Crm для бизнеса: что это такое и какую следует выбрать

Классификация постоянных клиентов

Представленные алгоритмы скоринга клиентов рассчитаны на работу с новыми заявками. Для клиентов, которые делают периодические покупки, целесообразнее создавать свои классификации. Не буду детализировать очевидно полезную сегментацию клиентов по объёму и частоте продаж. Расскажу о другой, очень интересной классификации, которую мы создали по запросу клиента, и она будет полезна для многих компаний. Клиенты в CRM — ими могут быть сущности «Компания» или «Контакт» — делятся на пять категорий: новые, постоянные, уснувшие недавно, уснувшие давно, проснувшиеся. Самые малочисленные группы — это уснувшие недавно и проснувшиеся клиенты, и эти группы — самые важные. Например, если клиент ранее делал покупки не реже раза в месяц, а сейчас уже более месяца не покупает, он сразу появляется в «уснувшие недавно», и менеджер начинает с ним работать. Если клиент снова купит, то переходит в сегмент «проснувшиеся», что означает успешный результат работы менеджера. Такая классификация позволяет из тысяч клиентов в CRM выделить десятки наиболее важных с точки зрения руководителя и сотрудников отдела продаж.

Методы работы с клиентами классов A..F

Клиенты класса A

Самые крупные и перспективные клиенты.

Находятся под прямым контролем руководителя, часто руководители лично участвуют в сделке.

Клиенты класса B

Крупные перспективные клиенты, а также средние клиенты, где можно завершить продажу с минимальными усилиями.

Именно в этом сегменте происходят основные продажи. Руководитель за ними следит, используя средства CRM.

Клиенты класса С

Новые клиенты. Мелкие клиенты высоких статусов. Крупные клиенты, кто долго сомневается и начинает “высасывать все соки”, оттягивая оплату.

Именно класс C определяет эффективность бизнеса. Насколько результативно отрабатываются новые клиенты, насколько грамотно “соскакиваем” с “токсичных” клиентов, которые впустую вытягивают ресурсы. 

Класс C удобно разделить на два подкласса:

C1 — новые клиенты;

С2 — клиенты, которые “скатились” в класс C из B и A.

Исходя из этих подклассов, можно писать различные инструкции по работе с данными типами клиентов.

Клиенты класса D

Уходящие клиенты, вероятность продажи ниже среднего. В класс D попадают в основном потому, что клиент долгое время не даёт обратной связи, или возникли задержки на стороне продавца. В обоих случаях стиль общения менеджера должен отличаться от первоначального

Клиенту важно чувствовать, что мы его не спамим, а с пониманием относимся к его задержкам и извиняемся за проблемы, возникшие у нас. Если в вашем бизнесе практикуются спецпредложения и акции, то максимальный эффект они дают именно с классом D

Клиенты класса E

“Молчуны” и отложившие сделку. Продать им тяжело, достаточно раз в полгода–год напоминать о себе письмами с новыми предложениями. 

Клиенты класса F

Не клиенты. Заявки, которые не подходят под квалификацию, отписавшиеся и полностью отказавшиеся клиенты. С ними работа не ведётся, сегмент нужен для статистики, обычно находится в проигранном статусе воронки.

Интересно, что ошибки в работе менеджера по-разному влияют на продажи в зависимости от класса клиента. Небольшие оплошности не критичны во всех классах, и лишь в классе C ошибки сразу приводят к убыткам. 

Пример: менеджер по продажам в ответ на запрос клиента переслал письмо технического специалиста, написанное сложным языком. Клиент ничего не понял и ушел, хотя “технарь” дал полезный комментарий — просто не хватало картинки и понятного описания. А вот при общении с клиентами класса B та же недоработка воспринимается проще, так как клиент уже “привык” и готов прощать незначительные проблемы в коммуникациях. Другой пример ошибки в классе C: менеджер “до упора” отрабатывает клиента, а тот давно уже пользуется таким “бесплатным консультантом”, но покупать ничего не будет, особенно если он не ЛПР (лицо, принимающее решение).

Обратите внимание, насколько удобно разделять клиентов на классы и давать менеджерам инструкции по работе с клиентами в зависимости от класса. Посмотрите на следующие два варианта оценки компании.  Где  состояние продаж стабильнее? В скобках даны прогнозы продаж по сделкам каждого класса

Посмотрите на следующие два варианта оценки компании.  Где  состояние продаж стабильнее? В скобках даны прогнозы продаж по сделкам каждого класса.

