Порядок списания расходов при усн «доходы минус расходы»

Что такое упрощенка 15% и кто ее применяет

Упрощенная система налогообложения — доходы минус расходы является привлекательным режимом налогообложения для организаций и предпринимателей благодаря тому, что они получают освобождение от уплаты некоторых налогов.

Также не освобождаются плательщики УСН от уплаты различных сборов, государственных пошлин, торгового сбора от продажи товаров на основании гл. 33 НК РФ.

Дополнительные условия, несоблюдение которых не позволяет применять льготный режим упрощенки:

• доля участия в других предприятиях — не выше 25%;
• численность штата — до 100 человек;
• сумма дохода — не более 150 млн руб.;
• остаточная стоимость основных объектов — до 150 млн руб.;
• наличие филиалов.

В ноябре 2019 года на рассмотрение Госдумы внесен законопроект № 90556, который, в частности, может скорректировать указанные условия. Предлагается с 2020 года при превышении некоторых параметров не переводить предприятия сразу на общий режим налогообложения, а позволять применять УСН и далее, но с увеличенными ставками налога. Представим предполагаемые изменения в виде таблицы:

Основные параметры УСН-ДР

УСН-ДР не разрешена для:

• организаций с филиалами. В обход этого ограничения можно открыть вместо филиала обособленное подразделение и работать дальше на УСН-ДР;
• бизнеса, где учредитель – юрлицо с долей более 25%;
• иностранных организаций;
• тех, кто не уведомил ФНС корректно и в срок;
• микрофинансовым организациям, аутстаффингу и ряду других видов деятельности.

Основная особенность УСН-ДР – это первичные документы, которые теперь нужно собирать очень аккуратно. 

Что делать с первичными документами на УСН-ДР (пошаговая инструкция)

1. Собирать все входящие акты, накладные на бумаге или по ЭДО (электронный документооборот). Примерно 60-70% поставщиков в сфере DIGITAL есть в ЭДО. Это удобно и выгодно – все архивы под рукой, документы не теряются.
2. Проводить в учете.
3. Прикалывать в большую архивную папку.

Как перейти на УСН-ДР и как вернуться обратно

Порядок перехода на УСН-ДР или обратно прост:

1. Заявление в 2-х экземплярах. Можете напечатать, заполнить от руки и отнести (либо отправить почтой) в налоговую, или отправить по ЭДО, если у вас подключена такая услуга.
2. Один экземпляр сдали, второй на руки получили с отметкой о принятии. Доказательством того, что вы имеете право применять упрощенку, является заявление со штампом налоговой о принятии или заявление с подтверждением отправки по ЭДО.

Никаких дополнительных бумаг не потребуется, никаких подтверждений налоговая не выдаст. Имеете ли вы право на применение УСН или нет, налоговая подтвердит только при проверке.

Сроки перехода на УСН

1. Новым фирмам:
   • одновременно с регистрацией;
   • в течение 30 календарных дней с даты государственной регистрации (заявление подается в местную налоговую).
2. Действующим фирмам:

   до 31 декабря текущего года (чтобы начать работать на новой системе со следующего года).

Сроки для перехода между упрощенками одинаковы.

Если же УСН не подошла и нужно уйти на ОСНО, то сделать это можно до 15 января текущего года, чтобы применять ОСНО в текущем году.

Подводные камни

При смене системы налогообложения обязательно учитывайте переходный период.

ВНИМАНИЕ!
При переходе с ОСНО на УСН и обратно могут возникать дополнительные суммы налогов.
Проконсультируйтесь с бухгалтером или налоговым консультантом!

Приобретения и расходы прошлых лет (например, когда были на УСН-Д) налоговую базу текущего года не уменьшат. То есть, если есть в планах крупная покупка (к примеру, ноутбук), то сделайте ее после перехода на «доходы минус расходы».

Для бухгалтера переходный период при смене объекта с ОСНО на УСН – это еще и выполнение определенных правил.

По каким признакам инспекторы обнаружат дробление бизнеса?

Если компания уже находится на «упрощенке», но объем выручки вот-вот превысит допустимые лимиты — велик соблазн открыть еще одно юридическое лицо с таким же видом деятельности, теми же учредителями и по тому же юридическому адресу, чтобы продолжить вести бизнес на льготных налоговых условиях.

Либо владельцу компании с общей системой налогообложения может прийти в голову здравая мысль разделить свой бизнес на два идентичных юридических лица с УСН, уложив выручку по каждому из них в законные лимиты и тем самым обеспечить снижение налоговой нагрузки.

