Как сформировать и выполнить план продаж

Сроки и исполнители

Составьте график. Наличие регулярных контрольных показателей гарантирует, что вы знаете, на верном ли пути находитесь, отстаете или опережаете достижение своих целей.

Предположим, ваша цель на первый квартал – продажи на сумму $30 тыс. Основываясь на опыте работы в прошлом году, вы знаете, что продажи в январе и феврале идут медленнее, чем в марте. С учетом этого, ваш график:

• Январь: $8,000.
• Февраль: $8,000.
• Март: $14,000.

Если это возможно, укажите ответственных за те или иные продажи. Например, январская квота представителя по продажам Кэрол, возможно, $5000. Представитель по продажам Шейн, все еще наращивающий обороты, имеет ежемесячную квоту $3000. В небольшой команде такая реализация поможет избежать дублирования работы друг друга, а также перекладывания вины на других, если цели не будут выполнены.

Анализ предыдущих продаж

Данный шаг является весьма важным для понимания основных факторов, влияющих на объем реализации, в числе которых сезонный спрос и т.д. Для проведения подобного анализа следует изучить всю статистику продаж за последние годы работы. Наиболее полно собранная информация значительно упрощает планирование. В этом случае рекомендуется построение графиков с отражением полученных результатов по определенным периодам (месяцам, годам и т.д.). Необходимо также выведение среднего показателя продаж. Он укажет на тот объем товара, который реализован в январе, феврале, марте и в других месяцах.

Статистика поставок Товаров

Теперь подготовим отчет о поставках Товаров за месяц. Сначала создадим перечень месяцев по годам. В исходной таблице самая ранняя дата поставки 11.07.2009. Вычислить ее можно с помощью формулы: =МИН(Исходная_Таблица)

Создадим перечень дат – первых дней месяцев , начиная с самой ранней даты поставки. Для этого воспользуемся формулой: =КОНМЕСЯЦА($C$5;-1)+1

В результате получим перечень дат – первых дней месяцев:

Применив соответствующий формат ячеек, изменим отображение дат:

Формула для подсчета количества поставленных партий Товаров за месяц:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица>=B9)* (Исходная_Таблица

Теперь добавим строки для подсчета суммарного количества партий по каждому году. Для этого немного изменим таблицу, выделив в отдельный столбец год, в который осуществлялась поставка, с помощью функции ГОД() .

Теперь для вывода промежуточных итогов по годам создадим структуру через пункт меню Данные/ Структура/ Промежуточные итоги :

• Выделите любую ячейку модифицированной таблицы;
• Вызовите окно Промежуточные итоги через пункт меню Данные/ Структура/ Промежуточные итоги >;
• Заполните поля как показано на рисунке:

После нажатия ОК, таблица будет изменена следующим образом:

Будут созданы промежуточные итоги по годам. Нажатием маленьких кнопочек в левом верхнем углу листа можно управлять отображением данных в таблице.

Резюме :

Отчеты, аналогичные созданным, можно сделать, естественно, с помощью Сводных таблиц или с применением Фильтра к исходной таблице или с помощью других функций БДСУММ() , БИЗВЛЕЧЬ() , БСЧЁТ() и др. Выбор подхода зависит конкретной ситуации.

Какую структуру имеет план продаж

Для высоких результатов необходимо иметь четко структурированный план продаж

Пример важности распределения плана по разделам искать недолго. Даже если рассматривать работу обычного продуктового магазина, можно увидеть, что к цели идёт не один продавец, а вся команда

Поэтому в таком случае рассчитывается общий объем для реализации. По каждому менеджеру ведётся оценка его личных результатов, а в системе учёта продуктов обозначаются конкретные объемы продаж по отдельным позициям. Дополнительным пунктом отмечаются сроки, каналы реализации

Следует обратить внимание на фактические показатели и прогнозируемые

Образец плана состоит из следующих последовательных пунктов:

• шапка;
• мотивационная информация;
• этапы воронки продаж;
• статистика с элементами визуализации: таблицами, графиками;
• корреляция с планом за прошлый период, где указываются фактические данные;
• план продаж на намеченный период;
• оценка рабочего коллектива – повышение квалификации, поиск сотрудников, увольнение отдельных сотрудников;
• детализированные задачи;
• даты и необходимые подписи.

