Хранение документов ип

Какие документы подлежат хранению?

Сроки хранения бумаг указаны в ФЗ «О бухучете» от 6 декабря 2011 года №402, а также в приказе Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года №558. Правила относятся к документам, которые можно разделить на две категории: находящиеся в постоянном использовании на протяжении отчетного года и подлежащие хранению на протяжении всего срока существования предприятия. К первой категории относятся следующие бумаги:

• Первичные бумаги и регистры по различным направлениям.
• Различная отчетность, включающая декларации, бухотчетность, заключения аудиторских компаний.
• Учетная политика, бумаги с данными о предприятии.

Вопрос: При каких условиях первичные документы (выписки банка, платежные поручения) могут храниться в электронном виде и как в этом случае представлять их для налоговых проверок?Посмотреть ответ

Срок хранения данного перечня документов определяется в зависимости от целей хранения:

• Для осуществления бухгалтерского учета (согласно статье 29 закона «О бухучете» №402) – 5 лет с даты завершения отчетного года или даты последнего использования.
• Для налогового учета (согласно статье 23 НК РФ) – 4 года.

ВАЖНО! В некоторых случаях эти сроки могут быть продлены. Например, представители инвестиционных проектов страны обязаны хранить бумаги на протяжении 6 лет

Если возник убыток, на сумму которого уменьшается налогооблагаемая база, нужно сохранить документы по убытку на всем протяжении снижения базы.

Вторая категория документов – это бумаги предприятия, которые нужно хранить на протяжении всей его деятельности. К ним относятся:

• Регистрационная документация.
• Бумаги, подтверждающие право на имущество предприятия.
• Протоколы об организованных собраниях учредителей.
• Бумаги о выпуске акций.
• Положения о подразделениях компании.
• Перечни аффилированных лиц.
• Заключения экспертов касательно какой-либо деятельности компании.

Как составить номенклатуру дел бухгалтерии?

Данные документы могут быть затребованы при проверках. Они могут понадобиться при взаимодействии с различными официальными органами.

Сроки хранения документов ИП

Все налогоплательщики сталкиваются с необходимостью хранить документы вне зависимости от применяемого ими режима налогообложения (ОСНО, УСН, ЕНВД, ЕСХН и др.) или организационно-правовой формы (АО, ООО, ФГУП и т. д.). Нет исключений и для индивидуальных предпринимателей.

Даже если ИП работает один и у него отсутствует большая часть административно-хозяйственных, кадровых и иных распорядительных документов, а применение упрощенки с объектом «доходы» превращает первичку по расходам в макулатуру (обосновывать затраты нет необходимости), обязанность по сохранению определенных видов документации остается.

Например, такой документ, как книга учета доходов, в которой бизнесмен отражает полученную выручку и на основе которой производит расчет УСН-налога, Налоговым кодексом запрещено ликвидировать в течение 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а перечнем Росархива (с 18.02.2020) в течение 5 лет.

ВАЖНО! При несовпадении сроков хранения в разных НПА нужно ориентироваться на больший. Подробнее о нюансах применения упрощенки с базой «доходы» читайте в этой статье. Подробнее о нюансах применения упрощенки с базой «доходы» читайте в этой статье

Подробнее о нюансах применения упрощенки с базой «доходы» читайте в этой статье.

Или ИП применяет ОСНО и начисляет НДС — оформленные счета-фактуры также придется подшить в дело и хранить 5 лет. Такой срок хранения установлен новым перечнем Росархива с 18.02.2020.

Подробнее читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».

Бухгалтерские документы

В эту группу можно отнести все первичные документы, кассовые и банковские документы, учетную политику, документы инвентаризации, бухгалтерскую отчетность.

Сроки хранения документов бухгалтерского баланса регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «‎Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»).

Общий срок хранения бухгалтерских документов — 5 лет. Причем он рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа.

В течение 5 лет необходимо сохранять первичные документы (договоры, акты, накладные, чеки, БСО и т д.), документы учетной политики, результаты проведения инвентаризации, банковские, кассовые документы.

Срок хранения для первичных документов в Налоговом кодексе определен как 4 года, но в Законе о бухучете обозначен на год больше.

