Как составить опись передаваемых документов

Правила составления описей дел по личному составу

Документы по личному составу должны быть непосредственно связаны с оформлением и регламентацией трудовых отношений сотрудника и нанимателя. Не относятся к данной категории документации (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ):

• распоряжения руководителя, поступившие в службу персонала для выполнения, или иные документы организационно-распорядительного характера;
• переписка, связанная с регулированием трудовых отношений;
• организационно-правовая документация (инструкции, положения).

Лучше составлять одну опись дел по личному составу за каждый год. Однако, если компания небольшая и имеет незначительный объем документооборота, возможно делать один подобный реестр за несколько лет.

Законодательно не регламентировано, составлять ли одну опись на все виды документов или делать отдельную под каждую категорию документации. Организации нужно самой принимать такое решение.

Для коммерческих компаний, не являющихся источником формирования госархивов, необходимо оформлять опись не менее чем в 3-х экземплярах (п. 5.5 Правил).

Регистрировать опись в каком-либо журнале при оформлении не нужно: ее зарегистрируют и присвоят номер при помещении в архив.

Распространенные вопросы, связанные с личным делом

Вопрос. Можно ли выдавать сотрудникам на руки личные дела?

Ответ. Согласно законодательству, личные дела сотрудникам выдавать нельзя. Единственное, что сотруднику можно, это знакомиться со всеми документами, которые подшиты в его личное дело, в присутствии специалиста. Если личные дела хранятся в специальном помещении, то знакомиться с личным делом можно только там. Специалист при этом должен зафиксировать факт обращения сотрудника. В период ознакомления с личным делом, запрещено выносить из помещения документы, входящие в состав личного дела, делать какие-либо пометки, исправлять что-либо. Все изменения делает только сотрудник организации, который на это уполномочен. После ознакомлением сотрудником личного дела, сотрудник, отвечающий за хранение личных дел, должен удостовериться, что все ли документы на месте и в исходном виде.

Кто обязан вести учет личных документов сотрудников

Для начала определим, какие документы входят в личное дело сотрудника. Это:

• заявления о приеме на работу и об увольнении;
• прочие личные заявления;
• трудовые договоры;
• характеристики.

Хранить такие документы следует правильно с точки зрения законодательства и так, чтобы было удобно кадровым работникам или аналогичным службам.

Обратите внимание! Вести личные дела работников в соответствии с законодательными нормами обязаны не все, а только государственные организации гражданской и муниципальной службы. На коммерческие фирмы закон такое обязательство не накладывает

Однако если штат компании большой, ведение личных дел целесообразно.

Коммерческие компании могут воспользоваться документацией и нормативными актами, предназначенными для ведения личных дел в государственных учреждениях, использовав их в неизменном виде или доработав в соответствии со своими потребностями.

С чего начать ведение кадрового учета, рассказываем в статье.

Можно воспользоваться порядком ведения личных дел, установленным указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Посмотрите, какие унифицированные формы кадровых документов существуют.

Текст документа:

               Внутренняя опись документов личного дела N  5
                                                         ---
                       Петрова Анна Александровна
                      ----------------------------
                        (фамилия, имя, отчество)
---------------------------------------------------------------------------
¦ N ¦   Название и   ¦   Дата   ¦  Индекс ¦Номера ¦   Дата    ¦Примечание ¦
¦п/п¦    заголовок   ¦документа ¦документа¦листов ¦ включения ¦           ¦
¦   ¦    документа   ¦          ¦         ¦ дела  ¦ документа ¦           ¦
¦   ¦                ¦          ¦         ¦       ¦ в личное  ¦           ¦
¦   ¦                ¦          ¦         ¦       ¦   дело    ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 1 ¦        2       ¦    3     ¦    4    ¦   5   ¦     6     ¦     7     ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 1 ¦Дополнение к    ¦          ¦         ¦ 1, 2  ¦01.02.2007 ¦           ¦
¦   ¦личному листку  ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
¦   ¦по учету кадров ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 2 ¦Личный листок по¦01.02.2007¦         ¦  3-6  ¦01.02.2007 ¦           ¦
¦   ¦учету кадров    ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 3 ¦Автобиография   ¦01.02.2007¦         ¦   7   ¦01.02.2007 ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 4 ¦Копия диплома о ¦29.06.1999¦         ¦   8   ¦01.02.2007 ¦           ¦
¦   ¦высшем          ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
¦   ¦образовании     ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 5 ¦Заявление о     ¦01.02.2007¦    65   ¦   9   ¦01.02.2007 ¦           ¦
¦   ¦приеме на работу¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 6 ¦Копия приказа о ¦01.02.2007¦   75-к  ¦  10   ¦01.02.2007 ¦Оригинал в ¦
¦   ¦приеме на работу¦          ¦         ¦       ¦           ¦деле ОК-10 ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 7 ¦Аттестационная  ¦25.08.2008¦         ¦  11   ¦13.08.2008 ¦           ¦
¦   ¦характеристика  ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 8 ¦Аттестационный  ¦28.08.2008¦    5    ¦  12   ¦13.08.2008 ¦           ¦
¦   ¦лист            ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 9 ¦Копия приказа о ¦29.08.2008¦   15-к  ¦  13   ¦29.08.2008 ¦Оригинал в ¦
¦   ¦присвоении I    ¦          ¦         ¦       ¦           ¦деле ОК-10 ¦
¦   ¦квалификационной¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
¦   ¦категории       ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦10 ¦Копия приказа об¦01.09.2009¦   58-к  ¦  14   ¦01.09.2009 ¦           ¦
¦   ¦изменении       ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
¦   ¦фамилии         ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦11 ¦                ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
----+----------------+----------+---------+-------+-----------+------------
Итого _______________________________________________ документов <*>
                (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи <*> _____________________________
                                       (цифрами и прописью)
    --------------------------------
    <*>Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.

