Личный листок по учету кадров. бланк и образец заполнения

Сколько хранится документ

После заполнения документ должен храниться в персональной документации в деле работника компании.

Если оно было сформировано до 2003 года, то срок хранения остается прежним – 75 лет. Для новых документов был принят новый срок – 50 лет.

Личные дела руководителя организации должны храниться на предприятии постоянно. После его увольнения документы передаются в архив и не могут быть уничтожены.

На всех крупных предприятиях составляются карточки работников, для того, чтобы вести учет в отделе кадров.

Чаще всего люди заполняют анкеты при оформлении на работу, и они сохраняются в личном деле, но иногда выдается специальный бланк для заполнения уже после подписания трудового соглашения.

Что еще скачать по теме «Белкомархив»:

• Каким должен быть правильно составленный трудовой договорТрудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
• Как грамотно составить договор займаВзятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
• Правила составления и заключения договора арендыНи для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
• Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставкиВ процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

• Все договоры
• Все бланки

• Авторский договор, авторский заказ
• Агентский, субагентский договор и соглашение
• Договор аренды, субаренды: недвижимости, имущества
• Договор банковского счета, вклада-депозита, обслуживания
• Брачный договор, контракт, семья
• Договор безвозмездного пользования, оказания услуг
• Договор возмездного оказания услуг
• Договор гарантии и гарантийного обслуживания
• Договор дарения, пожертвования
• Договор доверительного управления
• Договор займа, беспроцентного займа
• Договор задатка, аванса
• Договор залога недвижимости, имущества, прав
• Договор комиссии, субкомиссии на покупку, продажу
• Договор концессии, франчайзинга
• Договор купли-продажи товара, имущества, акций
• Договор лизинга, сублизинга, финансовой аренды
• Лицензионный, сублицензионный договор
• Договор мены, бартера, обмена
• Договор найма, поднайма жилого помещения
• Договор на выполнение работ, оказание услуг
• Договор обучения, стажировки, переподготовки
• Договор перевода долга
• Договор подряда, субподряда
• Договор поручения, договор поручительства
• Договор поставки товара, продукции, оборудования
• Договор представительства: юридического, коммерческого
• Договор о совместной деятельности
• Договор страхования, перестрахования
• Договор уступки требований, договор цессии
• Договор хранения товара, имущества
• Трудовой договор, контракт, соглашение
• Удостоверительная надпись
• Прочие договора

• Акт
• Анкета
• Аренда
• Белстат
• Бухучет
• Бюджет
• Ведомость
• Госкомимущество
• Доверенность
• Должностная инструкция
• Жалоба
• ЖКХ
• Журнал
• Зарплата
• Заявление
• Здравоохранение
• Инструкция
• Исковое заявление
• Контракт
• Минздрав
• Минтранс
• Минюст
• МЧС
• Отчет
• Отчетность
• Положение
• Приказ
• Протокол
• Рабочая инструкция
• Расписка
• Совмин
• Соглашение
• Справка
• Труд
• Уведомление
• Устав
• Форма
• Ходатайство
• Экономика
• Юрлицо

Правила заполнения

Листок содержит следующие сведения о сотруднике:

• Ф.И.О. гражданина;
• пол;
• число, месяц, год и место рождения;
• национальность;
• домашний адрес, телефон;
• паспортные данные;
• образование;
• сведения о трудовой деятельности: период работы, наименование и местонахождение организации, должность;
• профессиональные навыки и умения;
• пребывание за границей: период, место, цель поездки;
• отношение к воинской обязанности;
• данные о семейном положении;
• сведения о близких родственниках: степень родства, Ф.И.О., год рождения;
• дата заполнения и личная подпись сотрудника;
• фото размером 4×6 см.

Бланк заполняется работником собственноручно. Правильность указанных в документе данных.заверяется подписью.

Правила заполнения личного листка

Прежде всего, все отражаемые сведения должны быть максимально достоверными.

