Штатное расписание на 2021 год: как оформить его по всем правилам, обязательный ли это документ?

О чем оно информирует?

Штатное расписание – это обобщенная в одном документе информация о числе единиц штата всех должностей, об окладах и надбавках.

Как оформлять документ?

Госкомстатом России с этой целью предложена форма Т-3. Она рекомендательна, то есть на деле учреждение вправе применять отличный от упомянутой формы вариант исполнения.

Остановимся подробнее на внешнем виде документа, оформленного по унифицированной форме.

В этом случае штатное расписание представляет собой журнал, содержащий информацию в табличном виде (УФ Т-3).

Количество страниц в нем зависит от численности работников и структурной организации штата. То есть документ может состоять как из одной страницы, так и нескольких.

В последнем случае все они (страницы) должны быть пронумерованы и подписаны уполномоченными на то сотрудниками, а сам журнал прошит.

5 важных нюансов

С одной стороны, штатное расписание составляется в свободной форме

Однако особое внимание следует уделить наименованию профессий (должностей), поскольку они должны точно соответствовать формулировкам в других документах. Это в интересах не только самой компании, но и ее сотрудников

Поэтому при составлении документа нужно иметь в виде несколько важных моментов:

1. Прежде всего, все названия должны точно совпадать с формулировками, приведенными в трудовых книжках. Добуквенная точность важна для сотрудников, поскольку в противном случае при назначении пенсий и других выплат они могут столкнуться с трудностями в подтверждение стажа. Тогда им придется запрашивать дополнительные справки от работодателя.
2. Если профессия относится к вредным либо опасным, формулировка должна точно совпадать с той, что приведена в списке, утвержденном соответствующим Постановлением Кабинета Министров СССР.
3. Нередко компании вместо указания на профессию прописывают не конкретную должность, а вид деятельности – например, «погрузочные работы», «обслуживание клиентов». Это необходимо для того, чтобы не возникло сложностей при сокращении штата. Виду деятельности также можно закодировать, разработав собственную систему классификации и утвердив ее соответствующим приказом.
4. Если сотрудник внештатный, возможно 2 варианта. Если он при этом работает по гражданско-правовому договору, никаких дополнительных записей делать не нужно. Если же он трудоустроен обычным образом, т.е. по трудовому договору, компания вправе как изменять штатное расписание, так и не делать этого. Однако если он внесен в расписание, его можно будет уволить на основании сокращения штата. Другой вариант – подписать срочный трудовой договор и уволить на основании истечения этого срока.
5. Если работника увольняют на основании сокращения штата, его нужно уведомить об этом не ранее, чем за 2 месяца. Соответственно и новое штатное расписание вступает в силу также как минимум спустя 2 месяца. Аналогичная ситуация и с изменениями окладов.

Введение в действие и оформление любых поправок в документе допускаются только на основании приказов (распоряжений), изданных руководителем или замещающим его лицом. Поправки могут быть связаны с разными обстоятельствами:

• сокращение штата;
• увеличение или уменьшение оклада, надбавки;
• введение новой должности в качестве единицы;
• любое переименование (компании, отдельных подразделений и т.п.).

Приказы также можно составлять в произвольной форме. Они содержат собственно требование о введении расписания или внесении поправок, а также отметки об ознакомлении с этим должностных лиц – начальника отдела кадров и главного бухгалтера.

Для чего составляют штатное расписание

Если рассматривать унифицированную форму документа Т-3, предложенную Госкомстатом России, можно сделать вывод, что штатное расписание организации представляет собой систематизированный перечень должностей, количества работников, их замещающих, тарифов, надбавок и премий по ним. Информация приводится в табличном виде.

Многие эксперты по кадрам относят «штатное расписание» к локальным нормативным актам компании. Этого же мнения придерживается Роструд (Письмо от 22.03.2012 № 428‑6‑1, от 31.10.2007 № 4414‑6). Впрочем, однозначного ответа по ТК РФ или иному нормативному акту федерального значения нет.

