Как организовать работу отдела продаж: самые важные шаги

Что это такое?

Любая компания приходит к тому моменту, когда одного-двух менеджеров по продажам становится мало. Это чувствуется в затруднении дальнейшей эффективной реализации товара. Тогда перед руководством логично встает вопрос о том, чтобы начать создание структуры отдела продаж. Это позволит получить реальный улучшенный результат в реализации и маркетинге.

Важно! Отдел реализации просто необходим любой оптовой компании, которая не имеет четко налаженного процесса сбыта товара. Отдел продаж представляет собой группу специалистов, которые занимаются привлечением и обслуживанием потенциальных покупателей и постоянных клиентов

Деятельность направлена на реализацию продукции, организацию процесса доставки и возможно, монтажа

Отдел продаж представляет собой группу специалистов, которые занимаются привлечением и обслуживанием потенциальных покупателей и постоянных клиентов. Деятельность направлена на реализацию продукции, организацию процесса доставки и возможно, монтажа.

Основные задачи согласно инструкции

Функции и задачи отдела состоят в том, чтобы делать следующие шаги и этапы:

• повышать количество покупателей и клиентов предприятия. Такие функции часто лежат на плечах менеджеров по работе с покупателями и работников маркетинговых коммуникаций. Менеджеры должны совершать работу с воронкой продаж и превращать потенциальных покупателей в клиентов, а маркетологи обязаны заниматься организационными задачами по завлечению покупателей в торговую точку;
• повышение среднего чека. Задача реализатора заключается в том, чтобы «раскрутить» клиента оставить в магазине большую сумму денег, чем он собирался или оставлял до этого. Такие задачи получаются повышением цен (что может снизить количество покупок) или введением дополнительных техник кросс-продаж (реализация дополнительных покупок одному клиенту). Это может быть предкассовая продукция, которая стоит относительно мало, но может принести неплохую дополнительную прибыль магазину;
• создание и ведение баз покупателей. Создать перечень и схему клиентов, чтобы потом было легче работать — одна из максимально важных функций представленного отдела. Создание и учет приобретений и клиентов помогает компании настроить инструменты маркетинговых коммуникаций, исследований рынка, наладить отношения с клиентами, продавать напрямую;
• продвижение товара. В конкретном случае, лучше возложить эти функции на маркетологов. Однако, следует их тесно связать с менеджерами по продажам, потому что мнения всех сторон по продвижению должны учитываться. Продажники напрямую общаются с клиентами, некоторые ключи и подходы им видно лучше. Организовать продвижение можно, совместив некоторые должности или иерархически подчинив один отдел, другому.

Обратите внимание! В задачи менеджеров по продажам входит также обзвон клиентов, если такая практика в компании введена

Общие функции руководителя отдела продаж

Успешная торговля начинается с разумного планирования. Оно бывает разным – общий бизнес-план, приготовления к переговорам, подготовка остальных мероприятий. Если РОП активно не участвует в этих вопросах, то результаты могут быть плачевны. Цель руководства в данном случае – сформировать детальный план удачного исхода ситуации. Он должен содержать четкий порядок действий для получения необходимых результатов.

Декомпозиция задач

В каждом бизнесе есть множество логически построенных цепочек, где каждое звено играет собственную роль. Это касается и общего план торговли с его дальнейшим разделением на более локальные, конкретные задачи. Данный процесс носит название «декомпозиция». То есть в функции руководителя отдела продаж входит рациональное распределение ресурсов с целью вписаться в свой же план. Намечая ежемесячное получение прибыли компании, РОП должен раскидать задачи так, чтобы выйти на ожидаемые показатели.

Мотивация сотрудников

Жизнь показала: стимулирование персонала может давать прекрасные плоды. Каждый из нас будет трудиться эффективно, если начальник жмет на правильные «кнопки». Его задача состоит не только в начислении зарплаты. Необходимо контролировать все действия сотрудников, чтобы вовремя увидеть и исправить их ошибки.

