Основы ведения письменного общения в бизнесе

Правила для текста в теле письма

Напомню, что правильное ведения деловой переписки всегда предусматривает принцип удобства. Удобство во всем, начиная от заголовков, смыслов и логических связок, заканчивая шрифтами и зразмером вложений.

Основные правила удобства для корректной деловой переписки

1. Подумайте о том, какие вопросы возникнут в голове у читателя. Как правило это всегда единая цепочка вопросов:

О чем это?
Это важно?
Причем тут я?
Что от меня требуется?
Когда?

Затем, после того как предвосхитили вопросы читателя, последовательно ответьте на каждый вопрос одним абзацем, разделенными пустыми пространствами. Не более 5-6 строк.

Если этого не сделать, люди либо завалят вас вопросами в ответ, либо самостоятельно додумают ответы. Часто –неправильные .

2. Приветствие и прощание всегда отделяйте пустым пространством. Скажем так, это неформальное правило украшения деловой переписки, этакий штришок, указываающий на ваш профессионализм и опытность в подобных делах.

3. Для каждого абзаца можно написать маленький подзаголовок, коротко суммирующий детали абзаца, и выделить его жирным. Это тоже считается хорошим тоном при ведении корпоративной переписки.

4. Не злоупотребляйте разными цветами и размерами текста – даже если у вас они “отображаются красиво”, у получателя может быть другая почтовая программа, в которой разные цвета и шрифты могут превратиться в нечитаемую кашу.

5. Используйте списки и вставляйте диаграммы вместо сухих цифр – это улучшит общую читаемость письма.

Пример “философии удобства” в деловом письме

Как не стоит делать:

Коллеги,

Завтра поедем на корпоратив, пишите в ответ, кто присоединится.

Правильный пример письма:

Тема

: Новогодний корпоратив, ответить до 16:00

Коллеги, добрый день,

Завтра 29 декабря с 17:00 до 23:00 состоится новогодний корпоратив! Нам нужен ответ сегодня до 16:00 участвуете вы или нет.

Сбор до 16:30 у главного входа

Собираемся в 16:20 у стойки ресепшен напротив нашего красного логотипа, в 16:30 выезжаем на автобусе до ресторана.

Стоимость: бесплатно

Корпоратив будет оплачен компанией, в оплату входит аренда помещения, напитки, ужин, живая музыка и разные развлечения. Какие точно пока не могу сказать, это будет сюрприз!

Дресс-кода нет

Строгого дресс-кода нет, но, думаем, коллегам будет приятно, если вы все будете нарядными

Не применять юмор и иронию в сообщениях

Деловая переписка не должна включать в себя шуточный характер, так как получатель может неправильно понять юмор в сообщении, и возникнет недопонимание. А то еще и всерьез получатель воспримет шуточные обращения и предложения. И не дай бог, исполнит, если это будет возможно, то, что предложил «шутник». Кто будет отвечать за содеянное?!

Одним словом, деловая переписка есть деловая переписка, и суть ее не меняется, если вместо традиционного письма на бумаге «с подписью и печатью» применяется формат электронного письма. Все равно, тексты писем должны быть выверены, сдержаны, конкретны, исполнимы, и не иметь двусмысленности или разнонаправленности в толковании написанного.

Оформление делового письма

При составлении делового письма принято использовать фирменные бланки с эмблемой и реквизитами фирмы, которые в обязательном порядке должны включать ее организационную форму, полное название, почтовый адрес, телефон, факс и банковские реквизиты.

Деловые письма пишутся на одной стороне листа с нумерацией арабскими цифрами. При написании соблюдаются все формальные правила, такие как отступ, красная строка, полуторный интервал и один вид и размер шрифта. Помните, что грамотно отформатированный текст всегда будет вашим преимуществом

Содержание документа — это главный признак успеха, но в той же степени важно его оформление, как внешнее выражение ваших мыслей, перенесенное на бумагу

Письменная речь требует большого словарного запаса и умения логически соединять фразы и обосновывать свою позицию. Овладев техникой делового письма, вы наладите отношения с коллегами и партнерами, а также приобретете много новых знакомств и сможете возродить давние дружеские отношения.

