Правила официального письма: рассматриваем особенности деловой переписки

Как правильно написать письмо юридическому лицу?

В сегодняшнем обществе, основанном на Интернете и электронной почте, необходимость писать какое-либо письмо возникает реже, чем в прошлом. Тем не менее по-прежнему иногда необходимо представить официальный запрос для получения информации, подать заявку на академическую программу или работу, написать бумагу с жалобой или просто выразить свое мнение эффективным и последовательным образом. Чтобы официальное письмо с просьбой было принято на рассмотрение, а обращение с жалобой принесло ответ, нужно следовать нескольким принципам формирования бизнес-языка. Он отличается простотой, ясностью и информативностью:

Будьте краткими. Укажите цель письма официальному лицу, чтобы оно было принято на рассмотрение или зарегистрировано в журнале приема писем.

Старайтесь избегать наречий и эпитетов, которые не несут смысловой нагрузки, длинных слов и сложных предложений, длиной в несколько строк. Если пишется письмо президенту, старайтесь изложить суть вопроса непосредственно в начале письма без отклонений о признании деятельности персоны.

Используйте правильный тон. Деловое или официальное письмо должно быть написано тоном, который немного более формален, чем ваш обычный язык. Избегайте следующего: сленг или жаргон, сокращения, расплывчатые слова, такие как хорошие и приятные. Официальное письмо с просьбой будет лучше звучать, если проблема будет изложена сразу без отступлений о том, как компания хорошо относится к клиентам и работает на благо потребителей. Эта лесть не нужна. Добавьте больше конкретики, чтобы человек понимал, что вы хотите сказать. Не пишите завуалированно, намекая на что-то абстрактное. Если вас неправильно поймут, дела и дальнейшее общение не завяжутся.

Будьте вежливы и уважительны, даже если вы жалуетесь. Взгляните на черновик своего официального письма со стороны. Если тон показался слишком резким, измените несколько слов для создания уважительного «тембра». Бизнес-письмо также следует писать сдержанно, особенно если компания нарушила условия договора. Угрозы в этике общения деловых партнеров не приветствуются, хотя и не влияют на результат сделки.

Корректировка также важна. После того как вы написали свое официальное письмо, тщательно проверьте грамматику и орфографию. Используйте средство проверки орфографии на своем компьютере, а затем прочитайте письмо перед зеркалом, так как системная проверка не укажет вам на каждую ошибку. При необходимости, если вы пишете письмо президенту компании, используйте словарь или тезаурус. Проверьте правильность пунктуации и убедитесь, что предложения завершены. Хорошая идея, чтобы кто-то еще проверил ваш текст

Если это официальное письмо достаточно важно для того, чтобы вы нашли время для его написания, не торопитесь его завершать. Ошибки могут изменить представление о вас, как об адресате, а также мнение о вашей просьбе или жалобе.

Используйте надлежащий формат и презентацию

Помните, что первое впечатление — это то, что длится первые 8 секунд. Используйте бумагу хорошего качества и соответствующий конверт для своего официального письма. Убедитесь, что получатель верно указан, и что его или ее имя написано правильно. Не менее важно — не забудьте подписать письмо!

Форматирование формального письма. Представьте свои идеи правильно. Соблюдение стандартных правил хорошего письменного тона и привлекательная презентация обеспечат то, чтобы ваши мысли серьезно рассматривались получателем, а изложенному уделялось достаточно внимания для концентрации и понимания вещей.

Таким образом, вы знаете, как правильно написать письмо, на которое не только обратят пристальное внимание, но и ответят в кратчайшие сроки

• Письмо-напоминание

Письмо-напоминание как правило состоит из двух частей:
— напоминание о выполнении принятых решений, договорённостей
— указание мер, которые будут приняты в случае невыполнения договорённостей.
 

⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 1
 
Subject: Напоминание о смете на строительные работы для администрации г. Тверь
Data: 20. 06. 2016
From: gorod.tver@yandex.ru
To: Андрей Петров
 
Уважаемый господин Петров!
 
Вторично напоминаем о необходимости предоставить смету на строительные работы по реконструкции и строительству жилого дома и плановых гаражей по Московскому шоссе Кировского района со всеми видами инженерных сетей в объеме пускового комплекса.
 
Ставим Вас в известность, что по истечении оговоренного договором срока наше предложение теряет силу. 
 

