Юрий барняк: «считаем себестоимость складских операций»

Понятие транспортных расходов

Передавая товар, поставщик предъявляет организации определенный пакет документов, в которых транспортные затраты могут быть либо включены в стоимость товара, либо выделено отдельно. Каким образом организация должна учитывать эти затраты?

Транспортные расходы включаются в себестоимость товара, причем они могут быть учтены двумя способами:

1. на счете учета товаров (то есть включаются в себестоимость),
2. выделены на отдельный счет учета расходов на продажу.

Транспортные расходы включаются в стоимость товара

При этом товарные ценности принимаются к учету на 41 счет вместе с ТЗР (транспортно-заготовительными расходами). Не самый удобный способ, но, тем не менее, организация вправе его выбрать.

Проводки по учету товаров и транспортных расходов имеют вид:

• Д41.1 К60 – отражена стоимость товаров по документам поставщика.
• Д19 К60 – выделен НДС, предъявленный поставщиком.
• Д41.1 К60 – отражена стоимость ТЗР.
• Д19 К60 – выделен НДС, относящийся к ТЗР.

Цена за единицу товара будет включать стоимость доставки.

Если получаемый товар имеет несколько различных партий, то затраты по доставке пропорционально распределяются по полученным партиям.

Пример:

Получены товары общей стоимостью 200 000 руб.:

• партия подушек в количестве 1000 шт. по 80 руб. за штуку, всего на 80 000,
• партия одеял в количестве 1000 шт. по 120 руб. за штуку, всего на 120 000.

Общая сумма транспортных расходов составила 20 000 руб.

Если организация включает ТЗР в стоимость товара, то необходимо рассчитать транспортные расходы, относящиеся к каждой партии. Для этого в отношении каждой партии необходимо умножить общую сумму ТЗР на стоимость партии и разделить на общую сумму транспортных затрат.

Расходы по доставке подушек = 20 000 * 80 000 / 200 000 = 8 000.

Стоимость подушек с учетом расходов по доставке = 88 000.

Цена единицы партии с ТЗР = 88 000 / 1000 шт. = 88.

Расходы на доставку одеял = 20 000 * 120 000 / 200 000 = 12 000.

Стоимость одеял с ТЗР = 132 000.

Цена единицы с ТЗР = 132 000 / 1000 шт. = 132.

Таким образом, подушки будут оприходованы по 88 000 руб., а одеяла по 132 000 руб.

Транспортные расходы отражаются в составе расходов на продажу

В этом случае в бухгалтерском учете ТЗР отражаются отдельно на счете 44 «Расходы на продажу», для чего открывается отдельный субсчет (проводка по учету транспортных расходов Д44.ТР К60). О 44 счете читайте здесь.

В течение месяца транспортные затраты копятся по дебету 44 счета, в конце месяца накопленная сумма списывается пропорционально стоимости проданных товаров.

Пример:

В течение месяца организация получала товар от поставщика дважды:

• 1 партия: 1000 подушек по 80 руб. общей стоимостью 80 000, доставка 8 000 руб.
• 2 партия: 1000 подушек по 120 руб. общей стоимостью 120 000, доставка 12 000 руб.

Помимо этого, организация самостоятельно ездила к поставщику за подушками, приобрела 500 подушек по 80 руб. на 40 000. При этом ТЗР организации составили:

• расходы на бензин – 1000.
• зарплата водителя – 800.
• страховые взносы с зарплаты водителя – 240.
• амортизация автомобиля – 500.

Какие проводки необходимо отразить в бухгалтерском учете?

Проводки:

Таким образом, за месяц по дебету 44.ТР накопилась сумма ТЗР, равная 22540.

На счет 41.1 за месяц к учету приняты товары на сумму 240 000.

За месяц с 41 счета на продажу был списан товар на сумму 150 000.

Какую сумму ТЗР нужно списать в конце месяца со счета 44.ТР?

Предположим, что на начало месяца счет 44.ТР имел дебетовое сальдо 10 000, 41.1 имел дебетовое сальдо 80 000.

Дебетовое сальдо 44.ТР = начальное сальдо + оборот по дебету за месяц = 10 000 + 22 540 = 32 540.

Дебетовое сальдо 41.1 = 80 000 + 240 000 = 320 000.

