Персонал организации: определение, особенности, основные характеристики

Виды численности

На каждом предприятии, учреждении или организации ведется учет работающих по разным критериям. Существуют общепринятые показатели численности:

• общая
• списочная
• среднесписочная
• явочная

Несмотря на то, что в каждом случае речь идет об одном и том же предприятии, различные показатели могут существенно отличаться.

Численность работников

Списочная численность включает количество постоянных и временных сотрудников, которые состоят в трудовых отношениях с предприятием.

Явочная численность – наиболее показательная характеристика, которая учитывает число лиц, фактически приступивших к работе. В отличие от списочного состава здесь не учитываются сотрудники, по каким-либо причинам отсутствующие на рабочем месте. Исключаются лица, находящиеся:

• в отпуске, в том числе декретном, учебном, очередном и так далее
• на больничном
• в командировке
• на выполнении обязанностей государственного значения
• в прогулах

Кроме фактического показателя используется нормативная явочная численность, которая показывает необходимость в обязательном количестве персонала на объектах, где предусмотрен непрерывный цикл работы.

Различия показателей, их применение

Различия показателей можно определить по их названиям. Как мы уже выяснили, СЧ – это общее количество работающих лиц, трудоустроенных по соглашению с работодателем, не зависимо от их присутствия на рабочем месте. Он используется при составлении «Све6дений о неполной занятости и движении работников». В Указаниях по составлению отчетной формы приводится полный перечень вида трудящихся, которые входят в расчет. Но также стоит учитывать тот факт, что в нее не включаются внешние совместители и лица, оформленные по гражданско-правовым соглашениям. Кроме данной формы предприятия обязаны составлять отчет 4-ФСС, который также отображает информацию о СЧ фирмы за определенный промежуток времени.

Расчет норматива осуществляется путем исчисления количества трудоустроенных лиц, сведения берутся из штатного расписания. Каждое трудоустроенное по трудовому договору физическое лицо учитывается в спис. составе как одна единица учета. Но, если гражданин числится на предприятии, как внутренний совместитель и занимает более 1 ставки, то он учитывается в составе списка по основной занятости, то есть, также как одна единица. Если ставку занимает внешний совместитель, он в расчет показателя не включается. Более подробные моменты подсчета приведены в Указаниях по составлению статотчетности.

В сравнении явочная и списочная (кадровая) численность работников имеют иное предназначение и характеристику. Под следующей величиной понимается указание числа физлиц из количества СЧ, но реально присутствующие на служебном месте в определенный промежуток времени. Этот норматив применяется для исчисления эффективности производства, обоснованности расходов по оплате наемного труда, обеспечение квалифицированного управления персоналом. Норматив ЯЧ указывается в табелях рабочего времени по формам Т-12 и Т-13.

Сфера использования величины ЯЧ определена Указаниями по заполнению документов. Это:

• определение выработки рабочего времени;
• контроль соблюдения производственного процесса;
• учет фактических часов, отработанных каждым из трудящихся;
• сбор информации о фактически отработанных часах;
• исчисление фонда оплаты труда;
• формирование статистических отчетов по труду.

Исчисление двух показателей направлено не только на формирование статотчетности, но и на контроль и обеспечение эффективности и укомплектованности производственного процесса персоналом, транспортом, оборудованием и прочего. Исчисление величин позволяет определить необходимость полного укомплектования персонала, произвести анализ управления рабочим процессом и исключить длительные простои производства.

Виды численности

На каждом предприятии, учреждении или организации ведется учет работающих по разным критериям. Существуют общепринятые показатели численности:

• общая
• списочная
• среднесписочная
• явочная

Несмотря на то, что в каждом случае речь идет об одном и том же предприятии, различные показатели могут существенно отличаться.

Численность работников

Списочная численность включает количество постоянных и временных сотрудников, которые состоят в трудовых отношениях с предприятием.

Явочная численность – наиболее показательная характеристика, которая учитывает число лиц, фактически приступивших к работе. В отличие от списочного состава здесь не учитываются сотрудники, по каким-либо причинам отсутствующие на рабочем месте. Исключаются лица, находящиеся:

• в отпуске, в том числе декретном, учебном, очередном и так далее
• на больничном
• в командировке
• на выполнении обязанностей государственного значения
• в прогулах

Кроме фактического показателя используется нормативная явочная численность, которая показывает необходимость в обязательном количестве персонала на объектах, где предусмотрен непрерывный цикл работы.