Администрация г. Твери
 

Исполнитель:
Иванова Олеся
Секретарь управы
Тел.: xxx-xx-xx-xx
gorod.tver@yandexi.ru⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 2
 
Subject: Напоминание об оплате продукции (ЗАО «Транспласт»).
Data: 20. 02. 2016
From: xxxxxx@maili.ru
To: Иван Денисов
 
Уважаемый Иван Иванович!
 
Между нашими компаниями был заключен договор от ______ №_______. 
 
В рамках указанного договора в ООО «Клиент» по спецификации №_________ от ______ 2016г. была поставлена партия продукции на общую сумму __________ рублей.
Вместе с партией были переданы накладная №_____ от ______ 2016г. и счет фактура № ______ от _______ 2016г.
 
Поставленная партия была принята сотрудниками ООО «Клиент» без каких-либо замечаний по срокам поставки, количества, качества и прочих характеристик поставленной продукции.
 
Срок оплаты поставленной продукции истек 15.02.2016г., однако никаких денежных средств на наш счет не поступало.
 
Мы обеспокоены данным обстоятельством. В связи с этим просим проверить факт оплаты. 
При наличии каких-либо недоразумений, приведших к нарушению  сроков оплаты, предлагаем погасить имеющуюся задолженность в 7-дневный срок.
 
Заранее благодарим.
 

 
Менеджер по поставкам
ЗАО «Транспласт»
Петр Иващенко 
Тел: 495-ххх-хх-хх
   8-905-ххх-хх-ххivachenko@transplasti.com
 

⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 3
 
Subject: Напоминание об окончании действия договора
Data: 01.05.2016
From: michailsvetlov@aig.com
To: Николай Гумилев
 
Уважаемый Николай Степанович!
 
Компания AIG рада видеть Вас в числе наших клиентов.
 
Мы надеемся, что сотрудничество с нами позволило Вам чувствовать себя  увереннее в мире современного бизнеса. 
 
В связи с тем, что 20.05.2016 заканчивается срок действия договора №_____ от 20.05.2015, заключенного Вами и нашей компанией, просим Вас связаться с нами и обсудить перспективы дальнейшего взаимодействия. 
 
В случае, если Вы хотите продлить указанный договор без каких-либо изменений, просьба, перечислить на наш расчетный счет сумму в размере …. рублей. Пролонгация договора осуществится автоматически.  
 
Если у Вас возникнут какие-либо вопросы, пожалуйста, звоните. Мы обязательно Вам поможем.
 

 
Михаил Светлов
 

Особенности отказа

Также важно знать, как составить деловое письмо, если нужно дать отказ в чем-либо. Ведь даже завуалированный негатив или отказ не останется незамеченным и повлечет за собой неприятные последствия

После такого нельзя будет рассчитывать на положительное или хотя бы нейтральное к себе отношение. При составлении письма не нужно поддаваться эмоциям. Лучше держать себя в рамках, если даже адресат очень раздражает

Письма-отказы всегда следует перечитывать несколько раз, особое внимание обращая на тон послания

Сообщение не следует начинать с категорического «нет», в какой бы форме оно не выражалось. В противном случае у адресата создастся впечатление, что он неинтересен и не имеет никакого значения. Сначала лучше изложить ненадуманные убедительные объяснения. Когда причины отказа будут кратко перечислены, можно плавно перейти к констатации факта. При этом, согласно этикету делового письма, рекомендуется использовать формулировки следующего типа.

• К сожалению, у нас нет возможности исполнить вашу просьбу.
• Нам искренне жаль, но мы вынуждены отказаться от вашего предложения.
• Глубоко сожалеем, но мы не можем удовлетворить вашу просьбу по следующим причинам.

В идеале в начале письма стоит вкратце изложить просьбу адресата. Так он поймет, что с его предложением действительно ознакомились, и наверняка это оценит.

Общие правила написания предложения

В первую очередь нужно помнить о том, что письмо является своего рода «крючком», основная задача которого «зацепить» партнера/заказчика/клиента. Поэтому оно должно быть интересным, содержательным, грамотным. Идеальный вариант, если после прочтения письма адресат сделает запрос на коммерческое предложение или прайс с перечнем товаров и услуг.

Несмотря на то, что письмо относится к официальному документообороту и является частью официальной деловой корреспонденции, стандартного, унифицированного бланка такого послания нет. Письмо о сотрудничестве составляется в свободном виде или же по шаблону, разработанному внутри предприятия, исходя из задач, потребностей и возможностей компании. При его составлении рекомендуется следовать некоторым простым правилам делопроизводства, деловой этики и русского языка.

