Как эффективно планировать свое время: методы, техники, ошибки
Содержание:
ABC-анализ
Этот метод позволяет расставлять приоритеты в постановке и выполнении задач. Самые важные задачи маркируются литерой А и выполняются в первую очередь, менее важные — В и С
Эта методика делает акцент именно на важности выполнения задачи, а не на её сложности или временных затратах на их реализацию
Методика ABC базируется на трёх основных правилах:
- “A” задачи – это самые важные задачи, занимают 15% от всех дел и приносят 65% результата. Эти задачи нельзя делегировать и их следует решать в первую очередь. В планировании времени эти задачи имеют преимущество. Руководителю в первую очередь нужно браться за дела, которые приносят больший результат.
- “В” задачи — важные задачи, занимают 20% от всех дел и приносят 20% результата. Их выполнение можно делегировать подчинённым.
- “C” – наименее важные дела, занимают 65% дел и приносят 15% результата. Это рутинные дела и операции. Их нужно перепоручать другим сотрудникам.
Для того, чтобы воспользоваться методом АВС-анализа, нужно составить список задач на определенный период времени — день, неделю, месяц
Затем промаркировать их А, В или С, упорядочить их по степени важности и проставить очередность выполнения
Три способа составить список задач
Если просто хаотично записать все дела в список, это, скорее, запутает, чем поможет успевать больше. Поэтому мы предлагаем подойти к вопросу системно.
Интеллект-карты
Интеллект-карты придумал английский психолог Тони Бьюзен. Эта методика подробно описана в его книге «Супермышление». Внешне карта представляет собой ветвящуюся схему.
Пример интеллект-карты с планом задач на день.
Как написать задачи на день в интеллект-карте:
Поместите в центре листа дату.
От нее прочертите ветви с отдельными категориями дел. Это могут быть рабочие, личные, общественные и семейные дела
Либо используйте разделение по критериям срочности и важности, как в матрице Эйзенхауэра.
Укажите в каждой категории конкретные дела, при необходимости с подпунктами. Но слишком увлекаться детализацией не стоит, а то запутаетесь.
Задачи можно пояснить примечаниями, указать сроки их реализации, придумать забавные иллюстрации. Если вы не любите чертить от руки, на помощь придут десятки специальных сервисов, например, Mind42, Coggle, MindMeister или iMindMap.
На таких картах удобно отмечать выполненные дела и добавлять новые. Они дают наглядное представление об объеме задач на день и позволяют видеть картину в целом.
Впрочем, у этого метода есть минусы: интеллект-карты плохо сочетаются с жестким планированием и временной последовательностью событий. К тому же на них нельзя указать приоритетность задач, а значит, вы всегда рискуете потратить время на не самые полезные дела
Если вам важно расставлять приоритеты, попробуйте следующую методику
Результативно-ориентированное планирование
В основе этой методики — классический to do list, только немного дополненный и измененный. Главная особенность результативно-ориентированного планирования — формулировка задачи в списке должна отвечать на вопрос: «Что сделать?» и отражать желаемый результат.
Например, новому клиенту нужно выслать коммерческое предложение. Эту задачу следует записать как «подготовить и отослать КП Ивану Ивановичу», а не просто «коммерческое предложение», «подготовить документы» или другими размытыми формулировками.
| № | Что сделать | Отметка о выполнении |
| 1 | Посмотреть отчеты по работе менеджеров | Не начато |
| 2 | Согласовать план продаж | Выполнено |
| 3 | Проверить договор с «Люксофт» | В работе |
| 4 | Прослушать записи звонков | В работе |
| 5 | Провести планерку с менеджерами | Не начато |
Задачи записываются в произвольном порядке — без учета их срочности и важности. Но разные категории задач выделяются цветами:
- особо важные и срочные — красным;
- менее приоритетные — зеленым;
- те, что можно/нужно делегировать, — желтым;
- такие, которые в принципе сделать надо, но не обязательно сегодня, — синим.