Какая численность персонала считается оптимальной

Оптимальная численность персонала — значение довольно условное. Он косвенно указывает на то, какой штат должен быть в той или иной организации. Оптимальная численность зависит от множества факторов:

• сферы деятельности компании;
• количества производственных циклов;
• количества смен;
• деловых и личностных качеств сотрудников и т.д.

Часто руководители HR-отделов для определения численности сотрудников пользуются типовыми нормами. Такой вариант подходит в качестве основы. Нужно опираться на отраслевые нормы, объёмы производства и организационно-технические условия.

Для определения времени, необходимого для выполнения тех или иных работ, можно обратиться к постановлению Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г. № 72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления».

В отдельных случаях, рассчитывать оптимальное количество сотрудников нужно самостоятельно. Например, для сфер услуг и торговли, для которых типовые расчёты не предусмотрены.

Как производится подсчет?

Чтобы провести подсчет, необходимо воспользоваться алгоритмом, который дает возможность осуществить определение точного количества работников, осуществляющих трудовую деятельность на предприятии. В целом методика подсчета ничем особым не отличается от того, как происходит расчет среднесписочной или среднегодовой численности.

Списочная численность персонала в первую очередь рассчитывается по каждому рабочему месяцу в одном календарном году. То есть необходимо сначала посчитать количество всех сотрудников, связанных трудовыми отношениями с организацией, за каждый отдельный месяц и даже за каждую календарную неделю и день.

Это необходимо, поскольку за 1 год кадровый состав предприятия претерпевает некоторые изменения: число работников может либо увеличиваться, либо сокращаться. По этой причине и нужен детальный расчет.

В него обязательно должны включаться все категории физических лиц, кого по действующему закону должны включить в списочный состав.

Сам подсчет как общей, так и списочной численности производится на определенную дату. В других случаях можно сделать в среднем за конкретный период. В экономических подсчетах в последние годы гораздо чаще стали применяться средние показатели, то есть за определенный период трудовой деятельности предприятия.

К примеру, средний списочный состав работающей организации рассчитывается за определенный период путем элементарного сложения списочного состава работников на каждый отдельно взятый день этого периода. В расчет входят и выходные дни. Полученная сумма в итоге делится на общее число календарных дней в этом периоде.

Иной подсчет в аналогичной форме может быть произведен с использованием в качестве инструмента фактического количества времени и нормативного. Нормативное время означает, сколько положено сотруднику отработать по рабочей норме, а фактическое количество времени говорит о том, сколько сотрудник на самом деле работал. Разница часто бывает довольно ощутимой, и опять же в интересах работодателя подать всю информацию об этом в налоговую.

Приходится производить подсчет рабочего времени всех сотрудников за каждый рабочий день, поскольку время, проведенное сотрудниками на работе, часто варьируется в сторону увеличения или уменьшения.

Что делать, если результаты вам не нравятся

Результаты расчетов могут отличаться от реальности. Например, вы расширяете бизнес, и, согласно цифрам, нужно нанять в штат еще 4 человек, а бюджета на их зарплату нет. Или наоборот: нужно оптимизировать зарплатный фонд, и цифры говорят, что можно уволить 2 человек, но на деле людей не хватает, все и так зашиваются. Что делать в таких случаях?

Для примера рассмотрим две ситуации.

Ситуация 1: нужно нанять больше людей, но нет денег

В этом случае можно оптимизировать рабочие процессы:

• Повысить квалификацию персонала — отправить на курсы или обучить смежной профессии. Перед этим нужно прикинуть, что будет дешевле: нанять нового сотрудника или оплатить обучение старому. Иногда не подходят сразу оба варианта.
• Отдать часть задач на аутсорс — подойдет, если подрядчик на аутсорсе обойдется дешевле, чем штатный сотрудник с белой зарплатой.
• Автоматизировать работу с помощью CRM-системы — она снимет часть рутинных задач с сотрудников. В итоге вырастет продуктивность персонала, нанимать еще людей не придется.
• Мотивировать — измерять продуктивность и поощрять за достижения. Например, давать премии, делать необычные подарки, предлагать обучение на курсах. Все это поднимает продуктивность, люди будут делать больше, чем раньше и, возможно, не придется никого нанимать.

Попробуйте с помощью этих методов увеличить продуктивность персонала и наблюдайте, что происходит. Если ни один из этих методов не помог, то у вас остается немного вариантов: взять человека хотя бы на неполный день либо обратиться за консультацией к бизнес-аналитику, чтобы он проанализировал ваши процессы и, возможно, выявил причину проблемы.