Чтобы мотивировать работников, нужно искать правильный подход к каждому из них. Хорошим стимулом становятся награды в виде бонусов, доплат и повышения оклада. Отличный способ нематериальных поощрений – дипломы, грамоты и отличительные знаки за выполнение поставленных задач. К примеру, статус лучшего сотрудника прекрасно побуждает человека к продуктивному труду.

Основные функции руководителя отдела продаж – наладить эффективную работу коллектива, создать единый и бесперебойный механизм. Потому что достижение главных целей невозможно без поддержки всей команды. РОП должен контролировать и сроки выполнения задач. Прежде всего, нужно сформировать регламент (распорядок дня), который будет ориентиром для сотрудников. Они легко поймут, что делать в каждой нестандартной ситуации.

Еще важный момент – снабдить продажников всем, что необходимо для работы. Это расширит их возможности, повысит качество продаж.

Администрирование

РОП должен быть в курсе всех процессов, происходящих в фирме. Важнейшие из них:

• составление отчетности по сделкам;
• проверка квалификации менеджеров;
• контроль за их активностью (ежедневно);
• оценка KPI сотрудников и продуктивности всего отдела;
• планирование торговли.

Выполняя функции руководителя отдела продаж, начальник может обеспечить слаженность работы коллектива и сохранить финансовый баланс компании. Кроме этого, он должен находить подход к трудным клиентам и уметь вести себя в нештатных ситуациях.

Обучение персонала

Пройти по конкурсу, чтобы попасть в отдел продаж, – лишь часть тернистого пути. Ведь настоящий продавец всегда стремится к новым знаниям и оттачивает собственное мастерство. Поэтому РОП должен обучать свою команду. А также контролировать работу подчиненных и помогать им находить, а после исправлять свои ошибки.

Не нужно забывать о мотивации. Указывая на оплошность продавца, необходимо делать это верно и тактично. Тематику учебы определяет направление бизнеса. Как правило, это основы прибыльных продаж, применение тех или иных приемов и умение налаживать контакты с покупателем.

Внутренние тренинги

Бесспорно, обучение не ограничено лишь ценными советами от РОП. Необходимы профильные тренинги и курсы. Внутрикорпоративные занятия проводятся обычно каждый день. На них работники осваивают методики продаж и получают основные навыки торговли. На тренингах нужно рассматривать нюансы достижения успеха и сложные вопросы

Тренинги должны затрагивать и некоторые тонкости успешной деятельности, и самые проблематичные вопросы, решение которых вызывает затруднения. К таким мероприятиям можно привлечь экспертов или провести занятия своими силами.

Наставничество

Многие РОП недооценивают важность личного общения с подчиненным. Играя роль наставника, гораздо легче и быстрее сделать из него успешного продажника

Главное найти верный подход. С помощью ценных советов и подсказок правильных решений начальник станет опытным советчиком для продавцов.

Не стоит игнорировать эту возможность. Не первый год наставничество входит в функции руководителя отдела продаж как одна из ключевых обязанностей. Иначе можно потерять доверие команды.

Постановка целей: как не прийти туда, куда не надо

Опубликовано Главный редактор чт, 14/01/2021 — 03:00.

Джиджоев Тамерлан

Что надо знать про постановку целей? И как поставить цель правильно, чтобы не разочароваться, достигнув «не той вершины»? На эти и другие вопросы отвечаем в новой статье

В одной далекой, но прекрасной стране жил один молодой человек. Местность была красивая: озера, горы, леса и равнины. У юноши была большая цель — он хотел залезть на высокую гору. Он начал идти к своей цели: шел долго, а на пути встречал препятствия и сложности. Он устал. Его ноги болели. Ему было голодно и холодно, но он не собирался сдаваться. Он шел. И, наконец, он увидел, что почти дошел. До вершины осталось несколько метров. Молодой человек очень обрадовался — он достиг своей цели! Но, оказавшись на вершине горы, юноша заплакал. Это были не слезы счастья, это были слезы разочарования и досады! На вершине молодой человек понял, что это не та гора — все это время он покорял не ту вершину.

