Как стать менеджером проекта в digital: советы, подсказки и курсы для новичков

GanttPRO: если важно не только управление, но и планирование, презентация

Программа позволяет строить графики, отслеживать ход выполнения работ, контролировать расходы финансов и времени. С помощью GanttPRO можно общаться со своей командой, получать уведомления в режиме реального времени. Готовые шаблоны помогут быстрее разобраться в интерфейсе.

Плюсы:

• множество инструментов управления разными видами ресурсов;
• автоматическое построение и обновление графиков проекта;
• возможность автоматизировать управленческие процессы.

К недостаткам относят недоработанное приложение для смартфонов. А чтобы увидеть весь график проекта, необходимо делать выгрузку в отдельный файл.

Кто такой менеджер проектов и что он делает?

Задача менеджера проекта – это реализация проектов от стадии идеи до сдачи в эксплуатацию и дальнейшей поддержки. Например, в веб-студию обращается клиент. Менеджер общается с заказчиком, выявляет потребности, готовит техническое задание. Собирает команду специалистов, которые под его управлением делают сайт. На финальном этапе проект (работающий сайт) сдается заказчику.

В обязанности менеджеров по управлению проектами входит:

• Определение целей и задач проекта, а также требований к нему (каким должен быть сайт, какой функционал на нем нужно сделать, на какой CMS он будет работать и т.д.).
• Подготовка документации, необходимой для начала работы (техническое задание, смета, договор и другие).
• Разбивка проекта на этапы и планирование работ.
• Управление командой специалистов, постановка и контроль задач.
• Переговоры с заказчиками.
• Взаимодействие с подрядчиками, поставщиками и партнерами.
• Сдача проекта заказчику.

• Дальнейшая поддержка проекта при необходимости.

Менеджер проекта должен обеспечивать определенное качество работы, соблюдение сроков и рамок выделенных бюджетов. Срыв сроков или превышение бюджета является проблемой, как и недоработки по качеству (баги, ошибки в работе сайта и т.д.).

Мы разбираем работу проджектов на примере интернет-проектов, но повторюсь – эти специалисты востребованы во всех отраслях и любых компаниях. Например, в сети супермаркетов менеджеры проектов могут отвечать за строительство новых магазинов.

Требования работодателя

При отборе кандидатов на должность проектного менеджера каждый работодатель составляет собственный список требований к кандидатам. Его содержание во многом зависит от сферы деятельности: строителям нужно одно, «айтишникам» – другое, финансистам – третье. Но есть и общие для всех пункты:

• диплом о высшем образовании в сфере собственно проектного менеджмента или в той области, в которой работает компания;
• стаж не менее 1 года (в большинстве случаев – свыше 3-х лет);
• знание отрасли;
• умение грамотно вести проектную и техническую документацию;
• опыт руководства (в первую очередь проектными командами);
• развитые коммуникативные навыки.

Некоторые работодатели дополнительно требуют от соискателя знания программы MS Project, владения английским языком на уровне как минимум Upper Intermediate, готовности к командировкам.

С чего начинается менеджер

Хороший менеджер — это универсальный солдат. Он знает, как провести аналитику, разбирается в документообороте. Внимателен к деталям. Понимает работу каждого сотрудника.

Важно!
Менеджер проекта не должен быть крутым программистом или дизайнером, но он всегда в теме хотя бы на базовом уровне. Так ему проще ставить реальные задачи команде.. Он понимает, сколько времени и сил занимает прототип, сколько нужно разработчику, чтобы написать код, какие проблемы могут возникнуть по ходу работы

Подкованность в разных сферах позволяет точнее просчитывать риски.

Он понимает, сколько времени и сил занимает прототип, сколько нужно разработчику, чтобы написать код, какие проблемы могут возникнуть по ходу работы. Подкованность в разных сферах позволяет точнее просчитывать риски.

Но кроме технических навыков, нужно развивать в себе качества, без которых работа менеджера может превратиться в постоянный кошмар.