Также не ясно, ообязательно ли компаниям иметь штатное расписание. Тот же Роструд в своем Письме от 15.05.2014 № ПГ/4653‑6‑1 говорит о том, что оно не связано с трудовой деятельностью. То есть демонстрировать его будущему сотруднику при трудоустройстве не нужно, в отличие от ПВТР или Положения об оплате труда и премировании.

Но та же Государственная инспекция по труду очень любит запрашивать его в ходе проверок. А вместе с ней и налоговая, И Пенсионный фонд, и ФСС.

Более того, отсутствие локального акта может трактоваться, как нарушение статей:

• 15 и 57 ТК РФ,
• 5.27 Кодекса РФ об административных нарушениях.

И заплатить за такое правонарушение должностному лицу придется 1000-5000 рублей, а организации — 30 000-50 000 рублей.

Поэтому практика показывает, что лучше его иметь. К тому же, штатное расписание позволяет:

• моментально оценить структуру организации на предмет наличия вакантных должностей, подтверждения или опровержения необходимости расширения штата;
• контролировать и своевременно корректировать систему оплаты труда;
• наглядно демонстрировать невозможность перевода сотрудника на альтернативные должности, что становится весомым аргументом в трудовых спорах с подчиненными при сокращении штата.

ФЗ от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает некоторые организации, в частности учреждения муниципального образования, в обязательном порядке заводить штатное расписание сотрудников.

Единственное законодательно оформленное условие, при котором документ может не составляться, звучит так: одним работником во всей организации является ИП-учредитель бизнес-субъекта. Он не получает фиксированный заработок и не подписывает сам с собой трудовых договоров.

Как составить и оформить?

Существует унифицированная форма Т-3 для оформления штатного расписания организации или физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя. Она носит рекомендательный характер и не является обязательной к применению.

Форма № Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учету труда и его оплаты».

На заметку. Зачастую нет необходимости разрабатывать индивидуальную форму штатного расписания, потому что унифицированная форма Т-3 ёмко вмещает в себя всю необходимую информацию о кадровом составе организации или индивидуального предпринимателя.

Необходимо присвоить номер и дату для этого документа, а также указать срок действия.

Разрабатывая штатное расписание и заполняя информацию, необходимо указать следующее:

Наименование организации. Указывается в точном соответствии с учредительными документами.

Дата составления документа (начало деятельности, отчётного периода: года, квартала, месяца), исходя из потребностей работодателя.

Номер. При первичном составлении присваивается номер один. Далее применяется сквозная нумерация.

Временной период: с момента вступления в силу до истечения срока действия.

Код. предполагает написание номеров подразделений в том порядке, который поможет определить значимость, подчиненность и структуру всей организации.

Наименование должностей. Обязанность обращаться к классификатору должностей и профессий закреплена для организаций с вредными и опасными для жизни условиями труда, а также для государственных учреждений, для остальных таких критериев нет.

Оклад или тарифная ставка

Они устанавливаются в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации.Важно следить за соответствием такому показателю как МРОТ (минимальный размер оплаты труда), он изменчив и закреплён законодательно.

Количество штатных единиц, приходящихся на каждую занимаемую должность. Работодатель имеет право указывать не только целую единицу, но и дробную (0,5; 0,25; 0,75)

Такая потребность возникает в случае неполного рабочего дня, неполной занятости, сезонности работ, совмещении (внешнем или внутреннем).

Надбавки и премии, если таковые предусмотрены. Они необходимы для стимулирования работников и поощрения за заслуги в трудовой деятельности, могут быть указаны в виде фиксированной суммы или выражены в процентах от оклада.

Итоговые значения: общее количество штатных единиц, суммарная оплата труда, средняя заработная плата, приходящаяся на одну штатную единицу.Возможность заполнить графу «всего» появляется, если оклады и надбавки указаны исключительно в рублях, без применения процентов и коэффициентов.

