, которую он выполняет.

Стоит обратить внимание на отсутствие или наличие фактов нарушений трудового распорядка и должностных обязанностей. Если голоса разделились поровну, решающий голос имеет председатель

Если голоса разделились поровну, решающий голос имеет председатель.

Все сомнения трактуются в пользу работника.

Шаг 4. Варианты решений комиссии

Описываем, какие решения может принять комиссия:

• сотрудник соответствует занимаемой должности;
• направить на обучение для соответствия занимаемой должности;
• ходатайствовать перед работодателем о повышении (оклада, в должности);
• рассмотреть вопрос о понижении в занимаемой должности по причине недостаточной квалификации;
• не соответствует занимаемой должности, рекомендовать направить на обучение для повышения квалификации или уволить в связи с недостаточной квалификацией.

Шаг 5. Оформляем решение комиссии.

Все решения комиссии оформляются протоколом или заносятся в аттестационный лист работника. Оформлять оба документа смысла не имеет, по сути это одно и то же, отличается только форма. В то же время никто не запрещает заполнить оба документа.

Аттестационный лист и протокол подписываются всеми членами комиссии, присутствующими на аттестации.

ВАЖНО!

Далее аттестационный лист (и протокол при наличии) направляется в отдел кадров, где на основании этого документа будет издан приказ соответствующего содержания.

Приказ должен быть издан в определенные сроки, работодатель сам определит, в какие, но не более одного месяца.

Необходимо предусмотреть, чтобы сроки могли прерываться (при уходе в отпуск, временном отсутствии по невыясненным причинам или временной нетрудоспособности данный срок должен прерываться).

Нарушение сроков влечет отмену решения аттестационной комиссией.

Шаг 6. Права работника

Желательно указать, что в случае несогласия с итогами аттестации работник в установленном законом порядке может обжаловать это решение.

Основные методики

Все основные методики разделяют по направленности: качественные, количественные, комплексные и комбинированные. Они отличаются критериями оценки и набором инструментов, который применяется HR-отделом или руководством.

Качественные методы оценки персонала.

1. Матричный. Предусматривает сравнение характеристик сотрудника с изначально заданными (эталонными). Этот метод наиболее простой и распространенный.
2. Метод произвольных характеристик. Предполагает определение самых лучших достижений сотрудника и его сильных сторон. Данные сопоставляются с наиболее грубыми ошибками в работе, из чего делаются выводы об успешности и эффективности.
3. Метод оценки выполнения поставленных задач. Позволяет получить обобщенные выводы о работе сотрудника, т. к.оценивает его трудовую деятельность в целом (часто в результате беседы).
4. Метод «360 градусов», включающий оценку каждого работника руководством, коллегами, подчиненным персоналом и самооценку.
5. Метод групповой дискуссии. Предполагает открытое обсуждение результатов работы сотрудника с экспертами, представителями HR-службы и руководством.

Комбинированные методы оценки персонала.

1. Метод тестирования. Оценивает персонал по итогам выполнения поставленных задач.
2. Метод суммирования оценок. Необходимо оценивать по заданной шкале все характеристики работника, после чего средний показатель сравнивается с эталонным.
3. Метод группировки. Предполагает объединение работников в группы по результатам работы.

Количественные методы.
1. Ранговый. Составление рейтингов успешности и эффективности сотрудников. Их составляют несколько менеджеров, после чего полученные данные сверяются, и персонал, занявший наиболее низкие позиции, сокращается.
2. Балльной оценки. Предусматривает начисление баллов каждому сотруднику за конкретные достижения в трудовой деятельности. По итогам периода (чаще — года) все баллы суммируются и определяются наиболее успешные и отстающие сотрудники.
3. Свободной балльной оценки. Процесс предусматривает оценку каждого качества сотрудника (личностного или профессионального) независимыми экспертами. Полученные баллы суммируются.

Эти методы считаются наиболее объективными, т. к. позволяют сделать общие выводы и выразить их в числовом эквиваленте для возможности дальнейшего сопоставления.

Еще одна эффективная оценка персонала — комплексная. Она подразумевает реализацию методики аттестации, позволяющей выявить уровень соответствия сотрудника занимаемой позиции в компании. Многие фирмы практикуют аттестацию всех работников с периодичностью 1 раз в год.