Так вот. И в том, и в другом случае подобный «лобовой» путь разделения ООО будет являться незаконным, поскольку очевидна цель — намеренное снижение налогов. В последнее время налоговые инспекторы успешно доказывают неправомерность такого подхода в судебном порядке.

Готовый чек-лист признаков дробления есть в . Для налоговиков подозрительными являются следующие признаки:

1. В дроблении участвуют одна или несколько компаний на спецрежимах. Разделение фирмы оказало влияние на экономические результаты всех участников схемы. Их налоговые обязательства уменьшились или практически не изменились при расширении хозяйственной деятельности;
2. Налогоплательщик, его участники, должностные лица или лица, осуществляющие фактическое управление, являются выгодоприобретателями от использования схемы.
3. Все участники схемы занимаются одной и той же деятельностью.
4. При разделении предприятия новые юридические лица созданы в течение небольшого промежутка времени непосредственно перед расширением производственных мощностей или увеличением численности.
5. Участники схемы оплачивают расходы друг за друга.
6. Наличие прямой или косвенной взаимозависимости участников схемы.
7. Общий персонал или перераспределение персонала без изменения их должностных обязанностей.
8. У подконтрольных компаний нет основных и оборотных средств, сотрудников.
9. Все участники схемы используют одни и те же вывески, обозначения, контакты, ip-адреса, сайты, адреса фактического местонахождения помещений, обслуживаются в одном банке и т.д.
10. Все участники схемы являются друг для друга единственными поставщиками или покупателями, либо у всех участников поставщики и покупатели общие.
11. Деятельностью всех компаний группы фактически управляют одни и те же лица.
12. Бухучет, кадровое делопроизводство, подбор персонала, работу с поставщиками и покупателями и т. д. ведут одни и те же службы.
13. Показатели деятельности близки к лимитам, ограничивающим право на применение спецрежима.
14. После разделения ООО данные бухучета основной компании показывают снижение рентабельности производства и прибыли.
15. Поставщики и покупатели распределяются между участниками, исходя из применяемой системы налогообложения.

Какую выгоду дает «упрощенка»?

Рассмотрим на конкретном примере, на сколько можно снизить налоги путем разделения предприятия, работающего на НДС, двумя отдельными фирмами, которые НДС не платят (т.е. применяют «упрощенку»).
Допустим, выручка компании — 100 млн руб. / год. А ее расходы за тот же период составили 65 млн руб. (с НДС).
В этом случае за год компания должна отдать в государственную казну следующие суммы:

• 5,83 млн руб. в виде налога на добавленную стоимость;
• 5,83 млн руб. в виде налога на прибыль.

Итого, суммарная налоговая нагрузка компании из нашего примера составит 11,66 млн руб./год или 14% от выручки (очищенной от НДС). Теперь предположим, что данная компания разделилась на две фирмы, каждая из которых применяет УСН. При аналогичных показателях нам придется заплатить в казну следующие суммы:

• 5,25 млн руб. или 5,25% от выручки (если применяется режим УСН-15);
• 6 млн руб. или 6% от выручки (если применяется режим УСН-6).

Таким образом, отказавшись от фирмы на НДС, мы снизим налоги:

• в 2,2 раза – при дроблении бизнеса на 2 фирмы с УСН-15;
• в 1,9 раза – при дроблении бизнеса на 2 фирмы с УСН-6.

При разделении бизнеса с целью снижения налогов необходимо соблюдать важнейшие правила безопасности.

Вода, бумага и печеньки: что можно списать в расходы на УСН?

Офисные траты на УСН «Доходы минус расходы» — палка о двух концах. С одной стороны, есть соблазн все списывать в расходы, чтобы уменьшить налог. С другой, чем больше расходов, тем выше вероятность, что у налоговой появятся вопросы. 

Аренда, интернет, канцелярка — все это можно учесть в расходах

В ст. НК РФ перечислены все случаи, когда можно признать расходы. Например:

• арендные и лизинговые платежи — п. 4;
• материальные расходы — п. 5;
• затраты на охрану и противопожарную сигнализацию — п. 10;
• канцелярские товары — п. 17;
• расходы на связь, включая интернет и телефон — п. 18.

