Сами, или не сами? преимущества работы с event-агентствами

George P.Johnson Experience Marketing

GPJ — американская транснациональная корпорация со штаб-квартирой в Оберн Хиллз, штат Мичиган, которая специализируется на event- и бренд-маркетинге. Компания была основана в 1914 году Джорджем П. Джонсоном в США и специализировалась на изготовлении флагов и ремонте парусов. Украсив одну из автомобильных выставок своей продукцией, он превратил ее в настоящее маркетинговое шоу, после чего к нему начали обращаться заказчики, и он начал организовать мероприятия с нуля. У GPJ огромный пул клиентов в самых различных областях промышленности: автомобильной, технологичной, ПО, FMCG и развлечениях. В числе клиентов более 40 компаний из списка . Что интересно, в пошиве флагов фирма тоже преуспела, сшив самый большой флаг в мире в 1923 г. и повторив этот подвиг в 1949 г.

Летняя Олимпиада в Пекине (2008)

Компания была приглашена для работы над  в качестве единственной некитайской компании. В тесном сотрудничестве с руководством Олимпиады GPJ сыграла большую роль в визуальном оформлении мероприятия и несомненном успехе церемонии, которая, кстати, была отмечена множеством наград.

Церемония открытия Всемирной выставки в Шанхае (2010)

 в Китае с его главной темой «Лучше город — лучше жизнь» — это отличное место для запуска нового продукта компании Cisco: «Smart + Connected Communities» (S+CC) в глобальном масштабе. Изысканный дизайн павильона Cisco подчеркивал чистоту, природу и гармоничность нового продукта. Как заявляют сами GPJ, результатами стало значительное увеличение доверия Клиентов к новому продукту .

Кем event-менеджер не является

Большинство людей думает, что event-менеджер — это веселая работа. Они видят в нас круглосуточных тусовщиков, которые зарабатывают деньги на развлечениях. Даже рядом не лежало, что называется! Если вы и устраиваете развлекательное мероприятие, у вас едва ли находится минутка, чтобы отдохнуть и повеселиться с остальными. Event-менеджер находится здесь, чтобы проследить, что посетители хорошо проводят время. Чем лучше все проходит, тем тяжелее приходится организатору.

И давайте не забывать, что event-координатор занял пятое место в рейтинге самых стрессовых профессий 2016 года. Звучит уже не так весело, правда? Вся ваша работа — сплошной адреналин, но несмотря на это, нам действительно она нравится.

Больше всего расстраивает, когда профессию event-менеджера путают с какой-нибудь другой. Вот наиболее распространенные примеры:

1. Менеджер кейтерингового агентства: event-менеджер работает с кейтеринговыми агентствами, а не в них.
2. Менеджер места проведения мероприятия: та же история. С этими менеджерами мы активно общаемся, когда устраиваем свои event’ы. Но их работа совсем не похожа на нашу.
3. Ассистент: организация встреч вашего начальника или мероприятий для команды не делает из вас event-менеджера. То же не происходит, если вы устраиваете пару вечеринок для своих друзей.
4. Организатор свадеб: свадьба — особенный тип мероприятий, который требует определенных навыков. Организаторские способности и креативность, например, присущи всем профессионалам нашей индустрии. Однако многие отличные event-менеджеры не обладают (а иногда им и не нужны) теми важными качествами, которые есть у организаторов свадеб. Это, к примеру, ловкость, находчивость, эстетический вкус и умение делать что-то своими руками. С другой стороны, организаторам свадеб необязательно обладать знаниями в области PR и маркетинга, а для event-менеджеров они обязательны. В общем, организатор свадеб не всегда (или не обязательно) равно event-менеджер, и наоборот.

Личное впечатление на этапе общения

Еще обратите внимание на общение с вами, насколько вам комфортно общаться, и вы понимаете другу друга. Если на этапе общения что-то вас настораживает, то лучше не продолжать дальше, поскольку, работая над совместным проектом — будут трудности

И вы можете выяснить, насколько опытный менеджер с вами ведет переговоры, на этапе первого общения. Если вы будете задавать правильные вопросы по организации мероприятия и про агентство, а вам не смогут дать вразумительные ответы или на каждый вопрос будут говорить — давайте я уточню и перезвоню с ответом, то вас этот момент тоже должен насторожить, поскольку опыта у данного агентства может быть недостаточно для организации вашего ивента.

