Образец приказа на утверждение графика отпусков

ЗАПОЛНЯЕМ форму № Т-7

Данные об отпусках работников заносите в график на основании опросных листов, которые одобрили директор фирмы, индивидуальный предприниматель или начальники отделов. Если начальники не согласны предоставлять отпуска в то время, когда хотят сотрудники, надо предложить работникам пересмотреть планы. И только некоторым сотрудникам вы должны предоставить отпуск в удобное для них время (см. таблицу ниже)

Обратите внимание на отпуска работников, которые хотят отдыхать в праздничные и выходные дни. Продолжительность отпусков считайте в календарных днях, включая субботу и воскресенье

А вот праздники в число календарных дней отдыха не входят. Не все сотрудники об этом знают. Поэтому в графике отпусков укажите начальную и конечную даты отпуска.

Какие работники могут уйти в отпуск без согласия руководства

ГРАФИК ОТПУСКОВ ЧАСТИЧНО ИЛИ ПОЛНОСТЬЮ НЕ ИСПОЛНЯЕТСЯ — ЭТО НЕ ВСЕГДА НАРУШЕНИЕ

График отпусков обязателен для работника и работодателя. По общему правилу график отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

В отличие от полного отсутствия утвержденного графика факт неисполнения графика отпусков довольно легко можно исправить: для этого нужно всего лишь иметь заявление от работника о предоставлении отпуска раньше, чем он предусмотрен по графику, либо о переносе на более поздний срок.

Если работодатели пользуются унифицированной формой № Т-7, то все изменения в графике отпусков будут отражаться в предусмотренных для этого графах:

• новая дата отпуска — в графе 7 (а также дублируется в графе 9);
• основание перенесения (например, заявление работника) — в графе 8.

Нарушения:

• не иметь графика отпусков;
• не предоставлять отпуск по графику, если нет заявлений от работников;
• не информировать работника о дате начала отпуска, если отпуск предоставляется по графику;
• не выплатить работнику отпускные в установленный срок.

Нюанс и парадокс

Если не предоставить отпуск по графику, то работодатель может быть не только оштрафован — работник может подать на него в суд и отсудить компенсацию морального вреда. Однако с требованиями предоставить отпуск в действительности оказалось не все так просто:

• пока суд да дело, требовать предоставить отпуск по графику становится нелогичным и даже утопичным, ведь предусмотренный по графику период по факту уже прошел;
• требования работника обязать работодателя предоставить отпуск вне графика тоже не подлежат удовлетворению даже судом — закон не предоставил право суду обязывать работодателя предоставить отпуск работнику вне графика, если у того нет льготного права использовать его в удобное для него время.

Рассматриваемый пример из судебной практики в этой ситуации показателен. Увы, но получается, что работодатель, не отпустивший работника в отпуск по графику, рискует лишь своими деньгами. Законным способом нельзя заставить его предоставить этот отпуск работнику, не имеющему льготу по его использованию в удобный для себя период, даже если нарушение графика — вина работодателя. А на следующий год ситуация может повториться или, что еще хуже для работника, работодатель утвердит график отпусков, не спрашивая у работника его пожеланий (имеет на это право в отношении всех работников, не обладающих льготным статусом использовать отпуск в удобное для них время), и намеренно отправит такого строптивого и отстаивающего свои интересы работника в отпуск в самое неподходящее для реального отдыха время (например, в слякотный ноябрь или морозный февраль).

Пошаговая инструкция: как составить график отпусков

График отпусков на 2022 год составляйте по новым правилам — при его формировании работодатель не обязан учитывать мнение всех работников, можно ограничиться пожеланиями сотрудников, наделенных правом уходить в отпуск в удобное для них время. В документе должны быть расписаны периоды оплачиваемого отдыха всех категорий работников, которые на дату утверждения документа состоят с работодателем в трудовых отношениях. Правило распространяется и на внешних совместителей, которые должны оформлять отпуск одновременно по основному и дополнительному месту работы и на дистанционных работников (ст. 286 ТК РФ, письмо Минтруда от 26.03.2021 г. № 14-2/ООГ-2680). Если в организации есть профсоюз, работодатель согласовывает проект графика отпусков с ним.

