Как планировать задачи с помощью матрицы эйзенхауэра

Как сбалансировать ваши квадранты матрицы

По словам Стивена Кови, сегмент 2 – это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, повышает вашу общую эффективность.
Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.

Чтобы оценить, где вы находитесь в матрице приоритетов по методу Эйзенхауэра, начните отслеживать своё время и цели.
Если вы ведёте ежедневник для управления времени, вы можете легко увидеть список всех занятий, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили.

Если у вас есть данные за несколько дней, сядьте и организуйте свои дела в квадранты, задав следующие вопросы:

Было ли это срочно для меня? Это было важно для меня?

Помните, что вы выбираете эти критерии только на основе желаемых результатов, а не чьих-либо ещё.

Как работать с таблицей Эйзенхауэра?

Прежде всего, нужно усвоить ряд правил.

Список дел лучше составлять с вечера. При этом не нужно заполнять всю таблицу сразу. Рекомендуем вам оставить немного места для систематизации планов и/или их дополнения. Начинать распределять задачи лучше с переноса незавершенных. Далее следует вносить в матрицу Эйзенхауэра новые задачи.

Количество дел на квадрат не должно превышать 8

Так вы избавитесь от лишней нагрузки и сможете сосредоточиться на выполнении самого важного. Выполнили задачу? Выделите ее цветом

С одной стороны, это поможет вам осознать, что вы быстро продвигаетесь в реализации своих планов, с другой – определить то, что уже выполнено.

Личные и профессиональные задачи лучше разделять. Если в вашей жизни проводится четкое разграничение между работой и семьей (вы работаете с 8.00 до 17.00), создайте две отдельные матрицы. Если ее нет, делать это необязательно.

Чтобы определить важность того или иного дела, задайте себе вопрос «Возникнут ли у меня проблемы, если я отложу эту задачу?». Чтобы определить, срочно его нужно выполнить или не срочно, дайте ответ на вопрос: «Если я отложу эту задачу, она потеряет актуальность?»

Воспользуйтесь шаблоном
Итак, чтобы составить матрицу приоритетов Эйзенхауэра, необходимо взять белый лист бумаги

Приняв во внимание всю представленную выше информацию, следует начертить на нем таблицу с колонками:

● № п/п,
● задача,
● срочность,
● важность

● № п/п,
● задача,
● срочность,
● важность. Количество строк в зависимости от длины списка следует отрегулировать самостоятельно

Далее, на отдельном листочке нужно выписать все планы на завтра (когда будет приобретен навык работы с матрицей, это не понадобится). А после, исходя из их срочности – важности, необходимо распределить планы по соответствующим квадрантам

Количество строк в зависимости от длины списка следует отрегулировать самостоятельно.
Далее, на отдельном листочке нужно выписать все планы на завтра (когда будет приобретен навык работы с матрицей, это не понадобится)

А после, исходя из их срочности – важности, необходимо распределить планы по соответствующим квадрантам

Характеристика квадрантов

Квадрант А: важные и срочные

В это поле должны записываться дела, которые относятся к приоритетным сферам жизни человека и не терпят отлагательства. Эти сферы – обычно семья, карьера (для студентов – учеба), здоровье и безопасность.

Эти дела соответствуют следующим утверждениям:

1. Невыполнение этого пункта в ближайшее время значительно отдалит вас от одной из долгосрочных целей вашей жизни.

1. Несвоевременное обращение за медицинской помощью может иметь тяжелые последствия.

Квадрант В: важные и несрочные

У преуспевающих людей большинство дел лежит именно в этом квадранте. Это повседневные занятия, которые неизменно служат делу достижения главных целей во всех сферах жизни. Они все важны, но спешка отсутствует, как в случае с квадрантом А.

Успешный человек не доводит свои важные дела до состояния аврала, а выполняет их постепенно. У него чаще всего есть время обдуманно принимать решения, по кирпичику выстраивая здание своего будущего.

В эту зону вписывают все повседневные дела, напрямую касающиеся приоритетных сфер жизни: работы, семьи, саморазвития, здоровья.