Годовую бухгалтерскую отчётность необходимо хранить постоянно, этот срок определен в Приказе Росархива № 236.

Какие документы остаются после ликвидации?

Конкретного перечня документов, которые должны остаться после того, как предприятие завершит свою деятельность, нет. Есть лишь требование закона о том, что отчетные бланки и первичная документация должны храниться в течение соответствующего времени.

Даже если организация уже не действует, впоследствии часть документации может быть запрошена в судебном порядке из места хранения. Например, информация о том, что гражданин работал именно в этом месте. Так как личные дела сотрудников будут храниться в архиве, сведения из них выдаются по запросу.

Какие еще могут быть документы:

• личная переписка;
• договоры с контрагентами;
• кадровые документы сотрудников;
• учредительные документы;
• бухгалтерские бумаги и т. д.

Обязанность по подготовке документов и их последующая передача на хранение возлагаются на ликвидационную комиссию.

Как определить важность бухгалтерских документов для организации?

Как же понять, на каких бумагах при их хранении необходимо ставить пометку «до минования надобности», и что с ними предстоит делать в дальнейшем? В этом случае профессиональные юристы рекомендуют проводить отдельную экспертизу ценности хранимых документов.

Основное требование, которым должны руководствоваться члены комиссии, – это не только ценность самих сведений в хранимых бумагах, но и тот ущерб, который может понести организация при их утере.

Таким образом, требуется увеличивать сроки хранения для следующих финансовых и бухгалтерских документов: любые договоры и сметы по тем работам, которые даже теоретически могут увеличить стоимость как самого предприятия, так и отдельных его компонентов; все бумаги и электронные носители, относящиеся к конкурсным закупкам; все документы, которые так или иначе могут потребоваться в случае судебных разбирательств (даже теоретически возможных).

Документы для закрытия ИП – формы и порядок сдачи

Перед тем, как закрыть ИП документы по рабочей системе налогообложения сдаются в ИФНС с соблюдением установленных сроков при ликвидации. Представить необходимо – декларацию по применявшемуся налоговому режиму (ЕНВД, или УСН, или ЕСХН), отчетность по страховым взносам в ПФР, ИФНС и ФСС (в части травматизма), статистическую отчетность в Росстат. При наличии ККМ техника заблаговременно снимается с учета в территориальном подразделении ИФНС. Если предприниматель пользовался счетом в банке, его нужно закрыть. Далее физлицо переходит к сбору всех обязательных форм.

Перечень основных документов для закрытия ИП:

• Заявление ф. Р26001 – бланк утвержден ФНС в Приказе № ММВ-7-6/ от 25.01.12 г.
• Платежный документ на уплату госпошлины размером в 160 руб. – представляется, в зависимости от способа оплаты средств, квитанция на наличный расчет или платежка на безналичный.

Дополнительно список документов для закрытия ИП может включать в себя – ксерокопии паспорта физлица-ИП, его ИНН, свидетельства о гос. регистрации предпринимателя, а также справку из ПФР об отсутствии долгов. Последняя форма предоставляется не всегда и требовать ее ИФНС не вправе. Точный пакет документации можно уточнить в своей налоговой инспекции по месту регистрации ИП.

Из Налогового Кодекса

Кроме того, найти соответствующие сведения можно в 23 статье соответствующего документа. Так, в восьмой статье имеется пункт, отдельно рассматривающий сроки хранения бухгалтерских документов, которые могут быть использованы для начисления и удержания налогов. К таковым относятся бумаги, которые подтверждают непосредственное получение доходов, расходы, а также уже выплаченные в пользу государства налоги.

Наконец, такие сведения имеются в 29 ФЗ (№402-ФЗ от 06.12.2011г) «О бухгалтерском учете». В нем можно отыскать сроки хранения бухгалтерских документов в организации для коммерческих предприятий.