Расходы должны быть экономически обоснованы. Если у вас языковая школа для детей и вы покупаете проектор за 60 000 ₽, чтобы показывать обучающие видеоролики на английском, это обоснованные траты. Если у вас транспортная компания с большим складом и каморкой для охранника, то 60 000 ₽, потраченные на проектор, для налоговой будут выглядеть подозрительно.

Расходы должны быть подтверждены первичными документами (п 1. ст. 252 НК РФ). Сохраняйте акты, чеки и накладные с каждой покупки. Они понадобятся, если налоговая пришлет требование о представлении пояснений.

Расходы можно учесть, когда вы полностью расплатились и получили товар (услугу). Эту дату указывают в книге учета доходов и расходов (КУДиР).

Признать в расходах можно аренду помещений не только в России, но и за рубежом. Это подтверждают письма Минфина РФ от 25.06.2019 № 03-11-11/46327 и от 13.01.2020 № 03-11-11/498 . В них идет речь об аренде офисов в Республике Беларусь и Казахстан.

Коммунальные платежи учитываются в расходах, но есть нюансы в документах

Арендаторы оплачивают и учитывают коммунальные платежи по-разному. Учет затрат зависит от того, как составлен договор аренды.

Если коммуналка включена в арендные платежи, учитывайте общую стоимость услуг как материальные расходы. В условиях договора должно быть прописано, что арендодатель сам оплачивает коммунальные услуги. Ваши расходы подтвердит договор аренды и платежные документы.

Арендодатель сам платит коммуналку, а затем выставляет вам счет. В таком договоре будет идти речь именно о возмещении расходов арендодателя, а не об оплате коммунальных услуг. Учитывайте затраты в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Подтверждающими документами в этом случае будут:

• договор, 
• счет от арендодателя, 
• акт о потреблении или расчёт, где указан расход энергии, воды и тепла, 
• платежные документы.

Арендодатель — посредник между вами и поставщиком коммунальных услуг. Вы перечисляете деньги арендодателю, а он переводит их на счет поставщика услуг. Условие посредничества может быть прописано в договоре аренды или указано в отдельном агентском договоре. Затраты на коммуналку признайте в составе материальных расходов, а оплату комиссии арендодателя — как посреднические расходы (пп. 24 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Для подтверждения расходов понадобятся:

• договор, 
• счет от арендодателя, 
• акт о потреблении или расчет, сколько воды, электричества и тепла потратили.

Кулер, электрочайник и питьевую воду нельзя учесть в расходах

Затраты на обеспечение нормальных условий труда не названы в ст. 346.16 НК РФ. Поэтому их нельзя учитывать в расходах. Минфин подтвердил эту точку зрения в письме от 06.12.2013 № 03-11-11/53315.

Чай, кофе и печенье не учитываются в расходах

Кухня с бесплатными плюшками повысит лояльность сотрудников, но не поможет сэкономить на налогах. Эти расходы не входят в список разрешённых по ст. 346.16 НК РФ.

Сменные ковры — скорее нет, чем да

Если заключили договор на аренду грязезащитных ковров и каждый раз вам привозят новые, то учитывать эти расходы нельзя. Они не соответствуют ст. 346.16 НК РФ.

Если в договоре аренды помещения есть пункт о том, что вы обязаны поддерживать чистоту в офисе, и при этом вы заключили договор на очистку ковров, — то можете учесть их как материальные расходы (п. 5 ст. 346.16 НК РФ, ст. 254 НК РФ).

Ответственность за неправильный учет расходов

Налоговая не проверяет все расходы всех организаций. Специальные программы анализируют обороты по отчетам и сравнивают с налоговой нагрузкой по отрасли. Если суммы ваших расходов вызовут подозрения, вы получите требование о представлении пояснений. Как правило, запрашивают КУДиР и копии подтверждающих документов.

За отсутствие подтверждающих документов и другие грубые нарушения правил учета предусмотрен штраф от 10 000 до 30 000 ₽ (ст. 120 НК РФ). Если занизили налоговую базу, штраф — 20 % от неуплаченной суммы, но не меньше 40 000 ₽.

Максим Борисов, эксперт сервиса Контур.Эльба

УСН «доходы минус расходы»: что является доходами?

К доходам налогоплательщика на УСН относится большинство полученных им денежных средств. Их принято делить на две группы: доходы от реализации и внереализационные доходы.

К доходам от реализации относятся:

• выручка от реализации продукции собственного производства, работ и услуг;
• выручка от реализации ранее приобретенных товаров;
• выручка от реализации имущественных прав.

