10 принципов планирования или как всё успевать на работе и дома?

Сидишь в одной комнате с детьми и мужем — постоянно отвлекаешься

Знаю, что многие фрилансеры работают на кухне, в спальне или гостиной, — далеко не у всех есть отдельный кабинет. Хотя своя комната — это круто: можно просто закрываться там и не обращать внимания ни на что, когда работаешь.

Я сижу в спальне-гостиной, где дети смотрят мультфильмы по телевизору, а муж включает YouTube на всю громкость. Отдельная комната есть, но её надо сначала отремонтировать. И я мечтаю о том дне, когда смогу превратить её в личный кабинет, а пока терплю.

Нет возможности работать в отдельной комнате — подумайте над тем, чтобы уходить в коворкинг или снять себе квартиру-студию либо отдельный кабинет в офисе. Источник

В моей станице с населением 10 тысяч человек нет ни офисов, ни тем более коворкингов. Поэтому я пытаюсь оградить себя от домашних. Сделать это можно разными способами:

• Выделять на домашние дела и общение определённое время, например, 15 минут в час. Всё остальное время никак не реагировать на вопросы и просьбы.
• Придумать какой-то условный знак, который бы обозначал сильную занятость. Например, надевать красную кепку — это значит, что вас нельзя трогать. Зелёную — значит, можно подходить.
• Купить обычную ширму и отгородить себе стол — можно фактически скрыться за ней, а значит, близкие меньше будут отвлекать по пустякам.

Я пробовала выделять на домашние дела определённое время и работать на кухне, которая находится в отдельном здании. Но если честно, у меня отгородиться не получается. Дети каждые пять минут задают какие-то вопросы, просят найти их игрушки и жалуются друг на друга. Иногда, когда меня дёргают по пустякам, я выхожу из себя. Кричу на всех и разгоняю детей по их комнатам. Но там нет телевизора и некого доставать, поэтому они возвращаются через полчаса-час или просто продолжают кричать там, что тоже мешает сосредоточиться.

Экономия времени на домашних делах

Сейчас большое количество домашних забот «лежит на плечах» бытовой техники, посуду моет машина, есть готовит мультиварка. Но если времени все равно нахватает можно:

• Четко распределить основные обязанности среди членов семьи;
• Попросить мужа или маму о помощи;
• Посвятить один день уборке.

Существует такая практика, когда вся семья собирается и на протяжении целого дня наводит чистоту в квартире. Таким образом, никто не обижается, работают все, да и дела делаются быстрее. В результате: провели время вместе и навели порядок в квартире.

Если мысль о том, что нужно успеть все сделать по дому, вызывает у женщины дрожь в коленях, и она явно не справляется с поставленной задачей, но при этом старается быть хорошей хозяйкой, то можно обратиться за помощью к маме, сестре или любимому мужчине.

Например, пока никого нет дома сестра или мама любезно соглашаются прийти и помочь приготовить ужин, посидеть с детьми или забрать их из школы – это сэкономит время.

Можно поговорить с супругом и попросить его делать элементарные обязанности по дому, выносить мусор, выгуливать собаку или ходить в магазин за продуктами.

Принцип 6 — Повышайте качество вашего отдыха!

О том, что на уровень вашего утомления влияет не только то, что вы делаете во время работы, но и то, что вы делаете вне ее — многие забывают. Чтобы меньше уставать на работе, надо, прежде всего, лучше отдыхать. Отдых, пожалуй, один из самых важных факторов, который определяет вашу усталость.

Проводите время после работы в спокойной, домашней обстановке. Читайте, валяйтесь в кровати. Совершайте легкие прогулки, поездки на велосипеде или пробежки. Это поможет снять усталость и отдохнуть.

Избегайте общественных мест после работы, ведь вы итак провели весь день в таком месте! Отдохните от людей и от шума. Отдохните от информации! Целый день ваш мозг только и занимался обработкой данных. Избавьте его от этой работы, хотя бы вечером. Не надо сидеть у монитора и весь вечер читать интернет. Это приведет только к большему утомлению!