В начале письма желательно обращаться к определенному человеку, применив эпитет «уважаемый» («Уважаемый Владимир Иванович!», «Уважаемая Белла Викторовна!» и т.д.).

Конечно, для этого заранее необходимо узнать имя, отчество и должность требуемого сотрудника. Затем можно приступать собственно к письму.

Здесь следует отметить то, что некоторые эксперты советуют писать к тексту заголовок, но это необязательно, особенно учитывая то, что плохо составленный заголовок может обернуться против отправителя (адресат может просто не заинтересоваться дальнейшей информацией). Поэтому мы этот этап минуем.

Содержание основной части письма о сотрудничестве

Основная часть письма должна содержать в себе суть предложения. Тут надо избегать размытых или витиеватых фраз, слишком длинных и запутанных предложений, специальной терминологии. Все должно быть четко, понятно и предельно лаконично.

Акцент следует ставить на отличительные черты и выгодные особенности товара или услуги.

В информации о самой организации-отправителе достаточно ограничиться годом, с которого она начала работать и перечислением основных видов деятельности, все остальное на данном этапе будет лишним. Зато можно назвать действующих клиентов предприятия, которые могут дать о нем положительные отзывы (желательно, чтобы это были компании с именем «на слуху»). В конце письма рекомендуется дать ссылку на сайт, где потенциальный партнер сможет найти и изучить все интересующие его дополнительные сведения.

Следует выдерживать побудительную интонацию в письме, но не перегибать палку – текст должен быть корректным и ни в коем случае не навязчивым.

Если текст слишком длинный, его необходимо разделить на абзацы или короткие пункты – так восприятие будет более полным. Основные темы и посылы желательно расположить в начале или конце, т.к. эти части легче всего запомнить.

Как показывают исследования, получатели подобных писем готовы тратить на их прочтение не более минуты (и это в лучшем случае).

Составляя письмо с предложением о сотрудничестве, не надо забывать о том, что его объем не должен превышать одну страницу, поэтому не нужно стремиться втиснуть в письмо все, что известно о предприятии, товаре или услуге.

Виды деловых писем

Чтобы определиться с тем, как составить письмо, нужно знать различия между его видами. Это поможет определиться с темой послания и правильным его оформлением

Это поможет не выглядеть глупо в глазах важного оппонента

По структуре оформления различают:

Письма-коммуникации

Сюда относятся письма-отказы, претензии, оправдания, признания. Все, что сотрудник использует в ходе своей профессиональной деятельности.

Письма-договоренности

Важная разновидность письма. Благодаря ей подводят итоги встречи, формируют договоренности, обозначают время исполнения задач, убеждаются в правильности понимания договора обеими сторонами.

Как вести переписку внутри компании?

Внутри фирмы между сотрудниками также осуществляется общение, оно выделяется облегченной степенью письма, нежели официальная переписка со сторонними компаниями. Смысл общения между коллегами может быть различный, но также подчиняется определенным правилам.

Основные правила переписки внутри компании:

• писать строго по делу и коротко;
• обязательно указывать дату;
• использовать вежливое завершение и подпись.

Классическим примером является поздравительное письмо от лица директора или сотрудников офиса, написанное для именинника или успешному сотруднику за отличную работу. При рассмотрении проектов внутри организации переписка содержит только некоторые части служебного письма: обязательно обозначение темы, приветствие, лаконичное изложение смысла, формула вежливости и печать. Следует знать, что характер и стандарт письма выбирается по степени официального общения и вида материала, который доносится до получателя.

В официальной переписке важно быть внимательным

В деловом общении в принципе большую роль играет внимание, способность концентрироваться на задачах, выделять главное. Развить эти навыки помогут тренажеры для мозга

Улучшайте способности мозга каждый день и повышайте продуктивность вместе с Викиум.

Классификация писем

В зависимости от целей письма и особенностей ситуации общения принято разделять письма на категории. Документоведы могут по-разному классифицировать письма, строгих критериев нет.

По функционалу

Выделяется 3 группы писем по функциональному признаку: требующие ответа и нет и сами письма-ответы. Первым содержат вопросы, обращения, предложения или просьбы.

