21 лучшая техника тайм-менеджмента (часть 1)

Расстановка приоритетов

В статье Что такое тайм-менеджмент мы выделили основные столпы, на которых он держится: расстановка приоритетов, планирование, целеполагание и организация процесса работы. Предлагаю и дальше пользоваться этим разделением для удобства. Первым делом давайте познакомимся с техниками расстановки приоритетов.

Метод “АБВГД”

Метод “АБВГД” – простой и незамысловатый прием, описанный экспертом по личной эффективности и писателем Брайаном Трейси

Суть его в том, что каждому делу из списка задач присваивается ранг в соответствии с его важностью:

1. А – обязательно сделать. Самые важные дела, которые не терпят отлагательств.
2. Б – следует сделать, но сроки пока не поджимают. Эти дела можно отложить, но забывать про них нельзя.
3. В – желательно сделать. Особой значимости эти дела не несут и на общую продуктивность не влияют.
4. Г – делегировать. Та часть работы, что выгоднее отдать другому, чтобы освободить время для более важных задач.
5. Д – удалить. Ненужные и бесполезные дела.

Эта простая схема отлично работает. Если будете пользоваться ей регулярно, то очень быстро приведете в порядок все свои дела.

Правило “1-3-5”

Правило “1-3-5” гласит: “В день нужно выполнить одно крупное и важное дело, три средних и пять мелких”. Таким образом, в вашем ежедневном плане будет 9 дел, 4 из которых имеют большое значение для вас

Это правило поможет не запутаться и не утонуть в бесконечных списках задач. Приведу пример для наглядности, чтобы вы представляли себе его в действии:

1 важное дело – написать квартальный отчет;
3 средних – посетить стоматолога, помыть машину, купить зимние сапоги;
5 мелких – погулять с собакой, вымыть полы, приготовить обед, погладить костюм, записаться на танцы.

Более 100 крутых уроков, тестов и тренажеров для развития мозга

Начать развиваться

Правило трех

Модификация предыдущего правила для ленивых и неорганизованных. Если 9 дел в день кажутся вам непосильной задачей, сосредоточьтесь на трех самых важных. Каждый день из списка задач выбирайте три самые приоритетные и фокусируйтесь на них.

Обычно этот метод выбирают те, у кого дела совсем плохи – в жизни царит хаос и непонятно, с какой стороны к нему подступиться. Как только удастся разгрести завалы хотя бы наполовину, можно переходить к правилу “1-3-5”. К этому моменту уже и самодисциплина проклюнется и зачатки силы воли появятся.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – техника тайм-менеджмента, активно применявшаяся 34-м президентом США и названная в его честь

С помощью нее можно ранжировать свои дела не только по важности, но и по срочности. Всего получается 4 категории дел:

• важные и срочные;
• важные и несрочные;
• неважные и срочные;
• неважные и несрочные.

После того как распределите все дела по категориям, можно переходить к их выполнению. Ключевая категория дел – важные и несрочные. Именно ей должно быть посвящено 60 % времени (в идеале). Естественно, это возможно, только когда нет “горящих” важных дел, поэтому ваша задача – не допускать их накопления. Дела из категории “неважные и срочные” лучше всего делегировать, а от неважных и несрочных – и вовсе отказаться. Вот и вся наука.

Закон Парето

Закон Парето гласит: “20 % усилий приносят 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата”. Как этот закон может помочь нам организовать свое время? Если мы выясним, какие именно 20 % оказываются самыми результативными, то сможем сосредоточиться на них, а остальные 80 % – делегировать.

Автофокус

Эта техника подходит для творческих людей, которые не любят загонять себя в жесткие рамки и следовать строго намеченному плану. Запишите все свои текущие задачи в том порядке, в котором они придут вам в голову. Затем пробегитесь по списку, выделите дела, требующие срочного выполнения, и сделайте их. Теперь можно переходить непосредственно к “автофокусировке”.

Суть метода в том, что вы должны выбирать задачи из списка не путем рациональных и нудных рассуждений, а слушая голос подсознания

Просматривайте список и ищите пункт, за который внимание зацепится как бы само, без участия воли. Его и выполняйте

Так, шаг за шагом, вы сможете справиться со всеми делами без надрыва и насилия над собой.

