Как узнать показатели kpi сотрудников? [обновление 2021]

Как применять KPI — примеры

Сложно подобрать единый рецепт KPI для всех бизнесов, поскольку он зависит от:

• Размера компании;
• Специфики работы;
• Возраста компании;
• В отдельных случаях даже от состава коллектива;

Например, на возрастное поколение этот показатель вряд ли подействуют в качестве мотивации, поскольку они воспитывались в обществе равенства. Они вообще не привыкли конкурировать между собой на производстве.

Выделим основополагающие шаги, которые нужно сделать для использования KPI:

1. Определить какие факторы и показатели оказывают влияние на результат (количество продаж, прибыль, производство и т.д.);
2. Из выбранных показателей нужно выбрать самые критичные. Достаточно выбрать 1-4 «самых-самых»;
3. Для этих факторов необходимо составить план для каждого работника. За выполнение планы выплачивать премию или же поощрять в виде других мотиваторов;
4. Отслеживаете результаты. Если что-то идет не так, то значит нужно изменять ситуацию;

В некоторых случаях можно поступать наоборот «депремированием». Например, поставлен план: 30 продаж за месяц. Если выполнено 30 или более, то выписывается надбавка за выполнение. Если же продаж было 20, то можно наоборот, недоплатить. В каждом случае нужен свой подход. Для подчиненного слово «штраф», «депремирование» звучат ужасно. Некоторые могут даже уйти с такого места работы.

Например, есть уже проверенная схема премирования на основе коэффициента KPI:

Связь между финансовыми задачами и стратегией фирмы

Финансовые цели компании могут отличаться друг от друга в разные периоды времени. Чтобы было более ясно, можно выделить три этапа: период роста, состояние стабильности и получение прибыли.

Период роста — это то время, когда организация проходит период поиска оптимальной структуры процессов. На этом этапе развития находятся работающие процессы, определяется эффективный набор действий, необходимый для достижения результатов. Приходиться привлекать достаточное количество ресурсов чтобы найти новых покупателей. Предприятие может привлекать инвестиции для развития производственных мощностей, инфраструктуры, развития клиентской базы и др. В этот период, материальное состояние может иметь отрицательный характер. Все действия направлены на получение прибыли в будущем.

Состояние стабильности — на данном этапе многие бизнес-процессы по-прежнему нуждаются в дополнительном финансировании. Но уже должна демонстрировать хорошую рентабельность всех привлеченных инвестиций. Доля рынка компании, при правильном подходе к работе, должна постоянно увеличиваться

Постоянное изменение бизнеса в лучшую сторону занимает важное место в таком состоянии. Инвестиции денег и времени в долгосрочные проекты разными компаниями рассматриваются по-разному

Некоторые компании основное внимание уделяют финансовой стабильности, некоторые на получение максимальной прибыли

Когда все вложения сделаны и цели достигнуты, пора получать максимальную прибыль. Этот этап более не требует существенных финансовых вложений. Все издержки нужны только для поддержания производственного процесса, обучения персонала и т. д.

Расчет KPI

Расчет ключевых показателей эффективности деятельности предприятия невозможен без предварительного составления карты и матрицы KPI. Только после построения подробной схемы и изучения результатов работы компании можно приступать к вычислению показателей. Подобный анализ помогает понять, насколько эффективна деятельность работника, цеха или фирмы в целом.

Карта и матрица KPI

Карта KPI – это своеобразный набор ключевых показателей эффективности с подробным их описанием. Она содержит не только перечень индикаторов, но и другие элементы, такие как:

предмет вычислений;
подробную расшифрованную арифметическую формулу;
важность KPI для предприятия;
допустимое, максимальное и плановое значение показателя;
перечень рекомендуемых мероприятий для достижения запланированного результата;
должность, а в случае необходимости — Ф.И.О ответственного за вычисление коэффициента лица.