І. Общие положения

1. Менеджер по продажам принадлежит к категории «специалисты».

2. Менеджер по продажам непосредственно подчиняется начальнику отдела продаж/коммерческому директору организации.

3. На должность менеджера по продажам назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального и опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

4. В период отсутствия менеджера по продажам его права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

5. Назначение и освобождение от должности менеджера по продажам осуществляется приказом генерального директора компании.

6. Менеджер по продажам должен знать:

•  основы хозяйственного, трудового, гражданского законодательства;
• правила заключения договоров;
• планы индивидуальных продаж;
• основы маркетинга;
• ассортимент, характеристики товаров;
• порядок поставки товаров и предоставления услуг;
• правила оформления документации;
• нормы делового общения и этикета;
• отчетные документы, предоставляемые непосредственному руководителю;
• нормы противопожарной защиты, охраны труда, техники безопасности.

7. Менеджер по продажам руководствуется в своей деятельности:

•  данной должностной инструкцией;
• Уставом компании;
• правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими документами организации;
• законодательством РФ;
• распоряжениями и приказами руководства.

Выбор целей плана развития отдела продаж

Зачастую владельцы бизнеса не задумываются над тем, как правильно организовать работу отдела продаж. Они искренне полагают, что ничего сложного в этом процессе нет. Достаточно просто нанять несколько сотрудников, выделить им кабинет для работы, обеспечить каждого компьютером или ноутбуком и телефоном. Все. Пусть работают.

Неожиданностью для них становится неэффективность такого отдела. Если продукт не продает себя сам, то компания начинает испытывать дефицит клиентов.

А если и продает, то владелец, ощущая свою правоту, не предпринимает никаких действий для дальнейшего развития отдела. Сотрудники работают, что еще надо?

Понимание приходит лишь в тот момент, когда появляется более сильный и дальновидный конкурент и бизнес начинает чахнуть. Тогда-то предприниматель и задумывается о необходимости построения системы продаж. Увы, для некоторых осознание этого факта наступает слишком поздно.

Какова же цель формирования эффективного отдела продаж? Без ответа на этот вопрос владелец бизнеса не сможет грамотно организовать работу этого подразделения.

Прежде всего необходимо определить желаемый результат и в соответствии с этим выбрать варианты его достижения.

Небольшие фирмы могут просто обозначить величину прибыли, которую они хотят получить за конкретный период. Однако если компания ставит перед собой более амбициозные цели (например, занять лидирующее положение на рынке), то ей необходимо будет приложить чуть больше усилий для их достижения.

Цели бывают нескольких видов:

1. Стратегическая

Она ставится на достаточно длительный срок. Это может быть и пять лет, и пятьдесят. Она определяет, как будет выглядеть компания по истечении этого периода, каких высот она достигнет.

Стратегическая цель развития отдела продаж должна соответствовать общей стратегии фирмы, дополнять ее.

Приведем пример. Руководство фирмы приняло решение, что через пять лет их компания должна иметь 30 представительств в различных городах России, и определило их географическое расположение.

Следующим шагом должна стать разработка целей для каждого отдельного представительства (исходя из специфики их будущей работы и местоположения).

Результатом планирования станет таблица, в которой будут отражены все поставленные цели и сроки их достижения.

2. Финансовая (план продаж)

Постановка этой цели, как правило, не вызывает затруднений. Фактически это планирование будущих продаж.

Чтобы правильно сформулировать цель, достаточно ответить на два несложных вопроса:

• Какой результат мы хотим получить от создания отдела продаж через N лет?
• По каким критериям мы сможем определить, что результат достигнут?

Другими словами, план должен содержать конкретные показатели (число клиентов, количество сделок, объем проданной продукции и т. д.). Величина отдельного параметра в конкретный период – это и есть цель, к которой должны стремиться сотрудники отдела продаж. И чем она яснее, тем больше вероятность ее достижения.