Отчего зависит бухгалтерская документация ИП

Документооборот собственника бизнеса связан с налоговым режимом, кодами экономической деятельности, местом регистрации. Пример. Продажа цветов или шаурмы в маленьком магазине за наличные с наемным продавцом. По новому закону № 54 ФЗ вам придется купить онлайн-кассу или вести бланки строгой отчетности (БСО). Если вы продаете сами без наемных сотрудников, об онлайн-кассе можно не беспокоиться до 2019 года. С 1 июля 2018 года печатать БСО нужно будет на специальном устройстве. Для уроков на дому или услуг по макияжу можно не регистрировать ИП. Налоги заплатите как физическое лицо. Бухгалтерию вести не нужно.

Бланк оплаты госпошлины (квитанция)

Незаполненный бланк квитанции скачайте в интернете, используя сайт Сбербанка.

Образец заполнения не составит труда найти в сети. Форма квитанции ПД-4сб. В текущем 2015 году сумма пошлины составляет сто шестьдесят рублей.
Необходимые реквизиты для оплаты можно узнать, используя интернет. Сайт ФНС или напрямую, в регистрирующем вас отделении.

Рассмотрим, почему может быть закрыто ИП:

• Личное решение собственника.
• Если собственник ИП ушел из жизни.
• По решению высшей инстанции, принудительно.
• По приговору о лишении права заниматься предпринимательством.
• Признание индивидуального предпринимателя банкротом (несостоятельным).

На сайте Федеральной налоговой службы есть возможность сформировать квитанцию автоматически. Единственное требование – указать необходимые данные. Функция довольно простая, не требует регистрации. Данная услуга даёт возможность оплаты, используя расчетный счет или просто распечатать сформированную квитанцию на принтере.

Порядок хранения документации

Хранить бухгалтерские бумаги можно следующими способами:

• В собственном архиве. Под него потребуется выделить отдельное помещение, в котором предусмотрена система безопасности, контроль над влажностью и температурой. Потребуется также продумать номенклатуру дел и регламент предоставления бумаг.
• Вне офиса. В этом случае документы передаются на хранение в архивную компанию. Это выгодный вариант по многим причинам: в помещениях таких компаний есть все условия для хранения документов, не потребуется выделять комнату под бумаги.

Выбор конкретного метода зависит от финансовых возможностей предприятия и нюансов ведения документооборота.

Причины увеличения и сокращения срока хранения документов

Срок хранения документации может быть продлен в следующих случаях:

• Выявление отрицательного финансового результата. При этом бумаги нужно хранить на протяжении всего времени списания, а также 4 года после этого периода.
• Контрагент или партнер не перевел средства за оказанные услуги, из-за чего образовалась задолженность. К примеру, продлевать срок хранения бухгалтерских документов нужно в том случае, если контрагент не заплатил денег, не выходит на связь, однако нет данных о его ликвидации.

ВАЖНО! В законе указаны все сроки хранения документации. Если это необходимо, их можно продлить, однако уменьшать минимальные сроки нельзя

Стоимость услуги по закрытию ИП

Наши услуги	Цена
Подготовка документов на закрытие ИППодача-получение в МИФНС 46 нашим специалистом по доверенности	6000
Подготовка и сдача финальной налоговой декларации в ИФНС (нулевая / ненулевая)	4000 / по договоренности
Решение вопросов с долгами ПФР (при необходимости)	от 10000 р
Накладные расходы
Государственная пошлина за прекращение деятельности индивидуального предпринимателя	160
Нотариальные расходы (если подаете по доверенности нашим курьером): заверение заявления на прекращение деятельности заверение копии паспорта доверенность 2 копии с нее	примерно:140010001500240———4140

После закрытия ИП вы получите на руки полный пакет документов:

1. Лист записи о прекращении деятельности, с отметкой МИФНС 46.
2. Декларация УСН или НДФЛ с подтверждением электронной сдачи.

Какие документы нужны для ведения ИП и срок их хранения

Несмотря на то, что наше государство старается идти в ногу со временем и активно вводит электронный документооборот, количество деловых бумаг увеличивается с каждым годом. В течение какого времени могут понадобиться старые документы, сколько их нужно хранить в соответствии с законодательством и что делать в случае утраты?

Сроки хранения документов установлены Министерством культуры РФ, Федеральным законом от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и НК РФ.

