Как составить опись документов

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

                                                     Код архива ___________

                                                     Код предприятия ______

                                                               -----------¬

_______________________________________________________________¦Ф. N _____¦

_______________________________________________________________¦Оп. N ____¦

_______________________________________________________________¦Д. N _____¦

                                                               L-----------

___________________________________________________________________________

                           (наименование архива)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

           (наименование предприятия, структурного подразделения)

                             Личное дело N ___

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                 (заголовок дела - фамилия, имя, отчество)

                                   Дата

                                                           На _____ лист__

                                                           Хранить ___ лет

-----------¬

¦Ф. N _____¦

¦Оп. N ____¦

¦Д. N _____¦

L-----------

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

• Разное: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Разное» по всему сайту
• «Пример оформления обложки личного дела работника».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Пример письма иностранному партнеру (рус./англ.)
• Пример письма о проведении аудита (приложение к федеральному правилу (стандарту) аудиторской деятельности «Согласование условий проведения аудита»)
• Пример программы организации и проведения противоаварийной тренировки на тему: Повреждение подающего трубопровода магистральной тепловой сети от районной котельной «Горки-2» (рекомендуемая форма)
• Пример программы организации и проведения противоаварийной тренировки на тему: Повреждение линейного разъединителя на I секции ЗРУ-10 кВ п/ст. «Новая» (рекомендуемая форма)
• Пример распределения затрат на оплату труда, выплаты ЕСН и прочих выплат и начислений по производственным процессам и неосновным видам деятельности за отчетный период (таблица 2)
• Пример распределения потребляемой электроэнергии по производственным процессам и неосновным видам деятельности по фактическому потреблению (таблица 3)
• Пример распределения времени работы транспорта (пробега) по производственным процессам и неосновным видам деятельности (таблица 4)
• Пример распределения площади помещений по всем производственным процессам, за исключением вспомогательного производственного процесса (субсчет 31-02) (таблица 5)
• Пример распределения функциональной занятости персонала, занятого осуществлением вспомогательного процесса 31-03, по всем производственным процессам, за исключением данного вспомогательного процесса (31-03) и ранее распределенного вспомогательного процесса (31-02) (таблица 6)
• Пример распределения функциональной занятости персонала, занятого осуществлением вспомогательного процесса 31-04, по всем производственным процессам, за исключением данного вспомогательного процесса и ранее распределенных вспомогательных процессов (31-02, 31-03) (таблица 7)

Опись дел постоянного хранения

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Структура реестра

В формировании реестра нет ничего сложного. Другими словами, реестр представляется списком для упрощения поиска нужных образцов бумаг. Ниже перечислены категории, которые непременно должны находиться в составе реестра.

• Одной из категорий, наличие которой должно быть непременным, является содержание. В коротких фразах, размещённых в содержании, должна содержаться информация, которая позволит без труда найти необходимые данные. При этом, приветствуется такой стиль изложения фраз в содержании, что бы дополнительно не потребовалось изучать искомый в реестре образец документа.
• Непременно, вся наличествующая в реестре документация, должна быть пронумерована. Такой подход позволяет сократить временной ресурс, затрачиваемый на поиск необходимого образца бумаги.
• Весьма полезной категорией представляется датирование. Иногда, зная дату внесения в реестр, можно гораздо быстрее отыскать нужную бумагу, чем зная её название.

Личные дела сотрудников

Кадровая служба любого предприятия или организации тоже является участком, через который проходит много самых разных документов. Большинство из них аккумулируются в личные дела сотрудников.

Они хранятся на месте вплоть до увольнения и только после этого сдаются в архив. При этом кадровик должен составить опись документов личного дела. Стоит заметить, что в законодательстве России нет каких-то определенных норм относительно ее составления. Все правила взяты еще с советских времен. В соответствии с ними подобная опись должна представлять собой типовую таблицу из семи столбцов:

• Номер по порядку.
• Индекс конкретного документа.
• Дата.
• Заголовок и краткое содержание документа.
• Номера листов.
• Дата, когда документ был включен в личное дело.
• Примечание для особых заметок.

