Учет заработной платы в бухгалтерском учете (нюансы)

Какая зарплата бывает и когда её положено платить

Зарплату сотрудника рассчитывают табелю рабочего времени.

При расчете зарплаты бухгалтер-расчетчик руководствуется основными документами и нормативно-правовыми актами организации. Список следующий:

• правила внутреннего трудового распорядка,
• коллективный договор,
• положения о материальном стимулировании и оплате труда,
• штатное расписание,
• пункты трудового соглашения,
• локальные нормативные акты.

Оплата труда бывает сдельной и повременной. При сдельной системе заработок напрямую зависит от выработки: произведенного объема продукции, количества оказанных услуг. При повременном заработке работник получает оклад, соответствующий своей должности. Оклад для каждой должности устанавливают штатным расписанием.

Порядок расчета зарплаты может предусматривать премии и дополнительные надбавки. Например, за стаж, высокие результаты труда или его интенсивность.

Существуют два устоявшихся метода выплаты зарплаты 2 раза в месяц:

1. Аванс и выплата по итогам месяца. В первой половине месяца выдается аванс — часть должностного оклада. Это часть закрепляется в месячной тарифной сетке. Чтобы получить аванс, нужно отработать не меньше двух недель. В конце месяца работник получает оставшуюся часть. Она может быть фиксированной или зависеть от наработанных часов или объема проделанной работы.
2. Оплата труда за 1 и 2 половину месяца. Заработная плата рассчитывается два раза в месяц — в 1 и 2 половинах месяца. Расчет производят по фактически отработанному времени или объему работ, отрезками по две недели. Сотрудник работает две недели, еще через дне недели получает оплату. Обычно такой порядок оплаты устанавливают в коллективном или трудовом договоре.

Бухучет на счетах

При начислении заработной платы и иных вознаграждений делается запись по кредиту счета 70 в корреспонденции со счетами производственных затрат. Например, при начислении заработка основному персоналу делается запись: Дт 20 Кт 70, а вспомогательному: Дт 23 Кт 70.

Перечисление зарплаты на банковские счета или выдача денег из кассы отражается дебетовым оборотом по сч. 70 в корреспонденции с соответствующим бухсчетом (50 «Касса» или 51 «Расчетный счет»).

Типовые проводки:

Учет заработной платы — минимум теории

Бухгалтерский счет учета заработной платы – это бух счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Начнем мы с того, что представим весь процесс работы участка заработной платы в следующем виде:

• Сотрудник работает на предприятии, выполняя свои функции, согласно должностной инструкции. А предприятие оплачивает работу сотрудника
• Предприятие ежемесячно начисляет заработную плату сотрудникам
• Предприятие выдает заработную плату сотруднику.

К этому моменту мы уже знаем термин ФОТ – это Фонд оплаты труда, который является суммой всех начислений по сотрудникам. Принято под термином ФОТ понимать сумму всех начислений сотрудников за месяц. Однако ничто не мешает сказать ФОТ за полгода, год. Или же ФОТ всех торговых представителей, бухгалтеров, административного аппарата.

Работа бухгалтерского участка заработной платы состоит из двух шагов:

• Документальное оформление кадровой информации по сотрудникам: прием и увольнение, приказы по отпуску, оформление больничных листов, невыходы, всякие премии, помощи и т.д.
• Непосредственный расчет и выплата заработной платы с распечатыванием результатов на: расчетных листках, в расчетно- и расчетно-платежной ведомости.

Для выдачи заработной платы будут задействованы касса, если выдается заработная плата «наличкой», либо банк, если зарплата перечисляется на карточки людей.

Доход сотрудника в обязательном порядке облагается налогом. Такой налог называется «Налог на Доходы Физического Лица» (НДФЛ). В настоящее время этот налог считается процентом от начисленной заработной платы и составляет 13%. Сумма высчитанного НДФЛ удерживается предприятием из заработной платы сотрудника, тем самым, уменьшая сумму денег к выдаче.