Сетевой деловой этикет и деловые электронные письма

Электронные письма, как и бумажные, состоят из нескольких важных элементов, требующих грамотного заполнения совсем не из-за умозрительных правил, а именно потому, что эти элементы могут быть информативны и очень удобны с утилитарной и практичной точек зрения. Корректное письмо гарантирует корректный и оперативный ответ, а также конструктивное решение вопроса.

1. Адресат: в строке адресата принято указывать один адрес.

Это указывает не просто на уважительное отношение к собеседнику, но и убережет его e—mail от спама, ненужных рассылок и чужих глаз.

1. Копия письма адресата заполняется с определенной целью.

Отправив письмо основному адресату и указав другого в разделе «копия», адресант информирует второго собеседника о происходящем, но не требует от него ответа и непосредственного участия в переписке.

1. Тема письма: конкретность и уникальность.

Предельная конкретность темы должна помогать и адресанту и адресату ориентироваться в теме дискуссии и отличать множество проблем и задач: не просто «Отчёт от Кати», а «Отчёт за май 2015. Черновой вариант»

Обратите внимание: имя в данном случае бесполезно, так как адресат и так ясен адресанту из названия электронного ящика

Электронные письма одинаково легко читаются и на стационарном мониторе, и на планшете

1. Тело письма должно содержать 3 ключевых элемента.

Во-первых, приветствие (если это первое письмо в этот день, например) и обращение (в каждом письме). Во-вторых, изложение вопроса: презентация себя (если письмо первое), напоминание о решаемых задачах, описание проблемы или ее решения. В-третьих, просьба или побуждение к действию.

1. Функция оповещения о прочтении письма требует деликатности.

Её стоит использовать в том случае, если письмо действительно важно, но нет возможности спросить о его получении по телефону, например. На адресата эта функция обычно накладывает неясные, смутно формулируемые психологические обязательства, поэтому злоупотреблять ей не стоит

Корректный и не столь категоричный вариант – вежливая просьба в конце письма сообщить о прочтении.

1. Подпись требует лаконичности и в то же время ёмкости.

Формулировка может содержать стандартную формулу «С уважением» или ограничиваться фамилией и именем. Подпись, включающая имя, должность, название организации и контактные данные, не должна превышать 7 строчек. Желательно указывать и альтернативные контактные данные, кроме почтового ящика: телефон, Skype, ICQ, иные популярные мессенджеры.

1. Вложения: главное – предупредить и корректно именовать файлы.

Сетевой этикет требует сообщить о документе в прикреплённом к письме файлу: о формате, его объёме и содержании. Вложение не должно быть больше, чем 3-5 Mb. Его название, как и тема письма, должно быть предельно кратким, конкретным и уникальным.

Обычный вид электронного письма

Время реакции письма в сетевом этикете отличается от времени в off—line. Два-три часа – это комфортное время ожидания реакции на срочное письмо. В ответ на срочные или помеченные важными письма иногда достаточно предупредить, что e—mail получен и информация принята к сведению. Если проблема требует длительного рассмотрения, то адресанту необходимо сообщить своему собеседнику о времени, которое потребуется для ответа на вопрос.

Репутация делового человека и компании складывается не только из работоспособности и результативности бизнеса, но и из мелочей и нюансов любого этапа ведения деловых переговоров. Соблюдение принципов деловой переписки требуется от каждого представителя компании: начиная от незначительного клерка, заканчивая специалистом по связям с общественностью и руководителем компании.

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА

Мы не раз говорили о правилах переписки по электронной почте, но это касалось почты рабочей. У каждого же современного человека есть и личный ящик, а часто не один. При пользовании такой почтой тоже нужно соблюдать определенные правила.