Обратите внимание на судебную практику — в Апелляционном определении Московского горсуда от 04.10.2012 г. по делу № 11-6492 оговаривается необходимость документального подтверждения внешним совместителем периодов планируемого отдыха по основному месту работы.

Если сотрудник собирается уволиться в следующем году и нанимателю это известно, сведения об отпускном периоде такого специалиста все равно должны фигурировать в графике. Именно так рекомендует поступать Роструд в письме от 09.03.2021 г. № ПГ/03709-6-1. Аналогичное мнение высказано и Минтрудом в письме от 09.04.2020 г. № 14-2/В-395. Также в график вносят информацию об отпусках лиц, работающих по срочным трудовых контрактам. Если работнику положены дополнительные оплачиваемые дни отдыха, эти периоды расписываются в графике по общему правилу — здесь речь может идти, например, об удлиненном отпуске инвалидов, дополнительном отпуске при работе в условиях ненормированного рабочего времени.

В графике не должны отражаться сотрудники, находящиеся на текущий момент в декрете, — очередность их отдыха будет устанавливаться при выходе на работу.

Как знакомить работников с графиком отпусков

Знакомить с графиком отпусков надо «под роспись». Роструд считает график отпусков локальным нормативным актом (письмо от 01.08.12 № ПГ/5883-6-1, от 31.10.07 № 4414-6). С локальными актами работников знакомят «под роспись», это требование ст. 22 ТК РФ.

Есть работодатели, которые не признают график локальным нормативным актом и поэтому не знакомят с ним работников вообще или подписывают простой электронной подписью в СБИС. В любом случае при трудовом споре о дате отпуска или проверке ГИТ график с подписью работника пригодится.

Есть несколько способов ознакомления работников с графиком:

• выделить для росписи колонку в графике и подписать у каждого работника;
• приложить к графику страницу с подписями и собрать подписи работников на ней;
• раздать каждому работнику персональные уведомления с проставлением отметок в отдельном журнале;
• или электронно в СБИС.

Подписываем график отпусков электронной подписью

Многие до сих пор думают, что кадровые документы запрещено подписывать электронно. Но это не совсем так. Разберем на примере графика отпусков.

Как мы выяснили выше, график отпусков нужно вручать «под роспись». При этом Трудовой кодекс не пишет, что роспись нужна на бумаге. Это добавляет Минтруд в своих письмах и выступлениях.

Что такое роспись? Это составляющая подписи. Так указано в ГОСТ Р7.0.8-2013 (Делопроизводство и архивное дело): «58. подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица».

А подписанный бумажный документ приравнивается к электронному документу, подписанному электронной подписью. Это написано в ч. 1,2 ст. 6 закона 63-ФЗ «Об электронной подписи»: «Информация в электронной форме, подписанная 

квалифицированная, неквалифицированная и простая электронная подпись

КЭП, НЭП, ПЭП

подписью

Но только неквалифицированная электронная подпись (НЭП) и квалифицированная (КЭП) обеспечивают неизменность подписанного документа. Поэтому чтобы не рисковать, для документов категории «под роспись» применяем НЭП или КЭП. Те работодатели, которые не признают график локальным нормативным актом, при переходе на кадровый электронный документооборот используют простую электронную подпись (ПЭП).

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 в 2018 году

Рассмотрим подробный процесс как составить график отпусков.

В первую очередь необходимо записать полное либо сокращенное наименование организации, либо указать Ф.И.О. предпринимателя. Правее от этой графы расположена таблица, куда нужно внести код статистики ОКПО.

В организации может быть создан орган профсоюза. Данные о его письменном мнении необходимо отразить в графах, расположенных в левой половине бланка.

Следующим шагом нужно записать номер графика, а также дату, когда он был составлен. Рядом также находится поле, в каком требуется отразить год действия документа.

Внимание: график отпусков утверждается руководителем фирмы либо предпринимателем. Для этого в правой части есть специальные графы, в каких он ставит Ф.И.О., подпись, занимаемую должность

Рядом он записывает дату, в какую производится утверждение графика.

Сам документ содержит таблицу, в которую построчно вносятся сведения об отпусках сотрудников. Заполнение таблицы производится таким образом, чтобы сначала записывалось наименование подразделения, а после этого — шел перечень трудоустроенных в нем работников.