В конце месяца с 44 счета нужно списать транспортные расходы:

ТЗР = 32540 * 150000 / 320000 = 15253.

Проводка по списанию транспортных расходов на продажу – Д90.2 К44.ТР.

Общая формула для списания транспортных расходов в конце месяца:

Мы рассмотрели два способа учета транспортных расходов в бухгалтерском учете: включать их в стоимость ТМЦ и включать в расходы на продажу. Руководство организации может выбрать для себя любой удобный способ учета ТЗР и закрепить свой выбор в учетной политике.

Учет транспортно-заготовительных расходов при продаже ТМЦ

Здесь возможны три варианта:

• покупатель забирает товар самостоятельно (самовывоз);
• доставка покупателю осуществляется за счет покупателя;
• доставка осуществляется за счет продавца.

В первых двух случаях организация – продавец затрат не несет, во втором случае ТЗР  могут быть включены в цену продаваемых ТМЦ либо учтены отдельно на счете 44. В конце месяца накопленные за месяц транспортные расходы полностью списываются в дебет счета 90 (проводка Д90.2 К44).

Неучтенные материалы. Мониторинг цен

Иногда в смете встречается отдельный раздел со списком материалов или оборудования. Спрашивается, почему, ведь подобные ресурсы должны включаться в расценки на работы? На самом деле это нереально сделать в некоторых ситуациях, поскольку все зависит от конкретных инженерных и дизайнерских решений, принятых при создании проекта.

При выполнении монтажа оборудования устанавливается объем и стоимость работ, а вот цена оборудования сильно различается в зависимости от производителя и технических характеристик. Значит, нужно отразить его обособленно.

Узнать такие позиции нетрудно. Во-первых, они обычно расположены отдельным блоком в таблице (но не всегда, могут и «прикрепляться» к строке с расценкой на работу), а во-вторых, у них нет собственного шифра, и в колонке, где обычно находится номер из сборника, написано «прайс», «по прайсу ООО «Ромашка», «мониторинг цен» или что-то подобное.

Обратите внимание! Мониторинг означает, что для установления цены были собраны несколько (как правило, не менее 3) коммерческих предложений от разных организаций или ИП и выведена средняя арифметическая (или минимальная, зависит от заказчика). О методике можно прочитать в пп

4.25 МДС 81-35.2004.

Учтите, при работе со сметой в программе или при проверке привязанные к расценкам и включенные в них материальные ресурсы зависят от объема работы и меняются вместе с ним. Неучтенным материалам количество и цена задаются вручную.

Заготовительно-складские расходы

Просим разъяснить в каком размере правильно применять транспортные и заготовительно-складские расходы на материалы, стоимость которых отсутствует в журнале «Сметные цены в строительстве» (ССЦ)?

Можно ли учитывать их по пункту 6. Общей части раздела III «Сборника базо­вых и текущих средних сметных цен на материалы, изделия и конструкции» в зависимости от класса гру­за?

Таким же образом по оборудованию?

Ответ

Транспортные расходы определяются следующим образом: Транспортные расходы по материалам, масса которых значительна (железобетонные и бетонные кон­струкции, бетоны, растворы, лесоматериалы, металлопрокат, металлические конструкции и т.д.) опреде­ляются, как правило, по калькуляциям транспортных затрат.

По материалам, цены на которые отсутствуют в журнале «Сметные цены в строительстве» (ССЦ-01 -г-12) транспортные расходы принимаются по формуле:

Т_Р = Ц_СМ/1,02-Ц_ОПТ,

где:

Ц_см — сметная цена аналогичного ресурса;

Ц_0ПТ — оптовая цена этого ресурса;

и добавляются к оптовой или отпускной цене ресурса.

При отсутствии в журнале ССЦ аналогичных ресурсов транспортные расходы можно определять или по калькуляции, или по п.6 Общей части III раздела указанного журнала. Заготовительно-складские расходы принимаются в соответствии с рекомендациями Госстроя России в размере 2 % от стоимости материалов и изделий с учетом транспортных затрат и в размере 0,75 % от стоимости металлоконструкций, также с учетом транспортных затрат.