Так что работайте только с профессионалами и хороших вам ивентов!

Кого ищем?

В любом мероприятии возникают задачи заезда-выезда, технического и организационного обеспечения работы на площадке в день мероприятия. Заезд – это кратковременный проект, в котором все решения приняты заранее, и задача сотрудника – четко отработать всё запланированное. Аналогично – работа в день мероприятия.

За что отвечает: пропуска, коробки, упаковка-распаковка, порядок на площадке, работа техники и обеспечивающих служб; координация грузчиков, курьеров, водителей, электриков, IT-специалистов, уборщиков, официантов.

Необходимые навыки: собранность, исполнительность, умение идти по регламентам и работать по плану, хорошее чувство времени, Потребуются также умение общаться и координировать других людей, навык воздействия на тех, кто будет (неизбежно) саботировать договоренности. И, наконец, умение решать проблемы на своем уровне и оперативно сигнализировать выше, если что-то явно вне твоей компетенции (и мудрость, чтобы отличить одно от другого).

Менеджер по ивент и продакшн

На этой ступени развития уже потребуется умение самостоятельно принимать решение по выбору подрядчиков и материального обеспечения мероприятия – мебель, полиграфия, сувениры, кейтеринг, техобеспечение и пр. Проект подготовки к мероприятию – длительный, бюджеты солидные, ответственность выше.

За что отвечает: обеспечивает согласованные действия всех подрядчиков и исполнителей до и во время мероприятия.

Необходимые навыки: бюджетирование, переговоры о цене, планирование, администрирование, управление проектами, знание основных технологий производства нужного реквизита и видов технического обеспечения. При участии в чужой конференции или выставке – навык выбора подходящих опций участия.

Специалист по событийному маркетингу

Следующей ступенью развития профессионализма является навык самостоятельного формирования событийной стратегии компании. Для этого менеджер должен четко понимать цели организации и уметь предложить адекватное решение для каждой из них.

Что выгоднее: принять участие в крупнобюджетной столичной выставке или поехать в ключевые регионы с собственными семинарами? А если выставка, то какая именно из десятка отраслевых? Что выберем: выступление на чужих конференциях или проведение собственной? А с точки зрения внутренней культуры, что больше взбодрит компанию сейчас – спортивные состязания или интеллектуальные игры? И что лучше сработает на общую мотивацию – скромный праздник на 100 человек в офисе или шикарное путешествие для 3 лучших сотрудников на те же деньги?

За что отвечает: формирование и исполнение годового плана событий компании.

Необходимые навыки: помимо ивент-составляющей хотя бы общее понимание предметных областей — продажи, маркетинг, PR, GR, HR, стратегического планирования и работа в тесной связке с профильными специалистами.

По моим наблюдениям до такого уровня почти никогда не доходят люди, изначально желавшие работать только в сфере ивента. Скорее, это один из путей углубления экспертизы маркетолога или пиарщика, либо вариант для того, кто получил подобное образование, но волей случая в начале карьеры попал в ивент отрасль, но готов к росту. Если вам такой встретился – держитесь за него, это удача! Лучшие деловые мероприятия делаются именно теми, кто имеет и бизнес-компетенции и ивент знания.

Продюсер мероприятия

Вершиной корпоративной ивент карьеры, на мой взгляд, является продюсирование деловых событий. Если ваша компания доросла до масштабных собственных мероприятий, вам нужен именно такой человек. Именно он обеспечивает контент, аудиторию, бюджет и искомый бизнес-результат.

За что отвечает: помимо контроля всех технических функций продюсер ответственен за поиск спонсоров, спикеров, модераторов, информационных партнеров, сбор аудитории, PR-кампанию до, во время и после мероприятия, GR-поддержку при необходимости.

Необходимые навыки: умение организовывать влиятельные рыночные группы на согласованные действия, приводящие к бизнес-результату для заказчика. Это высочайший уровень менеджмента и ответственности одновременно, который должен соответственно оплачиваться.