Начислили заработной платы – 10000р. НДФЛ 13% от суммы начисления будет равен – 1300р. «На руки» (по банку или кассе) сотрудник получит 10000-1300 = 8700р.

Из чего состоит заработная плата? Существует два основных способа начисления заработной платы: повременная и сдельная оплаты труда.

Сдельная оплата труда. Сутью этой системы, как вы догадались, будет высказывание, «как потопаешь, так и полопаешь», а именно – сколько сделал, столько получил. Для каждой выполненной работы существую расценки, нормы, показатели. Этот вид оплаты распространен в сельском хозяйстве, в производстве, среди тех работников, кто непосредственно задействован в производстве продукции: вспашка, уборка площадей и т.д.

Повременная система оплаты труда. При такой системе на первое место выходит не результат сделанной работы в количестве и качестве, а время, проведенное на предприятии. Предполагается, что существуют нормы времени в месяц, в течение которых человек должен находиться на рабочем месте и выполнять свои должностные обязанности.

Норма рабочего времени в месяц может быть выражена в часах или днях.

В основе повременной системы труда лежит понятие оплата по окладу. Оклад – это базовая величина заработной платы, с которой начинается весь расчет оплаты труда.

Если у «сдельщика» базовая величина его зарплаты – это расценки, нормы, показатели, то для «повременщика» — это оклады.

Из обязанности человека находиться на рабочем месте «норму рабочего времени в месяц» вытекает, что сумма оклада будет равна всей его сумме, если человек «отработал» все время в течение месяца. Если же человек пропустил, не смог выйти на работу, тогда полная сумма оклада пересчитывается пропорционально отработанным дням или часам.

Сумма оклада может учитываться от количества отработанных дней, а может от количества отработанных часов. Все это указывается в трудовом договоре, который заключает человек с предприятием в момент своего трудоустройства.

Пускай норма работы человека в апреле месяце: в днях 20, а в часах 160. Допустим оклад человека 10000р. и система учета:

По дням
Человек не вышел на работу 6 дней. Оклад = (10000/20) * (20-6) = 7000р. НДФЛ = 7000*13% = 910. На руки = 7000 – 910 = 6090р.

По часам
Человек не работал 12 часов в текущем месяце. Оклад = (10000/160)*(160-12) = 9250р. НДФЛ = 1203р. На руки = 9250 — 1203 = 8047р.

Помимо двух базовых начислений (оплата по окладу, оплата по сдельной) и одного удержания НДФЛ, к заработной плате могут добавляться различные надбавки и удержания.

Надбавки – это премии за что-то, дополнительные суммы и т.д. Надбавки имеют свои формулы расчета. Как правило, это либо фиксированная сумма, либо процент от оклада.

Удержания – это суммы, которые уменьшают заработную плату. Самые распространенные удержания – это алименты, выплаты по исполнительным листам, оплата сотовой связи с рабочего телефона сверх нормы (т.е. за свой счет), удержание из подотчета (подотчетное лицо не вернуло деньги в кассу) и т.д.

Зарплата по видам продукции

По результатам обработки первичных документов в ПЭО формируют накопительные ведомости, которые:

• используются в качестве основания/сверки при формировании калькуляций;
• отображают сводные прямые затраты по видам продукции;
• применяются для расчета процента выполнения норм, контроля норм времени, контроля и сверки объемов выпущенной продукции.

Оптимальный вариант — необходимая форма печатается автоматически по запросу пользователя после ввода в базу данных ведомостей по учету выполненных работ.

Накопительная ведомость трудозатрат по видам продукции полезна для анализа зарплаты по видам продукции, калькулирования себестоимости.

В графе «Основная зарплата» указывается сдельная зарплата из ведомостей учета (индивидуальной, бригадной); в графе «Дополнительная зарплата» — премии, доплата за вредность и пр.