Это позволит сразу увидеть, что является самым срочным и важным, а значит, именно с этого и стоит начать. Как только дело сделано, напротив него в табличке ставится галочка. Или можно просто вычеркнуть задачу из списка.
Единственный минус этой методики — дела не ранжируются по дедлайнам, и есть риск сорвать сроки. Тогда вам лучше будет воспользоваться третьей методикой.
Жестко-гибкое планирование
Как правило, часть задач в распорядке дня привязана ко времени (это жесткие задачи), а другая — нет. Удобно совместить эти два типа дел помогает жестко-гибкая методика планирования.
Как работать с таблицей:
1. В колонке слева запишите «жесткие» задачи с указанием времени.
2. Справа — фиксируйте дела, не имеющие привязки к точному сроку.
3. Для важных и объемных дел второй колонки укажите, сколько времени потребуется на их выполнение.
| Время | Жесткие задачи | Гибкие задачи |
| 8:00 | Прослушать запись звонков отдела продаж в CRM (1 час) | |
| 9:00 | Провести планерку для менеджеров | Согласовать план отпусков |
| 10:00 | Запросить в бухгалтерии данные по поступившим оплатам | |
| 11:00 | Отправить презентацию по итогам года Васильеву | |
| 12:00 | Посмотреть договор с ООО «Интерпретация» | |
| 14:00 | Провести собеседование с кандидатом на должность менеджера | Согласовать макет визиток и бейджей |
| 15:00 | Совещание с отделом маркетинга | Доделать бюджет продаж на следующий месяц (2 часа) |
| 17:00 | Посмотреть в CRM статистику по сделкам менеджеров за неделю |
Желательно, чтобы «жесткие» и «важные гибкие» задачи занимали не более 50-60% дня. Оставшиеся часы — это запас на менее важные дела и непредвиденные обстоятельства. Как и в предыдущей методике, особо приоритетные пункты плана можно выделять цветом для наглядности, а выполненные — вычеркивать.
Читать по темеКак автоматизировать бизнес-процессы: топ-7 сервисов
Работа над ошибками
Вы помните, как в школе всех заставляли выполнять «работу над ошибками»? Теперь немного вспомним это время. Полученные данные из прошлого пункта необходимо с пользой применить для будущих целей. Как составить план на год, учитывая прошлые ошибки? На листочке бумаги необходимо сделать следующую схему:
С левой стороны нужно указать все цели, которые удалось осуществить, с правой стороны – планы, которых не удалось достичь. Под каждым пунктом следует кратко указать, почему так произошло
Теперь, с этой схемой будет очень просто ответить на вопрос: «как составить план на год, учитывая прошлые ошибки?» Особое внимание следует обратить на правую колонку. Проанализируйте необходимость этих целей
Если их значимость не уменьшилась, значит, их нужно переписать на следующий год. Однако к такой цели, одним из подпунктов будет задача по ее достижению. Так, например, в схеме выше у девушки не получилось купить новую машину, так как она не смогла сэкономить и собрать необходимые финансы. К такой цели задача будет следующей: каждый месяц откладывать n-сумму денег.
Как научиться оптимальному планированию?
Адекватное планирование позволит внести долю оптимизма, предполагая максимально короткий срок на выполнение задачи. Дополнительные отвлекающие факторы, которые нельзя сбрасывать со счетов, сделают его более реальным. Планируя действия, стоит использовать весь накопленный опыт, позволяющий сделать серьезную оценку.
При недостатке опыта не стоит спешить с оценкой времени. В этом случае рекомендуется:
- Вникнуть в нюансы поставленной задачи, разобраться в мелочах.
- Исследовать незнакомые моменты, определить насколько они вам ясны.
- Разбить большую задачу на несколько простых.
- Поставить сроки с добавлением изначальной погрешности и приступить к работе.
- Эффективно использовать имеющийся опыт для улучшения показателей и распределения времени.