Все показатели идентичны, разница только в том, что в варианте 1 половина всей ожидаемой выручки приходится на клиентов класса А, а  в варианте 2 — на клиентов класса B.  Стабильнее ситуация во втором варианте, так как ожидаемые суммы распределены на большее число клиентов. Здесь на 100 клиентов класса B приходится половина ожидаемой выручки, 50М. В первом варианте половина ожидаемых продаж приходится на клиентов класса A, которых всего 5. Это значит, что если со всеми пятью возникнут проблемы, то фирма не сможет получить половину ожидаемой выручки. Стабильность — это устойчивость к стрессам, которая тем выше, чем меньше зависимость от каждой конкретной сделки.

Как понять, нужна ли вам CRM-система

CRM-система принесет пользу, если вы работаете в бизнесе, где большое значение имеет привлечение клиентов, обработка заказов и повторные взаимодействия с заказчиками.

Например, фирма продает:

• мебель,
• квартиры,
• окна,
• двери,
• сайты,
• программное обеспечение,
• информационные продукты,
• технику и оборудование.

Оказывает услуги:

• в сфере рекламы или проведения мероприятий,
• ремонта,
• клининга,
• здоровья и красоты,
• автосервиса и т. д.

Во всех этих случаях нужен учет входящих заявок, поддержание взаимоотношений с клиентом до и после завершения сделки.

Не пригодятся CRM-системы там, где нет как такового отдела продаж и необходимости вести учет клиентов, например:

• в розничном магазине продуктов питания, одежды, косметики;
• в кафе и столовых, где действует принцип “кто сам пришел, того и обслуживаем”;
• на предприятии, которое работает с несколькими заказчиками по долгосрочным договорам, мощности загружены на 100 %, и расширять бизнес руководство не планирует;
• в бизнесе, который полностью построен на знакомствах и связях, и только так происходит заключение сделок;
• на фирме, где руководитель пока сам управляет и сам продает, хотя в этом случае как минимум база данных, пусть даже в Excel, точно не помешает.

В остальных случаях есть смысл подумать о помощниках в виде удобных программ для работы вашего предприятия.

Для чего нужна CRM-система

В самом простом варианте для подобных целей может служить привычный Exсel. Здесь можно сохранять сведения о покупателях (реальных или потенциальных), их контакты и покупки. По такой базе можно работать. Например, сотрудник дополняет файл по мере совершения звонка. Указывается результат общения – хочет купить, позвонить позже, не готов сотрудничать и так далее. Имея такие данные, можно хоть немного структурировать работу с потребителями.

Однако, на практике все сталкивается с человеческим фактором: кто-то из сотрудников забудет внести информацию в файл, кто-то не захочет утруждаться, посчитав это неважным, а кто-то допустит ошибку. При росте количества работников, клиентов и предлагаемых товаров задача многократно усложняется. И уже не всегда получается понять, какой из имеющихся огромных файлов самый новый и правильный. Кто виноват в том, что клиенты обращаются, но ничего не покупают, и почему так происходит? Как держать большое количество дел в голове и не забыть ничего? Полный аврал может произойти при увольнении одного из менеджеров или повреждении файла.

Как раз чтобы предотвратить возможный хаос, нужны CRM-системы. Они минимизируют человеческий фактор, делают процессы понятными и открытыми. В компании появляется единый стиль работы всех сотрудников. Для клиента это уверенность в том, что качество его обслуживания будет на высоте, в какое бы из представительств фирмы он ни обратился.

Руководитель может оценить как финансовые результаты общей работы, так и эффективность каждого из работников, отследить, на каком этапе и по каким причинам происходят срывы сделок. Риски можно спрогнозировать, а недовольства покупателей – избежать. Как результат – довольные клиенты, менее загруженные работники и успешные показатели компании. Автоматизация решает многие задачи.

Основные цели применения CRM-систем:

• Единая база заказчиков, их документов и истории сотрудничества.
• Сокращение времени обслуживания.
• Контроль сроков выполнения задач и качества работы с клиентами.
• Уменьшение загрузки персонала за счет автоматизации действий и подсказок программы.
• Возможность анализа самых разных показателей: количества сделок, качества работы сотрудников, жалоб и возвратов.
• Увеличение объемов продаж за счет техник перекрестных продаж и дополнительных предложений.
• Распределения нагрузки среди сотрудников.
• Планирование дальнейших стратегий развития.

Помощь в решении этих и других аспектов работы – краткий ответ на вопрос, зачем нужна CRM-система. Электронный помощник позволяет сделать потенциального покупателя реальным и постоянным

Важность лояльных клиентов сложно переоценить. На поиск новых заказчиков тратятся огромные средства, часто окупающиеся лишь за несколько месяцев сотрудничества

Довольные клиенты – это бесплатное сарафанное радио, увеличение среднего чека. При высокой конкуренции на рынке постоянные клиенты особенно ценны для любой компании.