Этот интересный метод придумал гуру тайм-менеджмента Марк Форстер, за что ему большое спасибо. Людям с чувствительной нервной системой метод поможет снизить стресс и не растерять мотивацию.

10 простых шагов в освоении теории тайм-менеджмента

Эти шаги – основа тайм-менеджмента. Приняв их в свою жизнь, и научившись их правильно использовать ты наконец-то сдвинешься с мертвой точки и начнёшь действовать.

Шаг 1 — Принять решение

Здесь и сейчас вы должны принять решение и взять за это решение ответственность. «Я хочу похудеть» — зачем? Для чего? Какая будет от этого польза? Какими методами вы будете это делать? Вам действительно это нужно?

Шаг 2 — Приоритизируйте ежедневные дела

Распределяйте все свои дела по важности, используя, например, метод АБВГД. А – очень важные дела, которые обязательно должны быть выполнены

А – очень важные дела, которые обязательно должны быть выполнены

Б – требуют выполнения, имеют недолговременные и несущественные последствия

В – хорошо было бы выполнить, но никаких последствий нет

Г- дела, которые можно и нужно делегировать

Д – малосущественные дела, если их вычеркнуть, то ничего не произойдёт

Шаг 3 — Сложные задачи решайте обособленно

Умей сосредоточиться лишь на одном деле и не отвлекаться, пока не выполнишь. Это поможет сократить время на его выполнение на 80%. Именно сосредоточенность и концентрация поможет добиться высокой продуктивности и доводить дела до конца.

Шаг 4 — Организуйте порядок во всём

рабочее пространство, обстановка дома, мобильное устройство – везде должен быть порядок. Этим самым ты обеспечиваешь себе экономию времени на поиске чего-то нужного.

Шаг 6 — Поддерживайте жизненный баланс

Важно количество времени дома и качество времени на работе. Не забывайте, что работаем мы для того, чтобы обеспечить свою жизнь, своё здоровье, свою семью, а не для того, чтобы работать

Шаг 7 — Совершенствуйтесь в решении задач

Чем лучше вы научитесь справляться с основными задачами, а тем более, если они ежедневные, тем меньше времени вы будете на них тратить.

Шаг 8 — Планируйте каждый день

Желательно заниматься планированием каждый вечер. Так наш мозг на подсознательном уровне во сне уже начнёт обрабатывать и выполнять эти задачи.

Шаг 9 — Будьте максимально энергичным

Нужно убрать все каналы, куда бесполезно утекает ваша энергия. Успешные люди обладают огромным зарядом энергии и умеют его поддерживать в течение длительного времени. Для этого нужно помнить три ключевых фактора: ПИТАНИЕ, ФИЗИЧЕСКАЯ НАГРУЗКА, ОТДЫХ.

Шаг 10 — Обнуляйтесь каждый год

Раз в год, останавливайтесь и пересматривайте все свои дела и цели. До сих пор ли цели для вас актуальны? Нравится ли вам то, что вы получаете на пути к достижению цели?

Система Тима Ферриса

Кто придумал: Тимоти Феррис, эксперт по продуктивности.

В чём заключается: в основе системы лежат два правила. Первое правило — это принцип Парето, согласно которому 80% дел можно сделать за 20% времени. Второе правило — работа заполняет всё отведённое на неё время. Также это правило известно как закон Паркинсона.

Исходя из этих правил, Тим Феррис делает вывод, что нужно не уделять работе больше времени, а максимально на ней концентрироваться. Рабочий период должен составлять около 20%, но в это время ваши отдача и концентрация должны быть максимальны — и на важных задачах. Оставшееся время можно потратить на простые рутинные дела и отдых.

Кому подходит: людям с гибким рабочим графиком, которые могут сами планировать своё время; людям творческих профессий и фрилансерам. Автор считает свою систему универсальной, но наёмному работнику сложно её применить, если его рабочий день строго регламентирован. Однако можно попробовать провести так выходные — например, чтобы наконец сдвинулись с мёртвой точки ваши личные проекты.