Для начала стоит отметить, что все российские компании обязаны сохранять первичные бумаги, регистры учета и бухгалтерскую отчетность в течение пяти лет, в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. Эта норма установлена статьей 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Сроки, указанные в пунктах 1 и 2 исчисляются с 1 января, следующего за годом, в котором составлена бумага.

Исключение из этого правила предусмотрено лишь для рабочего плана счетов бухгалтерского учета и других бумаг учетной политики фирмы. Их нужно хранить не более пяти лет, считая с 1 января, следующего за годом, в котором они в последний раз были использованы.

Согласно правилам организации государственного архивного дела, компании обязаны сохранять первичные бумаги, регистры учета и бухгалтерскую отчетность в течение пяти лет.

Кроме того, период хранения некоторый «первички» установлен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных учреждений, органов местного самоуправления. В основном срок тот же – пять лет. Тут исключение составляют кадровые бумаги, такие как приказы по личному составу, индивидуальные должностные инструкции, лицевые счета работников и другие документы, которые нельзя выкидывать в течение 75 лет. Этот период исчисляется с 1 января, следующего за годом, когда бумага была оформлена.

Компании обязаны сохранять первичные бумаги, регистры учета и бухгалтерскую отчетность в течение пяти лет..

Налоговым законодательством также предусмотрены сроки хранения первичной документации. В соответствии с подпунктами 3 и 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, налогоплательщики обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других материалов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе бумаг, подтверждающих получение доходов.

Время хранения «налоговых» сведений начинает исчисляться на следующий день после календарной даты, которой определено начало срока, и оканчивается в соответствующие месяц и число последнего года (п. 2, 3, 7 ст. 6.1 НК РФ).

Когда же речь идет о расчете налоговой базы, то данный четырехлетний срок следует считать с окончания налогового периода, в котором документ был использован. Позиция по данному вопросу подтверждена Минфином в Письме от 30 марта 2012 года № 03-11-11/104.

Стоит отметить, что исключения бывают из любых правил. Так, компании, исчисляющие налог на прибыль, согласно пункту 4 статьи 283 НК РФ, должны сохранять бумаги, которые подтверждают понесенные ими убытки в течение всего срока уменьшения налогооблагаемой базы. Норма предусмотрена для плательщиков других налогов:

• УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» (абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ)
• ЕСХН (абз. 7 п. 5 ст. 346.6 НК РФ)
• НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок (абз. 9 п. 16 ст. 214.1 НК РФ).

Во избежание претензий со стороны ревизоров рекомендуется хранить документы, участвующие в расчетах налогов и сборов, ровно столько, сколько нужно, чтобы в случае проведения выездной проверки или иных контрольных мероприятий можно было подтвердить правильность своих выкладок за три календарных года, предшествующих текущему.

Не стоит забывать, что ответственность за организацию хранения бумаг, регистров бухгалтерского учета и отчетности несет руководитель организации, об этом прямо указано в пункте 3 статьи 17 Закона № 129-ФЗ. При этом оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер. Это следует из пункта 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).

Срок хранения документов после ликвидации ИП | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

При прекращении предпринимательской деятельности очень важно знать, какой срок хранения документов после ликвидации ИП установлен для конкретного вида документации. Рассмотрим действующие периоды хранения налоговых, бухгалтерских отчетов и кадровых документов

Из этой статьи вы узнаете:

• какие документы необходимы для прекращения деятельности индивидуального предпринимателя;
• сроки хранения документов после закрытия ИП;
• что делать с документами при закрытия ИП.

Срок хранения документов после закрытия ИП

В соответствии с положениями действующего законодательства ликвидация индивидуального предпринимателя может быть связана с различными причинами. Чаще всего бизнесмены сами принимают решение прекратить предпринимательскую деятельность. Если закрытие ИП носит принудительный характер, то, скорее всего, речь идет о банкротстве предпринимателя или принятом соответствующем решении суда.

Как и любой другой процесс предпринимательской деятельности, закрытие ИП сопровождается оформлением ряда документов. В данной статье представлен перечень документации, необходимой для прекращения предпринимательской деятельности, и рассмотрен срок хранения документов после закрытия ИП.

