Акт приема передачи документов

Особенности составления и содержания реестра для передачи документов

Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.

Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.

Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.

Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

Как правильно оформить реестр?

Если формированием реестра занимаются разные лица, образец документа должен содержать данные человека, который его составляет. Если реестр формируется на бумажном носителе, кроме данных человека, который его ведёт, требуется так же именная печать.

Если в процессе формирования реестра были допущены ошибки, исправить их допускается исключительно с ведома руководителя.

На исправление обнаруженных ошибок отводится три дня. Для исправления некорректно внесённой информации следует сформировать заявление. В заявлении следует обозначить ошибку и человека, допустившего её.

Когда может понадобится

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

1. Между 2 частными гражданами.
2. Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
3. Между физическим и юридическим лицом.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:

1. Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
2. Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
3. Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
4. Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.

Особенности оформления актов

Основная особенность акта – это то, что документ составляется несколькими людьми. Связано это с сутью рассматриваемого вида документа. Акт выполняет следующие функции:

• Фиксация фактов. Предполагается, что фиксировать факты нужно при свидетелях. Нужно это для обеспечения достоверности, подтверждения, что факт действительно имел место быть.
• Принятие ключевых решений. Часто на базе актов принимаются различные решения. Эти решения иногда оспариваются через суд. Оспаривание может производиться на основании того, что акт был заключен без свидетелей. А потому документ обязательно нужно составлять в присутствии нескольких лиц.

Крайне важно оформлять акты в соответствии со всеми правилами. В обратном случае их легко можно будет оспорить

Рассмотрим пример. Сотрудник пришел на работу в пьяном состоянии. Составлен акт, фиксирующий это состояние. Документ оформлялся без свидетелей. На основании акта работник был уволен. Однако сотрудник не согласился с решением работодателя и обратился в суд. Работодатель не смог доказать факт опьянения сотрудника, так как акт составлялся без свидетелей. Никто кроме руководителя не смог подтвердить нарушение ТК и внутренних распорядков.

Как уже говорилось, акт составляет группа лиц. Но под группой могут пониматься не только свидетели, но и специально сформированная комиссия. Состав ее определяет руководитель фирмы. Для утверждения состава необходимо издать приказ. Комиссия формируется, к примеру, при следующих операциях:

• Прием-сдача ценностей и документов.
• Инвентаризация.
• Расследование ЧП.

Обычно акты, формируемые комиссией, составляются по специальной форме, оговоренной в нормативных актах.

Правила оформления реестра

Реестр описей дел в архиве заполняется по общим требованиям ведения архивного дела:

1. Организуйте ведение регистра на бумажном носителе. Электронный вариант допускается, но требует заверения цифровой подписью.
2. Заполнять формуляр вправе только ответственный работник. Иные лица не должны иметь доступ к внесению данных в описи и номенклатуры.
3. Записи вносят в хронологическом порядке, начиная с момента открытия учетного регистра.
4. Дата открытия журнала регистрируется на титульном листе.
5. Конец периода, на который открыт реестр, указывается только после того, как заполнена последняя строка журнала.
6. Итоговые значения подводит ответственный работник. Затем итоговые данные заверяет руководитель учреждения.
7. Бумажный бланк должен быть прошит, пронумерован и заверен печатью.

ВАЖНО!

Ошибки в реестре нельзя исправлять корректирующими средствами, лентами и замазками!

Неверные сведения нужно зачеркнуть тонкой ровной линией, рядом вписать верные данные. Исправительную запись должен заверить ответственный работник. Указывают должность, дату и подпись.

Правила составления акта по приёму-передаче товаров

Прежде чем переходить к оформлению акта, следует убедиться в том, что представители обеих сторон, участвующих в процессе, уполномочены на его проведение. В данном случае подтверждением могут служить приказы, доверенности или нотариально заверенные поручения, выданные руководством предприятий сотрудникам на совершение таких действий от лица организации.

Данный акт может быть написан в произвольной форме, но при условии соблюдения стандартов делопроизводства по оформлению подобного рода документов.

