Составляем график документооборота на предприятии

График документооборота

Пример графика документооборота представлен на рисунке:

В отделе “Создание документа” находятся следующие колонки:

1. Количество единиц представленных документов.

2. Человек, который ответственен за выписку документа.

3. Отвечающий за оформление документа.

4. Отвечающие за исполнение документа.

5. Сроки исполнения документа.

В отделе “Проверка документа”:

1. Человек, отвечающий за проверку.

2. Сотрудник, предоставляющий на проверку.

3. Порядок представления.

4. Сроки представления документа.

В отделе “Обработка документа”:

1. Кто выполняет обработку документа.

2. Срок выполнения.

В отделе “Передача в архив”:

1. Кем выполняется.

2. Срок выполнения.

Составляя график документооборота, необходимо соблюдать следующие требования:

1. Первичные учетные документы, которые принимаются в бухгалтерии, должны иметь все необходимые реквизиты.

2. Принимая документы, сотрудник обязан проверить правильность арифметических вычислений.

3. Необходимо следить, чтобы оформление документов происходило в соответствии с требованиями, которые установлены в законодательных и нормативных актах.

4. Все изменения в документах обязательно должны заверяться подписями лиц, которые ответственны за их составление. указав дату самого исправления.

5. Все правки должны быть исполнены только теми приемами, которые разрешены (корректурная и дополнительная бухгалтерская запись, красное сторно).

6. Необходимо предоставить все требуемые документы по сделкам (договор и его дополнения,  накладные или акты исполнения, счета–фактуры, платежные поручения).

Нужна помощь преподавателя?
Опиши задание — и наши эксперты тебе помогут!

Описать задание

Особенности графика документооборота

При составлении графика документооборота нужно провести подготовительную работу:

• Учет всех документов, с которыми придется работать специалистам отдела.
• Планирование сроков обработки бумаг.
• Планирование сроков рассмотрения документации.
• Распределение потока бумаг таким образом, чтобы при максимальной нагрузке соблюдались сроки обработки.

При составлении графика документооборота нужно учесть, что целью является своевременное рассмотрение бумаг. Если график будет сформирован неверно, то есть высокий риск нарушения сроков при обработке документов. А это влечет за собой следующие проблемы:

• Ответственность перед сотрудниками за несвоевременное оформление бумаг о зарплате.
• Ответственность перед государством за нарушение сроков подачи налоговой отчетности.
• Конфликты с контрагентами за несвоевременную оплату по договорам.

Сотрудник, составляющий график, несет ответственность за стабильную работу фирмы в целом.

Что такое график документооборота и для чего он необходим?

График документооборота — это представленная, как правило, в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение. График документооборота помогает:

• упорядочить процесс работы с документами;
• рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
• сократить задержки времени при обработке документации;
• избежать рабочих конфликтов;
• осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
• своевременно формировать отчетность.

Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:

• масштабов деятельности фирмы;
• структуры предприятия;
• особенностей построения системы управления;
• видов применяемой первички;
• иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).

С видами и формами учетной первички знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

• «Унифицированные формы первичных документов (перечень)»;
• «Унифицированная форма Торг-12 — бланк и образец»;
• «Унифицированная форма № ОС-4 — акт о списании объекта ОС».

График документооборота является приложением к учетной политике предприятия. Как правильно составить учетную политику и приложения к ней, узнайте в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Как утвердить график документооборота

Утверждает график руководитель предприятия. Наиболее распространенный способ – оформление в виде приложения к учетной политике. Таким образом, одновременно вводятся в действие положения учетной политики и графика.

Или можно составить приказ на график документооборота – образец в следующем разделе. Для успешного внедрения требований нужно внести корректировки в должностные инструкции лиц, ответственных за движение документации. Кроме того, можно провести наглядный инструктаж для исполнителей. А в качестве помощи сотрудникам рекомендуется составить детальные схемы оборота бланков и разместить их непосредственно на рабочих местах. Меры наказаний за несоблюдение можно утвердить в отдельном приказе или прописать в общем.

Приказ об утверждении графика документооборота – образец

ООО «Вектор»

Приказ № 3

г. Москва 09.01.2019 года

«Об утверждении и введении в действие графика документооборота в ООО «Вектор»

Для обеспечения рациональной системы документооборота и стабильной работы организации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый в Приложении № 1 график документооборота ООО «Вектор».
2. Ввести график в действие с 09.01.2019 г.
3. Всем ответственным сотрудникам и структурным подразделениям ООО «Вектор» подавать в бухгалтерский отдел первичную документацию на основании утвержденного графика.
4. С момента утверждения графика полученные от контрагентов договоры, счет-фактуры, накладные ТОРГ-12, 1-Т, ТН направлять в установленные в графике сроки в бухгалтерию.
5. Контроль за исполнением положений графика возложить на главного бухгалтера ООО «Вектор» Вальтер И.Г.

