Ответственность главного бухгалтера

Порядок приема главного бухгалтера

Оформление на работу главного бухгалтера осуществляют следующим образом:

• После того, как работодатель определился с выбором кандидата для замещения должности, будущий работник пишет заявление на имя руководителя о приеме.
• Работник отдела кадров знакомит главного бухгалтера с действующими на предприятии локально-нормативными документами (правила внутреннего распорядка и т.п.).
• После ознакомления с вышеуказанными документами с работником подписывается трудовой договор.
• На основании подписанного трудового договора с главным бухгалтером составляется приказ о его приеме.
• Вносится запись в трудовую книжку и заводится личная карточка Т-2.

Лицо, претендующее на должность главного бухгалтера должно представить диплом о соответствующем образовании. Также предъявляется стандартный набор документов при приеме на работу, предусмотренный статьей ТК РФ (паспорт, трудовая книжка СНИЛС).

Нужно учесть, что к главному бухгалтеру некоторых субъектов хозяйствования (ОАО, страховых компаний, НПФ и др.) могут предъявляться особые требования, продиктованные законом о бухучете (ст. 7 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011) и иными нормами: наличие высшего профильного образования, определенного стажа работы в области бухучета или аудита, отсутствие судимости и т.п.

Образец и бланк приказа о приёме на работу по форме Т-1

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ Приказ о приёме на работу по форме Т-1. Бланк .docПриказ о приёме сотрудника на работу по форме Т-1. Образец .doc

Приказ о приёме на работу может быть составлен сотрудником кадровой службы, либо самим работодателем, если предприятие небольшое. Документ подписывается соответствующим должностным лицом (или руководителем), и только после этого предоставляется новому сотруднику для подписи.

Запись в трудовой книжке (или оформление, если сотрудник впервые её получает) производится уже после составления и подписания формы Т-1.

Подписанный обеими сторонами приказ о приёме на работу уходит в архив предприятия и хранится там на протяжении всего срока присутствия работника на той или иной должности. Порой возникает ситуация, когда сотруднику может понадобиться этот приказ, в этом случае он делает запрос в бухгалтерию, и та выдаёт ему заверенную копию документа. На копии обязательно должна присутствовать печать предприятия.

На заметку работодателю

Часто ошибки при оформлении в штат могут повлечь негативные последствия как для работодателя, так и для соискателя. Дела о подобных нарушениях редко доходят до суда, поскольку обычно стороны приходят к обоюдному согласию. Происходит это по причине отсутствия действенных механизмов защиты прав организаций и сложности доказательств его вины.

Ошибки и их последствия

По какой форме составляется приказ о приеме на работу?

Приказ (распоряжение) о приеме на работу составляется по унифицированной форме Т-1, принятой Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1. Иные правила ведения закреплены в ст. 68 Трудового кодекса РФ.

Типовой бланк немного различается в зависимости от числа сотрудников, принимаемых на работу в организацию. При заключении индивидуального трудового договора имеет место форма Т-1. Для оформления группы работников заполняется форма Т-1а.

Ниже представлены образцы оформления приказов как в свободном, так и в типовом виде.

После того, как приказ будет подписан руководителем предприятия, он направляется под подпись трудоустроенному работнику.

Затем специалист отдела кадров вносит сведения о принятии нового сотрудника в трудовую книжку работника и личную карточку (личное дело) по форме Т-2. Финальный этап – открытие в бухгалтерии лицевого счета по форме Т-54 и Т-54а.

В какие сроки оформляется?

Согласно статье 68 ТК РФ, после оформления трудового договора, оригинал подписанного руководителем приказа о приеме на работу должен быть предоставлен соискателю не позже, чем через 3 рабочих дня с момента непосредственного приступления к исполнению должностных обязанностей.

По требованию работника в день подписания приказа работодатель обязан выдать его заверенную копию для личного хранения. В момент подписания (официального оформления трудоустройства) работодатель должен ознакомить работника (под роспись) с должностными инструкциями, правилами работы предприятия, трудовым распорядком, локальными актами, связанными с непосредственным исполнением обязанностей.

Начинать составлять приказ Т-1 кадровая служба обязана при получении известия от руководителя о приеме нового сотрудника.

Оформление возлагается на опытного кадрового работника, потому что документ не должен иметь каких-либо помарок, ошибок (даже исправленных по ГОСТ) и иных неточностей. Если сделана ошибка, приказ нужно уничтожить и заново приступить к его созданию.

Как заполнить типовую форму Т-1?

Форму Т-1 можно скачать с официального сайта Госкомстата РФ или различных сервисов оформления документации (например, «Консультант»). В готовый бланк нужно вписать только личную информацию о работнике и условиях его трудоустройства. Общие пункты остаются неизменными.

