«1с:зарплата и управление персоналом 8»: автоматическое начисление доплаты до оклада в период командировки

Шаг 1: определяем количество дней.

Для правильного расчета количества рабочих дней, приходящегося на время командировки, необходимо воспользоваться Положением № 749.

В соответствии с п. 9 данного документа средний заработок за период нахождения сотрудника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Сотруднику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого сотрудника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы на командировку распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

Напомним, что в силу п. 4 Положения № 749 днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда сотрудника в место постоянной работы.

Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Обратите внимание, что в силу п. 5 Положения № 749 оплата труда за выходной день (15.04.2017) производится в соответствии с трудовым законодательством РФ. То есть для определения размера оплаты работы в период командировки в выходной или нерабочий праздничный день работодателям следует руководствоваться ст. 153 ТК РФ.

Командировочные расходы

Работодателю необходимо определить и зафиксировать перечень и объем затрат, которые компания компенсирует командированному сотруднику.

Например, данный перечень может состоять из следующих расходов:

1. оплата проезда;

2. найма жилого помещения;

3. суточные;

4. затраты на бензин, если командировка согласована на личном транспорте;

5. оплата аэроэкспресса;

6. такси и пр.

Важно обратить внимание, какие из расходов оплачиваются только при условии предоставления первичных документов, а какие — при их отсутствии. После составления подобного перечня работодатель должен принять решение о размере возможной компенсации и способе ее выплаты, а также описать случаи при потере документов, подтверждающих расходы. Например, в таких ситуациях сотрудник за свой личный счет делает запросы на восстановление утерянных документов (билеты на поезд, билеты на самолет, проживание в гостинице)

Если документы были не именные (билеты на автобус, электричку) и восстановить их невозможно, то затраты не принимаются и оплачиваются за счет командируемого сотрудника на основании его письменного согласия посредством взыскания из заработной платы

Например, в таких ситуациях сотрудник за свой личный счет делает запросы на восстановление утерянных документов (билеты на поезд, билеты на самолет, проживание в гостинице). Если документы были не именные (билеты на автобус, электричку) и восстановить их невозможно, то затраты не принимаются и оплачиваются за счет командируемого сотрудника на основании его письменного согласия посредством взыскания из заработной платы

После составления подобного перечня работодатель должен принять решение о размере возможной компенсации и способе ее выплаты, а также описать случаи при потере документов, подтверждающих расходы. Например, в таких ситуациях сотрудник за свой личный счет делает запросы на восстановление утерянных документов (билеты на поезд, билеты на самолет, проживание в гостинице). Если документы были не именные (билеты на автобус, электричку) и восстановить их невозможно, то затраты не принимаются и оплачиваются за счет командируемого сотрудника на основании его письменного согласия посредством взыскания из заработной платы.

Необходимо особое внимание уделить закреплению в положении о командировках затратам по размеру суточных. Размер суточных законодательно не регламентирован, поэтому в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН, они принимаются в любом самостоятельно установленном работодателем размере

Также компенсация затрат, в которые входят и размер суточных, может быть установлена в одинаковом размере для всех сотрудников компании или возмещение сумм будет варьироваться в зависимости от занимаемой должности.

Например, в положении о командировках могут быть установлены следующее ранжирование размера суточных:

1. по Москве и Санкт-Петербургу:

• Руководителям отделов и исполняющим обязанности руководителей – 600 руб. в сутки;

• Остальным сотрудникам – 500 руб. в сутки;

1. по остальным городам:

• Руководителям отделов и исполняющим обязанности руководителей – 500 руб. в сутки;

• Остальным сотрудникам – 400 руб. в сутки.

Следует заметить, что для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:

• 700 руб. — для командировок по территории России;

• 2 500 руб. — для зарубежных поездок.

В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах (как в примере выше).

Однако ТК РФ не содержит ограничений на право работодателя устанавливать определенные размеры суточных при направлении работников в командировки для выполнения служебных заданий.

В 2017 г. предприятие может самостоятельно определять размеры суточных, что также предусмотрено ст. 346.16 НК РФ (подп. 13 п. 1), и закреплять их в своих внутренних актах. В этом случае организация отчисляет страховые взносы с разницы между нормативом и фактической величиной выданных суточных.

Шаг 2: рассчитываем средний дневной заработок.

Согласно п. 9 Положения № 922 средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы зарплаты, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, включая премии, на количество фактически отработанных в этот период дней.