Можно оформить план продаж таблицами, удобно использовать также готовый шаблон. В Сети есть множество удачных примеров, которые успешно адаптируются под различные типы бизнеса. После составления структуры, сформированный план переходит к стадии реализации.

Шаг 4: Администрировать выполнение плана

В описании Шага 3 я сформулировал важное правило: продавец должен точно знать, из каких конкретно событий будет состоять каждый его день. Следовательно, вы должны обеспечить постоянную ясную визуализацию недельного плана работ продавца

Для помощи продавцам рекомендую придерживаться следующего ритма обсуждения с ними их планов работ:

Ежедневные утренние планерки с целью фокусировки на выполнении дневного плана и согласовании приоритетов на день. Текст краткого доклада продавца до начала планерки заносится им в CRM, что сокращает время последующего доклада голосом. Затем продавец докладывает голосом в формате: «сделал вчера — планирую сделать сегодня».

Поскольку цель планерки — именно фокусировка, а не контроль работы и корректировка действий продавца, то ее может проводить любой обученный модератор, не обязательно руководитель. РОП видит приоритеты продавца на день в CRM и, в случае необходимости, может изменить эти приоритеты — ему полезно хотя бы 2 раза в неделю присутствовать на планерках в качестве наблюдателя. Это дает понимание процесса и формирует верные ожидания.

Если у продавца есть проблемы, требующие решения, — назначается отдельное время для этого вне планерки.

Еженедельные совещания с целью планирования действий продавца на неделю, занесения их в календарь (назначение дня и времени выполнения) и уточнения понимания продавцом ответов на вопросы, описанные в Шаге 2:

• Зачем выполнять это действие, к какой цели оно приближает?
• Какой результат нужно получить, выполнив действие?

Задачи плана

Разработка документа, предусматривающего развитие продающего отдела, направлена на решение нескольких важных задач. С его помощью можно:

1. увеличить объемы продаж;
2. получить большую прибыль;
3. повысить эффективность работы;
4. ориентировать продавцов на привлечение стратегически важных клиентов;
5. улучшить бизнес-процессы и схемы взаимодействия различных подразделений.

Отсутствие плана развития продающего подразделения может оказаться не слишком критичным для небольшой компании. Здесь обычно сотрудники вынуждены выполнять функции нескольких специалистов (пример типичных задач, связанных со сбытом, схематично отображает диаграмма). Планирование и оценку работы часто осуществляет директор или владелец.

А отдел продаж не только ищет новых клиентов, но и занимается подготовкой всех документов для сделки и дальнейшим обслуживанием.

Для получения достойной заработной платы продавцам таких организаций приходится все время активно привлекать новых покупателей, поскольку маленькие фирмы дорожат каждым клиентом.

В более крупных компаниях на определенном этапе развития появляется достаточно большая база постоянных покупателей. Это позволяет продавцам получать хорошую заработную плату за счет переоформления старых договоров. Стратегия большой фирмы обычно предусматривает захват определенной доли рынка.

Ограниченный круг клиентов препятствует активному продвижению торговой марки.

Устранить эту проблему может оптимизация работы отдела продаж. В крупных компаниях она необходима, поскольку без нее возникают:

• проблемы с контролем работы продающего подразделения;
• переход специалистов к конкурентам;
• потеря постоянных клиентов;
• ухудшение качества обслуживания и др.

Скрытые резервы

В общем, методов увеличения продаж может быть много. Я точно могу насчитать больше пятисот, а сколько еще насчитают другие… Увеличение продаж – это нескончаемый процесс креатива, нововведений, улучшений, наблюдений и снова улучшений. Самое главное – стремительно идти вперед, всегда задавать драйв в отделе продаж, поддерживая одновременно и живой тонус, и энтузиазм, и дисциплину.