Попробуйте сейчас распланировать текущие краткосрочные задачи. Определите затраты времени на решение вопросов, и на основании этого сделайте вывод о целесообразности постановки более трудоемких задач. Научившись точно определять сроки со знакомыми задачами, можно приступать к планированию на несколько месяцев, а затем и лет.
Занимайтесь саморазвитием, познавайте себя и улучшайте работу мозга, чтобы эффективнее планировать жизнь в долгосрочной и краткосрочной перспективе. Если вы нацелены на успех, полезно будет посетить онлайн-лекцию Викиум «Мир меняется. Вы успеваете за ним?». Здесь вы узнаете о скрытых возможностях вашего мозга, о том, как держать его в тонусе и добиваться высокой продуктивности. Эксперты-нейропсихологи, которые ведут лекцию, знают о мозге все, и готовы поделиться своими знаниями с вами.
Плюсы и минусы планирования
Эти преимущества и недостатки я составил лично на собственном опыте, и думаю, они сойдутся с мнением большинства.
Плюсы планирования
+ Контроль над жизнью
Составляя план на завтрашний день, неделю, год или 5 лет вы осознаете, что властны над жизнью.
Благодаря планированию, можно выстраивать день, как захочешь. Вы вправе выделить время на спорт, хобби или игры. Из-за этого ощущается некий контроль над судьбой.
+ Развитие дисциплины
Жизнь по расписанию вынуждает постоянно быть занятым.
Сила нашего сознания действует по принципу «сделай или умри». А если еще распланировать день и поставить цели, эта сила возрастает вдвое.
+ Эффективность и продуктивность
Если вы из тех, кто жалуется на нехватку времени, попробуйте распланировать день.
Допустим вы встаете в 8 утра и засыпаете к 11 вечера. В вашем распоряжении 15 часов. Думаете это мало для ваших целей? Нисколько.
Самое важное и увлекательное, это распределение тех самых 15 часов. Помните, что от этого будет зависеть, как быстро вы достигните намеченных целей
Теперь ответственность лежит только на вас.
+ Ничего не забывать
Как часто случалось такое, что из-за работы вы забывали уделить время другими вещам. Например, вечером вы собирались прочитать книгу, но не замечали, как пролетело время и вот уже пора спать.
Теперь, когда начнете расписывать день, вы будете вправе решать, на что потратите свободное время. Вы избавите мозг от необходимости все запоминать, так как будете переносить планы на бумагу и периодически заглядывать туда.
+ Все успешные люди живут планируют
Вы спросите: «Но зачем мне планировать жизнь, если из моего окружения никто этого не делает?» У меня тогда встречный вопрос: «А на кого вы равняетесь?»
Если хотите равняться на успешных спортсменов и бизнесменов, желательно начать планировать. Такие люди как, Дональд Трамп, Майкл Джордан, Билл Гейтс и другие планируют свой день чуть ли не по минутам.
+ Удовлетворенность
Часто в конце дня я чувствую легкую утомленность, но вместе с ней и удовлетворенность от прожитого дня. Осознание того, что я сделал столько дел, просто воодушевляет.
Минусы планирования
Я бы не назвал это минусами. Скорее это ошибки, которые люди допускают при планировании. Ничего страшного. Как исправить и больше не совершать эти ошибки, написано в следующих пунктах.
— Неожиданные обстоятельства
Самое сложное начинается тогда, когда в жизнь врываются неожиданные обстоятельства и рушат планы. Запомните, что нельзя знать все заранее. Никто не контролируете жизнь на 100 %.
— Стресс
Если по каким-то причинам планы рушатся, многие начинают испытывать стресс и сдаются. Тем самым прогибаются под обстоятельства. Теперь уже судьба владеет над ними. А такого допускать нельзя.
— Новые возможности
Новые возможности могут прийти в любой момент. И если ваши планы не подходят под них, эти возможности быстро ускользают.
— Рамки
Неправильное планирование может с легкостью загнать вас в рамки и держать там до тех пор, пока не научитесь подстраиваться под обстоятельства.