Работники будут выстраивать свою деятельность исходя из того, какое количество сделок им необходимо закрыть в текущем месяце (квартале, году), какой объем продукции нужно реализовать в аналогичный период и т. д.

Не стоит откладывать планирование на потом. Этим грешат многие начинающие предприниматели.

Необходимо сразу «идти в бой», тогда отдел продаж будет функционировать именно так, как это требуется владельцу.

Итогом составления финансового плана развития отдела продаж станет создание таблицы и внесение в нее тех показателей, которые должны быть достигнуты работниками отдела в краткосрочной перспективе.

3. Цель сотрудника

Такая цель устанавливается для каждого отдельного работника.

Временные рамки самые различные – от одного дня до одного года. Их определение зависит от объемов работ, количества заказов и клиентов и т. д.

Целесообразно использовать метод декомпозиции для выявления результатов сотрудника по достижению поставленных индивидуальных целей.

Он подразумевает разбиение одного большого результата не несколько маленьких, что позволяет более наглядно продемонстрировать оставшееся к выполнению количество действий (показателей).

По итогам планирования создается таблица, в которую заносятся все личные цели работника.

Каждая последующая цель вытекает из предыдущей. Это должно быть учтено при установлении сроков реализации запланированных мероприятий.

Должностные обязанности администратора отдела продаж

Главная задача администратора отдела продаж состоит в поддержке эффективной деятельности отдела и качественной коммуникации с клиентами. Для этого администратору поручается выполнение трех важных функций:

1. Контроль выполнения договоров.
2. Поддержка деловых отношений с клиентами.
3. Информирование клиентов.

Крупным торговым организациям нужен администратор отдела сбыта для решения организационных вопросов, которые являются неотъемлемой частью эффективных продаж. Эта должность может иметь альтернативные названия, например:

•  ассистент менеджера по продажам;
•  секретарь отдела сбыта;
•  помощник менеджера по работе с клиентами.

В рамках должностной инструкции в обязанности администратора отдела продаж входят:

1.  Ведение документооборота:

• регистрировать договора с клиентами;
• составлять протоколы совещаний;
• следить за соблюдением сроков оплаты и наличием документов согласно договорам;
• оформлять справки, доклады, визы, дополнительные соглашения, финансовые счета и другие документы по поручению             руководства.

2.  Контроль процесса отгрузки товаров клиентам.
3.  Прием и переадресация входящих звонков.
4.  Прием претензий и заявок от клиентов.

При выборе сотрудников на вакантную должность администратора отдела продаж, работодатели используют стандартные требования к кандидату. К ним можно отнести:

1. Образование (не ниже средне — специального).
2. Стаж работы на аналогичной должности (желательно от одного до трех лет).
3. Позитивные личные качества:

• ответственность;
• коммуникабельность;
• грамотность;
• доброжелательность;

Соискатель, претендующий на вакансию администратора отдела продаж должен сам правильно соизмерять свои возможности и иметь определенные знания в этой сфере.

Администратор отдела продаж должен знать:

1. Организационные правила работы в офисе.
2. Этику деловых взаимоотношений.
3. Основные стандарты документального оформления и делопроизводства на предприятии.
4. Программы, необходимые для введения базы данных и обработки информации.

Навыки, которыми должен обладать администратор отдела продаж

Вступив в должность, администратору необходимо постоянно работать над совершенствованием своих умений и навыков, к которым относиться:

• умение свободно общаться с клиентами и устанавливать позитивный настрой;
• способность адекватно воспринимать и использовать конструктивную критику в свой адрес;
• умение работать в ритме многозадачности.

Работа с клиентами

Основная обязанность менеджера по продажам — это реализация товаров и услуг. Но перед тем, как начать продавать, нужно найти потенциальных клиентов, а в ходе сделки грамотно провести переговоры. Хороший менеджер искренне стремится помочь клиенту и пытается выяснить, что именно он хочет получить от продукта.