Он в обязательном порядке должен содержать сведения о сторонах, задействованных в процессе передачи (название и реквизиты компаний, должности и ФИО ответственных лиц), список передаваемых материальных ценностей с указанием количества, ассортимента, стоимости, информацию о наличии повреждений, дефектов, неисправностей, а также претензии, если таковые возникнут.

При необходимости по соглашению сторон в акт можно внести дополнительные данные, такие как условия и сроки оплаты поставки, составление вторичных актов, оформляемых в виде приложений и т.д.

Для составления акта подходит стандартный лист формата А4, оформленный в двух экземплярах (по одному для каждой заинтересованной стороны). Каждая копия в обязательном порядке должна быть удостоверена оригиналами подписей руководителей компаний или уполномоченных на визирование документов лиц.

Акт можно заверить печатями, но не обязательно (начиная с 2016 года, применение печатей и штампов не является требованием закона к юридическим лицам, но в случае возникновения спорных ситуаций, требующих решения в суде, печать лишней не будет).

Форма

Закон не предусматривает применение унифицированной формы для составления акта. Поэтому оформлять документ разрешается в свободном стиле. Некоторые компании разрабатывают для этих целей специальный шаблон, используя исключительно его.

(Видео: «Юридические документы Акт приема передачи»)

В каких случаях требуется оформление акта

Полномочия руководителей компаний разрешают им самим решать, когда возникает необходимость в оформлении такого документа. Зачастую его оформление осуществляется по обоюдному желанию между сторонами. Достаточно часто в этом заинтересованы все участники сделки. Одна сторона имеет доказательство того, что действительно передала все указанные документы, а вторая имеет полный перечень полученной документации.

Акт может оформляться не только при сделке между организациями. Он создается и при передаче документации внутри компании.

Акт оформляется в таких ситуациях:

• Один работник передает документы другому;
• Если в компании меняются должностные лица;
• Вносятся изменения во внутреннюю документацию компании;
• Документы сдаются в архив.

Особого внимания заслуживает ситуация, когда на предприятии меняется директор или главбух. Человек, заступающий на эти должности, должен принять дела своего предшественника. При этом нужно помнить, даже незначительные мелочи могут оказаться достаточно важными. Именно поэтому, принимая дела, рекомендуется тщательно ознакомиться с принимаемыми документами. Должностное лицо, которое только начинает работать в новой компании, должно постараться избежать серьезных неприятностей в будущем. И в этом поможет пакет документов, который был передан предшественником.

Общая информация, функция акта

Вопросы процесса купли-продажи и аренды регулируются Гражданским кодексом. В ст. 556 и ст. 655 говорится о том, что передача объекта недвижимости должна осуществляться посредством подписания передаточного акта или иного подобного документа. То есть законодательство обязывает стороны составлять такой документ.

Причина в том, что договор лишь указывает на намерение участников сделки совершить ее, а акт является как бы заключительным этапом в проведении сделки. Кроме того, подписывая этот документ, арендатор или покупатель заявляет, что состояние квартиры ему известно и никаких претензий к продавцу или арендодателю он не имеет.

Акт купли-продажи квартиры — первичный документ бухгалтерского учета. На основе его бухгалтер одной организации списывает объект с учета, а другой — принимает на баланс.

Важно! Заполненный бланк хранится вместе с договором и платежными бумагами, информация о нем фиксируется в журнале регистрации входящих документов, если в компании ведется такой документ

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Общество с ограниченной ответственностью «Луч» (ООО «Луч»)

Акт приема-передачи кадровой документации N 4

Москва                                                           29.05.2009

                                                             Утверждаю

                                                        Директор ООО "Луч"

                                                        Иванов

                                                        ------  И.И. Иванов

                                                        29.05.2009

Бухгалтером Сидоровой С.С. передается, а специалистом по кадрам Петровой П.П. принимается следующая кадровая документация:

----T------------T-----------T----------T---------------------------------¬

¦ N ¦Наименование¦   Период  ¦Количество¦      Сведения об отсутствии     ¦

¦п/п¦ документов ¦  времени  ¦документов¦  (повреждении) документов и дел ¦

¦   ¦    и дел   ¦   (годы)  ¦   и дел  ¦                                 ¦

+---+------------+-----------+----------+---------------------------------+

¦ 1 ¦      2     ¦     3     ¦     4    ¦                5                ¦

+---+------------+-----------+----------+---------------------------------+

¦ 1 ¦Приказы     ¦2005 - 2009¦     12   ¦В деле N 1-07 отсутствуют приказы¦

¦   ¦по личному  ¦           ¦          ¦N N 11-ок, 24-ок, 73-ок          ¦

¦   ¦составу     ¦           ¦          ¦                                 ¦

+---+------------+-----------+----------+---------------------------------+

¦ 2 ¦Личные дела ¦2005 - 2009¦    172   ¦Утрачено личное дело             ¦

¦   ¦            ¦           ¦          ¦Шишкиной О.С.                    ¦

+---+------------+-----------+----------+---------------------------------+

¦ 3 ¦Должностные ¦2005 - 2009¦     51   ¦Должностная инструкция           ¦

¦   ¦инструкции  ¦           ¦          ¦продавца-кассира находится       ¦

¦   ¦            ¦           ¦          ¦в ветхом состоянии, отсутствует  ¦

¦   ¦            ¦           ¦          ¦последний лист; отсутствует      ¦

¦   ¦            ¦           ¦          ¦должностная инструкция помощника ¦

¦   ¦            ¦           ¦          ¦администратора магазина          ¦

+---+------------+-----------+----------+---------------------------------+

¦ 4 ¦Личные      ¦2005 - 2009¦    168   ¦Отсутствуют личные карточки      ¦

¦   ¦карточки    ¦           ¦          ¦Ибралова О.Д., Петровой М.Н.,    ¦

¦   ¦работников  ¦           ¦          ¦не заполнены личные карточки     ¦

¦   ¦            ¦           ¦          ¦Шикаровой О.Л., Якушевой Н.Н.    ¦

+---+------------+-----------+----------+---------------------------------+

¦...¦...         ¦    ...    ¦    ...   ¦...                              ¦

L---+------------+-----------+----------+----------------------------------

Сдала                                  Приняла

Бухгалтер                              Специалист по кадрам

Сидорова    С.С. Сидорова              Петрова    П.П. Петрова

29.05.2009                             29.05.2009

Члены комиссии:

Главный бухгалтер       Игнатова       А.П. Игнатова

Юрисконсульт            Сомов          С.О. Сомов

Секретарь               Филина         О.С. Филина

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

• Акт: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Акт» по всему сайту
• «Акт приема-передачи кадровой документации (пример)».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей (пример)
• Акт приема-передачи товаров и транспортных средств на хранение (приложение к договору хранения на складе временного хранения или ином складе, принадлежащем предприятию (организации, учреждению), материальных ценностей (товаров и транспортных средств) таможенного органа)
• Акт приема-передачи специальных знаков (марок) для избирательных бюллетеней на выборах Президента Российской Федерации
• Акт приема-передачи имущества (выставочного оборудования) (приложение к договору аренды выставочного оборудования)
• Акт приема-передачи имущества (приложение к договору аренды винного шкафа)
• Акт приема-передачи индивидуальных комплектов тестов, индивидуальных контрольных листов тестирования, индивидуальных протоколов тестирования и промежуточного протокола результатов тестирования. Форма N 6
• Акт приема-передачи в аренду нежилого помещения (здания) (приложение к договору аренды недвижимого имущества государственных предприятий Московской области)
• Акт приема-передачи векселя (приложение к договору купли-продажи векселя)
• Акт приема-передачи справочника (реестра зарегистрированных цен на лекарственные средства, используемых для информационного обеспечения мероприятий по дополнительному лекарственному обеспечению)
• Акт приема-передачи документации по жилым домам и прилегающим земельным участкам (приложение к договору мены жилых домов с прилегающими земельными участками)

Учетные регистры

Учетные, или, иначе говоря, документы бухгалтерского оформления, применяются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, а также для отражения этих данных на счетах бухучета и в отчетности. Вести их можно:

• в специальных книгах (журналах);
• на отдельных листах и карточках;
• в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники;
• непосредственно в специализированных программах на электронных носителях.

