Как все успевать: эффективный тайм-менеджмент и 8 принципов отношения ко времени

Zero Inbox

Кто придумал: Мерлин Манн, американский писатель и блогер.

В чём заключается: суть в том, чтобы папка «Входящие» (это не только почта, но и любая неразобранная информация и задачи, с которыми вы пока не решили, что делать) всегда оставалась пустой.

Как это осуществить? Очень просто: раз в день вы садитесь и разбираете всё содержимое папки «Входящие». И решаете, что сделать с каждым пунктом: выполнить, отложить, передать, ответить или удалить. Не прекращайте это занятие, пока не закончите.

Кому подходит: тем, кто ведёт активную деловую переписку или просто часто ощущает, что скопилось слишком много информации и задач, с которыми непонятно что делать.

Организация времени в течение рабочего дня

Рациональное использование рабочего времени связано с продолжительностью рабочего дня, от которой зависит ваша работоспособность. Долговременный рабочий день, который может длиться по 10-15 часов, не допускают положения науки управления: увеличение продолжительности рабочего влечет понижение уровня интенсивности труда и наоборот. При этом в современных условиях неупорядоченное использование рабочего времени в течение дня ведет к снижению эффективности любой профессиональной деятельности. В свою очередь, это обуславливает возникновение таких потерь в деятельности, которые не могут быть компенсированы.

Нерациональный подход к использованию рабочего времени в течение дня ведет к негативным тенденциям в целом. Вы будете тратить на оперативные задачи более 60% своего годового рабочего времени, поэтому организация времени должна быть таковой, что в год на оперативные задачи вы тратите не более 30% своего рабочего времени. Параллельно нужно сократить затраты рабочего времени на несвойственные вам работы до минимума.

Таким образом, очевидно, что рационализация рабочего дня представляется обязательным элементом тайм-менеджмента с точки зрения организации времени.

Работоспособность людей на протяжении рабочего дня меняется по стадиям.

Стадии рабочего дня в зависимости от работоспособности человека

В зависимости от стадии рабочего дня вам нужно планировать выполнение отдельных задач. Наиболее сложные задачи, творческую работу, решение важных вопросов, принятие стратегических решений и т.п. следует планировать на вторую стадию рабочего дня, на период наибольшей работоспособности.

Простые правила организации времени:

1. Сложные задачи нужно планировать на первую половину дня;
2. Приступать к ним нужно не ранее, чем спустя час после начала рабочего дня;
3. Во второй половине дня следует выполнять задачи, требующие меньшей отдачи;
4. Детальный перечень задач на день определяйте всегда самостоятельно в рамках того, что требуется сделать.

Срок наибольшей работоспособности зависит от следующих факторов:

• сложность и интенсивность труда;
• состояние здоровья;
• условия труда;
• психологический климат;
• перерывы в течение рабочего дня и др.

Для длительного поддержания высокого уровня работоспособности важное значение также имеет непосредственно продолжительность вашего рабочего дня и режим использования рабочего времени. В этой связи следует выделить два аспекта, характерных для тех, кто занят умственной работой:. 1

Во-первых, вам нужно иметь возможность активно отдыхать в течение дня не менее 1-2 часов. Это время следует использовать для занятий спортом, прогулок, культурных мероприятий и т.п., на что у вас должно оставаться время после окончания рабочего дня. Кроме этого, вам нужно иметь время для семьи и пассивного отдыха, например, чтения книг. Сон должен занимать 7-8 часов, а в периоды повышенного напряжения ночной сон дополняется еще одним часом

1. Во-первых, вам нужно иметь возможность активно отдыхать в течение дня не менее 1-2 часов. Это время следует использовать для занятий спортом, прогулок, культурных мероприятий и т.п., на что у вас должно оставаться время после окончания рабочего дня. Кроме этого, вам нужно иметь время для семьи и пассивного отдыха, например, чтения книг. Сон должен занимать 7-8 часов, а в периоды повышенного напряжения ночной сон дополняется еще одним часом.

2. Во-вторых, вы должны рационально использовать свое рабочее время и не превышать продолжительность рабочего дня, оптимально, не более 8-9 часов.