Определение тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это техника организации осознанного контроля и распределения времени. С ее помощью можно вовремя достичь поставленных целей и задач, повысить эффективность и результативность.

Термин «time-management» с английского переводится как «управление временем». Изначально он использовался в бизнесе, а позже перекочевал и в повседневную жизнь.

Для чего он нужен?

Чтобы организовать свое время! Тайм-менеджмент нужен, чтобы из потока навалившихся дел выделить самые важные и выполнять только их.

Вспомните, когда вы в последний раз не успевали сделать все намеченное. Или всплывала мысль, что в сутках, к сожалению, лишь 24 часа, а не 30. Если вам это знакомо, то вам определенно следует заняться тайм-менеджментом.

Главные принципы тайм-менеджмента

Чтобы процесс организации времени шел как по маслу, необходимо придерживаться нескольких важных принципов.

• Постановка целей. Четко сформулировать цель и результат — пройти половину пути.
• Расстановка приоритетов. Надо понимать, какие дела быстрее приближают вас к намеченной цели.
• Планирование. Следует составлять план на день и четко следовать ему.
• Анализ собственного опыта. План составляется исходя из того, как вы действуете в определенных ситуациях.
• Отдых. Силы необходимо восполнять, поэтому отдых обязательно должен быть включен в план действий.
• Мотивация. Как правило, это результат поставленной цели. Но можно давать себе небольшие вознаграждения при выполнении скучных или трудных задач. Есть также метод наказания – если дело не выполнено, вы лишаете себя какой-то приятной вещи.
• Использование сервисов-помощников. Это могут быть различные сайты, приложения на компьютер или смартфон.
• Чередование разных видов деятельности. В таком темпе исключается монотонность – работать будет не так уж скучно и изнурительно.

Неординарные приемы и рекомендации тайм-менеджмента

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и упрощению своей деятельности

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Методы тайм-менеджмента

Управление временем и упорядочивание планов личной работы может осуществляться с помощью различных подходов. В тайм-менеджменте наиболее распространены три метода:

• метод «Альпы»;
• метод «ABC»;
• метод Эйзенхауэра.

Планирование личной работы по методу «Альпы» включает в себя пять последовательных стадий, выполняемых циклически:

1. Первая стадия состоит в структуризации и сортировке задач.
2. На второй стадии оценивается продолжительность необходимых действий.
3. Третья стадия предполагает распределение имеющегося времени в соответствии с принципами организации рабочего времени, в частности, резервирования времени.
4. На четвертой стадии принимаются решения в зависимости от приоритетов и перепоручений.
5. Пятая стадия включает в себя контроль, учет выполненных задач.

В соответствии с данным методом, очередность запланированных задач устанавливается с помощью принципа Парето в соотношении 80:20. Комбинирование метода «Альпы» и принципа Парето основывается на том, что в рамках значимой совокупности запланированных задач лишь малая часть отдельных задач представляет собой приоритетные мероприятия. Иными словами лишь 20% запланированных дел принесут 80% запланированного результата. Оперируя данной методикой, можно существенно повысить эффективность своего рабочего времени и перераспределить его в пользу выполнения более существенных задач.

Метод анализа ABC основывается на том, что процентное соотношение дел по степени их важности в сумме остается неизменным. В соответствии с методом ABC в тайм-менеджменте все планируемые задачи распределяются в зависимости от их значимости на три категории, которые соотносятся с тремя закономерностями данного метода

Закономерности метода ABC включают в себя следующие:

• наиболее значимые задачи составляет 15% от общего количества задач, которые должен решить менеджер, тогда как результат от их решения составляет около 65% в достижении поставленных целей;
• важные задачи составляют 20% от их общего количества, и их вклад в достижение поставленных целей также составляет 20%;
• наименее важные задачи занимают в общей совокупности 65%, тогда как их вклад в достижение стоящих перед менеджером целей составляет всего 15%.

