Деловая профессиональная переписка: основы и правила

Полезная информация: несколько важных принципов

• При создании e-mail адреса для ведения деловой переписки лучше забыть о милых именах и прозвищах – идеальный адрес выглядит так: namesurname@companyname.com.
• Статистика говорит, что не вызывают доверия у получателей адреса, которые начинаются с office@, info@, reklama@, ad@, inbox@ и т.д.
• Обычно электронные деловые письма относятся к одному из двух видов: письмо для информирования собеседника и для побуждения его к какому-либо действию. Письма второго типа пишутся чаще, и лучше в тексте все подавать прямо и понятно. Призывы к действию обычно сопровождают обращением по имени и размещают в конце. В качестве примера: неправильный вариант «Порфирий Петрович, я знаю, кто зарубил старушку», правильный «Порфирий Петрович, это я зарубил старушку, пожалуйста, примите меры по моему аресту, устал мучиться!». Собеседник не должен самостоятельно ничего додумывать и придумывать, ему нужно давать понятные и конкретные инструкции.
• Желательно соблюдать правило «один информационный повод = одно письмо», официальное послание  должно предполагать лишь одно целевое действие.

• Общее правило электронной переписки: письмо должно быть в два раза меньше, чем аналогичное, написанное на бумаге. Чем короче и лаконичнее – тем лучше.
• Неприемлемы тона – угрожающий, умоляющий, приказной, слишком самоуверенный.
• При написании «холодных» писем людям, которые не давали лично своего адреса, нужно сообщать, откуда этот адрес был получен. В противном случае информация будет воспринята как обыкновенный спам и улетит в корзину.
• Классическая структура письма: вводная часть (кратко цель и причины письма), основная (главная мысль обращения и его суть), заключительная (выводы, указания, предложения, просьбы, информация о желаемых действиях и т.д.).
• Приветствуется структура Интернет-текстов: подзаголовки, небольшие абзацы, нумерованные и ненумерованные списки. Все это облегчает восприятие информации.

• Лучше использовать активный залог вместо пассивного, который уместен лишь в слишком официальной переписке. В других же случаях нужно демонстрировать заинтересованность и лояльность.
• Постскриптум использовать нежелательно. Если что-то вспомнилось в процессе – нужно гармонично включить в общую структуру электронного письма, а превращать текст в пьесу с эпиграфами и другими подобными элементами не стоит.
• В контактных данных лучше указывать один электронный адрес и номер телефона, по которым действительно можно быстро связаться с отправителем.
• Работа с приложениями: названия файлов должны быть выполнены не в формате кракозябров, а отображать их содержание. Все приложения описываются кратко и понятно в теле письма. Слишком большие приложения заливаются на облачные хранилища и предоставляются в качестве прямых ссылок для скачивания или просмотра. Приложения с расширением .exe и иные программные форматы по электронной почте не отправляют.

Преимущества и недостатки деловой переписки

Плюсы деловой переписки:

• является способом сохранения информации, которую в дальнейшем можно предъявить в качестве доказательств того или иного факта;
• позволяет одновременно отправить одно и то же послание нескольким адресатам;
• оповещает об официальных и важных событиях, также может быть использована в качестве средства передачи конфиденциальной информации;
• обеспечивает возможность четкого изложения и последующего согласования принятых условий сторонами договорных отношений;
• выступает средством для построения и поддержания деловых (между компаниями) и межличностных (между людьми) взаимоотношений;
• обеспечивает возможность длительного хранения информации и просмотр ее в любое удобное время.

Минусы письменного общения:

Одноплановость.

Если сравнивать деловую переписку с общением по телефону, то получатели письменных сообщений не могут потребовать сиюминутного предоставления пояснений или комментариев по вопросу, изложенному в письме, в связи с чем информация должна быть максимально четкой и исчерпывающей. Автору следует как можно более подробно передать суть проблемы, постараться предугадать возникновение возможных вопросов у адресата и исключить двусмысленное толкование.

Временные и финансовые затраты на подготовку сообщений.