Особенности начисления зарплаты и возможные проблемы

Если не вникать глубоко в организацию бухгалтерской службы, то ее структура представляется следующим образом: есть главбух, который контролирует всё, и есть рядовые специалисты, каждый из которых отвечает за свой участок работы.

Однако упомянутые участки могут весьма отличаться как по трудоемкости, так и по возможным последствиям при нарушениях.

Одной из самых сложных областей учета, несомненно, является расчет зарплаты. За ошибки в этой области может последовать наказание как по налоговому, так и по трудовому законодательству. А при серьезных нарушениях к виновным могут быть применены и уголовные санкции.

От профессионализма расчетчика зависит очень много: от лояльности сотрудников до налоговой безопасности фирмы в целом. Цена ошибок может оказаться существенно выше, чем на других участках учета. Однако не все руководители это своевременно понимают

Нередко осознание важности данного участка работы приходит только после применения к организации штрафных санкций.

Примером легкомысленного отношения руководства компаний к начислению зарплаты является то, что на бухгалтера-расчетчика нередко «вешают» еще и кадровое делопроизводство.

А ведь кадровый учет — это не какой-то довесок, а самостоятельный и очень серьезный раздел. Конечно, для начисления зарплаты необходимо знать соответствующие разделы ТК РФ. Но для того, чтобы полноценно вести кадровую документацию, этого недостаточно.

Поэтому попытка усидеть на двух стульях часто приводит к тому, что обоим участкам не уделяется должного внимания, и к организации применяются санкции за нарушения как налогового, так и трудового законодательства.

А в малых предприятиях нередко за весь бухучет и кадры вообще отвечает один специалист. В этом случае риск ошибок возрастает многократно.

Факторы влияния

Факторы, влияющие на расчет номинальной заработной платы

Ниже представлены факторы, влияющие на расчет номинальной заработной платы:

1. Личный вклад работника в производство. Это его стаж, квалификация, имеющиеся навыки, качество произведенной работы, а также выполненный объем.
2. Различные поощрения за качественно проделанную работу. Это доплаты за сверхурочную работу, рост производительности труда и качества товаров.
3. Сложность условий работы. Это вредность производства, тяжелые условия труда и интенсивный график работы.
4. Способы расчета оплаты труда – по окладу, определенному тарифу, за единицу рабочего времени или произведенного товара.
5. Количество отработанного времени или норма выработки.
6. Минимальный размер оплаты труда – МРОТ. Этот параметр является минимальным порогом для начисления номинальной зарплаты и зависит в большей мере от решений на государственном уровне.

Вредные условия труда

Факторы, влияющие на расчет реальной заработной платы

Рассмотрим данные факторы:

• налоговая нагрузка на текущий момент. Чем больше ставки налогов и размеры отчислений в ПФ, тем ниже будет размер реальной заработной платы. Кроме налога на доходы физлиц, предприятие из заработной платы сотрудников еще платит ЕСН, доля которого в сумме налоговых платежей занимает подавляющую часть;
• изменение стоимости потребительских товаров и услуг. Это ведет к обесцениванию денежных средств, реально полученных сотрудником;
• рост тарифов на оплату услуг ЖКХ – эти затраты с каждым годом «съедают» все большую часть полученных работником за свой труд денежных средств;
• спрос на определенные специальности на рынке труда. Если какая-либо специальность становится востребованной, а профессионалов не хватает, то уровень заработной платы возрастет;
• индексация размера заработной платы – в большей мере применимо к бюджетным организациям. Частные организации не стремятся пересматривать оклады и тарифные ставки работников;
• дискриминация по гендерным и национальным признакам – женщинам по сравнению с мужчинами на одной и той же должности будут платить меньше. Мигрантам будут платить минимальную зарплату по «черным» либо «серым» схемам;
• задержка в выплате заработной платы на руки. При этом зарплата начислена и даже учтена в статистических расчетах, а работник ее не получил;
• выдача части зарплаты не денежными средствами, а натуроплатой – то есть продукцией. Этот метод широко практиковался в постсоветском периоде. Для государственной системы подобный фактор просто губителен – с бартерных операций, которым были вынуждены заниматься работники, налоги не поступают. Не исключено, что в текущих кризисных условиях влияние этого фактора может возрасти.