Важно соблюдать хронологию занесения данных и принципы бухучета: двойную запись, ведение синтетического и аналитического учета, применение общего Плана счетов и прочих. На основе данных регистров бухучета составляется отчетность, которую организации сдают в Росстат и ФНС

Как составить акта приема-передачи печати

Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.

Документ создается в трех экземплярах:

• один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
• второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
• третий передается в компанию.

После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).

Для большего удобства специалисты рекомендуют разделить процесс заполнения документа на несколько этапов:

1. Начинать оформление необходимо с указания названия документа. А именно «Акт приема-передачи печати». В учетном журнале акт будет обозначен определенным номером. Его также нужно указать.
2. Ниже прописывается город, в котором документ оформлялся. Также здесь должна быть указана дата заполнения. Нужно помнить, если эта дата отсутствует, документ не будет считаться действительным.
3. Ниже идет основная часть, в которой и описывается сам факт передачи печати. Именно сюда вносятся сведения о компании, которая владеет печатью. Обязательно нужно прописать причину, по которой совершается данная передача. Также указываются должности и паспортные данные передающего и принимающего сотрудников.
4. В акте должны присутствовать сведения о документах, согласно которым работники занимают свои должности. Необходимо упомянуть и о приказе или другом документе, который является основанием для передачи печати.
5. В центре страницы оставлено пустое место. Оно предназначено для проставления оттиска. По сути, это и есть образец печати, которая подлежит передаче.
6. Под оттиском указывается, на какое время назначается новое ответственное лицо. Это может быть бессрочный период, или определяется какая-то определенная дата. Также можно указать событие, до которого печатью будет распоряжаться новый сотрудник. К примеру, ответственным за печать будет главный бухгалтер до тех пор, пока директор компании не вернется из отпуска.

По сути, этот акт снимает ответственность с передающей стороны, и возлагает ее на принимающую. И с этим обе стороны согласны, что и подтверждают своими автографами.

Тонкости архивации

Любому работнику архива знакома опись документов дела. Ее составляют при передаче бумаг на хранение. Этот документ является не просто содержанием конкретной папки. Он дает возможность в любое время найти среди огромного количества бумаг нужную информацию.

Приказы, отчеты и другие вложения систематизируются и сводятся в таблицу, которая должна содержать шесть обязательных столбцов:

• Порядковый номер.
• Индекс конкретного документа в соответствии с номенклатурой.
• Его дата (та, которая указана при регистрации).
• Заголовок (приказ, письмо, договор).
• Номера листов.
• Примечание.

Таблица может получиться довольно большой. Но в любом случае в самом конце должна быть сделана итоговая запись о том, сколько документов в ней перечислено, а также подсчитано общее количество страниц. Теперь, заглядывая в такую папку, можно без труда по искомым параметрам найти нужную бумагу, не прилагая к этому особых усилий.

Как правильно составить

Как оформлять эту бумагу, каждое предприятие решает самостоятельно, исходя из требований законодательства.

Структура акта

Чаще всего создается бланк, в котором определяется место для указания:

• названия;
• даты и места оформления;
• полного наименования предприятия (предприятий, если это внешний документ);
• ФИО и должностей сотрудников (наименований юридических лиц), участвующих в процессе передачи;
• списка бумаг (с регистрационными номерами);
• ФИО и должности сотрудника, который занимался оформлением;
• подписей передавшего и получившего (или членов комиссии).

Желателен так же оттиск печати (если в передаче участвуют юридические лица) и расшифровка всех подписей. Обязательно указание, в каком виде бумаги передаются (в оригинале или в виде копий), в каком количестве.

Если пакет большой, список оформляется в виде таблицы. Ее форма свободная, но должна отражать состав. Иногда в таблицу вписываются группы, пояснения по составу оформляются в виде текстового блока. Если передаются оригинальные бумаги, желательно предварительно сделать копии.

Необходимые сведения

Первый шаг – оценка наличия, правильности оформления и состояния документооборота в подразделении, в котором производится передача. После таблицы с перечнем указываются замечания о нехватке и несоответствии (если они имеются). Это необходимо принимающему, чтобы снять с него ответственность.

