Инструкция: оформляем товарно-транспортную накладную

Кто может оформлять в ЕСУТД ТТН и путевые листы?

Требование по оформлению ТТН и путевых листов в электронном виде распространяется на физических и юридических лиц, независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность в сфере автомобильного транспорта, по следующим категориям транспортных средств:

1. По ТТН:

категория N3 — транспортные средства, предназначенные для перевозки грузов и имеющие технически допустимую максимальную массу более 12 т.

1. По путевому листу:

• • категория M2 — транспортные средства, используемые для перевозки пассажиров, имеющие, помимо места водителя, более 8 мест для сидения и технически допустимую максимальную массу не более 5 тонн;
  • категория M3 — транспортные средства, используемые для перевозки пассажиров и имеющие, помимо места водителя, более 8 мест для сидения и технически допустимую максимальную массу более 5 тонн;
  • категория N3 — транспортные средства, предназначенные для перевозки грузов и имеющие технически допустимую максимальную массу более 12 т.

23 июня 2021 года опубликован Приказ о внесении изменений в Правила грузовых перевозок автомобильным транспортом, который вступает в силу по истечении 60 календарных дней с даты публикации. 

Согласно изменениям в случае выписки ТТН и путевого листа на бумажном носителе на грузовое автотранспортное средство с технической допустимой максимальной массой более 3,5 (трех с половиной) тонн, перевозчик и грузоотправитель обеспечивает их регистрацию в единой системе управления транспортными документами:

• путевого листа – до начала смены (рейса);

• товарно-транспортной накладной – до отправления груза.

Как заполнять товарно-транспортную накладную в 2021 году

Особое внимание нужно уделить количеству экземпляров. ТТН должна иметь минимум четыре копии

Крайне редко, но бывают такие ситуации, когда транспортная и экспедиторская компания – это разные организации. Каждой из них нужна ТТН. Таким образом, оформляется столько накладных, сколько необходимо для конкретной ситуации. Но их должно быть не меньше четырех. Один остается у отправителя, а остальные отдаются перевозчику. При выгрузке товара получатель должен подписать все копии, и одну оставить у себя. Третий экземпляр прилагается к счету, который перевозчик выставляет заказчику за свои услуги. Четвертая копия остается в экспедиторской компании. Она используется для ведения бухучета.

Структура документа

Затем идет основная часть документа, которая делится на два основных раздела:

Товарная. Сюда вносится информация об отправляемом товаре, его название, параметры, объем. Также здесь прописываются сведения об участниках сделки, как об отправителе, так и о получателе. Именно эта часть накладной позволяет отправителю списать товар со своего склада, а получателю его оприходовать.

Транспортная. Содержит подробную информацию о перевозке. Прописываются сведения не только о фирме-перевозчике, но и указываются конкретные данные водителя. Также отмечается километраж и время в пути, марка ТС, дополнительные сведения о грузе. В этом же разделе прописывается стоимость перевозки

Именно на него обращают внимание, когда перевозчик предъявляет счет на оплату своих услуг.

Заполнение первого раздела

Нижняя правая часть бланка содержит информацию о конкретном водителе. Так как шофер обычно действует от своей компании по доверенности, здесь необходимо упомянуть и об этом документе. Принимающая сторона должна подтвердить получение груза. Кладовщик или другое ответственное лицо поставит здесь автограф при выгрузке.

Заполнение второго раздела

В строку «заказчик» вносятся данные компании-отправителя, которая и заключала договор с транспортной фирмой. Отмечаются ее данные, в том числе и контактные. Далее нужно указать ФИО водителя, сведения его удостоверения. Затем указываются вид перевозки и другая необходимая информация. Если допускается вероятность переадресовки, нужно указать дополнительный адрес.

Далее идет еще одна таблица, столбцы которой заполняются соответствующей информацией. Например, если имеются сопроводительные документы, прилагающиеся к грузу, о них также следует упомянуть. Например, это могут быть сертификаты, подтверждающие качество товара. Ниже сотрудники, которые принимают непосредственное участие в данной процедуре, проставляют свои автографы с расшифровками.