Несмотря на очевидную бессмысленность завышения своего образовательного статуса иногда встречаются такие казусные ситуации. Недостоверность информации, вносимой в личный листок, чревата потерей репутации в самом начале карьеры.

Сотрудник с первых же дней лишается доверия не только администрации, но и своих коллег. Кроме того, он рискует проявить себя как человек, напрочь лишенный аналитических способностей. Ведь невинный, как ему кажется, обман проверить не составляет никакого труда.

Все сведения в личном листке должны быть подтверждены документально. Он включает в себя данные паспорта, трудовой книжки, диплома об образовании. Если в личном листке отражается факт присвоения наград, то соискатель новой должности обязательно должен указать справку, которая могла бы подтвердить данную информацию.

Наличие авторских изобретений в профессиональной биографии соискателя также подтверждается документально. Сотрудник должен будет указать номер локального акта с прежнего места работы, который подтверждал бы внесение им рационализаторского предложения.

Особенно строго кадровая служба проверяет информацию о присвоении гражданину каких-либо социальных льгот. Информация о них проверяется из социальных фондов.

Какие ещё есть правила оформления?

Список научных трудов вместе с изобретениями можно составить на отдельном листке, если личного листка учёта не хватает для решения этого вопроса. И сделать соответствующую запись о том, что в одном из приложений содержится полный перечень.

Узнайте об ответственности бухгалтера с 2016 года в этой статье.

По трудовой деятельности указываются не только её периоды. Надо написать вообще всё, что связано с обучением, даже с прохождением Военной службы. Можно просто написать, какое время работник находился в той или иной должности, если они все занимались на одном и том же предприятии.

Дополнение к личному листку по учету кадров.

Документы отправляются в личное дело по мере того, как они появляются, официально выпускаются. Наличие внутренней описи становится обязательным требованием, ведь в личных листках содержится важная информация.

Можно использовать общее личное дело для хранения листков, если за год их накопилось не так много. Но такой вариант далеко не всегда признают удобным.

Сами личные дела хранятся на протяжении максимум 75 лет, хотя у самого листка подобные крайние сроки отсутствуют. И они никак не влияют на определение крайних дат для других документов, входящих в личное дело.

Обычно такие документы заполняются только в ручную, с использованием чернил. Но допускаются и ситуации, когда листок заполняется в электронной форме. Это удобное решение для оптимизации общего документооборота на предприятии.

Важно при приёме на работу присвоить табельный номер конкретному сотруднику. Тогда легче будет разобраться, какое дело и на кого заведено

Личный листок обязательно заполняется на тех, кто занимает руководящие должности. Этот документ обязателен даже для тех, кто приходит на временную работу. Либо занимает должность, имеющую сезонный характер.

Регистрация подобных документов проводится всего один раз. Поступающие оформляются в день, когда они заполняются. Для создаваемых датой регистрации будет день утверждения или проставления подписи. Не требуется повторных регистраций, даже если документ переходит от одного подразделения к другому.

Статья Порядок начисления и списания алиментов с заработной платы: что нужно знать? расскажет вам все об алиментах и о том, как правильно их рассчитать от заработка работника.

В пределах каждой регистрационной группы документу присваивают тот или иной номер. Благодаря дублированию информации сразу в нескольких документах облегчается поиск необходимых сведений, сам процесс хранения.

 Более подробно о личном листке вы узнаете в этом видео: 

https://www.youtube.com/watch?v=_VJFSSXCm_s

Не забудьте добавить «FBM.ru» в источники новостей

Как вносить изменения

В случае, если изменился адрес проживания, или семейное положение, и возникла необходимость внести изменения в листок, необходимо следовать некоторым правилам.