Для того чтобы написать качественное сообщение, вам потребуется временной ресурс не только для формулировки своих мыслей, но и для оформления в соответствии со всеми принятыми нормами и правилами делопроизводства. Также не стоит забывать о наличии финансовых затрат на бумагу, если это не электронное письмо, оплату работы дизайнера, типографию и изготовление ксерокопий (при необходимости), почтовые услуги и т.д.

Длящийся временной отрезок между отправкой и получением сообщения.

Если вы хотите донести какую-то срочную информацию, то использование данного вида коммуникации вам явно не подойдет, так как для того, чтобы доставить письмо по назначению, понадобится определенное количество времени. Также, отправляя сообщение, вы не всегда до конца уверены в том, что адресат ознакомился с ним

Когда важно получить оперативный ответ, лучше использовать телефонное общение, факсимильную или электронную связь.

Виды писем информационного характера

По функциональному назначению выделяют следующие виды писем:

1. Письма информационной направленности – это сообщения, основной целью которых является предоставление информации получателю. Данный вид корреспонденции может быть представлен следующими видами:

• Информационное сообщение – это послание, которое носит, как правило, официальную информацию. Зачастую в нем объясняется суть нормативных и законодательных актов. Письма информационного характера могут быть разосланы большому кругу получателей.
• Письмо-сообщение – это послание, с помощью которого отправитель сообщает об интересной и актуальной для обеих сторон информации. Данный вид письма может быть как инициативным, так и отвечать на ранее присланное сообщение с просьбой или запросом.
• Сопроводительное письмо – сообщение, которое поясняет и дополняет отправляемый пакет документов. К примеру, в случае поступления на работу вместе с резюме, должностной инструкцией, биографией и другими необходимыми документами нужно отправить краткий их перечень и содержание.

• Сообщение-напоминание – письмо, которое просит получателя выполнить обязанности или действия согласно договоренности.
• Сообщение-извещение – это письмо, которое информирует о предстоящих в скором времени массовых совместных мероприятиях (семинары, конференции и др.). Обычно данное сообщение рассылается большому кругу получателей, представителям других организаций, чтобы пригласить и призвать их к участию.

Извещение не только информирует о дате и времени предстоящего мероприятия, но и о теме, целях и условиях его проведения:

• Сообщение-уведомление – это письмо, которое служит для передачи официальной информации о массовом мероприятии или собрании. Уведомление, как правило, оповещает широкий круг заинтересованных лиц, поэтому может быть опубликовано в печатных изданиях.
• Письмо-реклама – сообщение, которое положительно влияет на потенциальных покупателей товаров и услуг, повышает желание приобрести ту или иную вещь или воспользоваться услугами.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

• при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
• при ведении бизнеса;
• при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

• коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
• запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
• претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
• гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
• информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
• по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

[править] Структура текста письма

Текст письма состоит, как правило, из вводной и основной частей, логически связанных между собой. В вводной части указываются факты, события, обстоятельства, повлёкшие написание письма, ссылки на нормативные документы, инструкции и т. д. В основной части излагается содержание письма, в зависимости от его тематического признака — просьба, предложение, сообщение и т. д.

Тексты писем в сравнении с другими документами являются самыми демократичными и богатыми относительно использования лексико-грамматических и стилистических языковых средств.

Написание делового письма — это настоящее искусство, ведь тексты писем в наименьшей степени трафаретны и унифицированы. «Обычно мы заботимся лишь о том, чтобы чётко и лаконично изложить информацию, а забываем, что эта корреспонденция не просто важная часть бизнеса, но и наше лицо». Чтобы овладеть искусством переписки, следует усвоить правила ведения деловой корреспонденции.

Служебные письма пишут или печатают на бланке или чистом листе бумаги только с одной стороны. Если письмо состоит из нескольких листов, то на бланке выполняется только первая страница, а последующие — на чистых листах. Для удобства с обеих сторон страницы оставляют поля: левое — не менее 30 мм; правое — не менее 8 мм; верхнее — 20 мм; нижнее — 16—19 мм.