Выбор помещения для открытия ивент-агентства

Открытие агентства по организации праздников начинается с поиска помещения под офис. Хотя первое время работы можно обойтись и без него. Это существенно экономит постоянные расходы фирмы. По мере роста клиентской базы необходимость в офисе возрастает. Здесь и с клиентами удобнее встречаться, да и в целом наличие офиса означает определенную солидность компании.

Благо размер помещения не столь важен. Оптимальным по размеру является помещение в 20-30м2, арендованное в центральной части города. Стоимость аренды, в зависимости от региона составляет от 500 до 3000 рублей за 1 м2. Помещение желательно оформить в ярком и уникальном стиле, установить мягкую мебель, пару компьютеров, факс, цветной принтер и большой экран для демонстрации клиентам образцов проводимых мероприятий. На все это уйдет от 70 до 100 тыс. рублей.

Как раскрутить агентство?

Привлечение клиентов – процесс не менее творческий, чем организация самой услуги. Достижение этой цели обеспечивает коммерческую результативность, и для этого все средства хороши. Наиболее эффективные из них:

Собственный сайт. Этот интернет-ресурс необходимо создавать профессионально. Он просто обязан быть ярким, содержать движущиеся изображения, видеоролики и расценки, к которым применимо слово «всего».
Промо-акции. В данном случае event-агентство само себе BTL и PR-компания. Творческого потенциала коллектива должно хватить на продвижение собственного предприятия. Отличная возможность проявить креативность и набраться опыта.
Соцсети. Использовать этот эффективный инструмент необходимо. Люди любят праздники, и это их свойство нужно эксплуатировать

Посты непременно привлекут внимание. Удобство еще и в том, что есть возможность точечного воздействия на узкие секторы целевой аудитории.
«Сарафанное радио»

Об этом способе распространения информации сказано много. Задача в том, чтобы талантливо «включить передатчик».

Остановимся подробнее на классической рекламе.

Реклама праздничного агентства

К традиционным рекламным средствами относятся:

1. Наружная вывеска.
2. Витрина (если она есть на фасадной части здания).
3. Полиграфическая продукция.
4. Радио, телевидение, журналы газеты – все СМИ местные.
5. Билборды и растяжки.
6. Безвозмездные благотворительные акции.
7. «Холодные» и «горячие» телефонные звонки потенциальным корпоративным клиентам.

Со временем расходы на рекламу могут быть снижены, но на первом этапе скупиться на нее не следует.

С кого брать пример

Чтобы было легче сориентироваться, куда плыть и к чему стремиться, ниже — топ-10 лучших эвент-агентств Москвы и России с кратким описанием. Иностранные агентства в пример не приводятся, так как русский человек все-таки отличается своим менталитетом, представления о настоящем празднике у нас все же несколько другие, чем у американцев или японцев.

1. Департамент event marketing. На рынке с 2007 года, команда специалистов специализируется на организации конференций, корпоративов, профессиональных торжеств и праздников. Среди партнеров отечественные и зарубежные бренды, главный офис находится в Москве, услуги оказываются по всему миру.
2. Арт-Премьер. На рынке с 1997 года, первоначально агентство занималось организацией концертов, общественных праздников, сегодня штат и специализация расширена: компания продюсирует коммерческие проекты.
3. Show and Motion. Корпоративы и праздники любой тематики и масштаба, форумы, конференции, презентации, тест-драйвы, тимбилдинг – команда молодая, но активная и многообещающая. У агентства есть свой собственный туроператор – практикуется корпоративный туризм.
4. Макси Майс. Полный спектр услуг в области бизнес-эвента. Агентство было основано в 2006 году, на сегодняшний день ежемесячно организовывается около 180 проектов по всему миру для ведущих компании России и их зарубежных партнеров.

1. Табакофф. Команда профессионалов возьмется за организацию свадеб, корпоративов, семейных и коллективных, ролевых или спортивных праздников. К услугам клиентов различные сценарии, костюмы, кейтеринг-сервис, спецэффекты.
2. Umlaut. Помимо конференций, банкетов, корпоративов здесь организовывают необычные тренингы, стресс-туры, экстремальные квест-шоу и многое другое для любителей нестандартных коллективных мероприятий.
3. Brand Garden. На рынке более десяти лет, агентство работает по безупречно выверенной и отлаженной до мелочей системе, непредвиденные форс-мажоры полностью исключены. Уникальные проекты и сценарии, креативные решения бизнес-задач, гибкая ценовая политика – все это здесь.
4. Бутик идей. Сделает веселым и ярким любой корпоративный праздник или детский утренник. Яркие ощущения по лояльным ценам гарантированы и взрослым, и малышам, предоставляются все сопутствующие услуги – кейтеринг, спецэффекты, видео- и фотосъемка, индивидуальные поздравления, награды и неожиданные сюрпризы.

