Инструкция: как заказать справку 2-ндфл через госуслуги

Различия между 2-НДФЛ и 3-НДФЛ и 6-НДФЛ

Несмотря на схожесть названий, разница между типами отчетности с аббревиатурой НДФЛ очень большая.

Признак	2-НДФЛ	3-НДФЛ	6-НДФл
Кто подает	Работодатель по каждому получателю Сотрудник или любое физическое лицо по требованию	ИП, получатели доходов, по которым не были произведены удержания, кандидаты на налоговый вычет	ИП, получатели доходов, по которым не были произведены удержания, кандидаты на налоговый вычет
Период подачи	Работодатель: Ежегодно Физическое лицо: По необходимости	Годовая	Квартальная
Тип документа	Справка	Декларация	Расчет обязательств

Контрольные соотношения основываются на сопоставлении кодов начислений и вычетов по данным 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. При подаче декларации 3-НДФЛ налоговики сверят заявленные суммы подоходного с данными, переданными работодателями.

Сроки и порядок сдачи справки в налоговую

В 2021 году компании должны подавать справку о доходах и суммах налога физического лица в налоговую инспекцию в составе 6-НДФЛ, но не каждый квартал, а один раз в год. То есть первая справка должна быть заполнена по итогам 2021 года и сдана в налоговую до 1 марта 2022 года.

Расчет 6-НДФЛ вместе со справкой нужно направить в отделение, где организация или ИП числится налогоплательщиком. Расчет 6-НДФЛ и справку те, у кого больше 10 сотрудников, сдают только в электронном виде. Организации и ИП, у которых 10 сотрудников и меньше, могут выбирать форму сдачи — бумажную или электронную.

Отдельные правила касаются организаций с несколькими обособленными подразделениями:

1. Юрлица, головная организация которых находится в одном муниципальном образовании, а обособленные подразделения — в другом, получают право выбора одной инспекции в муниципальном образовании, в которую они будут сдавать отчетность по всем обособкам.
2. Юрлица, у которых головное и обособленные подразделения находятся в одном муниципалитете, могут отчитываться в налоговую по месту учета головного подразделения.

Чтобы использовать это право, нужно сообщить о своем выборе до 1-го января всем налоговым инспекциям, в которых подразделения организация состоят на учете. В течение года изменить решение нельзя. Новое уведомление предоставляется в налоговую только если изменяется количество обособок или происходят другие изменения, влияющие на порядок сдачи отчетности.

Корректирующая Справка 2-НДФЛ

Если обнаружены ошибки в принятой налоговым органом Справке 2-НДФЛ, необходимо подать новую Справку 2-НДФЛ с правильными данными с указанием прежнего номера ранее представленной Справки 2-НДФЛ, но даты составления корректирующей. При этом если налоговый агент впервые уточняет сведения о доходах физического лица, то в поле «Номер корректировки» корректирующей Справки 2-НДФЛ необходимо поставить значение «01», если подается вторая корректирующая Справка 2-НДФЛ по этому же физическому лицу – «02» и т.д.

Количество корректирующих Справок 2-НДФЛ практически не ограничено – номер уточнения (корректировки) Справки по форме 2-НДФЛ может принимать значения от 01 до 98.

ПРИМЕР

Налоговый агент подал сведения о доходах физического лица, являющегося высококвалифицированным специалистом (Федеральный закон от 25.07.2002 № 115-ФЗ), не имеющего на 31.12.2015 статуса резидента РФ, ошибочно указав в поле «Статус налогоплательщика» код «1», который применяется при подаче сведений о доходах, выплаченных физическим лицам – налоговым резидентам РФ. Впоследствии налоговым агентом ошибка была обнаружена и подана корректирующая Справка 2-НДФЛ (см. рис. 1, 2).