В самом конце подсчитывается общее количество внесенных в список документов. Все это делается за подписью кадровика с указанием даты передачи дела.

ФОРМИРУЕМ И СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДЕЛА И ДОКУМЕНТЫ

Особенности формирования дел

Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой.

Обратите внимание

Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.

Что касается переписки, то она должна формироваться по принципу «запрос­-ответ», когда каждое поступившее или отправляемое письмо подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по виду (входящее или исходящее). Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.

Способы систематизации документов

Документы в деле могут быть систематизированы:

Хронологически, то есть по времени создания. Как правило, в таких делах документы располагаются строго по регистрационным номерам, например:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Приказ от 12.01.2015 №1	1
Приказ от 13.01.2015 №2	2
Приказ от 13.01.2015 №3	3
Приказ от 16.01.2015 №4	4
Приказ от 19.01.2015 №5	5
…

По алфавиту – например, фамилий или наименований проектов:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Проект «Астра»	1-10
Проект «Василек»	11-20
Проект «Гладиолус»	21-30
Проект «Колокольчик	31-40
Проект «Мимоза»	41-50

Комбинированным способом – сначала документы выстраивают в алфавитном порядке, а затем еще и хронологически, например:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Переписка с ООО «Астра»
Лист­разделитель	1
Исх. № 53 от 14.01.2015	2–4
Вх. № 243 от 16.01.2015	5–9
Исх. № 105 от 23.01.2015	10
Вх. № 341 от 28.01.2015	11
Переписка с ООО «Василек»
Лист­разделитель	12
Вх. № 14 от 12.01.2015	13–14
Исх. № 18 от 13.01.2015	15
Вх. № 201 от 15.01.2015	16
…

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел – систематизированы.

Как правильно вести реестр?

Ниже обозначены основные условия успешного ведения реестра.

• Перед тем, как вписать какую- либо бумагу в реестр, следует тщательно проверить образец.
• Каждая бумага должна быть пронумерована.
• В реестре должна присутствовать информация о каждом составителе документов.

Составляющие реестра подлежать периодической кропотливой проверке. При этом, успешно проведённая проверка нумеруется.

При обнаружении ошибок в реестре, образцы документов перепроверяются после устранения ошибок. Так же не стоит забывать о правилах, которые приведены ниже.

• Проверяющих вправе назначать исключительно руководитель.
• Проверяющие отвечают за сохранность каждого образца документации.
• Бумагам, которые внесены в реестр, должна обеспечиваться полная безопасность.
• Документы, которые внесены в реестр, могут быть выданы исключительно по распоряжению руководителя, и на определённый промежуток времени.

Опись документов для ИФНС

При взаимодействии с ИФНС опись нужно составлять только при передаче бумажных документов. Каких-то особых требований к ней в законодательстве не установлено, поэтому опись можно составлять в произвольном виде.

При этом опись может быть или отдельным документом, или включаться в состав сопроводительного письма (п. 6 Приложения № 18 к Приказу ФНС от 07.11.2018 г. № ММВ-7-2/628@).

Важно! Если в ИНФС направляются электронные документы, опись не составляется, поскольку состав документов фиксируется используемым программным обеспечением.

В содержании описи желательно указать не только сведения о передаваемых документах (наименование, реквизиты, количество), но и информацию относительно оснований их передачи, а также отправителя и адресата. Следовательно, в описи будут данные о компании или ИП, которые передают документы, а также реквизиты требования или иного документа ИФНС, на основании которого нужно предоставить передаваемые документы, указанные в описи.

Также целесообразно не просто составить список передаваемых документов, но и пронумеровать их.

Сформированная таким образом опись будет дополнительно включать реквизиты компании или ИП, а также документа налоговой инспекции, по которому пакет документации передается. Грамотное оформление описи поможет в случае возникновения претензий или споров с налоговиками сориентироваться в перечне документов и оперативно подать требуемые пояснения или возражения.