Обязанности менеджера проектов

Должностные обязанности менеджера проектов сильно зависит от сферы деятельности компании, но при этом имеют общий набор задач:

• ведение проектов (контроль качества, сроков, бюджетов и рисков);
• коммуникации с заказчиком (согласование планов, сроков, требований, бюджетов);
• руководство проектной командой;
• ведение проектной и технической документации:
  • календарные планы;
  • технические задания;
  • функциональные требования;
  • финансовые отчеты;
  • и так далее.
• участие в процессе продажи и заключении договоров (в том числе участие в тендерах);
• постпроектное ведение заказчиков и дополнительные продажи.

Иногда функции руководителя проектов включают задачи менеджера по продажам: активный поиск клиентов, подготовку коммерческих предложений, переговоры, заключение договоров и т.п.

Отличие проджект-менеджера от продакт-менеджера

Если вы уже знакомы с профессией продакт-менеджера, то знаете, чем он отличается от project-менеджера. Но я все же  повторю. В дословном переводе с английского у них разные значения: product-manager – это менеджер по продукту, а  project-manager – это руководитель проекта.

То есть product-менеджер разрабатывает продукт, который будет востребован, а project-менеджер осуществляет его создание по уже заданным параметрам, в рамках доступного бюджета. Есть еще одно отличие – product-manager занимается продуктом и после вывода его на рынок, а функции проджект-менеджера ограничены периодом  выхода продукта на рынок – на этом его работа по проекту заканчивается.

А какие навыки нужно развивать?

Как уже сказано выше, компании могут предъявлять к проджект-менеджерам отличающиеся требования. Наборы необходимых навыков тоже будут разными в зависимости от конкретной вакансии: где-то хотят видеть тимлида, способного написать код, а где-то нужен просто посредник между командой и заказчиком. Но вот несколько умений, которые понадобятся почти наверняка:

1. Планирование. Это и разработка стратегии, и оценка рисков, и расстановка приоритетов, и тайм-менеджмент. Менеджер проектов должен не только уметь расписать задачи на день, но и держать в голове картину целиком. Так он сможет быстро переиграть планы и не дать внезапным обстоятельствам застать себя врасплох.
2. Управление командой и процессами. Проджект-менеджер не просто распределяет задачи и пожинает плоды — он знает, как это делать эффективно и прозрачно для всех участников. А в идеале ещё и умеет применять актуальные методики и инструменты: например, визуализировать процесс работы на Kanban-доске. Кроме того, менеджер заинтересован в развитии своей команды и сам старается этому способствовать.
3. Коммуникации. Добиться от заказчика внятных пожеланий, замотивировать команду, разрешить споры, аргументировать бюджет и сроки, грамотно подать проект — для этого недостаточно природной коммуникабельности. Понадобится ещё умение вести переговоры и балансировать между противоположными интересами.
4. Технические навыки. Так как работа PM часто связана с digital-проектами, то лучше базово разбираться в языках программирования, знать основы вёрстки и UX/UI-дизайна. Точно так же и в других сферах: в рекламе будут нужны основы маркетинга, а в строительстве — понимание специфики стройматериалов и порядка проведения ремонтных работ. Проджект-менеджер не обязан быть крутым специалистом, но, чтобы общаться на одном языке с членами команды, стоит освоить хотя бы необходимый минимум.
5. Аналитика. Она пригодится как на начальных этапах при анализе рынка, конкурентов и пользовательских запросов, так и позже — когда придёт время подводить итоги и оценивать результаты.
6. Универсальные навыки. В процессе работы придётся столкнуться с распределением бюджета, финансовым учётом, составлением договоров или визуализацией данных. Хотя менеджер не бухгалтер и не юрист, в малобюджетных проектах эти роли, скорее всего, лягут именно на него.

Zoho Projects: облачная система для удаленного управления проектами

Инструмент подходит для компаний с головным офисом и разветвленной сетью филиалов. Zoho Projects позволяет отслеживать прогресс выполнения бизнес-задач, комментировать ошибки, создавать интуитивно понятные инструкции, отчеты. Вся информация хранится в облаке, что позволяет получить доступ к нужной информации в любое время из любого места.