С картой KPI, независимо от ее назначения, рекомендуется ознакомить всех сотрудников предприятия, которые так или иначе могут повлиять на конечный результат.

Кроме схемы ключевых показателей эффективности, составляют матрицу. Она представляет собой таблицу, содержащую все результаты вычислений KPI. Именно она помогает оценить совокупную плодотворность работы компании.

Таким образом, анализ KPI начинается с разработки карты, а заканчивается формированием матрицы и ее объективным исследованием.

Индекс KPI

Индексом KPI называют коэффициент, полученный в результате оценки одного из ключевых показателей эффективности. Как правило, он определяется при помощи формул.

Экономическая теория различает два обобщенных арифметических выражения, которые используются для определения индикатора KPI.

((Фз – Мз) / (Пз – Мз)) * 100,

где Фз – фактическое значение;

Мз – минимально допустимый результат;

Пз – плановые значения.

Найти коэффициент можно при помощи другой формулы:

Пз / Фз * 100,

где Фз – фактический результат;

Пз – плановое значение.

Надо отметить, что в процессе определения KPI часто используются специальные формулы расчета экономических показателей

Но если обратить внимание на систему вычислений, можно понять, что специализированное арифметическое выражение – это немного модифицированная обобщенная формула для определения KPI

Пример расчета KPI

Для лучшего понимания расчета ключевых показателей эффективности деятельности предприятия, приведем пример, который показывает процесс применения системы KPI от разработки карты до составления матрицы. За основу возьмем несколько KPI, характерных для торговых предприятий.

В первую очередь, составляем карту KPI:

Карта KPI необходима для того, чтобы понять, к чему стремиться сотрудникам и предприятию в целом. Поэтому с ней знакомлен весь персонал торгового предприятия. Однако на этапе ее формирования столбец «Факт» остается пустым. Он заполняется только после того, как пришло время оценить KPI.

Теперь приступим к расчету ключевых показателей эффективности предприятия:

• Объем продаж: 800 / 1200 * 100 = 66,67%
• Сумма среднего чека: ((1240 – 650) / 950 – 650)) * 100 = 196,67%
• Покупатели: ((1000 – 570) / 700 – 570) * 100 = 330,76%
• Вернувшиеся клиенты: 5% * 120 / 80 = 66,67%

После того, как индикаторы всех ключевых показателей эффективности определены, можно приступать к составлению матрицы:

Изучив матрицу, можно сделать вывод о том, что компания имеет отличные результаты. Деятельность предприятия можно считать эффективной, так как общий коэффициент продуктивности выше 100%.

Часто встречаемые ошибки

При внедрении KPI (key performance indicators) важно не допустить ошибку, которая негативно повлияет на ожидаемый результат работы самой системы. KPI-методика не будет работать корректно, если при ее внедрении:

KPI-методика не будет работать корректно, если при ее внедрении:

Задачи отдельного работника не связали с общими задачами компании.
Не учтены реальные возможности сотрудников.
Исключена возможность пересмотра показателей в случае такой необходимости.
Установлено правило, согласно которому учитываются только количественные показатели, а качество работы не берется во внимание.
Не соблюдены принципы справедливости и прозрачности выплаты вознаграждения.

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 — Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 — Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 — По России, звонок бесплатный

Распечатать

Как рассчитать KPI сотрудника

Изображение с сайта ru.depositphotos.com

Для того, чтобы рассчитать количественный коэффициент КПЭ, определим три главных параметра:

1. Критический уровень. Это минимальное значение результата сотрудника. Он играет роль точки отсчета. Достижение сотрудником этого результата становится маркером выполнения/невыполнения показателя.
2. Нормальный уровень. Тот результат, который ожидает получить работодатель.
3. Целевой уровень. Мотивирует сотрудника стремиться к превышению нормального результата. Его достижение должно прямым образом влиять на зарплату.