Реальная и номинальная заработные платы в нынешних условиях экономического развития – это совершенно разные вещи. Оба эти показателя зависят друг от друга, и каждый из них имеет свое влияние на экономику.

https://youtube.com/watch?v=ZFNu1IOJxBU

Читайте далее:

Что такое дополнительная заработная плата

Проводка депонированной заработной платы

Образец приказа об увеличении оклада сотрудникам

Расчет средней заработной платы

Формы и виды заработной платы

Понятие оплаты труда и заработной платы, их регулирование

Учет труда и его оплаты имеет свою цель и задачи, в которые необходимо включить:

• точный учет личного состава сотрудников, отработанное ими время и объем выполненных работ;
• точный расчет суммы заработной платы, включая удержания из нее;
• учет расчетов с персоналом организации, бюджетом, органами социального страхования, фондом обязательного медицинского страхования и ПФ РФ;
• контроль рационального использования трудовых ресурсов, оплаты труда и фонда потребления;
• правильный процесс отнесения начисленной оплаты труда и отчислений на социальные нужды на счета производственных затрат и издержки обращения, а также счета целевых источников.

Учет труда и его оплаты на предприятии осуществляется в соответствии с основными нормативными документами в процессе регулирования отношений государством. Бухучет заработной платы и его регулирование проводятся под контролем следующих документов: Конституции РФ, ГК РФ, Трудового Кодекса РФ, Налогового Кодекса РФ, Семейного Кодекса РФ.

Определение 1

Оплата труда включает в себя систему отношений, которые обеспечивают установление и осуществление работодателями выплат работникам за выполненную работу в соответствии с законодательством, прочими нормативно-правовыми актами, условиями коллективных договоров, соглашениями, локальных нормативных актов и трудовыми договорами.

Определение 2

Заработная плата включает в себя вознаграждение за труд в соответствии с квалификацией работников, сложностью, количеством и качеством, а также условиями выполняемых работ. Она включает в свой состав компенсации и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премию и прочие поощрительные выплаты) (ст. 129 Трудового кодекса РФ).

Отдельно необходимо рассмотреть документы, которые на уровне предприятия регулируют отношения в области оплаты труда.

Определение 3

Коллективный договор представляет собой правовой акт, с помощью которого регулируются социальные и трудовые отношения на предприятии. Он заключается работниками и работодателями в лице их представителей в соответствии с главой 7 статьи 40 ТК РФ. Содержание и структуру коллективных договоров определяют сами стороны.

Коллективный договор, учитывая финансово-экономическое положение работодателя, может включать льготы и преимущества для персонала, условия работы и труда, которые будут являться более благоприятными, если сравнивать их с установленными законами, прочими нормативно-правовыми актами, соглашениями.

Определение 4

Трудовой договор представлен соглашением работодателя и работника, в соответствии с которым первый обязан предоставить работу по обусловленным трудовым функциям, обеспечивая предусмотренные нормативными актами трудовые условия и выплачивая своевременно и в полном размере заработную плату. В свою очередь, работники обязуются лично выполнить определенную этим соглашением трудовую функцию с соблюдением действующих на предприятии правил внутреннего трудового распорядка (глава 10, статья  56 ТК РФ).

Типовые формы трудового договора (№ТД-1) и прочие унифицированные формы первичной документации по бухучету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата РФ от 30.10.97 года № 71а.

Основным документом, который свидетельствует о трудовой деятельности и трудовом стаже персонала, является трудовая книжка.ю соответствующая установленному образцу.

Информация, которая необходима работодателю при возникновении и осуществлении трудовых отношений и касается конкретного сотрудника, характеризует персональные данные.