Для оборудования расчеты по транспортным и другим затратам производятся с применением норма­тивов «Сборника укрупненных нормативов затрат на запасные части, тару и упаковку и транспортные расходы для использования при определении сметной стоимости оборудования», Москва, изд. 2004 г.

Транспортировка товаров

Транспортные расходы организация, которая занимается исключительно торговлей (оптовой или розничной), может включить в состав расходов на продажу. Каким образом включать данные затраты в расходы?

Транспортные расходы торговой организации условно разделяют на две категории.

Во-первых, расходы по доставке товара от поставщика на склад торговой организации-покупателя учитывают либо на счете 41 «Товары» (включают в стоимость товаров), либо на счете 44.

Во-вторых, расходы по доставке товара со склада торговой организации — покупателя другим организациям или гражданам-потребителям учитывают на счете 44.

На счете 44 транспортные расходы накапливаются и в конце отчетного периода их можно списать на счет 90 «Продажи». Списать их можно двумя способами либо полностью в отчетном периоде, либо распределяя между товарами, реализованными в отчетном периоде, и их остатком.

В ст. 320 НК РФ указан метод распределения транспортных расходов торговой организацией. Бухгалтеру любой торговой организации в данном случае удобнее сблизить налоговый учет с бухгалтерским и следовать методу распределения транспортных затрат, установленному ст. 320 НК РФ, который заключается (аналогично методу распределения материалов, рассмотренному нами ранее) в определении среднего процента транспортных расходов, относящихся к остатку нереализованных товаров на конец месяца.

Пример. ООО «Ромашка» занимается оптовой торговлей. Остаток товаров на балансе по состоянию на 30 июня — 56 000 руб.

В течение июля было приобретено товаров на сумму 120 000 руб. и продано на 90 000 руб. (в покупных ценах).

Остаток товаров на 31 июля — 86 000 руб. (56 000 руб. + 120 000 руб. — 90 000 руб.). Остаток транспортных расходов на 30 июня составлял 7000 руб.

За июль оборот по дебету счета 44, субсчет «Транспортные расходы при покупке товаров», составит 16 000 руб.

Согласно учетной политике в бухгалтерском учете ООО «Ромашка» транспортные расходы распределяет по тем же правилам, которые представлены в ст. 320 НК РФ.

Распределение транспортных расходов за июль:

остаток товара на начало месяца (сальдо счета 41, субсчет «Товары на складах») — 56 000 руб.;

поступление товара в течение месяца (оборот по дебету счета 41, субсчет «Товары на складах») — 120 000 руб.;

продажи товара за месяц (оборот по кредиту счета 41, субсчет «Товары на складах») — 90 000 руб.;

остаток товара на конец месяца (56 000 руб. + 120 000 руб. — 90 000 руб.);

остаток транспортных расходов на начало месяца (сальдо по счету 44, субсчет «Транспортные расходы при покупке товаров») — 7000 руб.;

учтены транспортные расходы в течение месяца (дебетовый оборот счета 44, субсчет «Транспортные расходы при покупке товаров») — 16 000 руб.;

сумма транспортных расходов, относящаяся к остатку товаров, — 11 238,64 руб. (86 000 руб. x ((7000 руб. + 16 000 руб.) : (90 000 руб. + 86 000 руб.)) x 100% = 86 000 руб. x 13,0682%);

сумма транспортных расходов, списываемая по итогам месяца на реализацию, равна 11 761,36 руб. (7000 руб. + 16 000 руб. — 11 238,64 руб.).

После того как расходы распределены, в бухгалтерском учете сделана запись:

Дебет 90, субсчет «Себестоимость продаж», Кредит 44, субсчет «Транспортные расходы при покупке товаров», — 11 761,36 руб. — списаны транспортные расходы за июль.

О.Ильюшина

Налоговый эксперт

Что относят в состав складских издержек

Расчет и оценка складских расходов занимает далеко не последнее место в планировании и бюджетировании деятельности. От эффективности заготовки и качества хранения товаров на складах зависит конечный результат работы

Поэтому важно планировать будущие издержки

Учет складских расходов включает в себя не только аренду помещений и затраты на логистику, транспортировку продукции. В состав расходов на складах относят:

• расходы на оплату труда работников складов;
• энергозатраты по функционированию помещений (электричество, отопление, газоснабжение, прочее);
• амортизацию и обслуживание машин и оборудования на складах;
• транспортировку, упаковку, доставку товаров;
• траты на страховку транспортируемой продукции;
• уплату пошлин, налогов и сборов;
• расходы на обеспечение безопасности (системы видеонаблюдения, системы пожарной безопасности);
• издержи по заготовке продукции.