В выходные старайтесь хотя бы один день посвящать полноценному отдыху, а не поездкам по магазинам или по родственникам. Если у вас есть дача — замечательно. Проводите время на природе и в тишине. Помните, шумные тусовки, большое количество алкоголя — не являются полноценным отдыхом. Алкоголь, только вытягивает из вас силы, которые вам понадобятся на работе!

Если вы последуете этим советам, то заметите, насколько легче стало работать и насколько лучше вы себя чувствуете в конце трудового дня! Вчера весь вечер после работы я провел дома. Перед сном я лежал в кровати и слушал спокойную музыку и сейчас, в пятницу, я чувствую себя полным сил, несмотря на то, что подходит конец рабочей недели и сил осталось меньше…

Чего не скажешь про другие дни на этой неделе. Я готовился к отпуску и ездил по магазинам после работы, покупая туристическое снаряжение. Это меня сильно выматывало, что очень плохо сказывалось на моем тонусе на следующий день. Работать и писать статьи было намного труднее и я сильно уставал.

Как распределять время правильно, чтобы все успевать

Большинство из нас беспокоит вопрос «Как распределять время так, чтобы оно помогало выполнять запланированные дела и приносило существенные результаты?».

Очень часто возникает проблема нехватки времени. Вы постоянно задаетесь вопросом: куда оно уходит и почему его всегда не хватает? Ответ простой – вы неправильно расставляете приоритеты на что тратите свое время в течение дня. Очень часто вы нагружаете себя пустыми задачами, которые не приносят пользы, а только отнимают силы и энергию

Поэтому очень важно ценить время и учиться распределять его правильно на важные дела

Существует много техник и методов, как научиться рационально планировать свое время, чтобы все успевать. Очень популярной сегодня является наука тайм-менеджмента.

Советы по планированию дня

При планировании дня вам могут помочь эти полезные советы:

Ограничивайте количество важных дел. Оптимальное их число — от трех до пяти.
Не накапливайте мелкие дела. Если можете выполнить задачу за несколько минут, лучше сделайте её сразу, или в промежутках между основными обязанностями. Можете выделить отдельный день на их выполнение.
Не позволяйте воровать у вас время. К похитителям времени можно отнести лень, социальные сети, просмотр новостных лент, постоянная проверка электронной почты и прочее.
Поддерживайте порядок. Наведите порядок на рабочем столе, в доме и в собственных мыслях. Порядок на рабочем месте позволяет лучше сконцентрироваться, меньше отвлекаться на лишние мелочи. Наведите порядок в доме. Если считаете, что уборка занимает у вас много времени, воспользуйтесь помощью клининговых компаний. Порядок в мыслях тоже играет очень важную роль

Ставьте определенные цели, определяйте важное и старайтесь уделять ему больше времени.
Заведите полезные привычки. Определите, какие полезные привычки вы хотите освоить

Подумайте, для чего именно они вам важны. Например, хотите выучить иностранный язык, чтобы больше путешествовать.Для того чтобы привычка прижилась, необходимо ежедневно внедрять её в свою жизнь на протяжении хотя бы месяца. Можете воспользоваться трекерами привычек.
Следите за уровнем энергии. Количество энергии внутри показывает, насколько вы будете продуктивным. Если ощущаете нехватку, необходимо восполнять энергию, прежде чем заняться важными делами. Для этого постарайтесь найти свои источники.
Время на отдых и увлечения. Выделяйте время, чтобы немного отдохнуть и заняться любимыми делами.
Поощряйте себя. За успешно выполненные дела балуйте себя небольшими подарками или приятными вещами. Это мотивирует.

Всегда помните о дедлайнах.

Не нужно оттягивать дела на потом, особенно, если они очень важные. Во-первых, пунктуальность ценят работодатели, и если Вы сдадите работу раньше согласованного срока, Вам обязательно зачтется.

И конечно же нужно помнить, что человек наиболее сконцентрирован и продуктивен только в ограниченных временных рамках. Просто помните, что сроки имеют свойства истекать и нужно просто фиксировать у себя в голове точные дату и время того или иного проекта, задания.

Откладывая важные и срочные дела, Вы тем самым создаете эмоциональное напряжение и даже нежелательные последствия. Действовать без раздумий и сомнений — нужно просто взять и сделать.