В этой связи, можно определить, что, учитывая сопутствующие расходы времени и непроизводственные времязатраты, вы должны соблюдать оптимальное соотношение рабочего времени и отдыха. На 9 часов рабочего дня должно приходиться около 12-13 часов отдыха.

10 простых шагов в освоении теории тайм-менеджмента

Эти шаги – основа тайм-менеджмента. Приняв их в свою жизнь, и научившись их правильно использовать ты наконец-то сдвинешься с мертвой точки и начнёшь действовать.

Шаг 1 — Принять решение

Здесь и сейчас вы должны принять решение и взять за это решение ответственность. «Я хочу похудеть» — зачем? Для чего? Какая будет от этого польза? Какими методами вы будете это делать? Вам действительно это нужно?

Шаг 2 — Приоритизируйте ежедневные дела

Распределяйте все свои дела по важности, используя, например, метод АБВГД. А – очень важные дела, которые обязательно должны быть выполнены

А – очень важные дела, которые обязательно должны быть выполнены

Б – требуют выполнения, имеют недолговременные и несущественные последствия

В – хорошо было бы выполнить, но никаких последствий нет

Г- дела, которые можно и нужно делегировать

Д – малосущественные дела, если их вычеркнуть, то ничего не произойдёт

Шаг 3 — Сложные задачи решайте обособленно

Умей сосредоточиться лишь на одном деле и не отвлекаться, пока не выполнишь. Это поможет сократить время на его выполнение на 80%. Именно сосредоточенность и концентрация поможет добиться высокой продуктивности и доводить дела до конца.

Шаг 4 — Организуйте порядок во всём

рабочее пространство, обстановка дома, мобильное устройство – везде должен быть порядок. Этим самым ты обеспечиваешь себе экономию времени на поиске чего-то нужного.

Шаг 6 — Поддерживайте жизненный баланс

Важно количество времени дома и качество времени на работе. Не забывайте, что работаем мы для того, чтобы обеспечить свою жизнь, своё здоровье, свою семью, а не для того, чтобы работать

Шаг 7 — Совершенствуйтесь в решении задач

Чем лучше вы научитесь справляться с основными задачами, а тем более, если они ежедневные, тем меньше времени вы будете на них тратить.

Шаг 8 — Планируйте каждый день

Желательно заниматься планированием каждый вечер. Так наш мозг на подсознательном уровне во сне уже начнёт обрабатывать и выполнять эти задачи.

Шаг 9 — Будьте максимально энергичным

Нужно убрать все каналы, куда бесполезно утекает ваша энергия. Успешные люди обладают огромным зарядом энергии и умеют его поддерживать в течение длительного времени. Для этого нужно помнить три ключевых фактора: ПИТАНИЕ, ФИЗИЧЕСКАЯ НАГРУЗКА, ОТДЫХ.

Шаг 10 — Обнуляйтесь каждый год

Раз в год, останавливайтесь и пересматривайте все свои дела и цели. До сих пор ли цели для вас актуальны? Нравится ли вам то, что вы получаете на пути к достижению цели?

7 правил тайм-менеджмента

Для того, чтобы доводить дела до конца, нужно соблюдать ряд несложных правил.

Правило 1 — Цель должна быть реальной и должна «заряжать»

Во-первых, цель должна исходить именно от твоих желаний, а не быть навязанной обществом или семьей. Только в этом случае она будет заряжать. Должно быть четкое представление для чего тебе нужно достижение этой цели. Как изменится твоя жизнь, когда ты достигнешь её.

Во-вторых, цель должна быть реальной. Если вы сейчас продавец в магазине, а мечтаете о собственном автомобиле Porche, то скорей всего вы ничего не начнете делать для достижения этой цели по двум причинам:

• Вам кажется, что это не для вас и у вас никогда такого не будет (даже если вы будете визуализировать каждый день и увешивать всю квартиру картинками с дорогим автомобилем, увы, ничего не произойдёт).
• Это слишком далекая цель. Если вы посчитаете, что с вашим доходом такую машину можно купить через 50-60 лет, то мотивация сразу же пропадёт, потому что цель очень далека от настоящего времени.

Правило 2 — Ставить цель по системе SMART

S — Specific (Конкретная)

Цель должна четко определять, какой результат вы получите в итоге. Одна цель – один результат.

