Порядок учета и хранения бланков строгой отчетности

Кто заполняет и отвечает за хранение

Руководителем организации (ИП) приказом назначается ответственный за бланки сотрудник. Как вариант — сотрудник бухгалтерии. Он и является материально ответственным лицом, отвечающим за сохранность и правильный учёт БСО.

Отвечать за ведение книги и сохранность БСО вправе сам ИП, если у него нет штата работников.

Ответственный за БСО сотрудник обязательно должен ознакомиться под подпись с приказом о назначении его материально ответственным лицом. Этот сотрудник заполняет графы книги в соответствии с инструкцией.

Одновременно ответственное лицо отвечает и за сохранность бланков. Где и как хранить бланки решается в каждой организации индивидуально. Главное — обеспечить полную сохранность.

Если БСО хранятся в сейфе организации или ИП, то его ежедневно следует опечатывать.

Сейф следует опечатывать ежедневно

Ответственность при хранении БСО

Материально ответственное за БСО лицо обязано соблюдать порядок и сроки хранения документов. При нарушении требований статьи 15.11 КоАП РФ на виновное лицо накладывается штраф в размере 2–3 тыс. рублей.

Применение и формы БСО

Правила использования отчетных документов регламентировано на законодательном уровне, ПП РФ № 359 от 6.05.2008 и соответствующими письмами Министерства Финансов РФ.

Применяются при расчетах с физлицами в таких случаях:

• продажа билетов на пассажирский транспорт;
• в качестве залогового документа;
• при продаже путевок (туристических и экскурсионных);
• в качестве квитанций, абонементов, талонов и т.д.

Часть бланков имеет утвержденную форму, но возможна и индивидуальная разработка, применяемая на конкретном предприятии.

При самостоятельном формировании бланка, следует придерживаться таких правил составления документа:

• указывать название, номер и серию;
• название организации или ФИО руководителя;
• адрес регистрации (для юрлиц);
• ИНН юрлица или ИП;
• дата проведения расчетной операции;
• уплаченная сумма (с указанием типа расчета);
• данные сотрудника, несущего ответственность за заполнение БСО (ФИО, должность, подпись);
• печать юрлица (ИП);
• другие необходимые реквизиты организации.

БСО, напечатанные в типографии содержат информацию:

• название и адрес организации-изготовителя;
• ИНН организации;
• порядковый номер заказа на осуществление печати документов;
• количество выпущенных экземпляров;
• дата реализации заказа.

Watch this video on YouTube

Что еще скачать по теме «Книга»:

• Каким должен быть правильно составленный трудовой договорТрудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
• Как грамотно составить договор займаВзятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
• Правила составления и заключения договора арендыНи для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
• Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставкиВ процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

• Все договоры
• Все бланки

• Авторский договор, авторский заказ
• Агентский, субагентский договор и соглашение
• Договор аренды, субаренды: недвижимости, имущества
• Договор банковского счета, вклада-депозита, обслуживания
• Брачный договор, контракт, семья
• Договор безвозмездного пользования, оказания услуг
• Договор возмездного оказания услуг
• Договор гарантии и гарантийного обслуживания
• Договор дарения, пожертвования
• Договор доверительного управления
• Договор займа, беспроцентного займа
• Договор задатка, аванса
• Договор залога недвижимости, имущества, прав
• Договор комиссии, субкомиссии на покупку, продажу
• Договор концессии, франчайзинга
• Договор купли-продажи товара, имущества, акций
• Договор лизинга, сублизинга, финансовой аренды
• Лицензионный, сублицензионный договор
• Договор мены, бартера, обмена
• Договор найма, поднайма жилого помещения
• Договор на выполнение работ, оказание услуг
• Договор обучения, стажировки, переподготовки
• Договор перевода долга
• Договор подряда, субподряда
• Договор поручения, договор поручительства
• Договор поставки товара, продукции, оборудования
• Договор представительства: юридического, коммерческого
• Договор о совместной деятельности
• Договор страхования, перестрахования
• Договор уступки требований, договор цессии
• Договор хранения товара, имущества
• Трудовой договор, контракт, соглашение
• Удостоверительная надпись
• Прочие договора

