Номенклатура дел отдела кадров на 2020 — 2021 годы — образец

ИНДЕКСАЦИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ СО СЛОЖНОЙ СТРУКТУРОЙ

Необходимость составлять сложные индексы для подразделений возникает в случае, если организация имеет сложную структуру, например у нее есть сеть филиалов, или вовсе является холдингом (группой компаний).

«Простыми» индексами здесь не обойтись. Индекс будет состоять как минимум из двух, а скорее всего, трех или четырех частей.

На Схеме 2 показана структура организации с центральным офисом и четырьмя филиалами, каждый из которых имеет по четыре подразделения.

И в этом случае общий принцип индексации остается неизменным: подразделения получают уникальные числовые или буквенные коды.

Если ваша организация имеет разветвленную структуру, используйте буквенные индексы уже на первом уровне индексации – буквы воспринимаются легче, чем числа.

Индексы первого уровня в организации из нашего примера могут выглядеть так:

Разные буквы для подразделений первого уровня исключают повторение индексов. В нашем упрощенном примере не составило труда обозначить четыре филиала разными буквами. Но на практике филиалов может быть и несколько десятков. Однако в любом случае трудности здесь вполне преодолимы.

Индексы второго уровня. Вернемся к нашему примеру и проставим индексы второго уровня, причем начнем с филиалов.

В каждом из них по 4 отдела: отделы продаж, логистики, кадров и административный отдел. Выберем для них числовые обозначения (Пример 3).

Индексация подразделений Центрального офиса.

Что касается индексов для центрального офиса и его подразделений, то кажется логичным пойти по тому же принципу и связать индекс первого уровня ЦО с буквенными индексами второго уровня Р, ДП и др. и получить ЦО-Р и ЦО-ДП. Но здесь нужно остановиться и вспомнить о правилах индексации: соблюдать уникальность и не помещать в индекс ненужной информации.

Обозначение ЦО, равно как и буквенные обозначения подразделений центрального офиса первого уровня в нашей организации, больше не встречается ни в одном из филиалов или подразделений. Поэтому мы оставим ЦО для обозначения центрального офиса, а его подразделения обозначим индексами, состоящими из двух частей.

Мы делаем это, чтобы не помещать в индексы лишней информации: и так понятно, что, например, ДЭиФ существует только в главном офисе организации, не нужно сообщать об этом лишний раз (Пример 4).

Какие виды существуют

Номенклатура бывает разная. В зависимости от цели, которую преследует организация, можно выбрать одну из двух. При этом, отличаться они будут между собой по способу составления документации, а именно:

• типовая – вид НД, при котором производятся однотипные операции, не требующие разработки сложного перечня документации. Такая номенклатура осуществит отражение примерного состава дел;
• индивидуальная – разработана и утверждена для каждого учреждения при использовании особого подхода и анализа осуществляемых операций. Берет за основу типовую и примерную форму описей из НПА вышестоящего министерства или ведомства. Нормы будут распространены по всем подведомственным учреждению структурным подразделениям. Индивидуальные описи дел будут вестись каждым экономическим субъектом, учитывая свой вид деятельности, опираясь на правовые и нормативные документы.

Выбирая между указанными номенклатурами целесообразней выбрать второй вариант. При этом есть возможность учесть нюансы именно своего предприятия. Кроме того, так будут соблюдены сроки формирования подшивок и сдачи подготовленных документов в архив.

Понятие и предназначение номенклатуры

Все важные документы, составляющиеся в компании, должны грамотно храниться в компании. Для этого они обычно раскладываются по отдельным папкам, для чего учитывается их тема или отдел фирмы, к которому они относятся.

Все такие папки называются «Дело №». Каждой папке присваивается индивидуальный номер, а также может даваться наименование.

Для учета таких дел используется специальная номенклатура дел. В ней фиксируются документы, которые распределяются оптимальным образом. В нем указываются сроки хранения разных бумаг, а также их количество в конкретном томе.