M — Measurable (Измеримый)

Цель должна иметь свою единицу измерения. То есть такую меру, которая поможет понять, что цель достигнута на 100%.

A — Achievable or Attainable (Достижимый)

Вы должны понимать, что поставленная цель вам под силу и у вас достаточно знаний, навыков, опыта, ресурсов для того, чтобы достигнуть эту цели в поставленные сроки.

R — Relevant (Значимый)

Важно понимать, как изменится ваша жизнь, когда цель будет достигнута. Какими вы станете, какое окружение у вас будет, ваш заработок и уровень жизни

T — Time bound (Ограниченный во времени)

Цель, ограниченная по времени, даёт больше возможности контролировать ход её выполнения. А также позволяет понять, насколько вы эффективны на пути достижения цели.

Правило 3 — Деньги не могут быть целью

В качестве цели не стоит ставить суммы денег. Деньги это не цель, это ресурсы, которые мы используем на пути достижения цели.

Правило 4 — Используйте матрицу Эйзенхауэра

Главным навыком высокоэффективных людей является правильное распределение своих ресурсов. А для этого нужно четко планировать свой день и распределять все дела на 4 группы:

• Важные и срочные дела – те дела, которые внесут весомый вклад в достижение главной цели.
• Важные и несрочные – дела, которые имеют высокий потенциал, но не имеют срочности.
• Срочные и неважные – на такие дела не рекомендуется тратить много времени. Так как их выполнение не имеет вес в достижении цели.
• Неважные и несрочные – дела, которые воруют наше время. Чаше всего такие дела можно делегировать.

Видео

Правило 5 — Принцип равномерного распределения

Научитесь распределять нагрузку равномерно. То есть, лучше делать каждый день по чуть-чуть, чем один раз в неделю, но много.

Во-первых – это вырабатывает привычку и дисциплинирует.

Во-вторых – больше вероятности, что вы выполните маленькое дело, которое займёт 20 минут, чем большое в 3-4 часа.

В-третьих – на протяжении выполнения маленького дела мозг будет работать всё время на 100%. При выполнении большой задачи мозг будет терять концентрацию и переутомляться.

Правило 6 — Используйте метод Помодоро (помидора)

Если вам сложно сесть за выполнение какой-либо задачи, воспользуйтесь методом Помодоро (в народе «помидора»). Суть метода – работать 25 минут ни на что не отвлекаясь, затем отдохнуть 3-5 минут и вновь приступить к выполнению задачи. После 4х подходов сделать большой перерыв в 20 минут.

Правило 7 — Действуйте прямо сейчас

Не нужно ждать подходящего момента, потому что он не наступит НИКОГДА. Если вы сейчас уже начали откладывать выполнение каких-либо дел, то вы будете откладывать их до бесконечности. Единственный выход, как можно разорвать этот замкнутый круг — это начать действовать прямо сейчас. Делай, анализируй, улучшай! Пусть это будет вашим девизом.

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Если вы хотите заняться тайм-менеджментом всерьез, без чтения специальной литературы не обойтись. Предлагаю вам мини-подборку самых популярных книг по управлению временем:

1. “Мастер времени” Брайан Трейси. Эта книга – настоящая библия тайм-менеджмента от всемирно известного гуру по личной эффективности. Если вы никогда не читали на эту тему, начинайте с нее. В книге живым и доступным языком изложены основы тайм-менеджмента и даны простые советы по повышению продуктивности деятельности.
2. “Как привести дела в порядок” Дэвид Аллен. Автор книги – создатель классической концепции тайм-менеджмента GTD (Getting Things Done), принесшей ему невероятную популярность по всему миру. Суть ее заключается в том, чтобы освободить мозг от необходимости запоминать все дела и обязанности, перенеся их на внешние носители. Книга “Как привести дела в порядок” поможет вам внедрить эту концепцию в свою жизнь и научит эффективно действовать в условиях многозадачности.
3. “Тайм-драйв. Как успевать жить и работать” Глеб Архангельский. Эта книга уже успела стать классикой. За 6 лет она была переиздана более 15 раз, что говорит о ее небывалой популярности у российских читателей. Она подойдет тем, кто уже знаком с азами тайм-менеджмента и хотел бы отточить свои навыки. В книге собрано огромное количество методов и техник управления временем, среди которых каждый сможет найти что-то для себя.