Ситуация 2: нужно сократить расходы и кого-то уволить, но персонала и так мало

Случился кризис, и резко упал спрос на продукцию. Самый простой способ как можно быстрее выровнять ситуацию и сократить издержки — уволить сотрудника. Выполняем расчет численности персонала организации и оказывается, что увольнять некого. Наоборот, желательно еще хотя бы одного человека нанять в команду.

Что можно сделать:

• Составить хронометраж — изучить производительность труда сотрудников в течение дня или недели. Насколько эффективно они работают, на что отвлекаются, возможно, кто-то ленится или сильно опаздывает. Бывает, что проблема именно в персонале, а не в большой нагрузке. Лентяев увольте, их задачи равномерно распределите между теми, кто не занят весь рабочий день.
• Провести переаттестацию — выясните, все ли хорошо знают свои обязанности или кто-то растерял навыки. Так вы отделите незаменимых сотрудников от тех, кто не справляется: их можно отправить на курсы повышения квалификации или уволить.
• Ввести систему штрафов и предупреждений, установить более строгие дедлайны. Эти меры приведут персонал в тонус, улучшат показатели эффективности работы. Те, кто не справляется, будут заслуженно получать меньшую зарплату.
• Оптимизировать процессы с помощью CRM-системы — она возьмет на себя часть операций. В результате объем работы сократится, и чтобы выполнять ее, вам потребуется меньше сотрудников, чем раньше, — а значит, кого-то можно будет уволить, не жертвуя качеством сервиса.

Если увольнять кого-то необходимо несмотря ни на какие меры, всегда есть возможность обойтись малой кровью. Например, если у вас есть вакансии в других отделах, можно попробовать переучить сотрудников, которых вы собрались увольнять, и перевести на другую должность.

Учитывайте, что при оптимизации штата легко потерять ценные кадры: уволить того, кто действительно хорошо делает свою работу, и оставить некомпетентного сотрудника. Чтобы такого не произошло, обязательно нужны переаттестация и хронометраж.

Различия показателей, их применение

Различия показателей можно определить по их названиям. Как мы уже выяснили, СЧ – это общее количество работающих лиц, трудоустроенных по соглашению с работодателем, не зависимо от их присутствия на рабочем месте. Он используется при составлении «Све6дений о неполной занятости и движении работников». В Указаниях по составлению отчетной формы приводится полный перечень вида трудящихся, которые входят в расчет. Но также стоит учитывать тот факт, что в нее не включаются внешние совместители и лица, оформленные по гражданско-правовым соглашениям. Кроме данной формы предприятия обязаны составлять отчет 4-ФСС, который также отображает информацию о СЧ фирмы за определенный промежуток времени.

Расчет норматива осуществляется путем исчисления количества трудоустроенных лиц, сведения берутся из штатного расписания. Каждое трудоустроенное по трудовому договору физическое лицо учитывается в спис. составе как одна единица учета. Но, если гражданин числится на предприятии, как внутренний совместитель и занимает более 1 ставки, то он учитывается в составе списка по основной занятости, то есть, также как одна единица. Если ставку занимает внешний совместитель, он в расчет показателя не включается. Более подробные моменты подсчета приведены в Указаниях по составлению статотчетности.

В сравнении явочная и списочная (кадровая) численность работников имеют иное предназначение и характеристику. Под следующей величиной понимается указание числа физлиц из количества СЧ, но реально присутствующие на служебном месте в определенный промежуток времени. Этот норматив применяется для исчисления эффективности производства, обоснованности расходов по оплате наемного труда, обеспечение квалифицированного управления персоналом. Норматив ЯЧ указывается в табелях рабочего времени по формам Т-12 и Т-13.

Сфера использования величины ЯЧ определена Указаниями по заполнению документов. Это:

• определение выработки рабочего времени;
• контроль соблюдения производственного процесса;
• учет фактических часов, отработанных каждым из трудящихся;
• сбор информации о фактически отработанных часах;
• исчисление фонда оплаты труда;
• формирование статистических отчетов по труду.

Исчисление двух показателей направлено не только на формирование статотчетности, но и на контроль и обеспечение эффективности и укомплектованности производственного процесса персоналом, транспортом, оборудованием и прочего. Исчисление величин позволяет определить необходимость полного укомплектования персонала, произвести анализ управления рабочим процессом и исключить длительные простои производства.