2. Фотография в профиле. Несколько лет назад до нас докатилось странное веяние: добавлять в корпоративную почту свою фотографию. Не очень понятно, какую функцию выполняет такой элемент: есть адрес, есть стандартизированная подпись. Кому из получателей принципиально знать, как вы выглядите? Хотя если рассматривать работу как подходящее место для знакомства с противоположным полом, то почему бы и нет.

Что касается личной почты, то там фото лишним не будет. Если вы отправляете письмо человеку, с которым познакомились на выставке или общались в соцсетях, наличие фотографии поможет ему быстрее вспомнить, кто вы.

3. Подпись отправителя. Она должна быть и в личной почте, и в рабочей. При ведении частной переписки достаточно фразы «С уважением» и имени, фамилии.

4. Тема письма. Обязательно указывайте ее при переписке. Если вы кому-то пишете впервые, придется начать с представления, упоминания о том, где вы познакомились или откуда узнали о человеке, после чего перейти к сути письма.

5. Фраза «С нетерпением жду вашего ответа». Она уместна только в одном случае – вы уже работаете с человеком и заплатили ему за работу деньги. Если обращаетесь впервые, то такую приписку могут счесть манипуляцией (и правильно сделают), как и благодарность за услугу, которая не была оказана. Не нужно никому выражать признательность заранее. Откуда вам знать, может быть, на ваше письмо даже не ответят. Так за что же вы благодарите?

Советы по работе с корреспонденцией

Многолетнее ведение сначала бумажного, а затем электронного документооборота привело к появлению правил эффективной работы с корреспонденцией.

Прочтение всех входящих писем

Для развития бизнес-коммуникаций следует читать все входящие письма, даже если имя отправителя незнакомое

Это правило поможет не пропустить важное сообщение и позволит показать интерес к партнерам

Проверка почты несколько раз в день

Не стоит проверять почту каждые 5 минут, достаточно делать это 2-3 раза в день. Например, утром, в начале рабочего дня, после обеденного перерыва и за час до ухода домой.

Не рекомендуется набор текста на посторонних гаджетах

Это правило поможет обезопасить данные и не потерять важную информацию. Оптимально использовать один гаджет для рабочей переписки.

Классификация и сортировка

Отсортированные по папкам рабочие письма экономят время на поиск нужного и позволяют быстро просмотреть цепочку по какому-либо вопросу. Релевантные названия папок упрощают и структурируют работу с корреспонденцией.

Сортировка писем — одно из главных правил быстрой работы.

Полезные советы общего характера

1. Проверяйте письма на грамматические и стилистические ошибки. Перед отправкой или распечаткой еще раз полностью перечитайте. Если послание отправляют несколько человек, пусть внимательно прочитает каждый. Также проверьте с помощью автоматических онлайн-сервисов, среди которых получает хорошие отзывы Grammarly. В принципе, MS Word последних версий тоже неплохо проверяет отдельные слова, если включена опция «проверка орфографии». Но сервисы, работающие онлайн, иногда способны выявлять и такие ошибки, как неправильное построение предложений.

1. Используйте в деловой корреспонденции только традиционный черный цвет и удобный для чтения размер текста. Общепринятым считается шрифт Times New Roman с засечками на буквах по краям, облегчающими зрительное восприятие. В крайнем случае (использование ссылок на веб-страницы) выделяйте адреса синим цветом. Категорически не следует использовать разные оттенки красного, который сигнализирует об опасности, и подсознательно вызывает раздражение. Тогда как другие цвета могут просто слабо выделяться на белом фоне, и читать утомительно для глаз.

1. Вставлять изображения, фотографии, рисунки и прочую графику можно, только если вы абсолютно уверены, что это необходимо, с учетом специфики деловой переписки. В противном случае графические материалы прилагаются на отдельных листах.