В третью группу входят письма-ответы, в которых будет отсылка к первоначальному запросу.

По структуре

По структурному признаку выделяют письма регламентированные и не регламентированные. Первые имеют стандартную для выбранного вида письма структуру, к ним применяются требования к бумаге или виду бланка, часто для таких документов существуют образец.

Письма из второй группы составлены в свободной форме при соблюдении общих правил этикета.

По тематике

Классификация деловых писем по тематическому признаку обширная. Прежде всего это коммерческие письма: запросы, предложения, рекламации, подтверждения.

Вторую группу составляют письма личного характера: благодарственные, гарантийные, просьбы, соболезнования, напоминания, приглашения, поздравления.

Виды деловых писем.

По виду адресата

По признаку адресата письма классифицируются на внутренние и внешние. Первые отправляются внутри организации коллегам, руководству или подчиненным. Адресат вторых — сторонняя компания, государственный орган или частное лицо.

По композиции

По композиционному признаку принято разделять письма на те, которые затрагивают только один аспект, и те, что посвящены сразу нескольким.

По содержанию

Деление писем по содержанию на категории близко к классификации по тематике. Можно выделить 2 большие группы: письма официальные (претензии, запросы, рекламации и прочие) и личные деловые (например, приглашения и благодарности).

• Письмо-приглашение

Subject: Приглашение на семинар 
Data: 25.06.2016
From: Анна Симонова
To: ххх-ххх-ххх
 
Уважаемые Партнеры,
 
17 марта 2016 года приглашаем Вас присоединиться к семинару по построению международных программ страхования, который специально для партнеров AIG проведет Марк Гольденберг — региональный советник по международным программам страхования AIG. 
 
Марк приезжает в Россию специально для проведения серии обучающих мероприятий, так как он обладает самым обширным опытом по страхованию транснациональных компаний.
 
Учитывая текущий опыт в области предложения международных программ для российских клиентов с международным присутствием, уверена, что данный семинар будет очень интересен и ответит на множество вопросов в данной сфере.
 
В приложении направляю приглашение и программу семинара.
 
Прошу Вас перенаправить данное приглашение коллегам, которым будет интересна данная тема.
 
Регистрация проводится путем ответа на данное письмо. Участие бесплатное, количество мест ограничено.
 
Адрес проведения семинара: Россия,125315, Москва, Ленинградский проспект, д. 72, корпус 2, этаж 3
 
Будем рады Вас видеть!
 

 
Анна Симонова
 
Руководитель тренинговых программ
AIG
Тел.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56annasimonova@aigi.com

Виды деловых писем

Различаются по тематике обращения:

• Коммерческие письма: предложение; запрос; претензия.
• Отправляются для подтверждения и заключения сделки.
• Некоммерческие используются для разрешения организационных, правовых вопросов.
• Благодарственные письма выражают признательность;
• Гарантийные отправляются для подтверждения договоренностей;
• Информационные (извещение, сообщение, уведомление) сообщают о событиях и фактах;
• Сопроводительные используются для направления дополнительных документов;
• Также письмом можно о чем-то напомнить или подтвердить информацию.
• Для отправки поздравлений и пожеланий партнерам, заказчикам используются поздравительные письма.

Различаются по функциям:

• На запрос, предложение, просьбу и рекламацию необходимо отвечать.
• На предупреждение, извещение, сопроводительное письмо отвечать нет необходимости.

Различаются по количеству получателей:

• Нескольким адресатам;
• Конкретному лицу.

По способу отправления:

• Отправляются почтой;
• Отправляются с помощью E—mail;
• При помощи факса.

Особенности стилистики

Правила оформления делового письма гласят, что необходимо придерживаться строгой стилистики. Нужно использовать только те средства речи, которые характерны для служебных документов. То есть, уместен будет официально-деловой стиль. Язык должен отличаться следующими чертами.

• Официальностью.
• Точностью подачи информации.
• Объективностью.
• Структурированностью.
• Содержательным, но кратким изложением.

Суть дела следует излагать простыми короткими предложениями, делая упор на глаголы. Не нужно перегружать текст прилагательными, применять малоизвестные и узкоспециализированные термины, которые может не понять адресат. Это вызовет только негатив и отторжение. Лучше постараться объяснить простыми, понятными словами, побольше фактов и конкретики. Наличие малоинформативных и «водянистых» текстов деловой стиль не допускает.