Генеральный директор ООО «Вектор» ______________________ /Мещанинец Игорь Леонидович/

С приказом ознакомлены:

_______________________/Вальтер И.Г./

Как оценить состояние документооборота в вашей компании

Каждому руководителю хочется верить, что уж в его-то компании в документах все в полном порядке. Но так ли это? Проверить несложно: запросите у главбуха «первичку» по нескольким контрагентам, лучше — по тем, которые могут вызвать вопросы у налоговиков. Естественно, вам скажут, что все бумаги в наличии. Не советуем верить на слово, лучше убедиться в этом лично.

Дело в том, что бухгалтеры нередко выполняют рутинную бумажную работу в самый последний момент. И пока бизнес работает в штатном режиме, это не играет особой роли. Но если в компании неожиданно появятся проверяющие, то отсутствие «первички» может стать причиной серьезных проблем.

Когда мы ведем учет клиента, электронные копии всех его документов находятся в информационной базе. Поэтому при запросе налоговиков любые данные будут немедленно предоставлены. Но этим наше участие в проверке не ограничивается. Мы можем полностью взять на себя общение с проверяющими, вплоть до судебного разбирательства, если это потребуется (оплата за сопровождение проверки производится по отдельному тарифу).

Зачем регламентировать документооборот

В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно. Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются. Бухгалтерия при этом обрабатывает множество документов: часть их исходит от компании, а другие поступают извне. Каждый отдел составляет типовые или собственные формы бланков, которые подтверждают и сопровождают текущую деятельность.

Специалисты обязаны составлять, подписывать, передавать на хранение и впоследствии на уничтожение документы своевременно. Особенно актуально соблюдение сроков обработки для финансовой, бухгалтерской и кадровой документации: за нарушение сроков ответственность предусмотрена на законодательном уровне. Деятельность фирмы контролируется проверяющими органами: ФНС, внебюджетными фондами и другими государственными учреждениями. Поэтому при нарушении сроков подачи необходимых документов и отчетности, составленной на основании этих документов, компанию ждет наложение санкций.

Для того чтобы соблюдать сроки и регламентировать обработку и исполнение всех документов фирмы используют специальный график документооборота.

Без четко расписанного графика передачи документов внутри компании внутренние бизнес-процессы компании сложно контролировать или оптимизировать. Человеческая память не может сохранить абсолютно все детали и сроки работы, поэтому специально составленный график является специальной памяткой для сотрудников.

Основные задачи графика документооборота:

• оперативный контроль за соблюдением сроков составления, обработки и исполнения документов;

• своевременное формирование отчетности на базе первичных регистров;

• исключение авралов, форс-мажора и соблюдение ритмичности работы исполнителей;

• формирование дел и передача их в архив в положенные сроки;

• получение в срок информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений.

Образец документа:

График документооборота

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
¦Наимено- ¦Создание документа                   ¦Передача документа           ¦Обработка и хранение документа ¦
¦вание    ¦                                     ¦в бухгалтерию                ¦                               ¦
¦документа+-------------------------------------+-----------------------------+-------------------------------+
¦         ¦Коли-  ¦Ответст- ¦Срок    ¦Ответст-  ¦Кто      ¦Срок     ¦Ответст- ¦Кто      ¦Срок      ¦Срок      ¦
¦         ¦чество ¦венный за¦оформле-¦венный за ¦представ-¦представ-¦венный за¦исполняет¦исполнения¦хранения  ¦
¦         ¦экземп-¦выписку  ¦ния-    ¦исполнение¦ляет     ¦ления    ¦проверку ¦         ¦          ¦          ¦
¦         ¦ляров  ¦         ¦        ¦          ¦         ¦         ¦         ¦         ¦          ¦          ¦
+---------+-------+---------+--------+----------+---------+---------+---------+---------+----------+----------+
¦    1    ¦   2   ¦    3    ¦    4   ¦     5    ¦    6    ¦    7    ¦    8    ¦    9    ¦    10    ¦    11    ¦
+---------+-------+---------+--------+----------+---------+---------+---------+---------+----------+----------+
¦Путевой  ¦1      ¦Диспетчер¦В день  ¦Водитель  ¦Диспетчер¦До 18    ¦Ответст- ¦Ответст- ¦До 10     ¦5 лет     ¦
¦лист     ¦       ¦         ¦(смену) ¦          ¦         ¦часов в  ¦венный   ¦венный   ¦часов дня,¦начиная   ¦
¦легкового¦       ¦         ¦выпол-  ¦          ¦         ¦день     ¦бухгалтер¦бухгалтер¦следующего¦с года,   ¦
¦автомоби-¦       ¦         ¦нения   ¦          ¦         ¦(смену)  ¦         ¦         ¦за днем   ¦следующего¦
¦ля (3)   ¦       ¦         ¦задания ¦          ¦         ¦выпол-   ¦         ¦         ¦(сменой)  ¦за годом  ¦
¦или      ¦       ¦         ¦водите- ¦          ¦         ¦нения    ¦         ¦         ¦выполнения¦выполнения¦
¦путевой  ¦       ¦         ¦лем     ¦          ¦         ¦задания  ¦         ¦         ¦задания   ¦задания   ¦
¦лист     ¦       ¦         ¦        ¦          ¦         ¦водите-  ¦         ¦         ¦водителем ¦водителем ¦
¦грузового¦       ¦         ¦        ¦          ¦         ¦лем      ¦         ¦         ¦          ¦<8>       ¦
¦автомоби-¦       ¦         ¦        ¦          ¦         ¦         ¦         ¦         ¦          ¦          ¦
¦ля (4-С  ¦       ¦         ¦        ¦          ¦         ¦         ¦         ¦         ¦          ¦          ¦
¦или 4-П) ¦       ¦         ¦        ¦          ¦         ¦         ¦         ¦         ¦          ¦          ¦
+---------+-------+---------+--------+----------+---------+---------+---------+---------+----------+----------+
¦Товарно- ¦4      ¦Кладовщик¦В день  ¦Кладовщик ¦1-й      ¦До 18    ¦Ответст- ¦Ответст- ¦До 10     ¦5 лет     ¦
¦транспор-¦       ¦         ¦отгрузки¦и водитель¦экземп-  ¦часов    ¦венный   ¦венный   ¦часов дня,¦начиная   ¦
¦тная     ¦       ¦         ¦        ¦          ¦ляр -    ¦в день   ¦бухгалтер¦бухгалтер¦следующего¦с года,   ¦
¦накладная¦       ¦         ¦        ¦          ¦кладовщик¦отгрузки ¦         ¦         ¦за днем   ¦следующего¦
¦(1-Т)    ¦       ¦         ¦        ¦          +---------+---------+         ¦         ¦(сменой)  ¦за годом  ¦
¦(при     ¦       ¦         ¦        ¦          ¦2-й      ¦Вместе   ¦         ¦         ¦выполнения¦отгрузки и¦
¦доставке ¦       ¦         ¦        ¦          ¦экземп-  ¦с путевым¦         ¦         ¦задания   ¦выполнения¦
¦товара   ¦       ¦         ¦        ¦          ¦ляр -    ¦листом   ¦         ¦         ¦водителем ¦задания   ¦
¦собствен-¦       ¦         ¦        ¦          ¦водитель ¦в день   ¦         ¦         ¦          ¦водителем ¦
¦ным      ¦       ¦         ¦        ¦          ¦         ¦(смену)  ¦         ¦         ¦          ¦<9>       ¦
¦транспор-¦       ¦         ¦        ¦          ¦         ¦выполне- ¦         ¦         ¦          ¦          ¦
¦том)     ¦       ¦         ¦        ¦          ¦         ¦ния      ¦         ¦         ¦          ¦          ¦
¦         ¦       ¦         ¦        ¦          ¦         ¦задания  ¦         ¦         ¦          ¦          ¦
¦         ¦       ¦         ¦        ¦          ¦         ¦водителем¦         ¦         ¦          ¦          ¦
----------+-------+---------+--------+----------+---------+---------+---------+---------+----------+-----------

ОПТИМИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Перед любым руководителем встает вопрос оптимизации документооборота, особенно когда его объем с каждым днем увеличивается. Оптимизацию нужно начинать с распределения по ответственным лицам. Чем короче маршрут и меньше исполнителей, тем быстрее документ будет исполнен.

Наверняка каждое предприятие сталкивалось с ситуацией, когда приходит письмо с просьбой исполнения не позднее какого-либо числа, а оно более раннее, чем дата регистрации этого исходящего документа в организации-отправителе. Такая ситуация возникает как раз по причине нерегламентной работы документооборота.

Кроме предложенных мер, стоит уделить внимание оформлению внутренних документов, называемых графиком документооборота и табелем унифицированных форм документов. График финансово-экономического документооборота включает в себя перечень работ по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов, журналов, книг учета и др

В графике указаны ответственные подразделения (или конкретные должностные лица), их взаимосвязи и сроки выполнения работ

График финансово-экономического документооборота включает в себя перечень работ по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов, журналов, книг учета и др. В графике указаны ответственные подразделения (или конкретные должностные лица), их взаимосвязи и сроки выполнения работ.