Ознакомьтесь с полной подборкой книг по тайм-менеджменту.

Дональд Рос “Не делай это”

Как быть, если ваш рабочий процесс подчиняется не правилам и распорядку, а вдохновению и состоянию души? Ответ на этот вопрос вы найдете в книге дизайнера и предпринимателя Дональда Роса. Она написана специально для людей творческих профессий, чтобы помочь им эффективно организовать свою деятельность.

Автор считает, что основная проблема креативных людей, как и главное их преимущество, заключается в огромном количестве идей

Если их не фильтровать, то все внимание рассеивается и мозг не может сконцентрироваться на самом важном. Поэтому нужно научиться говорить “нет” некоторым своим идеям, желаниям, проектам и направлять энергию в одно русло. Вы научитесь особым образом составлять списки дел и без сожаления вычеркивать оттуда все ненужные пункты

Вы научитесь особым образом составлять списки дел и без сожаления вычеркивать оттуда все ненужные пункты.

Сервисы по планированию времени

Перейдем к приложениям и сервисам, облегающим жизнь, планирование и управление временем.

1. Clear – приложения для операционной системы iOS. Оно позволяет вести списки дел, распределять задачи по приоритетам или темам, группировать, расписывать поэтапно и так далее. Преимуществом данной программы является удобный интерфейс и простота в использовании.
2. Trello —  приложение, помогающее планировать и отмечать выполненные дела. Музыка в данной программе снижает уровень стресс и настраивает на продуктивность. Перед тем, как приступить к работе в приложении, необходимо пройти опрос, чтобы программа подстроилась под ваш тип мышления: логический или абстрактный.
3. Sectograph – приложение для Android, представляющее дневной список дел в виде диаграммы, это удобно и наглядно, ведь человек лучше усваивает визуальную информацию. Разные задания отмечены разными цветами, пользователю доступен отсчет времени до конца выполнения дела.
4. Workflow – красочная программа с удобным интерфейсом. Вы можете создать ярлыки на рабочем столе в качестве напоминания или заметки. Доступен для операционной системы iOS.
5. Clara – программа, помогающая планировать и координировать встречи, переговоры и другие дела.
6. Nirvana – полезный сервис по тайм-менеджменту. Программа помогает освободиться от ненужного запоминания, контролирует выполнение дел и напоминает о грядущих.

Самое мощное правило

Дэн Кеннеди на основе своего 25-летнего опыта в бизнесе пришел к убеждению, что есть одна самая важная вещь, которая отличает успешных людей от неудачников. И это — пунктуальность.

Кроме того, по собственным наблюдением автора, непунктуальным людям нельзя доверять. Именно по пунктуальности и уважению к чужому времени, Дэн Кеннеди решает, следует ли иметь дело с человеком. Факт в том, что и другие люди имеют свои критерии, с которыми подходят к оценке других людей, и зачастую именно пунктуальность становится важнейшим критерием.

Как отмечает автор, пунктуальность, как и ее отсутствие, говорит и самооценке человека.

«Хронометраж»

Кто придумал: Глеб Архангельский, автор книг по тайм-менеджменту, основатель компании «Организация времени».

В чём заключается

Первый этап. На первом этапе хронометража ваша задача — узнать, на что же тратится ваше время. Для этого раз в 1-2 часа записываете всё, что делаете и сколько времени на это тратите. Автор рекомендует делать записи в тетрадке или блокноте, чтобы не быть привязанным к компьютеру. Дела, которые занимают меньше 2-3 минут, можно не записывать.

Первый этап длится несколько недель, возможно пару месяцев

Важно, чтобы за это время у вас сложилась полная картина, на что тратится ваше время

В это время вы не предпринимаете никаких активных действий. Сейчас что-то кардинально поменять всё равно не выйдет, так что постарайтесь абстрагироваться и посмотреть на картину со стороны.

Второй этап. Теперь в дневнике нужно также отмечать, насколько эффективно вы потратили какой-либо отрезок времени. Например:

• время потрачено эффективно;
• время потрачено с пользой, но не оптимально;
• бесполезная трата времени — и так далее.