Еще одной текстовой блок должен содержать описание процесса работы комиссии и указание, что на момент передачи количество документов соответствовало списку. Письменно фиксируется так же факт проверки и приема пакета бумаг, отсутствие претензий друг к другу у сдающего и принимающего.

Пошаговая инструкция по заполнению и регистрации

Бланк заполняется после проверки документации. Если пакет небольшой, форма достаточно простая:

Если пакет большой:

• документы делятся на несколько групп;
• вместо «Наименование документа» пишется «Наименование группы»;
• графу «Дата» можно пропустить;
• графу «Номер документа» нужно заменить на графу «Название группы».

В графе «Форма» указывается, какой документ передается – оригинал или копия. «Лист» — сколько листов в группе. Если процесс совершается между доверенными лицами предприятий, прилагаются копии нотариально заверенных доверенностей. Акт подписывается в момент передачи.

Документы прилагаются к акту в виде приложений, обязательно примерное описание их признаков (номеров), текстового содержания, количества экземпляров. Содержание приложений фиксируется после подписей.

Бланки и образцы

Унифицированных форм не существует. Таблица дополняется и расширяется в зависимости от конкретной ситуации. Например:

Образец заполнения АППД

Скачать бланк акта бесплатно можно здесь.

Акт приема-передачи документов при смене директора (образец)

АППД при смене главного бухгалтера

Акт приема-передачи документов конкурсному управляющему

После подписания ответственность за использование и сохранность переходит к лицу, которое приняло пакет.

Если на предприятии электронный документооборот, все (опись, акт) оформляется в программе (если в ней имеется соответствующий бланк). Бланк можно распечатать, чтобы участники процесса его подписали. Потом он сканируется и сохраняется в системе. Передающей и принимающей стороне можно предоставить документацию на бумаге.

Личные дела сотрудников

Кадровая служба любого предприятия или организации тоже является участком, через который проходит много самых разных документов. Большинство из них аккумулируются в личные дела сотрудников.

Они хранятся на месте вплоть до увольнения и только после этого сдаются в архив. При этом кадровик должен составить опись документов личного дела. Стоит заметить, что в законодательстве России нет каких-то определенных норм относительно ее составления. Все правила взяты еще с советских времен. В соответствии с ними подобная опись должна представлять собой типовую таблицу из семи столбцов:

• Номер по порядку.
• Индекс конкретного документа.
• Дата.
• Заголовок и краткое содержание документа.
• Номера листов.
• Дата, когда документ был включен в личное дело.
• Примечание для особых заметок.

В самом конце подсчитывается общее количество внесенных в список документов. Все это делается за подписью кадровика с указанием даты передачи дела.

Преимущества использования

На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.

Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

Составляем акт приема-передачи материальных ценностей от одного МОЛ другому

Законодательно закрепленной формы акта не существует. Для предприятий общепита разработана форма ОП-18 (акт о передаче товаров и тары при смене материально ответственного лица). На ее основе можно разработать собственную. Главное, не забывать о включении в бланк обязательных реквизитов первичного учетного документа. Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года.

Составленный организацией бланк нужно зафиксировать в учетной политике посредством издания специального приказа руководителя.

В акте нужно указать следующую информацию, чтобы он имел юридическую силу:

1. Наименование документа, место и дату его составления.
2. ФИО и паспортные данные материально ответственных лиц, сдающего и принимающего материальные ценности.
3. Документы-основания для передачи ценностей. Это приказ о смене МОЛ, трудовой договор с другим МОЛ.
4. Перечень передаваемых материальных ценностей. Эту часть документа лучше оформить в виде таблицы с такими графами: номер по порядку, наименование объекта, инвентарный номер, единицы измерения, количество, цена, стоимость. В конце таблицы нужно подвести итоги по общей стоимости матценностей.

Отметку о том, что ценности проверены сторонами, претензий к их характеристикам нет.
Количество экземпляров акта. Как правило, составляют в двух экземплярах: по одному для каждого МОЛ. Можно составить третий экземпляр для бухгалтерии.

Документ заканчивают подписями сторон и руководителя компании или его уполномоченного лица. С момента подписания акта ответственность за полученные объекты несет новое МОЛ.

К сведению! Хранить заполненный и подписанный акт нужно в фирме в течение 5 лет.