И есть еще одна маленькая, но очень важная тонкость. Создавая особые условия для резкого увеличения продаж (например, объявляя конкурс), вы открываете скрытые возможности отдельно взятых сейлз-менеджеров и всего отдела в целом. В качестве сурового, но жизненного примера расскажу одну реальную бизнес-историю. Жил-был владелец крупного розничного магазина. В одно прекрасное утро он объявил: все сотрудники – большие молодцы, и он хочет поровну поделить между ними всю выручку за предстоящий день. Конечно, продавцы воодушевились и сделали в этот день оборот в три раза больше обычного. Вечером добрый бизнесмен честно разделил деньги. А на следующее утро объявил: план продаж магазина увеличивается в три раза.

Как улучшить отдел продаж бизнеса

Во-первых, оцените навыки каждого и убедитесь, что члены команды находятся в правильном месте, чтобы процветать. Не каждый тип личности вырезан для продажи. Если у вас есть один или два члена команды, которые постоянно отстают, выясните, почему. Им не нравится работать с клиентами? Или они, возможно, не обучены достаточно высокому стандарту? Определите все слабые стороны и убедитесь, что у каждого члена команды есть поддержка, необходимая для выполнения его роли. Независимо от того, проводятся ли они в рамках учебной программы или инструктажа членом команды высшего уровня, крайне важно, чтобы каждый сотрудник отдела продаж был должным образом подготовлен к выполнению своих обязанностей. Убедитесь, что никто в вашей команде не проваливается сквозь трещины. Кроме того, это хорошая идея, чтобы посмотреть, какое обучение вы проводите для вашей команды продаж. Убедитесь, что все находятся на одной странице и проходят одинаковое обучение по системам вашего отдела продаж. Существуют различные учебные программы, доступные как онлайн, так и лично. Найдите программу, которая соответствует целям вашей компании, и убедитесь, что все сотрудники обучены этой программе. Последовательное, правильное обучение удерживает всех на одной странице и позволяет членам команды вмешиваться и помогать друг другу, когда это необходимо

Кроме того, это хорошая идея, чтобы посмотреть, какое обучение вы проводите для вашей команды продаж. Убедитесь, что все находятся на одной странице и проходят одинаковое обучение по системам вашего отдела продаж. Существуют различные учебные программы, доступные как онлайн, так и лично. Найдите программу, которая соответствует целям вашей компании, и убедитесь, что все сотрудники обучены этой программе. Последовательное, правильное обучение удерживает всех на одной странице и позволяет членам команды вмешиваться и помогать друг другу, когда это необходимо.

Далее посмотрите, что мотивирует вашу команду. Если вашему отделу продаж не хватает мотивации, пришло время улучшить предлагаемые стимулы. Убедитесь, что ваши программы стимулирования ориентированы на весь торговый персонал, а не только на верхние 20 процентов. Стимулирующие программы часто излишне сложны. Выясните, есть ли способ упростить и усовершенствовать вашу программу стимулирования, чтобы привлечь больше продавцов. Узнайте, что мотивирует ваших сотрудников, и спросите их, какие стимулы они хотели бы видеть. Не каждый сотрудник мотивирован одинаково, поэтому важно выяснить, как вы можете получить максимальную отдачу от каждого сотрудника отдела продаж. Наконец, важно вознаграждать и признавать успех. Людям нравится быть признанными за их усилия и вознаграждены, когда это уместно. Это повышает мотивацию и поддерживает высокий моральный дух в отделе. Несколько слов признания могут иметь большое значение, даже если член команды не сделал достаточно для достижения своих целей. Например, скажем, у вас есть член команды, который пытается заключить сделки. Вы даете ему дальнейшее обучение, и он улучшает свои показатели, но не продает достаточно, чтобы достичь своей месячной цели. Это хорошее время для признания. Признайте его тяжелую работу и улучшение, и побудите его продолжать достигать цели в следующий раз. Когда сотрудники чувствуют себя признанными и ценят, они готовы работать больше и делать больше для компании. Не стоит недооценивать силу вознаграждения и признания

