Требования к оформлению документов по делопроизводству

О подготовке и оформлении протоколов

Протоколами оформляют решения, принятые должностными лицами и работниками организации на совещаниях. Ответственный за подготовку протокола – секретарь совещания, который далеко не всегда является секретарем по должности.

Протокол составляют в течение определенного времени после совещания. Эти сроки нужно установить в инструкции по делопроизводству. Например, протокол оперативного совещания может быть подготовлен в течение одного рабочего дня. Для подготовки протоколов прочих совещаний можно дать секретарю до трех рабочих дней (см. п. 3.34 Примерной ИД).

В локальной инструкции по делопроизводству должно быть установлено, что в компании действуют два вида протоколов: полные и краткие. Также следует закрепить особенности их оформления, а в приложениях к инструкции по делопроизводству должны быть размещены их образцы.

В оформлении протоколов существует спорный вопрос: в каком падеже писать фамилию участника совещания в блоке «СЛУШАЛИ»? На практике встречается два варианта:

1. В именительном падеже (СЛУШАЛИ: Соловьева К.А.).

2. В родительном падеже (СЛУШАЛИ: Соловьеву К.А.).

В рекомендуемом образце полного протокола, который размещен в Приложении № 4 к Примерной ИД, использован первый вариант.  Автору локальной инструкции по делопроизводству нужно остановиться на одном из вариантов и закрепить его в документе. Главное, чтобы во всех протоколах одной организации было единообразие.

Важно поместить в инструкцию по делопроизводству правила оформления выписки из протокола: необходимость указать в ней не только нужные пункты из записи хода совещания, но и воспроизвести вводную часть. В инструкции по делопроизводству должно быть установлено, что выписку из протокола следует заверять по аналогии с копией документа

Образец выписки из протокола тоже нужно поместить в приложении к инструкции по делопроизводству.

Протоколы можно оформлять как на бумажном носителе, так и на электронном

При этом важно установить статус электронных подписей, которыми их подписывают. Например, протоколам оперативных совещаний достаточно и простой ЭП в СЭД, а протоколы совета директоров всегда создают строго на бумажном носителе

Такие правила индивидуальны для организаций. Секретарь должен хорошо продумать этот вопрос и, возможно, обсудить его с юристами и руководством, а принятые решения закрепить в инструкции по делопроизводству.

Подраздел «Протоколы» раздела «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 1.

Утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

Утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.

ЭП – электронная подпись.

СЭД – система электронного документооборота.

Что фиксировать в разделе?

В разделе «Организация исполнения документов и поручений» инструкции по делопроизводству нужно описать выполнение заданий по документам: от вынесения резолюции должностным лицом до составления справки об исполнительской дисциплине в компании

Важно предусмотреть сроки выполнения документов, технические моменты направления задач исполнителям и отчетов о выполнении, зафиксировать процесс контроля исполнения документов

При составлении раздела рекомендуем руководствоваться следующими документами:

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

2. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).

3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления.

В разделе «Организация исполнения документов и поручений» инструкции по делопроизводству нужно установить:

• понятие резолюции, виды резолюций, применяемых в организации;
• сроки исполнения поручений по документам;
• порядок доведения поручений до исполнителей;
• порядок действий исполнителей по выполнению поручений;
• порядок сбора статистики по выполнению поручений в организации.

Дополнительно необходимо уделить внимание фиксированию устных поручений руководителя. Позволяет ли СЭД создавать задачи, «не привязанные» к документам? Если не позволяет (или если по каким-то причинам такие задачи в компании ставить не принято), то в инструкцию по делопроизводству нужно внести положение о том, что все задания, которые дает руководитель, должны быть задокументированы

Структура раздела приведена на Схеме.

Подраздел «Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства» 

Порядок оформления реквизита «Резолюция» уже описывался в инструкции по делопроизводству в разделе «Общие требования к оформлению документов» (а именно в подразделе «Оформление реквизитов документов» этого раздела). Целесообразно повторить его и в этом разделе, чтобы тем, кто обращается к инструкции, не пришлось переходить из раздела в раздел.