После этого, дождемся завершения отчетного периода (месяца, квартала) и посмотреть на фактические результаты работников. Определив эти параметры, рассчитаем КПЭ. Формула расчета KPI выглядит следующим образом:

Результат (%) = (Фактический результат – Критический уровень)/(Нормальный уровень – Критический уровень) x 100%

Итоговым результатам расчета становится процентный показатель выполнения нормы. Если он меньше 100%, то норма выполнена,  если больше – превышена. В зависимости от этого значения и определяется выполнение КПЭ сотрудником, а значит, и его зарплата.

Такая система помогает работодателю отслеживать активность сотрудников, а работникам – видеть зависимость вознаграждения от проделанной работы.

Виды практических показателей KPI

Указанные выше блоки KPI имеют общий характер, содержат множество конкретных видов показателей эффективности. Выбирать их нужно обдуманно, так как слишком большое количество критериев оценки сложнее использовать и обрабатывать. Это неизбежно приведет к путанице, чрезмерной нагрузке на руководителей и сотрудников компании.

Так как выбор показателей оценки будет отличаться для разных сфер деятельности, приведем примеры KPI для предприятия розничной торговли. Для расчета можно использовать следующие показатели:

• количественные – количество звонков или посетителей на сайте, средний чек, конверсию и количество продаж;

• финансовые – общий объем продаж в расчете на структурное подразделение или конкретного продавца, чистый доход, иные критерии;

• клиентские – наличие и сохранение текущей постоянной клиентуры, привлечение новых покупателей или посетителей и т. д.;

• внутренние (корпоративные) – объем продаж на каждый филиал или представительство, доля покупателей на одно подразделение и т. д.

Указанные примеры KPI могут разграничиваться по индивидуальным, командным и проектным задачам. При наиболее сложных расчетах можно определить точные показатели эффективности для каждого сотрудника. Это имеет смысл, если компания занимается продажами единичных и дорогостоящих изделий или объектов (автотранспорт, недвижимость). Также индивидуальные показатели KPI применяются для оценки эффективности работы целого отдела или подразделения. В большинстве случаев достаточно получать результаты работы по подразделениям или группам специалистов, отдельным производственным или торговым процессам.

Когда KPI не работают или основные ошибки при внедрении системы

1. Основная ошибка – неправильный выбор ключевого показателя. В лучшем случае, он просто не будет отражать поставленные перед ним цели и реализовывать задачи, то есть его результат будет совершенно не нужен никому, не несет никакой эффективной нагрузки. В худшем – приведет к увеличению расходов компании при нулевом экономическом эффекте.
2. Проблемы могут возникнуть, если система KPI используется исключительно при расчете заработной платы и мотивации сотрудников.  Улучшение системы мотивации персонала – только лишь один из, причем не самый основной, результат, который можно получить при внедрении системы KPI на предприятии.
3. KPI не зависит от деятельности персонала. Если показатель выбран неверно, и сотрудник никак не может повлиять на его результат, расчет и анализ данного показателя теряет смысл.
4. Частая смена показателей. Конечно, даже при внедрении системы KPI мы должны стремиться к совершенству системы управления, однако это редко возможно. А вот частая смена показателей и, соответственно, постановки задач перед персоналом, вряд ли прояснит им ситуацию, простимулирует к увеличению эффективности труда и позволит достичь бизнес-стратегических целей.

Подробнее читайте здесь >>>

KPI – пехота бизнес-стратегии

KPI (Key Performance Indicator – ключевые показатели результативности) – это показатели достижения результатов в определенной деятельности или в достижении определенных целей. KPI – это количественно измеримый, реже, качественный индикатор фактически достигнутых результатов. Служит инструментом анализа эффективности деятельности организации и оценки верности выбранной ею стратегии. Рассматривается как эффективный и приемлемый для менеджмента способ организовать систему материальной мотивации персонала. Что позволяет создать, настроить и использовать понятные, измеримые и объективные по своему характеру критерии вознаграждения за труд, либо взыскания за неудовлетворительность его результатов.