Наконец, важно вознаграждать и признавать успех. Людям нравится быть признанными за их усилия и вознаграждены, когда это уместно. Это повышает мотивацию и поддерживает высокий моральный дух в отделе. Несколько слов признания могут иметь большое значение, даже если член команды не сделал достаточно для достижения своих целей. Например, скажем, у вас есть член команды, который пытается заключить сделки. Вы даете ему дальнейшее обучение, и он улучшает свои показатели, но не продает достаточно, чтобы достичь своей месячной цели. Это хорошее время для признания. Признайте его тяжелую работу и улучшение, и побудите его продолжать достигать цели в следующий раз. Когда сотрудники чувствуют себя признанными и ценят, они готовы работать больше и делать больше для компании. Не стоит недооценивать силу вознаграждения и признания

Зачем нужен план продаж

Помимо повышения общей эффективности деятельности предприятия, планирование продаж решает серьезные вопросы благополучия всей организации в целом.

Как вести книгу продаж?

Прогнозирование будущих продаж – это основа всей расчетной деятельности на предприятии. На основании плана продаж составляются и другие прогнозы и расчеты:

• планирование выпуска продукции;
• план закупки сырья;
• установление кадровой политики;
• рекламное планирование и др.

Как вести книгу продаж при экспорте?

Таким образом, планирование продаж – это краеугольный камень всей планировочной деятельности компании. Оно позволяет ставить ближние цели для развития бизнеса, которые и определяют направление приложения усилий.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Существует выражение: «Карта – это не территория». План – это не реальный объем продаж

Элемент риска, случайные факторы, непредсказуемость рынка никто не отменял. Тем не менее планирование устанавливает «планки», то есть рубежи, к которым стремится развитие организации, расширяя свои возможности и ресурсы.

Значение плана продаж

Далеко не все организации из сегмента малого бизнеса выполняют свою работу на основе плана продаж. Большинство из них действуют, что называется на глаз. Многие считают, что для малого бизнеса детальное планирование продаж не требуется. Поскольку достаточно сложно предсказать их объем на длительный срок. На самом деле это не совсем верно, планы продаж полезны для любой коммерческой ниши. Если малый бизнес будет строиться на основе планирования,  он будет успешно развиваться  и со временем сможет перейти в разряд среднего или крупного предприятия.

План продаж поможет обозначить определенный объем и характер работы индивидуально для каждого сотрудника и отдела компании. Он также позволит поддерживать прибыль на заданном уровне и повышать её, предвидеть возможные убытки заранее. С готовым планом проще контролировать и при необходимости корректировать работу компании.

Мотивируйте сотрудников и контролируйте показатели

Компания по автоматизации бизнес-процессов PinscherCRM советует использовать несколько способов мотивации менеджеров:

• Повесьте в отделе продаж доску, ватман или установите дашборд, где ежедневно будут выводиться показатели каждого сотрудника. Менеджеры должны видеть, сколько еще осталось до достижения плана и какие результаты у их коллег. Это подогревает здоровую конкуренцию.
• Привяжите новые показатели к мотивации сотрудников. Можно применить мотивацию с растущей градацией. Например, когда менеджер выполняет только 70% плана, он получает 5% со сделок, делает 90% — 7% со сделок, а делает 110% от плана — 10%.

Либо привязать цели из плана к KPI. Допустим, вы закладываете в KPI 15 тыс. рублей. Можете закрепить эту сумму за разными показателями: количество звонков, личных встреч, закрытых сделок. Затем смотрите, есть ли результат, и корректируйте мотивацию.

Иван Руденко,
Основатель и CEO коммуникационной группы Creon
Если основной поток лидов в компании горячий или теплый, можно отказаться от постоянного оклада для менеджеров. Они сами позаботятся о своем итоговом заработке. Процент сотрудника зависит от способа привлечения клиента. Если менеджер занимается холодными продажами и ищет клиентов самостоятельно, то он получает высокий процент, как правило, до 30%.

Когда план готов, используйте системы для контроля и учета задач, следите за работой менеджеров в CRM, получайте отчеты по работе сотрудников.

Преимущества плана для менеджера по продажам

При грамотном построении плана продаж важно учитывать цели (желаемую прибыль), направленность клиентов, данные по итогам сделок, возможности сектора продаж и другие показатели.