1. Бруклин. Coca-Cola, Nike, Unilever, Bayer, Volkswagen Group Rus, Schneider Electric, IEK, Energizer – все эти бренды партнеры и заказчики компании. Креатив, профессионализм, неистощимая фантазия и безудержная энергия – вот как можно охарактеризовать деятельность этого агентства.
2. ЭЛС Продакшен. компания была создана в 2001 первом году специально для организации и поддержки спортивных мероприятий, деловых конференций, встреч и переговоров, фестивалей международного уровня, концертов и других масштабных мероприятий.

В качестве напутствия хочется напоследок повторить слова известного столичного эвент-менеджера: не бойтесь конкуренции, это ваша мотивация к активным действиям и экспериментам.

Молодая мама и лицо агентства

Я молодая мама, ребенку 1 год и 8 месяцев. И, конечно, cовмещать работу и воспитание ребенка нелегко. Но, используя навыки тайм-менеджмента, расписывая каждый день по минутам, я справляюсь. Стараюсь проводить с ребенком максимально много времени, но и про себя не забываю. Ведь я лицо ивент-агентства – мне нужно всегда быть в форме. Свой день я начинаю с зарядки и свежевыжатого сока, стараюсь избегать негатива в общении. Занимаюсь спортом, правильно питаюсь, полтора года не ем мяса. Все это помогает быть счастливой, полной сил и эффективной в работе.

Для того чтобы открыть свой бизнес, нужно быть уверенным в себе, общительным и разносторонним человеком, много знать, читать и путешествовать.

Не советую начинать бизнес с кем-то. Надейтесь только на себя. По моему опыту, в бизнесе с партнером всегда происходят не очень приятные моменты.

Не нужно бояться идти вперед. Даже если вам говорят «вы не справитесь, не сможете» – не верьте, слушайте свое сердце. Все зависит только от вас.

Фото:  из личного архива героини.

Где учиться на event-менеджера

Самостоятельно освоить эту профессию практически нереально, потому что здесь очень много специфических моментов — как практических, так и теоретических.

Наиболее действенный и одновременно вменяемый способ стать event-менеджером — пойти учиться на онлайн-курсы. Там можно:

• освоить азы профессии в течение нескольких недель, при этом учиться удобное для себя время с комфортной скоростью;
• получить структурированную программу обучения вместо разрозненных обрывков данных при самостоятельном поиске в сети;
• наработать себе портфолио: при этом домашние задания сопряжены с реальной практикой и выполненные работы запросто можно показывать как реальные;
• учиться с любого устройства — ПК, ноутбука, планшета и смартфона — т.к. онлайн-курсы оптимизированы под любой гаджет.

Научиться event-менеджменту вы можете, если пойдете учиться на курсы.

Online-курс от GeekBrains

Онлайн-курс, на котором вы научитесь с нуля организовывать деловые и образовательные мероприятия. Вы получите пошаговую инструкцию и примеры документов, которые вам будет необходимо составлять при организации мероприятий.

Как будет проходить обучение:

• Урок 1. Вводный урок
• Урок 2. Брифинг с клиентом
• Урок 3. Что нельзя делать на брифинге
• Урок 4. Митинг-репорт и разработка концепции мероприятия
• Урок 5. Таймлайн
• Урок 6. Составление плана-графика (диаграмма Ганта)
• Урок 7. Составление сметы мероприятия
• Урок 8. Составление программы и расписания мероприятия
• Урок 9. Как подобрать надежного подрядчика
• Урок 10. Подбор площадки под мероприятие
• Урок 11. Схема распределения ролей в команде организаторов
• Урок 12. Деловая коммуникация с партнерами и клиентами
• Урок 13. Как правильно выстроить работу со спикерами
• Урок 14. Как выбрать кейтеринговую компанию
• Урок 15. Техническое обеспечение мероприятия
• Урок 16. Как набрать волонтеров на мероприятие
• Урок 17. Техническое задание на работу волонтеров
• Урок 18. Техническое задание для видеооператора
• Урок 19. Техническое задание для фотографа
• Урок 20. Партнерское предложение и фандрайзинг
• Урок 21. Навигация на площадке
• Урок 22. Написание пресс-релиза
• Урок 23. Способы продвижения мероприятия
• Урок 24. Секреты создания крутой интерактивной зоны
• Урок 25. Работа с тележурналистами
• Урок 26. Как справиться с форс-мажорной ситуацией
• Урок 27. Как вести себя на площадке в день проведения мероприятия
• Урок 28. Сбор обратной связи. Как и зачем?
• Урок 29. Советы по трудоустройству начинающему ивент-менеджеру
• Урок 30. Заключительный урок

Снисходительность субподрядчиков.

Каждое ивент агентство, которое не первый год работает с уверенностью заявит вам, что постоянные подрядчики это их основа. Они всегда порекомендуют вам работать именно с ними. У клиента может ошибочно сложится мысль «странно, они рекомендуют только своих подрядчиков, и совершенно не предоставляют выбора, зачем я должен им доверять?», ответ на эту мысль очень прост – подрядчики и агентства являются постоянными партнерами. Event-агентства годами находятся в поиске информации, оттачиваю путем опыта свой профессионализм в партнерстве с подрядчиками. Туда входят организация кэйтеринга и площадки, профессиональные техники и ведущие, фотографы, являющиеся специалистами в которых можно быть на 100% уверенным, гарантия профессионализма которых не раз была доказана. Они знаю что единожды предоставив плохо выполненную работу на другие заказы от агентства они могут и не рассчитывать, потеряв при этом свой постоянный заработок. Итак, приобретая услуги event-агентства, вы приобретаете его богатый опыт, построенный на пробах и ошибках при работе с подрядчиками, и снимаете с себя всякий риск по проведению всех элементов вашего мероприятия.

И, самое главное, event агенство предоставит вам креатив, круглосуточный сервис, и позволит вам быть просто клиентом, а не исполнителем всей этой трудоемкой работы.

Источник компания Juice Events

Структура

• Отдел развития (new business) — отвечает за поиск и привлечение новых Клиентов, участие в тендерах заказчиков.
• Отдел по работе с Клиентами — группа менеджеров, которые являются связующим звеном между Клиентом и event-агентством.
• Творческий (креативный) отдел — отвечает за создание концепций мероприятия и другого креатива. Здесь работают копирайтеры (отвечают за текстовую часть рекламы), режиссеры, сценаристы. Отдел возглавляет один или несколько креативных директоров.
• Производственный отдел — дизайнеры, специалисты по производству (продакшн). Люди, помогающие воплотить идею, рожденную в креативном отделе. Менеджеры этого отдела заказывают услуги подрядчиков event-агентства.

В разных агентствах некоторые функции могут совмещаться внутри одного одела.

Jack Morton Worldwide

Джек Мортон (1910–2004) был пионером событийного маркетинга, который основал компанию Jack Morton Productions в 1939 году в Вашингтоне, округ Колумбия. Он был первым, кто придумал и реализовал настоящее «корпоративное мероприятие», а также ввел их в моду. Jack Morton Worldwide в 2004 году проводило церемонии Открытия и Закрытия летних Олимпийских игр в Афинах, став первой не национальной коммерческой организацией, приглашенной для подобного контракта.

Lego X-Wing Reveal

Чтобы повысить лояльность пользователей к бренду LEGO Star Wars и подогреть интерес к выходу новых игрушек «Chronicles of Yoda», Jack Morton подготовил  на Таймс Сквер в Нью-Йорке, используя крупнейшие LEGO-модели из когда-либо построенных. Тысячи людей присоединились к мероприятию, а хештег #LEGOstarwarsNYC вышел в топ «Твиттера». Компания оказала значительное влияние на бренд при 23% росте продаж «Chronicles of Yoda».

С чего начать?

