Рациональное использование времени позволит все успеть

Zero Inbox

Кто придумал: Мерлин Манн, американский писатель и блогер.

В чём заключается: суть в том, чтобы папка «Входящие» (это не только почта, но и любая неразобранная информация и задачи, с которыми вы пока не решили, что делать) всегда оставалась пустой.

Как это осуществить? Очень просто: раз в день вы садитесь и разбираете всё содержимое папки «Входящие». И решаете, что сделать с каждым пунктом: выполнить, отложить, передать, ответить или удалить. Не прекращайте это занятие, пока не закончите.

Кому подходит: тем, кто ведёт активную деловую переписку или просто часто ощущает, что скопилось слишком много информации и задач, с которыми непонятно что делать.

Наведите порядок

Почему многие люди не могут стать более организованными? Кто-то может подумать, что человеку не хватает силы воли. Но на самом деле способность к самоорганизации есть у каждого. Просто ее нужно развить. Как это сделать? Первое, что должен понять человек – в беспорядке работать некомфортно

Когда во время работы на глаза попадаются лишние вещи, то они забирают на себя внимание, и персона перестает концентрироваться на своей основной работе. Чтобы этого не происходило, человек должен прибраться на рабочем столе

Вы работаете с бумагами? Выделите для них отдельный ящик в столе. Бумаг в вашей работе нет? Тогда оставьте на столе только компьютер и ручку. Никаких кружек, статуэток и карандашниц ставить нельзя. Стерильно чистый стол помогает человеку сосредоточиться и настроиться на рабочий лад.

Ситуация с захламленностью рабочего места показывает ситуацию с захламленностью у человека в голове. Чем чище пространство вокруг персоны, тем лучше она самоорганизована и дисциплинирована. Профессиональная самоорганизация начинается с порядка. После того как вы очистите свой стол и освободите полки кабинета от хлама, вам следует навести порядок на компьютере и в ежедневнике.

Кто такой тайм-менеджер?

Тайм-менеджер это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм-менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм-менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

Основные задачи тайм-менеджмента

1. Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
2. Постановка, формулирование и определение цели.
3. Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
4. Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
5. Составление списков дел, которые необходимо сделать.
6. Фиксация времени с помощью хронометража.

Преимущества человека, планирующего своё время

1. Достигает поставленных целей.
2. Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
3. Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
4. Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
5. Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
6. Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
7. Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
8. Всегда имеет четкий план действий.
9. Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм-менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

• Персональный (личный) тайм-менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
• Профессиональный тайм-менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
• Социальный тайм-менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Инструкция для выполнения

Инструкция для выполнения

Чтобы получить максимально верные результаты, необходимо искренне отвечать на вопросы теста на рациональное использование времени. Кроме вас, их больше никто не увидит. Зато вам позволит объективно оценить эту сторону своей жизни. Это основное правило, которое нельзя нарушать.

Как пройти тест

Нужно оценить себя в баллах и проставить их возле каждого утверждения:

• 0 — никогда или случалось всего 1-2 раза;
• 1 — бывает иногда;
• 2 — такое происходит достаточно часто;
• 3 — практически всегда.

Как видите, искусству таймменеджмента нужно учиться уже с самого раннего возраста. С 6-7 класса дети должны учиться управлять графиком своего дня. Поэтому даже школьникам можно пройти тест, правильно ли вы распределяете своё время, не говоря уже о взрослых.

Любопытный факт.
В Тихом океане есть 180-ый меридиан, который учёные называют линией перемены времени. Если вы пересечёте её с запада на восток, попадёте во вчерашний день. Двигаясь в противоположном направлении, окажетесь в завтрашнем.

Делегирование задач

Первая и самая основная проблема большинства людей заключается в том, что они берут на себя куда больше, чем могут сделать. Такой подход приводит к повышению уровня стресса и эмоциональному выгоранию.

Делегирование никак не скажется на уменьшении ваших фактических обязанностей, но поможет вам эффективнее справляться с управлением своего времени. Просто распределите свои обязанности равномерно среди ваших подчинённых. Не забудьте при этом учесть их реальные навыки и возможности, чтобы не ухудшить ситуацию. С помощью грамотного распределения задач вы сможете выполнять больше работы без ущерба качеству.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент (с англ. Time management) — умение эффективно распределять и контролировать собственное время. У человека, постигшего эту науку, повышается производительность, и, соответственно, доход. Но при этом остается достаточно времени на отдых и общение с близкими.