Как правильно ставить задачи (цели) по проекту

Рекомендую пользоваться принципом SMART. Как это расшифровывается:

S (Specific — «конкретный»): цели проекта определяются четко и конкретно, чтобы все участники и вовлеченные в процесс люди понимали, что и зачем делают. Неконкретную формулировку допускают часто и она плохо влияет на дальнейшее планирование. Например, задача:»сделать хороший сайт» достаточно абстрактна: нужно четко сформулировать, что именно мы хотим получить на выходе.

A (Achievable — «достижимый»): нужно требовать, чтобы исполнители приложили усилия, но при этом оглядываться на реальный мир и имеющиеся ресурсы. Не нужно ставить цели, которых не достигнуть, даже если вся команда будет работать 24 часа в сутки. Например, спланировать полет на Марс за 2 месяца нереально — для этого требуется гораздо больше времени.

R (Relevant — «последовательный»): все цели должны укладываться в общую концепцию, соотноситься со стратегией развития бизнеса. Например, если вы фокусируетесь на какой-то нише, то нужно развиваться именно в ней. Если не будет результатов, можно рассмотреть и другие ниши, но последовательно.

T (Timed/Timebounded — «измеримый во времени»): для целей нужно намечать временные рамки, не только конечные, но и промежуточные. Например, если сайт должен быть готов через месяц, нужно оценить сроки выполнения всех подзадач и четко сформулировать их сотрудникам и подрядчикам.

Как показывает практика, если не задать критерии по SMART, то с большой вероятностью можно как минимум сорвать дедлайн по проекту.

Чек-лист по планированию проекта 1. Составить полный список задач (SMART); 2. Распределить ресурсы на каждую задачу, убедиться, что их достаточно; 3. Построить взаимосвязь между задачами — можно ли выполнить их параллельно, последовательно, какие нужно завершить до начала реализации следующих; 4. Определить критический путь, учесть риски по срокам и переносу времени исполнения; 5. Исходя из плана и ресурсов высчитать себестоимость проекта для выставления сметы заказчику.

Способы управления временем (или делами — для простых смертных)

Магия

Первый и самый эффективный способ, пожалуй, — выучиться на мага и стрелять своей палочкой взад-вперед, ускоряя или замедляя свое время (как кому хочется). Если же вас в школу магов не берут за отсутствием способностей, вам придется рассматривать и другие варианты.

Забег (заплыв) на время или планирование

Способ менее эффективный, чем первый, но попробовать стоит, при случае, если в вашем арсенале есть множество дел, которые нужно успеть сделать за какое-то определенное время.

Для того чтобы все успевать, вам нужно запастись записными книжками, где на каждый день вы будете отмечать все дела, которые необходимо сделать – то есть, планировать свой день. И не забудьте достать ласты для плавания.

В конце дня приготовьтесь сетовать на то, что опять вы финишировали поздно и ничего не успели сделать – дескать, времени было мало. Так будет происходить до тех пор, пока весьма срочные и непредвиденные обстоятельства в виде телефонного звонка подруги, сломавшейся машины или непреодолимого желания побродить по просторам интернета встречным течением будут относить вас в сторону от ваших планов.

При этом придется обижаться на себя или пообещать себе завтра делать все намного быстрее – увеличить интенсивность труда (или скорость заплыва), чтобы нагнать вечно убегающее время.

Пока вы соперничаете с вечными часами, осваивая этот способ управления временем, у вас есть шанс получить небольшую фору, если вы не будете отходить от своего плана ни на шаг, не принимая во внимания внезапные и срочные дела.

Вы поставите их в очередь, по старой доброй советской традиции (через пару месяцев дойдет дело и до ребенка и даже, возможно, до подруги, если таковая еще у вас останется).

Негибкость такого подхода очевидна, но что поделать – планы важнее всего. Всякие там течения нам не нужны!

Жаль, но и это вас, наверняка, не спасет от барахтанья в делах и неизбежного последнего места в заплыве. Время не позволит управлять собой, как бы правильно вы не организовали свое время.

Беззаботное купание

Когда вы выбьетесь  из сил и от планирования, и заплывов, попробуйте просто отдаться течению – это же так приятно! Надежда на русский «авось» и кривую, которая обязательно куда-то вывезет, еще никого не оставляла без приключений.