Это далеко не полный перечень трат. Если не проводить систематический расчет затрат складских операций, то невозможно обеспечить бесперебойный и стабильный производственный цикл. Перебои с оплатой, поставкой и отгрузкой гарантированы. А если не обеспечить должный уровень хранения товарных ценностей, то вероятны хищения и порча продукции.

Какие документы необходимы для обоснования транспортных расходов?

В зависимости от способа осуществления доставки меняется и документальное обоснование. В соответствии с п. 6 постановления Правительства РФ «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» от 15.04.2011 № 272 (далее — постановление № 272), которое регулирует процесс доставки на автомобиле, основным документом является транспортная накладная (далее — ТН). ТН — это неотъемлемая часть любого договора о перевозке товаров, ее составление осуществляется в трех одинаковых копиях — для каждого участника правоотношений: перевозчика, продавца и покупателя. В ней указываются сведения:

• о сторонах сделки;
• товаре;
• сопроводительных документах (приводится их перечень);
• автомобиле;
• месте и дате погрузки/разгрузки товара;
• сроках доставки;
• прочая информация, указанная в приложении 4 к постановлению № 272.

Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» от 15.04.2011 № 272, приложение 4 — транспортная накладная.

Отметим, что ранее, чем ТН, была введена товарно-транспортная накладная формы 1-Т (далее — ТТН), утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, которая может применяться и в настоящее время.

Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, форма 1-Т.

При перевозке железнодорожным транспортом таким документом выступает транспортная железнодорожная накладная (ст. 2 закона «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации» от 10.01.2003 № 18-ФЗ).

При воздушных и речных перевозках также будут действовать свои накладные: авиагрузовая или речная.

Транспортировка же некоторых видов материалов зачастую требует составления сметы, из которой видно, как формируются данные расходы. В частности, использование сметы осуществляется строительно-подрядными организациями для корректного исчисления стоимости доставки с учетом как характеристик поставляемого материала, так и способа ее организации.

В п. 4.59 постановления Госстроя России «Об утверждении и введении в действие Методики определения стоимости строительной продукции» (с приложением МДС 81-35.2004) от 05.03.2004 № 15/1 (далее — МДС 81-35.2004) определены особенности калькуляции транспортных расходов строительных материалов.

Так, в смете осуществляется калькуляция транспортных расходов исходя из:

• вида транспортного средства;
• тарифа отправки;
• пунктов отправления и прибытия;
• расстояния, которое преодолел транспорт для доставки;
• прочих условий, влияющих на доставку.

Пример

ООО «Путь» осуществляет перевозку строительных материалов автомобильным транспортом. Класс груза — 1, масса груза — 3 тонны, тариф перевозчика за 1 тонну груза — 10 000 руб. за каждые 50 км. В соответствии со сметой перевозчик осуществил доставку стройматериалов из Балашихи во Владимир, при этом протяженность его маршрута составила 150 км. Кроме того, в смету была включена стоимость погрузки и разгрузки стройматериалов, которая составила 60 000 руб. за 1 тонну.

Исходя из указанных данных стоимость перевозки 1 тонны = 10 000 × 150 / 50 + 60 000 = 90 000 руб.

При этом в п. 4.60 МДС 81-35.2004 предусмотрено, что если калькуляцию произвести нет возможности, то расчет доставки может быть произведен с применением нормативов, установленных для каждого конкретного случая, а в случае их отсутствия — в размере 3–6% от отпускной цены.

Классификация по видам

Нормативный учет складских затрат предусматривает группировку операций на три основные категории. Это обеспечение заготовки, хранения и нехватки товаров на складах. Что включают в себя основные виды складских затрат, как расшифровываются, разберем в таблице.