Руководитель может вынести резолюцию:

• на бумажном документе (например, на входящем письме);
• в СЭД, если документ электронный (например, электронное письмо или служебная записка);
• на листе резолюции (в исключительных случаях, если по каким-то причинам на бумажном документе нельзя написать задание от руки).

В резолюции, независимо от ее «носителя», должны быть указаны:

• исполнитель (если исполнителей несколько, то первый из перечисленных является ответственным исполнителем);
• содержание задачи;
• дата вынесения резолюции;
• на «бумажных» резолюциях руководитель должен расписаться. В СЭД это по понятным причинам невозможно, здесь действует простая электронная подпись – информация о том, с аккаунта какого работника была создана задача.

Использование листов резолюции может быть предусмотрено в Инструкции по делопроизводству, лучше зафиксировать такую возможность со словом «допускается». Тут же нужно написать о том, что резолюция на отдельном листе бумаги является неотъемлемой частью документа, к которому относится. Ошибка, которую допускают некоторые секретари: отделять листы резолюции и формировать их в отдельное «дело». Так делать нельзя.

Текст подраздела «Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства» приведен в Примере 1.

Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 №44.

Утв. Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.

СЭД – система электронного документооборота.

Кожанова Е.Н. Инструкция по делопроизводству: общие требования к оформлению документов // Секретарь-референт. 2021. № 4. С. 32–39.

ГОСТы по делопроизводству 2020

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
2. Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
3. Реквизит документа — элемент оформления документа.

Порядок оформления и образец

Унифицированная форма этого локального акта отсутствует. Но некоторые ведомства утвердили рекомендованные формы документа. Например, это предусмотрено приказами:

• ФСИН России от 05.06.2008 N 379;
• МВД России от 12.01.1998 N 19.

Фактически приказ об утверждении должностных инструкций в школе не будет отличаться от подобного документа, например, в больнице или пожарной охране подведомственной МЧС. В каждом из них одинаковая структура:

• шапка с указанием наименования организации, название локального акта, его номера и даты составления;
• суть распоряжения;
• перечень ДИ, которые надо утвердить, с указанием полного названия каждой должности отдельно;
• указание лиц, ответственных за исполнение поручений;
• подпись руководителя с указанием его полной должности и ФИО.

В приложении к приказу обычно дается текст всех утверждаемых должностных инструкций.

Правила ведения документооборота в дошкольной организации мало отличаются от документооборота школы, и приказ об утверждении должностных инструкций в ДОУ создан по такой же схеме.

ПРИЗНАКИ ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ (ЛНА)

В юриспруденции существует понятие «нормативный правовой акт». Нормативные правовые акты высшего, государственного, уровня содержат нормы права, обязательные для всех граждан государства. Это, например, Конституция РФ, федеральные законы, кодексы, указы Президента. В отличие от общегосударственных локальные нормативные акты действуют в рамках одной или нескольких организаций и обязательны только для их работников.

Проще говоря, локальный нормативный акт «Инструкция по делопроизводству ООО «АБВ» обязательна только для работников ООО «АБВ». За несоблюдение локальных нормативных актов работники организации могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.

Существенные признаки нормативного правового акта перечислены в п. 9 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29.11.2007 № 48 «О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов полностью или в части». По аналогии можно определить и главные признаки ЛНА. Как и все нормативные правовые акты, они:

Издаются в установленном порядке. Каждый ЛНА проходит маршрут от подготовки проекта документа до утверждения его генеральным директором либо специально уполномоченным на это должностным лицом (см. Схему).

• Содержат нормы и правила, которые могут касаться деятельности организации в целом, ее подразделений (отделов, рабочих групп, комиссий), коллегиальных и других органов, выполнения производственных или бизнес-процессов. При этом есть ЛНА, которые должны соблюдать не все работники. Так, если инструкция по делопроизводству обязательна для всех, то положением об экспертной комиссии руководствуются только члены этой комиссии.
• Применяются неоднократно. Локальные нормативные акты издаются и применяются неоднократно. Некоторые ЛНА сопровождают организацию все время ее существования. Это, например, правила внутреннего трудового распорядка или положение о защите персональных данных работников.