Рис. 1. Ошибочное указание неверного статуса налогоплательщика в первичной справке 2-НДФЛ

Рис. 2. Корректирующая справка при ошибочном указании неверного статуса налогоплательщика в первичной справке 2-НДФЛ

Важно верно указывать статус налогоплатека в поле «Статус налогоплательщика» даже в том случае, если к доходам различных категорий физических лиц применяется одинаковая ставка и на первый взгляд указание неверного кода статуса налогоплательщика (например, «1» вместо «3») не влияет на результат налогообложения. Ведь несмотря на то, что доходы некоторых категорий лиц, не являющихся резидентами, могут облагаться по ставке 13 процентов (то есть как и доходы резидентов ()), в отношении таких доходов нормами  установлены особые правила, исполнение которых должен проконтролировать налоговый орган, например:

Ведь несмотря на то, что доходы некоторых категорий лиц, не являющихся резидентами, могут облагаться по ставке 13 процентов (то есть как и доходы резидентов ()), в отношении таких доходов нормами  установлены особые правила, исполнение которых должен проконтролировать налоговый орган, например:

• только к доходам, полученным резидентами и облагаемым по ставке 13 процентов (кроме доходов от долевого участия), могут применяться налоговые вычеты (, );
• ставка 13 процентов применяется только к доходам от осуществления трудовой деятельности лиц, признаваемых высококвалифицированными специалистами, участниками Госпрограммы по оказанию содействия добровольному переселению в Россию соотечественников, проживающих за рубежом и иных лиц, указанных в , не являющихся налоговыми резидентами РФ.

Уточненная Справка 2-НДФЛ о доходах физического лица, которому налоговым агентом был произведен перерасчет НДФЛ за предшествующие налоговые периоды (например, за 2014 год), представляется по форме, действовавшей в том налоговом периоде, за который вносятся соответствующие изменения ( приказа ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@).

ПРИМЕР

В апреле 2016 г. после сдачи сведений по форме 2-НДФЛ за 2015 г. была выявлена ошибка по исчисленному налогу у одного из сотрудников, связанная с неотражением суммы подарка стоимостью 5000 руб., полученного им от организации на юбилей в ноябре 2015 г. Бухгалтерией стоимость подарка уменьшена на 4000 руб. () и осуществлено доначисление налога. Поскольку доначисление налога произошло после подачи сведений за отчетный период, налоговому агенту помимо подачи корректирующей Справки 2-НДФЛ необходимо также проинформировать налоговый орган (и самого налогоплательщика) о сумме дохода и о невозможности удержать НДФЛ. Заполненные корректирующая Справка 2-НДФЛ и сообщение о невозможности удержать налог для примера 2 приведены на рис. 3, 4.

Рис. 3. Корректирующая справка 2-НДФЛ

Рис. 4. Сообщение о невозможности удержать НДФЛ

Сообщить о невозможности удержать НДФЛ налоговый агент обязан, даже если был пропущен установленный для этого срок () – 1 марта года, следующего за годом, в котором был выплачен доход.

При этом непредставление в установленный срок налоговым агентом в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных НК РФ, влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ ().

Шаг 4. Заполняем приложение в 2-НДФЛ

Вторая страница справки 2-НДФЛ — это помесячная расшифровка данных разделов №2 и №3.

В шапке документа снова укажите ИНН и КПП отчитывающегося учреждения. Номер страницы — 002.

Затем повторно внесите сведения о номере справки, отчетном периоде и ставке налога.

Затем приступайте к заполнению полей. Сначала укажите месяц: январь — 01, февраль — 02, март — 03 и так далее. Затем укажите код дохода и сумму, полученную в соответствующем месяце. Ниже впишите код вычета, если такой предоставлялся, и укажите сумму — в каком размере.

Информацию вносите отдельно по каждому месяцу, в котором производились выплаты доходов.

Теперь приложение подписывает налоговый агент или его представитель и ставит дату. Отчет готов.