1. Пишите четко и понятно, без сложных предложений или составных глагольных времен. Исключение из этого правила составляют стандартные вводные фразы для различных разделов письма. Но когда уже переходите к сути, прекращайте излишнее красноречие. Если из предложения можно убрать какие-то слова, однозначно сохранив прежний смысл, лучше так и поступить. Уберите предлоги, не изменяющие значение соседних глаголов и существительных. Или используйте другие слова, аналогичные по сути, но не требующие предлогов.

1. Даже при общении с хорошо знакомыми коллегами и партнерами следует соблюдать деловой стиль. Пусть даже вы интересуетесь здоровьем жены и детей собеседника, делайте это вежливо, по всем правилам приличия. Вместо приветствия «Hi» однозначно нужно употреблять «Hallo». Неуместен жаргон, употребление малопонятных местных диалектов наподобие австралийского, шутки и личные комментарии. Все фразы на английском для деловой переписки должны вызывать ощущение принадлежности к бизнесу или корпоративной среде.

Не используйте восклицательные знаки. Они смотрятся странно в деловых письмах

А если их много, то еще и девальвируются – адресат перестает воспринимать восклицание, как нечто важное. Но наверняка составит мнение об отправителе, как о неграмотной или некультурной личности.

1. Краткость – сестра таланта. Считается, в хорошем деловом письме должно быть как минимум 5 предложений, чтобы оно не казалось слишком грубым. Стоит ли писать больше – зависит исключительно от насущной необходимости. Пожелание писать коротко также касается слов, предложений и абзацев. Но неуместны сокращения и аббревиатуры, принятые в электронной почте, на форумах или у пользователей смартфонов. Деловая переписка на английском или русском языке также лишена смайликов.

1. Активное действие лучше пассивного. Это касается употребления глаголов в разных формах. Лучше отказаться от пассива, который по-русски называется страдательным залогом. Т.е. писать – John sent me letter, вместо Letter was sent by John. Думайте со стороны активного субъекта, совершающего действие.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

   Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

   Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

Отрицательные стороны

Деловая переписка в сравнении с телефонным разговором или личной встречей имеет ряд недостатков. В письме трудно передать интонацию и отследить реакцию собеседника.

Одноплановость

Правила написания делового письма не позволяют разнообразить стиль текста, что делает такие послания сухими и скучными.

Временные и финансовые затраты на подготовку сообщений

Писать всегда дольше, чем говорить при личной встрече или по телефону. Некоторым людям трудно сосредоточиться во время составления письма, и этот процесс отнимает у них много времени. К перечисленным недостаткам добавляются еще финансовые затраты на фирменные бланки, конверты, гаджеты и интернет.

Ожидание ответа

Еще один недостаток — это ожидание ответа, который иногда приходит через несколько дней или даже месяцев.

Деловая переписка прочно вошла в жизнь, и сегодня трудно представить без нее бизнес-процессы в организации. Несмотря на все временные и финансовые затраты, необходимость соблюдать правила и нормы, коммуникация посредством деловых писем является мощным инструментом развития бизнеса.

Правила общения

1. Всегда указывайте тему письма.

Поле «Тема» должно быть заполнено в любом случае и очень желательно, чтобы оно соответствовало содержанию сообщения.

Хотите вы, например, записаться на консультацию пятого марта, так и напишите: «Запись на консультацию (05.03)».

2. При ответе на письмо сохраняйте историю переписки.

Когда вы получаете от кого-то письмо, то на него можно ответить тремя способами:

1. Скопировать адрес отправителя и написать ему новое письмо.
2. Нажать на специальное поле для ответа внизу сообщения.
3. Использовать кнопку «Ответить».

При деловой переписке отвечать следует третьим способом, то есть нажать на кнопку «Ответить». Откроется новое письмо, повторяющее то, которое вы получили. Тема такая же, только с приставкой «Re:», изначальный текст полностью процитирован.