Во втором разделе присутствует и вторая таблица «Погрузочно-разгрузочные операции». Она предназначена для указания сведений о погрузке и разгрузке. Так, нужно прописать, на каком предприятии происходила погрузка, а где осуществлялась выгрузка. Отмечается, каким способом проводилась погрузка-выгрузка, дата отправления, когда груз прибыл в место назначения. Указываются и другие сведения, например, стоимость услуг по перевозке, километраж, простой, если таковой имеется. Последняя таблица предназначена для подробных расчетов. Здесь указывается работа, которая была выполнена, стоимость этих услуг. Затем производится подсчет суммы, которую должна оплатить компания-отправитель.

Как заполнять ТТН грузоотправителем

Начинайте оформление с шапки:

1. Впишите серию и порядковый номер первички. Укажите дату составления ТТН.
2. Грузоотправитель — лицо, отгрузившее товар. Заполните реквизиты в строгом соответствии с учредительными документами.
3. Грузополучатель — это субъект, получающий отправленную поставку. Сведения о получателе фиксируйте в соответствии с договором поставки или учредительными документами.
4. Плательщик — это субъект, который вносит оплату за отгрузку в соответствии с условиями договора. Внесите платежные реквизиты плательщика на основании контракта или соглашения.

Переходим в товарный раздел товарно-транспортной накладной. Здесь фиксируем все имеющиеся данные о транспортируемой партии продукции, товаров, грузов. В этой части документа раскрывается информация о наименовании, количестве, цене и стоимости, упаковке и прочих характеристиках товара. По сути, это дублирование информации, которая обязательна к заполнению в стандартной товарной накладной. При оформлении ТТН оформлять простую ТН не обязательно — вся информация уже раскрыта.

ВАЖНО!

Если позиции транспортируемой продукции не поместились на одной страничке товарно-транспортной накладной, то оформляются дополнительные листы 1-Т. Столько, сколько потребуется для отражения полной картины о партии товара. Учтите, что придется указать количество страниц и их последовательность под табличной частью товарного раздела.

Далее фиксируются общие значения поставки. Необходимо раскрыть сведения о стоимости товара, массе, количестве мест. Дополнительно отразите сведения о приложениях, сертификатах и спецификациях к продукции при наличии.

Затем ТТН подписывают представители грузоотправителя:

• руководитель или иной уполномоченный представитель компании, который отдал непосредственное разрешение (распоряжение) на отгрузку;
• главбух, который отразил финансовые показатели;
• работник, который осуществил отгрузку.

В правой части товарного раздела ставятся отметки получающей стороны:

Раздел ТТН «Погрузочно-разгрузочные работы», заполняется представителем ООО «Сухие смеси» — грузоотправителем.

1. Графа 11 «Исполнитель» содержит сведения о том, кто конкретно производил погрузку (грузоперевозчик своими силами, представители грузоотправителя или сторонняя организация).
2. Графа 14 «Способ» — сведения о способе погрузки: автоматизированный (с использованием погрузчиков), ручной, наливной или насыпной.
3. Графа 13 отражает данные о том, какая техника или оборудование были использованы при том или ином способе погрузки.
4. В графах 16 и 17 ставится время (часы и минуты) прибытия машины под погрузку и убытия после окончания погрузочных работ. Графа 18 включает в себя сведения о дополнительных видах работ.

Прибытие под погрузку определяется временем предъявления путевого листа лицу, ответственному за отпуск ТМЦ. Время убытия – с момента проставления в товарно-транспортной накладной подписей о приемке товара к транспортировке. Графа 19 «Подпись ответственного лица» заполняется представителем грузоотправителя (ООО «Сухие смеси»).

Условия применения

Действующие условия не распространяются на транспортировку:

• грузов почтового назначения, так как регламентируются международными почтовыми Конвенциями;
• мебели, бытовой техники, прочего движимого имущества и утвари при переезде (смене места жительства, местонахождения);
• тела усопших родственников, членов семьи.

ВАЖНО!

Если маршрут грузоперевозки проходит через границы других государств, то наличие накладной CMR обязательно. В ином случае перевозимые объекты могут арестовать, а отправителя и перевозчика оштрафовать. Размеры штрафных санкций устанавливаются законодательством страны, в которой произошел арест.