Преимущества Zoho Projects:

• лучший набор коммуникационных инструментов, включая чат в реальном времени, закрытые комнаты-форумы;
• есть бесплатная версия с базовыми функциями и ограниченным числом пользователей;
• стандартный план с поддержкой пользователей стоит всего 3 доллара.

Недостатками инструмента называют ограниченное количество отчетов, отсутствие русскоязычной поддержки.

Проблемы карьеры проджект-менеджера

Карьера в управлении проектами не идеальна. Как и у любой другой работы, у неё есть свои недостатки. Реальность такова, что это может быть трудной работой, и вы должны быть подходящим человеком, чтобы делать это и справляться со всеми проблемами.

Некоторые руководители могут даже работать в течение долгих напряженных часов, чтобы убедиться, что проект будет реализован согласно графику, и будет выполнен до установленного срока.

Более того, не ждите, что вы, как руководитель проекта, просто вернетесь домой и сможете легко абстрагироваться от своей работы. Многие руководители отслеживают свои проекты, отвечают на электронные письма и остаются на связи со своей командой даже после работы или в выходные дни.

Если вы работаете в небольшой компании, в которой вы являетесь единственным руководителем проекта, то вы можете взять на себя все обязанности. Это означает, что вам нужно будет управлять несколькими проектами сразу и выделять достаточно ежедневного времени для управления в каждом из них.

Если вы только начинаете свою карьеру, это может оказаться для вас неразрешимой проблемой, поскольку у вас еще нет необходимых знаний, чтобы соответствующим образом управлять своим временем.

С другой стороны, у вас может не получиться подобрать проект, над которым вы будете работать. Это означает, что вы получите небольшие проекты, с которыми будете тратить время впустую.

Точно так же вы можете столкнуться с проектом, связанным с областью, которая вас не интересует. Это будет препятствовать вашему желанию узнать больше и получить полный контроль в этой сфере.

Ответственность, с которой сталкивается руководитель проекта, непроста для всех. Давление, связанное со своевременной реализацией проекта, может быть слишком сильным, если вы не привыкли к владению подобными полномочиями. Точно так же, если вы не переносите стрессы, держитесь подальше от сложных проектов или даже от этой профессии.

С другой стороны, будучи проджект-менеджером, вы можете сохранять полный контроль над тем, что происходит в процессе разработки проекта.

Однако, правда в том, что вы полностью зависите от того, чего хотят ваши клиенты. Не поймите это неправильно. Вы можете делать свои собственные предложения, но также вы должен проявлять гибкость в отношении любых изменений, которые может пожелать внести клиент в последнюю минуту, не жалуясь на них.

Топ-менеджмент часто получает возможность принимать окончательные решения. Это одна из причин, по которой управление проектами так сложно реализовать в компании, где топ-менеджеры и менеджеры проектов обладают одинаковыми полномочиями.

Кроме того, люди не всегда любят проджект-менеджеров. Сотрудникам нравятся хорошие менеджеры проектов, потому что они дают подробные и точные задания, внимательны и могут подавать пример. С другой стороны, плохие менеджеры проектов — это те, кто подчеркивает необходимость большого количества мета-работы: слишком много встреч, презентаций, отчетов о состоянии дел и мало фактических возможностей для работы и роста. Другими словами, руководители проектов посвящают себя в достижение ценного результата, а не в процесс разработки.

Есть также проджект-менеджеры, которые считают, что проект принадлежит им. Но дело не только в менеджерах проектов. Продакт-менеджеры и менеджеры программного обеспечения сталкиваются с одними и теми же проблемами, и правда в том, что любой сотрудник может быть сторонником мета-работы.

Неспособность раскрыться своим сотрудникам и выслушать их мнение может только оттолкнуть их. В течение вашей карьеры вы столкнетесь с трудными сотрудниками, и вам будет сложно заставить их понять вашу цель.

Чтобы заслужить уважение своей команды и избежать ненужных споров, научитесь активно прислушиваться к другим, сосредотачиваться на сотрудничестве команды, открыто общаться и стремиться к достижению реальных результатов в проекте, а не только оценивать и документировать.