Принципы тайм-менеджмента можно применить абсолютно к любому человеку, независимо от рода занятий, возраста, места проживания. Управление временем не пригодится только тем, у кого основная цель — просто существовать, ни к чему не стремясь. Прежде чем приступать к освоению навыка, поймите для чего вам это нужно. Необходимо иметь точное представление как вы собираетесь потратить высвободившиеся минуты и часы.

Идея тайм-менеджмента заключается в выявлении наиболее важных дел, которые и нужно выполнить первую очередь. Но при этом нельзя отвлекаться на посторонние и второстепенные дела. Сэкономив таким образом минуты на казалось бы незначительных вещах, в конечном итоге можно высвободить целые часы. И использовать их с гораздо большей пользой. Ученые подсчитали, что за всю жизнь мы тратим годы на бессмысленную отвлекающую ерунду.

Выделяют следующие элементы тайм-менеджмента:

1. учет времени;
2. его оптимизация;
3. составление плана на день, неделю, месяц;
4. поддержание внутренней мотивации.

Запутанные сети

В последние годы ученые осознали, что в этом всем должна быть замешана квантовая запутанность. Это глубокое свойство квантовой механики, чрезвычайно мощный тип связи, кажется намного примитивнее пространства. Например, экспериментаторы могут создать две частицы, летящие в противоположные направления. Если они будут запутаны, они останутся связанными вне зависимости от разделяющего их расстояния.

Время относительно, не стоит об этом забывать

Традиционно, когда люди говорили о «квантовой» гравитации, они имели в виду квантовую дискретность, квантовые флуктуации и все остальные квантовые эффекты — но не квантовую запутанность. Все изменилось, благодаря черным дырам. За время жизни черной дыры в нее попадают запутанные частицы, но когда черная дыра полностью испаряется, партнеры за пределами черной дыры остаются запутанными — ни с чем. «Хокингу стоило назвать это проблемой запутанности», говорит Самир Матур из Университета штата Огайо.

Даже в вакууме, где нет никаких частиц, электромагнитные и другие поля внутренне запутаны. Если измерить поле в двух разных места, ваши показания будут незначительно колебаться, но останутся в координации. Если разделить область на две части, эти части будут в корреляции, а степень корреляции будет зависеть от геометрического свойство, которое у них есть: площадь интерфейса. В 1995 году Якобсон заявил, что запутанность обеспечивает связь между присутствием материи и геометрией пространства-времени — а значит, могла бы объяснить и закон гравитации. «Больше запутанности — гравитация слабее», говорил он.

Некоторые подходы к квантовой гравитации — прежде всего, теория струн — рассматриваю запутанность как важный краеугольный камень. Теория струн применяет голографический принцип не только к черным дырам, но и вселенной в целом, обеспечивая рецепт создания пространства — или, по крайней мере, некоторой его части. Оригинальное двумерное пространство будет служить границей более обширного объемного пространства. А запутанность будет связывать объемное пространство в единое и непрерывное целое.

В 2009 году Марк Ван Раамсдонк из Университета Британской Колумбии предоставил элегантное объяснение этому процессу. Предположим, поля на границе не запутаны — они образуют пару систем вне корреляции. Они соответствуют двум отдельным вселенным, между которыми нет никакого способа связи. Когда системы становятся запутанными, образуется как бы туннель, червоточина, между этими вселенными и космические корабли могут между ними перемещаться. Чем выше степень запутанности, тем меньше длина червоточины. Вселенные сливаются в одну и больше не являются двумя отдельными. «Появление большого пространства-времени напрямую связывает запутанность с этими степенями свободы теории поля», говорит Ван Раамсдонк. Когда мы наблюдаем корреляции в электромагнитном и других полях, они являются остатком сцепления, которое связывает пространство воедино.

Многие другие особенности пространства, помимо его связанности, также могут отражать запутанность. Ван Раамсдонк и Брайан Свингл, работающий в Университете Мэриленда, утверждает, что вездесущность запутанности объясняет универсальность гравитации — что она воздействует на все объекты и проникает везде. Что касается черных дыр, Леонард Сасскинд и Хуан Малдасена считают, что запутанность между черной дырой и испускаемым ей излучением создает червоточину — черный вход в черную дыру. Таким образом сохраняется информация и физика черной дыры оказывается необратимой.

Хотя эти идеи теории струн работают только для конкретных геометрий и реконструируют только одно измерение пространства, некоторые ученые пытаются объяснить появление пространства с нуля.