Инструкция по заполнению товарной накладной

Начинается оформление товарной накладной с заполнения сторон сделки. В строку «организация-грузоотправитель» вписывается полное наименование предприятия, отпускающего товар с указанием его организационно-правового статуса и банковских реквизитов. В строку «Грузополучатель» аналогичным образом вписываются сведения о покупателе. Далее в строку «Поставщик» нужно продублировать сведения, внесенные в пункт «Грузоотправитель», а в строку «Плательщик», соответственно — о грузополучателе.

Далее нужно внести номер документа по внутреннему документообороту, а также дату его составления (она должна совпадать с датой отгрузки товара). Затем в накладную следует включить специальную таблицу, в которую надо вписать:

• подробный перечень передаваемых товаров, с указанием их наименования,
• единицы измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.),
• количества,
• цены,
• общей стоимости.

Если компания работает с НДС, нужно его выделить, если нет, то эту ячейку можно оставить пустой. Далее в строке «Всего по накладной» надо заполнить ячейки о цене товара.

Ниже таблицы следует указать, сколько листов содержит товарная накладная

Затем в нужной строке отметить полную стоимость передаваемой продукции прописью (здесь важно обратить внимание на то, что оставшееся свободным место в этой строке нужно зачеркнуть). В заключение накладную должны подписать с обязательной расшифровкой своих подписей ответственные лица:

• сотрудник, отпускающий товар,
• главный бухгалтер,
• человек, принявший его.

Транспортная накладная

Транспортная накладная – это расчетный документ, сопровождающий транспортировку груза. Нужна для подтверждения факта оформления соглашения на перевозку груза. Требуется для регулирования транспортировки. Является основанием для учета перевозки и расчетов с транспортной компанией.

Форма документа может утверждаться руководителем самостоятельно. При этом за основу обычно берется форма, утвержденная госорганами. В любом случае, в документе должны быть обязательные сведения. Это реквизиты сторон сделки. Порядок заполнения бумаги утвержден постановлением Правительства №272 от 15.04.11.

Накладная оформляется на одну или несколько партий груза. Если ценности перевозятся посредством разных ТС, число сопроводительной документации должно соответствовать количество ТС.

Накладная подписывается отправителем груза и перевозчиком. Если в документ вносятся изменения, они заверяются подписями.

Отличия между транспортной и товарно-транспортной накладной

Документы различаются количеством разделов, которые нуждаются в заполнении. Транспортная форма оформляется отправителем груза, товарно-транспортная (ТТ) – отправителем груза и перевозчиком.

ТТ накладная оформляется в 4 экземплярах. Они выдаются поставщику, покупателю, а также перевозчику. Последний получает 2 экземпляра. Транспортная накладная оформляется в 3 экземплярах: для отправителя, получателя и перевозчика.

Транспортная форма регламентирует только перевозку груза, а потому в ней не указывается стоимость груза. Но иногда может быть зафиксирована объявленная стоимость. Актуально это, если груз особо ценный. Объявленная стоимость потребуется при возникновении ЧП: порча, потеря. В документе отсутствует подробное описание погрузки и разгрузки.

Накладные.

ГУ-27 “Оригинал транспортной железнодорожной накладной” (бланк).

Заполнение формы производится в соответствии с Правилами заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом.

ГУ-27а “Накладная N _________ грузовой скорости Метанол — Яд — Огнеопасно”.

Заполнение формы производится в соответствии с Правилами перевозок железнодорожным транспортом грузов наливом в вагонах цистернах и вагонах бункерного типа для перевозки нефтебитума.

ГУ-27б “Накладная N _______ Для перевозки порожней цистерны Метанол — Яд — Огнеопасно”.

Заполнение формы производится в соответствии с Правилами перевозок железнодорожным транспортом грузов наливом в вагонах-цистернах и вагонах бункерного типа для перевозки нефтебитума.

ГУ-27в “Оригинал транспортной железнодорожной накладной на перевозку грузов в универсальном контейнере”.

Заполнение формы производится в соответствии с Правилами перевозок железнодорожным транспортом грузов в универсальных контейнерах.

ГУ-27е “Оригинал транспортной железнодорожной накладной на маршрут/группу вагонов/сцеп”.

Заполнение формы производится в соответствии с Правилами перевозок железнодорожным транспортом грузов группами вагонов по одной накладной.