Теперь, ориентируясь на эти оценки, действуйте: постарайтесь увеличить промежутки, когда время тратится эффективно, и сократить пустые временные траты.

Теперь вы научитесь автоматически, без записи и анализа оценивать, тратите ли время с пользой или впустую — и корректировать своё поведение.

Кому подходит: тем, кто под вечер осознаёт, что ничего не успел, и не понимает, на что ушло время.

Теория и практика тайм-менеджмента

упражнения по тайм-менеджменту

Остальные же советы касаются планирования времени, так как именно это является основой тайм-менеджмента. Есть известная притча, которая поможет научиться планированию времени.

Преподаватель на лекции наполнил банку большими камнями и спросил студентов, полна ли банка. Получив утвердительный ответ, он насыпал в банку мелкие камушки, которые заполнили пустое пространство, тогда студенты сказали, что банка заполнена, преподаватель засыпал в банку песок, показав, что только теперь банка заполнена

Большие камни — это самое важное в жизни человека — семья дети. Маленькие камушки — это работа, карьерный рост, а песок — это малозначимые дела, на которые люди тратят время

Суть в том, что каждый из этих трёх элементов должен присутствовать в жизни человека, тогда она будет наполнена, но не стоит тратить много времени на песок, обделяя внимание большие камни

Неординарные приемы и рекомендации тайм-менеджмента

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и упрощению своей деятельности

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Екатерина Беспятых “Ресурсный тайм-менеджмент для женщин”

Современные женщины амбициозны. Их уже не прельщает перспектива всю жизнь сидеть дома, занимаясь бытом и детьми. С каждым годом все больше представительниц прекрасного пола пробуют реализовать себя в бизнесе и строят карьеру. Поэтому сегодня очень востребован так называемый “женский” тайм-менеджмент, который помогает представительницам прекрасного пола балансировать между семьей и работой.

В книге Екатерины Беспятых представлена авторская система управления временем, которая затрагивает не только повседневные дела, но и долгосрочные цели и планы. Все методы связаны одной концепцией 0и дополняют друг друга. В книге есть отдельный блок с советами для мам, а также список полезных сервисов и приложений для оптимизации времени.

Количество полезных фишек и лайфхаков на сантиметр текста просто зашкаливает. Читатели отмечают, что книга больше похожа на практический тренинг, нежели на познавательное чтиво.

«Мой продуктивный год: Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе», Крис Бэйли

Обложка книги «Мой продуктивный год: Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе»

Автор книги решил на практике испробовать все самые известные техники повышения личной эффективности. В течение года он тестировал различные методики и выбрал 25 самых действенных, которые помогли ему самому

Простым и легким языком он объясняет, как начать работать над собой, на что обращать внимание, как не стать заложником этих методик, подходить ко всему услышанному и прочитанному с умом, прислушиваться к себе и находить смысл во всем, что делаешь. Книга хорошо структурирована: Бэйли подробно описывает плюсы и минусы различных практик, предоставляя каждому возможность самостоятельно выбрать то, что подойдет именно ему

Слушать на Storytel

Очередные издержки

Для начала определимся: время — это очень ценный ресурс для работы и для нашей жизни в целом. Получается, что, если мы выполняем работу не так быстро, как могли бы — мы несем издержки.

Большая часть того, что мы делаем — это различные виды потерь

Они включают в себя решение проблем, которые создаем себе мы сами, наши сотрудники, а иногда и руководители. Мы решаем постоянно повторяющиеся проблемы, проблемы из-за работы, выполненной спустя рукава, выполняем чужие функции. В результате, как отмечают специалисты, 
80% работы делает 20% сотрудников
.

Разорвать этот порочный круг помогут простые методы тайм-менеджмента. Это актуально для всех, кто работает на производстве, в офисе, в сфере услуг, для самозанятых. Тайм-менеджмент полезен для рядовых сотрудников и тем более для руководителей.

Особенно это актуально сейчас, когда многие сотрудники перешли на удаленную работу, но не все оказались к этому готовы

Действительно, далеко не каждый сотрудник способен поддерживать необходимую эффективность, работая в своей уютной квартире, в приятной домашней одежде, нежели в офисе. Дома море соблазнов, которые отвлекают от работы.