С помощью номенклатуры дел достигается сразу несколько целей:

• учитываются все дела, ведущиеся в организации;
• все они группируются, для чего учитывается их тема, принадлежность к конкретному событию или иные параметры;
• гарантируется их сохранность;
• при необходимости обеспечивается оперативный поиск нужной бумаги;
• определяются правила, на основании которых составляются дела.

Нередко номенклатура используется при фильтрации бумаг, причем с помощью этой процедуры можно понять, какие документы необходимо направить в архив, а какие можно уничтожить в связи с истечением срока действия, для чего потребуется составить акт списания документов.

Как заполнить табличную часть номенклатуры дел вы можете посмотреть в этом видео:

Правила составления и утверждения

Наиболее часто номенклатура разрабатывается сразу после открытия компании. Ежегодно в нее могут вноситься разные изменения.

Обычно составляется документация работником кадровой службы. Базируется она на документах, с помощью которых можно охарактеризовать правила работы и структуру организации.

Процесс утверждения делится на последовательные этапы:

• первоначально составляется документация выбранным ответственным специалистом;
• изучается полученный документ руководством фирмы;
• подписывается номенклатура руководителем определенного подразделения;
• для утверждения издается соответствующий приказ генеральным директором. Здесь содержится инструкция по формированию приказа о назначении генерального директора.

Если требуется внести в него какие-либо изменения, то они обязательно утверждаются руководителем фирмы.

Данная документация относится к периодическим бумагам, поэтому требуется ежегодно ее пересматривать. Процесс выполняется в конце каждого года. С помощью такого процесса можно правильно подсчитать, какое количество бумаг формируется компанией за год работы.

Ведением номенклатуры обычно занимается секретарь компании или ответственный специалист, являющийся работником кадровой службы.

Судебная практика

Номенклатура дел является рекомендательным документом, поэтому если она отсутствует даже в крупной компании, то это не является основанием для привлечения фирмы к ответственности. Поэтому практика показывает, что иски, подаваемые налоговой службой или контрагентами в суд, не рассматриваются.

Но именно наличие такой документации в компании позволяет достичь множества важнейших целей для организации. Поэтому для непосредственного руководителя фирмы целесообразно заниматься ее составлением ежегодно.

Разновидности документа

Номенклатура дел может быть представлена в нескольких видах. Все они имеют свои отличительные особенности:

• Типовая. С ее помощью устанавливается состав дел, которые формируются при функционировании однотипных компаний. Этот документ выступает нормативной документацией, закрепляемой в учетной политике.
• Примерная. В ней перечисляется примерный состав дел, формируемых компанией в процессе кадрового делопроизводства. Такой документ является рекомендательным, поэтому используется в качестве методического пособия.
• Индивидуальная. Она формируется непосредственно работниками кадровой службы компании. Для этого учитывается направление работы фирмы, ее структура и другие индивидуальные особенности. К процессу составления обычно привлекаются руководители отделов и структурных подразделений. Именно руководители знают, каковы перспективы развития компании, поэтому обеспечивается такой состав документации, который потребуется в будущем.

Во время формирования любой номенклатуры учитываются другие важные документы, имеющиеся в компании. К ним относится устав фирмы, штатное расписание, планы, отчеты, а также другие аналогичные бумаги. Тут вы узнаете, как составить приказ об утверждении штатного расписания.

Образец заполнения номенклатуры дел.

Существующие разновидности

Номенклатура состоит из отдельных подвидов. Каждый из них имеет свои особенности. Ниже приведён полный перечень с подробной расшифровкой:

1. Типовый. Сюда входят документы, которые были составлены и подписаны во время делового производства на однотипном предприятии или в отделе кадров. Это одно из главных требований и правил. Типовая номенклатура относится к нормативной документации в бухгалтерии.
2. Примерная. Она определяет предварительный перечень дел, которые будут заводиться в производстве предприятия. На некоторых документах делают поправки, присваивают индивидуальный номер. Это необязательное требование. Примерная и типовая НД в большинстве случаев формируется в больших компаниях, чтобы организовать работу отдельных структур и подразделений.
3. Индивидуальная. В эту категорию относят дела, которые подлежат переносу без поправок, или есть необходимость в создании определённого делопроизводства в конкретной организации. При этом документы не конкретизированные. При составлении оборота дел в компании учитываются основные положения индивидуальной номенклатуры. Благодаря этому, исключается вероятность допущения ошибок и неточностей при систематизации.