• Акт
• Анкета
• Аренда
• Белстат
• Бухучет
• Бюджет
• Ведомость
• Госкомимущество
• Доверенность
• Должностная инструкция
• Жалоба
• ЖКХ
• Журнал
• Зарплата
• Заявление
• Здравоохранение
• Инструкция
• Исковое заявление
• Контракт
• Минздрав
• Минтранс
• Минюст
• МЧС
• Отчет
• Отчетность
• Положение
• Приказ
• Протокол
• Рабочая инструкция
• Расписка
• Совмин
• Соглашение
• Справка
• Труд
• Уведомление
• Устав
• Форма
• Ходатайство
• Экономика
• Юрлицо

Как заполнять книгу учёта

Это инструкция по заполнению типовой формы книги учёта БСО. Как уже было сказано ранее, закон допускает отступления от неё. Если для конкретной фирмы какие-то из элементов неактуальны, их можно не включать в документ.

Шапка книги содержит следующие элементы:

• «Учреждение» (строка 1);
• «Структурное подразделение» (строка 2);
• «Дата открытия» (поле 1);
• «Дата закрытия» (поле 2);
• «Код по ОКПО» (поле 3);
• «Номер счёта» (поле 4);
• «Наименование формы строгой отчётности» (поле 5);
• «Код формы» (поле 6).

Столбцы таблицы:

• «Дата» (столбец 1);
• «От кого получено (кому отпущено)» (столбец 2);
• «Основание» (столбец 3);
• «Приход» (столбец 4);
• «Расход» (столбец 5);
• «Остаток» (столбец 6).

Оформление шапки документа

1. В строке 1 необходимо указать полное наименование компании в соответствии с её уставом. Для индивидуального предпринимателя указываются фамилия и инициалы согласно паспорту, например: «Индивидуальный предприниматель Васильев М.Н.»
2. В строку 2 заносится название структурного подразделения. Если фирма не имеет таковых, можно поставить прочерк или просто не писать эту строку.
3. В полях 1 и 2 указываются соответственно даты начала и завершения ведения книги.
4. В поле 3 нужно вписать соответствующий код, а если он не был присвоен, то просто поставить прочерк.
5. Поле 4 необходимо заполнять только для тех фирм, которые ведут бухучёт.
6. В поле 5 указывается название БСО (например, квитанция или путёвка).
7. В поле 6 записывается соответствующий код, который присутствует на самих бланках БСО. Если его нет, можно поставить прочерк.

Заполнение таблицы

1. В столбец 1 заносятся даты проводимых с БСО операций: получения, выдачи или списания.
2. В столбце 2 указывается название организации, печатавшей бланки (при получении) или Ф. И. О. МОЛ (материально ответственного лица), кому они выдаются (при выдаче).
3. В столбце 3 нужно указать документ (его название, дату и номер), на основании которого производится приёмка или выдача БСО.
4. Столбец 4 заполняется каждый раз после получения новой партии напечатанных БСО из типографии. Нужно указать: общее количество принятых бланков, их серию и номера первого и заключительного документов в серии. Работник, в чьи обязанности входит хранение принадлежащих компании БСО и ведение книги, подтверждает получение бланков своей подписью.
5. Аналогично при выдаче БСО сотруднику фиксируется их количество, серия, номера первого и заключительного бланка в столбце 5. Тогда подпись ставит принимающий сотрудник.
6. В столбце 6 указывается число бланков, находящихся в организации или у ИП после каждой операции.

Образцы заполненной книги учёта БСО для организации и ИП

Для наглядности при заполнении книги можно пользоваться готовыми образцами, представленными ниже.

Образец заполненной книги учёта БСО поможет индивидуальному предпринимателю правильно оформить этот документ

Правила ведения книги учёта БСО одинаковы для компаний и индивидуальных предпринимателей.

Образец заполненной книги учёта поможет сотрудникам ООО правильно оформить этот документ

Как отразить БСО в бюджетном учете?

Балансовый учет.

В связи с применением в отношении БСО нового кода КОСГУ – 349 предполагается, что такие объекты должны входить в состав материальных запасов. Вместе с тем в п. 119 Инструкции № 157н прямо указано, что бланочная продукция строгой отчетности к материальным запасам не относится. Получается, что положения Порядка № 209н и Инструкции № 157н прямо противоречат друг другу.