Нумерация страниц. В письмах, оформленных на двух и более листах бумаги, нумерацию страниц начинают со второй. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края. Возле цифр не ставят никаких пометок.

Рубрикация. Это членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой. Рубрикация является внешним выражением композиционного строения письма. Простейшая рубрикация в письмах — разделение текста на абзацы.

Абзац указывает на переход от одной мысли к другой и должен составлять три интервала от поля.

Типичный абзац имеет три части:

1) зачин (формулируется тема абзаца, то есть сообщается, о чём речь пойдёт далее);

2) фраза (излагается основная информация абзаца);

3) комментарии (суммируется то, о чём шла речь в абзаце).

Текст письма печатается через полтора или два интервала. В тексте не должно быть исправлений или подчисток.

Не следует отправлять письмо, написанное через копировальную бумагу, это свидетельствует о неуважении к адресату.

Общепринято отвечать на письма как можно скорее. Специалисты по культуре деловой переписки конкретизируют срок написания ответа адресату в зависимости от содержания письма.

Правила вежливости требуют ответить на полученное письмо в течение 7—10 дней.

Получив письмо-запрос, который требует подробного рассмотрения, следует в течение трёх дней сообщить, что письмо получено, и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

Письмо-поздравление можно присылать в течение 8 дней с момента получения сообщения об определённом празднестве.

Письмо-соболезнование направляется в течение 10 дней после печального события.

Не следует отвечать на письма наскоро, сгоряча, сразу после получения досадных, поражающих известий.

Основные правила переписки

Основные особенности ведения деловой переписки заключаются в её точности, лаконичности и грамотности. То, как сегодня излагается информация в интернете, не всегда соответствует правилам делового общения. В таких письмах нет места сленгу, словам, имеющим двоякое толкование, неточностям, ошибкам, опечаткам.

Среди основных правил делового письма следует отметить следующие:

#1. Даже если адресат — ваш хороший знакомый, и вечером вы будете вместе с ним смотреть футбол за бокалом пива, это не повод обращаться на «ты». Обращение всегда должно быть вежливым, формальным — только «Вы».#2. Если вы используете терминологию, то делайте это правильно. Недопустимо делать ошибки в терминах — это выдаёт вашу некомпетентность и негативно отражается на репутации всей фирмы. Если вы сомневаетесь в значении слова, замените его другим, более понятным. Или же получите консультацию специалиста, который знает, что означает термин.#3. Постарайтесь упростить письмо. Не используйте сложные конструкции, предложения, которые трудно понять с первого раза. Не используйте сложные термины. Если же термин употребить нужно, но вы сомневаетесь, что адресат его знает, обязательно дайте краткую расшифровку. Это поможет избежать недопонимания и казусов, которые могут сказаться на вашем сотрудничестве негативно.#4. В деловом письме всё должно быть предельно чётко и ясно. Нельзя, чтобы оставалось даже малейшее недопонимание после его прочтения.#5. Не старайтесь вложить в одно письмо максимум возможной информации. Сфокусируйтесь на 1-2 темах и раскройте их полностью. Например, если это коммерческое предложение, уместно в нём будет рассказать о вашем ассортименте, ценах, скидках и акциях, а вот излишние подробности (состав продукта, особенности упаковки и транспортировки) лучше опустить, если это не имеет принципиальной значимости. Иначе вы рискуете сделать письмо слишком перегруженным и сложным. В некоторых случаях можно отправить два письма, например коммерческое предложение и приглашение на выставку, если в коммерческом предложении много позиций и их описаний.#6. Если деловая переписка ведется через электронную почту, обязательно используйте не личный, а корпоративный ящик. Отправляйте своё письмо в теле электронного сообщения. Гораздо выгоднее выглядит вариант, когда само письмо оформлено отдельным файлом в формате картинки, pdf или doc. #7

Перед отправкой важного письма ещё раз просмотрите его на предмет ошибок и опечаток. Можно отложить текст на время и вычитать через несколько часов: так намного проще найти проблемные места и исправить их

Сегодня переписываться по рабочим вопросам можно в том числе и с помощью телефона — в современных смартфонах и планшетах есть все необходимые для этого приложения. Но в этом случае будьте крайне осторожны: T9 уже стал причиной многих случаев недопонимания, в случае ошибки ваши старания будут перечёркнуты.