Инструменты настройки скоринга и грейдинга

Ручная простановка вероятностей, сумм и класса. Метод неэффективный, требует дополнительного участия менеджеров, но для тестирования самой системы классификации лидов по приоритетам вполне может подойти.
Встроенные системы скоринга в CRM. К сожалению, Битрикс24 и amoCRM (на момент написания статьи) имеют ряд ограничений, поэтому пользоваться ими не всегда удобно. В Битрикс24 скоринг можно включить лишь от 2000 закрытых сделок, в amoCRM нет общей сортировки по приоритетам. 
Расчеты с использованием бизнес-процессов, триггеров, автоматических калькуляторов. Хорошее решение, которое позволяет не просто автоматизировать скоринг и грейдинг, но и учитывать особенности конкретной CRM. Главная проблема — сложность создания и особенно редактирования таких решений. Если в бизнес-процессе прописывать условия на каждый статус, каждый сегмент, каждый диапазон времени, учесть источники и типы продукции, то этого достаточно, чтобы в Битрикс24 бизнес-процесс “вырос” на десяток экранов. И это без учёта вывода в пользовательские поля метода расчёта скоринга. С другой стороны, если алгоритм скоринга прост, то использование бизнес-процессов является быстрым и  эффективным решением.
Кастомизированные решения, написанные специально для вашего аккаунта CRM. Они обеспечат максимальное соответствие начальному техническому заданию. Проблемой может быть отсутствие настроек и, как следствие, высокая цена каждой перенастройки параметров и алгоритма. При активном использовании скоринга менять их стоит несколько раз, пока не будет достигнуто соответствие скоринга и мнения руководителя.
Специализированные программы расчёта скоринга и грейдинга. Плюс в том, что основные проблемы уже были решены “до вас”, тем самым обеспечив минимальные сроки и стоимость внедрения

Обращайте внимание на возможности решения анализировать данные и редактировать параметры в удобной форме, доступной обычным пользователям, а не только программистам. Минусом являются дополнительные финансовые затраты и необходимость потратить время на изучение стороннего решения

Также внешние приложения могут иметь ограниченный функционал, выйти за рамки которого будет затруднительно, поэтому обращайте внимание на гибкость настроек.

Пример расчёта скоринга

В скоринге можно считать разные показатели, упрощающие понимание сделки, внутренних её параметров. В следующей таблице рассчитаны вероятность в процентах, ценность в рублях и класс. Аналогично можно рассчитывать скоринг в любых условных числах или символах.

Вероятность по умолчанию: 20 %.

ИТОГО 

Прогноз продаж 372 500₽

Важные классы, шт.: A=1, B=1, C=2

Посмотрите на таблицу с точки зрения руководителя. Большой объём информации собран всего в две строки, из которых можно сделать выводы о состоянии компании и принимать управленческие решения:

Прогноз продаж 372 500₽

Важные классы, шт.: A=1, B=1, C=2

Если  на входе будет не 5 сделок, а 5000, и параметров для расчёта скоринга будет не 3, а  10, то финальные строки ИТОГО будут содержать всё тот же небольшой объём информации, который можно оценить за несколько секунд.

Как я изучаю незнакомые сделки в CRM

При изучении ситуации в CRM, я, как руководитель, пользуюсь следующими приоритетами:

Смотрю на буквенный класс сделки и ценность. Они дают направление для дальнейшего изучения.
Читаю “комментарий” — мы используем такое поле в сделке для краткого изложения личного мнения менеджера о сделке. Там находится ответ на вопрос “что с этой сделкой?”, поэтому нет необходимости каждый раз спрашивать мнение менеджера. Иными словами, я всегда знаю мнение каждого менеджера по каждой сделке (ответ записан в комментарии, 1–2 предложения). Реальные примеры: “Попросила продлить ознакомительный ключ в связи с новогодними праздниками

Дали ключ до 22 января”, “Требуется расчёт конверсии по своей формуле”.  Как только происходит важное изменение в работе со сделкой, менеджер меняет комментарий.
Дальнейшее направление изучения сделки зависит от того, насколько она мне интересна. 

Такой подход позволяет экономить время руководителя при анализе CRM и меньше отвлекать менеджеров.

Для чего нужен CRM

Для компании важным является обеспечение скоординированной работы всех отделов с клиентами. На данном этапе становится понятным, зачем нужна CRM-система. Ее внедрение способствует организации совместного подхода к каждому покупателю, когда на практике в большинстве своем эти отделы работают разрозненно. Компания от такого взаимовыгодного сотрудничества только выигрывает, поскольку работа в одной связке и в одном направлении не только увеличивает прибыль предприятия за счет снижения издержек, но и помогает распланировать дальнейшую стратегию компании.