Закономерности ABC-анализа

Методика планирования личной работы с помощью анализа ABC заключается в том, что необходимо составить перечень запланированных задач, систематизировать их, определить очередность выполнения, степень их важности и распределить запланированные задачи по категориям A, B и C. В результате применения данной техники, вы решаете задачи категории A, 15% от общего количества запланированных задач

Вместе с тем, 20% задач, которые отнесены к категории B, могут быть перепоручены, а 65% задач категории C подлежат обязательному перепоручению в силу их малой значимости. В результате, вы наиболее эффективно решаете самые важные задачи, что позитивно сказывается на результативности управления вашим временем.

Метод Эйзенхауэра представляет собой ускоренный анализ задач и является вспомогательным в таких случаях, когда требуется быстро принять решение о приоритетности стоящих перед ним задач. В целях повышения эффективности тайм-менеджмента приоритеты устанавливаются по двум критериям: срочность и значимость задачи. В результате все задачи, стоящие перед менеджером, распределяются на четыре группы:

1. Срочные и важные задачи;
2. Менее срочные, но одновременно важные задачи;
3. Срочные, но менее важные задачи;
4. Менее срочные и менее важные задачи.

В соответствии с данной методикой организацией времени вы должны самостоятельно решить задачи первой и второй группы, однако решение задач второй группы необязательно осуществлять сразу, это можно сделать после решения задач первой группы. Решение задач третьей группы нужно в экстренном порядке перепоручить другим лицам

Решение задач четвертой группы следует перепоручить другим лицам с учетом степени срочности и важности их выполнения

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Если вы хотите заняться тайм-менеджментом всерьез, без чтения специальной литературы не обойтись. Предлагаю вам мини-подборку самых популярных книг по управлению временем:

1. “Мастер времени” Брайан Трейси. Эта книга – настоящая библия тайм-менеджмента от всемирно известного гуру по личной эффективности. Если вы никогда не читали на эту тему, начинайте с нее. В книге живым и доступным языком изложены основы тайм-менеджмента и даны простые советы по повышению продуктивности деятельности.
2. “Как привести дела в порядок” Дэвид Аллен. Автор книги – создатель классической концепции тайм-менеджмента GTD (Getting Things Done), принесшей ему невероятную популярность по всему миру. Суть ее заключается в том, чтобы освободить мозг от необходимости запоминать все дела и обязанности, перенеся их на внешние носители. Книга “Как привести дела в порядок” поможет вам внедрить эту концепцию в свою жизнь и научит эффективно действовать в условиях многозадачности.
3. “Тайм-драйв. Как успевать жить и работать” Глеб Архангельский. Эта книга уже успела стать классикой. За 6 лет она была переиздана более 15 раз, что говорит о ее небывалой популярности у российских читателей. Она подойдет тем, кто уже знаком с азами тайм-менеджмента и хотел бы отточить свои навыки. В книге собрано огромное количество методов и техник управления временем, среди которых каждый сможет найти что-то для себя.

Ознакомьтесь с полной подборкой книг по тайм-менеджменту.

Time-management – что это такое и как возник

Противоположность этому, понятие «прокрастинация». Это постоянное откладывание важных дел в «долгий ящик». Прокрастинатор «тянет» до последнего и приступает к активным действиям, когда уже «припекло». Уверен, что и у вас бывают приступы лени, однако с ними нужно справляться и развивать в себе волевые качества.

Основная задача тайм-менеджмента (ТМ) – успевать больше, делать лучше, уставать меньше. Если вы постоянно находитесь в режиме спешки, сдвигаете дедлайны и испытываете стресс от того, что не успеваете сделать запланированное, значит, ваша личная эффективность оставляет желать лучшего.

Расскажу, как возник тайм-менеджмент.

Еще 2000 лет назад Сенека – римский философ и мыслитель озвучил идею оценки потраченного времени на хорошее, плохое и бесполезное

Далее он предложил вести учет времени и делать это письменно, чтобы каждое важное дело было доведено до конца

Сенека также выступил за оценку эффективности прожитых лет. По его мнению, каждый мыслящий человек должен регулярно подводить некоторый итог своей жизни. Например, раз в год. Даже наш президент в своем новогоднем обращении несколько минут уделяет подведению итогов за ушедший год.