При определении среднего дневного заработка нужно учесть следующие особенности, влияющие на порядок его расчета:

1) все участвующие в расчете выплаты должны быть предусмотрены системой оплаты труда, применяемой у данного работодателя (п. 2 Положения № 922). Выплаты, носящие социальный характер (например, материальная помощь) в расчете не участвуют (п. 3 Положения № 922);

2) премии и вознаграждения учитываются в порядке, изложенном в п. 15 Положения № 922:

• ежемесячные премии и вознаграждения – фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода;
• премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, – фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает расчетный период, и в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает расчетный период;
• вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, – независимо от времени начисления вознаграждения;

3) расчетным периодом, за который учитывается заработная плата, являются за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за указанным лицом сохраняется средняя зарплата (п. 4 Положения № 922). Периоды, когда работник находился в отпуске по временной нетрудоспособности, ежегодном основном и дополнительном отпуске, осуществлял уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства и др., из расчетного периода исключаются, также исключаются суммы выплат, начисленные за это время. Если все 12 месяцев расчетного периода сотрудник не работал, поскольку находился в отпусках по беременности и родам, уходу за ребенком, то расчетный период следует заменить на 12 календарных месяцев, предшествующих данным отпускам (п. 5 Положения № 922).

Предлагаем рассмотреть несколько примеров по расчету среднего дневного заработка для оплаты времени нахождения в командировке.

Когда за время командировки можно платить оклад

Как известно, ТК РФ запрещает снижать уровень гарантий, предусмотренных трудовым законодательством для работников <2>. Поэтому выплачивать зарплату за время командировки можно только тогда, когда оклад за этот период больше среднего заработка. То есть, если средний заработок меньше оклада, можно за время командировки производить сверх среднего заработка доплату до оклада. В противном случае выплата оклада вместо среднего заработка — это нарушение трудового законодательства. И трудинспекция при проверке может оштрафовать организацию на сумму от 30 000 до 50 000 руб., а руководителя организации и работодателя — индивидуального предпринимателя — на сумму от 1000 до 5000 руб. <3>.

Внимание! Оплачивать время командировки исходя из оклада можно, только если средний заработок меньше оклада. Однако, по мнению Роструда, даже в тех случаях, когда текущая зарплата выше среднего заработка, ее выплата командированному работнику противоречит ТК РФ

Однако, по мнению Роструда, даже в тех случаях, когда текущая зарплата выше среднего заработка, ее выплата командированному работнику противоречит ТК РФ <4>.

В Минздравсоцразвития России (http://www.minzdravsoc.ru/labour/relationship/13) с таким подходом не согласны.

Из авторитетных источников

Ковязина Нина Заурбековна, заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

«Положение работника в случае его командирования ухудшаться не должно.

Позиция Минздравсоцразвития заключается в том, что, если средний заработок работника за время командировки окажется ниже его текущей заработной платы, можно предусмотреть выплату работнику доплаты до фактического заработка».

Поскольку такой порядок оплаты прямо не предусмотрен трудовым законодательством, его нужно определить в локальном нормативном акте организации (например, в положении об оплате труда) или коллективном договоре.

Итак, как вы уже поняли, средний заработок придется рассчитать в любом случае, чтобы понять, больше он или меньше оклада.

<2> Статьи 8, 9 ТК РФ.<3> Часть 1 ст. 5.27 КоАП РФ.<4> Письмо Роструда от 05.02.2007 N 275-6-0.

Правила начисления

При начислении командировочной зарплаты стоит учитывать несколько правил, часть из которых была введена относительно недавно.

Так, к примеру, теперь размер суточных, входящих в командировочные выплаты, не должен превышать 700 рублей, если сотрудник перемещается по территории России. Если же поездка предполагает выезд за границу, то размер данных начислений вырастает до 2,5 тысяч рублей.

При этом, если суточные были выплачены в иностранной валюте, то при расчете учитывается курс того дня, когда деньги были переданы работнику.

В случаях, когда работник самостоятельно приобретает валюту на полученные командировочные, расчет можно произвести двумя путями:

1. При наличии справки об обмене валют бухгалтер может произвести расчет исходя из официального курса, действующего в указанный в бумаге день.
2. В случае утери справки командировочные рассчитываются исходя из курса ЦБ, который действовал в день выдачи средств.

При этом, суточные не выплачиваются в том случае, если рабочая поездка длится не более одних суток.

Также стоит учесть, что все расходы, которые могут возникнуть в командировке, не подлежат обложению страховыми взносами и удержанию НДФЛ. В то же время, питание работника не относится к расходам организации, то есть, оплачивать его он должен самостоятельно.