Узнайте, как вы можете стать их наставником, и позаботьтесь о том, чтобы ваше руководство было максимально полезным и точным. Никого так не ненавидят, как проджект-менеджера, который выбрасывает случайные задачи без точных описаний или требований клиентов. Это может свидетельствовать о том, что вы мало знаете о предмете или требованиях клиента.

Цените людей и относись к ним с уважением. Никогда не смотрите на членов своей команды просто как ресурсы или машины, которые могут мгновенно выполнить любую задачу. Слушайте, понимайте и приспосабливайтесь к их собственным потребностям. Если вам не нравится работать с людьми, и не терпится дождаться, пока коллеги выполнят свои обязанности, возможно, вам не подойдет эта работа.

Обязанности

С точки зрения занятости в проекте, менеджер выполняет все работы по его развитию:

1. Создание.
2. Поддержка.
3. Продвижение.
4. Развитие.
5. Мониторинг.

Кроме того, менеджер занимается расчетом экономики проектов и определяет алгоритмы работы с ними. Он обязан разбираться в дизайне, юзабилити сайтов, принципах поискового продвижения и интернет-рекламы.

Как правило, руководство ставит перед таким специалистом следующие задачи:

1. Разработка проектной стратегии и документации.
2. Проработка концепции веб-ресурса и определение его структуры.
3. Создание ТЗ и контроль их выполнения.
4. Создание документации на дизайн и контент будущего сайта.
5. Внутренняя оптимизация и поисковое продвижение сайта (SEO).
6. Использование систем веба-аналитики для отслеживания посещаемости и других важных показателей сайта.
7. Составление медиапланов, их реализация и анализ результатов, полученных от маркетинговых мероприятий.
8. Разработка и интеграция новых сервисов и проектов.
9. Контроль расходования текущего маркетингового бюджета и его планирование на последующие периоды.
10. Подбор и согласование работы проектной команды.
11. Переговоры с клиентами, подрядчиками, экспертами и т.п.

Это примерный список задач, и он может как сужаться, так и быть расширен, исходя из сложности проекта, размеров и сферы деятельности компании-заказчика, а также от ряда других факторов.

Не будет лишним повторить, что менеджер проекта должен глубоко разбираться в SEO и маркетинге (в т.ч. SMM), а также контекстной рекламе.

Что должен знать project-менеджер

Сфера менеджмента охватывает множество смежных отраслей:

• управление релизами;
• коммуникация;
• планирование;
• управление требованиями;
• управление бюджетом;
• People Management.

Project-менеджер уровня Junior в IT должен понимать основы клиентской\серверной части, HTTP, API. Уровень Middle — это про управление версиями и Continuous Integration (беспрерывная интеграция кода). Также специалист должен иметь представление о том, как создается продукт, доставляется в определенную среду.

На любом этапе пригодятся технические навыки, тайм-менеджмент, навыки коммуникации и методологии управления.  Нужно понимать важность пользовательского опыта, уметь делать прототипы и макеты, проводить аналитику, разбираться в коде, языках программирования, работе сайта и сервисов

Основные принципы управления

Стиль и методика управления зависят от множества факторов. Есть гибкие и консервативные системы. Главное — следовать основным принципам:

1. Конкурентоспособность.
2. Дифференцированность.
3. Гибкость в реагировании.
4. Разделение полномочий.
5. Открытость (должны поощряться действия по улучшению стандартов).
6. Применение лучших практик.
7. Ответственность.
8. Экономическая целесообразность.

В работе предстоит в первую очередь управлять людьми. Поэтому нужно знать основы психологии, налаживать контакт с командой и внутри нее, уметь общаться с заказчиками и понимать задачи.

Продвинутый уровень

Опыт, успешные проекты в портфолио и знание технологической сферы делают из менеджера среднего уровня Senior Project Manager. Такой специалист должен разбираться в бизнесе и принимать эффективные бизнес-решения, уметь управлять группами любого размера, иметь опыт работы с различными типами проектов с разным бюджетом. Senior проджект-менеджер проводит тренинги, подбирает в команду специалистов квалификации Junior и Middle.

Кто такой проджект-менеджер?