Категория	Описание
Затраты на заготовку	Вид складских издержек, которые включают в себя операции по подготовке и размещению заказа. Могут быть постоянными, то есть не зависящими от объема заготавливаемой продукции или сырья. Расходы компании по ведению бухучета, на обеспечение связи, конторские издержки. Но могут стать и переменными, например траты на входящий поток логистики. Структура затрат на заготовку определяется в зависимости от вида экономической деятельности.
Издержки на хранение	Представляют собой основные затраты на складскую деятельность. В категорию следует включать траты на: финансовые риски или траты основного капитала. Такие издержки включают в себя все затраты, связанные с инвестированием, процентами по оборотному капиталу и с упущенной выгодой из-за инвестирования в товары (вместо облигаций, ПИФов и т. д.); обслуживание и содержание помещений. Это и энергозатраты на содержание, коммунальные платежи, кондиционирование, охлаждение и прочее; обслуживание запасов, например страхование ТМЦ, компьютерное оборудование и программное обеспечение ведения складского учета; траты на инвентарный риск, то есть ТМЦ, хранящиеся на складах, могут потерять свои свойства и ценность. Например скоропортящиеся продукты питания в торгово-розничных предприятиях.
Расходы на нехватку	Категория отражает объем расходов компании на экстренные поставки товаров при нехватке ТМЦ на складах. Например, это и оплата неустоек по договору о срыве сроков, и издержки на срочные поставки и транспортировку, и издержки на смену поставщиков. Также включают всевозможные доплаты и ценовые надбавки за срочность.

Накладные в складском учете

Несмотря на многообразие учетных и первичных форм учета, складская накладная является основным документом. Формуляр используется для отражения поступления активов на склад и для регистрации выбытия ТМЦ при реализации или на сторону.

Оформлением накладных занимается та сторона, которая осуществляет передачу товара: продавец или поставщик. Например, при покупке товара компания получает уже готовую форму ТОРГ-12. На основании этого документа в складском учете организации фиксируется отгрузка товара.

Уже при реализации актива, например при продаже собственной продукции, компания самостоятельно заполняет ТОРГ-12, так как сама компания выступает в роли продавца. Заполняется вся необходимая информация о сторонах сделки (покупатель, продавец и транспортная компания при необходимости). Затем регистрируется детальная информация о ТМЦ.

Рассмотрим управление складом на простом примере

Представьте обычную кухню, запасами на которой управляет домохозяйка. У супруга она просит купить 20 яиц, а вместо этого он пригоняет целый грузовик, лишь потому, что стоимость одного яйца при покупке в таком объёме ниже на рубль. В холодильник всё не вместится, придётся затарить другие помещения. И яйца придётся есть каждый день на завтрак, обед и ужин, иначе они испортятся.

А вот в бизнесе это, к сожалению, вполне возможно и, как говорится, «сплошь и рядом».

А теперь представьте, отделу закупок предложили скидку, и он вместо 2 поддонов товара, необходимого для пополнения запасов на складе, берет 2 фуры. Всё это куда-то нужно разместить, а использование всего объёма не спланировано. Другая ситуация — отдел продаж, не успевает своевременно продать товар, заказанный отделу закупок. В результате товар превращается в просрочку и списывается на убытки.

Склад же при этом превращается в некий буфер, который используете для сокрытия (сглаживания) различного рода проблем, возникших по вине различных подразделений компании. На нем оседают:

• сверхнормативные запасы;
• просрочка;
• пересортица;
• неликвид.

Также могут появиться недостачи, а бизнесу будет нанесён существенный вред. Рано или поздно все эти проблемы могут вылезти наружу в самое неподходящее время.

Бережливый склад: чем полезна система 5С

Для эффективной работы склада без издержек нужно исключить поглощающие ресурсы процессы и действия, которые не создают никакой дополнительной ценности. Сэкономить до 20-50% затрат поможет система бережливого производства 5С.

Что включает 5С

1. Сортировка

Удалите повреждённые и устаревшие товары, сломанные поддоны, неисправное оборудование. Это позволит решить проблему с нехваткой места.

Предметы, подлежащие утилизации, но требующие специального разрешения, храните в отдельном месте.

Сократите время перемещения сотрудников. Для этого можно создать специальные поперечные проходы.

2. Соблюдение порядка.