Справка. При установлении надбавок в процентах от оклада или сдельной оплате труда высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этой ситуации в графе проставляется прочерк.

Информация о вакантности рабочего места указывается в виде сноски после таблицы.

Код по Общероссийскому Классификатору Предприятий и Организаций, который присвоен органом государственной статистики и прописан в информационном письме.

Примечание. Предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации.

Подробную инструкцию, как сделать новое штатное расписание, вы найдете тут.

Печать на штатном расписании проставлять не обязательно.

• Скачать бланк примера штатного расписания ООО
• Скачать образец примера штатного расписания ООО

Как правильно заполнить форму Т-3 кадровому работнику

Четкого ответа на вопрос «кто составляет штатное расписание в организации» ни ТК РФ, ни другой федеральный нормативный акт не содержат.

Вменение подобной обязанности остается за руководителем организации. Чаще всего ответственным назначается кадровый сотрудник, работник отдела делопроизводства или бухгалтерии. Для этого либо издается приказ, либо вносится соответствующий пункт в трудовой договор (если это не было сделано изначально).

Кроме того, документ может вести непосредственно собственник или его зам. На практике его составляют в конце текущего года на следующий, реже – в начале текущего на текущий.

Какой бы вариант не выбран, главное при заполнении— соблюдать следующую последовательность действий:

1. Заполняется так называемая шапка. Если речь про унифицированную форму, то она содержит строки с наименованием организации, кодировками по ОКУД (для унифицированной формы Т-3, для принятой исключительно в организации указывать не обязательно) и ОКПО (8 цифр).
2. Указывается наименование документа, его номер и дата составления (в формате чч.мм.гггг), а также период действия. Последний чаще всего составляет 12 месяцев. Здесь же указывается информация о приказе по основной деятельности, которым утверждено расписание.
3. Вносится информация в предложенные Госкомстатом столбцы: наименование и код структурного подразделения, должность, число штатных единиц, оклад или тарифная ставка, набавки, премии, общая сумма заработной платы.
4. Если имеются сведения, требующие пояснений, их отражают в столбце «Примечание».
5. В строке «Итого» подсчитывается суммарное количество штатных единиц, а также сумма всех окладов и надбавок (фактически — ФОТ компании). Первый показатель также указывается выше таблицы, после периода действия документа.
6. Свои подписи ставят руководители кадровой и финансовой службы (если иное не предусмотрено локально разработанной формой документа).

Образец заполнения формы Т-3 можно скачать ЗДЕСЬ (файл Excel).

Нюансы оформления штатного расписания

Несмотря на кажущуюся простоту формы, вопрос «как заполнить штатное расписание» возникает достаточно часто.

Вот некоторые нюансы:

сначала составляется проект штатного расписания, после — приказ, его утверждающий;
вносимое наименование компании должно соответствовать данным из свидетельства о регистрации;
при описании подразделения важно руководствоваться принятым в компании классификатором. Если такового нет, наименования указываются в алфавитном порядке либо с учетом количества сотрудников (по убыванию или возрастанию)