Правовое регулирование

Существует ряд законодательных актов, осуществляющих регулирование реестра. Среди них выделяют постановление «О порядке ведения реестра договоров» и закон «О реестре». В них указаны правила и регламентация, как осуществлять оформление и хранение, а также составление журнала документации.

При создании нужно обращать внимание на регламентирующие законодательные акты. В них подробно указано, какие документы включаются, какая информация остается общедоступной, как осуществляется ведение

Также в правовых актах находится информация о порядке ее внесения и исправлении ошибок. Ответственные лица должны подробно знакомиться с правовым регулированием учета, чтобы при ведении не возникало сложностей.

Для передачи другой организации

В ходе осуществления деятельности при заключении договоров контрагенты требуют представить полный пакет документов, которые тоже необходимо описать. В дальнейшем может понадобиться отправить по почте или передать с нарочным акты выполненных работ и оказанных услуг, об отправке товара, перевозочные документы, ценные бумаги и прочее. Во избежание возникновения недоразумений и претензий лучше составить опись. Подписать ее может должностное лицо или любой уполномоченный сотрудник с указанием фамилии и имени.

Если отнестись во всей ответственностью к составлению подобного перечня, который многие игнорируют и считают необязательным и излишним, то можно избежать обвинений в неполном предоставлении документов, ненаправлении требуемых бумаг и прочих проблем.

znaydelo.ru

Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности.

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

• номер документа по порядку,
• затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
• дата составления и подписания,
• заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
• номера листов,
• примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Основные разновидности

Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

• к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
• к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

• бухгалтерская отчетность;
• кадровые бумаги;
• уставная документация.

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации.

Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.

Архивные описи для электронных дел

Если после копирования бумажного документа сразу видно, где копия, а где подлинник, то копий электронных документов можно сделать множество, и они не будут отличаться друг от друга (по крайней мере, на первый взгляд и без специальных экспертиз). После архивирования электронного документа экземпляром, имеющим юридическую и доказательную силу, станет именно архивный экземпляр. Его хранение должно быть оформлено по всем правилам архивного дела.

Три главных правила хранения электронных документов:

1. Никакой «дискриминации по носителю» к электронным делам не применяется. Они хранятся в течение тех же сроков, что и их бумажные соседи по номенклатуре дел. Есть только ряд особенностей, обусловленных носителем.
2. Электронные дела не обязательно распечатывать. Электронный оригинал документа весь свой жизненный цикл от создания до уничтожения проводит в электронном виде. Этим он отличается от электронных проектов документов, которые из-за постоянного срока хранения обычно подписываются в виде бумажных оригиналов, тогда в архив они сдаются в бумажном виде (т.е. к таким документам не относится все, что будет говориться далее в этой статье). Например, оригиналы приказов по личному составу и по основной деятельности пока стараются изготавливать в бумажном виде. Однако уже есть документы, оригиналы которых необходимо создавать в электронном виде, при этом им предписан постоянный срок хранения – например, годовая бухгалтерская отчетность 1 (подавляющее большинство компаний ее уже создают в 1С и подают в налоговую в электронном виде, потом сохраняя электронный оригинал самой отчетности и подтверждения ее сдачи, а также их распечатку с рукописными подписями).
3. Электронные дела хранятся в архиве на носителях, а не на компьютерах пользователей и даже не в «облаке». Только записанный на носитель электронный документ может считаться архивным электронным делом, а в компьютере – это обычный файл, который пользователь случайно или умышленно может изменить или даже удалить.

Электронные дела после завершения в делопроизводстве (как правило, с началом нового календарного года) должны быть сохранены в неизменяемом формате и записаны на электронные носители (например, компакт-диски без возможности перезаписи). Универсальный неизменяемый формат – PDF, для более продвинутых – PDF/A. Впрочем, возможны и другие форматы. Главное, чтобы сохраненный электронный документ:

• корректно воспроизводился;
• не было возможности его изменить.