В чём заключается организация делопроизводства предприятия, нормативное регулирование

Распространено мнение, что такой вид документа, как инструкция по делопроизводству, не считается обязательным для каждой компании. И это действительно так. В России действует национальный стандарт управления документами (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007), который регулирует процессы делопроизводства государственных, коммерческих и общественных организаций. Хотя действие стандарта распространяется на руководителей организаций, но обязанность неукоснительного соблюдения в нем не содержится.

Стандарт будет полезен для разработки и принятия внутренней политики по организации делопроизводства. Опираясь на прописанные требования, а также ст. 8 ТК РФ, управленец может разработать локальный акт, утвердить приказом и ввести на предприятии, что в будущем позволит оптимизировать работу компании.

Принимаемые акты не должны противоречить действующим законам и ухудшать условия труда работников.

Инструкция о делопроизводстве представляет собой локальный акт, регулирующий политику внутреннего и внешнего документооборота. Опираясь на ее положения, работники составляют служебные записки, приказы, распоряжения и прочие бумаги.

Инструкция нужна для:

• Отладки управленческой деятельности в части оформления, хранения, передачи, уничтожения и других операций с официальным бумагами компании.
• Упорядочивания передачи информацией между структурными подразделениями предприятия, делового общения с государственными органами, другими компаниями.
• Защиты интересов сотрудников компании

Документооборот представляет собой постоянный процесс. Соответственно, инструкция должна способствовать непрерывности деловой деятельности, защищать целостность создаваемых документов в течение всего срока действия.

В инструкции должны быть отмечены:

1. Перечни и образцы заполнения документов для каждого внутреннего и внешнего процесса компании.
2. Правила оформления, параметры, расположение элементов локальных актов.
3. Сроки и порядок хранения и утилизации официальных бумаг.
4. Порядок использования и передачи деловых бумаг как внутри компании, так и вне нее.

Имея среди прочих локальных актов инструкцию по делопроизводству, можно упорядочить или вовсе запретить общение структурных подразделений с внешними организациями. Это актуально, если компания большая и имеет в своем составе несколько филиалов. С практической точки зрения, достаточно обязать работников согласовывать передаваемую корреспонденцию с центральным офисом.

Также к инструкции добавляют образцы составления локальных актов, схемы, оттиски печатей и штампов и др. Однако, одного ее создания будет недостаточно. Для обретения юридической силы документа нужно издать приказ об утверждении инструкции по делопроизводству. Локальный акт подписывается первым руководителем предприятия.

Функции инструкции по делопроизводству

Основными функциями документа являются:

1. унификация форм создаваемых в организации документов. Вместе с инструкцией (в качестве приложений к ней) утверждаются формы служебных, докладных записок, приказов по основной деятельности, заявлений и т.п.;
2. организация учета документов. В связи с этим в инструкции должны быть установлены правила регистрации документов (присвоения им специальных индексов и номеров), а также принципы составления номенклатуры дел. Более подробно о том, как составить номенклатуру дел, мы рассказали в отдельной статье на сайте;
3. организация разработки нормативных актов и распорядительных документов, составления писем и записок. В инструкции излагаются порядок разработки, согласования и утверждения документов, а также рекомендации к составлению писем и записок;
4. организация хранения документов;
5. организация уничтожения документов (как составить акт уничтожения документов, мы рассказали тут);
6. организация работы экспертной комиссии (о принципах ее работы и правилах составления протокола ее заседания мы рассказали тут) и так далее.

Соответственно, с инструкцией в первую очередь должны быть ознакомлены:

• работники службы документационного обеспечения управления и отвечающие за архив;
• руководители и иные специалисты — авторы документов.

Что изменилось в ГОСТ Р 7.0.97-2016 по сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно4. Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что:

• организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если она принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа;
• никакой административной ответственности за неприменение стандарта не может быть в принципе.

Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:

• применение стандарта оправдано экономически;
• позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
• применение стандарта повышает культуру работы с документами.

Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом:

• исполнитель получает простые и понятные правила оформления документов;
• руководитель получает инструмент для оценки правильности оформления документов исполнителями;
• служба делопроизводства получает инструмент для оценки качества подготовки документа.