Умные люди будут советовать, чтобы вы планировать свою жизнь, да еще и не на один год, сродни советским пятилеткам: да только кто их выполняет, планы эти?

Гораздо интереснее жить спонтанно. В таком движении чувствуется новая жилка! Даже если дел становится все больше, и в ваших бумагах на рабочем столе скоро можно будет купаться – чем не жизнь?

Каждый волен выбирать свой метод обращения с жизнью, хотя предыдущие способы управления временем как-то не вселяют в нас надежду на благополучный исход. К счастью, существует еще один способ организации своей жизни.

Более детальный разбор этапов

Планирование

По американской методологии PMBOK планирование занимает порядка 50% всего времени, что особенно подчеркивает его значимость.

Планирование лучше начать с разделения проекта на части (Work Breakdown Structure — WBS), где каждая фаза разделена на более мелкие задачи. Это помогает понять объем работ и учесть все нюансы.

Рис. 2 — Структура разделения проекта на подзадачи (WBS)

Графики работ

Очень удобный и практичный инструмент для этого — диаграмма Ганта. По сути, это календарный план, который учитывает взаимосвязь между поставленными задачами, а также показывает ресурсы, необходимые для их выполнения.

Самый простой вариант диаграммы можно сделать в Exсel: слева в таблице находится название работ, а все остальные столбцы — даты.

Рис. 3 — Диаграмма Ганта, Microsoft Exсel

Если работа выполняется в конкретную дату, она заполнена цветом. Такая схема четко отображает объем работ, сроки и последовательность их выполнения.

При наличии визуальной картины выполняемых задач работа над проектом существенно упрощается, так как они привязаны к календарному графику.

Рассмотрим пример диаграммы Ганта, построенной в MSProject.

Рис. 4 — Диаграмма Ганта, Microsoft Project

Слева указаны названия задач, которые подразделяются на этапы (выделены красным) и подзадачи (выделены черным), а также отображена длительность этих задач и календарные даты, когда они выполняются. Справа — графическое представление данных задач и даты их выполнения. Также указаны необходимые ресурсы.

(Обычно ресурсы — это люди, привлеченные для выполнения той или иной задачи. Мы конкретно указываем, какие именно лица должны ее выполнять.)

Задачи соединяются между собой стрелочками: таким образом, постоянно есть графическое представление работ (их очередность и взаимосвязь).

Справа внизу есть график по ресурсам, где указана загрузка каждого человека. Очевидно, что при чрезмерной нагрузке часть задач, скорее всего, не будет выполнена — поэтому требуется всегда оценивать, насколько у вас загружены люди на проекте и реально ли сделать все в нужные сроки.

Такая наглядная картина позволяет оперативно и четко корректировать текущую ситуацию: смещать задачи, увеличивать длительность, искать дополнительные ресурсы, аутсорсинг и так далее.

Визуализация данных также позволяет определять критический путь проекта. Если не вдаваться глубоко в академические определения, это те задачи, при изменении длительности которых изменяется дата окончания проекта. Например, если на дизайн ушло больше времени, чем планировалось, то конечная дата сдачи проекта сдвигается.

Работы, выделенные на графике синим (например, тестирование и наполнение сайта контентом) не влияют на срок сдачи проекта. Таким образом, на данной схеме мы видим, какие работы можно сдвигать, так как они не влияют на срок сдачи проекта, а какие нельзя.

Потребляйте информацию своевременно

При желании можно находить новую статью или новый эпизод подкаста каждые 10 минут. Это здорово, но если ежедневное потребление информации мешает вам выполнять необходимые дела, пора поменять подход.

Здесь вам поможет принцип своевременного обучения. Его суть в том, чтобы потреблять только контент, связанный с приоритетной задачей, которой вы сейчас заняты. Причём информация должна быть одновременно:

• релевантной — связанной со следующим шагом на пути к завершению задачи;
• применимой на практике — такой, которую можно воплотить в жизнь в течение ближайших недель.

Если контент не соответствует этим критериям, отложите его на потом. Можете создать для этого отдельный список в удобном для вас приложении.