Например, не просто купить футбольный мяч, а научиться играть в футбол. Тогда продавец должен знать, что покупателю все равно, кто и где сделал этот мяч

Ему важно, что мяч не лопнет от сильных ударов, пока он будет тренировать силу удара

Есть и другие задачи по работе с базой:

• если ее нет, то нужно нарабатывать с нуля,
• актуализировать информацию о клиентах,
• пополнять базу новыми клиентами
• безопасно хранить в специальных программах
• взаимодействовать со всеми клиентами

Клиенты бывают не только «горячими» и «холодными»: кто-то покупает постоянно, кто-то только интересуется продуктами, кто-то «засыпает» после 2-3 покупок. Маркетолог Артем Наавгуст советует сегментировать базу на подгруппы и взаимодействовать с ними по-разному.

Горячие клиенты	Купили товар в течение последнего месяца	Раз в неделю пишите им в sms о предстоящих акциях, делайте e-mail-рассылку с советами по уходу за товаром. Так вы заработаете репутацию полезного и общительного продавца.
Теплые клиенты	Купили товар 3-4 месяца назад	Звоните им раз в 2 недели и предлагайте сопутствующие товары, информируйте об акциях и специальных предложениях.
Спящие клиенты	Неактивны более 6 месяцев	Ваша цель — «разбудить» покупателя. Поэтому позвоните и узнайте, почему клиент к вам больше не заходит, предложите скидку на услуги или подарок в довесок к покупке.

Читать по теме
А если окажется, что клиент не «уснул», а ушел к конкуренту? Без паники! В нашем блоге есть советы как вернуть клиентов.

ІV. Ответственность

Менеджер по продажам несет ответственность за:

1. Выполнение планов продаж.

2. Качество коммуникаций с клиентами.

3. Выполнение программ продвижения продукции на рынке.

4. Нарушение положений руководящих документов, принятых в компании.

5. Разглашение коммерческой тайны, конфиденциальных сведений, неправомерное обращение с личной информацией.

6. Последствия собственных действий, самостоятельных решений.

7. Ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.

8. Нарушение норм делового общения, этикета.

9. Причинение ущерба компании, ее сотрудникам, государству, контрагентам.

10. Нарушение положений трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты, норм техники безопасности.

Этапы организации

При организации отдела сбыта имеют место такие этапы:

• выявление требуемой квалификации сотрудников;
• создание должностных инструкций;
• распределение функций и задач между работниками;
• формирование графика работы;
• создание системы контроля за работой;
• установка стандартов деятельности;
• создание системы повышения квалификации и опыта персонала.

Вертикальная структура

Такой вид структуры построения устанавливает полномочия и служебные обязанности работников управленческих уровней, что придает качественную координацию и интеграцию продаж. Состоит из двух видов:

• линейная структура;
• линейно-функциональная.

Горизонтальная

Подразумевается применение нескольких подразделений по реализации продукции. Могут применяться средства аутсорсинга, то есть когда служба продаж состоит из независимых сотрудников.

6 критериев эффективной работы отдела продаж

Как оценить производительность отдела сбыта? Подобрать точную формулировку очень сложно. У ряда предприятий десять сделок в месяц считается высокой эффективностью. В других компаниях план не спасает даже сотня. В действительности эффективным будет тот подход к торговле, когда сотрудники нацелены на максимум продаж изо дня в день. Они систематически решают главные задачи фирмы и ее хозяев – работают на повышение прибыли, на расширение производства, на возрастание рыночной капитализации и др.

Ключевой фактор здесь – систематичность. Потому что поднять доход или масштабы сбыта мечтают все владельцы бизнеса. Чтобы достигнуть более высоких результатов, они, конечно же, принимают меры: ищут настоящих продавцов, обучают их на тренингах и курсах, персонально контролируют бизнес-процессы, ведут учет рабочего времени и др.