Система KPI в качестве мотивационного инструмента хороша еще и тем, что упорядочивает работу, делая ее артикулированной и осмысленной изнутри. Кстати, сама по себе работа не всегда может быть такой, эти опции в нее не заложены автоматически. Особенно многозадачная, где много формализма, документов, изматывающих коммуникаций и «непроизводственных» компонентов. Иной раз достаточно взглянуть на рабочий стол офисного сотрудника, чтобы многое понять о его отношении к делу и профессиональной эффективности. Система KPI помогает внести в рабочие процессы смысло-целевое начало, организовать их, ясно понимая, зачем это нужно и почему полезно.

Система KPI может конкретизироваться в форме некоторых специальных инструментов, например, «Карты ключевых показателей эффективности»:

Таблица 1. Карты ключевых показателей эффективности. Скачать в PDF

На такой карте отражены важнейшие маркеры для оценки работы сотрудника с учетом решаемых им задач на функциональном и индивидуальном уровне, что придает этой оценке максимально объективный характер:

Таблица 2. Оценка ключевых показателей эффективности. Скачать в PDF

Ключевые показатели эффективности не только дисциплинируют, но и вносят разнообразие в процесс. Проблема в том, что работа продавца может быть изрядно рутинной, что приводит к синдрому хронической усталости, потери интереса к работе, снижению КПД, эмоциональному и профессиональному выгоранию. KPI может быть регламентом, с помощью которого снимается проблема неорганизованности рутинной работы. Этот регламент не просто распределяет разные действия во времени, он помогает расставлять приоритеты, оценивая, какие именно действия выстраивать, чтобы получить практический результат, который можно конвертировать в реальные деньги на выходе. Вот как можно выстроить приоритетность:

Таблица 3. Приоритетность и планирование работ по KPI

Пожалуй, это наиболее простой из прикладных аспектов системы KPI. На полную мощность эту систему позволяет использовать, например, матрица KPI, которая будет описана ниже.

Расчет KPI сотрудника

Как рассчитать KPI на конкретного специалиста – попробуем разобраться в этом вопросе на простом примере по рядовому сотруднику отдела продаж.

Сначала выделяются приоритетные направления, которым присваивается конкретный показатель. Каждый показатель будет иметь определенный вес, а общее значение всех показателей будет равно 1 или 100%. Например:

• количество продаж за отчетный период – вес 0,5;
• средний чек за одну продажу – вес 0,4;
• количество лайков от клиентов – вес 0,1.

Далее составляется общий план, направленный на улучшение перечисленных показателей всеми продавцами.

KPI-индикатор будет вычисляться путем соотношения фактических данных и планируемых результатов:

KPI = вес * (фактические показатели/плановые показатели)

Далее нужно выполнить сложение коэффициентов по всем направлениям, например, так, как предложено в таблице.

Коэффициент продуктивности рассчитываем так:

0,525 + 0,800 + 0,25 = 1,5751,575 Х 100% = 157,5%

что является на 57,5% больше запланированной нормы.

На основании этих данных сотруднику, перевыполнившему план, можно начислить премию.

Конечно, на практики используются более сложные системы расчета, однако принцип расчета остается тот же.

Проекции Сбалансированной системы показателей

Стратегические планы — это комплекс предположений о причинах и следствиях. KPI строится на причинно следственных связей, которые позволяют разбить цели стратегические на цели-средство и отдельные задачи, необходимые для их достижения.

Виды проекций

Правильно сбалансированная система показателей содержит четыре проекции:

• финансовые KPI (как планы изменят общее финансовое положение фирмы);
• клиентские KPI (как компания должна презентовать себя, чтобы добиться поставленных целей);
• KPI внутренних процессов (что нужно сделать внутри предприятия, чтобы добиться поставленных стратегических целей);
• организационные KPI (эта проекция касается обучения и развития персонала, разработка новой продукции, улучшение качества товара или услуги и др.)