Порядок редактирования данных:

Обо всех изменениях необходимо сообщить в отдел кадров	Сотруднику будет выдана новая анкета для заполнения
После того, как все сведения будут внесены	Начальник отделения проверяет анкету, и вносит информацию в дело
Чаще всего осуществляются незначительные поправки	Изменение фамилии из-за регистрации брака, данные о рождении ребенка, либо о повышении квалификации, об изменении паспорта или места жительства

Для того, чтобы работники не забывали предупредить отдел кадров обо всех изменениях, происходящих в их жизни и имеющих отношение к личному делу, в конце документа необходимо сделать соответствующую приписку, в соответствие с которой работник обязуется извещать отдел кадров своевременно.

Каждый сотрудник имеет право дать отказ на заполнение листка, при условии, что он устраивается на негосударственное предприятие, принуждать к этой процедуре работодатель не имеет права.

Однако, составляя отказ, следует учесть, что данное решение может привести к нежелательным последствиям в будущем.

В случае, если речь идет о крупной организации, при устройстве в которую каждый гражданин обязан использовать листок по учету кадров, поскольку действует учетная кадровая политика, отказ на заполнение анкеты может быть приравнен к отказу принять должностные обязанности и приступить к их исполнению.

Для того, чтобы изменить данные в уже действующем документе, нужно заполнить приложение к нему. В нем указываются следующие данные:

1. Должность, название отделения компании.
2. Полное местонахождение предприятия – город, улица, дом.
3. Даты вступления в должность и ухода с нее.
4. Вносимые изменения.

Кроме того, некоторых интересует вопрос – можно ли после увольнения забрать свой листок.

Следует учитывать, что анкета – это документ, который необходим для ведения учетной базы на предприятии, поэтому, при увольнении забрать его нет возможности.

Работник может попросить руководителя о предоставлении ему копии, если в этом есть необходимость.

Как заполнить и вносить изменения в личном листке по учету кадров в 2021 году?

Любые перемены в личных данных, получении образования, смены паспорта, изменения семейного статуса сотрудника должны стать причиной для его обращения в кадровую службу. На основании представленных документов кадровик вносит в личную карточку соответствующие данные.

Образец заполнения личного листка по учету кадров

1. В форму документа обязательно вклеивается фотография работника формата 4×6 см (в верхний правый или левый угол). Для этого может быть определены границы вклейки.
2. Последовательно заносятся личные сведения гражданина в соответствии с документом, удостоверяющим личность:

• ФИО полностью,
• дата и место рождения.

Национальность не является обязательным реквизитом к заполнению, поэтому требовать это работодатель не имеет право. Гражданин может указать ее по своему желанию.

1. Строка «Образование» содержит информацию о присвоенном статусе наиболее значимом. Например, закончив ВУЗ гражданин получает диплом о получении высшего образования, в этой строке он впишет «высшее».

Далее перечисляются сведения о полученном образовании, причем данные об образовательном учреждении, годах поступления и окончания, специальности и номере диплома (аттестата) того образования, которое является самым значимым. Тем самым гражданин подтверждает наличие образования, указанного в соответствующей строке.

1. Владение иностранными языками заполняется по желанию сотрудника с уточнением уровня владения ими.
2. Если присвоены ученая степень или ученое звание, а также имеются научные труды, их следует указать. Такая информация имеет значение для некоторых должностей, на которые претендует гражданин. Все указанные сведения должны иметь документальное подтверждение.
3. Далее следует таблица об опыте работы, данные вносятся в обратном хронологическом порядке в соответствии с трудовой книжкой.
4. Таблица о пребывании за границей может быть заполнена на усмотрение гражданина. Некоторые государственные учреждения требуют указать такие сведения.
5. При наличии наград правительственного статуса, они перечисляются с указанием даты награждения и наименования.
6. Сведения о воинском учете является необходимыми для кадровой службы, поэтому военнообязанные должны их заполнить.
7. Семейное положение с реквизитами близких родственников заполняются по состоянию на момент оформления карточки.
8. Обязательно указываются адрес регистрации и места жительства, а также реквизиты паспорта гражданина.
9. Завершается документ датой его составления и личной подписью заполнившего его.