Анализ конкурентов, спроса и предложения — этим нужно заняться в первую очередь, планируя организацию проведения праздников. В городе с численностью населения более 500 тыс. человек найдется место еще для одного ивент агентства, но если начинать работу в пригороде, нужно оценить потенциальный спрос. Особенно должно насторожить отсутствие фирм по организации мероприятий. Может оказаться, что все они потерпели фиаско из-за полного отсутствия спроса.

После окончательного формирования модели бизнеса необходимо заняться узакониванием деятельности.

AMCI

Amci — это глобальное агентство в области автомобильного маркетинга, специализирующееся на достижении результатов для самых влиятельных автомобильных брендов. Основные направления AMCI — тестирование автомобилей. За время работы компании проведено более 6000 тест-драйвов, презентованы сотни новых моделей автомобилей и обучено более 100 000 дилеров и сотрудников.

Subaru Outback vs. 2013 Toyota Venza All-Wheel Drive Traction Test

Основная деятельность AMCI — это тест-драйвы автомобилей и их технических возможностей, в этом кейсе, например, они решили вывести Subaru и Toyota на хоккейный лед и сравнить их полноприводность.

Анализ рынка и отрасли

На сегодняшний день event-сервис в большинстве своем оставляет желать лучшего. Большинство фирм лишь исполняют роль посредников между заказчиками и музыкантами, а уровень цен не соответствует качеству оказываемых услуг. Отсутствие эксклюзивного сценария и недостаточная материальная база позволяет предложить лишь стандартный набор опций.

Ставка в работе делается на повышение качества услуг и укрупнение компаний – нерентабельные агентства будут вытесняться с рынка и поглощаться конкурентами, что позволит стабилизировать и легализовать бизнес.

Целевая аудитория

Основными клиентами компании по организации праздников являются корпоративные заказчики, базы отдыха и детские учреждения, частные лица.

Целевая аудитория event-агентств – это мужчины от 18 до 34 лет и женщины от 25 до 50 лет (уровень дохода тех и других средний и выше среднего), а также родители детей дошкольного и младшего школьного возраста и подростков, сами подростки.

Оценка уровня конкуренции и рисков

Прежде чем составлять бизнес-план event-агентства, необходимо изучить работу конкурентов – это позволит не только понять уровень востребованности услуг, но и найти недочеты, которые впоследствии станут конкурентными преимуществами фирмы.

Двумя основными рисками event-дела можно назвать:

1. Человеческий фактор. Люди – это всегда источник потенциальной опасности для проекта, даже если они профессионалы своего дела. Риски можно предотвратить заключением контрактов (с предусмотренными штрафными санкциями), репетициями и тщательной проработкой кадрового вопроса.
2. Сезонность. Наибольшее количество заказов приходится на лето и зиму. И это нужно учитывать – лучше всего запланировать открытие агентства на весну.

К остальным рискам относятся: высокая конкуренция, травмоопасность конкурсов, амортизация реквизита и транспорта. Для их минимизации следует делать упор на маркетинг, имиджевую рекламу, расширение спектра услуг, наличие комплектующих, соблюдение правил безопасности.

Новизна и креативность события

У вас может быть масса «гениальных» идей касательно будущего события, но претворить их в жизнь может не всегда просто. Богатый опыт подкрепленный умением мыслить шире принятых рамок означает, что праздничные агентства постоянно генерируют новые интересные идеи, чтобы по-настоящему впечатлить ваших партнеров, клиентов, или сотрудников.

Доступ к специфическим технологиям и ресурсам, которые могут быть недоступны для вас, также означает, что агентство — это само по себе креативное и инновационное решение по каждому вопросу, касательно организации вашего события. Именно поэтому ваш праздник, презентация, или корпоратив, превращаются в СОБЫТИЕ, в которое гости вовлекаются от получения приглашения, до финального фейерверка.

Стоит ли работать по франшизе?

Франчайзинг в ивент-бизнесе привлекает высокими возможностями, предоставляемыми с первых же дней работы агентства. Главное достоинство в том, что не нужно ломать голову над разработкой собственной концепции – эффективная действующая модель, сценарии, реквизит, рекламная поддержка и свой сайт уже есть. Можно действовать по инструкции, и прибыль обеспечена. Обучение сотрудников искусству развлечения предоставляется держателем франшизы.