С целью обеспечения прав и свобод личности и гражданина работодатели и их представители в процессе обработки персональных данных сотрудников предприятия обязаны соблюдать установленные ТК РФ требования.

Замечание 1

Обработка персональных данных сотрудника включает их получение, хранение, комбинирование, передачу или любое другое использование.

НДФЛ и страховые взносы: начисление и уплата

Из выплат сотрудникам работодатели обязаны исчислять и перечислять государству:

• налог на доходы физических лиц (ставка для резидентов — 13% с доходов не превышающих 5 млн руб., 15% — с более высоких);
• страховые взносы (22% — ОПС, 5,1% — ОМС, 2,9% — ОСС).

ВАЖНО!

На 2021 год сохранены пониженные ставки страховых взносов для малого и среднего бизнеса: 10% — ОПС, 5% — ОМС, 0% — ОСС с выплат, превышающих МРОТ.

Для формирования проводок по бухучету налоговых платежей планом счетов предусмотрен счет 68, а для начисления и учета страховых взносов — счет 69.

Ответственность «зарплатника» за ошибки

Говоря об ответственности сотрудника, ведущего зарплатный участок, нужно отметить, что она делится на две части: внешнюю и внутреннюю.

По УК РФ и КоАП РФ за все нарушения в деятельности предприятия обычно отвечает директор. Хотя в большинстве статей, предусматривающих применение санкций, и говорится об абстрактных должностных лицах, но на практике рядовых сотрудников очень редко привлекают к административной или уголовной ответственности.

Обычно проверяющие используют специалистов компании в качестве свидетелей, чтобы доказать вину директора или главбуха.

Внутренние санкции, предусмотренные ТК РФ, также бывают двух видов:

1. Дисциплинарная ответственность.
   В зависимости от тяжести нарушения она делится на три «уровня»: замечание, выговор и увольнение (ст. 192 ТК РФ). Причем, если выбор между первыми двумя видами наказания остается за руководством компании, то произвольно уволить сотрудника за любой проступок закон не позволяет.
   Статья 81 ТК РФ определяет общие основания для увольнения по инициативе работодателя. Одним из них является несоответствие занимаемой должности. Но для принятия решения здесь недостаточно одной (или нескольких) допущенных ошибок. Низкая квалификация работника должна быть подтверждена результатами аттестации.
2. Материальная ответственность.
   Чаще всего ошибки при расчете зарплаты влекут за собой финансовые потери для организации: административные и налоговые штрафы, пени за просрочку обязательных платежей и т.п.

При этом остаётся спорным вопрос, причиняет ли работник ущерб работодателю, если по его вине организация была привлечена к административной ответственности.

Согласно судебной практике, наложенный на организацию штраф по вине работника не является основанием для возникновения материальной ответственности. Следовательно, привлечение работника к материальной ответственности за штраф, наложенный на организацию, в судебной практике может быть расценен как неправомерный. Сотрудник, которого принуждают к уплате штрафа, может обратиться в суд (который, скорее всего, встанет на его сторону).

Общие требования к бухгалтеру-расчетчику

Если для ведения всех остальных разделов учета обычно достаточно собственно бухгалтерских знаний, то бухгалтер-зарплатник должен быть еще специалистом по налогам и отчасти даже юристом.

С налогами все понятно: те, кто считают зарплату, обычно начисляют и сопутствующие обязательные платежи, а также заполняют отчетность по ним.

Если же говорить о юридических знаниях, то речь здесь идет не только о Трудовом Кодексе. Ведь кроме собственно начисления зарплаты и налогов расчетчикам часто приходится иметь дело с различными видами удержаний: алименты, штрафные санкции и т.п. Чтобы верно отразить эти суммы в учете, нужно хорошо разбираться в нормативных актах, которые регулируют их взыскание.

Таким образом, специалист по зарплате должен уметь эффективно работать на пересечении бухгалтерского, налогового и трудового законодательства.