Уволь себя, найди себе замену, делай больше денег и живи веселей

Успех заключается в том, чтобы избегать дел, в которых вы не мастер, и вкладывать свое время, силы и талант в то, что получается у вас лучше всего. В этом состоит формула максимальной личной эффективности для специалиста.

Любой успешный предприниматель, чтобы двигаться вперед, должен делегировать старые обязанности и задачи, освобождая место для новых, более насущных.

А что делать с освободившемся временем? Пользоваться плодами успеха, заниматься маркетингом, открывать новый бизнес.

Большинству людей чуждо понятие срочности. Большинство рассуж­дает по принципу: не сделали сегодня, доделаем завтра, что такого?

Инструменты тайм-менеджмента

Основными инструментами для управления временем считаются:

1. Таймеры и напоминания в смартфоне — в телефоне можно настроить срабатывание звуковых напоминаний.

2. Ежедневники — ведение ежедневника и периодическое заглядывание в него позволяет действовать согласно плану.

3. Стикеры — при помощи стикеров можно обозначить долгосрочные цели, распределив задачи по столбцам. После достижения поставленной цели стикер отдирается.

4. Часы — для тайм-менеджмента могут использоваться настенные, наручные и электронные часы. Также можно устанавливаться специальные временные приложения на смартфон.

5. Электронный недельный список дел — на нескольких платформах можно установить одну программу, в которой будет отображаться список текущих дел. Например, достаточно хорошим бесплатным сервисом считается Microsoft Onenote.

6. Примерный ежедневный план — рекомендуется написать на листке свой усредненный ежедневный план, в котором будет четко отображено время подъема, завтрака, дороги на работу, личных занятий и т.д. После написания график нужно опробовать и при необходимости внести изменения.

7. Книги от наиболее популярных авторов с теоретическими знаниями — неплохо периодически освежать свои знания, перечитывая книги от Дэвида Аллена или Глеба Архангельского.

8. Ежедневный лист дел (to-dolist) — при походах в магазин, выполнении домашних или рабочих дел можно использовать лист дел, в котором будут отображаться краткосрочные задачи. Цели выписываются на бумагу. По мере выполнения каждая задача вычеркивается.

9. Яркие напоминания — чтобы при посещении определенного места (рабочего офиса, спортзала или комнаты) возникали нужные эмоции, можно использовать яркие напоминалки.

В первую очередь как инструмент необходимо начать использовать электронный или письменный органайзер и ежедневник. Исходя из составленного плана, потребуется настроить часы и таймеры.

11-й совет тайм менеджмента. С умом используем время в пути и в ожидании

Для начала предлагаю вам самим подсчитать, сколько же времени в день вы тратите на дорогу и на стояние в различных очередях. Посчитали? У меня получилась цифра около 3 часов. Теперь умножьте эту цифру на количество дней в году: 3*365=1095 часов или 45 дней. Это огромное количество времени!!! За это время можно освоить новую университетскую дисциплину, можно выучить иностранный язык, прочить все те книги, которые вы планировали, написать научную работу.  Что же нам поможет продуктивно использовать время в дороге или в ожидании: книги, аудиокниги, ноутбуки и другие устройства, где можно выполнять всевозможные задания.

Для автомобилистов подойдут аудиокниги. Тратя каждый день всего несколько часов в дороге на углубление знаний в выбранной сфере, за год вы станете экспертом.

Подумайте и запишите как минимум 5 вещей, которые помогут вам в достижении ваших целей и которые вы сможете делать в пробках или когда вы ждете в очереди. Это может быть прочтение книги по специальности, аудиокурсы иностранного языка – что угодно.________________

________________

________________

________________

________________

Time-management – что это такое и как возник

Противоположность этому, понятие «прокрастинация». Это постоянное откладывание важных дел в «долгий ящик». Прокрастинатор «тянет» до последнего и приступает к активным действиям, когда уже «припекло». Уверен, что и у вас бывают приступы лени, однако с ними нужно справляться и развивать в себе волевые качества.