Ясность вносят разъяснения Минфина в письмах от 26.04.2019 № 02-07-07/31230, от 14.03.2019 № 02-06-10/16864. Сообщается, что положения Инструкции № 157н следует применять совместно с СГС «Концептуальные основы», согласно которому имущество, отвечающее критериям актива, подлежит отражению на балансе на соответствующих счетах рабочего плана счетов бухгалтерского учета.

По мнению финансового ведомства, в составе группы материальных запасов по соответствующим счетам аналитического учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы» учитываются материальные ценности, приобретенные (созданные) для использования (потребления) в процессе деятельности учреждения, в том числе поступившие на хранение, и в отношении которых определено материально ответственное лицо. К таким ценностям относятся, в частности, бланки строгой отчетности, приобретаемые учреждением в целях выполнения функциональной деятельности.

Исходя из этого, а также с учетом применения нового кода КОСГУ (349), введенного Порядком № 209н для отражения расходов на приобретение БСО, бланки строгой отчетности следует отражать на счете 0 105 36 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения».

Специалисты Минфина заявляют, что в целях устранения возникших противоречий при подготовке очередных изменений в Инструкцию № 157н будет уточнен порядок учета указанных материальных ценностей.

Забалансовый учет.

Таким образом, БСО списываются с балансового счета на забалансовый в момент их выдачи со склада материально ответственному лицу для использования в рамках хозяйственной деятельности. В данном случае стоимость выданных с мест хранения бланков следует одновременно отнести на расходы текущего финансового периода (по дебету счета 1 401 20 272 «Расходы материальных запасов текущего финансового года»).

Поскольку финансисты не указывают, каким документом оформляется выдача БСО со склада, по нашему мнению, для этого можно использовать требование-накладную (ф. 0504204), ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

По мнению Минфина, БСО за балансом следует учитывать до момента их оформления (передачи) по назначению либо списания. Аналогичные правила прописаны в п. 337 Инструкции № 157н. При этом в силу названной нормы учреждениям необходимо решить, по какой стоимости вести забалансовый учет БСО: в условной оценке или по стоимости приобретения бланков. Свое решение необходимо закрепить в учетной политике.

В случае принятия решения комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов о списании бланков строгой отчетности в результате их порчи, хищения оформляется акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).

Если решение о списании принято в отношении бланков, находящихся на хранении (на складе) у субъекта учета, то их стоимость относится на расходы текущего финансового периода (по дебету счетов 1 401 10 172 «Доходы от операций с активами», 1 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами») (Письмо № 02-07-07/31230).

Рассмотри порядок отражения БСО на примерах.

* * *

С 2019 года учет БСО ведется по-новому: они включаются в состав материальных запасов. Поступившие на склад БСО следует учитывать на балансе на счете 1 105 36 000. При выдаче бланков со склада материально ответственному лицу для использования в рамках хозяйственной деятельности их стоимость списывается с баланса и одновременно учитывается на забалансовом счете . Учет БСО за балансом осуществляется до момента их оформления (списания).

В связи с введением новых правил положения Инструкции № 157н, противоречащие им, будут уточнены.

Инвентаризация бланков строгой отчетности: процедура

Работники ФНС осуществляют контроль по использованию БСО. Предприниматель обязан предоставить инспектору книгу учета документации или данные из автоматизированной системы. С 2019 года данные БСО автоматически поступают в ФНС.

Инвентаризация БСО выполняется одновременно с идентичной процедурой для наличных средств, сохраняемых в кассе организации. Эти мероприятия на постоянном основании проводит специальная инвентаризационная комиссия, сформированная в организации. Комиссия составляет акт приемки БСО. В состав комиссии входят:

• работники бухгалтерии;
• представители руководства компании;
• сотрудники на должностях, которые имеют отношение к инвентаризации БСО.

Для проверки фактического наличия документов учитываются виды бланков, конечные и начальные номера. Корешки печатных бланков продолжают находиться в организации минимум 5 лет. По истечении этого срока БСО должны быть уничтожены по протоколу.