В графу 1 нужно занести название подразделения.

В графе 2 проставляется наименование должности согласно сведениям из штатного расписания.

В графах 3 и 4 указываются Ф.И.О. работника, а также его табельный номер.

Графа 5 должна содержать суммарное число дней отдыха, которые предоставляются сотруднику в данном году.

В графу 6 записывается дата, в которую работник желает получить отпуск. А в следующую графу 7 нужно вносить день, когда он был действительно предоставлен.

Если производится перенос отпуска на другую дату, то в графе 8 отмечаются реквизиты распоряжения, которым такой перенос был согласован. В графу 9 вносится новая дата начала отпуска.

Графа 10 — свободное место, в котором можно делать отметки о том, что отпуск был перенесен, работника пришлось отозвать от предоставленного отпуска, либо иную аналогичную информацию.

Полностью составленный документ должен быть подписан руководителем кадровой службы.

Другой комментарий к статье 123 ТК РФ

Комментируемая статья регламентирует вопросы, связанные с установлением очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

Ежегодные оплачиваемые отпуска за второй и последующие годы работы предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления этих отпусков, которая определяется графиками отпусков, утверждаемыми работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждена форма Т-7 «График отпусков». Данная форма применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Следует, однако, отметить, что с 1 января 2013 года в соответствии с информацией Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Работодатель должен направить проект графика отпусков в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников. Выборный орган первичной профсоюзной организации не позднее 5 дней со дня получения проекта направляет работодателю мотивированное мнение по проекту графика отпусков в письменной форме. В случае отрицательного мнения вопрос урегулируется в порядке, установленном ст.372 ТК РФ.

График отпусков должен утверждаться не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

С момента утверждения график отпусков обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками. Следовательно, изменения графика отпусков должны утверждаться работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, т.е. в том же порядке, как и утверждение графика отпусков.

________________
См.: Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации / Отв. ред. В.Л.Гейхман, Е.Н.Сидоренко. 6-е изд., испр. и доп. М.: Издательство «Юрайт», 2010.

В соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года N 1 при переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Однако отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в удобное для них время. К таким работникам относятся:
— работники в возрасте до 18 лет (ст.267 ТК);
— мужья, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (в период этого отпуска) (ч.4 комментируемой статьи);
— супруги военнослужащих, отпуск которым может предоставляться одновременно с отпуском их мужей (жен) (п.1 ст.11 Федерального закона от 27 мая 1998 года N 76-ФЗ);
— работающие в районе Крайнего Севера и приравненных к ним местностях родители (опекуны, попечители), которые имеют право получить ежегодный оплачиваемый отпуск или часть его (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, расположенное в другой местности (см. ст.322 ТК РФ);
— лица, работающие по совместительству (ст.286 ТК РФ);
— участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе инвалиды, ветераны труда (ст.ст.14-20, 22 ФЗ «О ветеранах»).

Право на отпуск в удобное время для соответствующих категорий работников установлено также Законом РФ от 15 мая 1991 года N 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» и некоторыми другими.

В перечисленных случаях время отпуска работника определяется графиком лишь постольку, поскольку им не выражено желание использовать отпуск в период, указанный в ТК РФ. При этом реализация работником своего права на отпуск в установленный ТК РФ период при отсутствии согласия на это работодателя не может быть основанием для его увольнения за прогул.

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.

Для чего нужен график отпусков

График отпусков формируется, чтобы облегчить и узаконить процесс ухода работников в ежегодный основной и допотпуск. Наличие данного документа помогает в таких ситуациях:

• работодатель будет выплачивать отпускные согласно сроку, регламентированному законодательством. В этом случае он обезопасит себя от риска получения штрафа за нарушение норм трудового права;
• работодатель сможет найти сотрудника, который будет выполнять работу при уходе основного работника в отпуск. В такой ситуации появляется реальная возможность не приостанавливать производственный процесс;
• работодатель сможет видеть всю информацию о количестве сотрудников, непосредственно работающих в конкретный момент времени;
• работодателю не нужно будет получать заявления от сотрудников о предоставлении им отпусков;
• сотрудники компании будут заранее знать, что человека в определенный период не будет на работе и смогут решать свои взаимосвязанные задачи заранее. Эта визуализация может быть также расположена на корпоративном портале, если настроить интеграцию Битрикс с 1С ЗУП.