Связанный материал В каких форматах можно изготавливать электронные подлинники документов

№ 04 / 2018

См. статью «В каких форматах можно изготавливать электронные подлинники документов» в № 4′ 2021 мы показали, чем опасно изготовление подлинников документов в форматах DOC, DOCX, ODT и PDF – как после их подписания даже усиленной электронной подписью можно незаметно изменить текст документа. Объяснили, какие форматы сейчас являются самыми надежными для создания электронных подлинников и их последующего архивного хранения. Продемонстрировали, как созданный в MS Word документ перед подписанием можно транслировать в них

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

• наименование предприятия,
• должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
• список описываемых документов,
• полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Виды описи

В зависимости от назначения выделяются:

1. Описи дел постоянного хранения.
2. Описи дел временного хранения (срок хранения — не более 10 лет).
3. Описи документов, характерных для специфических инстанций (правоохранительных, судебных органов и пр.).
4. Описи дел личного состава.

Кадровая и бухгалтерская документация по закону подлежит обязательному учёту, поскольку эти документы направляются в госорганы или архив.

Для некоторых документов нормативные акты предусматривают обязательный срок хранения. Так, например, личные дела сотрудников должны храниться на протяжении 75 лет, фото- и видеоматериалы в течение 5 лет.

Опись дел — это не только важнейший, но в некоторых случаях обязательный элемент делопроизводства.

Описывать и сдавать в архив документацию обязаны не только государственные, но и частные предприятия. Для этого нужно подписать договор с Федеральной архивной службой.

Сегодня можно облегчить и автоматизировать бухгалтерский учёт с помощью онлайн-сервисов, на которых вся отчётность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется онлайн обратно.

Составление различных видов описи

Опись – универсальный документ, который нужен при самых разных обстоятельствах. Предполагает внешнее или внутреннее использование. Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании. Рассмотрим особенности разных видов бумаг.

Для отправки в госорганы: налоговая, суд  

Если документ отправляется в суд, опись не требуется. Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске. Однако иногда опись все-таки составляется. Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много.

Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна. Бумага должна содержать эти обязательные сведения:

• Наименование компании, ее адрес.
• Исходящий номер.
• Заголовок.
• Список документом, указание номера каждого из них.
• Общее число документов.

Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы.

Опись, связанная с личным делом, составляемая для внутренних целей

Такая опись составляется работником, ответственным за ведение личных дел. Храниться она вместе с личными делами. Оформляется при поступлении в компанию нового дела. Включает в себя эти сведения:

• Номер личного дела.
• Название.
• Число листов.

Если личные дела передаются в актив, необходимо внести итоговую запись. В ней указываются сведения об общем числе дел.

Для почты

Для оформления описи, сопровождающей почтовое письмо/посылку, используется форма 107. В документе фиксируется эта информация:

• ФИО получателя или наименование фирмы.
• Стоимость.
• Число отправленных ценностей.

Представитель почты проставляет на описи свою роспись и календарный штемпель. Документ составляется в 2 экземплярах. Один остается в почтовом отделении, другой – направляется получателю.

Для направления бумаг в архив

Документы, связанные с деятельностью компании, могут направляться в архив. Но тому предшествует опись этих бумаг. Сопроводительный документ составляется в 2 экземплярах. Один из них отправляется в архив. Все бумаги, которые предполагается отправить в архив, фиксируются в сдаточной описи. В последней приводится эта информация: номер документа, количество листов.

Опись составляется сотрудником, ответственным за работу с архивом. В дальнейшем она должна быть рассмотрена экспертной комиссией. Последний шаг – утверждение бумаги руководителем учреждения. Готовую опись необходимо прошить. Она облекается в твердую обложку.

На уничтожение документации

Компания уничтожает документы при наличии этих обстоятельств:

• Закончился срок хранения.
• Бумага больше не нужна.