Название должно быть полным;
кодировка отделов берется из соответствующих приказов и распоряжений, их закрепляющих, либо из локального классификатора, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу;
заполняя графу с должностями и профессиями, важно ориентироваться на актуальные для России классификаторы профессий (ЕТКС, ЕКС, ОКПДТР), а также избегать сокращений. Разночтения допустимы, но только не в случаях с должностями, предусматривающими различные льготы или компенсации, дополнительные обеспечения (молоком, СИЗ и так далее). Об этом гласит ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Еще важно помнить, что данные вносятся по убывающей, то есть начиная с руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Также нельзя забывать, что понятие профессии актуально для рабочих, а должности — для служащих (абз. 7 ст. 144 ТК РФ);
наличие неполной штатной единицы отмечается в ячейке долевым выражением (посредством десятичной дроби, например 0.25, 0.5 и так далее);
указывая оклад, надбавки и премии, следует сверяться с внутренними нормативными актами, регламентирующими заработную плату, а также законами федерального и регионального значения. В частности, ст. 133 ТК РФ запрещает устанавливать месячную заработную плату наемного лица ниже принятого в стране МРОТ, если человек добросовестно и качественно отработал положенное время. К тому же, суммы должны быть указаны в рублях. Закон о валютном регулировании прямо запрещает обратное (например, упоминание долларового эквивалента), а ТК РФ фиксирует обязанность работодателя платить зарплату в национальной валюте;
в графе «Всего, руб.» отражается количество денежных средств, начисляемых в расчете на все рабочие единицы каждой должности (все оклады и надбавки) по прошествии календарного месяца.

Порядок составления и утверждения формы Т-3

Квалификационный справочник должностей возлагает обязанность составлять штатное расписание на экономиста по труду. В связи с частым отсутствием такой должности на предприятии, иногда составляет этот документ работник отдела кадров. На тех предприятиях, где нет кадровых работников, форму Т-3 обычно заполняют сотрудники бухгалтерии или даже руководитель.

Независимо от того, кто заполнял и составлял штатное расписание, его должны заверить и подписать главный бухгалтер и руководитель предприятия.

Утверждает составленный документ руководитель предприятия. Для этого обязательно оформление приказа. Номер приказа проставляется в отдельной графе формы Т-3. Эта графа также является итоговой для количества штатных единиц предприятия и месячного фонда заработной платы. В приказе указывается дата введения в действие штатного расписания.

Форма Т-3 обычно составляется сроком на один год. Однако в крупных предприятиях этот срок может быть меньше года. Кроме того, чтобы не составлять заново штатное расписание в течение года, предприятие имеет право вносить изменения в уже составленный документ. Такие изменения оформляются приказом руководителя. В приказе обязательно указывается обоснование изменений, например, реорганизация, сокращение или расширение производства.

Унифицированная форма Т-3

Как правило, с шапкой документа сложностей не возникает. Здесь все достаточно просто и понятно, но главное, это не забыть о необходимости внести информацию о приказе по штатному расписанию.

Значительно больше вопросов всегда вызывает формирование таблицы, где вводятся данные о должностях, количестве сотрудников и заработной плате.

Если компания небольшая и не имеет подобных разделений, ставится прочерк. Если структурные подразделения все же имеются, то указывается и их код.

Это цифра, по которой можно определить подчиненность подразделения основной организации. Таким образом, можно проще разобраться со структурой компании.

В следующем столбике указывается должность. Ее название обязательно должно соответствовать квалификационному справочнику. Данное требование прописано в 57 статье Трудового Кодекса. Но существует и ряд профессий, которые определяются по реестру должностей. Речь идет о муниципальных работниках, госслужащих и членах избиркома.

Далее указываются данные о штатной единице по определенной должности. То есть, то количество человек, которое необходимо предприятию, должно быть прописано в отдельном столбце. Здесь нужно указать и полные штатные единицы, и не полные.

Что касается внесения информации о заработной плате, то она указывается в полном объеме, то есть, без вычетов и налогов, которые после будут сняты с работника. В некоторых предприятиях вносятся данные о заработке сотрудников за час, а других за месяц. Главное — это указать временной период, чтобы не возникало путаницы и недоразумений.

В некоторых случаях, когда для работника на определенной должности не полагается фиксированная ставка, в графе о тарифе может быть указан процент либо коэффициент трудового участия. В некоторых случаях вместо стандартного тарифа с окладом указывается коэффициент распределения прибыли, если это предусмотрено трудовым договором, соглашением либо иным соответствующим документом.

Надбавками называют стимулирующие выплаты, которые производятся на постоянной основе.