Некоторые нюансы

Некоторые категории работников имеют право отдыхать в любое удобное для них время. Их «льготы» вносят корректировки в уже составленный графике отпусков. Выделяют несколько групп льготников, чьи интересы на отдых работодатель должен учитывать в первую очередь.

«Детские» льготники

К таковым относятся работники, которые имеют право на отдых в любое время по причине наличия детей или подготовке к их рождению:

• Сотрудники мужского пола, когда их жёны находятся в отпуске по беременности и родам. Право регулируется ст. 123 ТК РФ.
• Родитель или опекун, работающий в районах Крайнего Севера. Взять отпуск в любое время ему можно в том случае, если есть необходимость сопровождения несовершеннолетнего к месту поступления в ВУЗ или колледж, находящийся в другой местности. Абитуриенту не должно быть больше 18 лет. Право дается в ст. 322 ТК РФ.
• Один из родителей, который осуществляет фактический уход за ребёнком инвалидом, которому еще не исполнилось 18 лет. Условие прописано в ст. 262.1 ТК РФ.
• Один из многодетных родителей, если детям ещё не исполнилось 12 лет – ст. 262.2 ТК РФ.

К данной категории можно также отнести работников, которым ещё не исполнилось 18 лет. Их право на ежегодный отпуск вне очереди прописано в ст. 267 ТК РФ.

Прочие льготники

Также правом на предоставление отпуска по желанию в любое удобное время обладают следующие категории работников (их право регулируется не нормами трудового законодательства, а иным нормативными актами):

• Почётные доноры. Для получения льготного права нужно предоставить в кадровую и бухгалтерскую службу удостоверение.
• Герои России, полные кавалеры ордена Славы.
• Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации, полные кавалеры ордена Трудовой Славы.
• Чернобыльцы.
• Лица, получившие некую доли радиоактивного облучения в Семипалатинске.
• Сотрудники органов внутренних дел, если в текущем году они не смогли реализовать законное право на ежегодный отдых по графику в связи с производственной необходимостью. Например, работник должен был уйти в отпуск, но объявили усиление ситуации и всех работников МВД вывели в караул. Теперь у этого человека появилось право отдыхать вне очереди.

Если в компании практикуется внешнее совместительство, то согласно ст. 286 ТК РФ, внешний совместитель имеет право уйти отдыхать в тот же период, что и по основному месту работы. Запретить ему не могут.

Ещё один льготник – супруг или супруга военнослужащего. Они имеют право отдыхать вместе. То есть, гражданская «вторая половина» может уйти в отпуск в то же время, что и военнослужащая половина.

Новые работники

График отпусков утверждается в конце текущего года на следующий календарный. Невозможно предусмотреть такой нюанс – уход сотрудников, ещё не отгулявших отпуск, и приход новых. Право на ежегодный отдых возникает через полгода после трудоустройства. Права новичков также нужно учесть.

Вновь трудоустроенный работник не будет отражён в графике, но это не означает, что права на отпуск у него нет. Какие действия должен предпринять кадровый работник, чтобы не нарушить право новичка?

Он должен предпринять следующие действия:

• Уже утвержденный график отпусков не изменять.
• Отдых нового работника оформить приказом по предприятию. Распорядительный документ составляется на основании заявления нового сотрудника и распоряжения руководства.
• Работодатель составляет справку-расчёт для того чтобы бухгалтер правильно рассчитал отпускные.
• Сведения об отпуске заносятся в личную карточку сотрудника. При составлении графика на следующий год нужно будет учесть сведения из личной карточки.
• Уже составленный график отпусков дополняется отдельным приложением.

Оформление отпуска новичку производится в обычном порядке.

Когда писать приказ

График отпусков составляется заранее – не позже чем за две недели до наступления года, по которому распределяется отпускное время. При этом, в процессе создания графика должны учитываться как пожелания сотрудников, так и производственная необходимость.