За последние несколько лет во многих компаниях начинают использовать сводную номенклатуру дел. Сюда входят все документы предприятия. Когда в организации есть отдельные подразделы, то каждому из них присваивается свой индивидуальный номер. Например, для канцелярии создают папку, на первой странице которой указывается цифра 1. По такому принципу присваивают остальные идентификаторы.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел компании составляется на основании аналогичных реестров, разработанных для каждого из ее подразделений в отдельности. Документ подписывается директором архива, согласовывается с начальником службы, ответственной за ведение документооборота и утверждается директором предприятия, на котором используется эта номенклатура. После того как документ будет официально утвержден, выписки из него направляются в структурные подразделения компании с целью последующего использования в работе.

Номенклатура составляется ежегодно, в конце последнего квартала года и вступает в действие с 1 января нового года. Согласовывать документ с архивным учреждением необходимо не реже одного раза в 5 лет. Если же структура управления организации претерпевает радикальные изменения, номенклатуру ее дел также придется пересмотреть.

Порядок оформления реестра

Чтобы составить номенклатуру дел, учитывающую перечень документов, хранящихся в каждом из подразделений организации, необходимо выполнить следующие действия:

1. Определить перечень документов, используемых в организации, и установить срок их хранения. Для этого можно использовать опросный лист, который заполняются уполномоченным представителем каждого из подразделений компании. После того как лист будет подготовлен, необходимо переработать содержащуюся в нем информацию и составить на ее основании полный список имеющихся документов. В соответствии с этим списком можно сформировать предварительный перечень дел, в которые они будут объединены.
2. Пронумеровать структурные подразделения организации. Полный список подразделений можно получить в отделе кадров. Каждому отделу присваивается свой порядковый номер, при этом очередность нумерации особого значения не имеет — главное, учесть все подразделения.
3. Создать номенклатуру каждого подразделения. На основании полученного списка дел в каждом отделе предприятия составляется собственная номенклатура. О том, как это сделать, будет рассказано далее. Кроме того, можно ознакомиться со статьей, рассказывающей о формировании номенклатуры дел в отделе кадров.
4. Составить общую номенклатуру дел всей организации. После того как все подготовительные работы будут выполнены, можно приступать к составлению общей номенклатуры. Эта процедура является довольно простой: все номенклатуры, составленные для каждого из подразделений компании, объединяются в один документ.

Состав и структура

Положения п. 3.4.9 Правил устанавливают перечень сведений, которые должен содержать готовый документ. Их необходимо свести в таблицу, которая может иметь шапку следующего вида:

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения дела, номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Таблица заполняется следующим образом:

Графа 1 — проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он формируется так: номер структурного подразделения, использующего дело, плюс (через дефис) порядковый номер дела, под которым он зафиксирован в номенклатуре этого подразделения. При составлении индекса используются арабские цифры.

Графа 2 — указывается заголовок дела. Он должен быть четким, лаконичным и отражать в обобщенном виде содержание всех документов, входящих в состав дела. Использовать размытые формулировки типа «Разное» или «Прочие документы» запрещается. Сначала в номенклатуру включаются заголовки дел, включающих организационно-распорядительную документацию, затем — заголовки дел, содержащих текущие планы и отчетность.

Графа 3 — прописывается количество дел. Раздел заполняется по окончании года — после того как будет установлено точное количество дел (частей или томов), сформированных в процессе работы с документацией.

Графа 4 — указываются срок хранения дела и номера статей по используемому перечню (типовому или разработанному специально для конкретной организации). При отсутствии такого перечня применяются номера статей, указанные в типовой или примерной номенклатуре дел.