Они могут быть назначены в соответствии с российским законодательством либо по инициативе руководителя компании.

Но в этой графе указываются только те надбавки и выплаты, которые имеют постоянный характер, к примеру, выплачиваются раз в месяц или еженедельно.

В том случае, когда стимулирующие денежные начисления являются периодическими, их лучше не вписывать в общую строку, а вынести в ссылку в 10 столбце. В отдельном документе уже нужно подробно расписать о том, как, кому и в каком количестве даются периодические стимулирующие выплаты.

При составлении штатного расписания могут возникнуть различные нюансы, которые не попадают ни в одну из вышеперечисленных строк. Для таких случаев предусмотрено расширение документа в виде примечаний.

В примечании можно указать всю необходимую информацию о сдельной оплате труда, если таковая предусмотрена в компании, прописать данные из локальных нормативных актов, способных повлиять на формирование оклада или надбавок.

Чем отличается от штатного расписания?

И штатное расписание, и расстановка штата относятся к кадровой документации, которая, несмотря на схожие черты, а также использование однотипных данных, все-таки имеет некоторые различия, как в самой форме, так и в порядке составления и ведения.

Основные моменты

Основные отличия в двух документах заключаются в следующем:

Расписание	Расстановка
Обязательно к ведению в компании	Не обязательна
Содержит количественное наименование должностей	Расшифровывается пофамильно с привязкой к каждой должности
Имеет утвержденную форму Т-3	Составляется в произвольном порядке
Отражает только утвержденные законом данные	Имеет дополнительные графы для отражения личных сведений сотрудников, а также данных о кадровом перемещении

Цели составления

Несмотря на то, что и расписание, и штатная расстановка организации имеют схожие черты, оба документа имеют разное назначение:

• Расписание предназначено для утверждения количества работников в соответствии с имеющимся объемом работы, а также распределения их в соответствии с разработанной структурной иерархией.
• Расстановка носит всего лишь информационный характер для упрощения составления плановой отчетности, не говоря уже об отслеживании текучести кадров либо наличии льготных категорий в штате.

Различия на примерах

Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата № 1 и имеет 10 стандартных граф, отражающих основные сведения — от наименования должности до размера оклада.

Покадровый же список может иметь на несколько граф более, где указаны, к примеру, фамилии тружеников, номера приказов о переводе либо предоставлении декретного отпуска, а также сведения о занятии должности в режиме совместительства двумя сотрудниками одновременно.

Что это за документ

Штатное расписание, или штатка, — необходимый внутренний нормативный акт, определяющий состав работников организации с указанием их должностей и окладов. Перед тем как заполнить штатное расписание, необходимо иметь четкое представление о последовательности производственных процессов и количестве подразделений организации. Для этого предварительно разрабатывается структура организации, которая дает представление о составе и соотношении внутренних звеньев предприятия: цехов, участков, отделов, бюро, лабораторий и других подразделений, составляющих единый хозяйствующий объект. В структуре количество штатных единиц и размер зарплаты не указываются, для этого существует штатка.

Документ заполняет уполномоченное должностное лицо организации (экономист по труду, бухгалтер, специалист по кадрам). Заполнение производится с опорой на:

• устав организации;
• структуру предприятия (если она составлялась);
• нормы численности;
• ОКПДТР, ЕКС, ЕТКС, профессиональные стандарты;
• расчеты месячных должностных окладов;
• другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Для чего готовить штатное расписание в организации, в него же не вносятся фамилии конкретных работников? Суть этого документа — контроль структуры предприятия, численности сотрудников и размера зарплатного фонда. Чтобы знать, какие должности заняты конкретными сотрудниками (с указанием Ф. И. О.), ведется штатная расстановка, которая формируется на локальный филиал или на всю структуру предприятия.