Предварительный график обязательно должен быть передан на согласование в профсоюзный орган (если таковой имеет место быть на предприятии), затем с приказом должны быть под роспись ознакомлены все работники организации (если этого не сделать, вполне могут возникнуть споры и разногласия с сотрудниками, доходящие до судебных разбирательств).

График отпусков является документом обязательным к исполнению, какие-либо корректировки могут вноситься в него только при взаимном согласии работника и работодателя, при условии, что это никоим образом не отразится на функционировании компании и не затронет интересов других сотрудников. Также изменения могут вноситься при приеме на работу новых сотрудников и в связи с вынужденными и форс-мажорными обстоятельствами.

Следует отметить, что в график вносятся все виды отпусков:

• плановые,
• дополнительные,
• «прошлогодние»,
• а также отпуски, оформляемые на «совместителей».

Также при его составлении в первую очередь следует учитывать мнение «льготников», т.е. тех сотрудников, которые по закону могут сами для себя выбирать отпускное время, не учитывая пожеланий работодателя и тех, кто относится к «особым» категориям:

• несовершеннолетних,
• инвалидов,
• сотрудников с ненормированным рабочим днем (в этих случаях длительность отпуска нестандартна).

Правила составления приказа

Как любой другой приказ, данный документ на сегодняшний день не имеет строго установленного, унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободном виде. Довольно часто сотрудники компаний используют старую, привычную типовую форму или внутренний разработанный шаблон написания приказа (который должен утверждаться в учетной политике организации), но вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, документ всегда должен содержать ряд необходимых сведений:

• в первую очередь это название компании,
• дата составления документа,
• сведения о должностном лице, от имени которого пишется приказ
• и его подпись,
• а также собственно содержание документа
• и подписи всех сотрудников, которые в нем упомянуты.

При этом сам график отпусков может быть включен в приказ в «натуральном виде» или же указан в качестве приложения (это особенно актуально тогда, когда сам график в силу большого количества работников предприятия представляет из себя многостраничный документ).

Удостоверять приказ печатью предприятия не надо, поскольку он относится к внутренним документам фирмы, кроме того, начиная с 2016 года юридические лица имеют полное законное право не использовать для визирования документов оттиски штампов и печатей.

Приказ может быть написан как от руки (в последнее время этот способ применяется крайне редко), так и напечатан на компьютере, оформлен как на фирменном бланке организации (очень удобно – не нужно лишний раз вносить реквизиты), так и на обычном листе А4 формата. Составляется он обычно в одном экземпляре, который после ознакомления и подписания всеми упомянутыми в нем лицами, передается на хранение в архив предприятия, где и содержится в течение установленного для подобного рода документов, времени.

Правила оформления, составления и утверждения

Составить, заполнить и утвердить график наниматель обязан до начала текущего календарного года. Все особенности этого процесса могут быть прописаны в правилах ВТР, коллективном договоре или иных документах, используемых в компании.

Что касается рекомендаций по составлению и оформлению, на основании информации из Роструда можно выделить несколько главных аспектов:

1. Проще всего составлять отдельный график для каждого структурного подразделения. Сделать один документ для большого количества работников намного сложнее и этот процесс занимает немало времени. К тому же, вероятность ошибок в этом случае намного больше.
2. Работу чаще всего выполняет руководитель структурного подразделения или его заместитель. Все документы сдают в кадровую службу, которая составляет сводную ведомость.
3. График отпусков должен обязательно содержать данные о времени начала периода и его продолжительности для каждого сотрудника. Обычно длительность варьируется от 28 до 56 суток, все зависит от сферы деятельности и особенностей работы. Кроме того, может быть указана не точная дата, а ориентировочный период.
4. В документе указывают название структурного подразделения или отдела. Прописывают не только фамилию, имя и отчество каждого работника, но и его должность, а также табельный номер (при наличии).
5. При указании даты начала отпуска делается 2 графы. В одной указывают планируемое число, во второй – фактическое, когда у сотрудника начался отпускной период.

В целом, принципиальной разницы в сравнении с документами, которые готовились раньше, нет. Поэтому в компаниях, что и в предыдущие годы постоянно составляли график, особых вопросов по его заполнению не возникает.

После сдачи готового варианта руководителю кадровой службы или главному бухгалтеру, он должен обязательно заверить его своей подписью, после чего график передают руководителю. Он утверждает его и документ приобретает юридическую силу, а значит – обязателен к исполнению как сотрудниками, так и администрацией.