Графа 5 — добавляются примечания. К ним относятся отметки о состоянии ведения дел: заведении, уничтожении, перенесении из одного календарного года в другой (например, если какие-либо вопросы не были решены на момент окончания года, дело, содержащее связанную с ними документацию, переносится в наступивший год).

Образец номенклатуры дел организации на 2018 год приводим ниже. Он может быть использован при составлении документа, отвечающего нуждам конкретного предприятия и содержащего перечень дел, формируемых в ходе его функционирования.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ В ОБЩИХ ЧЕРТАХ

Для бесперебойной работы службы делопроизводства на предприятии (а в дальнейшем для создания и формирования архива) обязательно следует разработать номенклатуру дел для всех структурных подразделений организации.

ТИПЫ И ВИДЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Типы номенклатуры дел. Номенклатура дел может быть:

• структурного типа;

• производственно-отраслевого;

• функционального.

Номенклатура дел структурного типа – номенклатура, в которой названия разделов повторяют названия структурных подразделений предприятия. То есть названия разделов номенклатуры дел, структуры и штатного расписания совпадают. Разделам присваивают те же индексы, что и в структуре и штатном расписании (Пример 1).

Номенклатуру дел структурного типа составить проще, чем номенклатуры других типов. Однако при любом изменении структуры или штатного расписания ее нужно пересматривать и корректировать.

Номенклатура дел производственно-отраслевого типа – номенклатура, в которой названия разделов дублируют наименования направлений (видов) деятельности предприятия (Пример 2).

Номенклатура дел функционального типа. В номенклатуре дел такого типа наименования разделов совпадают с функциями, которые реализуются в организации (Пример 3).

Виды номенклатуры дел. Номенклатуры дел различаются также и по видам:

•типовая;

•примерная;

•индивидуальная.

Типовая и примерная номенклатура разрабатывается органами и организациями, имеющими в подчинении сеть однотипных организаций, предприятий, дочерних филиалов и т.д.

Индивидуальная номенклатура дел – это перечень заголовков дел в определенной последовательности, утвержденных к заведению в делопроизводстве одного конкретного структурного подразделения, и сводной – предприятия в целом. Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел всех структурных подразделений предприятия.

ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Основными нормативно-методическими документами, которыми следует руководствоваться при составлении номенклатуры дел, являются:

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015).

2. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень НТД).

3. Перечень 2010.

4. Ведомственный и другие перечни документов с указанием сроков хранения.

РАБОТА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЭК) ПРЕДПРИЯТИЯ

Часто в процессе деятельности предприятия образуются документы, которые отсутствуют в вышеперечисленных перечнях и, соответственно, установленных сроков хранения не имеют. В этом случае может помочь ЭК предприятия, которая изучает документы и на основаниях критериев их ценности устанавливает сроки хранения.

ЭК создается на предприятии для проведения экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности. Состоит комиссия из наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

В состав ЭК предприятия, как правило, включают руководителя секретариата (канцелярии), архива (либо работника, на которого возложены обязанности архивиста), отдела кадров, бухгалтерии, отдела охраны труда, производственных структурных подразделений (например, цехов) и др.

Основными задачами ЭК являются:

•организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства;

•определение сроков хранения при составлении номенклатуры дел и их формировании;

•рассмотрение и согласование описей дел, актов о выделении к уничтожению дел и других актов;

•подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями.

1 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010).

ИНДЕКСЫ НА ПРАКТИКЕ

■ Индексы в номенклатуре дел. Приведем пример обозначения разделов и индексов дел по номенклатуре: очевидно, что индексы дел будут отличаться от стандартных 01/02 и других (Пример 5).

Однако это вполне допустимо, ведь наша цель – создать читаемые, а не формальные индексы, и к документам это относится тоже.

■ Приказ об индексации подразделений организации. Какой бы способ индексации ни был избран, его нужно закрепить на самом высоком уровне – издать приказ по основной деятельности.

В констатирующую часть приказа принято выносить основание для его издания.