ГУ-29к “Оригинал транспортной железнодорожной накладной на перевозку грузов в универсальном контейнере (1 лист)”.

Заполнение формы производится в соответствии с Правилами перевозок железнодорожным транспортом грузов в универсальных контейнерах.

ГУ-29-О “Оригинал транспортной железнодорожной накладной (1 лист)”.

Заполнение формы производится в соответствии с Правилами заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом.

ГУ-27у-ВЦ “Оригинал транспортной железнодорожной накладной” (машинопечатная форма).

Заполнение формы производится в соответствии с Правилами заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом и Правилами перевозок железнодорожным транспортом грузов группами вагонов по одной накладной.

ГУ-28 “Накладная прямого смешанного железнодорожно-водного сообщения”.

Заполнение формы производится в соответствии с Правилами перевозок грузов в прямом смешанном железнодорожно-водном сообщении.

ГУ-28е “Натурная ведомость к накладной на перевозку маршрута (группы вагонов) в прямом смешанном железнодорожно-водном сообщении”.

Заполнение формы производится в соответствии с Правилами перевозок грузов в прямом смешанном железнодорожно-водном сообщении.

“Накладная СМГС”.

Заполнение формы производится в соответствии с Соглашением о международном железнодорожном грузовом сообщении (СМГС) и со Служебной инструкцией к Соглашению о международном железнодорожном грузовом сообщении (СИ К СМГС).

Накладная Российско-Финляндского прямого железнодорожного сообщения.

Заполнение формы производится в соответствии с Условиями перевозок пассажиров, багажа, товаробагажа и грузов в прямом железнодорожном российско-финляндском сообщении.

Как подписывать накладную

Заполненную ТОРГ-12 должны подписывать все уполномоченные лица со стороны поставщика и заказчика.

Бывают ситуации, когда груз самостоятельно забирает представитель покупателя по доверенности. В таких случаях в графе «Груз принял» вносятся сведения о лице, который забирает продукцию, и реквизиты основания — доверенности. В графе «Груз получил» расписывается сотрудник, ответственный за размещение продуктов на складе.

Если товарная накладная составлена и направлена заказчику в электронном виде, то обе стороны должны подписать ее цифровой подписью. Электронная ТОРГ-12 формируется в одном экземпляре, но в составе документа два файла. Один создается со стороны покупателя, другой — со стороны поставщика.

Электронную накладную можно направить в территориальную Федеральную налоговую службу в XML-формате по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ подписывает руководитель, главный бухгалтер и иные ответственные лица.

Под накладной, которая составляется в бумажной форме, проставляется пять подписей:

1. В графе «Груз получил» ставит свою подпись уполномоченное лицо заказчика. Право подписи закреплено в уставе организации или оформляется специальным приказом или доверенностью.
2. Раздел «Груз принял» подписывает материально-ответственное лицо заказчика. В этой строке может расписываться и тот служащий, который непосредственно принимает товар. Если партию принимает руководитель, то доверенность не оформляется. Любой другой сотрудник может действовать только на основании доверенности.
3. Со стороны поставщика ставятся три подписи: руководителя, бухгалтера и сотрудника, отвечающего за отгрузку товарно-материальных ценностей. Можно издать приказ, в котором будет закреплено право конкретного работника проставлять подпись от поставщика во всех трех разделах.

Печати ставятся обеими сторонами только в том случае, если они используются в учреждениях.

ВАЖНО!

Печать — это не обязательный реквизит в документации, но в ТОРГ-12 ее лучше проставить, так как в самом бланке предусмотрено место для оттиска печати. При проверке ИФНС может придраться к порядку заполнения документа в случае ее отсутствия.

Если представитель заказчика получил продукцию по доверенности руководителя, которая была заверена печатью, можно приложить бланк доверенности к товарной накладной в качестве сопроводительной документации и хранить эти регистры вместе. Этого для проверяющего инспектора будет достаточно.

Товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортная накладная (ТТН) предназначена для учёта движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) при их перемещении с участием транспортных средств и является основанием для списания ТМЦ у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя. Как правило, оформляется грузоотправителем. Однако по согласованию сторон документ может составляться и перевозчиком.

Некоторые организации используют ТТН для списания/оприходования товарно-материальных ценностей (вместо товарной накладной ТОРГ-12).