Сотрудник при приеме на работу вправе отказаться от заполнения личного листка, если поступает на работу в негосударственную структуру. Однако, государственные органы в этом случае будут вынуждены не допустить такого работника к исполнению должностных функций.

Заполненный пример личного листка в 2021 году:

Как правильно составить личный листок по учету кадров?

Документ не относится к обязательным по кадровому учету для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, но государственные органы обязаны вести листки по каждому из своих сотрудников. Строгой унифицированной формы не установлено, поэтому каждый работодатель вправе использовать свой бланк документа, который должен содержать несколько обязательных полей.

Стандартная форма включает в себя:

1. Фотографию сотрудника.
2. Данные персонального характера:

• ФИО работника полностью;
• дата и место рождения;
• национальность, гражданство;
• паспортные данные;
• адрес регистрации и места жительства;
• сведения о семье.

1. Образование с указанием данных об образовательном учреждении и периода обучения, присвоенной специальности.
2. Сведения о периодах работы до момента поступления в организацию.
3. Иные данные, которые работодатель считает нужным включить в документ.

Заполнение только от руки разборчивым почерком в одном экземпляре и хранится в кадровой службе в личном деле работника.

Что это такое

Это документ в котором содержаться основные данные сотрудника, он является практически, автобиографией. Подобная методика позволяет руководителю фирмы в кратчайшие сроки ознакомиться с новоиспеченным работником.

Что представляет из себя и его полезные функции:

1. Сам документ представляет собой анкету, которую требуется заполнить собственноручно сотруднику при поступлении на работу. Ее можно заполнить на компьютере или от руки.
2. Данный документ заполняется уже после того, как руководитель составил форму Т-1.
3. Количество полей, вопросов, а также страниц устанавливает сам работодатель исходя из пожеланий, а также потребностей.
4. На основании этого документа работодатель может принять решение о спектре работ, который может выполнять данный сотрудник.

Его использование не является обязательным условием. Например, в частных и маленьких организациях он практически не используется.

Однако данный документ очень полезен, так как он значительно экономит время и позволяет избежать проблем в рабочем процессе. Из-за этого его очень часто используют в крупных компаниях.

При приеме на должности муниципальной сферы, заполнение данного листка является обязательным условием. Этот аспект утвержден Приказом Генпрокуратуры России №135 от 13.03.2018 года.

Однако данный нормативно – правовой акт устанавливает обязательность заполнения только для сотрудников прокуратуры, а также при вступлении в должность в следственном комитете.

Документа или нормативно – правового акта, который обязывает использовать данную форму, на данный момент, не предусмотрено.

Личный листок: правила составления

Листок не относится к строго обязательным документам в каких-либо небольших компаниях. Не прибегают к нему и индивидуальные предприниматели. Часто набор в такие структуры осуществляется по своим правилам. Но его используют руководители крупных фирм или топовых компаний. Опять-таки не в обязательном порядке, а по личному усмотрению руководства.

Личный листок относится к обязательным документам для государственных и муниципальных учреждений.

Не существует федерального образца заполнения личного листка. Часто представители кадровых служб вносят в него пункты, связанные со спецификой конкретного производства или учреждения. На большинстве предприятий он имеет индивидуальную структуру, а его содержание определяет характер профессиональной деятельности.

Тем не менее, в обычной практике выработан определенный опыт по включению в личный листок базовых пунктов.

К ним относятся:

• личные сведения;
• паспортные данные;
• семейное положение.

Абсолютно во всех личных листках должны быть указаны сведения об образовании и стаже работы человека. Только из этих положений кадровик уже составит себе достаточно полное представление о том, на каком участке работы можно использовать данного сотрудника.

Наконец, «новенький» обязательно должен приложить личную фотографию. Позже менеджер по кадрам вклеит ее в листок.

Исправления в личном листке нежелательны. Как правило, его заполняют письменно, от руки. Такой документ существует в единственном экземпляре. После заполнения он визируется самим работником. Факт подписи свидетельствует о том, что все данные, внесенные в него, соответствуют действительности. Тем самым у человека, зачисленного в штат, открываются первые профессиональные перспективы.