Поскольку индексация подразделений используется во многих процессах, нет необходимости перечислять их все. Лучше обойтись общей формулировкой (Пример 6).

Таблица 2. Порядок хранения первичных учетных документов

	Нормативный правовой акт	Порядок хранения
1	Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105 <1> (далее — Положение о документах в бухучете)	Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели
2	Статья 29 Закона о бухучете	Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. При смене руководителя должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется самостоятельно
3	Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н	Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность необходимо хранить в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель

<1> Применяется до утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете (п. 3 Информации Минфина России N ПЗ-13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков», Приложение к Письму Минфина России от 22.01.2016 N 07-04-09/2355).

Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

• группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
• используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
• используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
• применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
• в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

Виды

Стандартная

Стандартная номенклатура определяет систему дел для организаций с однотипным родом трудовой деятельности и документооборотом.

Стандартные номенклатуры дел составляют в ведомствах на основании длительного рассмотрения потоков документов подведомственных органов. К примеру, министерство образования отправляет в высшие учебные заведения страны номенклатуру стандартного типа.

Персональная

Персональная номенклатура представляет собой каталог из дел, появляющихся в следствие официальной трудовой деятельности какой-то определенной организации или компании.

Номенклатуры персонального (индивидуального) типа оформляют делопроизводственные органы организации.

Процесс оформляется на основе исследования большого количества документации, которая неизбежно возникает в ходе рабочего процесса организации, на основании отраслей, рекомендуемых стандартной номенклатурой, находящейся в учреждении, к коему данная организация принадлежит.

Поначалу создаются номенклатуры для подразделений, где записываются наименования дел, обнаруживается и фиксируется время их хранения и т.п. Потом оформляется сводная (консолидированная) номенклатура дела. Уже после её принятия данный акт рассылается по всем подразделениям компании и приобретает статус обязательного к исполнению.

Управление делами, их фиксирование или заполнение за пределами номенклатуры не разрешается.

При оформлении персональных номенклатур всегда должны предусматриваться индивидуальные особенности конкретных компаний или предприятий. При этом необходимо отличать номенклатуру типа структурных подразделений от сводной номенклатуры. Сводная номенклатура отображает документацию всей организации в целом, включая все подразделения.

Одно из важнейших условий при формировании номенклатуры дел – это то, что она работает с любыми документами, имеющими отношение к предприятию.

Документы могут попадать в организацию с внешней стороны, или сформироваться внутри — система работает с любым видом деловой документации и сортирует их по степени значимости.

Образец составления номенклатуры дел

1. Вначале вносится стандартная информация:
   • полное наименование компании,
   • дата составления документа,
   • предстоящий год, на который он пишется,
   • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

   Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:

• индекс или номер дела,
• заголовок или название,
• количество содержащихся в нем частей или томов,
• срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
• отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).

В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

Что такое номенклатура дел?

Что представляет из себя номенклатура дел? Так называют чётко систематизированные папки этих дел с определёнными сроками хранения, применяемые, чтобы надёжно беречь информацию и при необходимости использовать её в электронном документообороте.

ПО «1С:Документооборот» даёт возможность вести дела в электронном виде. Появляется, в целом, нечто вроде аналога бумажной папки, где размещаются документы. Система даёт возможность задать нужные настройки, организовать тома, чтобы хранить документы. При закрытии тома поместить туда документ в дальнейшем уже невозможно.

Необходимый справочник легко ищется в разделе под название «Нормативно-справочная информация».

Чтобы получить к нему доступ, по пути «Настройка-администрирование, настройка программы, делопроизводство» нужно установить галочку, разрешающую применять номенклатуру дел.