Коды доходов и вычетов

ФНС приказом №ММВ-7-11/820 от 24.10.2017 утвердила целый ряд кодов доходов и вычетов, которые необходимо использовать при заполнении формы 2-НДФЛ. Прежде чем заполнять отчет за 2021 год, необходимо изучить значения.

Все коды доходов приведены в таблице ниже. В частности, изменилась кодировка суммы компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника, теперь такие доходы обозначает код 2013 при условии, что они предусмотрены законодательством или трудовым договором. Отдельные коды ФНС присвоила доходам граждан от операций с финансовыми инструментами: появился код инвестиционного вычета «619». Он соответствует сумме положительного финансового результата, полученного налогоплательщиком по операциям на индивидуальном инвестиционном счете. Код дохода «дивиденды» не изменился, их по-прежнему обозначают 1010.

Вид дохода	Код
Сумма компенсации за неиспользованный отпуск	2013
Сумма выплаты в виде выходного пособия, среднего месячного заработка на период трудоустройства, компенсации руководителю, заместителям руководителя и главному бухгалтеру организации в части, которая превышает в целом трехкратный размер среднего месячного заработка или шестикратный размер среднего месячного заработка для уволенных работников из организаций в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях	2014
Суммы штрафов и неустойки, которые выплачивает организация на основании решения суда за несоблюдение требований потребителей, в соответствии с законом №2300 от 07.02.1992	2301
Сумма списанного безнадежного долга	2611
Сумма дохода в виде процента (купона) по обращающимся облигациям российских организаций, номинированным в рублях	3023

Налоговым агентам следует внимательно следить за верным указанием кодов налоговых вычетов. Если ошибиться, то придется доказывать, что вычет предоставлен законно и его сумма не превышает предусмотренную Налоговым кодексом РФ. Если налоговый агент необоснованно увеличил сумму вычета, тем самым он уменьшил сумму налога к уплате, фактически обманув бюджет. В этом случае его заставят не только вернуть разницу с учетом пени по нормам статьи 75 НК РФ, но и заплатить штраф в размере 20% от этой суммы, по нормам статьи 123 НК РФ.

Важная подсказка для работодателей, которые думают, как проверить правильность заполнения бланка перед сдачей в налоговую. Сделать это следует с помощью специального сервиса «Программные средства» на официальном сайте ФНС. Правда, к сожалению, этот сервис способен распознать только несуществующие коды, а не ошибки, которые были допущены при разнесении данных с применением действующих кодов.

Сроки сдачи 2-НДФЛ за 2021 год

Изу­чив при­ве­ден­ную выше таб­ли­цу, во­прос, когда сда­вать 2-НД­ФЛ за 2021 год, от­па­да­ет:

• если вы вы­пла­чи­ва­ли в 2021 году физ­ли­цам до­хо­ды, с ко­то­рых не удер­жа­ли НДФЛ, то не позд­нее 02.03.2020 нужно пред­ста­вить в ИФНС справ­ки 2-НД­ФЛ в от­но­ше­нии этих физ­лиц с ука­за­ни­ем при­зна­ка «2». Кста­ти, в этот же срок о неудер­жан­ном на­ло­ге необ­хо­ди­мо из­ве­стить и са­мо­го «фи­зи­ка»;
• в от­но­ше­нии же всех физ­лиц, ко­то­рым вы в 2021 году вы­пла­ти­ли доход (вклю­чая тех, с чьих до­хо­дов налог не был удер­жан), справ­ки 2-НД­ФЛ нужно сдать в ИФНС также не позд­нее 02.03.2019.

Корректирующие уточняющие справки

Чтобы исправить сведения, поданные в первичной справке, вам нужно подать корректирующую. В поле «номер корректировки», в этом случае, проставляются цифры от «01» до «98», в зависимости от того какое по счету делается исправление.

Номер корректирующей справки соответствует первичной, а вот дата будет новая. Любая неточность в предоставленной справке ведет за собой целую цепочку нарушений, и как следствие, исправительных документов.

Рассмотрим некоторые из них:

Пример 1. Поле «статус налогоплательщика».

