Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера

Специализация должностей и обязанности бухгалтера

Трудовые обязанности бухгалтера напрямую зависят от структуры предприятия, в котором он работает. Например, в маленькой фирме придется вести учет по всем объектам. В большой компании должности в бухгалтерии могут быть специализированы. Обычно специализации выделяют по категориям учетных объектов:

Заработная плата, отпускные и пособия. Еще такую специализацию называют «бухгалтер расчетного стола». Например, в обязанности бухгалтера в ООО входит начисление оплаты труда персоналу компании, исчисление и уплата налогов и сборов с ФОТ, составление отчетности в ИФНС и фонды, а также начисление пособий по нетрудоспособности, отпускных и прочих видов выплат.
Основные средства. В задачи работника по учету объектов основных средств входит систематическое начисление амортизации, отражение в учете поступления и выбытия ОС, периодическое проведение инвентаризаций, сверок и контроля фактического наличия имущества. Также придется составлять отчетность в ИФНС, Росстат и прочие контролирующие ведомства.
Касса. В работу кассира входят прием и выдача наличных денежных средств, а также составление отчетности обо всех операциях по движению денег

Важно ознакомить под подпись кассира с Указанием Центробанка России № 3210-У.
Материалы и склад. Учет складских операций и обеспечение материальными запасами деятельности предприятий

В работу входит не только отражение в бухучете операций по движению сырья, ГСМ и прочих материалов, но и систематический контроль за фактическим наличием активов. Необходимо для исключения фактов хищений и недостач.
Расчеты с контрагентами. В задачи работника включают отражение в бухучете услуг и работ, оказанных сторонними организациями. Сотрудник обязан проводить систематические сверки взаиморасчетов с контрагентами, чтобы исключить просрочку. Также в обязанности входит работа с должниками, по снижению уровня кредиторской и дебиторской задолженности на предприятии.
Банковские операции. Ставка вводится в крупных учреждениях. Работа заключается в отражении операций по расчетным счетам компании. Подготовка платежных поручений для расчетов с бюджетом и контрагентами, а также отражение поступлений и выбытий по банковским операциям.

Замыкает перечень должность главбуха. Это руководитель финансовой службы, который контролирует правильность отражения хозяйственных операций подчиненными, отвечает за составление финансовых и налоговых отчетов. Но обязанности бухгалтера по отчетности можно выделить, например, назначить отдельного работника для составления налоговых деклараций и расчетов.

Случаи из судебной практики

Чтобы понять, каким образом наступает ответственность и как её избежать, будет полезным разобрать некоторые типичные случаи из судебной практики.

Ответственность за оплату по недостоверному договору

Необоснованное решение, привёдшее к финансовым убыткам, может стать причиной для увольнения по статье 81, п.9, ч.1 Трудового кодекса России, но так случается далеко не всегда.

Решение главного бухгалтера признано необоснованным, но впоследствии он был оправдан. Исходя из судебной практики, судебным органам рекомендуется при решении вопроса об обоснованности решения главного бухгалтера ссылаться на принципы добросовестности исполнения им своих трудовых обязанностей.

Необоснованная выплата заработной платы

Рассматриваемый ниже случай тоже попадает под действие статьи 81 ТК (п.1, ч.1). Основанием для применения этой статьи является установления факта материального ущерба, понесённого именно в результате ошибочных действий главного бухгалтера (ст.238 ТК РФ).

Решение главного бухгалтера привело к финансовому ущербу для предприятия, и суд посчитал увольнение обоснованным.

Подпись — основание для привлечения к материальной ответственности за финансовые махинации

Согласно ст.232 ТК РФ работник, причинивший ущерб работодателю, обязан его полностью компенсировать. И этот работник необязательно должен иметь статус материально-ответственного лица. Так, из ст. 243 ТК (п.3 ч.1) следует, что в случае умышленного нанесения ущерба он возмещается даже служащим, с которым фирма материальную ответственность не оформляла.

Главный бухгалтер умышленно нанёс фирме материальные убытки и был вынужден их полностью компенсировать.

Главному бухгалтеру вменяется в обязанности контроль за ведением бухгалтерского и налогового учёта. Он должен не только вести учёт в соответствии с требованиями нормативных документов, но и всячески препятствовать попыткам нарушить законодательство. Бездействие в этом случае приравнивается к пособничеству. Главбух отвечает за свою работу в дисциплинарном, административном и уголовном порядке.