Это общепринятая форма ответа и вы в ней ничего не должны менять. Свой ответ нужно печатать перед процитированным текстом. Это делается для того, чтобы каждый участник беседы в любой момент мог вспомнить, о чем шла речь.

3. Всегда здоровайтесь и обращайтесь к собеседнику на «вы».

Любое сообщение следует начинать с приветствия. И лучше, если оно будет индивидуальным. Если уместно, называйте собеседника по имени, в противном случае – по имени и отчеству.

4. Отвечайте как можно быстрее.

Чем раньше вы ответите на сообщение, тем лучше. Идеально – в течение нескольких часов. Но допустимо и в течение нескольких суток. Чем дольше тянете с ответом, тем хуже это сказывается на репутации.

Адресация

Здесь всё должно быть продумано до мелочей

Поля «Кому», «Копия» или — ещё более важно — «Скрытая копия» являются важнейшими инструментами этичности общения и её оперативности. Современная деловая среда уже выработала основные постулаты относительно пользования этими полями

Если имя прямо стоит в поле «кому», адресат должен обязательно ответить на это письмо, отправитель этого ответа ждёт, поскольку в письме наверняка заданы вопросы. Если в этом же поле несколько имён, это означает, что отправитель получит ответы от каждого адресата. Если имя находится в поле «Копия», отвечать необязательно, просто отправителю нужно, чтобы вы были в курсе дела. Однако если материал письма заинтересовал и заставляет участвовать в переписке, тогда нужна особая фраза в начале, которая послужит признаком хорошего тона. Примеры фраз делового письма, если имя адресата оказалось в поле «копия»: «Позвольте мне тоже высказаться по данному вопросу…», «Разрешите присоединиться к обсуждению…» или подемократичнее: «Простите, что вмешиваюсь…».

Этикет особо тонко обозначает ситуацию, когда имя адресата находится в поле «Скрытая копия». Деловая этика в этом случае уязвима, как никогда, поскольку сие воспринимается инструментом тайного информирования и контроля. Этих адресатов не видит никто. А они видят всех и всё. Многие компании в корпоративной переписке запрещают этот инструмент, поскольку щепетильны относительно деловой этики

Единственный случай, когда это позволяется, — массовые приглашения (юбилей, корпоратив, важное совещание или переговоры), в этом случае отправления пойдут по многим адресам, но ни один получатель не увидит чужого электронного адреса. Естественно, адресаты из поля «Скрытая копия» никогда не вступают в переписку

Что можно и чего нельзя в сети

Всегда помните о том, что любой контент в Интернете доступен неограниченному количеству пользователей, причем не только вашим друзьям, хорошим знакомым и родственникам. Ваш пост могут увидеть недоброжелатели, мошенники, правоохранители — и тогда проблем не избежать.

На что в Сети наложено табу, а что разрешено к публикации?

1. Скрины. Никогда ни при каких обстоятельствах не выкладывайте в Сеть скрины переписки с другими людьми без их согласия. То же самое касается закрытых постов. Вы, конечно, можете сделать скриншот экрана и разместить его на своей странице, сопроводив лестным или не очень комментарием. Но это, мягко говоря, будет далеко не самый красивый поступок в вашей жизни.

2. Фото друзей. Если хотите разместить фотографии, на которых есть другие люди (друзья или коллеги), не забудьте спросить их согласия на публикацию.

3. Информация о коллегах. Вы можете писать о сослуживцах, если хотите рассказать что-то веселое, привести фрагмент забавного диалога. Но делать это нужно или так, чтобы нельзя было опознать действующих лиц, или получив их предварительное согласие.

 4. Конфликты и разногласия. Если спора избежать не удалось или вы вступили в диалог с хамом, имейте в виду: все, сказанное в запале, может быть (и будет) использовано против вас. Остается только сделать скриншоты диалога. Сложно угадать, кому из вас придется объяснять, почему вы так по-хамски обошлись со своим собеседником.