• Письмо-напоминание

Письмо-напоминание как правило состоит из двух частей:
— напоминание о выполнении принятых решений, договорённостей
— указание мер, которые будут приняты в случае невыполнения договорённостей.
 

⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 1
 
Subject: Напоминание о смете на строительные работы для администрации г. Тверь
Data: 20. 06. 2016
From: gorod.tver@yandex.ru
To: Андрей Петров
 
Уважаемый господин Петров!
 
Вторично напоминаем о необходимости предоставить смету на строительные работы по реконструкции и строительству жилого дома и плановых гаражей по Московскому шоссе Кировского района со всеми видами инженерных сетей в объеме пускового комплекса.
 
Ставим Вас в известность, что по истечении оговоренного договором срока наше предложение теряет силу. 
 

Администрация г. Твери
 

Исполнитель:
Иванова Олеся
Секретарь управы
Тел.: xxx-xx-xx-xx
gorod.tver@yandexi.ru⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 2
 
Subject: Напоминание об оплате продукции (ЗАО «Транспласт»).
Data: 20. 02. 2016
From: xxxxxx@maili.ru
To: Иван Денисов
 
Уважаемый Иван Иванович!
 
Между нашими компаниями был заключен договор от ______ №_______. 
 
В рамках указанного договора в ООО «Клиент» по спецификации №_________ от ______ 2016г. была поставлена партия продукции на общую сумму __________ рублей.
Вместе с партией были переданы накладная №_____ от ______ 2016г. и счет фактура № ______ от _______ 2016г.
 
Поставленная партия была принята сотрудниками ООО «Клиент» без каких-либо замечаний по срокам поставки, количества, качества и прочих характеристик поставленной продукции.
 
Срок оплаты поставленной продукции истек 15.02.2016г., однако никаких денежных средств на наш счет не поступало.
 
Мы обеспокоены данным обстоятельством. В связи с этим просим проверить факт оплаты. 
При наличии каких-либо недоразумений, приведших к нарушению  сроков оплаты, предлагаем погасить имеющуюся задолженность в 7-дневный срок.
 
Заранее благодарим.
 

 
Менеджер по поставкам
ЗАО «Транспласт»
Петр Иващенко 
Тел: 495-ххх-хх-хх
   8-905-ххх-хх-ххivachenko@transplasti.com
 

⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 3
 
Subject: Напоминание об окончании действия договора
Data: 01.05.2016
From: michailsvetlov@aig.com
To: Николай Гумилев
 
Уважаемый Николай Степанович!
 
Компания AIG рада видеть Вас в числе наших клиентов.
 
Мы надеемся, что сотрудничество с нами позволило Вам чувствовать себя  увереннее в мире современного бизнеса. 
 
В связи с тем, что 20.05.2016 заканчивается срок действия договора №_____ от 20.05.2015, заключенного Вами и нашей компанией, просим Вас связаться с нами и обсудить перспективы дальнейшего взаимодействия. 
 
В случае, если Вы хотите продлить указанный договор без каких-либо изменений, просьба, перечислить на наш расчетный счет сумму в размере …. рублей. Пролонгация договора осуществится автоматически.  
 
Если у Вас возникнут какие-либо вопросы, пожалуйста, звоните. Мы обязательно Вам поможем.
 

 
Михаил Светлов
 

Структура делового письма

Правила написания деловых писем достаточно стандартизированы и требуют соблюдения определенной структуры и оформления.