Рабочий процесс

Чтоб понять, как все успевать и не уставать, тщательно планируйте нагрузку. Нужно планировать свой день так, чтобы делать те дела, которые вам по плечу. Я советую каждому человеку попробовать сгруппировать дела по нагрузке и прожить так несколько дней.

Затем составить новый план, чередовать сложные и энергозатратные дела с легкими и необременительными, и тоже прожить несколько дней. После этого станет понятно, какой именно режим подходит именно вам.

Как все успевать на работе? Заведите график и перестаньте тратить время на тех, кто его не ценит. Следует планировать свой день и организовать свой рабочий процесс так, чтоб делать дела одно за другим — это должно быть естественно. Если суетиться, то ничего не выйдет. Продумывайте свой график, занимайтесь делами комплексно. Я поступаю примерно так:

один день в неделю занимаюсь планированием, подсчетами эффективности, постановкой новых задач и оценкой продуктивности по тем или иным проектам. В течении этого дня мне нужно составить список задач по каждому проекту, с которым я имею дело, и если мне потребуется помощь коллег, то часть полномочий и обязанностей нужно делегировать им.

Каждому проекту я уделяю один день, так получается больше сделать, а также не отвлекаться.

Среди моих задач есть одна сквозная — в частности, тексты. В моей рабочей неделе есть текстовый день — я пишу письма, пишу главы в свою книгу, заполняю лист ожидания в блоге (в течении недели посты будут появляться сами собой), пишу все что нужно для обоих проектов.

Как все успевать на работе:

1. Оценить собственную продуктивность и максимально ее повысить.

Распланировать свое время (можно воспользоваться системой 45/15 — 45 минуток вы работаете, 15 минут отдыхаете или кардинально меняете деятельность);

Если нервничать, то на все просто не хватит ресурса.

Делать каждое дело до конца, прежде чем браться за другое.

Вести учет выполненным делам.

Быть всегда и везде вовремя (в соответствии с вашим графиком).

Делать в течение дня перерывы (чашка кофе, свежий воздух, гимнастика в комнате отдыха — выберите то, что помогает вам одновременно и расслабиться, и взбодриться).

Матрица Эйзенхауэра

Одно из золотых правил тайм-менеджмента заключается в том, чтобы делить все дела на группы по степени важности и срочности. Можно даже завести отдельную тетрадь и нарисовать в ней такую таблицу:. Она называется «матрицей Эйзенхауэра»

Она называется «матрицей Эйзенхауэра».

Ячейка А: Сделать в первую очередь!

В ячейку А на пересечении «важно» и «срочно» записать задачи, которые прямо «горят». Например, подготовиться к экзамену или тесту, который будет проводиться через неделю

Этим нужно заниматься в первую очередь! Все остальное отодвигается на второй план.

Ячейка Б: Распланировать и начать делать после выполнения главных задач.

Во вторую ячейку записываем важные, но не срочные вещи. Например, написание диплома. На такую работу обычно отводится много времени (от нескольких месяцев до года). Однако это не значит, что на диплом можно «забить» и вспомнить о нем прямо накануне защиты.

Задачу лучше всего разделить на весь период, и каждый «кусочек» выполнять в строго отведенное на него время. Так и со сроками все будет в порядке, и качество работы не пострадает.

Ячейка С: Делегировать!

Третья ячейка включает не важные, но срочные дела. Например, организацию школьного праздника. По классической матрице Эйзенхауэра, задачи из этой ячейки нужно быстро выполнить и постараться больше на себя их не взваливать.

Однако если речь идет о подготовке к экзаменам, дела из третьей ячейки нужно кому-то перепоручить («делегировать»). Например, Васичкин давно мечтал организовывать школьные праздники. Парень на год младше. Значит, до ЕГЭ ему еще далеко. Так дайте человеку шанс проявить себя, а сами в освободившееся время подтяните алгебру!

Ячейка Д: Игнорировать!

На задачи из четвертой ячейки перед экзаменом вообще не стоит отвлекаться. Их можно будет сделать и после ЕГЭ (если еще останется желание).

Правило № 2

Отделять важное от неважного и все неважное перепоручать тем, у кого для этого есть время и желание

Как все успевать работающей женщине?