Важно учитывать, что, если нужно вести учёт соответственно местам хранения, в настройках отмечается соответствующая галочка

Структурный вид

Номенклатура дел — документ, который разделяется на несколько основных видов. Одним из них является как раз структурный вид. Он подразумевает, что все разделение документации будет происходить исключительно по принципу того, из какого конкретно отдела или структурного подразделения она поступила. Главной особенностью оформления в данном случае является требование учета особенности работы организации. То есть, нужно понимать значимость тех или иных отделов. Подобная номенклатура дел организации, образец которой представлен в таблице ниже, обычно начинает с того самого подразделения, которое и занимается составлением данного документа. Причина очень проста — эта вроде бы достаточно обычная бумага может стать краеугольным камнем всех процессов, протекающих в компании. Естественно, что она очень важна. А если это так, значит и составляющий ее отдел отличается повышенной значимостью

После этого, идут остальные подразделения, по мере их важности, заканчиваясь самыми незначительными структурами, не играющими особой роли в деятельности фирмы, типа общественных организаций или профсоюзов

Пример правильно и неправильного вариантов составления:

Правильный	Неправильный
01. Секретариат	01. Бухгалтерия
02. Кадры	02. Гарантийное управление
03. Бухгалтерия	03. Отдел кадров
….	…
09. Профсоюз	09. Юридическое управление

Как можно заметить, в левом столбце выстроена достаточно понятная система. Именно в секретариате происходит формирование большинства документов. Входит сюда и номенклатура дел организации. В кадрах осуществляться подбор всех остальных людей, которые будут работать в компании, так что его значимость также нельзя не учитывать. Бухгалтерия очень важна, ведь именно она отвечает за работу с деньгами. Дальше могут идти все отделы, которые эти деньги зарабатывают или помогают зарабатывать. В самом конце идет структура, которая, с точки зрения компании, вообще не нужна (хотя сотрудники с этим могут не согласиться). Она не зарабатывает денег и только вводит фирму в расходы, требуя повысить заработную плату, обеспечить лучшие условия труда и так далее. Правый столбец выстраивался по алфавиту, что неудобно и неправильно.

Виды номенклатуры

Номенклатура дел может быть представлена в трех видах: типовой, примерной и индивидуальной.

Типовую используют все однотипные предприятия, например, из одной отрасли. При этом она на распространяется на все эти предприятия и является нормативным документом.

Примерная носит рекомендательный характер для организаций, занимающихся одноотраслевой деятельностью.

Эти два вида разрабатываются государственными службами по делопроизводству и являются обязательными для применения. Чаще всего это касается заголовков, шапок документов. Лишь изредка в них можно вносить некоторые коррективы с учетом специфики предприятия.

Индивидуальная номенклатура дел разрабатывается исключительно в границах организации. Ее используют только для документации внутреннего назначения.

Что включать в состав номенклатуры дел?

В номенклатуру дел нужно включать все дела, заводимые в организации, кроме печатных изданий (в том числе заявления работников, справки с места работы, журналы и книги учета, переписку между структурными подразделениями и со сторонними организациями, например, с пенсионным фондом, военкоматом и т.д.). Дела и документы ограниченного доступа с грифом «ДСП» — для служебного пользования (содержащие коммерческую или банковскую тайну, другие документы с конфиденциальной информацией) — также следует включать в номенклатуру дел.

Не забудьте включить в номенклатуру дела, заводимые в филиалах, представительствах, других территориально удаленных подразделениях организации. Также подлежат включению в номенклатуру заголовки дел временно действующих комитетов, комиссий, а также представительных органов работников. Но если, скажем, профсоюз — это самостоятельное юридическое лицо, то он сам формирует свою номенклатуру дел и ведет архив. Кроме того, в номенклатуру дел организации включают заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых она является.

Большинство документов хранится в организациях и в бумажном, и в электронном виде. Некоторые документы создают и ведут лишь в электронном виде, не распечатывая бумажную форму. Если не включить их в номенклатуру дел, то она будет давать неполную информацию о деятельности организации. Поэтому в конце каждого раздела номенклатуры нужно перечислить, какие дела ведутся в электронном виде. Единицей измерения в данном случае могут быть файл и все необходимые для его поиска и идентификации реквизиты. В некоторых организациях электронные документы фиксируют в виде последнего раздела номенклатуры или формируют отдельную номенклатуру только для них.