Организуйте вещи с максимальной эффективностью. Часто используемые товары нужно разместить в легкодоступные места. Чтобы сэкономить время при поиске, добавьте бирки и ярлыки инвентаря. Храните пустые поддоны и упаковки так, чтобы их можно было моментально использовать при первой необходимости. Сократить ошибки и увеличить эффективность сотрудников помогут инструкции, схемы, напоминающие знаки. Например, что по окончании рабочего дня, нужно зарядить оборудование.

3. Содержание в чистоте

В конце рабочего дня сотрудники должны убирать рабочее место и все рабочие зоны. Это позволит обнаружить ошибки и дефекты. Чтобы не засорять склад, перед каждым проходом разместите мусорные баки. Держите наготове инвентарь для уборки на случай чрезвычайных ситуаций.

4. Стандартизация

Создайте стандарты для всех рабочих зон на складе. Они подразумевают порядок действий при различных рабочих процессах. Привлеките к обсуждению персонал, задокументируйте данные. Стандартизированные действия всегда должны быть на виду. Для информирования используйте плакаты и баннеры. Обучайте стандартам новых сотрудников посредством учебных пособий и видеороликов.

5. Совершенствование

Постоянно совершенствуйте работу склада. Проводите проверки и аудит, чтобы убедиться в соблюдении стандартов. Поощряйте сотрудников за выполнение стандартов и предложение инновационных идей.

Придерживайтесь «кайдзен». Это принцип гласит: «изменения — это хорошо, и они всегда влекут за собой развитие и улучшение».

Если существующие стандарты уже не работают, будьте открыты для новых стандартов.

Рекомендуем

На курсе слушатели получат практических навыки и методологии по описанию и формализации складских бизнес-процессов, путём разработки бизнес — модели склада, технологической карты, регламентов, системы нормирования, функциональных инструкций. Познакомятся с современными технологиями автоматизации учета и управления складскими процессами (WMS).

Как рассчитать издержки

Чтобы перечислить затраты на содержание складских помещений, их нужно не только обозначить, но и рассчитать. А затем учесть при планировании и составлении бюджета затрат на финансовый год. Если организация не заложит достаточных средств на обеспечение деятельности складов, то вероятны перебои в деятельности. Либо у нее не будет средств рассчитаться с работниками по заработной плате, либо оплатить поставку, либо погасить долги за коммунальные платежи.

Единая формула затрат на складские операции отсутствует, так как состав и структура операций во многом зависит от основного вида деятельности предприятия. Например, для производства это будет один алгоритм расчета, а для торговли — совершенно другой.

Определим принцип расчета на примере.

В компании «Пример» средний уровень запасов оценивается в 10 миллионов рублей. Общие расходы на содержания складов составили 1,9 миллиона рублей:

1. Траты на аренду помещения — 200 000 рублей.
2. Расходы на обслуживание запасов — 800 000 рублей:
   • ручная работа с товарами — 200 000 руб.;
   • страховка ТМЦ — 100 000 руб.;
   • конторские расходы, бухучет, оборудование и управление — 300 000 руб.;
   • налоги и сборы — 200 000 руб.
3. Инвентарные риски — 900 000 руб., в том числе:
   • недостача по результатам инвентаризации — 300 000 руб.;
   • моральный износ ТМЦ — 600 000 руб.

Вычисляем процентное соотношение складских трат к стоимости запасов. Для этого требуется разделить это число на стоимость запасов: 1,9 млн руб. / 10 млн руб. = 19%.

Теперь нужно прибавить затраты основного капитала. Предположим, что они в данном случае составляют 10%, то есть 1 миллион рублей.

В примере общие расходы на хранение товара составляют 2,9 миллиона рублей (1,9 + 1,0) при средней стоимости запасов в 10 млн руб. В процентном отношении это 19% + 10% = 29%.

Коэффициенты и НДС

Наверное, самым запутанным и сложным является система применения специальных коэффициентов. Они бывают как понижающими, так и повышающими. Могут использоваться в следующих случаях (к каждому приведены примеры):

• Условия производства работ: наличие помех в помещении, жилое или производственное здание.
• Влияние внешних факторов – зимнее удорожание.
• Территориальные особенности – поправочные коэффициенты при перевозке груза (мусора).
• Способ ведения работ – ремонт своего помещения собственными силами.
• Корректировка объема работы – толщина штукатурного слоя.