Принципы

Взаимодействие отделов позволяет привлечь новых клиентов и не растерять старых. Это происходит потому, что каждый сотрудник, обращаясь к единой базе, имеет возможность видеть детальную и полную картину о покупателе, на основе которой принимается решение, которое будет отражено в этой базе. Все это возможно, когда соблюдаются основные принципы CRM-систем:

• Существование общего центра, где происходит хранение информации.
• Возможность взаимодействия с клиентами посредством всех имеющихся каналов связи: от телефона до социальных сетей.
• Проведение постоянного анализа собранной информации для принятия решения о дальнейшей работе компании.

Цели

Если говорить о цели внедрения CRM-систем как этапа развития менеджмента, то на первом месте будет стоять удовлетворенность покупателя, поскольку приток новых клиентов с одновременным сохранением существующих помогает компании интенсивно развиваться за счет увеличения количества продаж. Это может быть достигнуто благодаря анализу взаимоотношений компании и клиентов, ведению грамотной и взвешенной тарифной политики и использование правильных инструментов торговли.

Comindware Business Application Platform

Россия. Москва. https://www.comindware.com/ru/platform/

Low-code платформа для построения прикладных бизнес-приложений силами бизнес-аналитиков и цифровой трансформации предприятия. В основе Comindware Business Application Platform — управление бизнес-процессами (BPMS), кейсами (ACM), работа с данными и документами, социальное взаимодействие.

Благодаря платформенной реализации, продукт позволяет быстро создать CRM-систему, автоматизирующую основные задачи отдела продаж, запустить ее в работу и в кратчайший срок увидеть первые результаты инвестиций в эффективную CRM и далее, в эволюционном режиме, идеально подогнать систему под нужды бизнеса.

Цена

Полная цена СРМ-system рассчитывается индивидуально. В общем плане цену можно представить как совокупность нескольких параметров – это стоимость лицензии, внедрения, обучения и дополнительных функций. Цена внедрения продукта может составлять до трех величин стоимости лицензии, но в большинстве случаев фирмы предлагают ее на уровне 20-50%. Некоторые закладывают цену внедрения в стоимость лицензии. Цена на консультативные услуги стартует от 25 долларов за час. Обучение специалистов и администраторов зависит от индивидуальных подходов.

Цена на CRM-системы, произведенные в России и зарубежные аналоги без учета промоакций (выборочно):

Как работает CRM: процессы?

Работа CRM системы заключается в том, чтобы помогать пользователю грамотно структурировать процессы в бизнесе. Но, стоит сказать, что пользоваться ей тоже нужно уметь. Сама система напоминает таблицу в Excel, но при нажатии на имя клиента открывается карточка с историей работы с ним, начиная с первого звонка или письма.

Система автоматически откроет данные клиента, если он свяжется с Вами. Так же CRM будет уведомлять клиента о статусе заказа SMS-сообщением, что сэкономит и его и Ваше время. В отличие от поискового продвижения сайта SEO которое нужно заказывать у специалиста и постоянно следить за процессом, в CRM системе работа менеджера сводится к минимуму, так как все задачи и процессы практически полностью автоматизированы, поэтому вероятность ошибок и недочётов очень мала.

Оформление документов, отчётов, формирование статистики и постоянные обновления сделок система берёт на себя. Так образом руководителю легче следить за работой компании и менеджеров.

CRM – что это?

Прежде всего стоит разобраться с терминологией. CRM (с англ. Customer Relationship Management) – система управления взаимоотношениями с клиентами. Главная задача этого продукта – максимально автоматизировать работу организаций различных сфер и снизить риски, связанные с возникновением ошибок.

CRM-системы способны хранить большое количество информации о клиентах, позволяют управлять различными процессами и в целом повышают уровень эффективности и прибыльности организации.

В единой базе менеджер или руководитель компании может узнать информацию обо всех сделках, о том, как часто клиенты обращаются в компанию и с каких источников, какие товары или услуги они предпочитают, какая форма оплаты наиболее им удобна. Эти данные позволяют принимать верные управленческие решения для качественного взаимодействия с клиентом.

Интеграция CRM с учетной системой

Главным преимуществом внедрения CRM-системы считается то, что она интегрируется с вашей учетной системой. Вся деятельность организации ведется в единой автоматизированной информационной системе.