Перечисление заработной платы в рамках зарплатного проекта

Перечислять ЗП с расчетного счета удобнее через зарплатный проект. Его можно подключить в банке, где у вас открыт расчетный счет или открыть еще один расчетный счет в том банке, где выгоднее зарплатный проект.

Далее составляется реестр сотрудников с реквизитами их банковских карт, по которому банк сам зачисляет зарплату каждый месяц (зачисление занимает не более часа). Реестр можно редактировать, если поменялся список работников, их данные или размер зарплаты.

Банк может включить в зарплатный проект сотрудников с уже действующими картами или по вашей заявке выпустить всем новые. Часто за обслуживание классических зарплатных карт банк не берет комиссию.

Зарплатный проект подключается бесплатно. В некоторых банках за расчеты с сотрудниками комиссии также нет. В остальных случаях плата за переводы рассчитывается в виде процента с общей суммы выплат (не более 0,5%) или в рублях за каждого сотрудника в реестре, например, 19 рублей за 1 платеж.

Рубрикатор статей

• Пособия сотрудником — как начислять и бухгалтерские проводки
• Исполнительные листы: начисление, выплаты, проводки
• Проводки по отпускам
• Проводки по начислению и выплате материальной помощи работнику
• Командировочные расходы сотрудника в бухучете
• Проводки по подаркам сотрудникам
• Отражение оплаты и начисления премий в учете
• Проводки по удержанию за неотработанные дни отпуска при увольнении
• Начисление и выплата отпуска на примере
• Компенсации за неиспользованный отпуск — как рассчитать и отразить?
• Выплата отпускных работнику
• Резервы отпусков — проводки бухучета
• Больничные листы с точки зрения бухгалтерии
• Финансовая помощь сотруднику
• Отпуск по беременности и родам — выплаты и проводки в бухучете
• Компенсации за задержку заработной платы: расчет и проводки
• Алименты в бухгалтерском учете
• Проводки по уплате зарплаты на карточку сотрудника
• Начисление зарплаты работнику в бухучете
• Выплата заработной платы с точки зрения бухгалтерии
• Проводки по депонированию ЗП
• Возврат заработной платы по бухгалтерскому учету
• Удержания из заработной платы в бухгалтерском учете

Особенности проведения удержаний из начисленных сумм

Аналитический и синтетический виды учета отражают удержания из сумм выплат. При начислении вознаграждений работникам необходимо произвести удержания в соответствии с требованиями законодательства, исполнительными документами, заявлениями работников. Удержания производятся при окончательном начислении сумм оплаты труда работника в последний день месяца. Из сумм авансовых выплат налоги, алименты и прочие удержания не производятся. Для учета налога используется форма 1-НДФЛ или иной самостоятельно разработанный предприятием бланк.

Выдача сумм производится за минусом удержаний. После исчисления НДФЛ общая величина вычитаемых из остатка сумм не должна превышать 20%. При наличии исполнительных листов предельная величина составляет 50%, в исключительных – до 70%. Исключительный и предельный размер удержаний должен быть указан в исполнительных документах. Для учета алиментов и прочих обязательств ведется отдельная ведомость, сведения которой предоставляются в исполнительный орган по окончании выплат.

Пример удержаний из сумм оплаты труда

Работник М. торговой организации ООО «Праздник» получает оклад в размере 22 000 рублей. Вычеты не оформлены. Лицо имеет обязательство – исполнительный лист по уплате алиментов на одного ребенка в размере 25% заработка. В учете ООО «Престиж» производятся записи:

1. Начисление оплаты труда М.: Дт 44 Кт 70 на сумму 22 000 рублей;
2. Удержание НДФЛ: Дт 70 Кт 68 на сумму 2 860 рублей;
3. Удержание алиментов: Дт 70 Кт 76 на сумму 4 785 рублей.

Удержанные суммы перечисляются в бюджет и лицу, указанному в исполнительном листе.