Кому и зачем нужен график

Каждое подразделение в день обрабатывает большое количество различных документов. С распространением ЭДО количество бумаг сократилось, но на систему взаимодействия между отделами предприятия это влияет незначительно. Наличие утвержденного графика документооборота в любой организации облегчает задачу хранения и обработки входящих и исходящих документов.

Этот внутренний акт используется сотрудниками бухгалтерии, отделов производства и сбыта, секретарями и другими работниками, через которых ежедневно проходит определенное количество бумаг. Грамотно составленный план и график документооборота позволят избежать:

• утери документации;
• неотражения или несвоевременного отражения в учете фактов хозяйственной жизни;
• штрафов со стороны контролирующих органов.

Особенно актуально составление графика для компаний, имеющих в своей структуре филиалы и обособленные подразделения. Если не используется система ЭДО, риски утери бумаг значительно возрастают.

Как утвердить график документооборота

Утверждает график руководитель предприятия. Наиболее распространенный способ – оформление в виде приложения к учетной политике. Таким образом, одновременно вводятся в действие положения учетной политики и графика.

Или можно составить приказ на график документооборота – образец в следующем разделе. Для успешного внедрения требований нужно внести корректировки в должностные инструкции лиц, ответственных за движение документации. Кроме того, можно провести наглядный инструктаж для исполнителей. А в качестве помощи сотрудникам рекомендуется составить детальные схемы оборота бланков и разместить их непосредственно на рабочих местах. Меры наказаний за несоблюдение можно утвердить в отдельном приказе или прописать в общем.

Приказ об утверждении графика документооборота – образец

ООО «Вектор»

Приказ № 3

г. Москва                                                                                                                              09.01.2019 года

«Об утверждении и введении в действие графика документооборота в ООО «Вектор»

Для обеспечения рациональной системы документооборота и стабильной работы организации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый в Приложении № 1 график документооборота ООО «Вектор».
2. Ввести график в действие с 09.01.2019 г.
3. Всем ответственным сотрудникам и структурным подразделениям ООО «Вектор» подавать в бухгалтерский отдел первичную документацию на основании утвержденного графика.
4. С момента утверждения графика полученные от контрагентов договоры, счет-фактуры, накладные ТОРГ-12, 1-Т, ТН направлять в установленные в графике сроки в бухгалтерию.
5. Контроль за исполнением положений графика возложить на главного бухгалтера ООО «Вектор» Вальтер И.Г.

Генеральный директор ООО «Вектор» ______________________ /Мещанинец Игорь Леонидович/

С приказом ознакомлены:

_______________________/Вальтер И.Г./

Образец графика документооборота для отдела оптовых продаж

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------  Наименование                 Создание документа                    Передача документа в бухгалтерию       Обработка и хранение документа    документа   -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------                Количество     Кто         Срок    Ответственный      Кто     Срок передачи Ответственный Кто исполняет     Срок      Срок                            выписывает  оформления за исполнение представляет                за проверку                 исполнения хранения---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------        1            2          3           4            5             6            7             8             9            10        11--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Договор        2          Менеджер    В день      Начальник     Менеджер     В день        Ответственный Ответственный В день      5 лет поставки                  по продажам поступления отдела        по продажам  продажи       бухгалтер,    бухгалтер     продажи (форма                                заказа      оптовых                    товаров       юрист                       товаров утверждена                                        продаж приказом руководителя)--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Счет на оплату 2          Менеджер    На          Начальник     Менеджер     В день        Ответственный Ответственный В день      5 лет товаров                   по продажам следующий   отдела        по продажам  составления   бухгалтер     бухгалтер     продажи (форма                                день после  оптовых                    счета                                     товаров утверждена                            поступления продаж приказом                              заказа руководителя)--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Акт передачи   2          Менеджер    В день      Начальник     Менеджер     В день        Ответственный Ответственный В день      5 лет продукции                 по продажам передачи    отдела        по продажам  продажи       бухгалтер,    бухгалтер     продажи (форма                                товаров     оптовых                    товаров       юрист                       товаров утверждена                                        продаж приказом руководителя)--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Товарная       2          Менеджер    В день      Начальник     Менеджер     В день        Ответственный Ответственный В день      5 лет накладная                 по продажам передачи    отдела        по продажам  продажи       бухгалтер     бухгалтер     продажи (форма                                товаров     оптовых N ТОРГ-12)                                        продаж---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Рисунок 3

Совет редакции. Чтобы исполнитель мог легко найти документ, объедините их по конкретному принципу, например по хозяйственным операциям или отделам организации.