Современные CRM-системы интегрируются с производственными и отраслевыми решениями на базе 1С. Это удобно и необходимо. Ведь данные, поступающие в бухгалтерию, позволяют видеть выставленные счета, информация, которая идут из бухгалтерской системы в CRM покажет отгрузку товара и его оплату.

Если учетная система и система CRM используют одну технологическую платформу, такая автоматизация открывает следующие преимущества:

• работа с клиентами ведется в едином информационном пространстве с использованием одних и тех же справочников и товаров;
• нет проблемы двойного ввода;
• информация при обмене не теряется;
• при работе используется максимально вся информация о клиенте, которая затем необходима и для совместного анализа в отчетах.

Бесплатные CRM

Обычно платные системы имеют бесплатные тарифы, но с ограничениями. Но есть и полностью бесплатное ПО и облачные CRM, однако их функционал несравним с платными, но при этом его достаточно для многих компаний малого бизнеса.

Простой бизнес

CRM-система отличается богатым функционалом, в который входит:

• ведение учета клиентов;
• напоминание о звонках и их осуществление по IP-телефонии;
• SMS и e-mail рассылка прямо из клиентской базы;
• добавление клиента в базу данных сразу после его звонка или письма;
• предоставление подробных отчетов по продажам;
• создание нового дела клиента непосредственно в его карточке;
• автоматическое подключение заявок с веб-сайта к CRM-системе.

Битрикс24

CRM-система “Битрикс24” — это некая социальная сеть, где можно быстро и легко общаться с коллегами и решать все рабочие вопросы. Коммуникация сотрудников не ограничивается только текстовыми сообщениями, ПО также позволяет осуществлять видеозвонки.

Мобильность — главная особенность данной CRM-системы. ПО будет одинаково хорошо работать не только на ПК, но и на планшетах и смартфонах под управлением Android и iOS. Что касается функционала, то “Битрикс24” позволяет:

• создавать и управлять задачами и проектами;
• планировать собрания, совещания и планерки при помощи удобного календаря;
• вести учет рабочего времени;
• отправлять коммерческие предложения;
• управлять сделками;
• работать со счетами и многое другое.

retail

Программное обеспечение имеет платный и бесплатный тарифный план. При использовании последнего вы можете принимать до 300 заказов в месяц. CRM-система позволяет удобно работать с клиентской базой, обрабатывать заказы, использовать API и осуществлять триггерные рассылки.

basoCRM

Особенность программы заключается в возможности создавать огромное количество воронок продаж — для каждого отдельного канала или направления бизнеса.

Прямо из CRM-системы можно осуществлять, сохранять, прослушивать и анализировать звонки. Это стало возможным благодаря интеграции сервиса виртуального АТС.

basoCRM предлагает бесплатный тарифный план. Сперва, вы можете пользоваться ПО без каких-либо ограничений по количеству пользователей. А после увеличения количества клиентов вам предложат тарифный план — всего 299 рублей/месяц за одного пользователя.

Клиентикс

В отчете представлены все ключевые для бизнеса показатели, при помощи которых можно принять взвешенное и наиболее выгодное решение.

«Клиентикс» позволяет мотивировать сотрудников. Благодаря простому инструменту можно нацелить администраторов и продажников на достижения нужных компании результатов. Более того, система хранит всю историю взаиморасчетов и позволяет начислить зарплату за пару кликов.

Galloper

Если вы один из тех «старичков», которые предпочитают вести отчетность при помощи Excel, то вам стоит обратить внимание на CRM-систему Galloper. Это простое и эффективное ПО, которое максимально автоматизирует отдел продаж и уменьшит количество потерянных клиентов

Преимущество системы — это ее простота. Для обучения менеджера придется выделить всего 15 минут, а для руководителя — около 3 часов. CRM-система отличается интуитивно понятным интерфейсом. Так, вы сможете увидеть всю информацию о клиенте на одном экране. Более того, внедрить Galloper сможет каждый и без помощи специалистов.

Optima

Система управления взаимоотношениями с заказчиками Optima CRM разработана на основе vTiger и также имеет открытый исходный код. На официальном сайте разработчика можно скачать бесплатную лицензированную версию программы.

В стандартной версии содержится более 20 модулей, при помощи которых можно адаптировать ПО под свою компанию. Благодаря такой гибкости CRM-систему можно легко внедрить и она сделает фирму максимально прозрачной для ее руководителя.

FreeCRM

Она абсолютно бесплатная. Во FreeCRM может работать неограниченное количество пользователей. При этом каждому из них будет доступен весь функционал. К тому же, после начала работы c CRM вы сможете просматривать подробную статистику и оценивать эффективность работы отдела продаж.