В форме Т-1 заполняются от руки такие сведения:

• наименование организации;
• номер приказа и дата его составления;
• ФИО работника, его табельный номер;
• структурное подразделение, куда принимают нового сотрудника;
• должность с разрядом, классом или квалификацией;
• условия приема на работу и режим трудовой деятельности;
• размер оклада, наличие премий, надбавок, стимулирующих и иных сверхнормативных выплат;
• наличие и длительность испытательного срока;
• номер и дата заключения трудового договора, на основании которого составлено распоряжение;
• должность руководителя, его личная подпись с расшифровкой;
• отметка работника, что он ознакомлен с приказом – личная роспись с расшифровкой и рядом дата.

После этого соискатель считается официально приятным на работу.

Можно ли оформить в свободном виде?

Сейчас считается приемлемым, если приказ о приеме на работу будет оформлен в свободном виде.

Однако независимо от формы  нужно вносить в него все обязательные сведения, которые необходимы для дальнейшей «документальной жизнедеятельности» на предприятии.

Другое условие – полное соответствие трудовому договору, который был подписан между соискателем и работодателем.

Приказ должен иметь все реквизиты, которые утверждены в Федеральном законе №402-ФЗ (статья 9). Но все же надежнее и проще оформлять приказ по типовой форме – тогда не понадобится время, чтобы тщательно сверять соответствие новосозданного приказа и трудового договора.

Гражданско-правовой договор

Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор. Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты. После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Шаг 5. Составление приказа

Если после ухода главбуха не запланирована передача ведения учета на аутсорсинг, то лицо или комиссию, принимающих дела у прежнего главбуха, необходимо назначить приказом руководителя компании.

При ведении учета самой компанией в идеале принимающим лицом должны быть:

• новый главбух;
• действующий заместитель увольняемого работника.

К обязательным атрибутам рассматриваемого приказа можно отнести:

• срок (составление описи передаваемого может занять не один день);
• период, за который сформированы документы из описи.

Если увольнение происходит по собственному желанию, то устанавливать срок более двух недель противозаконно. При инициировании увольнения руководством компании или если причина увольнения – пенсионный возраст работника, допустимо установить сроки, комфортные для обеих сторон.

Нормативная база

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

Приказ должен быть подготовлен, подписан и доведен до сведения работника под подпись в течение трех дней с даты, когда он приступил к выполнению своих обязанностей. Фактически оформление этого документа представляет собой перенос сведений из трудового договора в поля унифицированной формы Т-1. Рассмотрим, как заполнить приказ о приеме на работу (образец 2020 года) по шагам.

Как проводить собеседование на должность бухгалтера

На собеседовании важно оценить не только профессионализм претендента, но и его врожденные способности – например, умение логично излагать свои мысли, дружелюбие, способность к командной работе и все то, что, на ваш взгляд, понадобится специалисту для успешного выполнения своих функций в вашей компании.

Так как два основных качества для любого бухгалтера – это наличие логики и внимательность, то закономерно будет на первом этапе собеседования предложить соискателю пройти соответствующие тесты.

Параллельно с этим менеджер по персоналу 1С-WiseAdvice, например, проверяет, насколько клиентоориентированными окажутся потенциальные коллеги

Выявить это на первой встрече достаточно сложно, однако мы знаем, на что именно обратить внимание, чтобы понять, насколько в принципе доброжелателен человек. Для нас очень важна степень интеллигентности бухгалтера – ведь ему придется напрямую общаться с клиентом через почту и телефон.

От того, насколько вам удастся раскрыть в собеседнике качества, необходимые для работы именно в вашей компании, будет зависеть, впишется ли он в ваш коллектив как специалист.

На первой встрече соискатель тоже оценивает потенциального работодателя, поэтому ошибочно полагать, что собеседование на прием бухгалтера – это допрос. Общение принесет свои плоды, если пройдет в форме переговоров, оба участника которых будут вести себя естественно. Только в располагающей обстановке собеседник будет отвечать на вопросы максимально честно, не пытаясь ввести в заблуждение интервьюера в ответ на его напор и бестактность.

Форма приказа

Трудоустройство гл. бухгалтера оформляется приказом директора фирмы (ст. 68 ТК РФ) после подписания с ним трудового договора (ТД). Унифицированного бланка приказа о назначении гл. бухгалтера законодательством РФ не установлено. Каждое предприятие может само разработать требуемую форму или просто заполнить распоряжение в произвольном стиле. Однако, на практике, для опубликования распоряжения о назначении гл. бухгалтера нередко используется форма Т-1, которая была утверждена Госкомстатом РФ в постановлении № 1 от 05.01.2004 года, но с 2013 года стала необязательной к применению.