Для удобного хранения корешки бланков упаковываются в мешки, после чего опечатываются. Документация хранится в сейфах или металлических шкафах. Для этих целей подходят специально оборудованные помещения.

Обычная ККТ сохраняет данные о напечатанных БСО. Предпринимателям и организациям не нужно вести книги учета. 

Важное условие использования БСО — обеспечение их сохранности. А еще предприниматели должны позаботиться о том, чтобы документации был обеспечен правильный учет. 

Форма книги

Книга учёта БСО

Поскольку бумага такого рода относится к категории документов внутреннего характера, то органы власти не утверждали обязательной формы для неё. Каждая фирма или индивидуальный предприниматель разрабатывают и утверждают её сами. Это позволяет подобрать наиболее удобный формат. За основу можно взять ОКУД 0504045, которая хотя и утратила силу, но вполне сойдёт в качестве примера.

Правда есть определённые требования, которые должны быть соблюдены.

Естественно, все листы должны быть сшиты.

Перечень граф типовой книги содержит:

1. Графу с наименованием учреждения;
2. С названием структурного подразделения, если таковые предполагаются;
3. С датой открытия, когда её начали вести;
4. С датой закрытия – т.е. окончания;
5. С кодом ОКПО, если таковой имеется;
6. С номером счёта, если ведётся бухгалтерский учёт;
7. С указанием названия формы строгой отчётности;
8. С кодом формы, если таковой есть.

И должна присутствовать таблица, где указываются:

1. Время получения БСО из типографии;
2. Время выдачи;
3. Дата списания;
4. Наименование организации или имя лица от которого получают бумаги;
5. Документ на основании которого они выдаются;
6. Сведения о приходе;
7. Сведения о расходе;
8. Сведения об остатке;
9. Об итоге.

Учет расчетов по образовательным услугам

Новый документ «Плановые поступления оплаты (образование)» предназначен для фиксирования графика поступления оплаты от учащихся для последующего контроля своевременной оплаты.

Новый отчет «Ведомость по плательщикам за услуги образования» предназначен для вывода сведений о плательщиках по учащемуся по периодам.

Новый отчет «Сведения о плательщиках по услугам образования» предназначен для вывода списка учащихся с указанием сведений по плательщику на указанную дату. Поставляется два варианта отчета: «Плательщик по учащемуся» и «Учащиеся по плательщику».

Новый отчет «Задолженности по плановой оплате (образование)» предназначен для контроля поступления оплаты по графику, заданному документом «Плановые поступления оплаты (образование)».

Пример заполнения книги учета бсо

Итак, в Книге учета БСО фиксируется любые данные, касающаяся «строгих» документов. Приобретение, выдача, возврат, списание, а так же выведение остатков. Попробуем разобрать это на конкретном примере.

ООО «Усы, лапы, хвост» оказывает ветеринарные услуги. В своей деятельности фирмой используется Квитанция на оплату ветеринарных услуг. Руководством 01.03.2015 была получена очередная партия изготовленной в типографии номерной печатной продукции в количестве 100 экземпляров. Квитанции были оприходованы по бухгалтерии и проведены по всем формам отчетности, затем, после соблюдения процедуры, связанной с оприходованием, приняты должностным лицом, а позже (4 и 6 марта соответственно) выданы для использования троим работникам по 10 штук каждому.

О том, кто и как принимает бланки, где они учитываются, как правильно отразить их в отчетности и какие документы следует при этом оформить, вы можете узнать в нашей статье «БСО: инструкция как купить и учесть правильно». Напомним только, что на каждого из сотрудников, имеющих отношение к заполнению номерных бумаг, являющихся аналогом кассовых чеков при оказании услуг населению, заключаются договора о материальной ответственности.

Здесь же рассмотрим поэтапно, как правильно заполнить Книгу учета БСО, которую для некоторых привычнее называть журналом. Этапов несколько:

• поступление;
• использование;
• хранение.

Прежде всего, взгляните на квитанцию, которую мы будем считать первым бланком из закупленной партии. Начнем с занесения данных, выделенных красным.