Работодателю важно знать, что с размера суточных, превышающего установленные 700 и 2500 рублей для командировок по России и за рубежом, соответственно, удерживается НДФЛ. Поэтому величину суточных в день рекомендуется принимать меньше установленных сумм

Поэтому величину суточных в день рекомендуется принимать меньше установленных сумм.

Расчет командировочных чем-то похож на ту же операцию, но по отношению к отпускным, однако различия между ними все же есть.

Так, к примеру, начисления зарплаты во время служебной поездки производятся только в рабочие дни, тогда как на отдыхе деньги начисляются исходя из календарных суток

Поэтому бухгалтеру важно знать, сколько именно дней из времени поездки будут являться рабочими

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

• суточные, т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д.. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту.

  После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

  В зависимости от затрат, он либо получает дополнительные деньги (если аванс, полученный в качестве суточных был превышен), либо возвращает в кассу остаток.

• оплата з/п сотрудника за дни проведенные в командировке. В данном случае оплата за командировочные дни начисляется одновременно с оплатой за все остальные дни месяца и выплачивается в общем порядке, в день выдачи ближайшей зарплаты.

Как оплачивается командировка новому работнику?

Оплата командировочных

Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку
Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;
Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!
Календарные дни, как при расчете, например, отпускных, учитывать не нужно

Также из расчетного периода необходимо исключить время, проведенное в предыдущих командировках, в отпусках, на больничных, в отгулах и т.п.

Следующее, что нужно сделать для правильного расчета командировочных – определить величину среднего заработка в расчетный период
Сюда включаются все выплаты по системе оплаты труда, принятой на предприятии, за минусом выплат на социальную и материальную помощь, а также отпускных и больничных – их при вычислении средней з/п учитывать не надо;
Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.
В этом случае для верного расчета командировочных, необходимо обязательно проиндексировать и средний заработок командировочного.

Третьим пунктом будет вычисление средней заработной платы за день и, в конечном итоге, суммы командировочных. Здесь все просто: з/п за расчетный период надо поделить на те дни, которые были фактически отработаны, опять же, в расчетный период

После этого результат деления нужно умножить на то количество дней, которые были проведены в командировке. Полученная в итоге сумма и будет являться суммой командировочного.

К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

Как рассчитывается?

При стандартной схеме, командировочные для сотрудника рассчитываются, исходя из среднего годового заработка.

Для правильного проведения расчетов, необходимо придерживаться строго определенной схемы:

1. Определить количество дней, за которые необходимо выплатить средний заработок во время рабочей поездки.
2. Определить сумму тех выплат, которые необходимо произвести во время данного расчетного периода.
3. Определить количество дней, которые будут включены в расчет.
4. Исключить из расчета средний дневной заработок.
5. Исчислить средний заработок за время, которое работник находился в командировке.

Теперь же можно рассмотреть схему более подробно. Первый пункт не нуждается в отдельном пояснении. Для второго пункта следует учесть не только средний заработок, но и все выплаты, которые так или иначе предусмотрены Положением об оплате труда во время командировки.

Для третьего пункта необходимо определить расчетный период, который должен составлять 12 календарных месяцев. При этом его длительность все же может быть изменена, но только в том случае, если об этом говорится в локальном акте компании. Также данные корректировки не должны вредить самому работнику.

При расчете дней также стоит учитывать то, что далеко не все из них могут быть включены в расчетный период.

Так, не стоит включать:

• время, когда работник находился на больничном или в отпуске, тогда как законодательно его заработок сохранялся;
• рабочие дни, когда сотрудник отсутствовал на своем месте по вине самого работодателя или же причинам, которые не завесили ни от одной из сторон;
• часы, когда сотрудник был участником забастовки, из-за которой не мог начать выполнение своей работы;
• выходные дни, когда сотрудник отсутствовал на своем месте в связи с уходом за недееспособным родственником или детьми-инвалидами;
• любые другие дни, во время которых сотрудник не мог присутствовать на работе согласно законодательству РФ, однако ему все равно начислялась средняя зарплата.

Порядок направления работника в командировку определяется действующим законодательством.

Как указать командировку в табеле? Информация .

Как рассчитать командировку в выходные дни? Подробности в этой статье.

Выполнение четвертого пункта более простое. Он предусматривает деление суммы выплат, которые были произведены за время расчетного периода, на количество дней, которые работник отработал за это же время. В результате получится средний дневной заработок.