Для них действует единый критерий:

Выполнить задачу нужно обязательно, но ее можно ненадолго отложить, если появится что-то важное и срочное. Дела из квадранта В при недостатке к ним внимания могут перекочевать в квадрант А. Ваша цель – не допустить этого

Бывает так, что важное дело появляется внезапно, по независящим от вас причинам. Но зачастую мы сами доводим дела до такого состояния, игнорируя профилактические осмотры у врача и откладывая выполнение важных задач вплоть до дедлайна

Ваша цель – не допустить этого

Бывает так, что важное дело появляется внезапно, по независящим от вас причинам. Но зачастую мы сами доводим дела до такого состояния, игнорируя профилактические осмотры у врача и откладывая выполнение важных задач вплоть до дедлайна

Дела из квадранта В при недостатке к ним внимания могут перекочевать в квадрант А. Ваша цель – не допустить этого

Бывает так, что важное дело появляется внезапно, по независящим от вас причинам. Но зачастую мы сами доводим дела до такого состояния, игнорируя профилактические осмотры у врача и откладывая выполнение важных задач вплоть до дедлайна

Квадрант С: Неважные и срочные

Эти дела лежат в некотором отдалении от ваших основных приоритетов, но их выполнение делает вашу жизнь комфортнее и может со временем сослужить вам хорошую службу.

В этой области лежат встречи и разговоры, на которые вы идете из вежливости или по необходимости, в том числе дни рождения не очень близких людей, внезапно появившиеся домашние дела, некоторые задачи по работе.

Дела этого квадранта имеют такие характеристики:

1. Быстрое выполнение этой задачи поможет .

1. Опосредованно выполнение этих дел может принести пользу основным целям, хотя это не гарантировано.

Вполне вероятно, вы найдете кому перепоручить дело из этого квадранта

Какое-то неважное срочное дело за вас может сделать супруга, знакомый, коллега, подчиненный

Квадрант D: Неважные и несрочные

Все дела этого квадранта можно условно разделить на собственно дела и развлечения. К делам относятся задачи, выполнение которых гарантирует ваш комфорт, делает вас и вашу жизнь более красивой (например, уход за своим внешним видом), но при этом дело может подождать какое-то время.

Для женщины это может быть визит к мастеру маникюра, для мужчины – мытье машины. Разумеется, эти дела важны сами по себе, но не по отношению к вашим главным сферам жизни.

Ко второй группе относится приятное времяпрепровождение. Обычно считается, что от этих дел нет никакой пользы, их называют «пожирателями времени», представляют их как дела, которые люди делают хотя лучше бы не делали, а избавиться от них – похвальная цель.

Во-первых, человек не робот, ему нужно делать что-то просто так, для души.

Во-вторых, неважные и несрочные дела способны приносить пользу. Многие компьютерные игры развивают мышление, общение в соцсетях учит выражать мысли, танцы в клубах помогают размяться. Кроме того, давно известно, что смена деятельности – это лучший отдых.

Главное условие по этому квадранту – не позволить ему завладеть большей частью вашего времени и оставить без внимания основные дела, двигающие вас вперед по жизни.

Какие проблемы помогает решить матрица Эйзенхауэра

Если ты работаешь, не разгибаясь, но ничего не успеваешь, значит, у тебя есть проблемы с целеполаганием. Например, ты хочешь работать за границей, но не находишь времени для изучения английского языка, который необходим для реализации этой цели. Жизнь заходит в тупик.

Ты вроде осознаёшь, что это важно для тебя и твоей карьеры, но сделать ничего не можешь, ведь постоянно столько важных дел! На самом же деле, это всего лишь иллюзия. Не все дела являются важными или срочными

Некоторые вполне могут и подождать.   

Матрица Эйзенхауэра поможет разобраться, какие задачи следует сделать в первую очередь, а какие — позже. Придерживаясь этих простых принципов, каждый день ты сможешь успевать гораздо больше.     

Цель как инструмент тайм-менеджмента

Цели играют ключевую роль в тайм менеджменте, обосновывая необходимость использования методик. Без целей тайм менеджмент превращается в банальную экономию времени, которая в результате ни к чему хорошему не приводит. Затраты времени, приближающие к поставленным целям, — это ценные инвестиции.