Контактная информация (Contact information)

При разработке макета вашего делового письма начните с плана, в котором есть вся необходимая информация и разделы. Обычно деловое письмо включает в себя следующие сведения вверху страницы:

• Ваша контактная информация (имя, должность, компания, номер телефона и адрес электронной почты). Включение вашей контактной информации позволяет читателю быстро определить от кого письмо.
• Дата написания письма. Включите дату после контактной информации и отформатируйте ее в соответствии со стандартами вашей страны. Например, в США нужно написать месяц по буквам, а затем указать день и год: 10 июля 2020 г.
• Контактная информация получателя (имя, должность, компания, адрес компании). Под датой укажите контактную информацию получателя, чтобы читатель мог убедиться, что письмо в надежных руках. Хотя указывать имя получателя не обязательно, лучше всего адресовать деловое письмо конкретному человеку. Старайтесь избегать личных титулов, таких как мистер или мисс, поскольку вы можете не знать пол получателя или предпочитаемую гендерную идентичность; тем не менее, вы можете указать звания Dr. (доктор), Prof. (профессор) при необходимости.

Тело письма (Body)

Следующие разделы идут после контактной информации:

Приветствие (Salutation)

Используйте то же имя в приветствии, которое вы указали в разделе информации о получателе.

• Если вы пишете в более формальных обстоятельствах — например, в сопроводительном письме в юридическую фирму, — вы можете обратиться к читателю, указав его имя и фамилию, например: «Dear Deborah Johns».
• Если вы знаете получателя или пишете в менее формальную компанию, например, технологический стартап, вы можете просто написать «Dear Deborah».
• Если вы не можете идентифицировать отдельного получателя, вы можете использовать приветствие, адресованное компании или команде, например: «Dear ABC team» или «Dear financial team».

Тело (Body)

Сохраняйте единообразное форматирование всего делового письма, чтобы придать ему профессиональный вид. Выровняйте текст по левому краю и сделайте одинарный интервал, а каждый абзац разделите дополнительной строкой пробела, как показано в примере выше. Также не забывайте быть кратким. Вы можете открыть свое деловое письмо дружеским приветствием, но быстро перейти к основным моментам, включив в него только абсолютно необходимые контекст и информацию.

Заключение и подпись (Closing and signature)

Включите заключительную строку после текста письма, например «Thank you» или «Kind regards», а затем четыре пустые строки ниже и ваше имя.

Вложения (Enclosures)

Если вы отправляете письмо по почте и включаете дополнительные документы, например резюме, добавьте раздел под названием «Enclosures» под своей подписью и перечислите все другие документы, которые вы отправляете, указав каждый из них в отдельной строке. Например:

• Резюме (Resume)
• Ссылки (References)
• Стенограмма (Transcript)

Как написать деловое письмо

Для написания делового письма существую определенные нормы и правила. Главным аспектом является соблюдение делового этикета. Деловая переписка — разновидность официальной.

Существует несколько видов деловой переписки, а именно:

• циркулярные письма — сообщают подчиненным какие-либо сведения или установки;
• письма-запрос — обращения с просьбой сформулировать коммерческое предложение или описать товар/услугу;
• гарантийные письма — отправляются с целью подтверждения условий договоров;
• рекламация (претензия);
• сопроводительные письма и т.д.

Но у всех видов деловых писем имеются одинаковые отличия от простого письма.

Главные отличия:

1. Стилистика написания. Подразумевает краткость и емкость письма, советуют не писать более одной страницы, с общепринятой структурой письма, без «воды».
2. Официальная лексика. Не допускается сильного выражения эмоций, чувств.
3. Оформления на фирменном бланке компании с реквизитами и всеми контактными данными.
4. Шрифт. Не крупный, но и не мелкий. Одинаковый по всему объему письма.
5. Соблюдение субординации.
6. Стиль. Ваше письмо должно быть выдержано в официально-деловом стиле, т.е. использование официальной лексики.
7. Актуальность информации. Информация в письме должна быть востребована и актуальна на момент отправки.