В физике, да и в целом, в естественных науках, пространство и время — основа для всех теорий. Но мы никогда не замечаем пространства-времени напрямую. Скорее, выводим его существование из нашего повседневного опыта. Мы предполагаем, что наиболее логичным объяснением явлений, которые мы видим, будет некоторый механизм, который функционирует в пространстве-времени. Но квантовая гравитация говорит нам, что не все явления идеально вписываются в такую картину мира. Физикам нужно понять, что находится еще глубже, подноготную пространства, обратную сторону гладкого зеркала. Если им удастся, мы закончим революцию, начатую больше века назад Эйнштейном.

Атомы пространства-времени

Тепло — это случайное движение микроскопических частиц, вроде молекул газа. Поскольку черные дыры могут нагреваться и остывать, было бы разумно предположить, что они состоят из частей — или, если в общем, из микроскопической структуры. И поскольку черная дыра — это просто пустое пространство (согласно ОТО, падающая в черную дыру материя проходит через горизонт событий, не останавливаясь), части черной дыры должны быть частями самого пространства. И под обманчивой простотой плоского пустого пространства скрывается колоссальная сложность.

Даже теории, которые должны были сохранять традиционное представление о пространстве-времени, пришли к выводам, что что-то прячется под этой гладкой поверхностью. Например, в конце 1970-х годов Стивен Вайнберг, сейчас работающий в Техасском университете в Остине, попытался описать гравитацию так же, как описывают другие силы природы. И выяснил, что пространство-время радикально модифицировано в своих мельчайших масштабах.

Физики изначально визуализировали микроскопическое пространство как мозаику из небольших кусочков пространства. Если увеличить их до планковских масштабах, неизмеримо малых размеров в 10-35 метра, ученые считают, что можно увидеть нечто вроде шахматной доски. А может и нет. С одной стороны, такая сеть линий шахматного пространства будет предпочитать одни направления другим, создавая асимметрии, которые противоречат специальной теории относительности. Например, свет разных цветов будет двигаться с разной скоростью — как в стеклянной призме, которая разбивает свет на составляющие цвета. И хотя проявления на малых масштабах будет весьма трудно заметить, нарушения ОТО будут откровенно очевидными.

Термодинамика черных дыр ставит под сомнение картину пространства в виде простой мозаики. Измеряя тепловое поведение любой системы, вы можете сосчитать ее части, по крайней мере в принципе. Сбросьте энергию и посмотрите на термометр. Если столбик взлетел, энергия должна распространяться на сравнительно немного молекул. Фактически, вы измеряете энтропию системы, которая представляет собой ее микроскопическую сложность.

Если проделать это с обычным веществом, количество молекул увеличивается вместе с объемом материала. Так, во всяком случае, должно быть: если увеличить радиус пляжного мяча в 10 раз, внутри него поместится в 1000 раз больше молекул. Но если увеличить радиус черной дыры в 10 раз, число молекул в ней умножится всего в 100 раз. Число молекул, из которых она состоит, должно быть пропорциональным не ее объему, а площади поверхности. Черная дыра может казаться трехмерной, но ведет себя как двумерный объект.

Этот странный эффект получил название голографического принципа, потому что напоминает голограмму, которая видится нам как трехмерный объект, а при ближайшем рассмотрении оказывается изображением, произведенным двумерной пленкой. Если голографический принцип учитывает микроскопические составляющие пространства и его содержимого — что физики допускают, хоть и не все — для создания пространства будет недостаточно простого сопряжения мельчайших его кусочков.

Система Тима Ферриса

Кто придумал: Тимоти Феррис, эксперт по продуктивности.

В чём заключается: в основе системы лежат два правила. Первое правило — это принцип Парето, согласно которому 80% дел можно сделать за 20% времени. Второе правило — работа заполняет всё отведённое на неё время. Также это правило известно как закон Паркинсона.

Исходя из этих правил, Тим Феррис делает вывод, что нужно не уделять работе больше времени, а максимально на ней концентрироваться. Рабочий период должен составлять около 20%, но в это время ваши отдача и концентрация должны быть максимальны — и на важных задачах. Оставшееся время можно потратить на простые рутинные дела и отдых.

Кому подходит: людям с гибким рабочим графиком, которые могут сами планировать своё время; людям творческих профессий и фрилансерам. Автор считает свою систему универсальной, но наёмному работнику сложно её применить, если его рабочий день строго регламентирован. Однако можно попробовать провести так выходные — например, чтобы наконец сдвинулись с мёртвой точки ваши личные проекты.

Расстановка приоритетов

В статье Что такое тайм-менеджмент мы выделили основные столпы, на которых он держится: расстановка приоритетов, планирование, целеполагание и организация процесса работы. Предлагаю и дальше пользоваться этим разделением для удобства. Первым делом давайте познакомимся с техниками расстановки приоритетов.