Основная задача тайм-менеджмента (ТМ) – успевать больше, делать лучше, уставать меньше. Если вы постоянно находитесь в режиме спешки, сдвигаете дедлайны и испытываете стресс от того, что не успеваете сделать запланированное, значит, ваша личная эффективность оставляет желать лучшего.

Расскажу, как возник тайм-менеджмент.

Еще 2000 лет назад Сенека – римский философ и мыслитель озвучил идею оценки потраченного времени на хорошее, плохое и бесполезное

Далее он предложил вести учет времени и делать это письменно, чтобы каждое важное дело было доведено до конца

Сенека также выступил за оценку эффективности прожитых лет. По его мнению, каждый мыслящий человек должен регулярно подводить некоторый итог своей жизни. Например, раз в год. Даже наш президент в своем новогоднем обращении несколько минут уделяет подведению итогов за ушедший год.

Вильфредо Парето

Многие успешные люди применяют активно этот принцип на практике: бизнесмены подводят финансовые итоги каждый квартал, спортсмены замеряют дельту достижений ежемесячно.

Следующий виток в развитии тайм-менеджмента принесла эпоха индустриализации. Управляя промышленными предприятиями, нужно было планировать время, за которое работник выполнял ту или иную задачу, появилось понятие рабочего графика и трудовых смен.

Экономист и социолог Вильфредо Парето вывел опытным путем закон, названный в дальнейшем в его честь.

В нашем случае, 20% правильно использованного времени сэкономят вам 80% рабочих часов.

Освоив навыки оптимального распределения ресурсов, вы повысите свою производительность, станете зарабатывать больше.

Этот принцип действует во всех сферах жизни. Например, 20% людей владеют 80% денег

Управление временем включает в себя:

• анализ временных затрат;
• грамотное планирование и постановку целей;
• самоорганизацию;
• делегирование задач;
• составление списков;
• мониторинг деятельности;
• расстановку приоритетов;
• исключение лишнего.

Изначально такая деятельность применялась только по отношению к бизнесу. Но постепенно выяснилось, что ТМ отлично работает во всех сферах жизни, включая бытовую.

Управлять самым ценным и невосполнимым ресурсом люди пытались во все времена. Но как полноценная дисциплина тайм-менеджмент получил распространение только в 20 веке.

Замечено, что люди, освоившие навыки ТМ, не только более эффективны в профессиональном плане, но и более здоровы, жизнерадостны и успешны в личных отношениях. Правильное распределение личных ресурсов позволяет осмыслить свою жизнь с точки зрения развития и самосовершенствования.

10 мифов о тайм-менеджменте

Техники Тайм менеджмент

Техники и инструменты тайм-менеджмента кажутся многим несерьёзными и пустыми. А всё потому, что вокруг них до сих пор ходит масса противоречивых слухов. И каждый вполне можно опровергнуть.

№1. Управление временем невозможно

Здесь скептики любят ссылаться на отсутствие инструментов для реального изменения течения времени. Да, так и есть. Но только тайм-менеджмент – это совсем не о фантастике. Он о грамотном управлении собой в контексте времени.

№2. Это не работает!

Любимый довод тех, кто попробовал что-то одно и не получил результата. Но если сделать анализ, то станет понятна причина неудачи. И в 97% случаев она заключается в:

недостаточной мотивации;
неправильном целеполагании;

неумении отделять важное от второстепенного.

А значит нужно пробовать ещё раз.

№3. Придется больше и усерднее работать

Вовсе нет. Техники управления временем созданы как раз для того, чтобы за меньший временной интервал получить больший результат. А значит человек сумеет сэкономить ресурсы и энергию для близких или хобби.

№4. Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству

Не стоит планировать каждое мгновение. Достаточно определить приоритеты и в нужный момент отсечь все отвлекающие факторы.

№5. Это нужно только тем, кто постоянно опаздывает

Фактические опоздания не имеют ничего общего с достижением поставленных целей. Поэтому тайм-менеджмент необходим каждому, кто ищет самые эффективные способы решения задач. А это – 95% населения планеты.

№6 Это изобретение Запада – для России оно не подходит

История тайм-менеджмента чётко обозначена на Западе. Но это вовсе не значит, что в России он не существовал. Просто никто из теоретиков не сумел довести техники до официальной фиксации.