В современном бизнесе, когда приходится работать в условиях жесткой конкуренции, от грамотности и слаженности команды зависит конечный результат – успех или неудача. Если раньше топ-менеджеры сами предпочитали руководить всеми процессами, то сейчас прослеживается тенденция делегирования части своих управленческих полномочий менеджерам, которые несут ответственность не за один отдел, а полностью за весь проект, а иногда и несколько проектов сразу.

Project-менеджер – это, если по простому, руководитель проектов. Работать он может в различных сферах – от IT и веб-дизайна до недвижимости и строительства. Это управленческая должность и она предполагает не только взаимодействие с различными службами и специалистами, но и непосредственно руководство командой проекта (дизайнеры, копирайтеры, программисты и другие).

Независимо от тематики, управление проектами включает в себя несколько этапов:

• определение целей и задач для будущего проекта (обсуждение с руководством или заказчиком);
• разработка стратегии продвижения;
• назначение исполнителей-специалистов;
• составление графика работ с конкретными сроками и ответственными сотрудниками;
• осуществление непосредственно работы по созданию проекта и его тестирование;
• презентация и сдача заказчику.

Все эти этапы контролирует проджект-менеджер. Именно он принимает все ключевые решения, следит за сроками выполнения работ и отчитывается заказчику или вышестоящему руководству. Он несет ответственность и за себя, и за команду.

Как правило, сроки осуществления заказа ограничены и после сдачи работы, проект считается выполненным и закрытым. Тогда проджект-менеджер переходит на другой объект или заказ и все начинается сначала. Часто project-менеджер осуществляет управление несколькими проектами одновременно.

Пока звучит довольно размыто. Приведёте конкретный пример?

Конечно! Представьте себе, что вам нужно разработать огромную и очень сложную программу. Допустим, для конкурента Uber и «Яндекс.Такси». Там должны быть карта и навигатор, который сможет найти клиента, калькулятор стоимости поездки в зависимости от времени суток и количества свободных машин, поиск ближайшего такси, чат для водителя и клиента, отдельный раздел для водителей и ещё множество функций.

Как всё это сделать? С чего начать? Сколько нужно людей и денег? Когда будет готов прототип? Что нужно сделать в первую очередь, а что потом? Как примирить дизайнеров и разработчиков, которые по жизни не любят друг друга? Все эти вопросы решает проджект-менеджер.

Как стать менеджером проектов

Прежде чем вы начнете свой путь проект-менеджера, вы должны убедиться, подходит ли вас эта карьера. Прочитайте истории других специалистов, обратитесь к ним, задайте вопросы или попробуйте пройти стажировку по управлению проектами.

Кроме того, вы можете пройти несколько вводных онлайн-курсов, чтобы получить первое представление об этом предмете. Обычно эти курсы предоставляют задачи и задания, предназначенные для того, чтобы вы могли взаимодействовать с этой отраслью бизнеса и посмотреть, сможете ли справиться с этими обязанностями.

Никогда не начинайте работать менеджером проектов без процессов и инструментов, обычно используемых в этой сфере. Вам нужно понять, способны ли вы использовать эти технологии и платформы, прежде чем принять участие в реальном проекте.

Прежде чем вы начнете искать работу, запишите все аспекты, которые должны быть у будущего рабочего места, и составьте список того, с чем вы никогда не захотите иметь дело в своей карьере.

Не спешите искать работу только ради работы. Если вы только начинаете свою карьеру, ты должны найти такую рабочую среду, которая позволит расти и учиться у коллег.

Это подводит нас к важности наличия наставника в начале карьеры проджект-менеджера. Ранее мы уже говорили о том, как вы можете исследовать деятельность других менеджеров проектов, прежде чем решить, подходит ли вам этот путь или нет

Образец для подражания может сформировать всю вашу карьеру.

Вот почему вы должен найти опытного наставника, который сможет выделить часть своего времени, чтобы научить тому, что он уже знает. Работая рядом с ним, вы овладеете методами, методологиями, процессами и лучшими практиками управления проектами. Цель наставника также состоит в том, чтобы честно осветить ваши ошибки, чтобы вы могли использовать их для своего дальнейшего развития.