Общие положения

1.1. Главный бухгалтер относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия.

1.2. Главный бухгалтер непосредственно подчиняется директору предприятия, а по отдельным вопросам согласовывает свою работу с заместителем директора по финансовым вопросам и персоналу.

1.3. На должность главного бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое, финансово-экономическое) образование и стаж финансово-бухгалтерской (финансово-экономической) работы на руководящих должностях не менее лет.

1.4. В своей деятельности главный бухгалтер руководствуется:

— законодательными и нормативными документами, регулирующими вопросы бухгалтерского учета и отчетности;

— методическими материалами по соответствующим вопросам;

— уставом предприятия;

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— приказами и распоряжениями директора предприятия;

— положением о бухгалтерии предприятия;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Главный бухгалтер должен знать:

— законодательство о бухгалтерском учете;

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы финансовых и контрольно-ревизионных органов по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, а также касающихся финансово-хозяйственной деятельности предприятия;

— гражданское право, финансовое и налоговое законодательство;

— структуру предприятия, стратегию и перспективы его развития;

— положения и инструкции по организации бухгалтерского учета на предприятии, правила его ведения;

— порядок оформления операций и организацию документооборота по участкам учета;

— формы и порядок финансовых расчетов;

— порядок приемки, оприходования, хранения и расходования товарно-материальных ценностей, денежных средств и других ценностей;

— методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, выявления внутрихозяйственных резервов;

— правила расчета с дебиторами и кредиторами;

— условия налогообложения юридических и физических лиц;

— порядок списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь;

— правила проведения инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей;

— порядок и сроки составления бухгалтерских балансов и отчетности;

— правила проведения проверок и документальных ревизий;

— современные средства вычислительной техники и возможности их применения для выполнения учетно-вычислительных работ и анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия;

— передовой отечественный и зарубежный опыт совершенствования организации бухгалтерского учета;

— экономику, организацию производства, труда и управления;

— рыночные методы хозяйствования;

— законодательство о труде;

— правила и нормы охраны труда.

1.6. Во время отсутствия главного бухгалтера его обязанности выполняет заместитель, назначаемый в установленном порядке и несущий полную ответственность за надлежащее исполнение, обязанностей главного бухгалтера.

Ответственность главбуха за невыплату зарплат сотрудникам

Невыплата зарплаты – серьезное правонарушение, за которое несет ответственность не только руководитель, но и главный бухгалтер. Сотрудник, не получив положенные средства, имеет основания для обращения в Трудовую инспекцию. После этого обращения инициируются проверки в организации. Если в ходе проверки были выявлены нарушения, выписываются штрафы. Обязать выплачивать штраф могут конкретное лицо, в том числе и главбуха. Рассмотрим, кто именно будет нести ответственность:

• Если зарплата не выплачивалась из-за того, что на счете организации нет средств, ответственность возлагается на руководителя предприятия.
• Если средства на счете есть, это считается доказательством задержки денег по вине главбуха. Соответственно, он и будет нести ответственность.

В данном случае обычно накладывается административная ответственность в форме штрафа.

Ответственность на временном исполняющего обязанности

Огромное внимание нужно уделить правильному оформлению временно исполняющего обязанности. Этот же нюанс касается возможности привлечения ВРИО к ответственности

Если в трудовом договоре, в дополнительном соглашении или в должностной инструкции прописана возможность привлечения ВРИО к ответственности, тогда такие действия осуществлять можно.

Вам также будет интересно:

— Скачать образец приказа о ведении бухучета директором
— Что убрать из обязанностей главбуха, чтобы не платить долги за компанию

В ст. 2.4 КоАП РФ прописано, что у работодателя есть право привлечь работника к административной ответственности, если он исполнял свои функциональные обязанности не должным образом. Но, обязанности должны быть чётко прописаны в договоре или в инструкции. Если текст «общий» или «размытый» у начальства право утрачивается. Поэтому нужно внимательно прописывать все пункты. Также необходимо убедиться, что при трудоустройстве человек ознакомился со всеми документами, поставил подпись.

Если речь идёт о материальной ответственности, то тут рискуют абсолютно все сотрудники, если причинили прямой материальный ущерб

Стоит обратить внимание на п. 2 ст

243 ТК РФ. Здесь прописано, при выполнении каких конкретно обязанностей можно наказать человека рублём. Это касается и должность главбуха и ВРИО. Руководство не может возлагать на главного и врио при работе с материальными и денежными средствами. Кроме того, при трудоустройстве работник должен ознакомиться с документами о материальной ответственности и подписать их.