Метод “АБВГД”

Метод “АБВГД” – простой и незамысловатый прием, описанный экспертом по личной эффективности и писателем Брайаном Трейси

Суть его в том, что каждому делу из списка задач присваивается ранг в соответствии с его важностью:

1. А – обязательно сделать. Самые важные дела, которые не терпят отлагательств.
2. Б – следует сделать, но сроки пока не поджимают. Эти дела можно отложить, но забывать про них нельзя.
3. В – желательно сделать. Особой значимости эти дела не несут и на общую продуктивность не влияют.
4. Г – делегировать. Та часть работы, что выгоднее отдать другому, чтобы освободить время для более важных задач.
5. Д – удалить. Ненужные и бесполезные дела.

Эта простая схема отлично работает. Если будете пользоваться ей регулярно, то очень быстро приведете в порядок все свои дела.

Правило “1-3-5”

Правило “1-3-5” гласит: “В день нужно выполнить одно крупное и важное дело, три средних и пять мелких”. Таким образом, в вашем ежедневном плане будет 9 дел, 4 из которых имеют большое значение для вас

Это правило поможет не запутаться и не утонуть в бесконечных списках задач. Приведу пример для наглядности, чтобы вы представляли себе его в действии:

1 важное дело – написать квартальный отчет;
3 средних – посетить стоматолога, помыть машину, купить зимние сапоги;
5 мелких – погулять с собакой, вымыть полы, приготовить обед, погладить костюм, записаться на танцы.

Более 100 крутых уроков, тестов и тренажеров для развития мозга

Начать развиваться

Правило трех

Модификация предыдущего правила для ленивых и неорганизованных. Если 9 дел в день кажутся вам непосильной задачей, сосредоточьтесь на трех самых важных. Каждый день из списка задач выбирайте три самые приоритетные и фокусируйтесь на них.

Обычно этот метод выбирают те, у кого дела совсем плохи – в жизни царит хаос и непонятно, с какой стороны к нему подступиться. Как только удастся разгрести завалы хотя бы наполовину, можно переходить к правилу “1-3-5”. К этому моменту уже и самодисциплина проклюнется и зачатки силы воли появятся.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – техника тайм-менеджмента, активно применявшаяся 34-м президентом США и названная в его честь

С помощью нее можно ранжировать свои дела не только по важности, но и по срочности. Всего получается 4 категории дел:

• важные и срочные;
• важные и несрочные;
• неважные и срочные;
• неважные и несрочные.

После того как распределите все дела по категориям, можно переходить к их выполнению. Ключевая категория дел – важные и несрочные. Именно ей должно быть посвящено 60 % времени (в идеале). Естественно, это возможно, только когда нет “горящих” важных дел, поэтому ваша задача – не допускать их накопления. Дела из категории “неважные и срочные” лучше всего делегировать, а от неважных и несрочных – и вовсе отказаться. Вот и вся наука.

Закон Парето

Закон Парето гласит: “20 % усилий приносят 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата”. Как этот закон может помочь нам организовать свое время? Если мы выясним, какие именно 20 % оказываются самыми результативными, то сможем сосредоточиться на них, а остальные 80 % – делегировать.

Автофокус

Эта техника подходит для творческих людей, которые не любят загонять себя в жесткие рамки и следовать строго намеченному плану. Запишите все свои текущие задачи в том порядке, в котором они придут вам в голову. Затем пробегитесь по списку, выделите дела, требующие срочного выполнения, и сделайте их. Теперь можно переходить непосредственно к “автофокусировке”.

Суть метода в том, что вы должны выбирать задачи из списка не путем рациональных и нудных рассуждений, а слушая голос подсознания

Просматривайте список и ищите пункт, за который внимание зацепится как бы само, без участия воли. Его и выполняйте

Так, шаг за шагом, вы сможете справиться со всеми делами без надрыва и насилия над собой.

Этот интересный метод придумал гуру тайм-менеджмента Марк Форстер, за что ему большое спасибо. Людям с чувствительной нервной системой метод поможет снизить стресс и не растерять мотивацию.

Начинайте работать раньше

У большинства успешных мужчин и женщин есть одна общая черта – они начинают свой день раньше других. Таким образом, они создают для себя условия для необходимого планирования своего дня. Вот почему продуктивные люди всегда просыпаются рано.