Следует помнить, что эти преимущества приобретаются за деньги, и немалые – до трети миллиона рублей плюс ежемесячные отчисления. К тому же исключается такой фактор, как свобода творчества. Работать можно только «по писанному», и никак иначе.

Напрашивается вывод о том, что франшиза приемлема для предпринимателей, обладающих начальным капиталом и испытывающих дефицит креативности.

Отличия от других агентств

PR-агентства специализируются на проведении мероприятий для специальных аудиторий, в основном — журналистов. Основные форматы — пресс-конференции, пресс-туры и некоторые другие. 

MICE-агентства специализируются на выездных мероприятиях. Их главная задача — организация логистической части поездки, с выбором отелей, авиабилетов, трансферов, ресторанов и пр. MICE-агентства редко занимаются креативной частью мероприятия

Продюсерские компании организуют собственные мероприятия, где они выступают инициатором мероприятия и обеспечивают его финансирование за счет продажи билетов или спонсоров. Event-агентства не проводят свои мероприятия, а делают их по инициативе заказчика, Клиента.

BTL-агентства проводят промо-акции, которые не являются мероприятиями, так как обычно проводятся либо в течение продолжительного времени, либо имеют широкую аудиторию, а также часто проводятся одновременно в различных регионах.

Конструкторские и технические-агентства специализируются на специальной застройке (например, стендов), либо на создании технической части мероприятий, например — конструкции сцены.

Готовим команду к бою

Итак, мы описали всех необходимых для работы специалистов и обсудили, как их отобрать.

Теперь, впервые планируя новый для вас тип мероприятия, пройдите прикладное обучение или привлеките ментора; купите готовые регламенты и адаптируйте их под себя или наймите профессионалов с их собственными регламентами – агентство или специалиста.

Под описанные в регламентах задачи соберите людей с необходимыми и достаточными (а не избыточными!) компетенциями и соответствующей оплатой. Помним, что на начальные позиции можно брать стажеров вообще без оплаты и без опыта, и за счет четко описанных регламентов мгновенно погружать их в работу.

Итоговая команда организаторов делового форума может выглядеть, например, так:

• Генеральный продюсер, который единолично держит общую картину мероприятия, отвечает за программу и бюджет;
• Маркетолог, ответственный за сбор аудитории, и PR-менеджер, ведущий всех информационных, отраслевых и GR-партнеров и информационную компанию в целом;
• Ивент менеджер, ведущий всех подрядчиков;
• При необходимости – продюсеры отдельных секций, выставочной и образовательных зон и тому подобное;
• Ответственный логист-координатор на каждую зону – заезд-выезд, регистрация, кейтеринг, залы, комнаты спикеров, VIP-зоны и так далее.
• Ассистенты, стажеры, помощники для всех вышеперечисленных.

В последнее время я рекомендую подумать еще и о том, чтобы привлечь в пару генеральному продюсеру «продюсера по деталям». Если генеральный продюсер держит в голове и отслеживает картину мероприятия в целом, крупными мазками, то продюсер по деталям отслеживает и предотвращает досадные промахи, разрушающие атмосферу мероприятия, и, наоборот, продумывает и добавляет приятные мелочи, работающие в плюс – то, что мы у себя называем фактором бизнес-хюгге.

Кстати, мы рассказывали о 10 пунктах, которые стоит проконтролировать для создания правильной атмосферы на мероприятии.

Применяя описанные принципы, мы обыгрываем по срокам тех конкурентов, кто не умеет быстро обучать сотрудников, по себестоимости – исповедующих найм универсалов, а по качеству – тех, кто набирает непрофессионалов.

Hargrove

Компания была основана мистером Эрлом Хагровом после второй мировой войны. Вместе с сыном Эрлом Хагровом-младшим они становятся пионерами event-индустрии, внося множество нововведений и изменений в процесс организации мероприятий. После того как в 1949 году компания организовала церемонию инаугурации президента Гарри Трумана, она прочно закрепилась на event-Олимпе и не сходит с него до сих пор.

Церемония инаугурации Барака Обамы (2012)

По оценкам организаторов, за наблюдали от 600 до 800 тысяч человек, разместившихся на Национальном молле, прилегающем к Капитолийскому холму. Самым удивительным этой церемонии стало прекрасное исполнение гимна США самой Бейонсе!

