Журнал учета инструкций по охране труда для работников

Книги

Нормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаОхрана труда, обеспечение безопасностиСанПины, СП, МУ, МР, ГНПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортНаука. Техника. МедицинаКосмосРостехнадзорИскусство. Культура. ФилологияДругоеКниги издательства «Комсомольская правда»Книги в электронном видеКомпьютеры и интернетБукинистическая литератураСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНГОСТы, ОСТыЭнциклопедии, справочники, словариДомашний кругДетская литератураУчебный годСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияЭкономическая литератураХудожественная литература

Список журналов по охране труда, которые должны быть в организации

Охрана труда кажется чем-то сложным, потому что приходится вести огромное количество журналов, следить за их актуальностью и правильностью заполнения, прошивать и пронумеровывать страницы. Но на практике, ведение каждого отдельного журнала не представляет сложности, нужно лишь знать, какие журналы вести, и как их заполнять. 

Журналы используются для того, чтобы вести контроль на предприятии и следить за соблюдением сроков проведения обязательных инструктажей персонала. Список журналов, которые обязательно должны быть на предприятии, зависит от специфики того, чем вы занимаетесь, а также того, какие специалисты работают в организации. Однако есть и такие журналы, которые должны быть любой организации.

Вам понадобится завести:

1. Журналы регистрации:
   • вводного инструктажа по охране труда — согласно ст. 212, 225 ТК РФ и Порядка обучения, утв. совместным постановлением Минтруда и Минобразования от 13.01.2003 № 1/29, содержит информацию о вновь принятых сотрудниках, с которыми был проведен инструктаж, инструкторе (с указанием должностей), дате проведения, при этом каждая запись заверяется подписями инструктора и инструктируемого. Форма журнала приведена в приложении А4 к ГОСТ 12.0.004-2015.
   • первичного (повторного, внепланового, целевого) инструктажа по охране труда на рабочем месте — согласно ст. 225 ТК и Порядку № 1/29, содержит информацию о сотрудниках, которые прошли инструктаж, организованный непосредственным руководителем подразделения. Инструктаж завершается устной проверкой знаний. После этого в журнале ставится отметка о допуске сотрудника к работе.
   • несчастных случаев на производстве — форма утверждена постановлением Минтруда «Об утверждении форм документов…» от 24.10.2002 № 73. Сюда специалист службы охраны труда вносит сведения о случившихся на предприятии несчастных случаях после проведения служебной проверки по каждому из них.
   • противопожарного вводного инструктажа — в этот журнал вносятся сведения по результатам инструктажа, проведенного со всеми принимаемыми на работу сотрудниками. Ведение поручается специалисту, отвечающему за пожарную безопасность.
2. Учета:
   • Инструкций по охране труда. Специалистам, которым поручено ведение этого журнала, рекомендуется присваивать каждой инструкции свой номер, в названии следует указывать службу, для которой инструкция была создана.
   • Выдачи сотрудникам инструкций по охране труда — данный регистр необходим для фиксации всех фактов выдачи инструкций по ОТ сотрудникам для ознакомления. 
   • Обучения по охране труда — здесь отражаются факты периодического прохождения инструктажа (производится учет посещения таких мероприятий, объема и содержания доведенной до сотрудников информации).
   • Присвоения групп по электробезопасности персоналу, не связанному с обслуживанием электротехники, в котором фиксируются результаты прохождения соответствующего инструктажа. Заполнение такого журнала обычно поручают сотруднику, который имеет 3-ю группу по электрической безопасности. Группы допуска к работе с электрооборудованием указаны в Правилах, утв. Приказом Минтруда России от 15.12.2020 № 903н.
   • Проверки знаний по электробезопасности — он нужен для сохранения результатов проверок электротехнического персонала.
   • Проверок со стороны надзирающих и контролирующих органов по соблюдению норм по охране труда. 

Кроме того, в организациях могут использоваться следующие журналы:

1. Учета:
   • Работ по распоряжениям и нарядам-допускам при работе с электроустановками. Используется для отображения сведений по проведению работ специалистами, обладающими соответствующим разрядом и прошедшим специнструктаж и проверку знаний. 
   • Медосмотров водителей перед рейсами. В регистре отмечается информация по результатам медосмотров водителей.
   • Выдачи и содержания средств индивидуальной защиты. 
   • Работ по техобслуживанию и ремонту объектов недвижимости.
2. Регистрации:
   • допусков к выполнению работ повышенной опасности;
   • испытаний средств индивидуальной защиты;
   • профзаболеваний;
   • огневых работ.