К заключительной части не стоит подводить ненужными и длинными речевыми оборотами. Также не подойдут нелогичные и несогласованные предложения. Поэтому деепричастные и причастные обороты лучше исключить. В каждом абзаце должна быть отражена только одна определенная мысль. После завершения текста лучше несколько раз проверить его на ошибки, прочитав письмо вслух.

Бланк конкретного вида документа

Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:1

01 — Государственный герб Российской Федерации (02 — герб субъекта Российской Федерации или 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); 08 — наименование организации; 10 — наименование вида документа; 14 — место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для реквизитов: 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа. И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:2 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.3

Продольные бланки на практике используют преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Рис. 1.Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка конкретного вида документа размеры указаны в миллиметрах) 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 — наименование организации; 10 — наименование вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 — место составления или издания документа; 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле

Рис. 2.Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка конкретного вида документа (размеры указаны в миллиметрах) 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 — наименование организации; 10 — наименование вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа; 14 — место составления или издания документа; 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.4

Бланки тех или иных конкретных документов целесообразно применять при издании в организации большого количеств данных видов документов. Остальные документы оформляются на общем бланке.

Source: otkroybiznes.guru

5 правил, которые помогут писать эффективные деловые письма

1. Структурировать письмо

Деловое письмо должно содержать следующие обязательные элементы:

1. Вступление.

• заголовок;
• обращение;
• цель письма;

2. Основную часть. 3. Заключение.

Писать письмо нужно от общего к частному: самое главное и коротко вначале, а потом уже описывать детали.

Используйте в письме специальные слова-связки, такие как:

например, а именно, кроме того, более того, потому что, в результате, таким образом, однако и др .

Они помогут Вам соединить между собой предложения и целые абзацы, а значит — Ваши мысли не будут путаться и читатель без труда поймёт суть Вашего письма.

2. Определение выгоды для адресата

Главное в письме — это заинтересовать читателя ответить Вам или выполнить Вашу просьбу. А для этого необходимо постараться понять его потребности, постараться понять, что интересует или волнует адресата.  Но не забывайте и о том, что все адресаты разные. Необходимо понять, что получит читатель, если поступит именно так, как мы его просим. И представить это в качестве выгод.

3. Стиль делового письма

Особое внимание стоит обратить на стиль, в котором Вы пишите письмо. Нужно четко различать личный и формальный стили. Использование того или иного стиля  зависит от ситуации и содержания сообщения

Нужно четко различать личный и формальный стили. Использование того или иного стиля  зависит от ситуации и содержания сообщения.

Придерживаясь личного стиля, мы подчёркиваем свое личностное начало, показываем свое отношение; используя формальный стиль — излагаем факты.

Поэтому если мы  хотим показать, что говорим с адресатом на равных, понимаем его, хотим договориться по-человечески или же похвалить за хорошую работу лучше использовать личный стиль.

Если же Вам необходимо написать жалобу, претензию, уместным будет  формальный стиль. Так как именно формальному стилю присущи такие черты, как: давление со своей позиции, констатация фактов, преобладание над кем-то, критика. Если Вы пишете чиновнику государственного учреждения, также лучше писать в формальном стиле.

Написав письмо, прочтите его еще раз и убедитесь в том, что Вы выбрали правильный стиль. Тогда адресат Вас не только поймёт, но и поверит в искренность Вашего послания.

4. Заключение

Самая большая ошибка, которую чаще всего допускают при написании письма — это не написать окончания.

Запомните, как бы хорошо Вы не описали суть своего предложения, как бы не приукрасили всё фактами и яркими подробностями, в письме обязательно должно быть окончание. Оно должно быть простым, понятным и лаконичным.

В заключении нужно еще раз подчеркнуть суть письма и выгоду для читателя. Это, своего рода, закрепляющий эффект.

Прочитав окончание, Ваш адресат должен понять, какой должна быть его реакция на письмо. Чего Вы от него ждете. Это подтолкнет его к действию, которого Вы от него, собственно говоря, и ждали.

5. Оформление

Красиво, а главное правильно оформленный текст, не только заинтересует адресата, но и вызовет желание быть несомненно прочитанным. Поэтому важность оформления письма нельзя недооценивать

Правила оформления делового письма:

1. Выбираем шрифт:

• с засечками — подходит для чтения с бумаги;
• без засечек — для чтения на бегу или с экрана;

2. Делаем абзацы в тексте 3. Выделяем заголовки; 4. Выделяем нужный нам текст:

жирным — выделяем главную мысль текста;
курсивом — можно выделять фрагменты текста писем VIP-клиентам или что-то менее важное;
подчеркнутым — если хотим что-то действительно подчеркнуть.