Штатка должна содержать:

• перечень структурных подразделений в порядке их подчиненности;
• наименование должностей с учетом подчиненности внутри отдела, цеха и т. д. (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, ведущий бухгалтер, бухгалтер);
• сведения о квалификации (например, инженер-метролог 2 категории, фрезеровщик 5 разряда и т. д.);
• сведения о количестве ставок;
• оклад, часовая тарифная ставка в соответствии с действующей системой оплаты труда;
• виды и размеры доплат и надбавок.

Поскольку на законодательном уровне не предложена иная форма штатного расписания на 2021 год, кроме как форма №Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004, допустимо использовать ее.

Если ПАО и ООО имеют в системе оплаты труда другие составляющие, они вправе разработать бланк самостоятельно, предусмотрев все особенности, или дополнить форму Т-3 графами. Ячейки без данных оставляют пустыми.

Еще больше указаний по штатному расписанию найдете в КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к подробному руководству для кадровика, необходимым бланкам и образцам.

Порядок утверждения штатного расписания

Шаг 1. Разработка штатного расписания

• Вначале понадобится подсчитать потребности предприятия в штатных единицах и заполнить таблицу. Для заполнения ШР существует форма Т-3. Ее применение не является обязательной, однако большинство предприятий пользуются такой формой, чтобы не изобретать «новый велосипед».
• Начало заполнения формы надо осуществлять с названия предприятия и кода ОКПО.
• Затем нужно проставить номер и дату составления документа.
• Следующим шагом является заполнение периода действия ШР, реквизитов приказа, которым утверждается ШР и численность штатных единиц.

Примечание. Дата приказа не может быть раньше, чем дата составленного ШР, так как перед подготовкой проекта приказа, кадровик, обычно, согласовывает разработанное штатное расписание с руководством и профкомом.

• Далее можно перейти к заполнению самого документа, который выглядит в виде таблицы, строки которой заполняются в соответствующих колонках, с отображением:
• Структурного подразделения и его кода.
• Названия должности, с указанием численности штатной единицы данной должности.
• Оклада или тарифной ставки.
• Доплат.
• Итоговых сумм вознаграждения работников предприятия.
• Заполнение названия должностей рекомендуется осуществлять в соответствии со справочником ОКПДТР, хотя для коммерческих предприятий данное требование не обязательно.
• Графа «Всего» предназначена для подведения итога фонда зарплаты в разрезе должностей.
• После заполнения штатных единиц в строку «Итого» заносятся итоги численности штатных единиц и общего фонда зарплаты по предприятию.
• Завершение оформления ШР осуществляется проставлением подписей руководителем предприятия и главным бухгалтером.

Шаг 2. Подготовка проекта приказа

• Утверждение штатного расписания осуществляется приказом, изданным директором предприятия. Для оформления такого распоряжения нет утвержденного шаблона, поэтому такой приказ можно оформить на фирменном бланке произвольно.
• Непременным условием при оформлении данного приказа является отображение его номера и даты издания. Причем дата распоряжения может совпадать с датой составления ШР или быть более поздней.

Шаг 3. Подача проекта приказа вместе с ШР на подпись директору и его регистрация

После подписания директором распоряжения, нужно зарегистрировать его в журнале приказов, присвоить номер и дату.

 Шаг 4. Ознакомление сотрудников предприятия с изданным документом

• Весь работающий на предприятии персонал должен быть ознакомлен со штатным расписанием, а также действующими локальными нормами.
• Ознакомление с распоряжением можно выполнить отдельными листами, являющимися приложением к приказу, с отображением даты ознакомления, подписи работника, с расшифровкой фамилии.
• Некоторые предприятия используют для ознакомления с приказом журнал, в котором каждый сотрудник расписывается.

На этом порядок подготовки и утверждения штатного расписания завершается.