Оценить эффективность использования своего времени очень просто. Для этого нужно честно ответить вопрос: «Что я делаю для достижения своих личных целей?» Составьте список действий, которые приведут вас к цели. В будущем планируйте ежедневно выполнять маленькие действия, которые подобно пазлу, будут складываться в большие цели.

Можно ли совмещать движение к своим личным целям и работу по найму? Ещё как! Мало кто обладает талантом, чтобы начать бизнес «с нуля», большинству из нас нужно прежде всего набраться опыта и накопить необходимые средства.

Определитесь со своей целью как можно скорее — желательно, прямо сейчас. А затем подумайте, какая работа приведет вас к поставленной цели как можно скорее. Хотите руководить крупной компанией или создать свою? Тогда для начала вам стоит поработать в компании, цели которой схожи с вашими личными целями. В компаниях с прозрачной системой управления вам вскоре станут ясны принципы менеджмента и решения конфликтов.

Какой бы ни была ваша цель, работа по найму должна стать одним из этапов достижения ваших личных целей. Тогда вы сами будете заинтересованы в продуктивности и результативности вашего рабочего процесса.

Возможно, Вы бы хотели читать нас чаще, тогда вот наш Telegram

Как же быть с кричащими заголовками книг, которые обещают, что вы можете превратиться в миллионера за 1 день? Эта теория маловероятна, если только вы не претендуете на крупное наследство. Однако, если не быть слишком прямолинейными, можно разглядеть основной посыл подобной литературы: за 1 день можно изменить свои мысли, которые в будущем позволят заработать не один миллион.

Дуайт Д. Эйзенхауэр

Дуайт Д. Эйзенхауэр

Дуайт Д. Эйзенхауэр – 34-й президент США, генерал Второй мировой войны. Помимо этого Дуайт Дэвид Эйзенхауэр известен, как эффективный менеджер и управленец. 

Генерал руководил войском штатов во время Второй мировой войны. Участвовал в Нормандской операции. В ходе нее была освобождена Франция. Дуайт Д. Эйзенхауэр был у истоков НАТО. Президентом пробыл 8 лет, с 1953 по 1961 годы. Уйдя на пенсию, устроился в Колумбийской университет, занимал там должность ректора. Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был создателем фразы: «Не все срочные дела важны и не все важные дела – срочные». Именно это высказывание в дальнейшем стало девизом, легшим в основу Матрицы Эйзенхауэра.

Метод и идеи Эйзенхауэра были сформированы не сразу. Писатель Стивен Кови создал из мыслей бывшего президента эффективный инструмент, помогающий определить и расставить приоритеты. Сделал он это в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». Метод известен также под названиями Матрица управления временем, Метод Эйзенхауэра, Квадрат Эйзенхауэра.

Как применить матрицу Эйзенхауэра на практике

Пришел черед воплощать полученные знания. Вы знаете достаточно, чтобы начать использовать метод планирования Эйзенхауэра в жизни.

Придерживайтесь несложных правил, чтобы избежать частых ошибок новичков:

Лучше наметить список задач с вечера. Сразу решите, чем именно Вам удобнее пользоваться. Это может быть блокнот, планшет или матрица Эйзенхауэра в excel в телефоне. Даже обычный лист формата А4 подойдет. Главное, чтобы данные всегда были под рукой.
Пока вы новичок, список всех дел пишите на отдельном листе и только потом вносите в таблицу Эйзенхауэра

Позже вы сможете пропускать этот пункт и сразу классифицировать задачи по важности и нужности.
Прочитайте перечень задач внимательно, при этом задавая себе вопрос о срочности.

При классификации дел по шкале Эйзенхауэра спрашивайте себя:

Лежит ли данная задача в сфере приоритетных для меня ценностей? Если ответ положительный, значит это важно, если отрицательный – не важно.
Ожидают ли меня негативные последствия, если я не выполню эту задачу? Этот вопрос также определит степень важности.
Степень срочности определяется продолжительностью актуальности задачи. Если завтра выполнить задачу невозможно, значит срочность первостепенная.. Обязательно оставляйте свободное место в списке дел, если составили его на бумаге

Вы можете его дополнять. В список задач на следующий день нужно переносить задачи, незавершённые сегодня. Если вы внимательно читали статью, то понимаете, что незавершенные дела будут ежедневно присутствовать в таблице Эйзенхауэра

Обязательно оставляйте свободное место в списке дел, если составили его на бумаге. Вы можете его дополнять. В список задач на следующий день нужно переносить задачи, незавершённые сегодня. Если вы внимательно читали статью, то понимаете, что незавершенные дела будут ежедневно присутствовать в таблице Эйзенхауэра.