С течением времени сведения о человеке могут меняться. Это вполне закономерно. Кто-то выходит замуж, женится, получает второе высшее образование. Если человек дорожит репутацией и намерен построить серьезную карьеру в этом учреждении, то он должен сам побеспокоиться об изменениях, вносимых в личный листок. Для этого достаточно уведомить начальника кадровой службы. Новая информация вносится в личный листок незамедлительно.

Образец заполнения личного листка по учету кадров в 2019 году – скачать бланк унифицированная форма, пример

Существуют определенные требования к заполнению документов для каждого сотрудника предприятия, которые должны соблюдаться.

При приеме человека на работу заполняется личный листок. Можно воспользоваться образцом при составлении.

Персональный листок является неотъемлемой частью для каждого сотрудника предприятия. В карточку вписываются все основные данные о человеке – ФИО, должность, биографические и персональные сведения.

Листок содержит все основные данные о гражданине, который трудоустраивается на предприятие

Это позволяет директору ознакомиться с ними в кратчайшие сроки, что очень важно для крупных организаций

Кроме того, данные из анкеты могут потребоваться при переоформлении человека на другую должность.

Изучив информацию, руководитель составляет свое мнение о человеке, и принимает решение о том, какую работу ему можно поручить.

Несмотря на то, что небольшие, частные компании не обязаны использовать эту форму документа, они применяют ее, поскольку это удобно.

Особенно важно, чтобы данный документ находился в личном деле каждого работника Прокуратуры. При этом не существует отдельного нормативного документа, который устанавливает требование иметь базу анкет для всех работников государственных предприятий

При этом не существует отдельного нормативного документа, который устанавливает требование иметь базу анкет для всех работников государственных предприятий.

Персональный листок, заполняемый для каждого сотрудника отделом кадров является неотъемлемой частью личного дела.

Это своего рода визитка, содержащая актуальную информацию о том, где проживает работник, о его персональных и иных данных. Указываются сведения об образовании, о наличии супруга, детей.

Данные, представленные в ней, могут быть запрошены только в крайних случаях сотрудниками прокуратуры. В остальных ситуациях они должны быть надежно защищены от третьих лиц.

Бюджетные организации обязаны учитывать нормативные постановления, в частности такое, как Письмо № 03 – 51, в котором приведены методические рекомендации по документообороту в образовательных учреждениях.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Согласно этому документу, на каждого сотрудника школы, института должна быть оформлена личная карточка.

Единая унифицированная форма не была предусмотрена законодательством. Работодатели самостоятельно создают бланк и утверждают его путем утверждения через Приказ.

Можно упростить задачу, воспользовавшись готовым бланком. Это позволит учесть все пункты и избежать ошибок.

Сколько хранится документ

После заполнения документ должен храниться в персональной документации в деле работника компании.

Если оно было сформировано до 2003 года, то срок хранения остается прежним – 75 лет. Для новых документов был принят новый срок – 50 лет.

Личные дела руководителя организации должны храниться на предприятии постоянно. После его увольнения документы передаются в архив и не могут быть уничтожены.

На всех крупных предприятиях составляются карточки работников, для того, чтобы вести учет в отделе кадров.

Чаще всего люди заполняют анкеты при оформлении на работу, и они сохраняются в личном деле, но иногда выдается специальный бланк для заполнения уже после подписания трудового соглашения.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Отказ от заполнения личного листка

В коммерческих структурах или при оформлении на работу в ИП гражданин имеет право отказаться заполнять данные документы. Не существует нормативного положения, обязывающего работодателя принудить к данной процедуре.

Но в этой ситуации следует побеспокоиться о том, какое впечатление человек произведет изначально. Нередко несговорчивого сотрудника, что называется, «берут на карандаш». Дальнейшее построение карьерной вертикали для него будет затруднительно. К слову, индивидуальные предприниматели не особенно церемонятся с такими работниками, поскольку они знают, как привлечь персонал.