Составление плана продаж для менеджеров по продажам поможет реализовать и выполнить поставленные задачи, а также:

сосредоточить свое внимание на главных задачах;
конкретизировать цели на текущем этапе;
задать компании общий ориентир, цель и направление;
утвердить единый комплекс стратегий для успешной реализации целей;
оценить свои способности и узнать потенциал всей команды;
вдохновить и побудить к действию всех сотрудников;
наблюдать за постоянным развитием рынка и повышать эффективность работы своей команды.

Согласно исследованию, приведенному Forbes, торговые представители, имеющие четкий план, тратят на 18,9 % меньше времени на продажи, чем те, у кого его нет.

План оплат на неделю

Платежный календарь помогает систематизировать денежные потоки. По-другому его называют графиком платежей. Платежный календарь составляется на основе действующих договоров

Во внимание принимаются первичные документы на оплату и фактически совершенные продажи. Документ чаще всего составляют на месяц

Но могут быть и другие временные периоды, например, на неделю. Задачи по планам оплат на неделю ставятся заранее.

Оптимальный вариант составления плана оплат на неделю – вечер пятницы. В это время можно подвести итоги прошедшей недели и наметить задачи на следующую. Анализ должен проводиться в спокойной обстановке. Отправной точкой послужат личные отчеты менеджеров и общий недельный отчет отдела продаж. В план оплат на неделю вносят различные данные. Форма отчета зависит от целей и задач конкретного предприятия.

Шаг 2: Согласовать перечень действий, необходимых для достижения результата

Уровней декомпозиции того, как достичь конечного результата, может быть несколько, но конкретные действия продавцов — это единственное, что действительно возможно планировать. Самое главное — выйти на четкий перечень конкретных действий работника, не подлежащих дальнейшему дроблению.

При этом низкоквалифицированным продавцам придется разжевать задачу: «Возьми у юриста согласованный с клиентом проект договора, съезди к представителю клиента, подпиши договор в 2-х экземплярах, перед подписанием возьми у представителя доверенность и проверь полномочия. Сделай копию подписанного договора и подшей в досье клиента. Оригинал договора сдай в бухгалтерию».

Такое «разжевывание» и промежуточный контроль — это микроменеджмент, неизбежный во взаимодействиях с сотрудниками низкой квалификации. Для квалифицированного сотрудника задача ставится проще: «Заключить договор».

Поэтому при декомпозиции задач РОПу важно добиться знания продавцом ответов на два главных вопроса:

• Зачем выполнять это действие, к какой цели оно приближает?
• Какой результат нужно получить, выполнив действие?

Знание ответов наполняет продавца энергией для выполнения задачи, поскольку независимо от уровня его квалификации наполняет его работу смыслом.

Пример «нарезки» задач сотрудникам для достижения результата. Вернемся к формулировке результата работы продавца: «Выручка от клиента на расчетном счете X, наценка выше 50%, нет просроченной дебиторки, продано не менее 60% от потенциала клиента». Что именно необходимо сделать продавцу, чтобы соблюсти критерий «отсутствие просроченной дебиторки»? Проведу декомпозицию по нескольким возможным сценариям.

Сценарий 1. Новый клиент. Проводим поэтапную декомпозицию до момента ясности — определения кредитоспособности покупателя.

Задача: присвоить клиенту кредитный рейтинг в соответствии с регламентом «Кредитная политика»

Вариант 1: высокий рейтинг. Подзадача: рассчитать лимиты по сумме отгрузки и сроку отсрочки платежа. Действия: заключить договор и отгрузить товар в пределах лимитов

Вариант 2: средний рейтинг. Наступает риск не соблюсти другой критерий результата: «продано не менее 60% от потенциала клиента», т.к. лимиты отгрузки товара без предоплаты недостаточны.

Задача: повысить кредитный рейтинг.

Подзадача: выбрать путь повышения кредитного рейтинга. Например, из вариантов: а) поручительство ЛПР клиента; б) банковская гарантия; в) аккредитив; г) финансирование по партнерским банковским программам; д) залог имущества клиента и т.д.
Допустим, выбран инструмент повышения кредитного рейтинга «банковская гарантия».