Какие документы необходимы для закрытия ИП

Для официального прекращения предпринимательской деятельности ИП предоставляет в регистрирующий орган ряд документов, в том числе:

• оформленное по установленной форме и подписанное заявление. На данный момент законодательством не предусмотрено нотариальное удостоверение подписи;
• подтверждающий уплату госпошлины документ, а именно выданная Сбербанком квитанция.

Если у ИП нет возможности лично передать документы сотрудникам налоговой инспекции, допускается пересылка квитанции и заявления по почте. В таком случае отправляется ценное письмо с проведенной описью вложения.

Сроки хранения документов после закрытия ИП

После завершения процедуры ликвидации индивидуального предпринимателя налоговая служба в течение 3 лет имеет право провести проверку факта прекращения предпринимательской деятельности.

Действующим НК РФ предусмотрено, что налогоплательщиками обеспечивается в течение 4 лет сохранность данных налогового и бухгалтерского учета, а также прочих необходимых для уплаты налоговых платежей документов.

Указанные сроки хранения документов после закрытия ИП являются обязательными вне зависимости от сферы деятельности и причины закрытия предпринимателя.

Специальные требования действуют для кадровой документации. В течение 75 лет должны храниться:

• распоряжения индивидуального предпринимателя о приеме, переводе, увольнении сотрудников;
• приказы руководителя ИП;
• распоряжения о предоставлении работникам длительных отпусков;
• личные карточки и личные дела персонала (обязательному хранению подлежат карточки и дела не только постоянных, но и временных работников);
• расчетные ведомости, в которых отражены все начисления зарплаты;
• наряды и табели сотрудников вредных профессий;
• заключенные трудовые соглашения.

При проведении проверок также могут потребовать предоставить книги кассиров, кассовые ленты с контрольными суммами и некоторые другие документы, устанавливающие факт проведения расчетных операций с населением. Для такой первичной учетной документации действует срок хранения не меньше 5 лет.

Говоря про сроки хранения документов со сведениями об оплате страховых взносов, отметим, что в данном случае период хранения регламентируется ФЗ 212-ФЗ, устанавливающим обязанности плательщиков взносов страхования. В Федеральном законе сказано, что подтверждающие начисление и уплату страховых взносов документы должны хранить в течение 6 лет.

Что делать с документами при закрытия ИП?

Сегодня на территории РФ порядок хранения документов после закрытия ИП устанавливается в соответствии с действующими правилами работы архивов организаций, а также положениями законодательства об архивном деле и других нормативных актов.

Как было сказано ранее, при ликвидации индивидуального предпринимателя обязательному сохранению в течение 75 лет подлежат документы по личному составу и постоянного хранения. Такие документы передаются в архивное учреждение и важны для уволенных сотрудников, являясь единственным основанием для расчета, начисления им в будущем пенсий, восстановления трудового, в том числе льготного, стажа.

Таким образом, при закрытии ИП необходимо соблюдать обязательные требования к хранению кадровой, налоговой и бухгалтерской документации. Кадровая документация подлежит сдаче в архивные учреждения.

Как ликвидировать ИП, если потеряны документы

Согласно действующему законодательству (Постановление Правительства РФ № 439 от 19 июня 2002 года), наличие следующих учётных документов у ИП является обязательным:

1. Документ, подтверждающий постановку на учёт физлица в налоговой.
2. Выписка из ЕГРИП.
3. ИНН.
4. Письмо в Росстат.
5. Документ с номером и датой регистрации ИП в ПФР.
6. Свидетельство ИП.

Если утерян один из вышеперечисленных документов, предприниматель фиксирует факт и причину утери. Документы могут быть утрачены по разным причинам: при пожаре, стихийном бедствии, халатном обращении с ними, краже и т. д. В зависимости от того, при каких обстоятельствах были утеряны документы, человек обращается в полицию, ЖЭК, МЧС, или другую инстанцию для получения справки, подтверждающей факт утраты документов.