Вильфредо Парето

Многие успешные люди применяют активно этот принцип на практике: бизнесмены подводят финансовые итоги каждый квартал, спортсмены замеряют дельту достижений ежемесячно.

Следующий виток в развитии тайм-менеджмента принесла эпоха индустриализации. Управляя промышленными предприятиями, нужно было планировать время, за которое работник выполнял ту или иную задачу, появилось понятие рабочего графика и трудовых смен.

Экономист и социолог Вильфредо Парето вывел опытным путем закон, названный в дальнейшем в его честь.

В нашем случае, 20% правильно использованного времени сэкономят вам 80% рабочих часов.

Освоив навыки оптимального распределения ресурсов, вы повысите свою производительность, станете зарабатывать больше.

Этот принцип действует во всех сферах жизни. Например, 20% людей владеют 80% денег

Управление временем включает в себя:

• анализ временных затрат;
• грамотное планирование и постановку целей;
• самоорганизацию;
• делегирование задач;
• составление списков;
• мониторинг деятельности;
• расстановку приоритетов;
• исключение лишнего.

Изначально такая деятельность применялась только по отношению к бизнесу. Но постепенно выяснилось, что ТМ отлично работает во всех сферах жизни, включая бытовую.

Управлять самым ценным и невосполнимым ресурсом люди пытались во все времена. Но как полноценная дисциплина тайм-менеджмент получил распространение только в 20 веке.

Замечено, что люди, освоившие навыки ТМ, не только более эффективны в профессиональном плане, но и более здоровы, жизнерадостны и успешны в личных отношениях. Правильное распределение личных ресурсов позволяет осмыслить свою жизнь с точки зрения развития и самосовершенствования.

Основные принципы тайм-менеджмента

К основным принципам управления временем относят структурирование, планирование, оптимизацию и расстановку приоритетов

Важно подходить ко всем задачам с рациональной точки зрения. Необходимо уметь правильно мотивировать себя и контролировать уровень нагрузки

Наличие мотивации

Мотивация помогает придерживаться плана. Она бывает позитивной или негативной. Первая подразумевает награду за выполнение каких-либо действий, вторая – наказание за ошибки. Необходимо самостоятельно определить, какой вариант подходит вам больше

Негативную мотивацию нужно использовать с осторожностью

Оптимизация

Пересмотрите список дел, которые вы постоянно выполняете. Проверьте, сколько времени они у вас занимают. Подумайте, как можно ускорить процесс. Например, если вам нужно посетить несколько разных мест, составьте максимально короткий маршрут. К задачам, которые частично выполняются без вашего участия, но требуют ожидания, приступайте в первую очередь. Это позволит справиться с большим количеством дел за тот же промежуток времени.

Подумайте, как можно ускорить выполнение дел.

Планирование дел

Правильное планирование – основа менеджмента. Если вы не будете ставить перед собой цели и обозначать сроки, ваш прогресс замедлится. План должен быть осуществимым и разумным. Не нужно пытаться внести в него как можно больше задач – это приведет к повышению уровня стресса из-за высокой нагрузки. Лучше оставить небольшой запас времени.

Четкое структурирование

При планировании важно не только указать список дел, но и определить их темпы и сроки выполнения. Нужно разложить крупные задачи на небольшие, отслеживая прогресс

Это поможет определить этапы выполнения проектов и не сорвать дедлайн.

Расстановка приоритетов

Благодаря расстановке приоритетов удается не потерять главные задачи на фоне второстепенных. Даже при резком изменении планов вы понесете меньшие потери, т. к. сфокусируетесь на наиболее важных делах. Особенно полезно уметь расставлять приоритеты в условиях ограниченного времени. В процессе может оказаться, что от некоторых обязанностей можно частично или полностью отказаться без большого ущерба для себя. В результате освободятся ресурсы, которые удастся потратить на другое дело.

Расстановка приоритетов выделяет главные задачи.

Рациональный подход

Для грамотного управления ресурсами важно анализировать ситуацию и задействовать логическое мышление. Следует минимизировать влияние эмоций

Под воздействием сильных чувств вы будете допускать много ошибок. Например, суммарно потратите больше денег, решив сэкономить на отдельных элементах.