Правовая сторона вопроса

Теперь стоит разобраться, какая ответственность предусмотрена при отсутствии утвержденного графика отпусков. Тут нет жестких ограничений, но нужно помнить несколько важных моментов:

1. Если график отпусков не соблюдается или его нет, но это никоим образом не ухудшает положение работников и устраивает их, то никаких взысканий законом не предусмотрено. Ранее часто в отпуск отправляли по заявлению и это устраивало всех, если не возникало проблем с соблюдением сроков, удобных для человека.
2. Когда графика нет и это напрямую противоречит правам сотрудников или ухудшает их условия труда, то будет наложен штраф. Чаще всего нарушения связаны с непредставлением отпуска в течение календарно года или же сроками, которые не устраивают работника. Также могут быть и любые другие проблемы, их перечень есть в трудовом законодательстве.
3. Что касается наказания, его размер прописан в ст. 5.27 КоАП РФ. Согласно этому пункту на должностное лицо может быть наложено взыскание в размере от 1 до 5 тыс. руб., на индивидуального предпринимателя – от 1 до 5. А вот для юридических лиц размер увеличивается от 30 до 50 тысяч.
4. При повторных взысканиях суммы штрафов будут значительно выше, но здесь многое зависит от ситуации и степени тяжести нарушения.

Найти образцы документов нетрудно, поэтому проще всего составлять график с соответствии с трудовым законодательством – чтобы исключить любые проблемы. Стоит назначить ответственное лицо в каждом отделе и довести до него время сдачи проекта, чтобы согласовать график в установленные сроки.

Отпуск не по графику — когда и кому можно

Основное правило — работники оформляют отпуск в соответствии с утвержденным графиком. Но некоторые сотрудники могут пренебречь таким постулатом и уйти на отдых в удобное для них время.

Кому положен отпуск в удобное время независимо от графика

• Работники с тремя и более несовершеннолетними детьми (преференция сохраняется до момента достижения младшим ребенком 14-летнего возраста в соответствии со ст. 262.2 ТК РФ).
• Ветераны боевых действий.
• Несовершеннолетние работники.
• Женщины, уходящие вне плана на отдых перед декретом, сразу после отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком.
• Один из родителей несовершеннолетнего ребенка с инвалидностью.
• Почетные доноры, Герои РФ, Герои труда.
• Супруги военнослужащих вправе оформлять отпуск одновременно с супругом.
• Лица, которых отозвали из очередного отпуска.

Выбор даты и длительность отпуска

Отпуск предоставляется в даты, определенные утвержденным графиком отпусков. При составлении учитывается желание работника, возможность его замены, производственная необходимость. К учету могут приниматься неиспользованные дни с прошлого периода. Согласованный документ предполагает, что работник отправиться отдыхать в указанное в нем время.

Законодательством определено несколько категорий сотрудников, которые имеют право на выбор любых дат для отпуска, не зависящих от сформированного графика. К ним относятся:

1. Мужчины, чьи супруги находятся в декрете.
2. Жены военнослужащих.
3. Несовершеннолетние.
4. Многодетные матери, дети которых не достигли 12 лет.
5. Сотрудники с ребенком до 18 лет, который имеет группу инвалидности.
6. Совместители. На дополнительном месте им предоставляется отдых в то же время, когда и на основной должности.
7. Почетные доноры.
8. Ветераны.
9. Лица, участвовавшие в ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС.

Продолжительность основного отпуска в 2020 году составляет 28 календарных дней в год. Некоторым группам, он предоставляется в другом объеме. Инвалиды имеют право на 30 календарных дней, несовершеннолетние – 31, работники служб спасения – до 40, занятые в производстве химического оружия – до 56. Отдых может быть разделен на несколько временных промежутков. Главное условие – один из них не должен быть меньше двух недель. Другие периоды отдыха могут длиться менее этого срока.

Форма для графика отпусков

Для заполнения графика используется форма Т-7, регламентированная Постановлением Госкомстата от 06.04.2001 г. № 26. При планировании отпусков информация вносится в графы 1-6.