В ст. 192 ТК РФ прописан порядок привлечения к дисциплинарной ответственности. В зону риска попадают все работники, вне зависимости от занимаемой должности и положений трудового договора.

Как оформить временно исполняющего обязанности

Есть несколько вариантов оформления ИО главбуха.

Внутреннее совмещение

Такая форма делегирования полномочий подходит для ситуации, когда главный бухгалтер отсутствует непродолжительное время. Порядок совмещения двух фронтов работ регламентируют статьи 60.2 и 151 ТК.

От сотрудника, который будет выполнять работу главбуха, требуется письменное согласие в виде допсоглашения к трудовому договору. Работник вправе отказаться от данного предложения работодателя (ст. 60.1 ТК). В документе уточняется период исполнения обязанностей главбуха или же конкретизируется, что срок совмещения не ограничен. Далее издается приказ о совмещении. В обоих документах, говоря о дополнительных полномочиях ИО, лучше сослаться на должностную инструкцию – чтобы четко обозначить объем, а также степень сложности и ответственности функций, которые придется выполнять.

Кроме того, в приказе указывается, передается ли сотруднику право подписи финансовых документов вместо главного бухгалтера или нет. Например, согласно п. 6 ст. 169 НК, кроме гендира и главбуха подписывать счет-фактуру могут «лица, уполномоченные на то приказом по организации или доверенностью». А вот факсимиле, как показывает судебная практика, лучше не злоупотреблять. Так, из Постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11 можно узнать, что компании отказали в вычете, «поскольку подписи руководителя и главного бухгалтера на счетах-фактурах выполнены путем факсимильного воспроизведения». И подобных примеров более, чем достаточно.

Внутреннее совместительство

Не стоит путать данную форму сочетания двух должностей с предыдущей. Совместительство, которое больше подходит для продолжительного отсутствия главбуха в организации, возможно при следующих условиях:

• если речь идет об ООО, а не ИП;
• допускается исключительно в рамках второго трудового договора, а не как допсоглашение к предыдущему, основному ТД;
• дополнительный функционал сотрудника должен относиться к другой должности, а не той, что указана в первом трудовом договоре.

Так как Трудовое законодательство не предусматривает наличие у специалиста двух основных рабочих мест, в дополнительном ТД необходимо уточнить, что выполнение функционала главбуха является совместительством (ч. 4 ст. 282 ТК).

Внутреннее совместительство невозможно, если у сотрудника сокращен рабочий день.

Временный перевод

Эту форму делегирования полномочий регламентирует ст. 72.2 ТК. Сотрудник заключает с работодателем соглашение в письменном виде, согласно которому переводится на другую должность в рамках той же компании. Срок нового назначения – до года. А если перевод является замещением временно отсутствующего специалиста – пока тот снова не выйдет на работу.

Упомянутая статья защищает интересы исполняющего обязанности. Например, в ней уточняется, что, если по окончании перевода такому специалисту «не предоставлена прежняя работа», перевод считается постоянным.

Данный вариант выполнения обязанностей главбуха полностью освобождает ИО от основной работы. Временный перевод оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и соответствующим приказом.

Срочный трудовой договор

На время пока компания осталась без главбуха работодатель вправе привлечь стороннего специалиста (ст. 59 ТК). У такого варианта сотрудничества есть один минус: если главбух вдруг уволится, так и не появившись на работе, а новый работник не оправдает ожидания руководства, расторгнуть срочный договор может быть проблематично.

У договора есть свой срок действия. И не позднее, чем за три дня до его окончания работодатель должен предупредить сотрудника об увольнении. Но, согласно Апелляционному определению Хабаровского краевого суда от 15.05.2015 по делу N 33-2752/2015, у руководства организации «не имелось оснований для увольнения истца с занимаемой должности в связи с истечением срока трудового договора на основании п. 2 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса», поскольку предыдущий сотрудник так и не вышел на работу.

Следовательно, при приеме на работу главбуха-срочника не стоит игнорировать требования к его квалификации, перечисленные в п. 4 ст. 7 Закона N 402-ФЗ.