Теперь остается выполнить только пятый пункт. Для этого полученная в четвертом пункте сумма перемножается с количеством рабочих дней, найденным в первом пункте.

Расчет командировочных: шпаргалка для бухгалтера

57, 135 ТК РФ). В качестве локального нормативного акта может расцениваться приказ по организации об установлении доплаты (ст. 8 ТК РФ). Оформление приказов о назначении доплаты по каждой конкретной командировке не является обязательным.

При определении размера выплаты работнику необходимо рассчитать сумму выплаты не только исходя из фактического заработка, предусмотренного Положением, но и исходя из среднего заработка, рассчитанного в соответствии со ст. 139 ТК РФ, после чего определить наибольшую величину, которая и должна быть выплачена работнику.

Таким образом, если в организации документально закреплено такое условие, то за дни нахождения работника в служебной командировке ему следует выплачивать:

1. средний заработок, определяемый в установленном порядке;
2. доплату к среднему заработку за дни нахождения работника в командировке до оклада.

Д.Н. Конькова Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации 21.05.2018

ТК РФ).Поскольку средний и фактический заработок – величины неравные и зависящие от многих факторов, организация может сделать доплату до ежемесячного оклада. Такой акт со стороны работодателя является одним из видов поощрений для сотрудников, которые выполняют свои рабочие функции, находясь в не очень комфортных условиях (вне дома, вдалеке от семьи). Читайте по теме в электронном журнале Порядок доплаты до оклада при командировке Работодатель (организация, компания, предприятие) может доплачивать сотрудникам, находящимся в командировке определенную сумму до уровня заработной платы, которую они получают ежемесячно. В трудовом законодательстве указано, что на все время командировки, включая нахождение в пути, работнику начисляется среднемесячный заработок с учетом тарифной ставки.

Расчет среднего заработка при продолжающейся командировке

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Средний заработок сохраняется на все время командировки, то есть за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Во всех случаях определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных ТК РФ, применяется порядок, установленный Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение).

Расчетным периодом являются 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28-е (29-е) число включительно) ( ТК РФ, п. 4 Положения).

То есть, если командировка переходит на следующий месяц, средний заработок определяется за весь период командировки исходя из расчетного периода, предшествующего месяцу начала командировки.

В Письме Минтруда РФ от 27.06.2019 № 14-1/ООГ-4422 отмечается, что ТК РФ и Положением не предусмотрен порядок выплаты среднего заработка во время служебной командировки.

При этом в силу абз. 5 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).

На основании абз. 5 ТК РФ работник имеет право на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы.

В абзаце 7 ТК РФ определено, что работодатель обязан выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в сроки, установленные согласно ТК РФ коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами.

В силу ТК РФ заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, предусмотренный локальными актами организации (правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором), принимаемыми в соответствии с ТК РФ с учетом мнения выборного органа работников.

Следовательно, ТК РФ не регулирует конкретные сроки выплаты заработной платы (конкретные числа календарного месяца), но при этом устанавливает требование о максимально допустимом промежутке времени после окончания отработанного периода, в который должна быть выплачена часть заработной платы за данный период.

На этом основании чиновники пришли к выводу, что в целях предупреждения возникновения трудовых споров работодателю в соответствии со ст. 8 ТК РФ следует предусмотреть в локальном нормативном акте (например, в положении о командировках) сроки выплаты среднего заработка во время служебной командировки. При этом, по мнению Минтруда, сроки выплаты среднего заработка во время служебной командировки должны быть аналогичны срокам выплаты заработной платы, предусмотренной ст. 136 ТК РФ.

Таким образом, возможны два варианта выплаты среднего заработка за периоды командировки, приходящиеся более чем на один месяц.

Первый вариант – начислить средний заработок за закончившийся месяц командировки уже по окончании месяца несмотря на то, что работник еще находится в командировке, и выплатить (перечислить на банковскую карту) такой средний заработок при выдаче заработной платы за этот месяц.

В месяце прибытия из командировки начисляется средний заработок за дни командировки, пришедшиеся на этот месяц. Такая сумма выплачивается при выдаче зарплаты за данный месяц.

Второй вариант – начислить средний заработок работнику по окончании командировки, когда однозначно станет известным количество дней, в течение которых он находился в соответствующем статусе, сразу за все эти дни.

В таком случае вся сумма среднего заработка (за все месяцы) должна быть выплачена одновременно с выдачей заработной платы за месяц, в котором работник вернулся из командировки.