Но знайте: вместо того чтобы с кем-то спорить, его можно просто заблокировать. Многие полагают, что спор – та же коммуникация. Но такое мнение ошибочное. Спор – это драка, только словесная. Конечно, для многих людей драка – самая предпочтительная коммуникация. Если вы в их числе, вернитесь к пункту № 1.

5. Грамотность. Пожалуйста, помните не только об этикете, но и о нормах русского языка: соблюдайте правила орфографии и пунктуации, делите тексты на абзацы, чтобы их было удобнее читать.

6. Фамильярность. Обращайтесь к другим людям на «вы», используя то имя, которое указано в профиле собеседника, до тех пор, пока не достигнете других договоренностей. Не забывайте известную британскую поговорку: «Фамильярность рождает презрение».

7. Вежливость общения. Если хотите комментировать чужие публикации, соблюдайте правила, действующие у хозяина страницы, или хотя бы правила вежливости. Помните, что никто не обязан вам ничего объяснять. Вы не вправе требовать объяснений у авторов публикаций, как и отвечать на вопросы, которых не было в тексте. И не вправе давать советы, которых никто не просит.

То же самое касается критики, даже если на нее был запрос. Подумайте о том, вправе ли выступать с собственным мнением и советами? Если это не ваш профиль, то, может, лучше промолчать или высказать свою точку зрения по какому-то вопросу на личной странице. Вы же для того ее и завели.

Как и в реальном мире, в Интернете никто не обязан никого любить и уважать безусловно. Но все должны быть вежливыми друг с другом. Если кто-то не выполняет данное условие, задумайтесь, стоит ли вообще иметь дело с этим человеком.

8. Новые друзья. Хотите добавить кого-то в друзья? Напишите человеку персональное сообщение. Это правило особенно актуально, если у вас нет общих друзей, вы не знакомы лично, на вашей странице нет никакой информации, кроме имени и фамилии, а на аватарке – котик.

Ненормативная лексика

В случае с этим словарным пластом важнее всего – учитывать контекст. Само собой разумеется: если вы ведете профиль своей компании, а не личный, ни о каких матах и речи быть не может.

На личной странице в ваших собственных текстах этого никто не может запретить. Умеете, любите или понимаете, что в данном случае не обойтись, – пользуйтесь.

За пределами своего аккаунта нужно быть более аккуратными

Часто можно встретить тексты, которые просят «матерных» комментариев: восхищение мы хотим выразить или возмущение, не так важно

Можно ли это делать, зависит от того, как сам хозяин страницы относится к обсценной лексике. Если видите, что в своих публикациях он ее не использует, если понимаете, что другие комментаторы тоже сдерживаются, то и вам придется поискать литературный способ выражения нахлынувших чувств.

Особенности написания и оформления делового письма

Бланк. Большинство фирм и предприятий имеют свои фирменные бланки. При ведении переписки деловой этикет предусматривает использование именно их. Так вы произведете впечатление и сможете рассчитывать на более лояльное отношение партнеров и клиентов.

Внешний вид бланков, правила их заполнения, как предусматривает этикет, обусловлены приказом по организации либо инструкцией по делопроизводству. Также, основные требования к бланку делового письма поданы в ГОСТ за 2003 год «Требования к оформлению документов». Бланк должен содержать основную информацию о вашем предприятии:

• название,
• номер телефона (телефонов),
• адрес почтовый,
• адрес электронной почты,
• адрес сайта.

Конечно же, эти данные не являются обязательными, деловой этикет этого не требует. При необходимости этот перечень можно сократить или дополнить. Сам бланк рекомендуется оформлять следующим образом:

• минимальные границы страницы: правая – 10 мм, левая, верхняя и нижняя – по 20 мм;
• в случае, когда письмо занимает несколько листов, необходимо вставить номера страниц в верхней части посередине;
• приложения также нужно пронумеровать в отдельности;
• обязательно зафиксируйте в регистрационном журнале переписку, которое отправляете по исходящему номеру, указанному в левом верхнем углу;
• в другом углу указаны название фирмы, а также фамилия, инициалы и должность того, кому предназначено письмо;
• внизу слева размещаются должность, фамилия и инициалы отправителя, его подпись;
• в обязательном порядке внизу размещается дата.