Оформление делового письма на бумажном носителе

Обращение к получателю письма по должности/ фамилии/ имени и отчеству или обобщенное в правом верхнем углу. Тема письма (иногда может опускаться). Для того чтобы правильно составить тему, необходимо продумать текст письма и обозначить главные слова, которые потом нужно обобщить. Также можно переслать тему письма, если это был ответ на полученное письмо. Обращения со слов Уважаемый/ая Имя Отчество. Основная часть письма. Описание проблемы или целей письма, содержит главную информацию, важные предложения, необходимые требования, просьбу или приказы. В этой части строго хронологическое изложения фактов и логическое обоснование

В каждом абзаце содержится один аспект информации Если в тексте письма на что-то необходимо обратить особое внимание, то используйте пометку «Важно!», после который подразумевается важная для получателя информация. Пример вступления и основной части:

Пример вступления и основной части:

Генеральному директору ООО «СтройМедПром» Казанцеву В.О. От Ярыгина П.Н. ул. Лесная 33, Г

Пермь (Тут также могут быть информационные элементы организации) (тема) О выполнении условий договора

Уважаемый Виктор Олегович! (Основная часть) В соответствии с недавним договором, Вам необходимо отправить все документы нашей договоренности… Важно! Документы необходимо заверить нотариусом

• Любой вид делового письма должен содержать заключение, которое состоит из выводов, предложений, соглашений/ отказов, предупреждений. Например, такие: просим, напоминаем, предупреждаем.
• Заключительные фразы должны призвать на дальнейшее сотрудничество или возможный отказ. В конце может появляться постскриптум «P.S.» для приписки к законченному письму.
• Если к письму прикрепляются документы, то следует это указать в левом нижнем углу листа. По деловому этикету ответ на письмо не должен быть более чем через 10 дней, если для ответа требуется больше времени необходимо сообщить адресату об этом.
• Также в конце ставиться подпись с расшифровкой и дата. Пример заключения:

Деловая переписка по E-mail

Часто случается, что письмо требуется отправить онлайн. При таком виде письма тоже следует соблюдать правила и не забывать про официальный стиль.

Основные правила:

1. Заведите рабочий электронный адрес, который вы будете использовать в офисе.
2. В название почтового ящика должны быть адекватные названия либо фирмы, либо вашей фамилии.
3. Необходимо всегда заполнять строку «тема», иначе ваше письмо рискует попасть в спам. В теме укажите наиболее важную информацию про письмо (не более 5 слов).
4. Не смешивайте несколько тем в одном письме, лучше разбить их на разные и отправить по очереди.
5. Будьте вежливы даже онлайн.
6. Электронное письмо должно быть коротким, меньше письменного в полтора-два раза.
7. Вложения прикрепляйте отдельными элементами.
8. В конце должна быть подпись компании или лица-отправителя.

Что является бланком

Сегодня в различных организациях можно увидеть множество вариантов бланков, среди которых нетрудно потеряться: это русскоязычные бланки и двуязычные (оформленные на русском и иностранном языках), бланки с немыслимыми логотипами и иными подобными обозначениями и без таковых, бланки с большим количеством справочной информации об организации или с полным ее отсутствием, цветные и черно-белые…

Между тем в современном делопроизводстве понятие «бланк» довольно точно определяется в государственных стандартах и иных документах, составляющих основу деятельности делопроизводителей и документоведов.
Определение бланка документа содержится в известном нам ГОСТ Р 51141-98 «делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

Извлечение
из ГОСТ Р 51141-98

2.2. делопроизводство

2.2.1. Документирование

44) бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа

Такое же определение приводится в разделе 2 «Терминология» Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, но далее имеется дополнение:

Извлечение
из Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-20035.

5. Разработка стандартных бланков

5.1.

Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста.

В п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 указывается, что в бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации – автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации. Кроме того, в состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.

Из вышеизложенного следует, что набор реквизитов для бланков документов может быть разным – главное, чтобы они идентифицировали организацию, издающую тот или иной документ. Таким образом, каждая организация самостоятельно определяет, какими должны быть бланки составляемых в ней документов.

Обратите внимание! В соответствии с п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные

Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления) практикуется создание машинных шаблонов или унифицированных бланков (электронных форм), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.