По сложившейся практике применение стандарта на оформление документов осуществляется в организациях через включение его положений в локальные нормативные акты (далее – ЛНА), устанавливающие требования к документам, прежде всего в Инструкцию по делопроизводству. В связи с введением стандарта в действие основной задачей, стоящей перед службами делопроизводства организаций (работниками, ответственными за организацию работы с документами), становится приведение ЛНА, содержащих правила оформления документов, в соответствие с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

По сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого принят ГОСТ Р 7.0.97-2016, у нового стандарта несколько изменились название и номер.

Изменения в названии стандарта обусловлены тем, что новый стандарт не имеет жесткой привязки к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). В новом стандарте эта система не упоминается ни в названии, ни в разделе 1 «Область применения». В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 требования стандарта распространялись только на документы, включенные в раздел 02 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). В связи с тем, что УСОРД с 1993 г. не ведется и раздел 02 ОКУД включает лишь очень незначительную часть унифицированных форм организационно-распорядительных документов, ГОСТ Р 7.0.97-2016 не связан с УСОРД и распространяется на все организационно-распорядительные документы, в т.ч. включенные в ОКУД. Перечень организационно-распорядительных документов, которые приведены в разделе 1 «Область применения» и на которые распространяется действие стандарта, не является закрытым и имеет, скорее, иллюстративный характер.

Изменение номера стандарта вызвано тем, что Технический комитет (ТК) Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован. Поэтому было принято решение вести пересмотр стандарта в ТК 191 Росстандарта, который ответственен за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов.

Связанный материал

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

№ 02 / 2021

Связанный материал

Анализ нормативной базы по делопроизводству в организации – работа над ошибками

№ 03 / 2021

Юридические аспекты

За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель. А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения. То есть такие аспекты, как штат, оплата, количество служб делопроизводства, определяет целиком и полностью руководитель. Подчиненный только ведет, поддерживает работоспособность системы документооборота.

В 2016 году была поправлена статья 15.11 КоАП РФ. В ней говорится о том, что наказание на неверное хранение документов (а это часть делопроизводства) постигнет ответственного в виде штрафа, а при повторных нарушениях – дисквалификации. Там есть формулировка «должностное лицо». Им может быть как руководитель, так и сотрудник его организации.

Если руководитель подписал приказ о назначении ответственного за делопроизводство и документ имеет юридическую силу, то за все нарушения, которые могут быть выявлены в ходе проверок, несет ответственность назначенное лицо.

Некоторые личные качества, которыми должен обладать хороший делопроизводитель

Человек, который хочет стать высококлассным делопроизводителем, должен обладать очень хорошей памятью. Эмоциональность – враг, с которым нужно бороться и не допускать того, чтобы перепады настроения могли как-то повлиять на результативность труда.
Толерантность – это настоящее сокровище, которой должен обладать делопроизводитель

Должностные обязанности его дополняются функцией объяснения многим людям «на пальцах» значения многих документов и важности каждого отдельного «листика», без которых реализовать какое-то пожелание будет нереально.
Самообладание так же важно, как и толерантность. В данной сфере довольно часто случаются ситуации, которые могут вывести из себя неподготовленного человека

Держать себя в руках нужно постоянно.
Навыки делового общения помогут быстро решить поточные проблемы с людьми, которые работают в этой же организации или связаны деловыми контактами с фирмой.
Организованность на уровне маниакальности. Действительно, хороший делопроизводитель никогда не откладывает дела и документы «на потом», потому что прекрасно понимает, что это может привести к ошибкам или полному хаосу, чего нельзя допускать в работе с документами ни в коем случае.

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы

Но ведение документооборота — дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия

Делопроизводство может быть:

• общим — касающимся основной деятельности компании,
• кадровым — для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
• секретным — встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
• электронным — когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно

Начать лучше с самого важного и основополагающего документа — номенклатуры дел

Как оформить приказ о пересмотре инструкции по ОТ?

После того, как администрация организации, например, руководство в школе, сочтет необходимым заменить инструкцию по охране труда на новую, уполномоченный специалист должен будет составить перечень актов, которые утратят силу. Подобный лист изменений будет приложением к приказу.