Так что же такое явочная численность?

Явочная численность работников – это определенные количественные показатели, которые дают понять, сколько же конкретно сотрудников должно каждый день приходить на свое рабочее место и выполнять обязанности. Указанный показатель наглядно демонстрирует, сколько лиц нужно для того, чтобы реализовывать запланированные технологические процессы, позволяющее запустить производство и довести его до своего логического завершения.

В своем итоге расчет должен показать явочное количество трудящихся, которое должно быть значительно меньше списочного. Все это происходит потому, что в явочное число рабочих входят только те сотрудники, которые пришли на предприятие и отработали свою смену. Те же сотрудники, которые по каким-то причинам не пришли на работу, в явочный состав не входят.

Это принцип, по которому предприниматели должны вести подсчет имеющегося у него персонала.

В отличие от явочной численность в списочной форме учитывает в первую очередь количество необходимых рабочих рук, которые потребуются для обеспечения непрерывного производственного процесса, а также возможность подмены сотрудников основного состава на определенное время. Такие периоды, как правило, регулируются уставом предприятия, должностными инструкциями или законодательством. Само списочное количество осуществляющего трудовую деятельность персонала определяется путем подсчетов именно из численности работников.

Поэтому становится понятным, насколько важен правильный подсчет сотрудников на предприятии. От этого во многом зависят и дальнейшие подсчеты, среди которых средняя списочная численность и точное определение работающих лиц.

Списочный состав работников – это

В практике учета и планирования кадров различают явочный, списочный и среднесписочный составы.

Явочный состав – это минимально необходимое число работников, которые должны ежедневно являться на работу для выполнения задания в установленные сроки.

Списочный состав – все постоянные и временные работники, числящиеся на предприятии, как выполняющие в данный момент работу, так и находящиеся в очередных отпусках, командировках, выполняющие государственные обязанности, не явившиеся на работу по болезни или каким-либо другим причинам. Списочная численность работников может быть установлена на определенную дату.

Среднесписочный состав определяется путем суммирования списочного состава работников за все календарные дни периода, включая выходные и праздничные дни, и деления полученной суммы на полное календарное число дней периода.

Потребность в кадрах планируется раздельно по группам и категориям работающих. Наиболее распространенными методами расчета потребности в рабочих кадрах являются:

1. По трудоемкости производственной программы;
2. По нормам обслуживания.

Первый метод используется при определении численности рабочих, занятых на нормируемых работах. Для этого рассчитывается их явочный и среднесписочный составы.

Явочное число рабочих в смену (Р_яв) – это нормативная численность рабочих для выполнения сменного производственного задания.

где Т_р – трудоемкость производственной программы в плановом переходе;

Т_см – длительность смены, нормо-ч;

п – число рабочих смен, сут.;

D – число суток работы предприятия в плановом периоде;

к – коэффициент перевыполнения норм в плановом периоде.

Среднесписочное число рабочих рассчитывается либо по коэффициенту среднесписочного состава, либо по планируемому проценту невыходов на работу.

Численность рабочих, занятых на ненормируемых работах, определяется вторым методом – по нормам обслуживания, численность инженерно-технических работников и служащих – по штатному расписанию.

Состояние кадров на предприятии может быть определено с помощью следующих коэффициентов.

Коэффициент выбытия кадров (К_в)определяется отношением количества работников, уволенных по всем причинам за данный период времени, к среднесписочной численности работников за тот же период:

где Р_ув – численность уволенных работников, чел.;

Р – среднесписочная численность персонала, чел.

Коэффициент стабильности кадров (К_с) рекомендуется использовать при оценке уровня организации управления производством как на предприятии в целом, так и в отдельных подразделениях:

где Р_ув – численность работников, уволившихся с предприятия по собственному желанию и из-за нарушения трудовой дисциплины за отчетный период, чел.;

Р – среднесписочная численность работающих на данном предприятии в период, предшествующий отчетному, чел.;

Р_п – численность вновь принятых за отчетный период работников, чел.

Коэффициент текучести кадров (К_т)определяется делением численности работников предприятия (цеха, участка), выбывших или уволенных за данный период времени, на среднесписочную численность за тот же период:

_тув

где Р_ув – численность выбывших или уволенных работников, чел.;

Р – среднесписочная численность персонала, чел.