«Мой продуктивный год: Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе», Крис Бэйли

Обложка книги «Мой продуктивный год: Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе»

Автор книги решил на практике испробовать все самые известные техники повышения личной эффективности. В течение года он тестировал различные методики и выбрал 25 самых действенных, которые помогли ему самому

Простым и легким языком он объясняет, как начать работать над собой, на что обращать внимание, как не стать заложником этих методик, подходить ко всему услышанному и прочитанному с умом, прислушиваться к себе и находить смысл во всем, что делаешь. Книга хорошо структурирована: Бэйли подробно описывает плюсы и минусы различных практик, предоставляя каждому возможность самостоятельно выбрать то, что подойдет именно ему

Слушать на Storytel

Для чего необходим тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент необходим для правильной самоорганизации.

Техника позволяет управлять своими ресурсами так, чтобы их хватало на важные дела, отдых и развлечения. Для студентов это также подразумевает лучшее усвоение учебного материала. В ходе освоения навыков менеджмента человек учится бороться с прокрастинацией и перестает откладывать выполнение срочных задач.

Он начинает правильно расставлять приоритеты. В результате снижается уровень нагрузки, удается справиться со стрессом, повышается продуктивность.

Техника снижает уровень нагрузки и повышает продуктивность.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван по имени его создателя – президента США Дуайта Эйзенхауэра. Задач у него было очень много, поэтому он расставлял их приоритетность, распределяя по категориям:

• срочные, важные;
• важные, несрочные;
• срочные, неважные;
• неважные, несрочные.

Лист делится на 4 квадрата, в которые и вписываются задачи.

Матрица Эйзенхауэра: 4 квадрата с разной срочностью и важностью. Некоторые бумажные планировщики выпускают уже разлинованными на такие квадраты

Срочные и важные выполняйте в первую очередь. Они имеют прямое значение для вас и будущего, их нельзя кому-то делегировать. Важные, но несрочные можно спокойно и комфортно выполнять самому или передать подчинённым и сотрудничать с ними в ходе их выполнения. Срочные и неважные старайтесь передать другим. От несрочных и неважных стоит отказаться совсем.

Удобнее всего расставлять приоритет задач сразу же, когда вы их вносите в планировщик, – так в него не попадёт ничего лишнего.

Выполняйте задачи

Запланировать задачи и определить их приоритет – только половина работы. Теперь нужно их выполнить. Тем более обычно всё идет не по плану: сыплются новые задачи, мы прокрастинируем, не учитываем какие-то нюансы, которые в итоге сдвигают сроки задачи, и вместе с этим двигают и последующие задачи. Всё предусмотреть не получится, но кое-что всё равно можно учесть, чтобы свести помехи к минимуму.

Не пытайтесь решать несколько задач одновременно

Мозг – не многозадачный компьютер. Мы не ускоряем процесс, если пытаемся сделать всё одновременно, а распыляемся между задачами

Отвлекаемся, упускаем важное, замедляемся, стрессуем, постоянно переключаемся между задачами и вникаем в них каждый раз заново

Уберите то, что мешает сконцентрироваться на задаче

Закройте соцсети и мессенджеры, отключите звук на телефоне, приберитесь на рабочем месте. Если работаете дома, то выберите время и место, когда вас не будут отвлекать члены семьи

Иначе будете распылять внимание или вовсе станете прокрастинировать

Не бросайтесь сразу выполнять новые задачи

Для начала определите их приоритетность. Если вы вклините новую задачу, то не успеете сделать запланированные – а среди них могут быть и важные. Как правило, ничего не случится, если согласовать с коллегами, что новую задачу вы выполните завтра. Не так много задач, которые нужно бросаться делать сразу же.

Научитесь отказывать

Не все задачи и проекты вообще стоит брать на себя. Иногда на нас пытаются свалить то, чем мы вообще не должны заниматься. Иногда просто нет смысла брать новый проект, если на него нет времени и вы не хотите отказаться от других. Даже если вас будет слёзно умолять лучший друг. У каждого есть право на «нет», помните об этом.