Сам приказ по замене инструкции составляется в свободной форме, обычно на фирменном бланке предприятия, поскольку унифицированного формуляра в НПА нет.

Как правило, в распорядительный документ включает в себя следующие сведения:

Вам также будет интересно:

— Инструкция по охране труда для курьера
— Инструкция по охране труда для директора 2021

• наименование документа и его реквизиты: дата и номер;
• локальные нормативно-правовые акты, включающие требования по разработке и принятию новых инструкций;
• основание для замены инструкции по ОТ;
• обозначение должностей и видов работ, в отношении которых изменились требования к безопасности;
• указание лиц, ответственных за разработку новой инструкции по охране труда;
• лицо, отвечающее за оказание методической помощи при создании новой инструкции;
• ознакомительные подписи должностных лиц, привлеченных к разработке новой инструкции;
• подпись руководителя предприятия.

Следует отметить, что в случае замены инструкции по охране труда, то есть по сути принятия нового документа, приказ руководства предприятия должен не только утверждать новый документ, но и отменять прежнюю инструкцию.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура — это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер — код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы — наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Нормативные и методические документы по делопроизводству об ответственности

Основным нормативным актом организации, регламентирующим вопросы работы с документами, является инструкция по делопроизводству. При ее составлении мы традиционно рекомендуем организациям всех форм собственности ориентироваться на положения трех документов:

1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Правила делопроизводства).

2. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – МР по разработке ИД).

3. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).

В указанных нормативных актах между должностными лицами распределена ответственность за организацию документооборота (Таблица 2). В п. 3.1 МР по разработке ИД сказано, что аналогичные положения необходимо предусмотреть в разделе «Общие положения» локальной инструкции по делопроизводству.

Права, обязанности и ответственность должностных лиц следует зафиксировать в их должностных инструкциях. Чтобы нормативные и организационно-правовые документы организации были «рабочими» (иными словами – исполнялись всеми сотрудниками), необходимо обеспечить согласованность их положений. Так, в нашем случае в должностных инструкциях должны быть зафиксированы обязанности по работе с документами, предусмотренные инструкцией по делопроизводству для разных категорий должностей. Они должны быть зафиксированы в должностной инструкции руководителя структурного подразделения хотя бы кратко (Пример).

Чтобы задача по обеспечению согласованности положений организационных и нормативных документов была успешно реализована, целесообразно разработать и закрепить единые формулировки для их включения в проекты должностных инструкций. Сделать это можно в нормативном документе, устанавливающем требования к структуре и тексту должностных инструкций в организации (если он есть), или же разместить информацию в общем доступе на корпоративном портале. Контроль за включением тех или иных обязательных положений в должностную инструкцию осуществляется в ходе согласования ее проекта. Делать это может как специалист по управлению документацией (начальник службы делопроизводства), так и работник, координирующий деятельность по разработке должностных инструкций в организации (например, начальник отдела кадров).

Ответственных за делопроизводство в подразделениях, как правило, назначают персонально (пофамильно) приказом руководителя, при этом их должностные инструкции (с соблюдением норм трудового права) включают обязанность по ведению делопроизводства в структурных подразделениях. Обычно детализация этой задачи в должностной инструкции не предусматривается. Перечень операций, вменяемых ответственному за делопроизводство в подразделении, удобно оформить отдельным пунктом приказа.

Приказ об утверждении должностных инструкций образец

Должностные инструкции составляются в соответствии с внутренними регламентами компании, их содержание и форма остаются на усмотрение руководителя. Чтобы инструкции вступили в силу, их необходимо утвердить соответствующим приказом или распоряжением. Образец приказа об утверждении инструкции и правила его составления описаны в статье.

 Скачать образец приказа об утверждении должностных инструкций (word)

Ранее мы приводили пример листа ознакомления с приказом, ознакомиться с образцом можно тут.