Действия: выбор банка для предоставления гарантии, помощь сотрудникам клиента в организации работ по подготовке документов, мониторинг решения кредитного комитета банка.

Сценарий 2. Клиент допустил просрочку в оплате.

Задачи:

• Выяснить причины нарушения клиентом обязательств по срокам оплаты. Актуализировать график погашения долга. Пересмотреть лимиты отгрузки без предоплаты
• В случае бесперспективности погашения долга деньгами запустить альтернативные варианты: бартер, взаимозачеты, коллектинг и т.д.
• Если клиент не идет на сотрудничество — начать претензионно-исковую работу.

Фото с сайта businessman.ru

Как внедрить отчет в отдел продаж

Менеджеры – люди активные. В отделе продаж развивается конкуренция между сотрудниками больше, чем где-либо. Этому способствует стиль работы: кто-то продал сегодня больше, кто-то меньше. Сотрудники ежедневно делятся своими достижениями. Но без конкретного отчета руководитель может составить только общее представление о продажах. Случается, что представление далеко от действительности. Чтобы этого не происходило, следует ввести в компании ежедневную отчетность.

Даже самый простой отчет дает минимум три выгоды:

• точное представление о положении дел, представленное в цифрах;
• рост конкурентности в среде менеджеров. Их нацеленность на результат;
• опорные точки для роста компании.

Внедрить ежедневный отчет несложно. Его формы бывают различными. Часто для этой цели руководители используют корпоративные чаты. Достаточно просто обязать менеджеров в конце каждого рабочего дня скидывать данные в чат. Чаще всего это три показателя:

• количество привлеченных клиентов;
• закрытые сделки;
• реальный доход.

Форма отчета может быть самой обычной: фамилия, имя, отчество и основные данные. Но заполнять ее нужно ежедневно.

Зачем Вам нужен план продаж?

Самое интересное заключается в том, что если ответов не знает сам лидер компании, то для сотрудников все это тем более темный лес. Как будто Вы со своим экипажем вышли в плавание на корабле без паруса и карты — одному богу известно, куда получится приплыть.

А так как продажи — топливо для дальнейшего успешного движения, у нас 100% должен быть конкретный, вменяемый план того, как это топливо мы будем добывать. То есть обязательно нужно составить план продаж.

Из чего он состоит, для кого и каким образом ставится — об этом чуть ниже.

Для начала давайте определимся, что и как мы измеряем.

Измерять можно:

• в деньгах — это основная метрика для руководителя;
• в единицах — например, количество проданных билетов на спектакль или концерт, когда стоимость билета фиксированная;
• в действиях — количество проведенных тест-драйвов в автосалоне, которые косвенно влияют на выполнение плана.

Очень важно, чтобы план продаж не был оторван от реальности. И поэтому перед тем, как его сформировать, необходимо учесть много факторов

1. Сезонность

Редко когда можно найти компанию, у которой весь год продажи плавно растут или держатся на одном уровне. Обычно происходят скачки вверх-вниз в зависимости от месяца или квартала

Нужно обращать на них внимание и делать корректировку плана

2. Команда

При большой текучке персонала у Вас всегда будут разные показатели. Связано это с тем, что новому сотруднику обязательно нужно время на адаптацию. И если так получилось, что у Вас команда обновленная или не полностью укомплектованная, то проверьте свои итоговые цифры на адекватность.

3. Конкуренция

Глупо пренебрегать другими компаниями, которые борются за Ваших клиентов. Очевидно, есть смысл наблюдать за Вашими “коллегами по цеху”, так как приход крупной компании в Ваш регион или запуск действительно интересных спецпредложений могут существенно скорректировать итоговые цифры в Ваших отчетах.

…и это еще не все!

Для разных сфер бизнеса есть разные факторы

Поэтому, чтобы не заниматься перебором всех вариантов, важно усвоить для себя простую мысль: есть много причин, почему Вы можете продать как больше (открытие новой “точки”, внедрение новых каналов рекламы, тренинги по продажам), так и меньше (ремонт в офисе, некорректная работа сайта, руководитель в отпуске)