Возможен вариант, когда реквизиты на бланке размещаются не в углах, а по центру листка (продольно). Хотя этикет оформления документации это позволяет, но первый вариант привычнее, по этой причине рекомендуется отдать предпочтение ему.

Корпоративные чаты

Корпоративные чаты бывают с разным количеством участников, созданные для локальных тем, или для обсуждения общих вопросов, с участием всех сотрудников, сотрудников отдела или какого-то звена руководителей. Это оптимизирует рабочие процессы, экономит время, сближает, помогает вовлечению сотрудников, позволяет подчиненным удобным способом обращаться к руководителям. Но и здесь есть свой этикет.

Не злоупотребляйте личными темами и не устраивайте длинный диалог только с одним из участников чата. В этом случае лучше уйти в личную переписку.

Не выкладывайте в чаты конфиденциальные документы (договоры, ведомости и т.д.). В переписках могут присутствовать те, кому знакомиться с подобным совершенно не обязательно для выполнения его работы, и те, кто могут сохранить себе и в случае увольнения использовать против вас. А учитывая соображения безопасности, особо важные документы лучше пересылать лично по корпоративной почте.

Не пишите срочных и важных сообщений в нерабочее время. Если в вашей компании всем раздали смартфоны и под роспись обязали смотреть в них круглые сутки, то — пожалуйста. Но чаще бывает иначе — многие открывают рабочие чаты только на работе, или даже только на рабочем компьютере.

Не дробите сообщение с одной темой. Телефоны участников чата будут звякать и вибрировать без остановки — разряжаться и нервировать окружающих.

Не отказывайтесь от таких слов как «коллеги» и не используйте слишком фривольной «Хай!» вместо «Добрый день!». Даже при самых демократичных правилах переписка должна содержать элементы, сохраняющие рабочий настрой участников.

Удаленная история

История переписки — это багаж букв, который тащит за собой почти каждое рабочее письмо. Он нужен, чтобы не терять нить беседы. Иногда кажется, что багаж нужно удалить: без него письмо смотрится аккуратно и просто. Но лучше его никогда не трогать.

Что может случиться?

Когда вы теряете нить разговора, наступает молчание или начинаются попытки вспомнить содержание предшествующей беседы. Если до этого прозвучали полезные мысли, они скорее всего забудутся. В переписке точно так же: многие просто не станут отвечать на письмо, в котором речь идет о загадочных вещах. В худшем случае потеряются несколько интересных идей, которые возникли в ходе переписки.

Есть на свете специалисты, которые включают просьбу «Пожалуйста, не удаляйте историю переписки» в автоматическую подпись

Настолько это для них важно.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Как видите, нет ничего сложного, все то же самое, что и в реальном мире: меньше – сплетен, агрессии и откровенных нарядов, больше – вежливости и уважения к чужим и своим личным границам. Этого будет достаточно для того, чтобы с вами захотели начать диалог, а возможно, и его продолжить.

Мы все больше уходим в виртуальное пространство. И границы между двумя мирами стираются, происходит диффузия. Вот и правила этикета наконец просочились в сетевое общение. Но именно в Интернете и нужно быть максимально осторожными. Никогда раньше мы не имели дела с таким большим количеством людей со всех уголков света. Никогда раньше все написанные нами тексты, опубликованные фотографии и прочая информация не оставляли свой электронный свет навсегда… Но и никогда раньше у нас не было возможностей, которые предоставляет Интернет и социальные сети. И чем более приятно с вами иметь дело, тем этих возможностей больше.