Когда вы просыпаетесь раньше, вы становитесь более спокойными, креативными и можете мыслить яснее. По мере того, как день идет своим чередом, ваш энергетический уровень начинает снижаться, а это влияет на вашу работоспособность

Поэтому очень важно поддерживать уровень сил на должном уровне, и правильный график дня – лучший инструмент для этого

Популярные приложение и программы по управлению временем

Они помогут вам стать эффективнее и сделать усилия при работе с информацией максимально комфортной.

Сервис 1. Гугл-календарь

Google Календарь — это популярный облачный сервис* для планирования дел, структурирования событий. Он позволяет добавлять мероприятия с веб-сайтов, которые вы посещали. Главное, этот сервис абсолютно бесплатный.

Позволяет создать кнопку на панели инструментов в браузере. Так вы сможете всегда контролировать и корректировать свои планы онлайн.

Характеристики и возможности сервиса:

• Обмен календарей.
• Возможность синхронизации с гаджетами на базе Android и iOS.
• Импорт файлов из календаря Майкрософт Аутлук.
• Обмен графиками между разными группами.
• Разные режимы работы: еженедельный, ежемесячный, «повестка дня».

Этот сервис позволит вам распланировать рабочие и выходные дни по часам.

Подробное руководство как завести и использовать Гугл-календарь дано в видео ниже:

Гугл-календарь подойдет для планирования дел и эффективной работы в интернете как новичкам так и занятым профессионалам.

Сервис 2. Atavi

Сервис Атави позволяет хранить и удобно работать с закладками (ссылками) из интернета.

Вместо того, чтобы хаотично сохранять нужные веб-сайты и статьи, теперь для этого есть специальный менеджер закладок.

По мнению большого числа пользователей рунета, Атави – отличный сервис для повышения личной эффективности работы за компьютером, позволяющий экономить массу времени.

Вот несколько его отличительных особенностей:

• позволяет создавать неограниченное количество закладок;
• позволяет получать доступ к закладкам из любой операционной системы и браузера;
• даже если ваша ОС «полетела», закладки все равно останутся в целостности и сохранности, так как хранятся на удаленном компьютере;
• удобно сортировать и работать со списками и блоками сохраненных ссылок;
• надежная система безопасности, позволяющая ставить пароль на определенную группу закладок;
• возможность различного оформления для каждой страницы.

Подробная инструкция по пользованию сервисом в этом видео:

Сервис 3. LastPass

Ласт Пасс – профессиональный онлайн-сервис для хранения паролей. Ему доверяют более 13 миллионов пользователей. Если у вас на компьютере или еще хуже – на бумаге в записной книжке хранятся пароли от различных сервисов, банковских карт и так далее – обязательно зарегистрируйтесь в этом сервисе.

LastPass удобно представлен тремя возможными вариантами использования:

1. В виде отдельного сайта в Интернете.
2. В виде расширения для браузера.
3. В виде приложения для смартфона.

Все ваши данные защищены надежной системой шифрования и недоступны для разработчиков сервиса.

Отлично подходит людям, имеющим большое количество логинов, паролей и ценящим свое время.

При входе на нужный сайт, сервис автоматически заполняет поля для ввода конфиденциальных данных.

Для того, чтобы быстро разобраться с сервисом хранения паролей, посмотрите видео ниже:

Сервис 4. Wunderlist

Вандерлист – удобный облачный планировщик задач. Теперь вам не нужно записывать на листочке дела, которые нужно сделать сегодня и вообще вести бумажный ежедневник. Сервис напомнит о важных делах заранее.

Здесь вы можете планировать задачи по категориям и удалять их, когда задача выполнена.

В Wunderlist можно создавать метки, папки, ссылки, писать заметки.

Все это можно делать как через приложение для смартфона, так и в отдельно окне браузера.

Просмотрев это видео, вы освоите базовый функционал этого сервиса:

Для тех же, кто хочет внедрить Wunderlist в свой бизнес, рекомендую просмотреть мини-курс от Евгения Попова.

Скажите нет перфекционизму

Почему у некоторых людей не получается выполнять все задания, которые они хотят сделать? Вся проблема заключается в излишнем перфекционизме. Как все успевать и жить полной жизнью? Вам следует стать менее самокритичным. Если вы понимаете, что работа сделана хорошо, то не нужно доводить ее до совершенства. Помните поговорку, что лучшее – враг хорошего. Если вы будете тратить слишком много времени на то, чтобы выполнить работу идеально, пострадают другие аспекты вашей жизни. Подумайте, готовы ли вы к подобным жертвам? Ни один нормальный человек на это не согласится. Поэтому не тратьте время на 1000 переделок и доработок. Сделали проект хорошо? Сдавайте его в таком виде.