Неправомерные шаги комиссии

Руководитель может допустить ряд ошибок, инициируя и проводя процедуру. В таком случае результаты могут быть работником оспорены.

Не следует допускать:

• проведение процедуры в целях избавления от неудобного работника;
• постановки заведомо невыполнимой задачи;
• нарушение сроков проведения;
• нарушение сроков оповещения работников о процедуре;
• отсутствие уведомления сотрудника о результатах;
• проведение проверки в отношении лиц, освобождаемых от нее;
• нарушение порядка процедуры;
• некорректное формирования состава комиссии.

Необходимо помнить, что по результатам проведенной процедуры не подлежат увольнению по п. 3. ч. 1 ст. 81 ТК РФ (инициатива работодателя) такие категории, как:

• беременные;
• имеющие ребенка до 3 лет;
• одинокие матери с детьми до 14 лет (ребенка в статусе «инвалид» до 18 лет);
• одинокие отцы (или опекуны, попечители) с детьми до 14 лет (ребенка в статусе «инвалид» до 18 лет);
• родитель — единственный кормилец ребенка до 3 лет с семьей, состоящей из трех и больше детей, при условии, что второй родитель без работы;
• родитель — единственный кормилец ребенка в статусе «инвалид» до 18 лет при условии, что второй родитель без работы.

С учетом имеющейся судебной практики можно сделать вывод о том, что процесс, проведенный с «фиктивными» установочными целями, не даст недовольному руководителю возможности избавиться от неугодного сотрудника. Это значит, что наниматель обязан неукоснительно соблюдать нормы, установленные законодательством.

Дополнительно рекомендуем проводить процедуру в присутствии оцениваемого работника (хотя законодательно определена возможность заочной проверки в некоторых случаях). Действуя подобным образом, наниматель снизит риск появления возможности конфликта, а также оспаривания результатов и суда.

Внедрение оценки персонала

Внедрение оценки персонала в организации необходимо проводить взвешенно и постепенно. Такой проект может занять от 3 месяцев до полугода. Причем, его успех часто зависит от информационной подготовки персонала, работы с сопротивлением.

Основными этапами внедрения оценки можно назвать:

• подготовка нормативной базы (формирование Положения об оценке персонала, регламентов и т.д.);
• разработка критериев оценки — введение системы постановки целей, модели компетенций (в зависимости от выбранной парадигмы);
• разработка оценочных процедур (методов и форм оценки) и методологии использования результатов;
• информирование сотрудников, пропаганда ценности и преимуществ оценки персонала, проведение пилотных групп, формирование проектных групп для массового вовлечения персонала.

Когда внедрять оценку персонала?

На этот вопрос каждая компания находит свое решение. Часто в этом вопросе определяющим фактором является целесообразность и величина затрат.

Для организаций, где важна клановость (например, компания семейного типа), оценка персонала может выполнять роль фильтра. И, понятно, вопрос внедрения не стоит так жестко. Поэтому такие компании часто ограничиваются отдельными процедурами.

Наиболее целесообразно внедрять оценку персонала на организационной стадии «Механиция/Администрирование». Это совпадает с общим трендом внутренних процессов: описанием и структурированием, внедрением четких критериев.

Следует задуматься о внедрении оценки персонала в связи с возможными изменениями. В таком случае, система оценки персонала становится инструментом управления изменениями.

Также целесообразно внедрять оценку персонала, если бизнес строится на соблюдении норм и поддержании корпоративной культуры. Например, сервисные компании, выбравшие своей базовой стратегией «Лучшее предложение по рынку». В этом случае необходимо осуществлять оценку с момента формирования компании.

Как уже сказано выше, затраты на проведение оценки персонала могут определить момент ее внедрения. Или же определить формы ее реализации.

Например, одной охранной организации мы рекомендовали не внедрять дорогостоящие методы оценки персонала (в пересчете на единицу) и ограничиться оценкой руководителей. При высоком уровне текучести персонала затраты могли бы быть необоснованно высокими. Естественно, входное тестирование кандидатов (условно говоря, проверка на адекватность) сохранилось.