Казалось бы, какая мелочь, ведь суммы прописаны, налог удержан, чего придираться? Признак «статуса» в справке указан «1», т. е. резидент и налог с сотрудника удержан по ставке 13%.

После сдачи первичной 2-НДФЛ кадровики выяснили, что работник еще до конца отчетного года стал нерезидентом. А мы с вами помним, что нерезидент должен заплатить налог по ставке 30%. Поэтому налог за отчетный год пересчитываем.

Подаем корректирующую справку 2-НДФЛ с признаком 1 и «статусом налогоплательщика нерезидент (2)». Но не только. Удержать с работника оставшиеся 17% НДФЛ бухгалтер не может, так как отчетный период закончился. Поэтому подается справка с признаком «2». В которой аналогично заполняются поля 1 и 2.

В поле 3 указываются доходы, не вошедшие в налогооблагаемую базу ранее. В поле пять – сумма исчисленного и не удержанного налога.

Пример 2. После сдачи отчетности 2-НДФЛ бухгалтерия обнаружила свою ошибку.

Сотруднику в честь пятидесятилетия преподнесли ценный подарок на сумму 5000 рублей (превышающий лимит в 4000 р.). Но сумма, в размере 1000 руб. не была учтена в качестве дохода, и налог не начислен. Значит, подаем корректирующую справку 2-НДФЛ с признаком «1», где в поле «доходы…» добавляем сумму этого презента.

Пересчитываем сумму налогооблагаемой базы и исчисленного налога. Указываем сумму не удержанного НДФЛ. Так как налог за подарок вами не удержан, нужно заполнить справку с признаком «2», в которой также указать сумму не удержанного НДФЛ.

Пример 3. Ваша компания выдала беспроцентный заем (или просто простила не возвращенный подотчет) физическому лицу, не являющемуся сотрудником (может быть подрядчику).

В этом случае вы должны подать справку 2-НДФЛ с признаком «2» на сумму полученного дохода этим физлицом. А также письменно сообщить налогоплательщику о его задолженности перед бюджетом. Однако, необходимо уточнить, что за несообщение наказаний не предусмотрено.

Пример 4. Выясняется, что бухгалтер не указал льготы, имеющиеся у сотрудника (вычет на несовершеннолетних детей).

Таким образом, он удержал у работника лишний НДФЛ. В этой ситуации нужно подать корректирующую справку, из которой будет видна излишне уплаченная в бюджет сумма налога.

А также, на основании письменного заявления работника, через банк вернуть ему эти деньги. При этом расчет с бюджетом откорректировать в текущем периоде за счет начислений НДФЛ этого сотрудника.

Пример 5. Сотрудник обратился в свою ИФНС за возмещением НДФЛ. После проведения камеральной проверки он получил отказ. Причина отказа – несоответствие в адресе. В результате сотрудник не получил свои деньги вовремя. А вам придется заплатить штраф и сдать корректирующую справку.

Когда справка 2-НДФЛ не сдается?

Справку по форме 2-НДФЛ не требуется представлять в следующих случаях:

1. Когда произведены выплаты, не облагаемые налогом на доходы. По Налоговому кодексу к таким относятся пособия по беременности и родам, алименты и т.д.
2. Работнице, находящейся в декретном отпуске и не получающей заработную плату произведена выплата материальной помощи или подарок в размере, не превышающем 4 тысячи рублей. Эти выплаты освобождены от НДФЛ.
3. При покупке организацией у своего работника имущества. В соответствии со ст.226 НК налог не подлежит исчислению и удержанию, а также отражению в 2-НДФЛ. Физическое лицо обязано самостоятельно отчитаться о полученном доходе в виде налоговой декларации по форме 3-НДФЛ.
4. С выплат, произведенных предпринимателю, отчитывается в ИНФС он сам. При этом организация предварительно должна запросить у ИП следующие документы: ИНН, ЕГРП, а также БСО в подтверждение полученных средств.

БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ С ЮРИСТОМ Тел. +7 (800) 302-65-54 Бесплатно по России

Отчет 2-НДФЛ в 2021 году: изменения

ФНС утвердили изменения в форме отчетности, которую подают в Налоговую Инспекцию. Называется отчет так же, как и справка для сотрудника. Отличие заключается в наличии сокращенного названия: «Форма 2-НДФЛ». Изменилась кодировка бланка.

Произошли изменения в проставлении признака документа:

• 1 — если отчет подает налоговый агент, которому удалось удержать налог с доходов физического лица;
• 2 — отчет подает налоговый агент, который не удерживал налог с доходов физ. лица;
• 3 — отчет подает правопреемник налогового агента при удержании налогов с доходов сотрудника;
• 4 — если отчет подает правопреемник налогового агента и его не удалось удержать НДФЛ.

Отчеты с признаками «3» и «4» подают предприятия, которые в ходе реорганизации или ликвидации стали правопреемниками налогового агента.

Сама форма теперь состоит из 3-х разделов. Ранее в ней было пять. Коды доходов и вычетов, а также их суммы нужно указывать с расшифровкой по месяцам в Приложении к документу. Это второй лист утвержденной формы.

Необходимо соблюдать новые правила заполнения форм 2-НДФЛ. За нарушение законодательством предусмотрены штрафные санкции.

Виды справок 2-НДФЛ

Существует три вида таких справок:

• Первичная.
• Корректирующая.
• Аннулирующая.

Первичной называют документ, в котором отражаются доходы физических лиц, полученные на данном предприятии. В случае допущения ошибок используют следующие два вида справок. Именно на них мы и остановимся подробнее.

Корректирующая

Компании не будут грозить штрафные санкции в том случае, если она сама обнаружила ошибки в данной справке и исправила их. Если же налоговики увидят неточности первыми, то в этом случае штрафных мер компании вряд ли удастся избежать.

По новым правилам, для исправления ошибок в заголовке документа есть специальные поля корректировок. Их необходимо заполнять в той ситуации, когда требуется устранить ошибочные сведения. Когда составляется первичный документ, то в поле корректировки проставляются два нуля. А когда создается корректирующий документ, то в нем уже прописывается число на единицу больше. Если делается аннулирующая бумага, то в ней проставляется цифра «99». Таким образом и исправляются ошибки при заполнении первой справки.

Корректирующую бумагу следует отправить в налоговый орган тогда, когда необходим перерасчет налога на доходы физических лиц из-за того, что появились новые обстоятельства.

В корректирующем документе указываются номер первичной справки и дата составления нового документа. Номер первой корректирующей справки – 01, второй – 02 и так далее.

Число таких справок законодательством не ограничивается, но больше 98 справок сделать не получится, потому что поле рассчитано только на двузначное число. Номер 99 уже имеет справка аннулирующего действия.

Причем форма корректирующей справки должна быть точно такой, какая действовала в тот налоговый период, на который она распространяется

То есть перед тем как исправить ошибки в справке 2-НДФЛ, важно это уточнить

Аннулирующая

Она обозначается номером 99, и в ней есть необходимость, когда ранее поданные сведения утратили свою силу или их не нужно было подавать вовсе. В ней прописывается номер предыдущего документа, действие которого полностью аннулируется. Также пишется дата составления бумаги. Третий, четвертый и пятый разделы в этой справке заполнять не надо.

Как правильно ее заполнить — образец заполнения для работника

Справка состоит из 5 разделов, в каждом из которых содержится необходимая информация.

Разберем заполнение формы по шагам:

Начинается оформление с указания года, за который справка выдается, и даты выдачи.

Раздел 1 содержит сведения о налоговом агенте, осуществившем в указанном налогом периоде выплаты в пользу работника.