Шаг 1. Фиксируем поступление:

Шаг 2. Отражаем выдачу определенного их количества в подотчет МОЛ (материально ответственному лицу):

ПОДСКАЗКА! Испорченный или неправильно заполненный бланк перечеркивается и прилагается к книге БСО за тот день, в котором он заполнялся, но дополнительную запись по поводу возврата производить не нужно (см. п. 10 Положения № 359). В то же время пометку об аннулировании можно и поставить, ошибкой это не будет. Не забывайте, что сдавать, в случае порчи, необходимо полный комплект, т.е. два экземпляра (оригинал и копию или оригинал и корешок).

Шаг 3. Приход неиспользованных экземпляров. Выдавая бланки материально ответственным лицам, вы должны требовать у них отчет об их использовании с установленной периодичностью, в случае, когда специально оборудованное место в офисе одно, возврат придется проводить в конце каждого рабочего дня, чтобы не нарушать п.16 Положения № 359. При возврате неиспользованных документов нужно отразить их приход.

ПОДСКАЗКА! На практике возврат неиспользованных бланков от МОЛ целесообразно требовать только в случае, если в ближайший период этот конкретный сотрудник не будет осуществлять операций с ними (например, собирается в отпуск или командировку). В ином случае лучше выдавайте следующую порцию бланков с учетом неиспользованных экземпляров, но только в случае, когда есть оборудованное должным образом место хранения, к примеру, при наличии нескольких точек обслуживания или филиалов, а так же в случае, когда в офисе имеется несколько сейфов, и находятся они в распоряжении подотчетных лиц.

Законодательное урегулирование

П. 2 ст. 2 ФЗ №54 говорит о возможности применения БСО вместо кассовой техники при оказании населению услуг, входящих в соответствующий перечень ОКУН.

Федеральный закон от 03 июля 2016 года №290-ФЗ внес изменения в вышеупомянутый ФЗ №54, сделав список услуг, оплата за оказание которых может регистрироваться с помощью БСО, без ККТ, исчерпывающим.

В 2008 году правительство РФ обновило положение об осуществлении расчетов без применения кассовой техники (Постановление от 06 мая 2008 года №359). В нем подробно освещены требования к этому виду документации, порядок расчетов с их помощью, особенности бухучета и утилизации. Главные изменения (по сравнению с предыдущими требованиями) заключаются в следующем:

• старые формы БСО признаются неактуальными и применяться не могут;
• предприниматели должны сами разработать новые формы БСО (кроме отдельных видов деятельности, для которых утверждены типовые);
• БСО должны содержать некоторые реквизиты в обязательном порядке;
• нужно указывать типографские данные, если БСО печатались таким способом.

Основные виды документов строгой отчетности

Стандартизированный тип предусмотрен только для нескольких сфер коммерческой деятельности. Все остальные предприниматели вправе сами решать, какой должна быть форма бланка. ИП или юрлицо в этом случае обязуется соблюдать требования закона к содержанию и оформлению официального документа.

Что относится к БСО общепринятой формы:

• Транспортные билеты. Их выдают потребителям услуг, заменяя кассовый чек. Например, при оплате авиационных или железнодорожных перевозок, проезда в общественном транспорте.
• Ломбарды, кинотеатры, музеи. Посетителям выписывают расчет за услуги в виде документа строгой отчетности установленной формы.
• Различные квитанции при провозе багажа и его хранении в специальных пунктах на ж/д и автовокзалах, в отелях.
• Туристические путевки, продажа лотерейных билетов и другие виды деятельности.

Перечень направлений бизнеса, для которых установлены стандартные виды бланков, постоянно меняется. Актуальную информацию можно узнать в общероссийских классификаторах услуг. Предпринимателям со свободной формой нужно прописать все реквизиты с соблюдением норм оформления. Документ следует выпустить в двух частях. Один экземпляр вручается клиенту, а другой остается у продавца для отчета в ИФНС.

Обязательна ли регистрация БСО?

Действующим законодательством четко ограничивается перечень хозяйствующих субъектов, имеющих возможность вести расчеты наличными денежными средствами с покупателями без применения аппаратов ККТ.

К таким субъектам относятся:

• частные предприниматели;
• организации, оказывающие населению различные услуги;
• предприятия, осуществляющие определенные виды хозяйственной деятельности, список которых ограничивается актуальными нормативно-правовыми актами.