Ключевые принципы при внедрении оценки персонала

Если в компании уже задумались над внедрением системы или применением отдельных методов оценки, то важно помнить о следующих принципах:

1.       Конфиденциальность результатов

Важно очень четко определить, кто будет иметь доступ к данным, как они будут собираться, анализироваться, храниться. Если компания имеет ИТ решение на этот счет, то должно быть разграничение прав доступа, чтобы к модулю оценки имели доступ только определённые лица, которые бы очень хорошо понимали, что они не имеют права обсуждать, разглашать данные по результатам ежегодного процесса performance management или, например, проведенной «360-градусной обратной связи»

2.       Применимость или отсутствие двойных стандартов. Если компания проводит оценку при отборе, то результаты должны влиять на решение нанимающего менеджера, иначе все мероприятия и методы будут быстро обесценены. То есть если в результате Ассессмент Центра один из кандидатов оказался сильнее, то этот фактор должен иметь значимое влияние на решение о выборе или отказе этому кандидату.

3.       Предоставление обратной связи участникам оценки. Если вы провели какое-либо мероприятие, то обязательно в виде отчета, устной беседы или короткого индивидуального письма расскажите участникам о полученных результатах: о том, какие свои «сильные стороны» сотрудники смогли проявить, а что было выявлено как их область развития. В идеале эта обратная связь должна содержать разъяснения, которые бы позволили персоналу использовать эту информацию для своего развития.

Вместо резюме

В завершении хотелось бы сказать, оценка персонала существует и необходима практически в каждой компании. Где-то она происходит на уровне мнения руководителя об эффективности и лояльности сотрудника. В других компаниях используются KPI  и компетенции

Важно, чтобы оценка сотрудников происходила системно и регулярно. Только в этом случае она становится частью корпоративной культуры, воспринимается работниками, как инструмент развития

Второй важный тезис — оценка персонала себя окупает. Естественно, при рациональном использовании имеющихся в багаже бизнес-психологии методов.

Секреты лёгкого прохождения промежуточной аттестации

Прикрепиться к подходящей школе

Учебное заведение для прохождения промежуточной аттестации должно иметь лицензию, аккредитацию и работать с хоумскулерами. В теории все школы обязаны принимать «семейников», но на практике родители часто сталкиваются с непониманием.

Если ребёнок на семейном образовании учится в онлайн-школе, то она чаще всего берёт на себя хлопоты по организационным вопросам. Так, домашняя онлайн-школа «Фоксфорда» сотрудничает с образовательными организациями, которые стараются помочь школьникам пройти аттестацию в комфортных условиях.

Как правило, в школах-партнёрах дети пишут контрольные дистанционно. Это экономит время и силы. Не нужно никуда ехать и нервничать лишний раз, если есть возможность написать контрольную в домашней обстановке. 

Разработать план подготовки к аттестации обучающихся на дому

Главный инструмент для успешной сдачи контрольных — крепкие знания. Ученикам домашней онлайн-школы «Фоксфорда» годовая итоговая аттестация не страшна — у нас преподают педагоги из ведущих школ и вузов России. 

Чтобы не паниковать перед финальными контрольными, важно отслеживать пробелы в течение года и сразу восполнять их. Если промежуточная аттестация близится, а ребёнок чувствует себя неуверенно, важно сразу составить чёткий план

Сядьте вместе с ребёнком и подумайте, какие дисциплины ему даются легче всего, а с какими потребуется дополнительная помощь. Пошагово распишите, чем и как нужно заниматься, чтобы успешно сдать аттестацию в обучении

Если промежуточная аттестация близится, а ребёнок чувствует себя неуверенно, важно сразу составить чёткий план. Сядьте вместе с ребёнком и подумайте, какие дисциплины ему даются легче всего, а с какими потребуется дополнительная помощь

Пошагово распишите, чем и как нужно заниматься, чтобы успешно сдать аттестацию в обучении.

Пригодится магнитная или меловая доска для планирования, её можно повесить рядом с письменным столом и отслеживать, насколько получается придерживаться плана, а также вносить корректировки. 

Не забудьте изучить наши гайды — в блоге есть немало статей с практическими советами по подготовке к промежуточной аттестации по итогам года. Например, по английскому, физике, истории, русскому языку, химии, математике и другим! 

Организовать пространство

Порядок и чистота как никогда важны во время подготовки к промежуточной аттестации учащихся, а удобное рабочее место — залог продуктивных занятий.