— Рутина
Составлять перечень дел куда интересней, чем следовать ему. Одни и те же занятие каждый день надоедают, и появляется желание перенести или забить на все. Постепенно жизнь по расписанию может превратиться в рутину.
Виды планов
СПРАВКА! Перечисленные выше признаки могут существовать отдельно друг от друга или пересекаться в одном документе.
Бизнес-план
Для того, чтобы привлечь инвестиции или получить кредит для развития своего дела, нужно правильно преподнести свою идею. Чтобы это сделать, составляется хороший бизнес план, который содержит информацию об организации и ее финансовые показатели.
Бизнес-план имеет следующие разделы:
— краткое резюме, отражающее общее содержание документа;
— цели проекта и задачи, обеспечивающие их достижение;
— данные о деятельности организации;
— технология производства;
— описание конкурентов и анализ ситуации в данной отрасли;
— описание целевой аудитории и рынки сбыта;
— рекламные мероприятия и маркетинговая стратегия;
— организационная структура и действия для обеспечения деятельности;
— структура персонала и плановая численность сотрудников;
— финансовая часть плана;
— ответственность организации;
— описание непредсказуемых событий и ликвидация компании.
План проверок
Деятельность организаций требует постоянного контроля соответствия заданным параметрам. Для этих целей формируется план проверок для предприятия в целом и каждого из его подразделений в отдельности. Похожие документы создаются ещё и другими контролирующими службами, например налоговой. В организациях проверки можно проводить самостоятельно, а можно привлекать строение организации.
Планы на перспективу
Перспективные планы являются одним из главных составляющих работа руководства. Они определяют эффективность деятельности предприятия в целом. В процессе формирования плана должны учитываться определенные цели и ресурсы, которые должны быть использованы при их достижении. Также сроки проведения в действие планируемых мероприятий должна быть определены. Необходимо не только определить направление деятельности, но и расписать возможные варианты продолжения ситуации в условиях внешней среды.
Планы не перспективу основаны на прогнозах по поводу экономической ситуации в будущем внутри компании и за ее пределами.
Финансовое планирование
Планы финансов тесто связаны с разработкой социальных и экономических вопросов. В таком плане даётся информация о применении материальных ресурсов и себестоимости готовой продукции по плану. Кроме того, при формировании финансового плана необходимо предусмотреть применение имеющихся финансовых ресурсов для того, чтобы усовершенствовать процесс производства.
По форме финансовый вид плана похож на бухгалтерский баланс. В ее составе должны быть ясно прописаны все статьи, касающиеся расходной и доходной частей. Такие операции, как проценты по депозитам счетам, поступления от участия в капитале и прочее отображаются в приходом разделе. Такие операции, как амортизация, погашение задолженностей и другие затраты указываются в расходном разделе.
План предприятия на год
Любое предприятие практически всегда составляет годовой план работы. В нем указывают расходы на производство узлов и деталей, себестоимость готовой продукции, предполагаемую прибыль, суммы обязательных платежей и так далее.
План на год по своей сути является чем-то вроде прогноза и основывается на тенденциях развития самой организации, а также рынка в целом. Такие прогнозы формируются на основании информации за прошлые периоды
При этом принимаются во внимание возможные отклонения и непредсказуемые изменения экономики
На больших предприятиях составить готовой план только в целом для предприятия недостаточно. Здесь понадобятся финансовые расчеты и детализация экономических показателей по каждому имеющемуся подразделению.
СПРАВКА! Важно помнить, что такие планы не должны противоречить друг другу и быть связаны между собой
Формирование оперативного плана
Оперативный план может содержать следующее:
— организационная структура компании — она может измениться или остаться прежней;
— действия с имеющейся технологической базой или покупка нового оборудования;
— увеличение экономической эффективности отдельных ее показателей или в целом;
— определение выгодности координат организации или ее главных контрагентов;
— приведение к совершенству процедуры управления запасами производства с целью обеспечения их экономии;
— улучшение контроля качества продукции на всех этапах ее производства;
— повышение имиджа компании за счёт увеличения ее репутации среди клиентов и поставщиков.
https://youtube.com/watch?v=dGKpKUg7Nrw
3 подхода к жизни
Хотите результатов, достижения своих целей или осуществления своей мечты? Существует 3 подхода к тому, как человек действует.