Если опись включает в себя сведения о подразделении, в верхней части документа нужно указать название этого подразделения. После того, как опись была сформирована, на ней ставит подпись сотрудник, ответственный за экспертизу. Затем документ передается на рассмотрение экспертной комиссии. Необходимо заключить протокол заседания комиссии. Только после перечисленных процедур можно приступить к уничтожению документов.

На изъятие документации

Опись составляется и при изъятии документации. Оформляется она по форме №ММ-3-06/338, утвержденной постановлением Правительства от 31 марта 2007 года. В верхней части бланка прописывается название компании, ИНН. После этого нужно зафиксировать список изъятых документов.

На описи ставит свою подпись сотрудник, который занимался изъятием. На документе должны стоять подписи лиц, которые присутствовали на процедуре. Бумага составляется в 2 экземплярах. Один остается в компании, другой – у представителя госоргана, который проводил изъятие.

К СВЕДЕНИЮ! К описи могут прилагаться фото и видео, созданные в ходе изъятия.

Сдаточная опись

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Подготовка передачи документов сторонним организациям

Крупные фирмы, имеющие дело с различными подрядчиками и независимыми партнерами, часто сталкиваются с необходимостью передачи различной документации перед заключением сделки. Чаще всего подобные документы передаются через курьерскую службу или посредству почтовой связи. В этой ситуации имеется риск порчи или частичной утери различных бланков, или актов. Для того чтобы избежать подобной ситуации и возможных негативных последствий для каждой из сторон, потребуется составить опись.

Давайте рассмотрим пример описи документов для передачи сторонним организациям. В первую очередь, следует указать название и реквизиты компании выступающей в качестве отправителя. Далее потребуется пронумеровать вложенные бумаги и указать общий объем листов. После этого, фиксируется дата составления бланка. Подготовка подобных бумаг позволяет избежать различных конфликтов, связанных с непредставлением важных сведений потенциальным партнерам фирмы.

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы

Закрытие личного дела

Если сотрудник увольняется, то личное дело закрывается в день его увольнения. Закрытое личное дело необходимо полностью оформить. Для этого следует проверить наличие всех документов и их расположение в папке (документы должны располагаться в хронологическом порядке), а также нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов самой описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Листы описи нумеруются отдельно от листов личного дела. На отдельном листе составляется лист-заверитель. В нем указываются:

• Цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела.
• Количество листов внутренней описи.
• Особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).
• Наличие в личном деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии личного дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Далее личное дело подшивается. При этом в конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела внутренняя опись. Если данные документы к делу не были подшиты, то опись приклеивается к внутренней стороне лицевой обложки личного дела, а лист-заверитель приклеивается поверх описи за верхнюю часть листа.

Далее на титульном листе личного дела указывается дата его закрытия, то есть дата издания приказа об увольнении и срок его хранения. Исчисляется срок хранения с 1 января года, следующего за годом закрытия личного дела.

Согласно статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ срок хранения может составлять как 50 лет (если личное дело создано после 2003 года), так и 75 лет (если личное дело создано до 2003 года)

Обратите внимание, если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения (например, у приказа о приеме на работу он составляет 75 лет, а у приказа об увольнении – 50 лет), то все дело храним по старшему сроку

При наличии невостребованных личных документов работника (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается к его личному делу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Личные дела передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Как составляется опись для почты

Немало организаций для передачи отчетности в налоговую службу и другие учреждения пользуется услугами почты. При отправке заполненных форм таким образом составляется опись вложения. Заполняется она в двух экземплярах, а получить листы можно в каждом почтовом отделении.

Важно! Шаблон для описи вложения утвержден законодательно, используется форма №107. В поля вносятся следующие данные:

В поля вносятся следующие данные:

• реквизиты получателя;
• порядковый номер позиции;
• наименование;
• количество;
• объявленная ценность.

Чтобы зарегистрировать переданный комплект и подтвердить факт отправки, на одном экземпляре работник почты ставит печать, дату пересылки и подпись.