Пример заполненной матрицы Эйзенхауэра

Возьмем за основу один день из жизни школьного учителя географии

Следуя рекомендациям из предыдущего пункта, составим перечень дел с вечера (список краткий, важно понять суть работы метода Эйзенхауэра):

1. Завтра 4 урока в старших классах: в 8.30, 10.00, 12.00 и 14.00 (между уроками займусь общественными делами).
2. Нужно выяснить, почему не пришёл аванс на карту в прошлом месяце (не хочу каждый раз ходить за наличными в бухгалтерию).
3. Хочу изменить стрижку и откорректировать цвет волос (давно об этом думаю).
4. Отправить коллеге из другого города книгу по почте (обещала, что сделаю это в начале недели).
5. Нужно сходить в супермаркет (продуктов осталось на пару дней).

В реальной жизни задач гораздо больше, но для учений обойдемся пятью пунктами.

Результат распределения дел согласно методу Эйзенхауэра:

Как вы уже поняли 1-й пункт важный и нужный, его мы впишем в квадрант А.
Квадрант В заполнит важное, но не срочное дело 2-го пункта.
В квадранте С окажется срочная, но не важная задача пункта 4.
Дела под номером 3 и 5 отправляются в квадрант D. Они не срочные и не самые важные, но принесут Вам удовольствие и позволят расслабиться.. Теперь попробуйте проделать это самостоятельно

Теперь попробуйте проделать это самостоятельно.

Другие советы по тайм-менеджменту

Напишу еще несколько моментов, которые помогут управлять своим временем без насилия над собой.

1. Отключайте интернет за час до сна и включайте через час после пробуждения. Люди не пишут сверхважных сообщений в мессенджерах – если вы будете срочно нужны, вам позвонят. Приучайте себя и окружающих к тому, что у вас есть личные границы.
2. Забудьте о многозадачности – любая деятельность будет эффективной только при полном погружении. Одно только переключение с одной задачи на другую в среднем занимает 10-15 минут. Не делайте несколько дел одновременно.
3. Несрочные, но интересные вам идеи дел записывайте в список “Найденное время” (опять же заметки в телефоне вам в помощь). Такие дела, которые можно делать, стоя в пробке или длинной очереди.

И последнее: хотите управлять временем с пользой для себя – смотрите шире.

Например, если вам важно самой забирать ребенка из сада, чтобы провести с ним больше времени, нужно набраться смелости и поговорить с начальником о плавающем графике. Или другая ситуация: позвольте себе нанять няню, которая будет раз в неделю забирать ребенка из сада, чтобы вы могли спокойно сходить на йогу

И это не противоречит одно другому!

Все рамки вы устанавливаете себе самостоятельно – и те, которые вас ограничивают, и те, которые вас защищают. Стоит о них помнить и учиться отличать друг от друга.

Квадрант D: не срочно, не важно

В это поле вносятся все малозначительные задачи

Да, они приносят пользу и удовольствие от результата! Но одновременно с тем отодвигают человека от выполнения важного дела. Задачи из рассматриваемого квадрата Эйзенхауэра практически никак не влияют на нашу жизнь

К ним относятся, например, следующие:

Пример: пролистывая ленту новостей, вы увидели интересный пост, который захотелось просмотреть. Данная задача требует срочности? Нет

Она является важной? Нет, выполнять ее необязательно.

Дела из квадрата D следует выполнять в последнюю очередь. Идеальный вариант построения матрицы времени Эйзенхауэра – тот, в котором в данном окне будут значиться 1 – 3 плановых мероприятия. Помните: отдыхать и переключаться должен каждый. Но лучше это сделать с помощью похода в спортзал, бассейн или прогулки по парку в вечернее время.