Учитывая, что одни варианты сочетания обязанностей предполагают работу в режиме острой нехватки времени, а другие – всецело встают на защиту интересов сотрудника, пусть и не всегда квалифицированного, а не работодателя, лучше доверить бухгалтерию экспертам на аутсорсинг.

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ имеет большое значение, как для руководства предприятия, так и для самих бухгалтеров. Первым он позволяет грамотно координировать и управлять работой подчиненных, вторым – четко понимать рабочий функционал и ответственность. Кроме того, в случае возникновения спорных ситуаций, требующих разрешения в суде, должностная инструкция может служить доказательством наличия или отсутствия вины со стороны сотрудника или работодателя. Чем тщательнее и точнее будут прописаны требования к работнику, а также его права, ответственность и прочие пункты должностной инструкции, тем лучше.

Обязанности в управлении учетной политикой компании

За правильность учета и его реализацию в полной мере несет бухгалтер предприятия. Данные обязанности доступно распределить в следующей последовательности:

• Рациональное ведение бухгалтерского и налогового учета согласно современным требованиям и с внедрением технологических достижений;
• Предложения по обеспечению финансовой политики;
• Предоставление полной и реальной оценки финансовой деятельности компании по первому требованию владельца или учредителей;
• Отсутствие необходимости корректировать документы отчетности – она должна на первичном этапе иметь точные данные;
• Полное отсутствие замечаний по ведению финансовой, кассовой и штатной дисциплины.

Правильная пропорция в ведении хозяйственной и финансовой деятельности организации обеспечивает полное отсутствие штрафных санкций, проверок и прочих мероприятий, которые приводят к сбою в общем рабочем процессе.

При этом если речь идет не о штатном бухгалтере, а о главном специалисте предприятия, то в его должностные обязанности еще входит и контроль над вверенной службой. В этом случае функции расширяются, добавляются такие обязанности должности как:

• Проверка своевременного отражения на счетах компании финансовых и хозяйственных операций;
• Контроль учета по депозитам/кредитам предприятия, ценным бумагам;
• Контроль регламента работы с персонализацией данных и соблюдения конфиденциальности;
• Соблюдение требований локальных внутренних актов организации.

Образцы должностной инструкции бухгалтера

Содержание документа будет зависеть от специалиста, ниже предложено несколько образцов оформления должностной инструкции для бухгалтера. Представлены примерные формы, которые можно использовать в качестве шаблона для разработки своей инструкции.

Как выглядит инструкция для должности рядового бухгалтера:

Возложение обязанностей главного бухгалтера

Главный бухгалтер – тоже человек, поэтому время от времени он находится на больничном, уезжает в отпуск, уходит в декрет или увольняется. В подобных случаях нужно возложить обязанности главного бухгалтера на другого человека.

Согласно акту №403-ФЗ, бухгалтерскую отчетность на предприятии может вести:

• начальник,
• бухгалтер,
• сотрудник,
• третье лицо (приходящий специалист).

Закон не предусматривает каких-то отличительных требований для тех, кто исполняет роль главного бухгалтера в компании. Но есть два неотъемлемых условия, соблюдение которых гарантирует качественную работу и обезопасит владельца от возможных рисков:

• стаж (от 5 лет для обычного бухгалтера, от 1 года для главного),
• экономическое образование.

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера

Возложить обязанности главного бухгалтера на главного бухгалтера или любое другое лицо имеет право только генеральный директор при помощи приказа.

В приказе о возложении обязанностей главбуха нужно указать:

• учредительные данные компании (название),
• номер операции из учетной книги фирмы,
• дата составления,
• краткое содержание обязанностей,
• причина отсутствия главбуха,
• ФИО главбуха и того, кто будет его замещать,
• точные даты замещения,
• подписи директора и назначаемого,
• печать.

Пример приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на другого сотрудника

Возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора

Главный бухгалтер увольняется – что делать? То же, что и в ситуации его временного отсутствия – искать замену.

Если на предприятии наступает ситуация, когда главбух временно не может исполнять свои обязанности, владелец компании имеет право осуществить возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора. Данная опция доступна далеко не всем типам организаций, а только:

• малым и средним предпринимательствам (с годовым оборотом менее 800 млн руб. и штатом до 100 человек),
• некоммерческим компаниям,
• организациям-«сколковцам» (входящим в состав комплекса по разработке инновационных технологий «Сколково»).