Но часто эти ожидания не оправдываются. Тогда начальник увольняет подчиненных, набирает новый штат и все повторяется снова. Не так обидно, когда все уволенные – слабые продажники. А если вместе с ними компания лишилась грамотных «бойцов», ушедших к конкурентам? Вот где вопрос.

Чтобы избежать таких ошибок, необходима четкая и действенная схема работы отдела продаж (далее ОП). Оценить, насколько хорошо она работает на каждом предприятии, можно посредством анализа следующих составляющих:

1. Средства мониторинга и контроля. Эффективная организация подразделения позволяет руководству абсолютно контролировать объемы сбыта и формировать прогнозы, оставаясь в стороне.
2. Объем продаж на каждого работника. Часто с расширением ОП объем реализации не повышается. В определенные моменты приход нового продажника никак не изменяет ситуацию. Тут стоит проанализировать работу конкурентов. Если в похожем магазине два специалиста обеспечивают те же показатели продаж, что четверо у вас, значит, компании нужна перезагрузка ОП.
3. Целесообразность приема новичков. Здесь учитывают три условия – текучесть кадров, период выхода специалиста на самоокупаемость, объем его реализации. Самый лучший способ оценить продажника с начала его деятельности— это CRM-система. 
4. Обоснованность нагрузки. Беглый анализ трудового дня специалиста покажет, сколько времени уходит на продажи и обслуживание клиентов, сколько – на оформление бумаг. Возможно, что благодаря помощнику, он будет продавать в три раза больше.
5. Эластичность спроса. Иногда 10%-е снижение цены повышает выручку на 100 %. Это нужно применять. Допустим, фирма продавала вещь за 1 000 руб., затем прошло удешевление на 100 руб. Итог – конверсия осталась неизменной. Подорожание товара до 1 100 руб. имело тот же результат. Выходит, цену можно смело поднимать без риска снизить показатели продаж. Подобным методом легко определить потенциал своей ЦА, то есть сколько человек готов платить за тот или иной продукт.
6. Контроль отдачи от рекламы, анализ рекламных каналов. Специалистам нужно знать, откуда к ним попал каждый клиент. Не владея данными о плодотворности раскрутки или приросте трафика после модернизации онлайн-площадки, руководители не смогут повышать отдачу от реализации товаров.

Мы привели лишь несколько причин, влияющих на эффективность. Грамотно составленная схема работы отдела продаж обязательно включает методы маркетинга. Менеджер не просто привлекает, он удерживает покупателей и повышает их лояльность к бренду. Ведь цель компании – повторные визиты плюс позитивные отзывы клиентов.

Стоит следить за деятельностью конкурентов и мониторить опыт смежных ниш. Чтобы усовершенствовать ОП или создать его с нуля, необходимо действовать по правилам, но не зацикливаться только на теории. Нужно оценивать логичность каждого поступка и грамотно распределять свои возможности.

Секреты организации отдела продаж

В первую очередь стоит позаботиться о правильной мотивации для менеджеров по продажам и маркетологов. Допустим, для менеджеров по продажам заработная плата должна быть не фиксированной, а плавающей, в зависимости от результатов, конечно, с хорошими процентами и бонусами, зависящими от индивидуальных предпочтений каждого менеджера, иначе эффективность продаж будет низкой. Для маркетологов лучше ставить краткосрочные задачи с повышением бонусов в зависимости от приближенности реальной наступившей ситуации на рынке к прогнозам. То есть, чем больше реальное состояние рынка похоже на прогноз маркетолога, тем большую оплату он получит.

Далее, становление компетентных менеджеров и маркетологов стоит обеспечить путем развития из стажеров и сотрудников низших ступеней отдела продаж, например, из колл-центра, где проводятся холодные звонки. Так, будущий сотрудник среднего звена узнает все аспекты товара и политики компании, а при должном образовании, которое стоит учитывать в первую очередь, сможет развиться в способного продавца или исследователя рынка.