Первый подход — роботичность
Это подход для тех, кто живет по течению, кому лень формулировать свои собственные цели, жить и строить свою жизнь. Формулируя свои собственные цели вы избегаете состояния, когда Вы становитесь роботом.
Робот — существо, выполняющее чужие приказы. Это когда вы реализуете чужие цели, желания, намерения. Вы не живете своей жизни, а лишь исполняете чужую волю.
Есть люди, которым нравиться так жить. Ну, нравиться и нравиться, они имеют право на такую жизнь.
Второй подход — бери и делай
Этот способ прост в исполнении, но для того, чтобы он сработал, вам придется потратить очень много сил – финансовых, физических, эмоциональных. Да и времени такой способ занимает много. Называется он «бери и делай».
Так действует большинство людей. Они много работают, а вот результата практически нет. Изматывающий бег «белочки в колесе», который никогда не заканчивается и никуда не приводит. А каких «героических» усилий стоит достижение даже простых целей.
Третий подход — сначала план, потом действие
Этот способ потребует обдумать процесс достижения цели. Это способ найти оптимальное решение и самый короткий путь. Назвать его можно так «сначала план, потом действие». Этот способ доступен всем, но только некоторые им пользуются и достигают успеха.
Вы когда-нибудь видели строительство дома без подробного чертежа? Нет. Потому что именно по чертежу можно просчитать не только конструкцию дома, но и количество требуемых материалов, техники, людей, финансов, документов, времени. Другими словами, когда мы начинаем «строить дом», не представляя, каким он будет, то рискуем потратить больше, чем получим в итоге.
Поэтому сначала «чертеж» цели и план «строительства», а уже потом само «строительство».
Как составить планы и цели на Год
К составлению годового плана нужно подойти серьезно. Ведь от результатов ваших стараний будет выстраиваться каждый месяц, неделя и день.
Ниже я описал последовательность шагов, которые помогут определить ваши ключевые задачи, не упустив ничего из виду.
Шаг №1. Чего не получилось достичь в прошлом году?
Первым делом нужно напрячь извилины и определить то, чего вы не смогли достичь в прошлом году. Тем, кто подвел свои итоги, будет гораздо легче.
Пример:
Шаг №2. Выделите основные жизненные сферы
К основным сферам жизни относится: личностный рост, карьера, семья, здоровье и финансы.
Итак, пойдем по порядку.
Личностный рост
Личностный рост выражается в постоянном совершенствовании человека
Поэтому, здесь я советую сосредоточить внимание на следующем:
- Обучение различным навыкам. Например, научиться танцевать.
- Выработка полезных привычек, таких как ежедневное чтение.
- Искоренение вредных привычек. Для меня это перестать грызть ногти.
- Развитие дисциплины.
- Расширение общего кругозора.
- и т.д.
Карьера
Тут все зависит от вашей сферы деятельности.
Если вы руководитель компании решите, куда хотите привести ее в этом году. Как будете управлять компанией, чтобы претворить свои планы в жизнь? Когда планируете заняться увеличением доли рынка и экономией расходов?
Семья
Да, две верхние сферы важны в жизни каждого человека, но из-за этого не стоит забывать о самом ценном – о семье. На самом деле многих людей беспокоит то, что они слишком мало проводят время с родными. Кстати, это отсылает нас к шагу №1.
Наметьте в своем плане длинные выходные с детьми, праздничные дни, сюрприз для любимого человека в виде путешествия и т.д.
Здоровье
Не стоит пренебрегать такой важной детали, как поддержание собственного здоровья. Зачастую от него зависит уровень наших успехов и счастья
Финансы
Банальный пример – это наметить конкретную сумму, которую вы намереваетесь заработать за год. Также можно заняться инвестированием, начать жертвовать на благотворительность, поднять уровень ежемесячных доходов и многое другое.