Кто ведет

Руководитель учреждения сам определяет, в чьи обязанности будет входить ведение книги выдачи инструкций. Это значит, что вести ее может руководитель того подразделения, который проводил первичный инструктаж. Основное правило — запись об этом в принадлежащей ему должностной инструкции. Часто реестр оформляет отдел кадров или бухгалтерия. На земле инструктируют, как правило, специалисты по охране труда, они держат оригиналы, копии могут быть в подразделениях.

Важно помнить, что в соответствии с Письмом Минтруда от 15.09.2016 № 15-2/ООГ-3318, бумаги подлежат выдаче после получения соответствующей подписи

Когда нужно вести журнал инструктажа по охране труда на рабочем месте?

Инструктаж наемных сотрудников по охране труда обычно выполняется работодателем с целью предотвращения чрезвычайных происшествий и несчастных случаев в организации или на производстве. Такая мера эффективно способствует принуждению работников компании к соблюдению правил безопасной работы. Речь идет не только о персональной, но и о коллективной безопасности на предприятии.

В форматах первичного или повторного инструктажа по безопасности на рабочем месте наемные сотрудники получают такую информацию:

1. Условия выполнения трудовых функций.
2. Специфика операционной (производственной) деятельности.
3. Обстановка на конкретном рабочем месте.
4. Особенности используемого оборудования (инвентаря).
5. Способы и методы безопасного осуществления операций.
6. Опасные (вредные) факторы на рабочем месте, противодействие негативному воздействию этих факторов.
7. Инструкции и другие нормы, касающиеся охраны труда в рамках рабочего места наемного сотрудника.

Первичный инструктаж сотрудника на рабочем месте следует проводить перед началом выполнения трудовых операций.

Повторный инструктаж осуществляется минимум 1 раз в полгода.

Такой инструктаж – как первичный, так и повторный – выполняется начальником отдела, то есть руководителем соответствующего структурного подразделения компании. При этом используются программы, предусмотренные для первичного инструктажа.

Сам факт прохождения конкретным работником любого инструктажа по охране труда всегда фиксируется (регистрируется) в специально предусмотренном журнале. Все эти правила установлены пунктами 2.1.3, 2.1.4 и 2.1.5 Постановления № 1/29 от 13 января 2003 года, совместно утвержденного Минобразования РФ и Минтруда РФ.

Важный момент – запись в таком журнале подтверждает, что сотрудник был допущен к осуществлению трудовой деятельности на конкретном рабочем месте после прохождения надлежащего обучения. Иными словами, он получил необходимую информацию о безопасности труда.

Каждая такая запись должна содержать дату проведения, подпись инструктируемого лица, подпись инструктирующего лица. Для работодателя этот момент имеет принципиальное значение.

Как правильно заполнять?

При внесении записей в журнал инструктажа по безопасности (охране) труда на рабочем месте нужно соблюдать общепринятые правила:

Записи могут вноситься как от руки, так и путем компьютерной печати

Важное условие – подписи должны проставляться только собственноручно, своевременно и в нужных местах (специально отведенных).
Ошибки (недочеты) нельзя оставлять. Их нужно исправлять путем перечеркивания с проставлением корректной записи, подписи и резолюции о том, что исправленному следует верить.
Постраничная нумерация.
Шнуровка всех листов с надлежащей опломбировкой.
Пустые строчки не допускаются

Пропуск всегда заполняется характерным прочерком.

В титульной части этого журнала указываются название работодателя, наименование подразделения (отдела).

Кроме того, здесь указывается название самого документа, которое четко отражает его назначение (журнал учета инструктажа на рабочем месте), а также период ведения данного регистра (дата начала, дата окончания).

Графы (столбцы), которые должны быть в табличной части журнала:

1. Дата проведения процедуры инструктажа.
2. ФИО инструктируемого лица.
3. Год рождения инструктируемого лица.
4. Должность (профессия), занимаемая инструктируемым лицом в организации.
5. Подразделение компании, в котором числится инструктируемое лицо.
6. Разновидность проведенного инструктажа.
7. Причина (основание) для инструктирования.
8. ФИО инструктирующего лица и его должность.
9. Подпись инструктируемого лица.
10. Подпись инструктирующего лица.
11. Сведения о стажировке, пройденной инструктируемым лицом на рабочем месте.

Скачать образец для 2021 года

С 18.02.2020 вступил в силу Приказ Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. Этим документом предусмотрено, что журнал инструктажа по безопасности (охране) труда наемного сотрудника на рабочем месте следует хранить минимум 45 (сорок пять) лет.