Независимо от выбранной формы приказа по оформлению на работу главбуха в распоряжении обязана непременно отображаться существенная информация, в том числе:

1. Дата опубликования распоряжения и его номер.
2. Ф.И.О. главбуха. Принимаемого на работу.
3. Ссылка на вид ТД (срочный или постоянный).
4. Сроки приема-передачи бухгалтерских документов.
5. Состав комиссии при приеме-передаче дел.
6. Подпись руководителя фирмы.
7. Подпись вновь принятого главбуха об ознакомлении с распоряжением.

При трудоустройстве гл. бухгалтера директор должен руководствоваться положениями ст.7 закона РФ № 402-ФЗ ФЗ от 06.12.2011 года, в которой выражены требования по организации осуществления бухучета.

(Видео: “Прием-передача дел главного бухгалтера.”)

Кто заполняет приказ о назначении главного бухгалтера в 2021 году?

Формированием всех распорядительных документов, как правило, занимаются специалисты по кадрам или секретари (если фирма небольшая), в крайнем случае – сам директор.

После заполнения бланка приказа, распорядительный документ направляется директору фирмы на подпись.

При трудоустройстве нового главбуха, в большинстве своем, организовывается передача бухгалтерских документов и полномочий от бухгалтера, занимавшего данную вакансию ранее.

Сроки передачи дел обозначаются в распоряжении, подписанном директором фирмы. При этом, такие сроки определяются, обычно, по рекомендации самого нового главбуха.

Новый главбух обязан принять дела и обеспечить проверку:

1. Первичных учетных документов.
2. Контрольно-кассовую книгу.
3. Учет покупок и продаж.
4. Журнал регистрирования ценных бумаг.
5. Журнал выдачи доверенностей.
6. Журнал учета счетов-фактур.
7. Наличие чековых книжечек банковских учреждений.
8. Прочие документы.

Фактически, передача дел чем-то похожа на налоговую проверку.

(Видео: “ТОП 5 советов. Как выбрать главного бухгалтера.”)

Формы приказа о приеме на работу и порядок их заполнения

По количеству одновременно принимаемых человек, приказ может быть оформлен или по стандартизованной форме Т-1, или с использованием формы Т-1а. Если приказ оформляется на одного человека, то распоряжение оформляется по форме Т-1, если на нескольких – по Т-1а.

Бланк приказа формы Т-1-а.Бланк приказа формы Т-1.

Распоряжение о зачислении сотрудников в штат предприятия

В таком распоряжении обязательно должны быть прописаны следующие данные о сотруднике:

• Назначение распорядительного документа
• Полностью персональные данные сотрудника (ф. и. о.)
• Должность
• Подразделение
• Часовая ставка или установленный размер оклада
• Время, установленное на проверочный срок (если он необходим)
• Дата и номер трудового соглашения с работником.

Необходимость оформления распоряжения о приеме в качестве работника любого предприятия оговорена в трудовом законодательстве нашей страны в статье номер шестьдесят восемь.

Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении: здесь вы можете узнать о том, как правильно составить этот документ и какие данные должны быть в нем отражены.

Оформлением приказа о приеме на работу по форме Т-1 занимается отдел кадров, а именно работником кадровой службы предприятия или лицом, его замещающим, на основании указания руководителя. Согласно утвержденным нормам, приказ о приеме работника составляется, оформляется, подписывается директором и доводится для ознакомления новому работнику в течение 3 дней со времени начала работы. Даже если по какой-то причине работник к работе не приступил, то приказ может быть аннулирован.

Приказ о приеме на работу – образец заполнения по предприятию:

Образец приказа о приеме нового сотрудника на работу.

Заполнение приказа о приеме на работу формы Т-1

1. Оформление бланка приказа начинается с наименования организации. Наименование может быть прописано как в полной, так и в сокращенной форме. Далее указываем код предприятия по ОКПО. Все данные можно получить из учредительных свидетельств организации.
2. В графе с обозначением номера документа указываем порядковый номер, соответствующий очередности регистрации распоряжений в «журнале регистрации приказов». Рядом указывается дата заполнения данного документа.
3. Если с сотрудником подписан срочный трудовой договор, то в графе принять «с» указывается фактическая дата начала работы в занимаемой должности, а в графе «по» – последний рабочий день. В случае, когда срок не оговорен, графа «по» остается незаполненной. Срок заранее должен быть оговорен, и условия оговорены в трудовом соглашении, в зависимости от этого договор будет срочным или бессрочным.
4. Фамилия работника, его имя и отчество заносятся строго в родительном падеже.
5. Необходимо присвоить и указать табельный номер сотрудника. Далее прописывается наименование отдела компании, в котором будет работать сотрудник и его профессия. Наименование отдела компании и присвоенная должность указываются согласно принятому на предприятии штатному расписанию.
6. В графе «условия приема» прописываются условия работы: постоянно, по совмещению, на время отсутствия кого-то и так далее.
7. Часовая ставка, размер оклада и все премии должны быть оговорены заранее и соответствовать данным, указанным в трудовом договоре.
8. При необходимости указывается время, установленное на испытание работника. В пункте «основание» указывается дата подписания и номер трудового соглашения с данным сотрудником.Далее следуют графы с подписями директора и сотрудника.