Принимая наличность у физических лиц при расчетах за товары, услуги, работы, такие хозяйствующие субъекты могут не пробивать кассовые чеки через аппараты ККТ, а оформлять получение денег за проданный товар посредством заполнения бланков строгой отчетности.

По сути, БСО представляет собой квитанцию определенного образца, официально удостоверяющую факт получения денежной наличности хозяйствующим субъектом от покупателя – физического лица. Как заполнить БСО?

Такой расчетный документ всегда оформляется получателем денежных средств в двух равнозначных экземплярах:

• первый документ остается у продавца – хозяйствующего субъекта, получившего наличные деньги от физического лица;
• второй передается покупателю – физическому лицу, уплатившему определенную сумму денег за приобретенный товар.

Получается, что бланк строгой отчетности – это полноценная замена кассовому чеку в ситуации, когда хозяйствующий субъект (продавец) законно не использует ККТ для регистрации всех фактов наличного расчета за проданные товары.

Использование БСО в наличных расчетах с физическими лицами регламентируется специальными положениями действующего законодательства.

Таким образом, каждый бланк строгой отчетности, заполняемый организацией или ИП при получении наличных денежных средств от физического лица, должен своевременно и корректно учитываться в этом регистре.

Если организация использует бланки строгой отчетности, ведение журнала учета БСО является обязательным.

Если налоговая проверка выявит отсутствие данного регистра у организации, применяющего БСО, предприятие и его должностные лица (руководитель, главбух) могут быть оштрафованы.

Правила ведения

Надо отметить, что бланки строгой отчетности на бумажных носителях могут приобретаться в специализированных магазинах, самостоятельно разрабатываться хозяйствующими субъектами или, как вариант, распечатываться ограниченными тиражами в типографиях.

Такие бланки тиражируются по конкретной хронологии, обязательно нумеруются и, конечно же, регистрируются (учитываются) в соответствующем журнале.

В журнал учета БСО вносятся все сведения, касающиеся фактического применения организацией или ИП данных документов. Прежде всего, речь идет о регистрации фактов поступления (приобретения, распечатки) и расходования (использования, списания) подобных бланков.

Иначе говоря, в этом журнале отражаются сведения обо всех перемещениях БСО (их получение, регистрация, выдача) на предприятии, а также данные об изменении их имеющегося количества.

В журнал учета не следует вносить сведения о поступлении и расходовании наличных денег и суммах кассовых транзакций, оформленных посредством заполнения БСО.

Факты принятия и выплаты денежной наличности учитываются иными регистрами (например, в книге учета доходов и затрат).

Как правило, срок действия документального регистра поступления и использования БСО самостоятельно ограничивается руководителем.

Обычно такой журнал действует в организации на протяжении одного года или конкретного налогового периода.

Когда действующий регистр завершается, открывается и ведется новая книга.

Пока журнал действует, он должен находиться в бухгалтерском отделе у ответственного специалиста. Когда журнал полностью завершается, он передается в архив организации, где и хранится минимум 5 (пять) лет.

Ошибки и ложная информация не допускаются в этом журнале. Их исправление осуществляется общепринятым способом:

• неверные данные перечеркиваются;
• рядом указываются корректные сведения;
• стандартная формулировка о том, что сделанному исправлению можно верить;
• указываются дата совершенного исправления, подпись ответственного работника, печать хозяйствующего субъекта.

Виды бланков строгой отчетности

Типовые формы квитанций утверждает специальная комиссия Минфина РФ, образцы разрабатывают различные министерства и ведомства для общего использования и разделения по услугам или сферам.

Конкретный список формуляров не установлен, бизнесмен определяет самостоятельно, какой вариант подходит к осуществляемому виду деятельности — квитанции, билеты, путевки и проездные, талоны, наряды-заказы. Эти формуляры предназначены для различных отраслей экономики.

Законодательная база разрешает применять бланки, не утвержденные правительством, но они должны быть изготовлены по правилам, с указанием обязательных реквизитов

Также важно соблюдать порядок регистрации, хранения или выдачи

Как показывает практика, сложно определить, что можно отнести к БСО, а что нет. Согласно закону, квитанции признаются документом строгой отчетности. У многих субъектов экономической деятельности возникает вопрос о принадлежности товарного чека к таким бланкам. Ответ кроется в самом чеке, поскольку он заполняется в произвольной форме и не содержит обязательных реквизитов ИП или организации, а потому БСО не является.