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда: что фиксируется в документе

На любом производстве используются различные документы. Инструкции по охране труда считаются необходимыми. В них зафиксированы безопасные способы выполнения работ и применения приспособлений. Законодательством установлены нормы этих документов. Обязательным является наличие журнала учета выдачи инструкций по охране труда, о котором пойдет речь в статье.

Зачем требуется журнал?

Во время расследования несчастных случаев проверяется, есть ли инструкции по охране труда, а также их доступность для сотрудников. Если их нет, то ответственность за нарушение ложится на руководителя или работника, ответственного за эту сферу. Именно для этого требуется журнал учета выдачи инструкций по охране труда.

Что указано в законе?

В законе не зафиксирована норма по наличию документа, регулирующего выдачу инструкций. Но это является рекомендацией. На практике эта книга является самым удобным методом фиксирования получения инструкций по правилам охраны труда.

Журналы регистрации по охране труда позволят содержать в порядке инструкции. По ним получится выполнить отслеживание, кому и когда были предоставлены документы, а кому требуется выдача новых экземпляров. Присутствие книги может потребоваться во время проверки трудовой инспекцией. При ее отсутствии обычно рекомендуют завести.

Как заполнять журнал учета выдачи инструкций по охране труда? Выполняется это синей или черной шариковой ручкой. Не следует делать записи простым карандашом

Информация должна вноситься по порядку, важно исключить пустые строки. Колонки заполняют аккуратно, не следует выполнять подчищение или использовать корректор

Если обнаружена ошибка, то строку необходимо зачеркнуть, а ниже указать верные сведения. Когда работнику предоставляется комплект инструкций, то для каждой следует выделить отдельную строчку, а не отделять запятыми. Около каждой инструкции сотруднику надо расписаться.

Хоть книга не считается обязательным документом, и правила ее заполнения не указаны в законе, необходимо аккуратно вести записи. В этом случае с проверкой и во время расследования травмы на производстве зафиксированная информация может подтвердить правильное использование инструкций по охране труда.

Что включено в журнал?

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда нужно вести на основе унифицированной формы. В нем присутствует 7 столбцов:

1. Порядковый номер.
2. Дата выдачи.
3. Номер инструкции.
4. Название инструкции.
5. Число предоставленных экземпляров.
6. Ф. И. О. и должность получателя.
7. Подпись.

Так как использование подобной книги является рекомендацией, в каждом предприятии могут фиксироваться дополнительные колонки или убираться лишние. Журнал можно как купить, так и скачать, а также сделать самостоятельно.

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда необходимо нумеровать. Книгу обязательно прошнуровывают. Опломбировать по всем правилам поможет следующая инструкция:

1. Поставить нумерацию на всех листах с одной стороны.
2. Выполнить на внутренних полях 2 или 3 сквозных отверстия шилом, только обложка не затрагивается.
3. Потом нитка с иглой продевается в отверстия несколько раз, но нити не следует сильно затягивать.
4. Книгу надо раскрыть посередине и выполнить выравнивание нитей так, чтобы не усложнять пользование документов.
5. Два конца нитей надо вывести на последний лист журнала, зафиксировав их узлом.
6. После этого надо подготовить маленький белый прямоугольник, где указывается о выполнении шнуровки, нумерации. Затем все скрепляется с помощью печати.
7. На бумаге фиксируется количество страниц, в том числе и прописными буквами.
8. Обязательно указание Ф. И. О. и должности лица, которое отвечает за это.
9. Нужно приклеить прямоугольник на нити так, чтобы их кончики были заметны с другой стороны.
10. В конце ставится печать, которая должна захватить последнюю страницу.

Опломбирование книги служит защитой от внесения исправлений с помощью устранения страничек.

Хранение

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников находится у инженера или специалиста, который отвечает за это. Законом не установлено, что для этого требуются специальные условия, поэтому хранить книгу можно с другой документацией. После окончания листов в журнале его отдают в архив, где он хранится 5 лет, а потом уничтожается.

Если документация не закончена, но стала негодной, то можно завести новую. При этом старую книгу надо сохранить. Ведь вероятно, что предоставление инструкций нужно будет доказывать. На каждом производстве желательно иметь такой документ. Ведь это позволит не допустить многие проблемы.