Этот и другие инструменты вы можете изучить на онлайн-курсах менеджмента, например:

• Факультет Проджект-менеджмента от GeekBrains
• Профессия Менеджер проектов от Skillbox>
• Продакт-маркетолог с нуля до PRO от Нетологии

Плюсы метода Эйзенхауэра

Один из самых больших плюсов — это легкость в реализации. Составление матрицы не требует специальных средств: достаточно бумаги и ручки. Вы также не потратите много времени на заполнение квадрантов. Метод улучшает способность грамотно распоряжаться своим временем. Вы всегда будете знать задачи, которые напрямую приводят вас к поставленной цели.

Матрица универсальна. Она подойдёт для использования как собственникам бизнеса и генеральным директорам, так и рядовым сотрудникам, менеджерам и фрилансерам, которые одновременно могут трудиться над несколькими проектами с разными дедлайнам.

“Овраги” тайм-менеджмента: почему популярные методы неэффективны?

По сути, тайм-менеджмент – это скорее образ жизни, нежели набор инструментов, помогающих управлять временем (как это представлено в популярной литературе). Вы можете купить себе красивый ежедневник и распланировать в нем свои дни по минутам, но не получите в итоге ничего, кроме чувства вины, что вы не вкладываетесь во временные рамки.

Поэтому перед тем, как бросаться использовать техники и методики, стоит задать себе важные вопросы.

На что именно не хватает времени?

Пойдем от обратного: если вы заинтересовались тайм-менеджментом, значит вам на какие-то вещи не хватает времени. На какие именно?

С этого стоит начать – написать список из 5-10 пунктов, что именно вы хотели бы успевать. Не просто список дел, которые нужно или хочется делать, а именно то, что делается всегда в последний момент либо не делается вообще все по той же причине – “Нет времени!”.

Когда вы вкратце это запишете, посмотрите на получившийся список и подумайте над каждым пунктом вот о чем:

• Если бы у вас прямо сейчас появилась возможность это сделать, с чего бы вы начали? Взялись бы за дело сразу или нужны какие-то подготовительные шаги? Если да, то запишите, что именно требуется, чтобы начать.
• Представим, что у вас есть время и возможность. Вы хотите сделать это по своему желанию или потому что того требует окружение (или так делает ваш авторитет, или так принято – подставьте свое)? Реализуете ли вы таким образом ваши ценности? Если нет, то я повторюсь: время – самая дорогая валюта, не стоит тратить его на вещи, которые вам не нужны.

Почему я ничего не успеваю? Дневник тайм-менеджмента

Никто особо не задумывается, сколько времени тратится на мелочи. А если и задумывается, то не спешит признаваться в этом ни себе, ни миру Я же взрослый, сознательный человек. Я, блин, вообще работающая мама, я прекрасно знаю, что делаю в течение дня! Но понять, почему я постоянно “в мыле”, я не могу.

Прекрасно понимаю. Поэтому нужно разобраться, куда конкретно оно девается. Помогает в этом ведение дневника.

В отличие от личных записей дневник тайм-менеджмента преследует цели:

• выявить “пожирателей времени”: вы четко видите, сколько проводите в соцсетях, сколько – обсуждая новости с коллегой на курилке, сколько в общественном транспорте и т.д.
• определить, на какие сферы деятельности вы тратите больше всего времени;
• понять, что получается у вас легко и быстро;
• определить комфортный для вас режим сна и бодрствования.

Как вести дневник?

В течение недели (а лучше двух, чтоб захватить хотя бы две пары выходных) ежедневно записывайте все свои дела и время, к которому вы их сделали. Пример:

Понедельник6:00 Отложила будильник6:15 Отложила будильник6:30 Встала6:50 Посмотрела Инстаграм6:55 Попила воды с лимоном7:10 Умылась, почистила зубы и нанесла тоник и крем для лица7:30 Приготовила завтрак7:35 Разбудила ребенка7:40 Ответила на сообщения в Телеграме 7:45 Подняла ребенка8:05 Позавтракала с ребенкоми т.д.

Мне удобнее всего это делать в заметках в телефоне, потому что я могу копировать и вставлять повторяющиеся события. Возможно, есть приложения, в которых уже заложена разметка времени, но я их не искала.