Заполняется:

• код по ОКТМО;
• телефон для контактов;
• ИНН организации или ИП;
• КПП для организаций (ИП его не указывают);
• наименование налогового агента в сокращенном виде в соответствии с уставными документами (ИП указывает свои ФИО).

Раздел 2 отражает информацию о физическом лице, которому оформляется справка о доходах.

Заполнению подлежат:

1. ИНН гражданина в соответствии с выданным ему свидетельством;
2. Фамилия, имя и отчество полностью без сокращений;
3. Статус плательщика налога:

• 1 — резидент РФ;
• 2 — нерезидент РФ;
• 3 — специалист высокой квалификации, не являющийся резидентом РФ;
• 4 — нерезидент РФ, являющийся участником программы по переселению в страну зарубежных соотечественников;
• 5 — нерезидент РФ, получивший статус беженца;
• 6 — иностранец, работающий на территории страны по патенту.

1. Дата рождения;
2. Код страны гражданства (проставляется в соответствии с ОКСМ, для россиян – 643);
3. Код удостоверяющего личность документа:

• 21 – российский паспорт;
• 10 – иностранный паспорт.

1. Серия и номер удостоверения личности.

Раздел 3 заполняется в табличном виде, где содержатся данные о полученном доходе с разбивкой по кодам и месяцам, а также код и сумма необлагаемого налогом вычета. Принцип заполнения подчиняется хронологии. В форме указывается ставка налога, по которой исчисляется расчет НДФЛ с указанного дохода — 13%.

Приведем самые распространенные из них:

Доходы
Код	Расшифровка
2000	Заработная плата
2002	Суммы премиальных выплат
2012	Отпускные выплаты
2300	Оплата по листкам временной нетрудоспособности
4800	Иные доходы

Пример. Ежемесячная начисленная заработная плата работнику составляет 32500 руб. Размер премии составляет 5200 руб. Очередной отпуск был в июне, за него начислено 30260 руб. В справке 2-НДФЛ сотрудника будут содержаться коды выплат 2000 (зарплата), 2002 (премия), 2012 (отпуск).

В раздел 4 вынесены коды и суммы стандартных, социальных и имущественных вычетов, которые предоставляются работнику по месту работы.

Самые распространенные коды вычетов:

Вычеты
Код	Расшифровка
501	Вычет с суммы подарка (предоставляется не более 4000 рублей в год)
503	Вычет из сумм материальной помощи, но не более 4000 рублей в год

Например, стандартный вычет для сотрудника на троих несовершеннолетних детей (до 18 лет) в 2018 году предоставлен по кодам 126, 127, 128. Он действовал до октября, пока доход не достиг лимита, установленного в размер 350 тысяч рублей. Раздел 4 справки 2-НДФЛ содержит суммы вычетов за 2018 год: на первого и второго ребенка по 12600 рублей (1400 руб. × 9 месяцев), на третьего – 27000 рублей (3000 руб. × 9 месяцев).

Разделе 5. Итоговые показатели суммы дохода суммируются и заносятся в таблицу. Далее определяется налоговая база и заносятся сведения о налоге:

• ОСД — исчисленная сумма за весь период;
• НБ — удержанная из дохода (НБ = ОСД —  вычеты);
• сумма перечисленного НДФЛ в бюджет (∑ = НБ — 13%).

Если в течение указанного периода имели место случаи излишне удержанной суммы налога или не удержанной, то эти данные заносятся в соответствующие графы таблицы.

Справка подписывается представителем налогового агента. Обычно это работник бухгалтерии, который ее составил. Допускается подписание самим руководителем. В соответствующем поле прописывается ФИО представителя и его личная подпись.

Как заполнить справку, если доходы работника облагались по разным ставкам?

Если в течение налогового периода присутствовали доходы, которые облагаются разными ставками НДФЛ (13, 15, 30 и 35%), то разделы 3-5 заполняются отдельно по каждой из них. Поскольку все сведения должны быть отражены в одной справке, то они могут не поместиться в одином листе. В этом случае данные переносятся на второй лист, где:

в заголовке будет содержаться номер страницы;

• 1-2 разделы не заполняется;
• 3-5 разделы заполняются аналогично первому листу с обязательным подписанием каждой из листов формы.