Образец журнала

Какие графы заполняются в журнале:

1. Порядковый номер с 1 до конца строк.
2. Дата. Прописывается дата выдачи инструктивного материала.
3. Обозначение инструкции. Для удобства на предприятиях присваиваются специальные шифры, чтобы несложно было сориентироваться, какую инструкцию нужно выдать на участок.
4. Наименование документа. Прописывается кратко, о чем инструкция, слова могут быть сокращены, но все должно быть понятно и четко изложено.
5. Количество выданных экземпляров. Сотрудник службы по ОТ может сам установить, какое количество документов выдать на конкретный участок.
6. Должность получателя. Прописывается должность сотрудника, кто получил инструкцию на руки (не обязательно в соответствие со штатным расписанием, можно короче).
7. Подпись получившего. В последней графе получивший работник инструкцию оставляет свою подпись. Это обстоятельство свидетельствует, что инструкция выдана на руки. Здесь стоит внимательно отнестись к этому действию, чтобы исключить возникновение проблем. Возможно, это станет разбирательством по поводу произошедшего несчастного случая на производстве.

Образец журнала регистрации инструкций по охране труда можно скачать здесь:

Образец заполнения журнала регистрации инструкций по охране труда

Законодательство допускает использование самостоятельно разработанного бланка, так как в Методических рекомендациях Минтруда содержится рекомендуемая, а не обязательная форма журнала. Основными требованиями при этом остаются наличие базовых реквизитов (название компании и ФИО ответственных лиц), а также «живые» подписи ответственных субъектов.

Журнал имеет простую и четкую структуру. Первым листом является обложка документа, которая зачастую изготавливается из более плотной бумаги для обеспечения сохранности. На обложке должно быть прописано название компании, а также дата, когда журнал начали вести. Дату окончания, в свою очередь, прописывают только тогда, когда документ закончен и оформляется новый.

Основная часть журнала – это таблица, в которую следует вносить следующую информацию:

• порядковый номер графы;
• дата проведения инструктажа;
• полное наименование предоставляемой инструкции;
• номер предоставляемого документа;
• период, отведенный для осуществления аттестации по обеспечиваемым инструкциям;
• фамилия и инициалы, должность и подпись субъекта, который осуществляет учет предоставления инструкций.

Подобный журнал зачастую ведется на протяжении одного календарного года, однако может быть актуальным в рамках нескольких лет. Однако по истечении 10 лет документ в обязательном порядке должен быть заменен.

Также в соответствии с обозначенными выше Методическими рекомендациями Министерства труда РФ, инструкции по охране труда должны регулярно публиковаться заново, как минимум, один раз в пять лет. Если это осуществляется в период актуальности конкретного журнала, то в нем необходимо проставлять соответствующие отметки напротив каждой строки, где отмечается переизданная инструкция.

Если одному и тому же субъекту выдаются несколько документов, то на каждый из них следует оформлять отдельную строку.

Таким образом, журнал учета инструкций по охране труда является обязательным регистром, включающим в себя сведения о донесении информации об актуальных правилах охраны труда рабочему коллективу. Нанимателю необходимо заранее внедрить образец журнала в кадровое подразделение с целью упрощения работы ответственного за ведение документа субъекта.

Правила заполнения

Порядок оформления работодатель устанавливает самостоятельно. Главное — наличие личной подписи лица, которому предоставлена инструкция.

Фактическая выдача должна фиксироваться ответственным лицом, которое вносит сведения о:

• дате заполнения;
• Ф.И.О. и должности инструктируемого;
• названии выданного документа;
• числе предоставленных экземпляров;
• подписи получившего бумаги работника.

По требованиям законодательства инструкции по ОТ обновляются как минимум раз в 5 лет. Если процесс совпал с фактом ведения прежнего журнала, где зафиксирован старый формат, информация о новой редакции фиксируется напротив каждой графы с таким документом. При выдаче одному и тому же работнику нескольких разных бумаг сведения о каждой вносятся в отдельную строку.

При ошибке в оформлении строку следует зачеркнуть целиком, ниже внести правильную информацию. нельзя заполнять документ карандашом, пропускать строки. Электронная форма не представляется возможной, так как необходимо фиксировать записи личной подписью.

Правила заполнения журнала

В какой последовательности работать с документом, необходимо знать, для начала рекомендуется скачать его образец. Если за ведение журнала распорядительным документом назначено ответственное лицо, то это обстоятельство автоматически приобретает юридическую силу.