Основание для приказа

В данном случае основанием является пояснение причин вносимых изменений. Обычно оно дается в начале документа после слов «В связи с…» и должно в точности отражать фактическое положение дел по кадровой части на предприятии. Однако, наиболее правильным будет наличие определенных документов. В роли таковых выступают служебные записки со стороны руководителей структурных подразделений, которые ввиду определенных обстоятельств считают нужным расширить отдел или, наоборот сократить некоторые штатные единицы. В случае наличия такой записки, в приказе необходимо:

• дать не неё ссылку,
• указав ее номер,
• дату составления,
• автора (должность и ФИО сотрудника).

Чем более внимательно и точно отнесется работник, задействованный в составлении приказа к своим обязанностям, тем менее вероятными будут в будущем претензии со стороны контролирующих структур, например, трудовой инспекции.

Штатная расстановка в 2020 году

В большинстве случаев покадровый список оформляется на основании штатного расписания, но с учетом некоторых нюансов, заключающихся в дополнительных подразделах, предназначенных для внесения некоторых сведений указанных выше.

Как выглядит форма?

Покадровый список представляет из себя формуляр в виде таблицы, в основе которого лежит стандартное штатное расписание с несколькими дополнительными графами, введенными как в середине таблицы, так и в конце:

• Пофамильный список сотрудников приводится сразу же после графы 4, отражающей количество штатных единиц для того чтобы наглядно было видно, кто занимает какую должность и какой квалификацией располагает.
• После примечания, в котором обычно указываются некоторые нюансы по оплате (к примеру, размер почасовой оплаты), вводится еще одна графа, где отражается уже пребывание работника в декретном отпуске либо же занятие определенной должности в режиме совместительства.
• Затем следуют сведения о принадлежности к льготной категории и размере отпусков.
• Последним подразделом целесообразно ввести сведения о дате приема работника либо его переводе для того, чтобы было удобно рассчитать общий стаж работы на предприятии либо право на тот же ежегодный отпуск.

Графы можно заполнять как в электронном так и рукописном виде, дополняя необходимыми сведениями по мере необходимости.

Как и кем заполняется?

Как правило, покадровый список ведется для обобщения сведений о сотрудниках имеющихся в штате, поэтому заполнение расстановки в основном осуществляет инспектор кадров, который и располагает всеми сведениями о приеме и передвижении трудовых ресурсов компании.

Типовой бланк (excel)

Бланк excel скачать можно ниже, учитывая, что документы в табличном виде создавать и в последующим с ним работать целесообразнее именно с помощью указанной программы.

Кто подписывает?

Учитывая, что расстановка не является обязательной к ведению и заполняется только для удобства в кадровой работе, подписывает указанный документ работник, который его собственно и ведет.

Однако если оформление покадрового списка регламентировано отраслевыми приказами и, следовательно, является обязательным, помимо ответственного за ведение расстановки, должна присутствовать и подпись главного бухгалтера.

Как ее оформить

Если кадровый отдел применяет в работе форму Т-3, то она содержит ряд обязательных данных:

• в верхнем поле записывают наименование работодателя (в полном и сокращенном виде);
• заголовок, обозначающий вид документа;
• дата выпуска документа;
• номер приказа, например: «Утверждено приказом №03 от 06 июня 2020 г.»;
• срок действия, например: «Вступило в действие с 06 июня 2020 г.»;
• основная часть, которая содержит сведения о позиции из исходного документа;
• подписи уполномоченных лиц.

В случае выдачи документа по заявлению от конкретного сотрудника сведения указывают только о нем одном. Работник ставит подпись наряду с другими лицами.

, чтобы прочитать.

Образец заполнения штатного расписание

Для оформления штатного расписания была разработана специальная форма Т-3. Однако она не является строгой к применению — фирма может ее изменить, исходя из собственных нужд, либо разработать свою собственную, с применением обязательных реквизитов. Штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам по предложенной ниже инструкции.

Внесение информации в штатное расписание начинается с указания наименования компании, а в специальном поле справа —  согласно справочнику ее код ОКПО.

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании

Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки — например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

• Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
• Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.