Совсем по-другому обстоит дело в государственном учреждении. Здесь отказ от заполнения личного листка эквивалентен фактическому отказу от исполнения профессиональных обязанностей. Поэтому именно в муниципальных учреждениях и на госслужбе такие моменты встречаются крайне редко.

После увольнения личный листок остается на предприятии. Он входит в понятие «кадровая документация». Забрать его сугубо по своему усмотрению работник не имеет права.

Если же по каким-либо субъективным причинам личный листок нужен человеку, то изъять его можно только после письменного ходатайства на имя руководителя. Но даже в этом случае гражданину будет предоставлен не собственно листок, а его заверенная копия.

Пример заполнения бланка, унифицированной формы

Допустимо только наличие сведений, которые признаются актуальными. Представителей в отделах кадров надо отдельно уведомлять, если какая-то информация подлежит изменениям. Работники в отделах кадров стараются применять на практике стандартные формы, внося лишь некоторые изменения со своей стороны.

Что из себя представляет листок по учету кадров? Документ содержит следующую информацию:

• ФИО работника;
• Дата, место рождения;
• Гражданство;
• Образование (название учебного заведения, факультет, специализация, номер диплома, год поступления и окончания);
• Информацию о владении иностранными языками, уровень владения;
• Бланк личного листка по учету кадров может включать информацию о научных трудах, полученных ученых степенях;
• Подробную информацию о трудовой деятельности (месяц и год поступления на каждую работу и увольнения с нее, наименование компании, занимаемая должность, местоположение);
• Листок по учету кадров (бланк документа мы приведем в конце статьи) может включать информацию об участии в выборных (законодательных/ представительных) органах (местонахождение выборного органа, название, в качестве кого избирался работник, даты избрания и выбытия);
• Информацию о наличии наград и званий;
• Отношение к воинской службе и звание, в случае если работник служил;
• Личный листок обычно включает в себя информацию о семейном положении работника и информацию о членах семьи (количество детей, их даты рождения, сведения о супруге и т.д.);
• Место жительства, контактные данные, данные документа, удостоверяющего личность (номер, кем и когда выдан и т.д.).

В дополнении к листку указываются данные о работе после заполнения документа, например, список очередных награждений, званий, квалификаций, классов. Здесь же размещаются записи о любых изменениях в учетных сведениях о сотруднике.

Отличительная черта от анкеты состоит в том, что ее заполняет соискатель еще до приема на работу, а персональный учетный листок по учету кадров — после оформления на работу.

Работник при оформлении на работу собственноручно заполняет бланк в единственном экземпляре. Сведения вносятся в строгом соответствии с персональными документами (паспортом, дипломом, трудовой книжки и т.п.). Исправления и сокращения в документе не допускаются.

Если при прохождении собеседований работник уже заполнял анкету, личный листок по учету кадров (образец будет приведен далее) может не заполняться – в личное дело работника может быть включена анкета. Порядок ведения личных дел работодателем определяется в локальных нормативных актах.

Документы, подтверждающие государственную аккредитацию образовательной организации (для негосударственных образовательных организаций).

По три цветные фотографии на матовой тонкой фотобумаге размером 3,5 х 4,5 см и 4 х 6 см (для лиц, имеющих специальное звание, — также одна фотография размером 9 х 12 см, все фотографии — в парадной форменной одежде, китель (жакет) синего цвета, без головного убора, бюст, анфас).

Процесс заполнения и нюансы оформления

Во многих негосударственных компаниях листок по учету кадров не обязательный документ. Но его можно отнести к категории востребованных бумаг. Он широко используется большими коммерческими структурами.

Такой лист не имеет утвержденной законом формы. Поэтому его структура и содержание в разных организациях могут отличаться друг от друга. Но есть пункты, которые используют абсолютно все предприятия:

• число, месяц и год рождения;
• адрес проживания;
• реквизиты паспорта;
• информация о семейном положении.