Если бизнесмен не желает восстанавливать утерянные документы, он закрывает предпринимательство: оплачивает все взносы и налоги в ПФР и налоговую службу, получает информацию у инспектора фонда социальной защиты о том, какие документы собрать для закрытия ИП. Зачастую пакет документов включает:

• Заявление о прекращении деятельности ИП.
• Паспорт (оригинал и копия).
• Квитанции, подтверждающие факт оплаты госпошлин.
• Справка об утере документов.
• Все документы ИП помимо утерянных.

Рассмотрение заявления о закрытии бизнеса при утере документов занимает примерно десять рабочих дней.

Как получить справку о закрытии ИП

Налоговая служба рассматривает заявление о закрытии ИП в течение пяти рабочих дней. В случае правильности заполнения заявления и наличия всех документов на шестой день вам выдадут свидетельство о прекращении деятельности ИП (форма № Р65001).

Не забывайте, что во втором пункте заявления о ликвидации ИП вы имеете возможность указать удобный способ получения свидетельства: лично в руки в налоговой службе, доверенному лицу, по почте.

Если все необходимые для закрытия документы оформлены правильно, госпошлина уплачена — на шестой рабочий день вас исключат и реестра предпринимателей

Сроки хранения кадровых документов

В Федеральном законе №125 указано, что документы по личному составу, которые были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, подлежат хранению на срок 50 лет. Действие закона распространяется на трудовые договора, дополнительные соглашения, включая соглашения о расторжении, личные дела и карточки работников.

Аналогичные требования к хранению распространяются на следующие категории документов:

• приказы и распоряжения по личному составу – о приеме, перемещении, переводе, совместительстве, оплате труда, увольнении, повышении квалификации, награждении, изменении данных в анкете, об отпуске по уходу за ребенком, отпуске без сохранения заработной платы;
• докладные записки;
• справки;
• заявления;
• дипломы, трудовые книжки, аттестаты, свидетельства, удостоверения, не востребованные сотрудниками при увольнении.

Обратите внимание. В течение 50 лет также нужно хранить гражданско-правовые договора с физическими лицами и акты по ним.. Но и из этого правила есть исключения

Документы, связанные с дисциплинарными взысканиями, могут быть уничтожены через 3 года. Это правило указано в Перечне №236. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для графиков отпусков, а также согласия на обработку персональных данных. Но в последнем случае трехлетний период отсчитывается после истечения срока действия согласия или его отзыва. Это условие не распространяется на основные документы по обработке персональных данных, включая инструкции или положения. Они подлежат постоянному хранению.

Но и из этого правила есть исключения. Документы, связанные с дисциплинарными взысканиями, могут быть уничтожены через 3 года. Это правило указано в Перечне №236. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для графиков отпусков, а также согласия на обработку персональных данных. Но в последнем случае трехлетний период отсчитывается после истечения срока действия согласия или его отзыва. Это условие не распространяется на основные документы по обработке персональных данных, включая инструкции или положения. Они подлежат постоянному хранению.

Также на постоянной основе нужно хранит такие кадровые документы по основной деятельности как распоряжения и приказы:

• об утверждении структуры организации;
• о создании подразделений;
• о вступлении в должность;
• о возложении обязанностей главного бухгалтера на руководителя;
• о досрочном сложении полномочий;
• об утверждении и введении в действие локально-нормативных актов;
• о назначении ответственных лиц.

Пятилетний срок хранения также распространяется и на документы по административно-хозяйственным вопросам (приказам, распоряжениям), табель учета рабочего времени. Срок может быть увеличен в 10 раз, если условия труда признаны опасными или вредными. Такой же срок отводится для хранения приказов о предоставлении отпусков – ежегодных и учебных, и приказов о направлении в командировку работников, деятельность которых не связана с вредными и опасными условиями труда. Приказы о командировке работников во «вредных» условиях должны храниться в течение 50 лет. 

На протяжении пяти лет подлежат хранению копии заявлений, отчетов, списки работников, выписки из протоколов, переписка, заключения и другие документы о выдаче материальной помощи, выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности. На год дольше (шесть лет) должны храниться:

• платежные ведомости и документы к ним;
• расчетные листы на выдачу заработной платы, гонораров, пособий и материальной помощи. 