При оказании транспортных услуг путевой лист также не входит в число БСО. Этот первичный документ не имеет номера, защиты от копирования и прочих обязательных атрибутов.

Если вы не можете определиться с подходящей типовой формой, разработайте индивидуальный образец, но не забывайте, что документ должен содержать все реквизиты, установленные законом.

Правила применения

Основные правила работы с бланками для компаний отражены в таблице ниже.

Правило	Описание
Замена чеков ККТ	Только для компаний, занимающихся различными услугами. В торговле строго запрещено. Вид налогообложения не имеет влияния на применение.
Между организациями	Между компаниями при расчетах применение запрещено. Только в ситуациях, когда расчета происходят применительно к физлциам.
Продажа товара	Только чеки ККМ
Форма создания	На компьютере нельзя создавать и распечатывать. С 01.07.2021г. создание можно осуществлять только с помощью АС,
Форма бланка	Есть стандартная форма бланка. Но за фирмами закреплено право разработки и применения своей формы и образца. Однако все реквизиты в разработанном собственном варианте должны быть.
Надо ли выдавать покупателю	Выдача осуществляется независимо от просьбы покупателя.
Правила хранения и учета	Как у обычного фискального документа

Журнал учета БСО: правила заполнения

Журнал применяется для учета наличия и движения этих бланков. Говоря конкретнее, указывается количество бланков:

• поступивших из типографии
• потраченных (выданных материально ответственному лицу, которое ответственно за их заполнение и выдачу клиентам)
• испорченных (поврежденных или заполненных с ошибками)
• списанных (уничтоженных согласно правилам, установленным законодательством)

Здесь требуются пояснения. Как известно, на бланках должны быть указаны их номер и серия. При заказе в типографии обычно диапазон номеров и нужные серии определяет заказчик. В большинстве случаев вид обычного БСО в типографии уже определен.

Учет БСО

В некоторых случаях для определенных видов услуг существуют специальные бланки. В других речь идет о том, что бланк должен содержать определенный набор реквизитов, но его форма остается на усмотрение предпринимателя. В последнем случае, хотя может быть предложен свой вариант, удовлетворяющий требованиям законодательства, обычно типография имеет уже сформированные образцы бланков.

В журнале не отмечается выдача заполненных бланков конкретным клиентам. На предприятии, как правило, назначается материально ответственное лицо, которому выдают определенное количество бланков, он их заполняет и выдает клиентам по мере необходимости. С таким лицом предприятие заключает договор о материальной ответственности. Испорченные бланки, а также копии или корешки использованных квитанций хранятся в опечатанных пакетах пять лет. Испорченные бланки выбрасывать не разрешается.

Списание тех бланков, которые уже использованы, разрешено через пять лет хранения. Обычно принято это делать через пять лет и один месяц. При этом не разрешается их просто уничтожать. Для этого на предприятии создается комиссия, которая и производит уничтожение, составив соответствующий акт об этом и указав серии и номера уничтоженных документов.

Правила оформления документооборота

Предположим, что юридическое лицо или ИП выбирает вариант покупки готовых БСО, сделав заявку в местную типографию. До получения первой партии бланков должны быть оформлены распоряжения или локальные акты о правилах ведения книги учета и назначении ответственного лица, который будет заполнять форму и вести контроль движения чеков.

Обычно исполнителем назначается бухгалтер или кассир. Книга учета должна быть правильно подготовлена к работе. Обязательно заполняется титульный лист, который должен содержать информацию о хозяйствующем субъекте, дату начала ведения журнала, форму документа по ОКУД (например, 0504045), дату окончания заполнения и срок хранения после внесения последней записи (обычно составляет 5 лет).

При поступлении БСО в организацию должен быть составлен акт приема-передачи о количестве поступившей продукции с подписями трех лиц:

• Представителя типографии (поставщика).
• Кладовщика организации (заказчика).
• Бухгалтера организации (заказчика).