• удостоверение личности;
• трудовая книжка;
• военный билет, если есть.

Кроме того, понадобятся корочки, свидетельствующие об уровне образования, наградах, изобретениях, ученых степенях и иных привилегиях.

Основная масса компаний обозначают здесь образование и опыт работы сотрудника. Лист всегда содержит фотографию владельца. Во всем остальном информация, содержащаяся в этом документе, может быть разной. Она зависит от требований организации.

Лист учета кадров всегда заполняется от руки в единственном экземпляре. Он остается у работодателя и сотрудникам не выдается.

Этот вид документации обязательно должен содержать подпись владельца листа, свидетельствующую о достоверности предоставленных данных. Каждый работодатель имеет право разработать свою форму листа учета кадров, которая будет удобна именно для него.

Образец и правила составления документа

Законодательство не содержит никаких требований к бланку, поэтому компания может разработать любую форму, в которую включить необходимые разделы – о профессиональных навыках, увлечениях, дополнительных умениях и т.п. Обычно документ составляется по принципу анкеты на 1-2 страницах. Он заполняется лично сотрудником в рукописном, печатном или электронном виде и общем случае состоит из таких разделов.

Личные данные и фото

При трудоустройстве сотрудник предоставляет несколько цветных или черно-белых фото формата 3*4 см для использования их в служебных документах. Одно из этих фото вклеивается в правый верхний угол листка, при необходимости ставится печать компании, заходящая на уголок фотографии.

Далее сотрудник вносит личные данные:

• ФИО;
• пол;
• дату рождения и населенный пункт;
• гражданство/подданство.

Сведения об образовании

Этот пункт также подлежит обязательному заполнению, поскольку уровень и направление образования имеет значение для любой компании. Данные вносятся на основе диплома или аттестата, другого документа об образовании:

• название учреждения;
• годы обучения;
• факультет, освоенная специальность и т.п.;
• отметка, с какого курса ушел студент (при возникновении соответствующей ситуации).

Также необходимо заполнить поле с уровнем владения иностранным языком, наличием/отсутствием ученой степени либо звания, данные о научных изобретениях, выданных патентах, интеллектуальных правах. Все сведения подтверждаются оригиналом документа об образовании, с которого работодатель может снять копию.

Мнение эксперта
Чадова Светлана
Ведущий специалист по кадрам,  юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта

О том как сделать запись об образовании в трудовой, мы рассказывали ранее, примеры заполнения можно посмотреть тут.

Сведения о трудовом стаже

Места работы перечисляются в обратном порядке с указанием компании, ее сферы деятельности, должности, даты начала и окончания работы, а также причине увольнения (аналогично резюме).

Дополнительная информация

При необходимости компания может запросить и дополнительные сведения:

• хобби, увлечения;
• владение автомобилем, наличие прав и их категория;
• данные о пребывании за границей;
• участие в выборных органах;
• наличие государственных/ведомственных наград и др.

При составлении документа можно ориентироваться на такой образец.

Какая информация заносится в личный листок по учету кадров

Трудовое законодательство не устанавливает спектр информации, которая должна содержаться в данном документе, а также унифицированной формы данного документа. Этим вопросом занимаются сотрудники кадрового делопроизводства. Они и устанавливают список вопросов.

Самая часто спрашиваемая информация:

• фамилия имя и отчество сотрудника;
• дата рождения;
• адрес прописки, а также фактического проживания;
• информация, указанная в паспорте;
• семейное положение.

Этот стандартный список вопросов, также используется при составлении анкеты приема на работу. Однако такой узкий список не дает работодателю полного представления о сотруднике.

Из-за этого отдел кадров добавляет в свой бланк дополнительные вопросы. Они отражают основные умения и навыки сотрудника, а также дополнительную информацию, которая может пригодиться в будущем.