И последнее – безопасность клиентской базы. Необходимо позаботиться о том, чтобы все контакты с покупателями были защищены от недобросовестных сотрудников, желающих «слить» их конкурентам или увести за собой. Для этого вся контактная информация о клиентах должна быть зашифрована, их адреса электронной почты, номера телефонов, личные данные, а доставку товаров лучше доверить сторонним службам.

Эффективная мотивация

Если в отделе продаж наблюдается проблема отсутствия мотивации сотрудников, то это наиболее страшная беда для компании, стремящейся зарабатывать. Существует множество факторов демотивации, с которыми потребуется разобраться, иначе они негативно скажутся на деятельности компании в целом. Можно перечислить эти факторы:

• у сотрудника нет финансовой мотивации;
• сотрудник не понимает в полной мере своих основных обязанностей;
• на работу был принят человек, который в данной сфере профессионалом не является;
• координатор отдела продаж не справляется со своими обязанностями в полной мере;
• неграмотное распределение обязанностей, обязательно приводящее к снижению производительности труда.

Важно понимать, что основная мотивация для менеджера по продажам – это деньги, которые он будет получать в случае заключения новых сделок, выгодных для компании. Остальные стимулы получат только второстепенную роль, но не более

Связано это с тем, что специалист отдела продаж собственную квалификацию меряет деньгами. Он понимает, что чем заключаемая им сделка крупнее, чем большее количество с клиентами компании он подписывает договоров, тем более высокий доход он получит в результате этого всего.

Конкуренция – это обязательное явление среди менеджеров внутри одного отдела продаж. Грамотное управление им состоит в том, чтобы эта конкуренция стала мотивирующим фактором, подбадривающим, прозрачным и честным. Структура отдела продаж должна строиться на вполне конкретной схеме мотивации:

• для менеджера все должно быть просто и понятно, чтобы он в этом без труда ориентировался;
• все должно быть автоматизировано, тогда будет идеально прозрачно;
• у менеджера должна быть возможность самостоятельно просчитать каждый свой ход.

Схема работы большинства руководителей компании базируется на том, чтобы предлагать менеджерам заработную плату, составляемую из процента от продаж за заключенные сделки. Существует вариант наличия базовой ставки у работника, к которой все проценты и прибавляются. Обычно ставка назначается с целью привлечения действительно надежных специалистов, чтобы в полной мере выполнялись функции отдела продаж.

Постановка целей построения и организации отдела продаж

Прежде всего нужно представить себе итоговую цель. Схема построения отдела продаж будет варьироваться в зависимости от конечной задачи. Если вам не нужна масштабная структура, то вполне достаточно установить объем желаемого дохода по окончании конкретного периода. Но если вы замахнулись на звание лидера своей отрасли, то это потребует совершенно других усилий.

1. Цель стратегическая

   Опишите, как вы видите эволюцию системы продаж за определенный продолжительный период. Это может быть отрезок и в 5 лет, и в 20, и в 30. Каким должен быть и чего достигнуть отдел за этот период?

   Стратегия предполагает генеральное направление развития структуры на большом временном отрезке. При этом политика отдела, конечно же, должна соответствовать целям и миссии самой компании.

   Предположим, стратегией развития фирмы на 10 лет предполагается охватить 10 регионов страны, в каждом из них открыть по одному офису. При этом намечен и точный список городов, в которые планируется экспансия.

   Это значит, что для каждого филиала предстоит построение отдела продаж с нуля. Основные принципы этой работы необходимо соотнести со спецификой подразделения.

   Результат: информацию внести в таблицу, в которой будут представлены глобальные цели на длительный срок.

2. Цель финансовая (план продаж)

   Это конкретная сумма выручки или прибыли, которую руководство или владелец желает получить к определенному периоду. Другими словами, это план продаж.

   Ответьте себе на вопрос, какого результата вы хотите добиться через N лет путем построения отдела продаж? Еще один: по каким показателям можно узнать, что цель достигнута?