Что такое график документооборота

Любые документы, поступающие на предприятие или создающиеся в нем, проходят несколько стандартных этапов:

• создание документации;
• обработка документации;
• архивация документации;
• уничтожение документации.

Этот закономерный процесс и носит название документооборот. Как и любое другое действие на предприятии, на котором со скрупулезностью относятся к ведению документации, и этот процесс должен быть зафиксирован. Регламентировать документооборот можно с помощью:

• положения о документообороте;
• графика документооборота;
• инструкции документооборота.

Учитывая наибольшую удобность, большинство компаний и предприятий, а, точнее, их бухгалтерские отделы, используют и в 2018 году именно график документооборота. Единой формы графика не существует, он создается в индивидуальном порядке для каждой конкретной организации с учетом абсолютно всех направлений деятельности данного предприятия. И желательно не только для бухгалтерии, а и для любого другого отдела, в работе у которого имеется определенный объем документации.

Вот, к примеру, образец графика документооборота отдела кадров:

Если вернуться к бухгалтерии, то это подразделение любого предприятия, имеет наибольшую ответственность за правильно составленную документацию. Ведь именно по их документам сдается отчетность во все государственные службы и инстанции. И если вдруг какой-нибудь из отделов не предоставит бухгалтеру очень важный документ, который не будет учтен до начала составления отчетности, то до сдачи придется переделать всю работу с самого нуля. Или же предоставить в налоговую службу, так называемую уточненку, после выявления не вошедшего в отчетность документа, так как в отчетность следующего раза внести его нет возможности из-за не состыковки даты. Например, отчетность в налоговую службу была сдана в первом квартале 2018 года и после ее сдачи на столе у бухгалтера «появилась» служебная записка о расходах на рекламную акцию, проведенную именно в тот период, за который отчет уже ушел в работу к налоговикам. А вставить ее в отчет за следующий квартал не по правилам, так как искажается картина по реальным расходам в определенный отрезок времени.

Учитывая такие факторы риска, приходим к тому, что наличие графика документооборота в бухгалтерии является неотъемлемой частью системы внутреннего контроля в любой организации.

График документооборота: образец

Единого стандарта образца графика на сегодня не установлено. По форме отображения его можно представить не только в виде таблицы, но и схематично. Однако выбор большей части учреждений падает на первый вариант по причине «удобства». При этом график обязательно должен содержать в себе такие данные:

• Юридическое наименование предприятия;
• Указание приказа утверждения;
• Дата принятия;
• Название документа;
• Ф.И.О. и должность автора вносимых бумаг;
• Срок исполнения;
• Отдел, несущий ответственность за проверку;
• Ф.И.О. и должность проверяющего;
• Сведения о лице, принявшем в обработку документ;
• Ф.И.О. и подпись составителя.

Кто его формирует

Поскольку большинство бумаг, связанных с финансами, обрабатывается и хранится в бухгалтерии, а входящие и исходящие письма находятся в ведении секретаря или офис-менеджера, иногда возникает вопрос, кем разрабатывается график документооборота в организации и кто его утверждает.

Обычно разработкой занимается главный бухгалтер, который несет ответственность за правильное и своевременное отражение в учете хозяйственных операций.

Пример: товарная накладная и счет-фактура вместе с товаром сначала попадают на склад, где сотрудник расписывается в приеме товара и проверяет количество и целостность упаковки. Затем документы передаются в отдел закупок, где оператор вносит данные о приходе ТМЦ в программу. После этого бумаги поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность цен и количества, бухгалтер отражает в учете НДС и регистрирует счет-фактуру в книге покупок.

Для внутренних актов, не связанных с финансами (инструкции по пожарной безопасности, расписание уборки помещений и др.), руководитель вправе назначить ответственными за контроль проведения соответствующих мероприятий лиц, имеющих непосредственное к ним отношение.

График документооборота: образец 2019 года

Представленный ниже бесплатный образец графика документооборота поможет вам составить собственную схему движения первичных документов в вашей компании. Если у вас есть филиалы, составьте общий график, в который включите графики для филиалов и головной организации. В представленном графике документооборота (образец ниже) схема движения составлена для каждого отдельно взятого первичного документа. Это наиболее простая схема документооборота для небольшой компании. Для большой структурированной фирмы, состоящей не только из бухгалтерии, но еще и производственного цеха, отдела продаж, склада, юридического, экономического подразделений и т.д., оптимальнее будет составить регламент документооборота в разрезе каждого подразделения.