Доходы и налоги

Пункт 3 предполагает указание всех доходов, полученных налогоплательщиком за каждый месяц работы в истекшем налоговом периоде, которые подлежат обложению налогом. В строке «код дохода» необходимо указать:

• 2000 – суммы, выплаченные по трудовому договору;
• 2010 – по гражданско-правовому договору;
• 2012 – отпускные выплаты;
• 2300 – суммы, выплаченные по больничному листу;
• 4800 – иные выплаты.

С 2018 года добавлены следующие актуальные для работников коды дохода:

• 2013 – сумма компенсации за неиспользованный отпуск;
• 2014 – сумма выплаты в виде выходного пособия, среднемесячного заработка на период трудоустройства, компенсации руководителю, его замам и главбуху в части, превышающей 3-кратный размер зарплаты (6-кратный – в отношении уволенных работников организаций Крайнего Севера и приравненных к нему местностей).

Сумма полученного физическим лицом дохода отражается в справке 2 НДФЛ в рублях и копейках. В строках «код вычета» и «сумма вычета» необходимо указать все произведенные в отношении доходов налоговые вычеты. Сумма вычета не должна превышать сумму дохода.

В разделе 4 заполняются данные о предоставленных работнику стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетов, а также номер и дата уведомления на получение имущественных вычетов (а в новой форме – и на получение социальных вычетов). Кроме того, с 2016 года добавлен еще один указываемый вид вычета – инвестиционный.

Раздел 5 содержит данные об исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджет суммах налога, заполняется по каждой ставке отдельно. Сумма налогов указывается только в рублях. Чтобы высчитать эту сумму, нужно от суммы дохода, подлежащей налогообложению (налоговой базы), отнять сумму налоговых вычетов и затем умножить на ставку налога, в основном это – 13%. Если справка о доходах физического лица выдается по признаку 2, пункты 5.4-5.6 не заполняются, а заполняется только пункт 5.7.

С 2016 года раздел 5 дополнен графой «Сумма фиксированных авансовых платежей», а также полем для реквизитов уведомления, подтверждающего право на уменьшение налога на сумму таких платежей.

Наконец, документ подписывается лицом, выдавшим справку, с указанием его Ф.И.О. и должности, а затем ставится печать организации.

Выдача справки 2-НДФЛ

Справку заполняют, руководствуясь положениями гл. 23 НК и ст. 62 ТК. Для ее получения работнику нужно оформить заявление. Заверенную справку он должен получить по истечении не более 3 рабочих дней с даты подачи заявления. При неполучении справки в срок заявитель может оформить жалобу, направив ее в трудовую инспекцию, суд или прокуратуру.

По существующему законодательству отказ от выдачи справки считается нарушением. Большинство организаций выдают справку при увольнении работника.

Рассмотрим возможности получения справки при нетрадиционных ситуациях:

1. Если работник сменил несколько мест работы, а потом не может найти одну или несколько организаций, ему нужно получить сведения у налоговиков по месту проживания, оформив заявление в произвольной форме.
2. Если фирма не существует, справку можно получить через личный кабинет по интернету с сайта ФНС.
3. Если данные в ФНС отсутствуют, то при трудоустройстве в другую организацию можно написать заявление о невозможности получения справки из-за ликвидации фирмы. Тогда работодатель подает запрос в Пенсионный фонд и налоговикам о необходимости получения всех данных о зарплате поступающего сотрудника.

Как получить справку 2-НДФЛ без заявления, узнайте из сообщения .