   То есть план построения отдела продаж должен базироваться на конкретных цифрах. Это может быть оборот в месяц, квартал или год, объем клиентской базы за эти же периоды, прибыль (валовая, чистая).

   Для достижения нужного результата четко пропишите цифры и параметры, которых вы хотите добиться в конкретный временной промежуток. Только ясные и точно обозначенные цели на каждом этапе позволят понимать, куда и как вы движетесь, и, соответственно, добиваться результата.

   Если вы установили конкретные планы по показателям, то будете видеть, какое количество сделок необходимо закрыть, какой объем продукта продать в определенный срок.

   Ошибка многих начинающих предпринимателей состоит в том, что, не имея представления, как справиться с построением отдела продаж с нуля, они вообще ничего не планируют. Мол, главное начать, а там уж как-нибудь и до планов дойдет. Чтобы успешно продавать, надо с самого начала разработать стратегию и составить план.

   Результат: информацию внести в таблицу, в которой будут представлены желаемые цифры по планам продаж на небольшие временные промежутки.

3. Цель сотрудника

   Для каждого специалиста необходимо установить личный план, в котором будут не только цифры по объемам индивидуальных продаж, но и другие показатели его работы.

   Все цифры привязаны к определенным временным промежуткам. Стандартно это месяц, квартал, полугодие и год. При очень больших объемах продаж есть смысл использовать более короткие периоды – день, неделя.

   Удобно при планировании использовать декомпозицию. Это значит, что цели, как индивидуальные для сотрудников, так и общие для всей компании, разбиваются на более мелкие промежуточные результаты. Так проще следить за ходом работы и становится более понятно, как достичь желаемого результата.

   При планировании нужно соблюдать логику определения целей. Соответственно, сроки тоже устанавливаются по тем же принципам.

   Результат: занесите информацию в таблицу, в которой представлены конкретные цифры по каждому сотруднику.

Структура отдела продаж

Начать формирование отдела продаж стоит с поиска, сотрудника, который будет отвечать за все каналы сбыта вашей продукции. Как правило этим занимается коммерческий директор или директор по продажам. Но на стадии стартапа как правило владелец бизнеса выступает во всех ролях. Подавляющее большинство предпринимателей на данной стадии останавливает своё развитие так как не понимают, как масштабировать бизнес.

После того как вы определились кто будет отвечать за коммерцию следует определиться с приоритетным развитием отдела продаж. Нужно понять какие каналы продаж (входящие, исходящие, дилерские и т.п.) вы будете развивать и каким вы отдадите приоритет. Делать это нужно после того как вы нашли ответы, на вопросы, которые были описаны в разделе функции отдела продаж. Для лучшего понимания приведу небольшой пример из жизни.

Вы решил продавать бытовые кондиционеры и услуги по их установке и обслуживанию. Продавать было решено через интернет магазин. Позиционировать вы себя решили, как высококвалифицированные специалисты по разумной цене. Естественно сайт уже создали, нужны продажи, этапы построения будут выглядеть так:

1. Найм отдела телемаркетинга по входящим продажам. Написание речевых модулей и стандартов работы. Поиск операционного управленца (супервайзера) и операторов.
2. Настройка контекстной рекламы в интернете. Найм профильного специалиста.
3. Организация размещения пассивной рекламы на территории потенциальных клиентов.

Наверное, это минимальные требования чтобы получить хоть какой-то объём заказов. Если компания совсем маленькая, принимать звонки вы будете сами. Но потрудитесь сделать себе многоканальный номер, обеспечить запись звонков, составить актуальные скрипты продаж. Всё это в последствии вам позволит накопить опыт и передать эту функцию наёмным рабочим.

Такие функции как например, размещение рекламы, считаются вспомогательными и ими не должны заниматься продавцы. Кроме того, такие процессы как найм и обучение персонала не должны отвлекать продавцов от их текущей работы. Хотя возможно применять и наставничество и использовать самостоятельный поиск персонала, но не в ущерб рабочему времени продавца.