5. Делаем списки:

• маркированные списки — если количество пунктов от 3 до 5;
• нумерованные списки — больше 5.

Вот такие простые, но действенные правила я открыла для себя, прочитав книгу “Искусство делового письма”. Теперь на написание письма я трачу значительно меньше времени (а мои адресаты, надеюсь, лучше понимают, чего от них ждут).

Ответ на деловое письмо

Вся входящая корреспонденция с просьбой, приглашением, распоряжением требует ответа: отказа или соглашения.

• Письмо-соглашение несет позитивный настрой. Включает информацию о просьбе, которую вы выполните и на основании чего приняли положительное решение.
• Письмо-отказ начинайте в вежливом тоне, объясняйте причину неоглашения, как можно корректнее сообщите об отказе. В конце поблагодарите за предложение.

Надеюсь, что моя статья будет полезной для Вас и поможет Вам и Вашим сотрудникам в написании деловых писем клиентам и партнёрам по бизнесу, а также для внутренней переписки с сотрудниками.

Ведь согласитесь, всё довольно просто. Так почему же не применять эти простые принципы на практике?

Советую Вам не откладывать книгу на завтра и приступить к чтению уже сегодня».

Виды деловых писем

Классификация

функциональный признак

1. Письма, на которые нужно составлять письмо-ответ. В письме-ответе непременно должен использоваться индекс письма, на которое отвечает отправитель.
2. Не нуждающиеся в письме-ответе.

структурному признаку

1. Нерегламентированные. Тип делового письма, содержание которого представляет текст, написанный полностью на усмотрение автора. Главные критерии – формально-логическое представление и правила делового этикета.
2. Регламентированные. Обладают стандартными синтаксическими конструкциями и призваны решать вопросы регулярного экономико-правового характера.

Тематический признак

1. Коммерческая корреспонденция. Письма, относящиеся к вопросам по материально-техническому обеспечению, снабжению и сбыту.
2. Деловая корреспонденция. Письма, затрагивающие экономическую, правовую, финансовую и другие формы деятельности организации.

признаку адресата

1. Обычные. Деловое письмо составляется одним адресатом в адрес другого.
2. Циркулярные. Письмо может быть направлено от одного отправителя по двум и более получателям.

композиционным особенностям

1. Одноаспектные. В таком письме указывается какая-либо одна конкретная проблема, сложность или вопрос, нуждающиеся в решении. Также целью этого письма может быть донесение до получателя сведений о возникновении какой-либо проблемы.
2. Многоаспектные. Многоаспектные деловые письма могут доносить до получателя информацию или сведения сразу по нескольким вопросам.

Разновидности деловой письменности

1. Письмо-просьба (запрос).

Скачать
83,49 Kb

образец запроса в формате .pdf (Adobe Reader)

2. Письмо-напоминание.
3. Письмо-подтверждение.

Скачать
103,49 Kb

образец письма-подтверждния .pdf (Adobe Reader)

4. Письмо-благодарность.

Скачать
193,31 Kb

образец письма-благодарности .pdf (Adobe Reader)

5. Сопроводительное письмо.6. Письмо-сообщение.7. Письмо-приглашение.8. Гарантийное письмо.9. Электронная почта.

Приветственное слово – зачем оно нужно?

Дайте человеку, к которому вы обращаетесь удаленно, возможность почувствовать себя важным и нужным. «Уважаемый господин/госпожа» работает хорошо, особенно если вы знаете имя человека. С психологической точки зрения, называя имя получателя, вы подсознательно заставляете его «влюбиться» в обращение. Он захочет прочесть текст от начала и до конца, вчитываясь по несколько раз в одни и те же важные для вас моменты. Поместите двоеточие после приветствия и добавьте строку между приветствием и телом письма.

Если вы знаете получателя и, как правило, обращаетесь к нему по его или ее имени, вполне нормально использовать только имя, например, «дорогой Кирилл» или «уважаемая Анна». Язык деловых писем не «бракует» использование персональных имен, наоборот, это считается признаком длительного сотрудничества, когда стороны уже могут перейти на ты, но соблюдают все каноны делового стиля.