Если женщина не знает, как успевать делать все дела дома и на работе, то ей могут помочь следующие простые советы:

1.  Не стесняйтесь просить о помощи;
2.  Берегите рабочее время;
3.  Не старайтесь совмещать профессиональную деятельность и дела по дому.

Многие люди стесняются просить о помощи, думая, что коллеги признают их немощными или глупыми. На самом деле в этом нет ничего постыдного, попросить другого человека о помощи – это нормально.

Большинство людей охотно идут навстречу и помогут справиться с проблемой. Взамен можно предложить свою помощь, так сказать, равноценный обмен.

Как все успевать на работе и дома – не приносить груду проблем и бумаг из офиса в дом. Работающая дама должна беречь время, а дома лучше отдыхать, общаться с детьми и выполнять работу по дому. Если решать рабочие проблемы и дома, то времени не хватит ни на то, ни на другое.

Когда человека постоянно отвлекают от дел его работоспособность снижается, он теряет время и ничего не успевает выполнить. Потому нужно не тратить время на пустые разговоры в рабочее время, а усиленно заниматься делами, стараясь свести к минимуму ненужные аспекты, отвлекающие от выполнения профессиональных обязанностей.

Справляемся с домашними делами

Как все успевать делать по дому – этот вопрос мучает многих хозяек, особенно тех, которые проводят значительную часть времени на работе, а когда приходят домой, то не знают с чего начать.

Дома женщине нужно помыть полы, постирать, ужин приготовить, заниматься с детьми уроками и пыль протереть, в общем, работы много и ее нужно делать. Так как поступить в такой ситуации?

• Нужно распределить домашнюю работу между членами семьи;
• Делать все по списку;
• Разграничить обязанности;
• Не пытаться сделать все дела сразу.

Если поделить обязанности между мужем и детьми, то можно значительно сэкономить время.Необязательно взваливать на свои плечи все тяготы работы по дому, можно попросить детей и любимого мужчину помочь, в этом нет ничего страшного.

Перечень необходимых дел скоординирует действия. Он поможет правильно распределить время и делать работу по дому с удовольствием.

Спешка и сумбур не приводят ни к чему хорошему, поэтому не нужно пытаться сделать все дела в доме в один день. Что-то требует незамедлительного решения, а какие-то дела по дому хозяйка может выполнить завтра или послезавтра.

Итак, как все успевать по дому? Нужно понимать, что сделать все дела за один день не получиться, поэтому лучше растянуть работу на несколько дней и решать проблемы по мере их возникновения.

Как управлять временем

В тайм-менеджменте есть разные техники и инструменты. Они помогают на разных этапах: планирования, расстановки приоритетов, оценки результата.

Планируйте: ставьте цели и задачи

Планирование – важная часть управления временем и повышения эффективности. Планировать можно либо вечером на следующий день, либо в начале дня

При планировании важно разделять цели и задачи. Цель – общая и глобальная

Цели разбиваются на небольшие и конкретные задачи. Например, цель – сдать квартальную отчётность. Разбиваем её на небольшие конкретные задачи: собрать данные за 3 месяца, свести их в таблице, создать графики динамики, сделать презентацию.

Составляйте списки задач на день и более длительные периоды – неделю или месяц. Для каждой задачи нужно определять срок, к которому её нужно выполнить. Для этого можно использовать бумажные или электронные планировщики. Подойдут ежедневник, доска со стикерами или приложения для планирования – например, Trello или Wunderlist.

Так выглядит доска задач в Trello – это электронный аналог доски со стикерами. Списки и карточки можно организовать так, как вам удобно.

Задачу также можно разбить на этапы и отмечать, когда выполнили каждый. Кроме того, для задачи нужно определить срок и стараться не передвигать его. Время всегда берите с запасом: нужно 3 дня – заложите 4. Всё всегда идёт не так, как мы планируем.

Расставляйте приоритеты

Вы можете записать десятки задач. Для них нужно определить приоритетность, а от некоторых, возможно, даже отказаться совсем.

Для расстановки приоритетов есть два популярных способа: ABC и матрица Эйзенхауэра.