Товарно-транспортная накладная — документ, сопровождающий груз, предназначенный для учёта движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Состоит из двух разделов:

Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей;

Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями-владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов и служащего для учёта транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями-владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Товарно-транспортная накладная выписывается в нескольких экземплярах, количество зависит от формы накладной.

• первый — остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;
• второй — предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза (сдается водителем грузополучателю);
• третий (передаётся организации-владельцу автотранспорта) — служит основанием для расчетов, организация-владелец автотранспорта прилагает его к счету за перевозку и высылает плательщику-заказчику автотранспорта;
• четвертый (передаётся организации-владельцу автотранспорта) — прилагается к путевому листу и служит основанием для учёта транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Транспортная накладная — перевозочный документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза. Транспортная накладная составляется на одну или несколько партий груза, перевозимую на одном транспортном средстве, в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Транспортная накладная подписывается грузоотправителем и перевозчиком.

Порядок заполнения ТОРГ-12

Можно выделить три части ТН:

• реквизиты сторон товарообмена;
• расчетный фрагмент;
• итоговый фрагмент, который вмещает в себя подписи уполномоченных лиц.

Обязательные реквизиты накладной:

• название документа и компании;
• дата оформления;
• название товара, его цена и численность;
• название должностей и подписи материально-ответственных за данную операцию лиц;
• печати компаний.

Основные реквизиты документа

1. Строчка «Грузоотправитель»:

• при отправке товара через третье лицо, в поле заполняют полное название компании, которая занимается доставкой, её контактные данные, расчетный счёт и другие банковские реквизиты.
• в случае отгрузки структурным отделам импортёра, в строчке указывается адрес отдела;
• если реализация совершается со склада продавца, в поле нужно указать название компании-продавца, юридический адрес, номер расчётного счёта, ИНН, телефон.

1. Строчка «Структурное Подразделение» заполняется в том случае, если снабжение осуществляется со склада филиала компании.
2. Строка «Грузополучатель» – подразумевает заполнение названия адресата, его контакты, адрес и номер счёта.
3. «Поставщик» – это компания-продавец, её полное название, реквизиты расчётного счёта и остальные контакты.
4. «Плательщик» – строка, где записывают название организации, которая платит за груз, и реквизиты, аналогичные графе «Поставщик».
5. В строке «Основание» заполняется наименование, № договора, его дата. Когда доставка происходит через третье лицо, заполняют номер и дату товарно-транспортной накладной, которая выписывается для организации, занимающейся транспортировкой.

Бланк ТОРГ-12.

Расчётная часть: Торг-12 оформляется в виде таблицы. Согласно учёту, указывают номер и дату составления накладной.

В строках заполняется наименование, сорт, номенклатурный номер, вид упаковки, число товаров (в одной упаковке или общее число тары), единицы измерения (их название и код ОКЕИ), масса и цена груза, сума с учетом НДС и без него.

Хотите открыть бизнес с нуля, но не знаете как взять кредит? Эта статья вам поможет.

В строчке «Итого» подсчитывают общие значения каждой колонки на отдельных страницах. Строчка «Всего по накладной» демонстрирует общую сумму по абсолютно всем страницам накладной.

В последней части указывают: сколько листов у ТН и общее количество записанных товаров.

Нужно заполнить:

• общее количество мест;
• массу груза;
• кто допустил отгрузку (его должность, подпись и ФИО);
• кто совершил поставку (подпись, ФИО и должность);
• дату и номер выдачи доверенности;
• кто принял груз;
• какой грузополучатель получил его;
• дату накладной;

Особенности заполнения накладной без НДС

Графа 13 торговой накладной отображает процентную ставку НДС. Так как накладная составляется на момент хозяйственной операции, отражается такая ставка, которая отвечает данной поставке:

• без НДС – когда указывают про операции или спецрежимы, не облагаемые налогом;
• 0% – при которой деятельность осуществляется по привилегированной ставке.

Пример заполнение ТОРГ-12 без НДС.
Прочерк или пустое место в главе «Ставка НДС» недопустимы. В случае неправильно оформленного документа, необходимо запросить его немедленную замену.

Не знаете, как списать кредиторскую задолженность – тут есть все ответы.