Перечень важных действий по ведению документа:

Все страницы должны быть пронумерованы, брошюра прошита, а после скреплена печатью

Важно, чтобы если лист был вырван, то вес было заметно. Пронумеровать можно вручную, а можно на компьютере, это не столь значимо.
Заполнять четко не оставляя пропусков или строчек

Если останутся в конце страницы, то лучше сделать отметку буквой z. Не нужно стараться заполнять, чтобы информация поместилась на одной строке, так сложно будет прочитать. Буквы должны быть написаны четко и разборчиво. В случае если допущена ошибка, то нужно аккуратно зачеркнуть ненужное, а внизу сделать пометку со звездочкой «исправленному верить».
Не рекомендуется замазывание ошибок корректором, это не приветствуется и может быть расценено, как грубейшая ошибка.
Заполнение строк производить ручкой, использование маркеров и фломастеров не допускается.
Если журнал закончился, то его хранение осуществляется в архиве в течение 10 лет.
Очень удобно и приветствуется на практике вклеить в документ правила его использования и заполнения. Что существенно облегчит:
Установить единый порядок по заполнению документа в организации в целом.
Вести журнал. Подготовить краткие обозначения наименований инструкций, чтобы не писать длинные названия.
Хотя на законодательном уровне таких нормативов не принято, но и запретов здесь нет. Записи в журнал должен вносить работник, выдающий инструкции по ОТ и осуществляющий контроль над данной процедурой.
Записи в документ должен вносить сотрудник, назначенный ответственным за ведение, что целесообразно прописывать в распорядительном документе. Процесс организации работ осуществляется следующим образом:
Инструкции должны выдаваться каждому руководителю производственного участка под роспись, персонально. Достаточно, чтобы один журнал был заведен на всю организацию.
Специалист по ОТ выдаёт инструкции руководителям, а они в свою очередь ознакамливают работников, кто им подчиняется.
Инструкции по ОТ находятся на рабочих местах и каждый работник обязан знать места их нахождения, это требование соблюдать обязательно, оно регламентировано правилами.

Нельзя пренебрегать требованию руководства и заведение Журнала не может быть лишним мероприятием.

Какую форму для учета следует применять?

Есть несколько основных правил, которые указывают, как необходимо вести и хранить журнал учета выдачи инструкций:

• Журнал должен быть прошит и все страницы пронумерованы.
• Нельзя пропускать строки при заполнении документа.
• Храниться журнал у ответственного лица, которое назначается руководителем.
• Обязательно наличие пломбы с печатью и подписью руководителя.

Самой по себе строгой формы ведения и заполнения не существует.

Но в обязательном порядке на титульном листе должна присутствовать следующая информация:

• Название организации.
• Дата начала записей.
• Дата последней записи.

После окончания ведения журнала его не уничтожают, а списывают в архив, где он хранится в течение 5 лет. Только после пяти лет хранения в архиве документ подлежит ликвидации.

Что касается внешнего вида, то документ оформляется в виде журнала с таблицей. Его можно купить в специализированных магазинах, а также сделать самому.

Но чаще руководители крупных организаций предпочитают все же покупать готовый вариант.

Если на предприятии контролирующие органы обнаружат отсутствие журнала  или серьезные ошибки в его ведении, то на руководителя могут наложить серьезные штрафы.

В  случае несчастного случая на производстве ответственность может возрасти с административной до уголовной.

Как заполняется?

После того, как учетный документ по форме заведен и утвержден руководителем, его следует заполнять правильным образом.

Для этого, в первую очередь, необходимо, чтобы в документе не было пропущенных строк, а также вырванных и испорченных страниц.

Таблица учетного документа имеет несколько колонок, каждая из которых обязательна к заполнению:

• Порядковый номер записи. Заполняется для учета.
• Дата.
• Наименование инструкции.
• Дата, когда был документ утвержден.
• Обозначение номера инструкции.
• Обязательно указать срок, когда должна быть проведена очередная перепроверка.
• ФИО и должность сотрудника, отвечающего за учет.
• Подпись лица, отвечающего за учет.

Обязательно наличие всех перечисленных колонок, чтобы документ соответствовал рекомендуемой форме.

Выводы

Журнал выдачи документации по ОТ – необязательный, но важный документ. При возникновении спорных ситуаций его наличие позволит разъяснить всё в короткие сроки. В журнале фиксируется информация по каждой инструкции, касающейся охраны труда, полученной работниками.

Ответственность за ведение несет специалист, назначенный работодателем. Таковым может стать практически любой сотрудник компании, в трудовом договоре которого будет прописан данный пункт.

Документация не имеет единого образца для оформления. При заполнении документа в компании может использоваться форма, удобная для ее руководства.