В графе 6 ставится дата начала отпуска работников, в т.ч. тех, которые имеют право на отпуск в любое время.

Графы 7-9 не заполняются. Информация в них вносится вручную в течение года, когда сотрудники будут уходить в отпуск.

Рекомендуется добавить в форму дополнительную графу «С графиком ознакомлен» или же можно прикрепить к графику лист ознакомления в качестве приложения. По ст. 123 ТК каждый сотрудник извещается о времени начала отпуска не позже чем за 14 дней до его начала.

Пока график отпусков не утвержден, он — только проект. Когда руководитель и начальники подразделений и отдела кадров его подпишут, он передается в профсоюз (ст. 372 ТК). График подтверждается через выписку из протокола заседания профсоюзного комитета. Если в компании нет профсоюза, об этом делается отметка в строке согласования графика.

Работники ознакамливаются с утвержденным графиком отпусков под подпись. Сам документ:

• хранится в бухгалтерии и отделе кадров;
• вывешивается в удобном месте для ознакомления;
• высылается в структурные подразделения организации (копии).

Если работодатель предупредил сотрудника о начале отпуска позже, чем за две недели, работник имеет право подать заявление с требованием перенести отпуск на другой согласованный период. Заявление о предоставлении отпуска можно не подавать, если отдых используется по графику.

Ситуации, при которых сотрудник должен подать заявление на отпуск:

• он используется ранее полугода непрерывной работы в компании;
• он используется ранее полугода непрерывной работы по соглашению с работодателем;
• сотрудник относится к льготной категории, по которой вправе получить отпуск в удобное время.

Как влияет перенос дней отдыха на график отпусков?

Если работник и работодатель достигнут договорённости, начало ежегодного законного отдыха можно сдвинуть. Об этом сказано в ст. 123 ТК РФ и в ст. 124 ТК РФ. Сотрудник пишет заявление с просьбой перенести начало отпуска на другие даты. Причину переноса рекомендуется указывать.

В графике отпусков для этого есть колонки 8 и 9. Такая информация отражается в них. В ст. 124 ТК РФ прописано, что, если отпуск сдвигается из-за болезни работника, работодатель должен предоставить дни, которые были пропущены сразу же после болезни или в любое другое время. При этом отпускные пересчитываются.

Вам также будет интересно:

— Заявление на отпуск — образец 2021 на 14 дней
— Срок выплаты отпускных в 2021 году: изменения, за сколько дней платить

Если сотрудник заболел перед началом отпуска, последний придётся продлить или перенести. Отдых сдвигается ровно на количество дней болезни. Работодатель не имеет права засчитывать период нетрудоспособности в количество дней ежегодного законного отдыха.

Если сотрудник заболел, находясь в отпуске, работодателю нужно уточнить, какой вариант для отпускника предпочтительнее – выйти на работу позже или отгулять оставшиеся дни в удобное время.

Вне зависимости от обстоятельств переноса ежегодного законного отдыха, необходимо писать заявление. В график отпусков вносятся коррективы. Достаточно просто указать календарную дату переноса. Сделать специальные пометки относительно причины переноса нет необходимости.

Перенос отпуска может быть вызван не только личными причинами, но и производственной необходимостью. Корректировка графика отпусков требуется в любом случае. Но, работодатель должен аргументировать производственную необходимость, а не изъявлять прихоть не отпускать сотрудников в отпуск. Производственная необходимость оформляется документами.

Пример:

Установилась сильная жара и в фирме по продаже и установке кондиционеров «аврал». Запись на установку уже расписана на 2 недели вперёд. В таких условиях, когда не хватает действующих монтажников, руководство может не отпустить некоторых установщиков в отпуск. Но такую инициативу необходимо подтвердить документами и обосновать.

Но перенос отпуска по производственной необходимости возможен только с согласия работника. То есть, последовательность действий такая:

1. Направить будущему отпускнику уведомление о переносе предстоящего отпуска, обосновать причины.
2. Получить письменное согласие или отказ.
3. Внести корректировки в график отпусков.

Заполненный график отпусков выглядит так:

Скачать образец заполнения графика отпусков по форме Т-7

Подписывает документ руководитель кадровой службы. Руководство фирмы утверждает график после того, как он будет составлен и подписан кадровой службой.