Обратите внимание. Расчетные листы и платежные ведомости подлежат хранению в течение шести лет в том случае, если в организации ведут лицевые счета сотрудников

В противном случае, согласно статьи 295 Перечня №236, на эти документы распространяется право хранения на протяжении 50 лет.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли перерегистрировать ИП в ООО?

Нет, такой процедуры законодательством не предусмотрено. Если гражданин хочет осуществлять предпринимательскую деятельность от имени ООО, а не от имени ИП, ему следует закрыть ИП и открыть ООО.

Нужно ли платить налоги и взносы после закрытия ИП?

Прекращение регистрации индивидуального предпринимателя не влечет автоматического прекращения его обязательств по уплате налогов. Эти обязательства прекращаются только в случаях:— уплаты налога или сбора— в связи со смертью физического лица (ст. 44 НК РФ)Поэтому, если какие-то налоги за время работы в качестве ИП у вас остались неуплаченными, их нужно доплатить.

Как быть?

Следует учесть, что многие документы полагается хранить не менее 75 лет, а некоторые категории отчетности так и вообще настоятельно рекомендуется не трогать на всем протяжении работы компании. Как же быть? Ведь хочется и закон соблюсти в полной мере, но в то же время не усложнять жизнь сотрудникам, ответственным за ведение архивного учета!

Прежде чем мы ответим на этот вопрос, ознакомимся с основными регламентными документами, в которых закреплены основные требования, рассматривающие сроки хранения бухгалтерских документов всех предприятий, вне зависимости от их организационно-правовой формы, размеров и направления деятельности.

Если документы ИП утрачены или испорчены

Отсутствие у вас первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, счетов-фактур, а также неправильное отражение данных в финансовых документах в систематическом порядке (более двух раз за год) – это грубое нарушение, регламентируемое ст. 120 НК РФ. Штрафы в данном случае установлены от 10000 рублей.

Потерянные документы можно и нужно восстановить. Договоры, акты, товарные накладные вы можете запросить повторно у контрагентов. Если потерян учетный документ, то необходимо назначить расследование, возможно, с предоставлением справки о причине потери (потоп, кража, пожар) от соответствующей службы. Акт по результатам расследования отправляется с заявлением в свободной форме в налоговую инспекцию (ФНС) – там в свою очередь устанавливают сроки на восстановление бумаг.

Регистрационные документы ИП можно запросить в налоговой инспекции по отдельности каждый, подав заявление на выдачу дубликата и квитанцию об уплате госпошлины в размере 300 рублей.

Хранящиеся документы по истечении срока архивирования можно утилизировать: сжечь или порезать на специальном оборудовании. Однако будьте предельно осторожны, чтобы случайно не уничтожить еще действующие или требующие хранения данные.

Закон не ограничивает индивидуального предпринимателя в перечне бумаг, которые можно архивировать. Если вам спокойно и удобно хранить все – храните, но не где вздумается, а в специальных местах, предназначенных для этого. Документы, надлежащим образом размещенные в архиве, как броня, защитят ваш бизнес в случае споров с налоговой инспекцией или контрагентами.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

После того, как ООО ликвидировано, его документы необходимо хранить определенный период времени, установленный Приказом Минкультуры №558, а также следующими нормативными актами:

1. Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
2. Постановление Правительства 1137 (устанавливает порядок использования документов плательщиками НДС).

Сроки хранения предусматриваются нормами действующего законодательства для определенных категорий документов, задействованных в хозяйственной деятельности общества. Рассмотрим основные категории документов и сроки их хранения:

Основные категории документов	Что в себя включают	Сроки хранения
Документы по личному составу	Личные дела работников и персональные карточки	75 лет
Аттестационные документы	45 лет
Документы кадровой отчетности	Табели учета рабочего времени Расчеты о премировании работников Документы, имеющие отношения к судебным спорам	5 лет
Первичная документация, бухгалтерская отчетность	Регистры бухучета Балансы Отчеты о прибылях и убытках Кассовая отчетность	5 лет
Документы налогового учета	Декларации расчеты	5 лет
	Книги учета продаж, покупок Счета-фактуры	4 года

Данный перечень документов не является исчерпывающим, мы рассмотрели только ключевые документы, применяемые в деятельности общества.