Вместе с ребёнком уберитесь на письменном столе, рассортируйте всё и выкиньте хлам. Это ещё и медитативное занятие, которое поможет настроиться на учебный лад и не переживать перед грядущими испытаниями. 

Следить за здоровьем

Наблюдайте за самочувствием детей — важно не допустить переутомления во время подготовки к промежуточной аттестации. Не забывайте об отдыхе

Жёсткий учебный марафон, когда ребёнок бесперебойно что-то делает, не вставая из-за стола, приведёт к печальным результатам и нервному срыву.

Во время перерывов можно не только лежать на диване и ничего не делать. Лучший отдых — смена деятельности. Встряхнуться поможет хорошая физическая тренировка — пробежка, бассейн, зарядка. 

Провести пробную аттестацию

Если ребёнок прошёл все темы, предусмотренные планом, а до аттестации остаётся время, то можно не только посвятить его повторению, но и представить, будто сдавать экзамен нужно прямо сейчас.

Самостоятельно составьте ребёнку контрольную, исходя из заданий и тем, которые проходили в этом учебном году, или воспользуйтесь примерами аттестаций обучающихся прошлых лет, которые можно найти в интернете.

Создайте атмосферу настоящего экзамена — засеките время, уберите все отвлекающие факторы, посоветуйте ребёнку переодеться в подходящую одежду, выступите в роли наблюдателя.

<<Форма аттестации>>

Чувствовать психологический комфорт

Подбадривайте детей и хвалите их. Для этого подойдут фразы: «Ты у меня всё сможешь», «Я уверена, ты справишься с экзаменами», «Я тобой горжусь», «Главное — знания, а не оценки». Поддержка родителей важна всегда, а во время промежуточной аттестации особенно.

Виды аттестации персонала

Аттестация персонала в организации – мероприятие, которое может служить многим целям. Результаты подобной оценки могут стать юридической основой для:

• перевода трудящегося на иную должность
• продвижения сотрудника по карьерной лестнице
• выплаты поощрений
• награждения особо опытных коллег
• установки уровня заработных плат и так далее

Проведение аттестации персонала необходимо, если руководитель предприятия хочет повысить общую производительность производства, улучшить вовлеченность человека в его рабочую деятельность путем экономических поощрений и наград.

Аттестацию персонала можно использовать не только для вовлечения сотрудника в рабочую деятельность. Также с её помощью можно определить загруженность персонала и найти пути улучшения способов использования экономических ресурсов предприятия.

В современном трудовом праве различают следующие основные виды аттестации персонала:

• Очередная аттестация. Она проводится с определенной частотой и её обязаны пройти все сотрудники, указанные в соответствующем положении. Оптимально проводить её не реже раза в два года для руководящих должностей предприятия и не реже раза в три года для других сотрудников.
• Аттестация для тех, кто прошел испытательный срок. Она нужна для того, чтобы руководитель предприятия мог получить рекомендации, где будет указано – на каком месте этот работник будет оптимально вовлечен в рабочий процесс и насколько хорошо он адаптировался на новой должности?
• Аттестация для продвижения по службе. Проводится для работников, которые претендуют на повышение. В таком случае аттестация нужна, чтобы выявить, подходит ли человек требованиям, выдвинутым к более высокой должности.
• Аттестация при переводе на другое место работы. Она проводится для тех работников, которых переводят из одного структурного подразделения предприятия в другое. Аттестация проводится в том случае, если в новом структурном подразделении сотрудника ждет заметное изменение рабочих обязанностей и требований.
• Аттестация на соответствие занимаемой должности. В случае, если у работодателя имеются основания полагать, что работник не соответствует занимаемой ему должности, может быть проведена соответствующая процедура аттестации, по результатам которой работник может быть переведен на иную работу или даже уволен.

Аттестация может проводиться в любом структурном подразделении организации, законодательство не ставит никаких ограничений в этом вопросе.

Также от руководителя предприятия зависят и другие моменты кадрового мероприятия. Он определяет:

• Список рабочих мест, по которым сотрудники пройдут аттестацию.
• Сроки, когда она должна быть проведена и когда сотрудники обязаны собрать все нужные документы.
• Порядок, по которому будет проходить аттестация.