Работайте так, как вам удобнее

Мы все очень разные. У нас разные темпераменты, происходят разные события в жизни, мы активны в разное время и по-разному. Например, если вам сложно долго концентрироваться на задаче – попробуйте технику «Помидор». Она названа так в честь кухонного таймера в виде помидорки, который отсчитывает 25 минут. Запустите таймер на 25 минут и занимайтесь это время только работой. Затем перерыв 5 или 10 минут.

И если у вас есть возможность поменять рабочий график под себя – не отказывайтесь от нее.

Оценивайте результат

Выполнили задачу – проанализируйте, что было хорошо, а что нет. Возможно, какие-то инструменты тайм-менеджмента вам не подходят. Техника «Помидор» не сделает вас продуктивным, если вам удобнее поработать полтора-два часа, а затем сделать хороший перерыв.

Обратите внимание, что мешало выполнению задачи: устали, отвлекались на почту или подпевали любимому исполнителю. В следующий раз попробуйте исключить раздражители

Отдыхайте

Важная составляющая тайм-менеджмента – отдых. Планируйте короткие перерывы в течение дня, определите время, после которого не будете заниматься работой. Постарайтесь полноценно отдыхать в выходные и не брать работу на дом. Никто не может быть продуктивным 24/7. Нам нужно отдыхать и восполнять ресурсы. Включите в своё расписание тренировки, время с близкими и полноценный сон.

А ещё учтите, что после аврала вам понадобится больше времени на восстановление.

Не забывайте о важном

Помимо рабочих задач, проектов и карьеры, в жизни ещё много всего удивительного и прекрасного. Так ли уж нужно брать восьмой проект для престижной компании или заработать на новейший автомобиль, если это лишит вас времени с детьми и любимыми? Не забывайте, что не всё измеряется деньгами и успехом

Планируйте так, чтобы потом не жалеть, что пропустили что-то очень важное для себя

Правила тайм-менеджмента

Среди основных правил тайм-менеджмента, которых потребуется придерживаться, выделяют:

1. Своевременное приготовление к предстоящей работе. Не следует откладывать на потом важную работу. Если вовремя начинать подготовку и определить время старта и окончания, будет легче справиться с заданием.

2. Сохранение порядка и в голове, и в комнате. Очень часто специалисты отмечают взаимосвязь с порядком в комнате, на рабочем столе и в помещении с продуктивностью.

3. Недопущение многозадачности. На первый взгляд выполнение нескольких задач одновременно может показаться продуктивным занятием. Однако на деле не рекомендуется распыляться на несколько видов деятельности.

4. Избегание прокрастинации. Откладывание любого занятия допустимо только при наличии веской причины или реальной сильной усталости. Чаще всего прокрастинация возникает при чрезмерно загруженном графике или при осознании масштаба задачи.

5. Планирование действий. План действий составляется с учетом среднего времени выполнения той или иной задачи. Если работать по четкому распорядку в среднем темпе, значительно повышается эффективность.

6. Исключение отвлекающих факторов. Следует избавиться от всех раздражителей, а также контролировать использование гаджетов. В плане следует предусмотреть период, когда пользоваться компьютером или смартфоном для просмотра развлекательного контента допустимо.

7. Правильный цикл отдых-бодрствование. Ложиться спать и просыпаться необходимо примерно в одно и то же время ежедневно. Без качественного сна, длинною 7-8 часов, сложно продемонстрировать максимальную эффективность.

8. Разбитие сложных задач на маленькие блоки. Осознание размера и сложности выполнения поставленной цели может привести к фрустрации и прокрастинации. Чтобы не допустить этого, необходимо разбивать задачу на блоки.

9. Установка крайних сроков для выполнения того или иного задания. Наличие дедлайнов на каждый этап выполнения работ позволит вовремя заканчивать крупные проекты.

Рекомендуется начать тайм-менеджмент с соблюдения правил от простых к сложным. Вначале нужно налаживать общий распорядок дня и создавать простые планы. По мере совершенствования навыка управления временем можно начинать применять более сложные методы и техники.

Преимущества и недостатки тайм-менеджмента

При освоении техники тайм-менеджмента человек приобретает несколько навыков. У каждого из них есть свои недостатки и преимущества.