Помимо стандартного списка, существует второстепенный, который служит как дополнение к нему:

Национальность и гражданство сотрудника.
Контактные данные (номер телефона, в том числе домашнего, e-mail, соцсети и мессенджеры).
Отношение к военной обязанности, а также информация о ее прохождении (для сотрудников мужского пола).
Данные об образовании работника:
наличие как такового образования (засчитывается только последнее оконченное);
ступень образования (высшее, среднее и т.п.);
полученная специальность.

Опыт работы с предыдущих мест (указывается дата начала и окончания трудовой деятельности, а также место, где она проходила).
Навыки и умения, которые могут пригодиться в рабочем процессе. Например, знание иностранных языков, умение владеть компьютером, а также знание специализированных программ. В этом же пункте указываются различные полученные степени, а также научные работы и изобретения

Важное условие, чтобы эта информация была подтверждена соответствующей документацией.
Информация о пребывании за границей, самим сотрудником (указываются, как и официальные, например командировки, также и личные).
Информация о социальном происхождении.
Награждения, а также ордена, которые получил сотрудник.

Образец заполнения в 2020 году:

Сотрудник имеет полное право отказаться от заполнения некоторых пунктов. Например, тех, где содержится личная информация.

Также некоторые сведения, указанные им, могут оказаться недостоверными. Подобные данные невозможно проверить, однако на практике подобная ложь очень быстро вскрывается.

Данный перечень информации в полной мере способен дать информацию работодателю. Но, несмотря на это, список вопросов может быть изменен, исходя из желаний работодателя.

К данной форме требуется приложить фото размером 3х4. В конце документа сотрудник ставит свою подпись, а также указывает дату заполнения.

Примерная схема заполнения документа

Для удобства восприятия информации, ее лучше распределить следующим образом:

Сверху листа наклеивается фотография сотрудника, размера 3 *4

Неважно справа или лева. Но правый верхний угол легче воспринимается человеком.
Заполняется личная информация

К ней относится фамилия, имя, отчество, национальность, дата и место появления на свет.
Обязательным считается обозначение места прописки и фактического места проживания. А также паспортные данные и номер телефона.
Наличие военной обязанности.
В отдельной графе проставляется семейное положение.
Документ обязательно содержит информацию о родственниках. Если человек не желает ее заполнять, графа может остаться пустой.
Ниже обычно выделяют две табличные формы. Они содержат сведения об образовании и местах труда.
Наименования организаций следует обозначать, начиная с последнего места работы. Пункт о трудоустройстве в прошлом периоде имеет особое значение. Он заполняется на основании трудовой книжки.
Если трудовой стаж прерывался, требуется подробно описать причины. К примеру, заболевание, учеба и тому подобное.
Что касается образования, здесь следует указать высшее достигнутое место обучения. То есть, если человек после училища окончил институт, он должен поставить последнее учреждение в листе учета. Редко, но случается, что после института человек получает дополнительное образование в училище. И в этом случае, графа образования будет содержать наименование института.
Информация в графе о дополнительных знаниях должна быть подтверждена документально. К примеру, курсы английского языка или что-то подобное.
Завершающим этапом заполнения листа учета кадров обычно является пункт с обозначение различных наград. Если их нет, то графа останется пустой.

Ближе к концу листа обязательно ставится: дата заполнения и подпись лица, на которое заполнялся документ. Виза сотрудника свидетельствует о подтверждении достоверности предоставленных данных.

Достаточно часто у людей происходят жизненные изменения. К примеру, он женится, у него родился малыш либо получено высшее образование. Соответственно данные листа утрачивают свою актуальность. Тогда человеку требуется обратиться в отдел кадров для внесения изменений. Для этого в организациях используют специальное дополнение к листу учета. Оно содержит ту же форму, что и основной документ.

Заполнение личного листка по учету кадров

Сделать это нужно обязательно, так как это информация может оказаться важной не только для листа учета, но также для иной кадровой и бухгалтерской документации