Шаг №3. Постановка самих целей
После проделывания предыдущих действий приступаем к самому важному – к постановке конкретных задач. Помните, что это задаст направление на весь год
Фиксируйте в плане только основные и наиболее существенные задачи.
Пример моих 10 целей на год:
- Переехать.
- Выстроить свой день так, чтобы я мог уделять время работе, спорту, саморазвитию и отдыху с семьей.
- Прочесть 15 книг по саморазвитию.
- Пройти как минимум 3 платных курса для развития в сфере интерент-маркетинга.
- Самостоятельно написать 50 качественных статей.
- Достичь 2000 посетителей на сайте в сутки.
- Отправиться в путешествие за пределы России вместе с семьей.
- Перейти на здоровое и сбалансированное питание.
- Построить спортивное тело.
- Выйти на месячный доход в 50 000 рублей.
Прошу заметить, что все эти цели связны со сферами, которые я описывал выше.
Шаг №4. Наметить крайние сроки для каждой цели
Срок – последний шаг при планировании, но очень ценный. Дедлайны стимулируют ускорение и рост продуктивности. Также это поможет при дальнейшем планировании месяца, недели и дня.
Используйте предлог «к» или четкую дату:
- К 1 июня 2021 годая покупаю однокомнатную квартиру в Перми.
- 1 декабря 2021 годая достигаю отметки в 50 000 рублей своего месячного дохода.
Всегда визуализируйте свои мечты и видение будущего. Распланируйте год так, чтобы они проявились максимально ярко. В план на год стоит заглядывать по крайней мере раз в месяц – дополнять его, вносить изменения и вспоминать о своих целях.
Найдите источники мотивации
Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:
- Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
- Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
- Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
- Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.
Как составить план проекта поэтапно
План составления базы проекта должен иметь основной перечень первичных вопросов. Он может осуществляться пошагово или посредством выделения приоритетов. Каждый пункт должен представлять собой развернутую позицию с комментариями и нюансами. Понятие этапов в каждой работе может быть разное. Если это крупный проект, то он может содержать в себе сотни подпунктов. Итоговая версия будет выглядеть следующим образом:
- планы управления параметрами проекта;
- базовые планы по содержанию, по стоимости, а также расписание;
- обновления плана.
Изначально должны разрабатываться календарные планы, которые потом будут соединены и создадут единый сводный документ
В первую очередь нужно проработать содержание каждой позиции, затем уделить внимание ограничениям и рискам, а в конце рассмотреть финансовый вопрос задачи. Весь процесс должен начинаться с содержания
Лучше освещать эту позицию списком
Важно, максимально прописать все пункты и оставить место для новых
Второй шаг — это проставление сроков исполнения и определение доступности ресурсов
Здесь особое внимание нужно уделить материальной стороне и трудовым ресурсам. При необходимости составляются графики работ, в которых будут указаны исполнители и лица, осуществляющие контроль
Важный пункт на этом этапе: дефицитные ресурсы. Если не делать запасов, то есть риск полного приостановления выполнения работ из-за нехватки материалов, финансов или рабочей силы.
Составление документа
Третья стадия — это проработка ограничений и рисков. Тут должны быть учтены такие факторы, как технология процесса, условия труда и даже климат. Стоит учитывать риски, даже если они минимальны. На основе этого анализа может измениться дата завершения проекта. После этого документ уже получит структуру, которая заполняется цифрами и фактами
Далее стоит уделить особое внимание сводному планированию:
- иерархическая структура работ (ИСР);
- сетевая диаграмма;
- план управления качеством;
- расписание проекта;
- бюджет;
- организационная диаграмма;
- реестр рисков;
- коммуникационный план;
- сводный план проекта.
Планирование проекта — это операции в комплексе, где важно учитывать даже незначительные нюансы. Успешность плана будет напрямую зависеть от грамотного управления