Таких значений много, они установлены как на федеральном, так и на местном уровне. Неспециалисту понять правомерность их применения сложно, в большинстве случаев это и не требуется бухгалтеру, но знать об их существовании необходимо.

Большое количество вопросов вызывает НДС, если точнее, его отсутствие в документах, которые составлены для фирм-упрощенцев. Когда подрядчик применяет УСН и не платит НДС, он покупает материалы, которые в подавляющем большинстве случаев включают налог. Заказчики иногда норовят выкинуть НДС из сметы вообще, это в корне неверно.

1. Смета формируется с учетом системы налогообложения подрядчика. Если документацию заказывают у сторонней компании, необходимо предупредить составителя о применении упрощенки. В таком документе можно увидеть строчки вроде «компенсация НДС в материалах».
2. В случае если был выигран аукцион, где смета составлена с НДС, используются разные подходы к корректировке данных:
   • Отдельной строкой указывается коэффициент понижения (если было) цены по аукциону, и затем идет строка итоговой стоимости с указанием «Без НДС», дописывается ссылка на статью НК 26.2 «Упрощенная система налогообложения».
   • При отсутствии снижения цены (так происходит, например, когда заявку подал только один участник и с ним заключается контракт) в смету также добавляется еще одна строка «Итого» с указанием той же стоимости, но только с уточнением «Без НДС» и отсылкой к НК. Заключение госконтракта с упрощенцем не повод уменьшать окончательную цену на НДС (Письмо Минфина №24-01-07/34829 от 15.05.19).

Обратите внимание! Коэффициенты могут указываться построчно, это видно в колонке с шифром, а могут отражаться в итоговой таблице. Зависит от выбранного метода расчета

Лучше согласовать конкретный вариант оформления итоговой таблицы в части НДС с заказчиком напрямую. Обращаться при этом можно и в сметный отдел, и в бухгалтерию, ведь именно они передают документы на оплату в казначейство и наверняка знают, какой документ пройдет проверку, какой нет.

Составление форм КС-2 и КС-3

Программным способом составить акт и справку легко, они формируются автоматически на основании готовой сметы. Но, допустим, локальную смету вам предоставили в Excel или Word (хуже, если в PDF или другом подобном формате в виде нередактируемой картинки). Это тоже позволяет облегчить задачу и перекопировать построчно данные в форму КС-2, ведь информация там очень похожая.

Отличия между сметой и КС-2:

• В КС-2 более краткая информация (не выделены отдельно зарплата, эксплуатация машин и т.п.).
• В акте не обязательно отражается полный объем работ, если он выставлен за определенный этап или период.

Форма КС-3 еще более упрощенная. Обычно в ней достаточно указать общее наименование работы («работы по установке фундамента»). В ней отражаются суммы в разрезе трех периодов – с начала проведения работ, с начала года и в том числе за отчетный период.

Если выполняются дополнительные работы, не предусмотренные изначально, то на них необходимо сформировать отдельную смету и составить отдельные акты и справки. По 44-ФЗ (госзакупки) возможность проведения таких работ, как правило, не предусмотрена. Можно либо увеличить объем включенных в смету работ или использовать «зазор» в виде непредвиденных затрат и только при наличии подобного условия в контракте.

Важно! При работе с бюджетным учреждением увеличение возможно, как правило, в пределах 10% от стоимости конкретных работ, а не от полной стоимости сметы. Аналогичен подход к материалам

Некоторые госзаказчики строго замеряют фактический расход материалов и соответственно корректируют объемы. В итоге сумма выигранного тендера может упасть при окончательном расчете.

Инвентаризационные ведомости

Контроль над сохранностью ценностей и материальных активов — ключевая цель складского учета. Для реализации этой цели предусмотрена специальная процедура — инвентаризация. По сути, инвентаризационные проверки — это выверка фактического наличия ТМЦ с данными бухгалтерского учета.

Оснований для проведения инвентаризации несколько:

1. Перед составлением годовой финансовой отчетности.
2. При смене материально ответственного лица.
3. При выявлении фактов хищения активов.
4. При передаче активов в аренду или на ответственное хранение.
5. При ликвидации экономического субъекта.
6. При стихийных бедствиях, пожарах, наводнениях.

При выявлении расхождений составляется инвентаризационная складская ведомость.