За неделю-две вы соберете много данных о том, на что тратите драгоценные часы и минуты. Что делать с этими данными?

Анализировать. Для этого есть хороший инструмент, который называется матрица Эйзенхауэра. Я писала о нем в статье о 7 привычках высокоэффективных людей по версии Стивена Кови, но хочу остановиться на нем подробнее.

Анализ результатов

Выписав из своего еженедельника однодневный план, распределите задачи по секторам, чтобы подытожить, что сделано, какие проблемы решены, с кем прошли встречи, а кто откровенно мешал работать

Теперь необходимо обратить внимание, в каком квадранте больше всего записей

Если в первом (1), то не вы управляете своей жизнью, а сроки и даты. Возможно, вы тянули до последнего, чтобы уложиться в срок, или задачи из второго сектора превратились в сверхсрочные, так как вы не успели их выполнить? Неправильно расставленные приоритеты, неумение делегировать обязанности, недоверие к подчиненным приводят к тому, что человек все делает сам и не видит своего будущего. В такой ситуации он находится в постоянном стрессе, что в итоге приведет к потере друзей, отсутствию времени на отдых и проблемам со здоровьем.

Если наиболее заполнен делами второй (2) квадрант, вас можно поздравить

Вы научились концентрироваться на важном, имеете свое мнение, наладили неплохие отношения с коллегами, и вам есть на кого положиться

Третий (3) квадрант, который просто распирает от записей, говорит о том, что вами «затыкают все дыры». Вы выполняете самую скучную и рутинную работу, результаты которой не важны. Вы сами признаетесь, что выполняете неважные задачи, у вас нет никаких четких планов ни на сегодняшний день, ни на завтрашний. Если вам придется менять работу, вряд ли начальник отпустит вас со слезами на глазах.

Множество пометок в четвертом (4) квадранте не требует комментариев. Вы просто приходите на работу и тратите время на лазание в Интернете, пустые разговоры и чаепития. За что вам платят зарплату? У вас никаких перспектив.

Как применить матрицу Эйзенхауэра на практике

Итак, после обзора теоретической части можно испытать действие матрицы на себе.

Вечером накануне вашего первого экспериментального дня разверните ежедневник на соответствующей дате и расчертите разворот на четыре поля. Подпишите их, как показано в матрице. При отсутствии ежедневника можно взять обычный лист. Если вы всегда носите с собой планшет или ноутбук, можно создать матрицу в Excel.
На отдельном листе выпишите в столбик все дела, которыми предполагаете заниматься завтра (когда вы приобретете навык быстрого распределения всех дел в матрице, этот пункт вам больше не понадобится).
Читайте дела по одному и каждое переписывайте в подходящий квадрант матрицы

Для этого вам нужно ответить всего на два вопроса: важно ли это? Срочно ли это?

1. В случае с бумажным вариантом оставьте свободное место в каждом поле – завтра вы вспомните о других делах и добавите их.
2. Выделяйте маркером (цветом) уже выполненные дела.
3. В конце дня перенесите невыполненные дела на следующий день (обязательно перепишите их на новый разворот ежедневника или скопируйте в новой вкладке Excel – иначе они «затеряются»).
4. Не откажите себе в удовольствии в конце дня просмотреть все «цветные» части вашей матрицы, то есть все завершенные дела. Вы почувствуете удовлетворение делового человека, чей день был прожит не зря.

Пример заполненной матрицы Эйзенхауэра

С нашим примером поступим так, как мы посоветовали в предыдущем параграфе – сначала выпишем подряд все дела, а затем распределим в матрице. В примере от первого лица будет размышлять профессиональный массажист.