В список ключевых прорабатываемых умений входят:

Постановка целей. Помогает создать список задач, которые нужно выполнить. В результате человеку становится проще распределять время. Он лучше контролирует себя и меньше прокрастинирует, т. к. знает, что и в какие сроки нужно сделать. Однако недостаточно дисциплинированные люди испытывают проблемы с формированием списка, не включают в него слишком сложные или неприятные для себя дела. Это может привести к еще большей неорганизованности. Расстановка приоритетов. Человек получает возможность сосредоточиться на главном. У него появляется представление о последовательности выполнения задач, ему не нужно постоянно переключаться между целями. Главный недостаток в данном случае – отсутствие гибкости. Если приоритет какой-либо задачи меняется в процессе, нарушается весь распорядок. Самоосознание

Для контроля времени важно правильно оценивать как свои возможности, так и ситуацию. Необходимо уметь анализировать свои эмоции, чтобы они не мешали процессу

Благодаря самоосознанию облегчается планирование, человек не тратит ресурсы впустую. К недостаткам навыка относят сложность освоения. Фокусировка внимания. Концентрация на задачах позволяет тратить меньше времени на их выполнение. Однако данный навык хорошо подойдет только организованным людям. Если вам слишком сложно сосредотачиваться, сократите количество отвлекающих факторов, но не отказывайтесь от них полностью, иначе у вас резко вырастет уровень стресса. Другой недостаток навыка – зависимость от расстановки приоритетов. Если на первых этапах планирования была допущена ошибка, сосредоточенность на задачах будет препятствовать повторному анализу ситуации. Самомотивация. Человек не способен долго выполнять задачи, подкрепляясь только сил ой воли. Ему требуется дополнительная мотивация. Награды должны быть разными по типу и масштабам. Желательно иметь возможность видеть результаты проделанной работы. Это тоже хорошо мотивирует. Однако важно правильно расставлять границы. Самомотивация не должна переходить в прокрастинацию или расточительность. Планирование. Благодаря наличию расписания человеку становится проще ориентироваться в рабочих задачах. Удается достичь снижения уровня стресса благодаря нормированному отдыху. Недостатком навыка является отсутствие учета форс-мажорных ситуаций. Если все время строго расписано, неожиданно изменившиеся обстоятельства могут вызвать большие затруднения. Делегирование. Распределение обязанностей оптимизирует большую часть видов деятельности. Продуктивность людей повышается, когда они делают то, что у них лучше получается. Однако при частом делегировании задач человек привыкает к малому спектру выполняемых обязанностей и становится узкопрофильным специалистом.

Постановка целей помогает составить список задач.

Вывод

Тайм-менеджмент – умение управлять временем. Данный навык
помогает грамотно организовать деятельность, перестать тратить время зря,
повышает продуктивность, уровень дохода, эффективности. Есть три вида
тайм-менеджмента: личный, социальный и профессиональный. Проанализируйте жизнь
и выявите проблемную зону.

Поставьте цели, напишите их от руки по системе SMART: пишите конкретно,
измеримо, со сроками, актуально и достижимо. Исходя из целей, планируйте каждый
день заранее.

Первым делом выполняйте важные, объемные и сложные задания по принципу «съешь лягушку на завтрак». Умейте расставлять приоритеты, отказываться от ненужного и делегировать маловажное. Многозадачность – враг продуктивности

Переключение с одного
дела на другое лишь тратит ресурсы и тормозит мозг, поэтому выполнять задачи следует
последовательно от самой важной к менее

Многозадачность – враг продуктивности

Переключение с одного
дела на другое лишь тратит ресурсы и тормозит мозг, поэтому выполнять задачи следует
последовательно от самой важной к менее

Не забывайте про отдых. Обозначьте границы отдыха и по
наступлению определённого часа заканчивайтесь с делами и меняйте деятельность.
Вместо социальных сетей и сериалов, лучше прогуляйтесь или займитесь спортом,
творчеством.

Спите не менее 8 часов в день, хорошо кушайте и не перегружайте себя, иначе наступит выгорание, что приведет к усталости и депрессии.