№7. Нельзя стать успешным без управления временем

Неверно привязывать успех к каким-либо техникам. Но любой успешный человек понимает, что основа его достижений – правильное распоряжение временем и умение расставлять приоритеты.

№8. Тайм-менеджмент экономит время

Практически экономить время невозможно. А вот научиться делать всё вовремя и так, чтобы оставался ресурс на семью, хобби и отдых, вполне реально. И с этой точки зрения тайм-менеджмент – оптимальный инструмент.

№9. Бесполезно бороться с прокрастинацией

Прокрастинация – это психологическая особенность, которая подлежит коррекции. Если прокрастинатор обратится за помощью к психологу, то тот в 99% случаев предложит воспользоваться техниками управления временем.

№10. Существуют универсальные техники, которые подходят всем

Нет, это не так. Специалистами разработана масса методик, поэтому каждый может найти свою. Главное – не останавливаться и пробовать.

Тайм менеджмент видео

Основные принципы тайм-менеджмента

К основным принципам управления временем относят структурирование, планирование, оптимизацию и расстановку приоритетов

Важно подходить ко всем задачам с рациональной точки зрения. Необходимо уметь правильно мотивировать себя и контролировать уровень нагрузки

Наличие мотивации

Мотивация помогает придерживаться плана. Она бывает позитивной или негативной. Первая подразумевает награду за выполнение каких-либо действий, вторая – наказание за ошибки. Необходимо самостоятельно определить, какой вариант подходит вам больше

Негативную мотивацию нужно использовать с осторожностью

Оптимизация

Пересмотрите список дел, которые вы постоянно выполняете. Проверьте, сколько времени они у вас занимают. Подумайте, как можно ускорить процесс. Например, если вам нужно посетить несколько разных мест, составьте максимально короткий маршрут. К задачам, которые частично выполняются без вашего участия, но требуют ожидания, приступайте в первую очередь. Это позволит справиться с большим количеством дел за тот же промежуток времени.

Подумайте, как можно ускорить выполнение дел.

Планирование дел

Правильное планирование – основа менеджмента. Если вы не будете ставить перед собой цели и обозначать сроки, ваш прогресс замедлится. План должен быть осуществимым и разумным. Не нужно пытаться внести в него как можно больше задач – это приведет к повышению уровня стресса из-за высокой нагрузки. Лучше оставить небольшой запас времени.

Четкое структурирование

При планировании важно не только указать список дел, но и определить их темпы и сроки выполнения. Нужно разложить крупные задачи на небольшие, отслеживая прогресс

Это поможет определить этапы выполнения проектов и не сорвать дедлайн.

Расстановка приоритетов

Благодаря расстановке приоритетов удается не потерять главные задачи на фоне второстепенных. Даже при резком изменении планов вы понесете меньшие потери, т. к. сфокусируетесь на наиболее важных делах. Особенно полезно уметь расставлять приоритеты в условиях ограниченного времени. В процессе может оказаться, что от некоторых обязанностей можно частично или полностью отказаться без большого ущерба для себя. В результате освободятся ресурсы, которые удастся потратить на другое дело.

Расстановка приоритетов выделяет главные задачи.

Рациональный подход

Для грамотного управления ресурсами важно анализировать ситуацию и задействовать логическое мышление. Следует минимизировать влияние эмоций

Под воздействием сильных чувств вы будете допускать много ошибок. Например, суммарно потратите больше денег, решив сэкономить на отдельных элементах.

Правильное распределение времени

Чтобы хорошо учиться и успевать готовиться к аттестациям, необходимо научиться планировать время, чтобы всё успевать — и прочитать учебник, и сделать домашку, и погулять с друзьями, и заняться спортом или своим хобби.  

Тайм-менеджмент является одним из самых важных навыков в 21 веке. Умение распределять время поможет в выполнении задач, расстановке приоритетов и достижении целей. 

Мы составили для вас алгоритм, следуя которому вы сможете привести в порядок все свои дела, добиться успехов и всё успеть. А ещё это поможет в борьбе с прокрастинацией, которая часто мешает отбросить всё ненужное и приступить к делам.