Вот его список задач на день (с комментарием, чтобы позволить читателю осознать степень важности и срочности):

• Сегодня 4 массажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч. (в перерывах займусь остальными делами);
• Зайти в бухгалтерию (по договору за массаж должен получать 60% от стоимости, а по факту получаю только 50 % – разобраться почему);
• Купить корм для кота (хорошо, что посмотрел – осталось всего на одно кормление);
• Навестить друга в больнице (друг близкий, вчера сломал руку, привезти ему что-нибудь вкусненькое);
• Заехать в банк, внести платеж за ипотеку (сегодня последний день, когда можно оплатить без пени);
• Заехать к знакомым за палаткой (сегодня вторник, семейный поход планируем на субботу);
• Сходить в бассейн (чем чаще хожу, тем лучше);
• Купить продуктов (в холодильнике кое-что еще есть, пару дней продержимся);
• Ответить на сообщения в вотсапе и вконтакте (просто разговоры);
• Позаниматься английским хотя бы 20 минут (среди клиентов много иностранцев, надо бы язык подтянуть);
• Купить новую прокладку для крана (с крана пока только капает, но он на грани);
• Съездить на прием к окулисту (каждый год на всякий случай прохожу осмотр);
• Подстричься (вид еще опрятный, но лучше не затягивать);
• Скинуть коллеге книгу об упражнениях для мышц спины (пообещал, что как буду за компьютером, сразу же отправлю).

СРОЧНО

НЕ СРОЧНО

ВАЖНО

Сегодня 4 массажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч.

Навестить друга в больнице

Заехать к знакомым за палаткой (семейный поход)

Съездить на прием к окулисту

Зайти в бухгалтерию

Позаниматься английским

НЕ ВАЖНО

Заехать в банк, внести платеж за ипотеку

Купить корм для кота

Купить новую прокладку для крана

Отправить книгу коллеге

Подстричься

Купить продуктов

Сходить в бассейн

Ответить на сообщения в вотсапе и вконтакте

Минусы метода

Поначалу очень тяжело понять важность задачи, определить ее в нужный квадрат с первого раза. Непонимание важности приводит к тому, что вы можете переложить задачу не на того человека, который может попросту с ней не справиться или выполнить ее не на должном уровне

Срочные дела не всегда есть возможность решать в эту же минуту. Вам может не хватать компетенций, времени. Часто на пути встречаются бюрократические трудности. Из-за этого эффективность матрицы падает.

Несмотря на недостатки, квадрат Эйзенхауэра сделает рабочий процесс проще и понятнее. У вас появится больше свободы, задачи будут выполняться качественно и своевременно. Жизнь станет более организованной и осознанной.

1. Главная
2. Цели и мотивация
3. Матрица Эйзенхауэра и её применение в повседневной жизни

Суть квадрантов матрицы

Разобравшись с основной структурой метода расстановки приоритетов, мы можем подробно разобрать каждое окно матрицы Эйзенхауэра. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов является полезной для определения значимости своих планов в конкретный момент времени.

Квадрант А

К нему относятся важные неотложные задачи, которые нельзя отложить на потом, поскольку это может привести к негативным последствиям. Для успешного планирования нужно начинать именно с сектора А. Примером таких дел может быть сложная неожиданная операция, внеплановое совещание. Данный сектор является очень важным для жизни человека, но если правильно научиться планировать свое время, то в идеале этот квадрат должен быть абсолютно пустым, без каких-либо планов. При своевременном выполнении главных планов значимые задачи не станут неотложными, их выполнение в конкретно отведенный срок не делает их срочными.

Планы сектора А могут появиться по двум причинам:

• Внутренние причины: зависят непосредственно от человека (недостаточная мотивация на выполнение, лень, отсутствие желания или профессионализма);
• Внешние причины: не зависят от самого субъекта (резкое ухудшение самочувствия, форс-мажор).

Чтобы эти причины не мешали осуществлять деятельность, не нужно откладывать ценные необязательные дела (это уже сектор В) на последний день, поскольку некоторые условия могут повлиять на их неисполнение и тогда у вас накопятся ценные задачи.

Квадрант В

Важное несрочное. Планы этого сектора нужно регулярно выполнять, не откладывая на потом, поскольку своевременное их осуществление является показателем вашей продуктивности, успеха в деятельности

Дела этого квадранта не требуют выполнения здесь и сейчас, но их ценность свидетельствует о возникновении негативных последствий в случае игнорирования человеком. Чем значимее для вас поставленная задача, тем негативнее будут последствия от ее невыполнения. Именно поэтому следует отдавать предпочтение сначала важным делам, потом – срочным. Для идеального удовлетворения самим собой человек должен выполнять значимые неотложные и значимые несрочные дела полностью. К задачам данного сектора можно отнести, например, незамедлительное обращение к врачу, овладение навыками успешного выполнения деятельности на новом рабочем месте, чтобы получить очередное повышение.