Проекции KPI — это путь к достижению поставленной стратегической цели. Все четыре проекции системы связаны между собой логической связью и, в сбалансированной системе, определяют общий успех долгосрочного развития компании. Это четыре обязательные составляющие KPI, которые должны быть связаны между собой. К примеру, выручка — это метрики финансовой проекции. Оценить такой индикатор можно с помощью контроля над тем, как увеличивается объем продаж.

Далее, следует разработать комплекс мер по улучшению восприятия покупателем производимой продукции, или услуг фирмы.

После этого определяются способы совершенствования внутренних бизнес-процессов. К таким мероприятиям могут относиться: увеличение качества обслуживания клиентов, разработка новой продукции или услуг, увеличение производительности в целом по предприятия и т. д.).

Совершенствование организационных бизнес-процессов зависит во многом от квалификации, уровня профессиональной подготовки специалистов фирмы и др.

Стратегии предприятия — это набор необходимых и достаточных действий для достижения поставленной цели: как создать качественный продукт, который грамотно будет предложен потребителю, что необходимо сделать сотрудникам фирмы для достижения целей. Итогом станет получение ожидаемого результата.

Достаточно ли четырех проекций?

Независимо от того, чем занимается Ваше предприятие, KPI создана таким образом, что подойдет абсолютно каждому. Но не стоит забывать, что это всего лишь образец. Есть такие фирмы, которые используют в своей деятельности меньше проекций, или нуждаются в дополнительных.

Классический набор проекций учитывают интересы: покупателей, акционеров, работников. Но есть и другие заинтересованные стороны— это сами сотрудники компании. Еще есть категория, как поставщики. Данные критерии в эти четыре проекции не включены. Возможно в Ваших приоритетах отношение с поставщиками, в этом случае рекомендуется включить в список метрики, которые отражают рост эффективности процессов управления поставками.

Перед теми предприятиями, которые внедрили в свою работу сбалансированную систему показателей стоят две задачи: создать саму систему KPI и правильно применить ее.

У каждой болезни есть своя история

RegionSoft

• Появились подходящие технологии: офисный пакет Microsoft, CRM, системы бизнес-аналитики. Они позволили считать KPI прямо внутри системы, на основе внесённых данных. Всё просто: один раз задаёте логику, и ежемесячно получаете итоги, мониторите, строите отчёты. О том, как мы это сделали в своей RegionSoft CRM — ниже.
• Бизнес стал сложным, появились многокритериальные оценки — эти вызовы требовали новой системы мотивации сотрудников, с учётом нескольких критериев.
• Появились новые типы бизнеса, резко возросла роль коммерческого блока в компании. Продвижение, продажи, аналитика и исследование рынка стали требовать оценки эффективности. Одной производительности труда стало недостаточно.
• Неплохой толчок развитию дали труды Роберта Каплана и Дэвида Нортона. Они разработали сбалансированную систему показателей, которая включает в себя финансовые и нефинансовые факторы. За короткое время система получила распространение более, чем в 50% американских компаний, а затем завоевала и остальной мир. Кстати, до сих пор среди теоретиков менеджмента ведутся споры, отличается ли сбалансированная система показателей от Tableau de bord или является очередной реализацией принципа «кради как художник».

• Стратегические показатели — индикаторы, основанные на агрегированных значениях. К ним относятся, например, доля рынка, стоимость компании. Они не подходят для KPI сотрудников, но вполне способны быть ключевыми показателями по кварталу или году для оценки эффективности топ-менеджеров.
• Аналитические — показатели для оценки тенденций. Они сложные, но у них понятная логика; пользователи имеют доступ к данным и возможность делать сравнение за периоды. Это объём продаж, валовая выручка, объём дебиторской задолженности и проч. Чаще всего они и являются KPI.
• Оперативные — контроль в режиме реального времени и упреждение отклонений от нормы. Сюда можно отнести розничные продажи за день или неделю в рамках выполнения месячного плана, ежедневный трафик на сайт, показатели контекстной рекламы, количество звонков и проч. По сути это аналитические показатели, но в коротком периоде, то есть отображение скорости достижения KPI. Мы в RegionSoft CRM реализовали мониторинг таких показателей с помощью прогресс-баров, доступных в основном окне CRM сотрудникам и их руководителю.