Вопросы-Ответы, различные нештатные ситуации

Выдача справок налогоплательщикам

По заявлению налогоплательщика налоговый агент обязан выдавать ему справку о доходах и суммах налога физического лица по форме из приложения 5 к приказу ФНС от 02.10.2018 (п. 3 ст. 230 НК, п. 1.5 приказа ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566). Данную форму применяйте исключительно с отчетности за 2018 год. За предыдущие годы сотрудникам выдавайте справки по формам, по которым отчитывались в налоговую инспекцию (информация ФНС от 09.11.2018).

Справки о доходах и суммах налога физического лица нужны при переходе сотрудника из одной организации в другую в течение года. Размеры доходов должны быть подтверждены справкой о доходах и суммах налога физического лица.

Справку выдайте не позднее чем через три рабочих дня с даты, когда сотрудник подал заявление. (письмо Минфина от 21.06.2016 № 03-04-05/36096). Каким способом выдать справку работнику, налоговый агент определяет самостоятельно (письмо ФНС от 10.08.2018 № ПА-4-11/15498).

Обязана ли организация выдать сотруднику справку о доходах и суммах налога физического лица, если в налоговом периоде у него не было облагаемых доходов, с которых исчислялся и удерживался НДФЛ

Нет, не обязана. Такая ситуация возникает, например, когда сотрудницы находятся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. По отношению к таким сотрудникам организация налоговым агентом не признается (п. 1 ст. 226 НК). А справки о доходах и суммах налога физического лица должны выдавать именно налоговые агенты (п. 3 ст. 230 НК).

Может ли организация выдать родственникам сотрудника справку о доходах и суммах налога физического лица

Да, может. Если у сотрудника нет возможности получить такую справку лично, он как налогоплательщик вправе поручить это своему уполномоченному или законному представителю, в том числе родственнику (п. 1 ст. 26 НК).

Основанием для выдачи справки родственнику – уполномоченному представителю (например, супругу, брату, сестре) является заявление сотрудника и нотариально удостоверенная доверенность на имя родственника (абз. 2 п. 3 ст. 29 НК, ст. 185 ГК).

Законный представитель сотрудника может обратиться за справкой без доверенности (п. 2 ст. 27 НК, п. 1 ст. 26, п. 2 ст. 28 ГК). Для выдачи справки о доходах и суммах налога физического лица в этом случае достаточно заявления сотрудника.

Отпускные и другие незарплатные доходы

Предположим, сотрудник был в отпуске, который начался в декабре 2020 года. А закончился уже в январе 2021 года. Отпускные являются фактически полученными в день их выдачи. Ведь они не являются доходами за выполнение трудовых обязанностей. (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Значит, в состав доходов за декабрь нужно включить всю сумму отпускных. Которая выдана сотруднику в декабре. Распределять сумму между декабрем и январем при заполнении справки 2-НДФЛ не надо.

Если же отпускные начислены в 2020 году, но выплачены только в 2021 году. Включать их в отчетность по НДФЛ за 2020 год не нужно. Впрочем, как и другие незарплатные доходы. (непроизводственные премии, дивиденды, выплаты по гражданско-правовым договорам и т. п.). Которые начислены в 2020 году, а будут выплачены в 2021 году. Любой такой денежный доход считается полученным в день его выплаты.

Также не нужно включать в справку 2-НДФЛ отпускные. Которые были пересчитаны и удержаны с сотрудника в связи с тем, что его отозвали из отпуска.

НДФЛ с больничного пособия

Со всей суммы больничного пособия удержите НДФЛ. Налог удерживается независимо от того, в связи с каким страховым случаем начислено пособие. Болезнь самого сотрудника, уход за больным ребенком и т. п.. Облагается НДФЛ и пособие, назначенное в связи с несчастным случаем на производстве или профзаболеванием. Такие выводы следуют из пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса РФ и подтверждены письмом Минфина России от 29 апреля 2013 № 03-04-05/14992.

Справки 2-НДФЛ заполняются (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Датой получения дохода в виде выплаты по больничном листу является день, когда выплатили больничный (подп. 1 п. 1 ст. 223, абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).