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов показывает: если правильно и вовремя сортировать свои планы, то в любой сфере жизнедеятельности человека будут отсутствовать авралы, которые истощают организм человека физически и психологически. Сектор В не перейдет в сектор А, если мы правильно спланируем свои задачи на первое время.

Квадрант С

Неважно, срочно. Неотложность планов не всегда определяет их значимость

Эйзенхауэр говорил, если неотложные задачи мешают исполнению ценных, то их лучше отложить. Чтобы разобраться в важности своих планов, задайте себе простой вопрос: «Что произойдет, если не исполнить эту задачу?» Если вы поймете, что негативных последствий нет или они минимальны, значит, дело не является важным в данный момент. Ищите более значимые задачи, которые действительно грозят отрицательными последствиями для вас.

К данным видам деятельности можно отнести, например, участие в социальном опросе, звонок другу просто поболтать. У планов «сектора С» есть существенный минус: они мешают человеку эффективно работать и выполнять значимые дела, поскольку постоянно отвлекают, заставляют переживать. Любое отвлечение грозит негативными последствиями, поэтому при возникновении каких-либо помех при выполнении значимых задач старайтесь либо устранить их перед выполнением. Если осуществлять только срочные дела, может накопиться огромное количество важных дел в один момент и тогда тяжело направить себя в нужное русло, сконцентрироваться для их осуществления.

Квадрант D

Но не все несрочные неважные задачи так бесполезны. Если вы давно хотели аккуратно разложить книги в своей библиотеке, или убраться в шкафу с одеждой, то выполнение этих дел принесет пользу и удовольствие от результата, но не стоит стремиться к их исполнению при наличии важных дел. Таблица Эйзенхауэра как способ эффективного планирования является полезным методом выявления значимых ценных дел, помогает выполнить их за довольно коротки срок. Она рассчитана на выполнение однодневных задач или тех, которые нужно выполнить в ближайшее время.

Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем

Что если вы не нуждаетесь в методах Эйзенхауэра и прекрасно справляетесь с задачами без таблиц? Готовы определиться прямо сейчас?

Тогда ответьте честно на вопросы:

Вы всегда составляете список задач?
Вовремя отвечаете на письма?
Вы уходите домой вовремя и работа на выходных – это не о Вас?
Социальные сети и болтовня ни о чем не мешает выполнению важных задач?
В конце дня у Вас нет раздражительности и ощущения того, что можно было бы сделать больше?
Вы всегда уделяете должное внимание семье?

Задумайтесь, хотите ли вы изменить текущее положение дел или все оставить, как есть. Таблица Эйзенхауэра – Ваш помощник в планировании.

Матрица Эйзенхауэра как метод организации времени

Сейчас мы четко понимаем, что тайм-менеджмент – это инструмент, который помогает эффективно планировать задачи и управлять временем, сохраняя при этом энергию. В 50-х годах прошлого столетия Эйзенхауэр не знал этого.

Была создана матрица Эйзенхауэра, которая помогала решать срочные и важные задачи. Ее не рекомендуют использовать при долгосрочном планировании, но при ежедневной постановке целей этому методу нет равных. Элементарность использования делает пирамиду Эйзенхауэра доступной для всех людей.

Увеличьте продуктивность работы и оптимизируйте затраты, применив принцип Эйзенхауэра на практике. Помогите себе избавиться от вечных беспокойств и переживаний.

Используйте матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Визуально – это 4 квадранта, в каждом из которых отмечаются задачи на текущий день

Главное — точно разграничить их по степени срочности и важности

Условно эти квадранты делятся на:

Квадрант А (важно и срочно);
Квадрант B (важно и не срочно);
Квадрант С (не важно и срочно);
Квадрант D (не срочно и не важно).

«Такая простая задача — всего лишь вписать задачи в квадранты?», — подумаете вы. Этот метод действительно прост, но как в любом деле нужна тренировка, чтобы отточить мастерство.