Применение метрик и KPI в команде

Метрики и KPI — незаменимый инструмент в организации работы сотрудников и их мотивации. Благодаря ключевым показателям каждый сотрудник понимает свою роль и общую цель проекта, может оценить эффективность своей работы и знает, как повлиять на премию. 

При использовании KPI зарплату сотрудника стоит разделить на две части: например, 80 % — это стабильная сумма, которую работник получает в любом случае, в то время как оставшиеся 20 % зависят от того, насколько хорошо он выполнил задачу. 

Например, нужно увеличить количество ежемесячно активных пользователей (MAU) — это ключевая метрика. Чтобы дать задачу работнику, нужно поставить конкретную цель, например, увеличить количество активных пользователей на 20 за текущий месяц — это KPI для сотрудника. Если сотрудник привлек 10 клиентов, то он получает надбавку к окладу в размере 10 %, если 20 — то 20 %. Большое преимущество такого разделения зарплаты в том, что работник видит, как рассчитывается его вознаграждение, и начинает прикладывать усилия, чтобы его увеличить. Также это позволит самому предпринимателю контролировать работу людей в своей команде и справедливо выдавать премии, избегая конфликтов в коллективе.

Важно формулировать четкие и достижимые цели — в этом поможет методика SMART

А внимание к количественному показателю (KPI) позволит понять, эффективно ли распределены ресурсы и правильно ли развивается стартап. В противном случае поставленные задачи будут выполняться слишком легко, и бизнес не будет расти

Обратная ситуация — задачи не будут выполняться вообще, ведь сотрудник не станет даже пытаться, понимая, что он физически не сможет их выполнить

Поэтому так важно найти золотую середину

Для правильной постановки целей необходимо:

• во-первых, выявить параметры, влияющие на прибыль;
• во-вторых, установить, какие сотрудники и каким образом могут влиять на эти параметры. 

При этом для каждого стартапа будет свой набор характеристик. У проекта должна быть не только глобальная цель, к которой стремится команда, но и конкретная задача для каждого сотрудника

Важно четко формулировать цель для сотрудника: «привлечь 20 новых клиентов за месяц» гораздо лучше, чем абстрактное «привлечение новых клиентов»

Для команды можно придумать много метрик для расчета KPI. Все зависит от общей цели стартапа, от сферы, в которой он работает, от задач команды. Приведем лишь несколько примеров. 

• Для маркетологов: количество привлеченных клиентов, стоимость привлечения клиентов, количество переходов на сайт. 
• Для кладовщиков: скорость отгрузки, количество отгруженных позиций. 
• Для работников колл-центра: количество успешно отвеченных звонков, неотвеченные вызовы, среднее время разговора клиента с оператором, среднее время обработки вызова.

KPI для разработчиков: истина где-то рядом

исследованиеТы, как разработчик, что считаешь наиболее важной метрикой эффективности разработчика?Тот случай, когда не нужен перевод, но нужно протереть глаза, чтобы поверить, что эти пункты обозначили сами разработчики, а не их тимлиды или менеджеры проектов. «Личность разработчика» с 12,6% и 10,8% «строчек кода» несколько даже пугают

А вот покрытие тестами и качество кода вполне ничего (тут, правда, встаёт очередной вопрос — что есть качество кода, как его оценивать?). Но мы-то знаем, как оценивать качество, мы-то знаем :-)Итак, «быстрый и дружелюбный» победили? Идиотизм. дискуссия на QuoraRegionSoft CRM→Наша новая флагманская RegionSoft CRM 7.0 →Потихоньку пишем видео с обзором функциональности→Наш Telegram-канал