Образец приказа и правила его составления

Утвердить должностные инструкции можно с помощью приказа или распоряжения. Форма этих документов свободная, поскольку утвержденного образца не предусмотрено. Структура стандартная и включает такие разделы:

1. Название организации.
2. Дата, место и номер составления приказа.
3. Обоснование – например: «в связи с необходимостью систематического контроля выполнения должностных обязанностей, оценкой качества работы сотрудников».
4. Текст решения (после слова «Приказываю»: утверждение инструкций, ответственный за исполнение документа). Это может быть начальник отдела кадров, менеджер отдела и другое ответственное лицо.
5. Подпись сотрудника, означающая ознакомление с приказом, расшифровка подписи (фамилия, инициалы).
6. Дата составления, подпись директора, печать организации (при необходимости).

При составлении приказа об утверждении инструкции можно ориентироваться на такой образец.

Приказ составляется ответственным работником. Это может быть:

• секретарь;
• менеджер по персоналу;
• менеджеры других отделов;
• юрисконсульт и др.

Сотрудники передают документ на подпись руководителю, снимают необходимое количество копий. Приказ необходимо зарегистрировать в журнале внутреннего документооборота. Оригинал хранится вместе с другими документами и предъявляется по первому требованию. Документ хранят в течение всего времени работы компании или до утраты им своей силы. Минимальный срок хранения в архиве составляет 3 года.

Можно ли утвердить должностную инструкцию другим способом

Как составление инструкций, так и издание приказа об их утверждении не является обязательной мерой. Если руководителю удобнее обойтись без этих документов, он может отказаться от их издания. Например, можно составить инструкцию, форму которой утвердить специальной отметкой (виза «Утверждаю» в правом верхнем углу над текстом»).

Оригинальная версия будет храниться у ответственного работника, а ее копии будут подписываться конкретными сотрудниками и храниться у них.

Также можно составить и одно распоряжение, в котором перечислить сразу несколько утверждаемых инструкций для разных должностей.

Как вносить изменения в должностные инструкции

Инструктирующая документация с течением времени может претерпевать изменения, что связано как с поправками в законодательство, так и с развитием самой компании. Например, у работника могут появляться новые обязанности, полномочия, сфера ответственности. К тому же в компании могут появиться и новые должности в связи с расширением, реорганизацией отделов и т.п.

Поэтому появляется необходимость составить новую инструкцию либо внести поправки в старую. Порядок внесения таких поправок законодательством не регулируется. Поэтому руководитель может просто поручить разработать новые документы ответственным сотрудникам, т.е. составлять приказ об этом необязательно.

Как только появится новая редакция документов, их также необходимо утвердить новым приказом. Одновременно с его появлением старое распоряжение утрачивает силу, о чем также нужно написать в новом тексте. Предварительно можно издать распоряжение об утрате силы прежними инструкциями, а также о разработке новых бумаг в установленный срок. Оформить приказ можно в соответствии с таким образцом.

Таким образом, компания имеет полную свободу выбора при составлении описанных документов. Приказ оформляется в произвольной форме, подписывается ответственным сотрудником. К тому же отдельное распоряжение можно вообще не издавать, просто утвердив инструкцию визой «Утверждаю».

В каких случаях нужен приказ

Обычно форма приказа утверждается в самом начале деятельности организации или учреждения. Но иногда такое распоряжение приходится формировать и уже в процессе осуществления деятельности. Это необходимо в случае:

• создания новых штатных единиц в структуре учреждения или организации;
• изменения законодательных актов, регламентирующих трудовую функцию сотрудников;
• изменения технологических подходов и требований.

Также распоряжение о введении новых служебных обязанностей или корректировке старых может поступить от вышестоящих организаций или министерств. Коммерческие компании могут изменять функции, присущие определенной должности, по своему желанию в любое время. Главное, чтобы соответствующие изменения были внесены в трудовые договоры работников.

Что фиксировать в разделе?

В этом разделе инструкции по делопроизводству следует рассказать о правилах оформления основных видов документов, используемых в организации. К ним относятся:

• локальные нормативные акты (далее – ЛНА);

• распорядительные документы (приказы, распоряжения);

• протоколы;

• письма;

• акты;

• записки.

Изучите:

1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная ИД);

2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – МР по разработке ИД).

Из этих двух документов коммерческой организации будет «ближе» Примерная ИД, а государственной – МР по разработке ИД.