Порядок оформления личного дела

Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию.

Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:

• Заполнение титульного листа (обложки);
• Оформление листа-заверителя дела;
• Заполнение внутренней описи;
• Подшивка или переплет документов дела.

Титульный лист

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Посередине листа проставляются полные Ф.И.О. работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).

Внизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения.

При передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.

Лист-заверитель

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.

Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д.

В частности, здесь отмечаются:

• Литерные номера листов;
• Пропущенная нумерация страниц;
• Листы с фотографиями;
• Вшитые крупноформатные листы;
• Конверты с подшитыми вложениями в них;
• Поврежденные листы

Внимание! Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи.

Внутренняя опись

На описи отмечается номер дела и его заголовок (обычно это Ф.И.О. работника).

В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе.

В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.

В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф.И.О. и проставлением даты оформления.

Порядок ведения личных дел (учет, внесение изменений)

В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.

Также в папку рекомендуется вставлять (но не подшивать) фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет.

Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела (анкете, личном листке), то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно.

Внимание! Обязательной отметкой после внесения изменений является информация о наличии и состоянии личного дела. Кадровый сотрудник должен произвести необходимую проверку, после чего на обратной стороне личного листа делается отметка «Личное дело проверено», ставится подпись и дата.

Правила формирования личного дела на сотрудника

Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу.

Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.

Более того в нормативных актах, к примеру «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», упоминаются документы, «не вошедшие в состав личных дел», а также «характеристика работника, не имеющего личного дела». Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.

Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:

• анкета, автобиография, резюме;
• личное заявление о приеме на работу;
• копии документов об образовании;
• рекомендации и характеристики;
• медицинские справки;
• трудовой договор;
• выписка из приказа о приеме на работу;
• выписки из протоколов об избрании на должность;
• выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность;
• личная карточка.

2. Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:

• выписки (копии) из приказов о поощрении и награждении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т. д.;
• копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);
• копии документов об образовании, повышении квалификации;
• аттестационные листы;
• служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
• акты, уведомления и т. д.

3. Документы о прекращении трудового договора.

Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.

Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.

Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.

Документы личного дела подшиваются в папку — «дело». В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: «ДЕЛО» — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Обложка «дела» оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования».

На заведенное на работника «дело» оформляется внутренняя опись документов.

Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).

Документы, которые также вас могут заинтересовать

• Опись особо ценных дел
• Формы документов, представляемых участником размещения заказа на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд Московской области. Опись документов, представляемых для участия для участия в открытом конкурсе на право заключения государственных контрактов на оказание страховых услуг по ОМС неработающих граждан, имеющих место жительства в МО, а также неработающих граждан, имеющих место пребывания в МО и не имеющих места жительства в других субъектах РФ и подтвердивших факт своего проживания в установленном законодательством порядке, в 2009 году. Форма N 1
• Форма сдаточной описи личных карточек работников подразделения предприятия (пример)
• Форма сводной описи дел (или годового раздела описи) по личному составу в органах прокуратуры Российской Федерации
• Форма сводной описи дел (или годового раздела описи) постоянного хранения в органах прокуратуры Российской Федерации, подлежащих передаче в государственные или муниципальные архивы
• Форма сводной описи дел в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации
• Форма описи электронных документов постоянного хранения
• Форма описи фотодокументов в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма описи фотоальбомов в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма описи фонодокументов магнитной записи в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок) в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма описи страхового фонда на рулонной пленке в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма описи страхового фонда на микрофишах в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма описи страхового фонда (для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов)
• Форма описи представленных документов, используемых Министерством регионального развития Российской Федерации в процессе лицензирования в соответствии с Федеральным законом «О лицензировании отдельных видов деятельности
• Форма описи передаваемой технической документации (обязательная форма)
• Форма описи особо ценных дел в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма описи особо ценных дел
• Форма описи на отправленную корреспонденцию в таможенных органах
• Форма описи кинодокументов в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук

Зачем нужна

В каждой организации имеется огромное количество различных бумаг. Часть из них подлежит временному или постоянному хранению в архиве предприятия. Для того чтобы систематизировать и упорядочить все эти документы, они вносятся в соответствующий перечень, получивший название опись дел или архивная опись, которая позволяет в случае необходимости быстро найти нужное дело и ознакомиться с его содержанием. Такие бланки, как учредительная и регистрационная документация, приказы, распоряжения и акты по основной деятельности, годовые программы, планы и отчеты и т. д., должны храниться в фирме постоянно, до последнего дня ее существования. Для того чтобы не запутаться в них и ничего не потерять, составляется опись дел постоянного хранения, образец заполнения которой можно скачать ниже.

Из чего состоит личное дело сотрудника

Форма личного дела разрабатывается и утверждается самой организацией или индивидуальным предпринимателем лично. В организации или у индивидуального предпринимателя может быть разработан локальный нормативный акт, например, положение о ведении личных дел сотрудников. В этом положении можно расписать все, что касается ведения личных дел, например,  какие документы сотрудники обязаны предоставлять организации или индивидуальному предпринимателю при трудоустройстве, какие документы оформляет сама организация или индивидуальный предприниматель, а также другие вопросы по этой теме. Этот локальный нормативный акт утверждается приказом, за подписью директора. При формировании этого локального нормативного акта можно руководствоваться следующими законодательными актами:

• главы 10,11,12,13,14 Трудового Кодекса РФ;
• федеральный закон № 152 от 27.07.06 «О персональных данных»;
• «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02);
• федеральный закон № 125 от 22.10.04 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• приказ Минкультуры РФ № 558 от 25.08.10 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения»;
• федеральный закон № 79 от 27.07.04;
• федеральный закон № 25 от 02.03.07;
• Указ Президента РФ № 640 от 01.06.98;
• Указ Президента РФ № 609 от 30.05.05;
• другие нормативные акты

Формирование личного дела условно можно разбить на этапы:

• заполнение титульного листа;
• оформление листа-заверителя;
• заполнение внутренней описи;
• подшивка дела

Не рекомендуется создавать личные дела больше, чем на 250 страниц. Хранение личным дел обычно производится в алфавитном порядке по подразделениям или филиалам организации, если таковые имеются.

Также очень удобно вести журнал личных дел сотрудников. Журнал должен содержать следующие сведения:

• номера личных дел сотрудников;
• фамилии, имена, отчества сотрудников;
• даты передачи личных дел в архив;
• даты начала ведения личных дел;
• прочую необходимую информацию

Если у сотрудника произошли какие-либо изменения в личных данных, например, изменилась фамилия, то ему необходимо уведомить кадровую службу об этом, и предоставить документы, подтверждающие эти изменения.

Цели составления описи для личного дела

Сразу после начала формирования папки с документами трудящегося необходимо поместить в личное дело новый бланк описи. По сути, она выполняет функцию реестра документов, подшиваемых в папку ответственными сотрудниками.

При начале формирования дела в нее вписывают первые принятые от работника и помещаемые на хранение документы. Впоследствии при добавлении новых сведений на бумажном носителе их регистрируют в ней. В результате обеспечивается полноценный учет поступающей в дело документации.

Записи в опись вносят, как правило, вручную, так как невозможно заранее знать количество и перечень документов, помещаемых в личное дело.

Новые записи добавляют в хронологическом порядке – по мере поступления новых документов. Как правило, вначале внутренняя опись личного дела содержит сведения о документах на прием и личных данных работника. Затем в ней регистрируют документы, связанные с текущей деятельностью, а в последних строках будут данные об оформленном увольнении.

Опись дел по личному составу

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением? Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок «корона».

Какая скорость шредирования документов? Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов? Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов? Да, без проблем!

Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации? Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение? Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения? Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов? Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов.

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации? После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия? При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение? Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение? Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив? Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу — Порядок в документах, порядок в делах!

Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов? Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

Как вести дело в государственных организациях

Личное дело на сотрудника госучреждения должно заводиться в обязательном порядке при трудоустройстве лица, в соответствии с положениями ФЗ № 79-ФЗ 2004 года, а также в рамках Указа Президента №609. Условия и порядок составления личных дел кадров не регламентированы законодательно, поэтому каждое учреждение самостоятельно разрабатывает структуру и особенности формирования подобного рода документов.

Личное дело государственного служащего представляет собой совокупность документов, которые отражают трудовую характеристику работника за весь период осуществления трудовой деятельности. В папку дела складываются все документы, которые устанавливают, регламентируют и определяют трудовые отношения между работником и работодателем, а также отражают все трудовые успехи служащего.

Чаще всего локальные акты учреждения, которые устанавливают нормы формирования личных дел работников, указывают на необходимость:

• сбора информации по работникам, а также возможном делении базы данных по отраслям в зависимости от особенности трудовой деятельности каждого служащего;
• отражения состава личных дел как в общем, так и в частном порядке, в зависимости от звания или особенностей труда;
• создания собственной модели формирования личных дел по каждой кадровой единице, вне зависимости от ее должности;
• установления четкого режима хранения дел и особенности передачи их в архив;
• регламентации в возможностях допуска к личным делам сотрудника, в том числе определения категории лиц, которые имеют к ним перманентный допуск и т.д.

Создание базы данных личных дел и ее ведение в государственных учреждениях практически не отличается от аналогичной процедуры с частными организациями, за исключением возложенных на такие учреждения обязательств по формированию общего перечня информации по каждому служащему. Также в госкорпорациях может применяться система «общего» формата составления дел, например, при образовании различных филиалов или иных подконтрольных организаций.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Если организация решила вести личные дела, то их необходимо учитывать в Журнале регистрации личных дел. Для личных дел госслужащих его принято вести в бумажной форме, прошивая и удостоверяя подписями руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации. Такой Журнал обычно заполняется пока в нем есть место на протяжении нескольких лет сведениями о заводимых личных делах (это т.н. «переходящее» дело). После окончания Журнал необходимо закрыть по всем правилам: оформить итоговую запись о количестве зарегистрированных личных дел, если были ошибки в нумерации, то упомянуть это, и подписать (обычно это делает руководитель кадровой службы с указанием даты).

Номер личного дела из Журнала переносится:

• в обязательный учетный документ – личную карточку (раньше для ее заполнения использовалась форма № Т-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, теперь многие продолжают ею пользоваться, просто утвердив ее легитимность на своей территории) и
• на обложку личного дела (см. «5» в Примере 3).

Обложка папки личного дела является его титульным листом. Ее форма приведена в Приложении № 28 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила хранения). Правда в этой форме самыми крупными буквами написано «Дело №___ Том №___ », а личные дела редко составляют несколько томов, потому уже давно эти сведения принято заменять на «Личное дело №___ » (см. о в Примере 3). На место заголовка дела вписывается Ф.И.О. работника полностью в именительном падеже (цифра «2» там же).

Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.

Датой начала личного дела (см. цифру «3») является дата приказа о приеме на работу (даже если она отличается от даты трудового договора). А датой окончания – дата приказа об увольнении, даже если последний день работы человека в организации был позже.

Индекс дела (цифра «4») переносится из текущей номенклатуры дел. В организации в 2021 году будет как минимум 2 разных дела:

• с постоянным сроком хранения для личных дел руководителей и
• с 50-летним для личных дел остальных работников (напомним, что нормативно установленные сроки хранения организация может изменять в сторону увеличения).

Даже если правила формирования дел, принятые в вашей организации, подразумевают индивидуальный подход к большему числу категорий работников, но при этом сроки хранения личных дел всех категорий работников кроме высшего руководства одинаковые, то надобности заводить для них в номенклатуре дел отдельные строки – нет!

Номер дела (цифра «5» в Примере 3) переносится из Журнала регистрации личных дел работников. Там личные дела обычно нумеруются валовым порядком, хотя возможно и использование индексов для отображения категорий работников.

Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.

Номер фонда и наименование архивного учреждения (цифры «6» и «7» там же) заполняются, только если ваша организация является источником его комплектования. Количество листов («8») и номер описи по личному составу («9»), в которую включается данное дело, заполняют при его подготовке к передаче в архив из отдела кадров на следующий год либо в течение 3 лет после увольнения соответствующего человека. Срок хранения («10») лучше заполнить тогда же (а то мало ли что еще может поменяться).

На что обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в 2019 году и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред

от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Если спросить кадровиков про хранение копии паспорта в личном деле работника, то многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в персональном деле обязательно присутствует копия паспорта, или вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение признается законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек. Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред

от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах

Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах.

Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически есть возможность в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.