Экономия времени и ресурсов

Одна из главных причин, почему люди обращаются к сторонним организаторам – это нехватка времени на планирование и проведение события, из-за большой занятости основной работой.

Event-агентства постоянно устанавливают прочные связи с подрядчиками, праздничными площадками и артистами; это позволяет им быстро и эффективно управлять всем, что потребуется для проведения события. В то время как вам могут потребоваться недели, чтобы найти идеальное, подходящее по всем параметрам место для вашего праздника, или презентации, ивент-агентство может сделать это за несколько часов!

Опытные организаторы знают, какие нужно задавать вопросы, на что обращать внимание, понимают, что и в какой момент нужно делать и как соблюсти сроки без лишних проблем. Все, что вам остается делать – это выбрать желаемую дату и довериться профессионалам

Портфолио

При выборе праздничного агентства обязательно обратите внимание на портфолио, какие ивенты организовывало агентство и сколько мероприятий есть в отчете. Ведь кто-то может немного «прибрехать»)) Например — открылось новое агентство, сделало себе красивый сайт, написало на сайте, что опыт в организации более 10-ти лет и организовано более 5000 мероприятий… Тут сразу видно, что пахнет брехней!. Ну во-первых — за 10 лет невозможно организовать 5000 мероприятий, да и вряд ли 3000 кто-то организовывал за этот период времени

Все же очень легко посчитать — 3000 ивентов за 10 лет, это 300 в год и соответственно 25 мероприятий в месяц. Поверьте, нашему опыту — так не бывает!

Ну во-первых — за 10 лет невозможно организовать 5000 мероприятий, да и вряд ли 3000 кто-то организовывал за этот период времени. Все же очень легко посчитать — 3000 ивентов за 10 лет, это 300 в год и соответственно 25 мероприятий в месяц. Поверьте, нашему опыту — так не бывает!

Даже в самый жаркий месяц всех организаторов — это декабрь месяц (сезон новогодних корпоративов) — ооочень редко бывало, что за 1 месяц удавалось организовать 25 ивентов… А когда заниматься подготовкой этих ивентов, если они практически каждый день, поверьте — это очень сложно, практически нереально! Возможно, один месяц в году, такой пережить (декабрь), а потом сразу на отдых восстанавливать нервную систему. Так что поверьте — в таком режиме невозможно работать весь год…

Возвращаясь к портфолио — проверьте, сколько и какие ивенты организовывало агентство. Если на сайте указано, что агентство работает более 10-ти лет, а в портфолио есть всего несколько отчетов небольших ивентов, то это повод усомниться в выборе этого агентства.

С чего начать бизнес по организации праздников

Перед тем, как «по-взрослому» вкладывать деньги, регистрировать предприятие, нанимать персонал и т. д., рекомендуется запустить услугу в пробном режиме. К сожалению, это не всегда возможно, но попробовать стоит. Если придуманная «фишка» вызывает живой интерес у потенциальной целевой аудитории, можно открывать агентство по организации праздников.

Кстати, в процессе тестирования иногда выясняется, что границы целевой аудитории заужены, а услуга нравится, например, не только детям, но и взрослым, и даже людям преклонных лет. Главное – определить степень востребованности и наибольшую цену, которую потребитель готов заплатить за полученное удовольствие.

Финансы

Несмотря на то что у нас есть юрлицо, мы работаем по упрощенной системе – платим 5% от валовой выручки. 35−40% расходов идут на выплату зарплаты и оплату отпусков, 20% – расходы на аренду офиса в центре Минска, около 5% тратим на рекламу и продвижение.

Помощь в организации свадьбы стоит 1000 рублей ($500), организация корпоратива с хорошим ведущим и интересной программой – около 10 000 рублей ($5000). Проводим в месяц около 3 свадеб и от 3 до 5 корпоративов. Высокие сезоны для нас – лето и зима, меньше всего востребована весна.

Рентабельность по ивентам у нас составляет сегодня около 20−30%, по корпоративам – 25−30%. По концертной деятельности разброс больше: где-то 10%, а где-то может быть и 150%.

По моему опыту, начать заниматься бизнесом в ивент-сфере можно не имея особых средств – достаточно желания и опыта.