Знайте, что найти совместимых руководителей проектов, которые хотят поделиться своей мудростью и знаниями, может оказаться довольно сложной задачей. Большинство захочет поиметь что-то взамен.

В результате они будут привлекать вас к реальным проектам и контролировать вас при этом. Это необходимо для новичка, потому что в противном случае вы не сможете узнать, правильно ли вы используете свои теоретические знания, без анализа своей работы.

Уровень дохода специалиста и где найти работу?

Профессия project-менеджера хорошо оплачивается. Но на уровень дохода влияют различные факторы – сложность и срочность проекта, опыт работы по специальности, владение разными профессиональными навыками, уровень компании.

Средний доход специалиста с наличием нескольких успешных проектов в портфолио может достигать до 150 тысяч рублей. Если опыта практического руководства проектами нет и вы новичек в этой профессии, то можете рассчитывать на доход от 30 тысяч рублей. Постепенно, с приобретением практического опыта, доход тоже будет расти.

Начинать карьеру PM лучше с небольших проектов в штате компании, а потом уже постепенно можно переходить на самостоятельную работу, на фрилансе, или может быть даже создать свою фирму. Найти вакансии project-менеджера можно как на специализированных сайтах по поиску работы (HH.ru или Работа.ru), так и на биржах фриланса.

Чем занимается менеджер проекта: обязанности

В обязанности менеджера входит решение стратегических и тактических задач. Стратегические заключаются в том, чтобы довести идею заказчика от PPD (Project Product Description — описание финального продукта) до реализации при условии тройственной ограниченности — времени, стоимости и содержания. Тактические — решение каждодневных проблем, координирование, обеспечение обратной связи, устранение помех, контроль качества.

Руководитель отдела организации маркетинг-инициатив Олег Белов может рассказать об обязанностях проджекта еще более кратко: планирование, делегирование, контроль, решение проблем. Еще на плечах менеджера проектов много административной работы: наем сотрудников, собеседования, сведение бюджетов.

Проджект-менеджер должен иметь управленческие навыки

Как стать менеджером проектов

Пока этой профессии не учат в вузах – а значит, придется пройти долгий путь. В проектные менеджеры приходят разными путями: из маркетологов, аналитиков, разработчиков – было бы желание и необходимые навыки.

Можно начать работу и с нуля: прийти на стажировку в агентство, начать с простых должностей в сфере диджитал. Время покажет, насколько вы способны к этой работе и насколько она вам нравится.

Не лишним будет прохождение серьезных курсов. Вот несколько надежных:

1. Skillbox: Руководитель digital-проектов
2. Нетология: Project manager
3. GeekBrains: Факультет проджект-менеджмента

Все эти курсы предлагают обучение на реальных проектах и возможность погрузиться в мир проект-менеджмента в теории и практике. Обещают научить управлению командой, ведению проектов от начала и до конца, коммуникациям с клиентами, предлагают поддержку кураторов.

После окончания вы получите сертификат, обновите резюме и сможете претендовать на высокооплачиваемую должность.

Задачи проект-менеджера

По сути, проект-менеджер – связующее звено между заказчиком, исполнителями и своим непосредственным руководителем. Он находится между трех (а иногда и больше – если в дело вступают многочисленные лица, принимающие решения) огней и должен сделать так, чтобы цели и пожелания каждого были выполнены.

Что хочет клиент? Добиться своей цели, ради которой он и обратился в агентство. Получить хороший функциональный сайт, стать более узнаваемым в интернете за счет контент-маркетинга, укрепить профессиональную репутацию.

Что хочет руководитель агентства? Получить прибыль от выполнения проекта. Укрепить деловую репутацию – если работы будут выполнены хорошо, клиент оставит положительный отзыв и порекомендует агентство своим партнерам.

Чего хочет команда? Четких и понятных задач, вменяемых сроков выполнения (а не “прямо завтра”), достойной оплаты за свои труды.

Проект-менеджер должен учитывать интересы всех этих трех сторон. И не забывать про себя.