К внереализационным доходам относят поступления, не являющиеся доходами от реализации, указанные в ст. 250 НК РФ:

• доходы от долевого участия в других организациях;
• доходы в виде процентов, полученных по договорам займа, кредита, банковского счета, банковского вклада, а также по ценным бумагам и другим долговым обязательствам;
• доходы от сдачи имущества в аренду или субаренду;
• доходы прошлых лет, выявленные в отчетном периоде, и др.

Некоторые доходы «упрощенцев» не учитываются при определении объекта налогообложения. Они перечислены в ст. 251 НК РФ. К ним относятся, например:

Каким критериям должны соответствовать расходы?

Основной риск для налогоплательщика при применении УСН «доходы минус расходы» заключается в непризнании налоговой инспекцией расходов, заявленных им в декларации. Если инспекция не согласится с формированием налоговой базы, то, кроме недоимки, будет рассчитана пеня и наложен штраф по ст. 122 НК РФ (20% от неуплаченной суммы налога)

Поэтому важно понимать, каким критериям должны соответствовать расходы, помимо наличия в представленном выше перечне.

Учитываемые налогоплательщиком на УСН расходы должны быть одновременно экономически оправданны, документально подтверждены и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ):

Экономическая оправданность расходов и направленность их на получение дохода

Расходы должны быть направлены на получение прибыли, т.е. иметь деловую цель. Например, налогоплательщик может доказать, что расходы на выплаты увольняемых работников являются целесообразными, так как значение имеет деловая цель – намерение получить положительный экономический эффект в связи с увольнением конкретных работников, в том числе вследствие уменьшения или изменения структуры персонала, замены работников; кроме того, выходное пособие выполняет функцию защиты работника от временной потери дохода до трудоустройства4.

В случае отсутствия деловой цели налоговый орган, а вслед за ним и суд могут сделать вывод о получении налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды с доначислением соответствующей суммы налога. О необоснованности налоговой выгоды могут свидетельствовать подтвержденные доказательствами доводы налогового органа о наличии следующих обстоятельств5:

• невозможность реального осуществления налогоплательщиком указанных операций с учетом времени, места нахождения имущества или объема материальных ресурсов, экономически необходимых для производства товаров, выполнения работ или оказания услуг (например, среднесписочная численность сотрудников организации – 0 человек, а она оказала услуги на несколько миллионов рублей);
• отсутствие условий, необходимых для достижения результатов соответствующей экономической деятельности, в силу отсутствия управленческого или технического персонала, основных средств, производственных активов, складских помещений, транспортных средств;
• учет для целей налогообложения только тех хозяйственных операций, которые непосредственно связаны с возникновением налоговой выгоды, если для данного вида деятельности также требуются совершение и учет иных хозяйственных операций;
• совершение операций с товаром, который не производился или не мог быть произведен в объеме, указанном налогоплательщиком в документах бухгалтерского учета.

Отметим, что налоговое законодательство не содержит положений, позволяющих налоговому органу при применении ст. 252 НК РФ оценивать произведенные налогоплательщиками расходы с позиции их экономической целесообразности6.

Таким образом, обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности7.

Документальная подтвержденность расходов

Минфин разъяснил, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные8:

• документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;
• документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;
• документами, косвенно подтверждающими расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Затраты налогоплательщиков могут быть обоснованы любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт их осуществления, так как Налоговый кодекс не устанавливает конкретный перечень документов, подтверждающих произведенные расходы.

В то же время суд встанет на сторону налогового органа при формальном составлении первичных документов, в которых не отражены действительные хозяйственные операции9, либо при представлении документов, по которым невозможно определить, как осуществлялся учет оказанных услуг, каким образом рассчитывалась их стоимость и размер затрат10.

Расходы, которые нельзя учесть при УСН

Законодательство четко определяет и те виды затрат, которые нельзя учитывать при определении суммы для расчета единого налогового платежа по упрощенной системе. Среди них расходы:

1. На подключение к действующим электросетям или закупку и монтаж дополнительных энергетических мощностей.
2. На покупку муниципальной земли, на которой находится здание организации.
3. На оформление лицензии, дающей право на использование собственного бренда, товарных знаков и логотипов компании.
4. На премиальные выплаты сотрудникам компании.
5. На компенсации, выплачиваемые сотрудникам при получении последними дополнительного образования (суточные расходы и оплата проживания по месту обучения).
6. На любую консультацию от специалиста, связанного с деятельностью компании.
7. На оформление разрешительных бумаг, требующихся для законных и беспрепятственных перевозок товаров по территории другого государства.
8. На подготовку документов для участия в тендерных и аукционных торгах.
9. На мероприятия по благоустройству, выполняемые на прилегающей территории самостоятельно или с привлечением специалистов из других компаний.
10. На оплату договоров аутсорсинга и поиски персонала через компании, для которых эта деятельность является ведущей (в качестве примера можно привести публикацию объявлений о свободных вакансиях в печатных СМИ).
11. На консультации, семинары, конференции, услуги сторонних организаций по поиску покупателей и каналов сбыта производимой продукции.
12. На оформление страховки имущества, переданного в залог, и арендную плату за пользование муниципальными помещениями.

Также к данной категории расходов относятся:

1. Стоимость ОС, включенных в уставный фонд организации.
2. Остаточная стоимость ОС, полученных при реорганизации предприятия. Это может быть слияние двух организаций, либо, наоборот, выделение части компании в отдельную независимую структуру.
3. Цена за ценные бумаги, которые внес учредитель в уставной капитал фирмы.
4. Цена на акции, которые были куплены фирмой и являются долгосрочными вложениями.
5. Покупка доли или акций в других компаниях.
6. Убытки от хищений и других противоправных действий (при условии, что виновные не определены).
7. Оплата вступительных взносов в различные некоммерческие организации и их фонды.
8. Средства, выплаченные финансово-кредитным организациям за право взыскания задолженностей с других компаний.
9. Затраты на установку и использование рекламных конструкций и вывесок.
10. Суммы пени и других штрафных выплат за нарушение или ненадлежащее исполнение договорных обязательств.
11. Спонсорская и благотворительная помощь.
12. Оплата неустоек при возврате билета перевозчику из-за переноса или отмены командировок.
13. Затраты на упаковку и доставку продукции, которая по каким-либо причинам не была реализована.

Уменьшение налога на страховые взносы

Вовремя выплаченная страховка позволит снизить базу налогообложения для тех, кто работает по УСН.

В случае использования системы «доходы-расходы» все затраты по оплате страховых взносов включаются в расходную часть, уменьшая сумму, с которой будет уплачиваться налог.

В свою очередь те налогоплательщики, которые работают по системе «доход» также имеют право на уменьшение налога за счет взносов, уплаченных на страхование.

Кроме того, налоговые выплаты могут быть уменьшены за счет:

• расходов по оплате больничных листов сотрудникам (тех, что оплачиваются за счет работодателя)
• затрат на личное добровольное страхование на случай временной нетрудоспособности

При этом, если предприниматель, работающий по «упрощенке» осуществляет свою деятельность без сотрудников, он имеет право уменьшить сумму налога на страховые взносы, произведенные на ОПС и ОМС (суммировав фиксированные суммы).

Если же на ИП работает штат сотрудников, то уменьшить сумму налога предприниматель сможет не более чем на 50% от общего размера оплаченных СВ. При этом сумма уплачиваемого налога не должна быть меньше половины от начисленного.

Подробное видео об уменьшении налога на взносы:

Пример:

Доход предпринимателя по итогам квартала составил 500 000 руб. Соответственно, сумма налога для выплаты составит 30 000 рублей.

При этом за тот же период ИП уплатил в бюджет:

• 22 000 руб. на ОПС
• 5 100 – на ОМС
• 2 900 – на соцстрахование
• 200 руб. – на взносы от НС и ПЗ

Таким образом, общая сумма СВ будет равна 30 200 руб.

При расчете налога в данном случае уменьшить его можно будет только на 15 000 (не более 50% от начисленной суммы).

Рекомендации налогоплательщику

• Не экономьте на бухгалтерских услугах. Большинство проблем у налогоплательщиков на УСН возникает из-за того, что в компании нет бухгалтера. Без него ошибки при формировании налоговой базы неминуемы, несмотря на то, что налоговый учет на УСН достаточно прост.
• Проверяйте документы и по доходным, и по расходным операциям: соответствие их содержания реальным хозяйственным операциям, наличие реквизитов и правильность их заполнения (даты, номера, подпись и печать при необходимости).
• Откажитесь от учета личных расходов в составе бизнес-расходов. Часто для снижения налоговой нагрузки директор/учредитель/ИП оплачивает личные расходы со счета компании/ИП на УСН (доставку продуктов, лекарств или мебели, ремонт квартиры). А потом возникают проблемы при доказывании обоснованности таких расходов.