Списочная численность – как считать

Этот показатель определяется на заданную дату (обычно отчетную) и применяется при формировании различной отчетности – статистической, по страховым взносам и др. Кроме того, на основании списочного состава можно вычислить среднесписочные значения. Чтобы точно знать, как посчитать списочную численность работников, нужно помнить, что в данные включаются лица, нанятые по трудовым договорам. Граждане, привлеченные по подрядным контрактам или ГПД, не учитываются.

Списочная численность работников – формула

Общепринятая формула выглядит так:

Чсп = Ксп х Чя, где:

Чсп – численность списочная,

Ксп – коэффициент списочного состава,

Чя – численность явочная.

Из приведенных составляющих видно, что прежде чем определить списочную численность, нужно знать коэффициент перевода явочной численности рабочих в списочную, то есть показатель списочного состава. Что это такое? Этот термин используется в целях приведения фактических явочных значений к необходимым списочным потребностям в рабочей силе. Следовательно, чтобы разобраться, как считается списочная численность работников, предварительно следует уточнить способ вычисления коэффициента перевода.

Особенности для бюджетных организаций

Штатная численность бюджетных организаций формируется исходя из немного других особенностей работы. Количество сотрудников набирается, основываясь на том, чтобы работа была выполнена качественно, с правильным соблюдением труда и отдыха.

Численность работников в бюджетной организации основывается на нормативах:

• норма времени;
• норма нагрузки;
• время обслуживания;
• норматив численности.

Тоже самое касается и работников образовательных сфер. Такие различия в формировании численности штата связаны с разницей в деятельности, в большинстве случаев, на предприятии идет производство какой-либо продукции или услуг с целью получения прибыли, а в бюджетном учебном заведении основное предназначение работников — давать детям знания. Исходя из абсолютно разных специфик, целей и условий труда и формируется индивидуальная для каждого численность работников.

Расчет штатной численности сотрудников, на самом деле, является очень важным моментом для организации трудовой деятельности, так как именно он позволяет правильно распределить трудовые обязанности на необходимое количество человек, не переплачивая при этом расходы на содержание персонала.

На видео представлена процедура сокращения штата или численности работников.

Telegram

Различия показателей, их применение

Различия показателей можно определить по их названиям. Как мы уже выяснили, СЧ – это общее количество работающих лиц, трудоустроенных по соглашению с работодателем, не зависимо от их присутствия на рабочем месте. Он используется при составлении «Све6дений о неполной занятости и движении работников». В Указаниях по составлению отчетной формы приводится полный перечень вида трудящихся, которые входят в расчет. Но также стоит учитывать тот факт, что в нее не включаются внешние совместители и лица, оформленные по гражданско-правовым соглашениям. Кроме данной формы предприятия обязаны составлять отчет 4-ФСС, который также отображает информацию о СЧ фирмы за определенный промежуток времени.

Расчет норматива осуществляется путем исчисления количества трудоустроенных лиц, сведения берутся из штатного расписания. Каждое трудоустроенное по трудовому договору физическое лицо учитывается в спис. составе как одна единица учета. Но, если гражданин числится на предприятии, как внутренний совместитель и занимает более 1 ставки, то он учитывается в составе списка по основной занятости, то есть, также как одна единица. Если ставку занимает внешний совместитель, он в расчет показателя не включается. Более подробные моменты подсчета приведены в Указаниях по составлению статотчетности.

В сравнении явочная и списочная (кадровая) численность работников имеют иное предназначение и характеристику. Под следующей величиной понимается указание числа физлиц из количества СЧ, но реально присутствующие на служебном месте в определенный промежуток времени. Этот норматив применяется для исчисления эффективности производства, обоснованности расходов по оплате наемного труда, обеспечение квалифицированного управления персоналом. Норматив ЯЧ указывается в табелях рабочего времени по формам Т-12 и Т-13.

Сфера использования величины ЯЧ определена Указаниями по заполнению документов. Это:

• определение выработки рабочего времени;
• контроль соблюдения производственного процесса;
• учет фактических часов, отработанных каждым из трудящихся;
• сбор информации о фактически отработанных часах;
• исчисление фонда оплаты труда;
• формирование статистических отчетов по труду.

Исчисление двух показателей направлено не только на формирование статотчетности, но и на контроль и обеспечение эффективности и укомплектованности производственного процесса персоналом, транспортом, оборудованием и прочего. Исчисление величин позволяет определить необходимость полного укомплектования персонала, произвести анализ управления рабочим процессом и исключить длительные простои производства.