К числу фирм, директора которых не может перенять на себя функционал главбуха, относятся:

• жилищные кооперативы,
• адвокатские конторы,
• организации, проходящие обязательный аудит,
• организации, директором которых является иностранец, не имеющий постоянного гражданства РФ.

Возложение обязанностей главного бухгалтера на иные лица

В больших компаниях, содержащих целый бухотдел, есть возможность временно передать функции главбуха его заместителю или любому другому члену подразделения.

В таких случаях составляется ряд документов:

1. Дополнительное соглашение к трудовому договору с уточнением срока замещения, размера оплаты и причиной отсутствия главбуха. Если он носит бессрочных характер, то должна быть пометка «заменить на время отсутствия».
2. Приказ о замещении или совмещении должностей.
3. Новая карточка в банке с правом подписи заместителя отсутствующего бухгалтера.

Какие обязанности должен исполнять бухгалтер в организации

Как уже было сказано выше, обязанности главного бухгалтера, достаточно обширны, и он их должен исполнять. Сюда стоит отнести:

1. Ведение бухгалтерского учета. Необходимо все время контролировать экономию всех видов ресурсов организации, следить за сохранностью его собственности.
2. Ведение учетной политики с учетом действующего законодательства. Он должен соответствовать структуре и особенностям деятельности организации.
3. Главный бухгалтер обязан составлять план счетов, разрабатывать формы внутренней учетной документации.
4. Гарантирование рационального ведения учета с использованием инновационных технологий. Также в обязанности главного бухгалтера входит своевременно формировать и предоставлять отчетность организации.
5. Организация учета ресурсов предприятия материального и денежного характера. Все они должны быть отражены в бухгалтерских счетах. Главный бухгалтер обязан вести расчетные, кредитные и финансовые процедуры.
6. Начисление заработной платы, формирование калькуляций себестоимости продукции. Обязательно производить перечисление всех видов налогов, платежей. Своевременно погашать банковские ссуды и отчисления средств в фонд материального стимулирования сотрудников организации.
7. Главный бухгалтер обязан предупреждать про образование недостачи, нарушения финансового характера, незаконного расходования денежных ресурсов.
8. Сотрудничество с банками по выполнению расчетных процедур, покупке и продаже ценных бумаг.
9. Бухгалтер обязуется контролировать строгое выполнение дисциплины штата, кассы и всех финансов. Если имеются различного рода недостатки, то главный бухгалтер должен списать их. Он отвечает за сохранность всей документации, а еще ведет контроль за сохранностью документации и своевременной их сдачей в архив.
10. Правильно и вовремя составлять бухгалтерский баланс, отчетность. Доставлять эти документы в соответствующие органы.
11. В случае необходимости оказывать работникам учреждения медицинскую помощь.
12. Занимать руководствующую позицию относительно всех работников бухгалтерии.

На видео – обязанности:

Субсидиарная ответственность перед внешними кредиторами

Если средств компании недостаточно, чтобы погасить все долги, то кредиторы могут взыскать задолженность с ее владельцев, руководителя и других ответственных лиц.

В первую очередь субсидиарная ответственность применяется при банкротстве. Кредиторы должны доказать, что:

• главный бухгалтер является контролирующим должника лицом (КДЛ);

• недобросовестные действия главбуха нанесли ущерб интересам кредиторов.

Но обычно в качестве КДЛ по умолчанию рассматривают руководителя и учредителей компании. Взыскание задолженности организации с главбуха возможно, только если доказана его непосредственная вина, например, участие в «схемах» вывода активов.

Важно!

Взыскание долгов действующей компании с КДЛ вне процедуры банкротства с юридической точки зрения весьма спорно. Обычно это пытаются сделать налоговики, если подозревают, что ответственные лица пытаются укрыть имущество компании-должника от взыскания обязательных платежей.

Интересно, что до уровня Конституционного Суда РФ дошел именно спор, связанный с тем, как главному бухгалтеру избежать ответственности по налоговым долгам организации. Речь идет об известном деле Ахмадеевой Г.Г.

Хотя дело самой Ахмадеевой Г.Г. и было пересмотрено после решения КС РФ (), но возможность взыскания долгов работающей компании с ее КДЛ у налоговиков остается.

Для этого чиновники должны доказать, что ответственные лица используют организацию лишь в качестве прикрытия для своей недобросовестной деятельности. Взыскать при этом можно только недоимку и пени; перекладывать на физических лиц налоговые штрафы организации КС РФ запретил.