После оприходования информация о БСО вносится в книгу учета. Ответственное лицо вписывает дату поступления, данные поставщика, наименование документа отгрузки (накладная), количество квитанций, серию и номер поступивших бланков.

Для наглядности приведем пример:

ИП Салтыков П.Н. занимается оказанием услуг по изготовлению корпусной мебели на заказ. Для расчета с клиентами используется БСО, имеющий название «Квитанция». Один чек состоит из двух бланков, которые заполняются при открытии заказа. Оригинал отдается заказчику, копия остается у предпринимателя. Соответственно, квитанция имеет серию и номер, которые дублируются на двух бланках. При получении бланков строгой отчетности ИП нужно внести информацию в книгу учета. Первая партия была получена 10 декабря 2016 года в количестве 50 штук по накладной. Соответственно, в журнале будут заполнены следующие графы:

• Дата: 10 декабрь 2016 г.
• От кого получено: ООО «Типография».
• Основание: накладная № 25 от 10.12.2016.
• Приход, количество: 50 шт.
• Серия и номер: ВВ 000001; ВВ 000050 (с первого до последнего чека в упаковке).

Так будет осуществлен приход БСО в организацию. В следующих строках будет расписана информация о том, кому выданы бланки, когда, на основании акта приема-передачи, в каком количестве, какие номера.

Например, дизайнеру Петровой И.В. были переданы 5 квитанций для оформления заказов. Рабочее место сотрудника расположено вне офиса, поэтому БСО будут храниться у дизайнера. В книге учета нужно сделать запись:

• Дата: 15 декабрь 2015 г.
• Кому отпущено: Петрова И.В.
• Основание: акт передачи от 15.12.2015.
• Расход, количество: 5 шт.
• Серия, номер: ВВ 000001; ВВ 000005.
• Подпись дизайнера: Петрова.

Так последовательно вписывается любая информация о движении и других процедурах с БСО.

Порядок заполнения

Систематизация данных осуществляется по наименованию, номерам, сериям бланков, присвоенных им при заказе в типографии или полученных от отраслевого ведомства. Записи в БСО и журнале при ручном способе заполнения ведутся без помарок и подчисток.

В журнале отражаются данные о приеме БСО и выдаче их ответственному лицу. Записи о приеме денежных средств в форму не вносятся. Операции ведутся в разрезе движения документов:

• Поступления. Указывается дата приема бланков, их наименование, номер, серия и количество, а также данные и подпись ответственного лица.
• Выбытия. Операция имеет документооборот, аналогичный приему.
• Списания. Заносятся сведения о причинах списания, документе (акте), на основании которого осуществляется операция.

Операция списания производится в отношении бракованных бумаг, числящихся на приходе. Ошибочно составленные бланки не выбрасываются, а прилагаются к книге учета. Списанию подлежат также формы, не используемые в деятельности, и копии БСО с истекшим сроком архивации. По окончании срока хранения бракованные документы уничтожаются по акту. Для процедуры выбирается комиссия, состав которой утверждается приказом по предприятию.

Процесс формирования книги в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Кто заполняет и отвечает за хранение

Руководителем организации (ИП) приказом назначается ответственный за бланки сотрудник. Как вариант — сотрудник бухгалтерии. Он и является материально ответственным лицом, отвечающим за сохранность и правильный учёт БСО.

Отвечать за ведение книги и сохранность БСО вправе сам ИП, если у него нет штата работников.

Ответственный за БСО сотрудник обязательно должен ознакомиться под подпись с приказом о назначении его материально ответственным лицом. Этот сотрудник заполняет графы книги в соответствии с инструкцией.

Одновременно ответственное лицо отвечает и за сохранность бланков. Где и как хранить бланки решается в каждой организации индивидуально. Главное — обеспечить полную сохранность.

Если БСО хранятся в сейфе организации или ИП, то его ежедневно следует опечатывать.

Сейф следует опечатывать ежедневно

Ответственность при хранении БСО

Материально ответственное за БСО лицо обязано соблюдать порядок и сроки хранения документов. При нарушении требований статьи 15.11 КоАП РФ на виновное лицо накладывается штраф в размере 2–3 тыс. рублей.