При заполнении бланка формы приказа Т-1а, все данные следует прописывать для каждого человека в отдельности.

Приказ о приёме на работу форма Т-1 – скачать бланк для заполнения вы можете по этой ссылке.

Шаг 6. Акт приема-передачи дел

Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:

• все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
• локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
• ключи от сейфов;
• е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
• бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).

Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.

Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:

• непосредственно в самом акте;
• в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.

Например, текст в акте, имеющем приложения может выглядеть так:

«Акты сверки с поставщиками по состоянию на 31.12.2018 г. (Приложение 10 к настоящему акту)».

В самом приложении (в данном случае № 10) будет представлен перечень контрагентов компании. Также в качестве приложения к акту нередко используют оборотно-сальдовую ведомость, сформированную на момент передачи дел.

Перечень функциональных обязанностей

Основные функции главного бухгалтера — контроль и поддержание порядка во всех сферах хозяйственной деятельности организации. Человек, занимающий данную должность, выполняет следующие обязанности:

• организовывает работу бухгалтерии и контролирует деятельность подчиненных;
• отвечает за качественное и своевременное составление документов и отчетов;
• осуществляет и контролирует финансовые операции;
• отвечает за внутреннюю и внешнюю отчетность компании;
• ведет базу бухгалтерской информации;
• следит за соблюдением финансового, трудового и гражданского законодательства.

В остальном функционал главбуха во многом зависит от направления деятельности и величины компании — в некоторых организациях специалисты занимаются калькуляцией себестоимости товаров или услуг, представляют интересы организации в государственных структурах, проводят инвентаризацию и т. д.

Регистрация приказа о приеме на работу в журнале

Работодатель обязан организовать учет данных документов. С этой целью работодатель своим локальным нормативным актом может назначить ответственного сотрудника за ведение этого журнала. Это могут быть:

• кадровик;
• бухгалтер;
• офис-менеджер;
• любое иное лицо по усмотрению работодателя, но, как правило, из числа отвечающих за документальное оформление приема и увольнения работников.

Форма журнала должна предусматривать наличие обязательных полей:

• дата издания нормативного акта;
• его номер;
• дата регистрации.

В качестве журнала иногда используют опись, которую можно расположить в номенклатурной папке хранения нормативных актов о приеме сотрудников, при этом наличие полей, указанных выше, обязательно.

С началом нового календарного года нумерацию в журнале необходимо начинать заново, при этом имеющиеся сведения удалять нельзя, они подлежат хранению в течение 75 лет, согласно подпункту «б» пункта 258 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Эти сроки необходимо выдерживать, даже если вы сделали приказ о приеме на работу по совместительству на 0,5 ставки.

Особенности назначения главного бухгалтера

При назначении нового главного бухгалтера организации всегда производится процедура передачи полномочий от сотрудника, ранее занимавшего эту должность. При этом новый главбух сам определяет тот период, за который он готов принять отчетные документы (по закону бухгалтерские документы должны храниться в архивах предприятия не менее пяти лет)

В случаях, когда глубокая детальная проверка документов за пятилетний срок невозможна, особо пристальное внимание следует обратить на отчетность за последние месяцы, а также на те документы, которые понадобятся в ближайшее время

Таким образом, к моменту ухода с должности предыдущий главный бухгалтер обязан сдать отчетность по налогам и бухгалтерии за последний период.

Если дела принимаются в начале следующего отчетного периода, то он обязан предъявить новому сотруднику всю первичную документацию в полном объеме, бухгалтерские журналы и тетради и готовый баланс оборотных средств за истекший период. То есть новый бухгалтер перед тем, как принять на себя ведение дел, обязан проверить:

• документы первичной отчетности (приходные и расходные ордера, платежные поручения, расчетные ведомости);
• учетные документы по работе с контрольно-кассовой техникой, кассовую книгу;
• книги покупок и продаж;
• журнал регистрации ценных бумаг;
• журнал регистрации доверенностей;
• журнал регистрации счетов-фактур;
• наличие и регистры чековых книжек банковских организаций;
• прочие документы.

По сути дела, передача дел от одного главного бухгалтера другому в чем-то схожа с выездной налоговой проверкой.